CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.2 Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công tyVinh Vân Minh Vân Hà Nội
3.2.2. Bước 2: Khai báo và nộp hồ sơ hải quan
Trong vịng 15 ngày trước khi hàng đến cảng, cơng ty tiến hành khai báo và nộp hồ sơ hải quan. Việc khai báo và nộp hồ sơ hải quan được doanh nghiệp tiến hành bằng hình thức khai hải quan điện tử. Nhân viên cơng ty ngồi tại văn phịng công ty khai báo theo các mục được quy định tại phần khai báo tờ khai nhập khẩu dành cho công ty thương mại. Thông qua đường truyền Internet, tờ khai của doanh nghiệp sẽ được chuyển tới chi cục hải quan (thông thường, công ty VVMV Hà Nội thường khai báo tại chi cục hải quan thành phố Hải Phòng do phần lớn hàng của doanh nghiệp thuê dịch vụ được cập cảng ở Hải Phịng, bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng khai báo tại chi cục hải quan Bắc Hà Nội). Sau khi truyền tờ khai thành cơng, tờ khai của doanh nghiệp sẽ có số tiếp nhận từ phía hải quan.
Cơng ty VVMV Hà Nội sử dụng phần mềm khai hải quan ECUS 5 là cơng cụ để giúp doanh nghiệp có thể thực hiện tốt nghiệp cụ thực hiện quy trình thủ tục hải quan. Việc áp dụng phần mềm này giúp công ty giảm thiểu thời gian làm thủ tục hải quan cũng như tiết kiệm chi phí hơn so với hình thức khai hải quan truyền thống.
-Khai và đăng kí tờ khai
Cơng ty phải điền đầy đủ thông tin vào tờ khai nhập khẩu. Tờ khai nhập khẩu của phần mềm có nội dung tương tự với khai truyền thống như tên đối tượng tham gia giao dịch mã số hàng hóa, các loại thuế nhập khẩu của hàng hóa...
Để nhập tờ khai nhập khẩu mới bạn thực hiện như sau:
+ Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai/Đăng ký mới tờ
khai nhập khẩu” như hình ảnh sau đây.
Hình 3.1: Tờ khai/ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu trên ECUS5
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
+ Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập tờ khai nhập khẩu mới như sau:
Hình 3.2 Tờ khai nhập khẩu mới trên ECUS5
+Điền đầy đủ các thông tin trên màn hình, nhập tờ khai cần lưu ý các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập vào những chỉ tiêu này, Hải quan sẽ trả về khi đăng ký tờ khai thành công và chúng ta đã đến hải quan làm thủ tục cho tờ khai.
+Điền lần lượt các tab hướng dẫn như hình trên: Thơng tin chung, thơng tin chung 2, danh sách hàng bằng cách chọn thông tin từ bộ chứng từ hải quan nhập khẩu mà công ty cung cấp. Trong quá trình nhập liệu, khi bạn click chuột vào tiêu chí nào, phía dưới góc trái màn hình tờ khai sẽ hiện ra “Hướng dẫn nhập liệu” chi tiết, bạn làm theo các hướng dẫn để nhập thông tin cho các chỉ tiêu cần thiết.
+Sau khi kiểm tra thông tin lại một lần nữa cho chính xác chọn nút “Ghi”.
-Nộp hồ sơ hải quan theo hình thức khai điện tử
Dù áp dụng hình thức khai hải quan truyền thống hay điện tử thì bộ chứng từ cơng ty phải xuất trình cũng khơng thay đổi. Tuy nhiên, khi khai hải quan điện tử việc nộp hồ sơ sẽ diễn ra nhanh hơn.
+Tất cả những chứng từ bắt buộc cho quy trình thủ tục hải quan đều được
công ty gửi bằng file ảnh tới chi cục.
+Khi đã hoàn thiện bộ chứng từ, để nộp bộ chứng từ thủ tục hải quan, công ty
chọn nút “Ghi” trong tab “Thông tin tờ khai”. Ngay lập tức tờ khai hải quan cùng những chứng từ khác sẽ gửi lại