TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu và sự gia tăng phụ thuộc giữa các nền kinh tế, không quốc gia nào có thể phát triển bền vững khi áp dụng chính sách đóng cửa Điều này buộc các quốc gia phải điều chỉnh để phù hợp với xu hướng của thời đại Do đó, việc quản lý hoạt động xuất nhập khẩu thông qua hệ thống pháp luật trở nên cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động ngoại thương.
Doanh nghiệp hoạt động tại quốc gia nào sẽ phải tuân thủ quản lý của quốc gia đó và các quy định khu vực, toàn cầu Thủ tục hải quan là yêu cầu bắt buộc trong xuất nhập khẩu, dù đơn giản hay phức tạp Mỗi quốc gia và mặt hàng cụ thể có những khác biệt trong quy trình xuất nhập khẩu, phụ thuộc vào chính sách vĩ mô và hoàn cảnh từng giai đoạn Do đó, quy trình thủ tục hải quan cần được điều chỉnh để phù hợp với sự điều tiết của nhà nước, buộc doanh nghiệp phải thay đổi quy trình của mình Doanh nghiệp cần nỗ lực tối đa để đạt hiệu quả từ việc thực hiện tốt thủ tục hải quan.
Khi làm tốt thủ tục hải quan, càng đơn giản và chính xác hóa quy trình thì hiệu quả hoạt động mới càng cao.
Sự tương tác giữa các bên trong quy trình thủ tục hải quan là rất quan trọng đối với các đối tác và nội bộ doanh nghiệp Đối với các đối tác, thủ tục hải quan ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận hàng hóa, thời gian, chi phí và hồ sơ cần chuẩn bị Trong nội bộ doanh nghiệp, việc giải phóng hàng nhập khẩu ngay khi hàng về cảng có tác động trực tiếp đến nhiều bộ phận như vận chuyển, kế hoạch sản xuất, tài chính, và gián tiếp ảnh hưởng đến bộ phận bán hàng Hơn nữa, điều này còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với đối tác và khách hàng.
Thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng đối với tất cả doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, như Công ty Cổ phần Dịch vụ Vận chuyển Quốc tế và Thương mại Vinh Vân Minh Vân tại Hà Nội.
Mặc dù đã có nhiều chính sách hỗ trợ từ các cơ quan chức năng, quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại doanh nghiệp vẫn gặp phải những bất cập chưa được giải quyết Do đó, nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu và đề xuất các biện pháp cải thiện từ phía doanh nghiệp là vấn đề cần thiết và đáng được chú trọng.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân Hà Nội, tôi đã nhận thấy tầm quan trọng của thủ tục hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu Vì vậy, tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Biện pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu” nhằm nâng cao hiệu quả công việc tại công ty.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài và thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại Công ty Cổ phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân Hà Nội, bài viết nhấn mạnh rằng mọi quy trình, dù đơn giản hay phức tạp, đều cần thời gian để hoàn thiện và tối ưu hóa theo nhu cầu hiện tại Khi lựa chọn đề tài này, tác giả đã nghiên cứu nhiều luận văn tốt nghiệp của các sinh viên khóa trước liên quan đến vấn đề giao nhận vận tải.
Đề tài "Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu tại công ty TNHH giao nhận TranPo" do sinh viên Phạm Thanh Hải K44E6 Khoa Thương Mại Quốc Tế thực hiện năm 2012 tại trường Đại Học Thương Mại, đã nêu rõ quy trình thủ tục hải quan tại công ty, đồng thời chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong quy trình làm thủ tục tại các cơ quan hải quan Tuy nhiên, bài luận chưa đi sâu vào thực trạng diễn biến của quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu và chưa phân tích kỹ lưỡng các yếu tố tác động đến quy trình này.
+ Đoàn Minh Tú- K45E5 (năm 2013), “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu của công ty Haba-Sped Logistics”, khóa luận trường Đại Học
Bài luận đã trình bày cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận và quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng xuất nhập khẩu, đồng thời phân tích những thành công và hạn chế trong lĩnh vực này Tuy nhiên, các giải pháp mà tác giả đề xuất còn thiếu tính cụ thể và chưa tập trung sâu vào việc hoàn thiện quy trình làm thủ tục cho hàng nhập khẩu, mà chỉ đưa ra giải pháp chung cho toàn công ty.
Dựa trên việc tìm hiểu và qua quá trình nghiên cứu, em nhận thấy tại công ty
Công ty Cổ phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân Hà Nội chưa có nghiên cứu nào về quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu, do đó, đề tài này mang tính mới mẻ đối với công ty Bài luận văn sẽ phân tích sâu sắc nghiệp vụ làm thủ tục hải quan nhập khẩu, nhằm giải quyết những khó khăn hiện tại và đề xuất các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình, nâng cao hiệu quả công việc.
Các mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa lý luận về quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu trong hoạt động ngoại thương
- Đánh giá thực trạng hoạt động làm thủ tục hải quan nhập khẩu của công ty
Cổ Phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân Hà Nội trong thời gian qua.
- Đề xuất những giải pháp hoàn thiện hơn quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Vận Chuyển Quốc Tế và Thương Mại Vinh Vân Minh Vân Mục tiêu của nghiên cứu là phân tích các bước trong quy trình hải quan để cải thiện hiệu quả và giảm thiểu thời gian thông quan hàng hóa Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực thương mại quốc tế.
• Không gian: Công Ty Cổ Phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân Hà Nội
• Thời gian: từ năm 2016 đến 2018
Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp chủ yếu được sử dụng trong bài khóa luận tốt nghiệp là:
Dữ liệu trong bài khóa luận tốt nghiệp được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp Cụ thể, nguồn nội bộ bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kinh doanh và tài liệu từ các tạp chí nội bộ của công ty Trong khi đó, dữ liệu bên ngoài được khai thác từ Internet, các giáo trình chuyên ngành thương mại quốc tế, cũng như các luận văn tốt nghiệp của sinh viên từ khóa 47 đến khóa 50 tại Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường đại học Thương mại.
Phương pháp thống kê và tổng hợp dữ liệu là quá trình quan trọng trong việc thu thập và phân tích thông tin Các dữ liệu và thông tin được thu thập sẽ được phân loại và sử dụng cho từng phần nội dung cụ thể của bài luận Cuối cùng, những thông tin này sẽ được tổng hợp lại một cách hoàn chỉnh để đảm bảo tính logic và mạch lạc cho toàn bộ bài viết.
Phương pháp so sánh là một kỹ thuật phân tích hiệu quả, cho phép đánh giá các chỉ tiêu bằng cách đối chiếu chúng với chỉ tiêu cơ sở Qua việc này, người phân tích có thể xác định xu hướng biến động của các chỉ tiêu cần xem xét, từ đó rút ra những nhận định quan trọng về tình hình hiện tại.
Kết hợp lý thuyết cơ bản về thủ tục hải quan với quy trình nhập khẩu của công ty giúp làm rõ vấn đề nghiên cứu trong đề tài này.
Kết cấu khóa luận
Kết cấu của khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của doanh nghiệp giao nhận vận tải
Chương 3: Thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa tại công ty Vinh Vân Minh Vân Hà NộiChương 4: Định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa tại công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI
Các khái niệm cơ bản về quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu
Theo Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ban hành ngày 23/06/2014:
+Hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan, các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật này.
Kiểm tra hải quan là quy trình mà cơ quan hải quan tiến hành xem xét hồ sơ, chứng từ và tài liệu liên quan, đồng thời kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải.
Thông quan là quá trình hoàn tất các thủ tục hải quan cần thiết để hàng hóa có thể được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc chịu sự quản lý theo các quy định hải quan khác.
Thông tin hải quan bao gồm dữ liệu về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh Nó cũng liên quan đến các tổ chức và cá nhân tham gia vào những hoạt động này, cùng với các thông tin khác có liên quan đến hoạt động hải quan.
Thủ tục hải quan bao gồm các nhiệm vụ mà người khai hải quan và công chức hải quan cần thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan đến hàng hóa và phương tiện vận tải.
Hải quan Việt Nam có trách nhiệm kiểm tra và giám sát hàng hóa cũng như phương tiện vận tải, đồng thời phòng chống buôn lậu và vận chuyển trái phép qua biên giới Cơ quan này thực hiện pháp luật về thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, thống kê hàng hóa theo quy định của pháp luật, và đề xuất các biện pháp quản lý nhà nước liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh cùng với chính sách thuế liên quan.
2.1.2 Khái niệm thủ tục hải quan
Theo Điều 4 của Luật Hải Quan Việt Nam, được thông qua vào ngày 29 tháng 6 năm 2001 và sửa đổi, bổ sung vào ngày 14 tháng 5 năm 2005, quy định các nguyên tắc và quy trình liên quan đến hoạt động hải quan trong nước.
Thủ tục hải quan bao gồm các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định hiện hành Việc tuân thủ đúng các quy định này là rất quan trọng đối với quá trình làm thủ tục hải quan.
Thủ tục hải quan là các bước cần thực hiện bởi người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc phương tiện vận tải liên quan, hoặc bởi người được ủy quyền, theo quy định của luật hải quan và các luật liên quan khác.
Người khai hải quan được quy định tại điều 5 nghị định 154/2005/NĐ-CP cụ thể như sau:
- Chủ hàng xuất khẩu, nhập khẩu
- Tổ chức được chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác
- Người được ủy quyền hợp pháp (áp dụng trong trường hợp hàng hóa, vật phẩm xuất khẩu, nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại)
- Người được điều khiển phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh
- Đại lý làm thủ tục hải quan
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế
Quyền và nghĩa vụ của người khai hải quan được quy định tại Điều 23 luật hải quan cụ thể như sau:
- Người khai hải quan có quyền:
Cơ quan hải quan cung cấp thông tin chi tiết về quy trình khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và quá cảnh, bao gồm cả phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh, cùng với hướng dẫn thực hiện thủ tục hải quan.
+Xem trước hàng hóa lấy mẫu hàng hóa dưới sự giám sát của công chức hải quan để đảm bảo việc khai hải quan được chính xác
Đề nghị cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra lại thực tế hàng hóa đã được kiểm tra Nếu không đồng ý với quyết định của cơ quan hải quan, cần lưu ý rằng điều này áp dụng trong trường hợp hàng hóa chưa được thông quan.
+ Khiếu nại, tố cáo việc làm trái pháp luật của cơ quan hải quan, công chức hải quan.
+Yêu cầu bồi thường thiệt hại phát sinh do cơ quan hải quan, công chức hải quan gây ra theo quy định của pháp luật.
-Người khai hải quan có nhiệm vụ:
+ Khai hải quan và thực hiện đúng nghĩa vụ hải quan tại khoản 1 điều 16, các điều 18, 20, 68 của Luật hải quan.
+Chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự xác thực nội dung đã khai và các chứng từ đã nộp xuất trình.
Thực hiện các quyết định và yêu cầu từ cơ quan hải quan và công chức hải quan là cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan đối với hàng hóa và phương tiện vận tải, tuân thủ theo quy định của luật hải quan.
Doanh nghiệp cần lưu giữ sổ sách và chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đã thông quan trong vòng 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan Đồng thời, doanh nghiệp phải cung cấp thông tin và chứng từ khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra theo quy định tại các điều 28, 32 và 68 của Luật Hải quan.
Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và quá cảnh, cùng với phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, đều phải thực hiện thủ tục hải quan và tuân thủ sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan Ngoài ra, việc vận chuyển cần phải diễn ra đúng theo tuyến đường và qua cửa khẩu theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ hải quan bao gồm:
-Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Giấy phép từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền là yêu cầu bắt buộc đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và quá cảnh, cũng như phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh, theo quy định của pháp luật.
Người khai hải quan cần nộp hoặc xuất trình các chứng từ khác theo quy định của pháp luật tương ứng với từng mặt hàng cho cơ quan hải quan.
Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1: Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu) 2.2.1 Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Khai và nộp tờ khai hải quan
Lấy kết quả phân luồng
Mang tờ khai thông quan xuống cảng thanh lý và làm thủ tục lấy hàng
Phải xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, giấy kiểm tra chất lượng… khi xuống cảng thanh lý và lấy hàng Đỏ
Chuẩn bị hồ sơ cần thiết cho quá trình kiểm hóa, bao gồm đăng ký kiểm hóa và thực hiện thủ tục hạ hàng vào khu vực kiểm hóa Sau đó, liên hệ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra, với tỷ lệ kiểm tra từ 10% đến 100%.
Nộp thuế và lệ phí
Kiểm tra chứng từ, giá, thuế
Kiểm tra chứng từ, giá, thuế
Chuẩn bị bộ chứng từ là bước quan trọng nhất trong quy trình làm thủ tục hải quan, đóng góp tới 95% vào tiến độ và chi phí cho doanh nghiệp Việc chuẩn bị chứng từ sớm và chính xác sẽ giúp tối ưu hóa quy trình hải quan.
Bộ chứng từ thông quan gồm các giấy tờ cơ bản sau:
-Hợp đồng thương mại (Purchase Order or Contract): 01 bản sao y
-Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản gốc
-Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc
-Vận tải đơn (Airway Bill/ Bill of lading).
-Giấy phép (nếu có): 01 bản gốc
-Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) (nếu có): 01 bản gốc
-Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)
2.2.2 Khai và nộp tờ khai hải quan
Trước đây, tờ khai hải quan được lập theo mẫu in sẵn và doanh nghiệp phải viết tay Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hầu hết các Chi cục hải quan đã chuyển sang hình thức khai và nộp tờ khai điện tử thông qua các phần mềm như ECUS và VNACCS.
2.2.3 Lấy kết quả phân luồng
Sau khi các Chi cục kiểm tra bộ hồ sơ hải quan thì sẽ trả cho doanh nghiệp kết quả phân luồng hàng hóa như sau:
Khi Hải quan thông báo kết quả luồng xanh, doanh nghiệp chỉ cần đến cảng để lấy hàng sau khi đã nộp thuế (nếu có), mà không cần thực hiện thêm bất kỳ thủ tục nào khác.
Mặc dù quy trình đã được cải thiện, nhưng người khai vẫn cần đến chi cục Hải quan để xác nhận xem thuế đã được ghi nhận trong tài khoản kho bạc hay chưa Đồng thời, cán bộ hải quan cũng thực hiện việc kiểm tra tờ khai để phát hiện sai sót Nếu phát hiện sai sót nghiêm trọng, hải quan có quyền dừng thủ tục và đề xuất chuyển luồng nếu cần thiết.
Do đó, doanh nghiệp vẫn nên đem theo bộ chứng từ hàng hóa, để giải trình khi cần.
Nếu nhận được kết quả là luồng vàng, người khai hải quan phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như:
- Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, không cần đóng dấu)
- Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu tròn + chức danh)
- Chứng từ khác: Vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng (kiểm tra chuyên ngành)…
Theo Thông tư 38, hồ sơ hải quan đã được đơn giản hóa, không còn yêu cầu Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói Tuy nhiên, người khai hải quan vẫn nên chuẩn bị bản photo để có thể tham khảo và tra cứu số liệu khi cần thiết.
Khi gặp luồng đỏ, người khai hải quan cần kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ giấy, đây là mức độ kiểm tra cao nhất, đòi hỏi nhiều thủ tục và tốn kém về chi phí, thời gian và công sức cho cả chủ hàng lẫn cán bộ hải quan Đồng thời, hàng hóa của doanh nghiệp cũng phải trải qua quy trình kiểm hóa hàng nhập khẩu Người khai hải quan vẫn phải chuẩn bị bộ hồ sơ tương tự như trong trường hợp luồng vàng.
Sau khi hải quan duyệt hồ sơ, hồ sơ sẽ được chuyển cho đội kiểm hóa Bạn cần đăng ký kiểm hóa tại cảng để thực hiện thủ tục hạ hàng và đưa hàng vào khu kiểm hóa, sau đó liên hệ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra.
Hiện nay, có hai phương thức kiểm tra hàng hóa là kiểm tra bằng máy soi và kiểm tra thủ công Trong một số trường hợp, nếu hải quan phát hiện nghi ngờ qua máy soi, họ sẽ yêu cầu mở container để kiểm tra thủ công, điều này có thể gây tốn kém.
Sau khi hoàn tất kiểm tra, cán bộ hải quan sẽ quay về Chi cục để thực hiện các thủ tục biên bản kiểm hóa cần thiết Nếu không phát hiện vấn đề gì, họ sẽ tiến hành làm thủ tục quyết toán và hoàn tất tờ khai Người khai cần in mã vạch tờ khai hải quan và đến cảng để hoàn tất thủ tục ký hải quan giám sát, hay còn gọi là ký cổng bãi.
2.2.4 Nộp thuế và lệ phí
Người khai nộp thuế cần thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định, bao gồm việc nộp thuế ngay và bảo lãnh ngân hàng Đối với hàng nhập khẩu trong loại hình kinh doanh hiện nay, phần lớn thuộc diện phải nộp thuế ngay Hải quan chỉ phê duyệt thông quan cho lô hàng khi đã có thuế nổi trong hệ thống.
Thông quan hàng hóa là việc hoàn tất thủ tục hải quan với hàng xuất nhập khẩu.
Sau khi hoàn tất các bước và hàng hóa được hải quan chấp nhận thông quan, người khai hải quan đã hoàn thành trách nhiệm của mình Lúc này, chủ hàng nhập khẩu có quyền phân phối, mua bán và sử dụng hàng hóa, đồng thời có thể tiến hành giải phóng hàng ra khỏi cảng.
Các nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa
2.3.1 Các nhân tố bên trong
Nhân tố con người, bao gồm trình độ nghiệp vụ và đạo đức công vụ của cán bộ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò quyết định trong sự thành công hay thất bại của quá trình này Khi hàng hóa ngày càng đa dạng và phức tạp, yêu cầu về quản lý cũng trở nên khắt khe hơn Trình độ nghiệp vụ yếu kém sẽ không đáp ứng được nhu cầu hiện tại, trong khi đó, kỹ năng quản lý tốt sẽ giúp quy trình thủ tục nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, đồng thời đảm bảo theo dõi đầy đủ loại hàng hóa, số lượng kê khai, cũng như tuân thủ quy định của nhà nước về danh mục hàng hóa được phép nhập khẩu.
Công tác tổ chức bộ máy quản lý đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện hiệu quả các quy trình quản lý, đặc biệt trong lĩnh vực thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa Một bộ máy tổ chức được thiết lập tốt với kế hoạch cụ thể, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực, và đội ngũ nhân sự có đủ trình độ chuyên môn sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu sai sót Sự chuyên môn hóa và phân công trách nhiệm rõ ràng không chỉ đảm bảo tính hiệu quả mà còn nâng cao khả năng kiểm soát và ngăn chặn các vi phạm trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Đầu tư vào cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ thông tin là yếu tố then chốt trong quản lý quy trình thủ tục hải quan Việc trang bị hệ thống hải quan điện tử và nâng cấp hạ tầng vận chuyển, kho tàng để quản lý hàng tạm là rất quan trọng Điều này không chỉ đảm bảo sự thành công trong quy trình làm thủ tục mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho cả cơ quan quản lý và doanh nghiệp, nhất là khi lượng hàng hóa nhập khẩu ngày càng tăng và đa dạng, đòi hỏi yêu cầu cao về bảo quản và tập kết hàng hóa.
Việc sử dụng phần mềm kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu theo quy định của Nhà nước và phù hợp với tổ chức doanh nghiệp là rất quan trọng để thực hiện thủ tục hải quan một cách kịp thời, từ đó nâng cao năng suất lao động Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ như trang thiết bị và đường truyền cũng cần được nâng cấp liên tục để đáp ứng yêu cầu.
2.3.2 Các nhân tố bên ngoài
Chính sách và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa, yêu cầu phải đồng bộ và phù hợp với thực tế Sự không đồng nhất này có thể dẫn đến việc đánh giá hiệu quả công tác quản lý không chính xác Mặc dù các văn bản hướng dẫn đã được điều chỉnh, nhưng vẫn tồn tại độ trễ giữa chính sách và thực tiễn Hơn nữa, sự chồng chéo và mâu thuẫn trong các quy định pháp luật gây ra nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhà nước về hải quan.
Sự hội nhập kinh tế quốc tế đã thúc đẩy hoạt động thương mại và tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập khẩu hàng hóa Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu cần tuân thủ các yêu cầu chuẩn mực của Việt Nam và quốc tế, đồng thời quản lý nhà nước về thủ tục hải quan cũng phải cập nhật theo tiêu chuẩn quốc tế Tuy nhiên, sự gia tăng nhanh chóng về số lượng và sự đa dạng của hàng hóa xuất nhập khẩu đang đặt ra nhiều thách thức cho công tác quản lý nhà nước.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY VINH VÂN MINH VÂN HÀ NỘI
Giới thiệu tổng quan về công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
-Tên tiếng Việt/ Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN VINH VÂN MINH VÂN HÀ NỘI
-Tên giao dịch quốc tế: VINH VAN MINH VAN JOINT STOCK COMPANY HA NOI
-Tên công ty viết tắt: VVMV JSC (HA NOI)
-Trụ sở công ty: Tầng 11, tòa nhà Văn phòng C’Land, số 156 Xã Đàn 2, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Hà Nội
-Giám đốc công ty: Đoàn Ngọc Danh
VVMV JSC, được thành lập từ ngày 12/10/2007, tự hào là đối tác đáng tin cậy cho các doanh nghiệp đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) tại Việt Nam trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa Dù là lô hàng nhỏ từ Thành phố Hồ Chí Minh đến Tokyo hay các lô hàng lớn từ nước ngoài về Việt Nam, VVMV JSC luôn cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất Để đạt được mục tiêu này, công ty đã xây dựng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nâng vốn điều lệ lên 24.000.000.000 đồng nhằm mở rộng dịch vụ cho nhiều đối tượng khách hàng VVMV JSC còn là thành viên của các hiệp hội uy tín như VIFFAS, VCCI và CCA.
Công ty Vinh Vân Minh Vân, với triết lý kinh doanh "Tiếp tục làm việc vì lợi nhuận cuối cùng của Khách hàng và Đối tác, luôn coi lợi ích khách hàng là sự sống của mình", đã không ngừng nỗ lực và phát triển trong hơn 10 năm qua Nhờ đó, công ty liên tục được xếp hạng trong danh sách 500 doanh nghiệp vừa và nhỏ có tăng trưởng cao tại Việt Nam, khẳng định uy tín và vị thế hàng đầu trong ngành giao nhận vận tải logistics.
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội
Công ty VVMV chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, với mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực Logistics Công ty cam kết kinh doanh hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn đầu tư, đồng thời hoàn thành tốt các hợp đồng với đối tác nhằm tạo dựng uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế.
Ngành nghề kinh doanh của công ty:
VVMV JSC là thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực gom hàng lẻ (LCL), cung cấp dịch vụ consol trực tiếp từ cảng Hồ Chí Minh và Hải Phòng đến các thành phố lớn như Los Angeles, New York, Southampton, Tokyo, Yokohama và Osaka.
VVMV JSC cung cấp dịch vụ hàng LCL an toàn, hiệu quả và giá cả cạnh tranh từ cảng Hồ Chí Minh và Hải Phòng Với hệ thống đại lý là các master consolidator hàng đầu tại các cảng chuyển tải như Singapore, Hongkong, Busan, Port K’lang, Los Angeles và New York, chúng tôi đảm bảo vận chuyển hàng hóa đến tất cả các cảng chính trên thế giới và các điểm nội địa của Hoa Kỳ, bao gồm các thành phố như Kobe, Nagoya, Bangkok, Singapore, Hongkong, Shanghai, Busan, Incheon, Keelung, Jakarta và Manila.
Dịch vụ FCL từ các cảng Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hải Phòng cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa đến các cảng chính trên toàn cầu Chúng tôi có hệ thống đại lý uy tín và chuyên nghiệp, hỗ trợ thực hiện các dịch vụ cho các lô hàng theo điều kiện EXW, DAP và DDP, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả cho khách hàng.
-Vận tải đường hàng không:
VVMV JSC là đại lý bán cước (CSA) của hãng hàng không quốc gia Việt
Nam (Vietnam Airlines) và Singapore Airlines có mạng lưới bay rộng khắp đến nhiều quốc gia ở Châu Á, Châu Âu và Châu Úc VVMV JSC, đại lý bán cước của các hãng hàng không lớn như Malaysia Airlines, China Southern Airlines và British Airways, cung cấp dịch vụ đa dạng cho khách hàng Công ty cung cấp dịch vụ kết hợp air-air qua Singapore hoặc Bangkok và sea-air trung chuyển qua Singapore hoặc Dubai với chi phí cạnh tranh và hiệu quả cao Với hệ thống đại lý rộng khắp, VVMV JSC luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ vận chuyển từ sân bay đến sân bay, từ kho của chủ hàng đến sân bay, và từ kho đến kho Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguy hiểm bằng đường hàng không cùng các dịch vụ hỗ trợ như đóng gói, dán nhãn và khai báo hàng nguy hiểm.
Vận tải nội địa ngày càng trở nên quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các doanh nghiệp ở miền Nam và Bắc Để phục vụ nhu cầu này, VVMV JSC đã phát triển dịch vụ door-to-door hàng lẻ (consol) với lịch trình vận chuyển hàng tuần bằng đường biển từ cảng Bình Dương đến Hải Phòng và ngược lại.
Dịch vụ vận chuyển bằng xe tải tuyến thành phố Hồ Chí Minh – Đà Nẵng –
Hà Nội và ngược lại với tầng xuất 3 chuyến / tuần với thời gian vận chuyển ổn định và an toàn
Chúng tôi cung cấp dịch vụ mở tờ khai hải quan tại chỗ cho các lô hàng tại các khu công nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Đà Nẵng, Hà Nội, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Dương và Hải Phòng.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ cảng hoặc sân bay đến nhà máy, cũng như từ nhà máy đến các cảng và sân bay, sử dụng xe container, xe thùng kín (xe tải bonded), xe lạnh và các loại xe chuyên dụng cho hàng siêu trường siêu trọng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng về thủ tục hải quan liên quan đến hàng xuất khẩu và nhập khẩu Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi cập nhật thường xuyên các quy định và chính sách của nhà nước về hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời tư vấn áp mã HS chính xác cho các loại hàng hóa này.
Công ty cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng như lưu kho hàng hóa tại kho ngoại quan, nâng hạ máy móc thiết bị tại nhà xưởng, đóng kiện và tháo dỡ kiện Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ vận chuyển, nâng hạ và đặt máy móc thiết bị vào vị trí yêu cầu, đặc biệt cho hàng siêu trường và siêu trọng.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty (Nguồn: Báo cáo nhân sự VVMV Hà Nội)
Vai trò và trách nhiệm của các phòng ban trong công ty:
Tổng giám đốc là người đại diện cho công ty, có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành tất cả các hoạt động Người này trực tiếp chỉ đạo các chi nhánh và các bộ phận, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.
+Phó tổng giám đốc: là người thừa hành quyết định của giám đốc, điều hành
BỘ PHẬN DỊCH VỤ BỘ PHẬN XUẤT
Bộ phận chứng từ giám đốc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của các bộ phận trong chi nhánh Họ đóng vai trò là người tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến quản lý, kinh doanh và nghiệp vụ.
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ thu thập và quản lý tài liệu, sổ sách kế toán theo quy định pháp luật, đồng thời theo dõi hoạt động của doanh nghiệp Họ cũng thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản nợ đối với ngân sách nhà nước theo đúng quy định.
Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội 18 1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan
3.2.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Mỗi giấy tờ trong hồ sơ hải quan đều rất quan trọng để làm rõ thông tin về lô hàng hóa nhập khẩu Do đó, cần cung cấp đầy đủ và đúng yêu cầu của các giấy tờ trong thời gian quy định Các giấy tờ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ gồm:
-Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu (bản chính); tờ khai trị giá hàng nhập khẩu (tùy theo từng trường hợp)
Để thực hiện thủ tục nhập khẩu, cần nộp một bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương Nếu nhập khẩu theo hình thức ủy thác, cần cung cấp thêm hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
Nộp 01 bản sao Hợp đồng mua bán hàng hóa phải là bản Tiếng Việt hoặc bản tiếng Anh, nếu là ngôn ngữ khác thì người khai hải quan phải nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.
-Hóa đơn thương mại: Nộp 01 bản chính
-Phiếu đóng gói hàng hóa: 01 bản chính hoặc bản kê chi tiết hàng hóa đối với lô hàng có nhiều chủng loại.
Để thực hiện thủ tục hải quan, cần nộp một bản sao của vận đơn, có thể là sao chụp từ bản gốc hoặc sao chụp có ghi chữ "copy" và "surrendered" Đối với hàng hóa nhập khẩu qua bưu điện quốc tế, nếu không có vận tải đơn, người khai hải quan phải ghi mã số gói bưu kiện hoặc nộp danh mục bưu kiện do bưu điện lập Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ hoạt động thăm dò và khai thác dầu khí trên các tàu dịch vụ, cần nộp bản khai hàng hóa thay cho vận đơn.
Các chứng từ có thể có hoặc không theo từng hợp đồng thương mại khác nhau là:
-Hóa đơn chiếu lệ: là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.
Thư tín dụng (L/C) là một phương thức thanh toán quan trọng, trong đó ngân hàng giữ vai trò chủ chốt Ngân hàng mở L/C sẽ đảm bảo rằng công ty sẽ thanh toán tiền hàng và hạn chế việc từ chối nhận hàng bằng cách nắm giữ vận đơn, chứng từ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa Trong trường hợp xấu nhất, ngân hàng có thể ký hậu cho người khác hoặc tự nhận lô hàng Ngân hàng sẽ ký và đóng dấu vào mặt sau của vận đơn, ghi rõ công ty VVMV Hà Nội là bên hưởng lợi với ghi chú “Delivery to…” để chỉ định việc giao hàng.
Chứng từ bảo hiểm bao gồm vận đơn bảo hiểm và giấy tờ chứng nhận bảo hiểm Việc mua bảo hiểm sẽ do người bán hoặc người mua đảm nhiệm, tùy thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là tài liệu xác nhận nguồn gốc hàng hóa được sản xuất tại một khu vực hoặc quốc gia cụ thể Việc có C/O rất quan trọng đối với chủ hàng, vì nó giúp họ nhận được các ưu đãi thuế đặc biệt và giảm thuế khi xuất khẩu.
Chứng thư kiểm dịch là chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp, xác nhận rằng lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch nhằm ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ.
Khi nhận các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập từ bên xuất khẩu, nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra kỹ lưỡng nội dung Nếu phát hiện hóa đơn thương mại hoặc bản kê chi tiết hàng hóa có thông tin không khớp như trọng lượng hay trọng tải so với vận đơn và hợp đồng, công ty sẽ yêu cầu bên xuất khẩu điều chỉnh lại các chứng từ Việc này nhằm đảm bảo các chi tiết thống nhất, tạo thuận lợi trong việc chuẩn bị hồ sơ hải quan và quá trình khai báo, nộp hồ sơ sau này.
3.2.2 Bước 2: Khai báo và nộp hồ sơ hải quan
Trong vòng 15 ngày trước khi hàng đến cảng, công ty thực hiện khai báo và nộp hồ sơ hải quan qua hình thức khai hải quan điện tử Nhân viên công ty sẽ khai báo theo các mục quy định trong tờ khai nhập khẩu dành cho công ty thương mại Tờ khai sẽ được gửi qua Internet đến chi cục hải quan, thường là tại thành phố Hải Phòng, nơi mà phần lớn hàng hóa của doanh nghiệp cập cảng Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể khai báo tại chi cục hải quan Bắc Hà Nội Sau khi tờ khai được truyền thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được số tiếp nhận từ phía hải quan.
Công ty VVMV Hà Nội áp dụng phần mềm khai hải quan ECUS 5 để tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan Phần mềm này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí so với phương pháp khai hải quan truyền thống, mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp.
Để thực hiện việc khai và đăng ký tờ khai nhập khẩu, công ty cần điền đầy đủ thông tin vào tờ khai, bao gồm tên đối tượng tham gia giao dịch, mã số hàng hóa và các loại thuế nhập khẩu liên quan Tờ khai nhập khẩu phần mềm có nội dung tương tự như tờ khai truyền thống Để nhập tờ khai mới, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.
+ Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” như hình ảnh sau đây.
Hình 3.1: Tờ khai/ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu trên ECUS5
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
+ Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập tờ khai nhập khẩu mới như sau:
Hình 3.2 Tờ khai nhập khẩu mới trên ECUS5
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Khi điền tờ khai, cần chú ý nhập đầy đủ thông tin, đặc biệt các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc Các ô màu xám là thông tin do hệ thống tự động cung cấp, doanh nghiệp không cần nhập Hải quan sẽ thông báo kết quả khi tờ khai được đăng ký thành công và doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục tại hải quan.
Để hoàn thành quy trình nhập liệu, hãy điền lần lượt các tab hướng dẫn như Thông tin chung, Thông tin chung 2, và Danh sách hàng, chọn thông tin từ bộ chứng từ hải quan nhập khẩu mà công ty cung cấp Trong quá trình này, khi nhấp chuột vào tiêu chí nào, bạn sẽ thấy "Hướng dẫn nhập liệu" chi tiết xuất hiện ở góc dưới bên trái màn hình tờ khai, hãy làm theo các hướng dẫn để nhập thông tin cho các chỉ tiêu cần thiết.
+Sau khi kiểm tra thông tin lại một lần nữa cho chính xác chọn nút “Ghi”.
-Nộp hồ sơ hải quan theo hình thức khai điện tử
Dù sử dụng hình thức khai hải quan truyền thống hay điện tử, bộ chứng từ mà công ty cần xuất trình vẫn giữ nguyên Tuy nhiên, khai hải quan điện tử mang lại lợi ích lớn với quy trình nộp hồ sơ diễn ra nhanh chóng hơn.
+Tất cả những chứng từ bắt buộc cho quy trình thủ tục hải quan đều được công ty gửi bằng file ảnh tới chi cục.
Thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội
Kể từ năm 2009, Công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội đã chuyển đổi từ thủ tục hải quan truyền thống sang thủ tục hải quan điện tử, thực hiện theo quy trình quy định của Tổng cục Hải quan.
3.3.1 Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Mỗi giấy tờ trong hồ sơ hải quan đều đóng vai trò quan trọng trong việc làm rõ thông tin về lô hàng hóa nhập khẩu Do đó, việc cung cấp đầy đủ và đúng yêu cầu giấy tờ trong thời gian quy định cho cơ quan hải quan là rất cần thiết Tuy nhiên, nhân viên công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội vẫn gặp phải một số lỗi sai khi chuẩn bị hồ sơ chứng từ cho thủ tục hải quan.
Bảng 3.3 trình bày tỉ lệ sai sót của các giấy tờ trong bộ chứng từ khi thực hiện thủ tục hải quan tại công ty VVMV Hà Nội trong giai đoạn 2016-2018 Dữ liệu được thống kê theo từng năm, với đơn vị tính là bộ.
Tên giấy tờ Tổng số lượng
Số giấy tờ sai sót
Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu 1206 29 2.41
Hợp đồng mua bán hàng hóa 785 28 3.57
Bảng kê chi tiết hàng hóa 785 15 1.91
Tờ khai trị giá hải quan 1206 33 2.74
Giấy chứng nhận xuất xứ 524 9 1.72
Theo bảng 3.3, hóa đơn thương mại và hợp đồng mua bán hàng hóa có tỷ lệ sai sót cao nhất, lần lượt là 3.95% và 3.57%, trong khi giấy phép nhập khẩu có tỷ lệ sai sót thấp nhất, chỉ 1.14%.
Hóa đơn thương mại thường gặp nhiều sai sót, chủ yếu do sai tên hàng hóa, khi nhân viên khai hải quan không hiểu rõ về sản phẩm, dẫn đến việc ghi tên không chính xác Thêm vào đó, nhiều đối tác thường quên ghi xuất xứ hàng hóa trên hóa đơn Một sai sót khác là về giá trị hàng hóa, khi thông tin như trọng lượng và trọng tải không khớp với vận đơn và hợp đồng mua bán Để đảm bảo tính chính xác, công ty cần yêu cầu bên xuất khẩu xem xét và điều chỉnh các chứng từ sao cho đồng nhất, tạo thuận lợi cho việc chuẩn bị hồ sơ hải quan và quá trình khai báo sau này.
Hợp đồng mua bán hàng hóa, tờ khai hải quan nhập khẩu và tờ khai giá trị hải quan thường gặp sai sót, đặc biệt là khi tên hàng trên hợp đồng không khớp với hóa đơn thương mại do nhân viên kiểm tra chứng từ thiếu cẩn trọng Trong quá trình làm thủ tục hải quan, cơ quan hải quan dựa vào các chứng từ do công ty cung cấp để thực hiện kiểm tra Ngoài ra, sai sót cũng có thể xảy ra khi nhân viên khai sai giá hàng hóa so với hóa đơn hoặc áp mã hàng không chính xác, dẫn đến việc tính thuế sai và không được cơ quan hải quan chấp nhận.
Vận tải đơn có thể gặp phải tình trạng chậm trễ hoặc thiếu sót từ phía đối tác gửi hàng cho công ty Điều này thường xảy ra khi thông tin về thời gian hàng đến không khớp với các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
Lỗi thường gặp ở bảng kê chi tiết hàng hóa là thiếu tên các chi tiết.
Trong quá trình kiểm tra chứng từ, nhân viên nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội gặp phải sai sót do khối lượng công việc lớn và thiếu nhân lực chuyên trách Để khắc phục tình trạng này, nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên các chứng từ, yêu cầu đối tác sửa chữa ngay khi phát hiện sai sót Công ty cũng cần xem xét bổ sung nhân viên phù hợp nhằm đảm bảo quy trình làm thủ tục hải quan diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Công ty VVMV Hà Nội đã nỗ lực rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu, đồng thời hoàn thiện bộ chứng từ cần thiết, tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các công ty cùng ngành.
Biểu đồ 3.1 Thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV
Hà Nội 2016-2018 Đơn vị: giờ
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty)
Thời gian chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu của công ty đã giảm rõ rệt từ 4.35 ngày năm 2016 xuống còn 2.25 ngày năm 2018 Đặc biệt, đối với các mặt hàng quen thuộc như vải, quần áo, thực phẩm và mỹ phẩm từ Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản, thời gian chỉ mất trung bình 1.5 ngày Tuy nhiên, đối với hàng hóa hóa chất chiết xuất, thời gian chuẩn bị hồ sơ lâu hơn, khoảng 4 ngày vào năm 2018, do yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ Sự cải thiện này là nhờ nỗ lực của bộ phận nhân viên hải quan, với kinh nghiệm và sự cẩn thận giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao khả năng thông quan cho lô hàng.
3.3.2 Khai báo và nộp hồ sơ hải quan
Sau 2 ngày, khi hàng bắt đầu đi thì nhân viên hải quan của công ty sẽ kiểm tra và chuẩn bị lên tờ khai Trước khi hàng đến cảng 1 ngày thì bắt đầu nộp tờ khai hải quan Việc khai báo và nộp HSHQ được công ty tiến hành bằng hình thức khai hải quan điện tử Công ty hiện đang sử dụng phần mềm ECUS5 để khai hải quan điện tử
Là một công ty Logistics uy tín với đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, chúng tôi chuẩn bị hồ sơ cẩn thận và duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan hải quan, giúp phần lớn hồ sơ hải quan nhập khẩu được phân luồng xanh và thông quan nhanh chóng Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp do sai sót chủ quan hoặc khách quan khiến hàng hóa bị đưa vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ và có thể giữ hàng để kiểm tra trực tiếp.
Bảng 3.4 Số lượng hồ sơ hải quan nhập khẩu bị sai của công ty VVMV Hà Nội trong các năm 2016-2018
Năm Số bộ hồ sơ nhập khẩu Số bộ hồ sơ bị sai Tỉ lệ (%)
Theo số liệu từ Phòng xuất nhập khẩu công ty, số lượng hồ sơ thông quan hàng hóa nhập khẩu đã tăng từ 389 bộ năm 2016 lên 415 bộ năm 2018 Đồng thời, số hồ sơ bị sai cũng giảm từ 96 bộ xuống còn 82 bộ trong cùng thời gian.
Số lượng lô hàng cần kiểm tra lại hồ sơ đã giảm đáng kể, nhưng vẫn ở mức cao, gây tốn thời gian và chi phí cho công ty Các lỗi sai phổ biến vẫn tiếp diễn, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.
Biểu đồ 3.2 Các lỗi sai hay gặp khi làm bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty)
Biểu đồ cho thấy các lỗi sai phổ biến trong quá trình khai báo và nộp hồ sơ hải quan của nhân viên công ty VVMV Hà Nội, với lỗi áp mã sai hàng hóa chiếm tỷ lệ cao nhất, lên đến hơn 40 bộ hồ sơ Nhân viên thường căn cứ vào tên và tính chất hàng hóa để áp mã và thuế nhập khẩu, nhưng tại công ty, hai vấn đề chính đã xảy ra Thứ nhất, do thời gian làm việc của cơ quan hải quan sắp hết, nhân viên đã vội vàng nộp hồ sơ mà không kiểm tra đầy đủ, dẫn đến việc hồ sơ bị trả về vì thiếu chứng từ Thứ hai, việc áp mã hàng hóa chưa chính xác giữa lô hàng nhập khẩu nguyên chiếc và lô hàng phụ kiện, linh kiện đã gây khó khăn trong việc xác định đúng mã và giá trị hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến trình thông quan.
Đánh giá thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của công ty Vinh Vân
ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội
3.4.1 Những thành công đạt được
-Thích ứng với các thay đổi của hải quan:
Trong những năm gần đây, quy định của nhà nước về thủ tục hải quan đã có nhiều thay đổi đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp Để đảm bảo thực hiện hiệu quả các hoạt động xuất nhập khẩu, Công ty VVMV Hà Nội đã nỗ lực hết mình để thích ứng với những điều chỉnh này.
-Tiến hành công tác thông quan thành công cho nhiều hợp đồng nhập khẩu đối với các mặt hàng khác nhau:
Công ty đã thành công trong việc tối ưu hóa quy trình hải quan cho nhiều lô hàng nhập khẩu, giảm thiểu đáng kể thời gian thực hiện Điều này chứng tỏ hiệu quả hoạt động của quy trình ngày càng được cải tiến và nâng cao.
-Áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến trong hoạt động nhập khẩu:
Công ty đã triển khai mạng nội bộ để cải thiện việc chia sẻ tài liệu và thông tin liên quan giữa các bộ phận, đặc biệt là thông tin về lô hàng nhập khẩu, đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác Đồng thời, việc ứng dụng thủ tục hải quan điện tử đã đơn giản hóa và minh bạch hóa quy trình hải quan, tạo ra những thay đổi tích cực Công nghệ tiên tiến còn hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin giữa công ty và các đối tác, giúp hoàn thiện bộ chứng từ một cách hiệu quả.
-Giảm thiểu thời gian thông quan hàng hóa:
Sự phối hợp hiệu quả giữa các nhân viên trong công ty là yếu tố quan trọng giúp rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ tiên tiến và thủ tục hải quan điện tử đã góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu thời gian thông quan cho hàng nhập khẩu, giúp công ty tiết kiệm chi phí và thời gian cho việc khai báo tại chi cục hải quan.
3.4.2 Những vấn đề còn tồn tại
Mặc dù công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội đã đạt được nhiều thành công, quy trình thủ tục hải quan của công ty vẫn gặp một số hạn chế cần khắc phục.
-Đội ngũ nhân viên của công ty:
Kinh nghiệm và năng lực của nhân viên hải quan chưa đồng đều, trong khi kinh nghiệm làm việc là yếu tố quan trọng để thực hiện thủ tục hải quan hiệu quả Không phải tất cả nhân viên đều có khả năng áp mã hàng và tính thuế cho hàng nhập khẩu một cách nhanh chóng và chính xác Hơn nữa, việc hiểu rõ các bộ chứng từ cần thiết cho quy trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa cũng là một yêu cầu thiết yếu.
-Về hiệu quả của hoạt động nghiệp vụ:
Việc hoàn thiện hồ sơ hải quan thường gặp khó khăn do sự chậm trễ và thiếu sót trong quá trình xử lý Nguyên nhân chủ yếu là do nhân viên công ty không chuẩn bị đầy đủ chứng từ hoặc mở L/C không đúng nội dung, đồng thời không yêu cầu đối tác cung cấp các chứng từ cần thiết Điều này dẫn đến thời gian chuẩn bị bộ chứng từ kéo dài, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Việc thuê dịch vụ bên ngoài như phương tiện vận tải và trung tâm kiểm định sau thông quan vẫn diễn ra một cách thụ động tại công ty Thiếu sự chuẩn bị trước nên khi vấn đề phát sinh, công ty mới bắt đầu giải quyết, dẫn đến hoạt động giữa công ty và các bên liên quan thiếu sự đồng nhất.
-Về cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống công nghệ thông tin:
Cơ sở vật chất kỹ thuật tại công ty chưa đủ và đồng bộ để vận hành hệ thống thủ tục hải quan điện tử Thiếu trang thiết bị công nghệ và phần mềm ECUS5 vẫn còn một số lỗi nhỏ, gây ảnh hưởng đến quy trình thực hiện.
Hệ thống thông tin hiện tại có tốc độ xử lý chưa tối ưu và thường xuyên gặp lỗi mạng, dẫn đến việc trao đổi và liên lạc với các đối tác cũng như trong nội bộ công ty bị gián đoạn và chậm trễ, gây khó khăn trong việc truyền tải thông tin.
-Về hệ thống cơ sở pháp luật áp dụng cho quy trình thủ tục hải quan điện tử của công ty:
Hệ thống văn bản pháp luật về quy trình thủ tục hải quan thường xuyên có nhiều điều khoản và sửa đổi, gây khó khăn cho các công ty trong việc cập nhật thông tin Điều này dẫn đến việc khó vận dụng và triển khai các quy định mới một cách hiệu quả.
Luật quản lý thuế hiện nay còn nhiều bất cập, thiếu tính công bằng và minh bạch, dẫn đến việc chưa bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp Điều này gây khó khăn trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và lệ phí của các công ty.
ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Định hướng
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ổn định và phát triển, nhu cầu thương mại quốc tế và nhập khẩu hàng hóa gia tăng đáng kể Điều này đã tạo ra nhu cầu mạnh mẽ về dịch vụ làm thủ tục hải quan nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí Để tận dụng cơ hội này và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu, các doanh nghiệp dịch vụ hải quan cần nhanh chóng xây dựng các phương hướng hoạt động cụ thể, đáp ứng xu hướng toàn cầu.
Theo chủ trương của Công ty, thị trường hiện tại sẽ tiếp tục phát triển mà không có dấu hiệu bão hòa Quá trình Việt Nam hội nhập quốc tế mang đến cơ hội lớn cho sự phát triển của Công ty Chúng tôi sẽ mở rộng đối tượng khách hàng trong nước và thiết lập quan hệ với các chi cục hải quan từ các nước bạn hàng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ trong nước.
Bộ phận quản trị của Công ty đã nhận diện được những cơ hội lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp Để thích ứng với những biến động trong môi trường kinh doanh, doanh nghiệp đã xác định một số định hướng chiến lược cho tương lai.
Chúng tôi cam kết nghiên cứu và cải thiện chất lượng dịch vụ hải quan, đồng thời nâng cao tính kịp thời trong quy trình làm thủ tục thông quan hàng hóa Điều này giúp khẳng định vị thế của chúng tôi trong thị trường cung cấp dịch vụ hải quan tại Việt Nam.
+ Nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới và giữ vững thị trường khách hàng quen thuộc.
+ Đào tạo và sử dụng các lao động có tay nghề cao để nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ.
Chúng tôi cam kết không ngừng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của cán bộ trong ngành, đồng thời chú trọng đến việc phát triển phẩm chất đạo đức nghề nghiệp Bên cạnh đó, việc tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi sẽ giúp cán bộ phát huy tối đa năng lực và điểm mạnh của bản thân.
Chúng tôi luôn nỗ lực đổi mới và nâng cấp trang thiết bị, kho bãi, cũng như phương tiện vận chuyển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cho quy trình làm thủ tục hải quan và vận tải.
Để đáp ứng sự phát triển không ngừng của các phương thức vận tải và theo kịp xu hướng toàn cầu, cần mở rộng và đa dạng hóa các loại dịch vụ đi kèm Việc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn thúc đẩy sự phát triển kinh tế và cạnh tranh trong ngành vận tải.
+ Mở rộng mối quan hệ với khách hàng, các hãng hàng không, hãng tàu biển.
Học hỏi và rút kinh nghiệm từ các công ty nổi tiếng toàn cầu trong quản lý và điều hành quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động Việc áp dụng những phương pháp tốt nhất từ các doanh nghiệp hàng đầu sẽ giúp cải thiện quy trình và tối ưu hóa thời gian thông quan.
Chúng tôi cam kết hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu, nhằm tìm ra phương án hoạt động tối ưu nhất Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và đối tác trong việc giao dịch với doanh nghiệp cung ứng, cũng như các hãng hàng không, tàu biển và đội xe.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội
4.2.1 Hoàn thiện khâu chuẩn bị và kiểm tra độ chính xác của hồ sơ hải quan
4.2.1.1 Giải pháp hoàn thiện khâu chuẩn bị hồ sơ hải quan
Thủ tục hải quan là một bước quan trọng và bắt buộc đối với mọi quốc gia, đảm bảo quyền lợi và an ninh quốc gia Hải quan thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hàng hóa, đồng thời tính thuế nhập khẩu; bất kỳ sai sót nào có thể dẫn đến chậm trễ trong thông quan và ảnh hưởng đến việc nhận hàng Để tiết kiệm chi phí và thời gian trong quá trình thông quan, các công ty cần chuẩn bị hồ sơ một cách cẩn thận.
Để thực hiện thủ tục hải quan một cách hiệu quả, cần chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận các loại chứng từ cần thiết, đồng thời kiểm tra tính khớp nhau về nội dung giữa các chứng từ này.
Để đảm bảo quy trình làm thủ tục hải quan diễn ra suôn sẻ, công ty cần nộp bộ chứng từ đầy đủ và đúng quy định của Chi cục hải quan Việc tuân thủ số lượng và chủng loại chứng từ cần thiết là rất quan trọng, nhằm đảm bảo thời gian và tiêu chuẩn yêu cầu Điều này cũng giúp công ty có đủ thời gian điều chỉnh các chứng từ nếu chưa đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan.
Kiểm tra và giám sát quy trình mở L/C cùng nội dung của L/C từ nhân viên công ty, đồng thời theo dõi tiến độ lưu chuyển bộ chứng từ từ phía đối tác.
4.2.1.2 Kiểm tra độ chính xác của bộ chứng từ
Trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu, công ty VVMV Hà Nội cần xuất trình nhiều loại chứng từ khác nhau, là cơ sở để Hải quan kiểm tra và quyết định thông quan Do đó, các chứng từ phải phù hợp với thực tế hàng hóa, yêu cầu nhân viên công ty chú ý kiểm tra thông tin để giảm sai sót trong kê khai Nhân viên cần nắm rõ thông tin lô hàng nhập khẩu để khai báo chính xác cho Hải quan Việc này tuy đơn giản nhưng rất quan trọng, vì nếu không thực hiện tốt, sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng Do đó, việc kiểm tra độ chính xác của bộ chứng từ là vô cùng cần thiết.
Công ty VVMV Hà Nội cần thỏa thuận và thông báo rõ ràng với đối tác nước ngoài về các yêu cầu và quy định liên quan đến giấy tờ nhập khẩu trước khi nhận chứng từ Việc nhắc nhở và kiểm tra quá trình chuẩn bị chứng từ giữa hai bên là rất quan trọng Nếu đối tác vi phạm các thỏa thuận đã được thông báo, họ sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về những thiệt hại gây ra cho công ty.
Để đảm bảo quy trình nhập khẩu hiệu quả, công ty cần khai báo đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai hải quan, bao gồm tên hàng hóa và giá trị nhập khẩu Đồng thời, việc cập nhật kịp thời các quy định mới của chính phủ về mã hàng hóa và thuế liên quan đến lô thép nhập khẩu từ đối tác nước ngoài là rất quan trọng.
4.2.2 Biện pháp hoàn thiện trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa
Quá trình kiểm tra hàng hóa thường gặp phải những vấn đề phức tạp, yêu cầu nhân viên có kinh nghiệm để xử lý hiệu quả Việc giải quyết những vấn đề này một cách thông minh không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu thời gian cho công ty.
Công ty cần lựa chọn phương án, thời gian và địa điểm kiểm hóa để giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình kiểm tra Ngay khi nhận thông báo từ hãng tàu, nhân viên phải kịp thời có mặt để thuê người bốc dỡ và vận chuyển hàng đến nơi hải quan kiểm tra, tính thuế Tốt nhất là nên thuê đội bốc xếp container thuộc bộ phận giao nhận của cảng vì họ có kinh nghiệm và mối quan hệ tốt với hải quan Mặc dù cảng hoạt động 24/24h, công ty cần chọn địa điểm nhận hàng phù hợp để tránh chi phí làm thêm giờ cho cán bộ hải quan Nên cố gắng nhận hàng trong giờ hành chính và tránh những ngày nghỉ lễ để giảm chi phí vận chuyển và bốc xếp, từ đó hạn chế tăng chi phí dịch vụ và thời gian kiểm tra hàng hóa.
4.2.3 Hoàn thiện tổ chức nhân sự, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên
Yếu tố nhân sự đóng vai trò quyết định trong việc đạt được thành công nhanh chóng trong quá trình thông quan hàng hóa Vì vậy, việc nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên là điều hết sức cần thiết.
Công ty cần củng cố và đào tạo nhân sự về nghiệp vụ nhập khẩu và thủ tục hải quan tại phòng kinh doanh, hiện chỉ có 3/9 nhân viên chuyên về lĩnh vực này Để đáp ứng nhu cầu kinh doanh gắn liền với hoạt động xuất nhập khẩu, công ty nên tiến hành đào tạo chuyên sâu và tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm Đào tạo tại chỗ cho nhân viên mới và những người còn yếu kém sẽ do chuyên viên của công ty đảm nhiệm, giúp họ tiếp cận kiến thức thực tế qua các hồ sơ và đơn hàng cụ thể Phương pháp này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả công việc Bên cạnh đó, công ty cũng có thể xem xét việc cử nhân viên đi đào tạo bên ngoài, nhưng cần cân nhắc kỹ về chi phí và thời gian.
Công ty thường xuyên cử cán bộ và nhân viên tham gia các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ thủ tục hải quan Điều này giúp họ cập nhật và nắm bắt những xu hướng, thay đổi trong quy trình hải quan, từ đó đón đầu những đổi mới, dù là nhỏ nhất, và tránh được sai sót cũng như sự bỡ ngỡ khi có những thay đổi xảy ra.
Công ty nên bố trí từ 2 đến 3 nhân viên chuyên trách giám sát quy trình thủ tục hải quan Việc này sẽ giúp đảm bảo hoạt động làm thủ tục hải quan diễn ra hiệu quả và suôn sẻ hơn, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty.
Công ty cần chú trọng đến việc bố trí công chức phù hợp với chuyên môn, năng lực và kinh nghiệm làm việc của họ để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
4.2.4 Giải pháp hoàn thiện cho các hoạt động hỗ trợ trong quy trình thủ tục hải quan
Để tối ưu hóa quy trình làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thuê ngoài uy tín và có mối quan hệ lâu dài với công ty Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả Bên cạnh đó, việc lựa chọn phương án thuê xe phù hợp với khối lượng hàng hóa trong mỗi lần nhập cũng giúp tối thiểu hóa chi phí vận chuyển.
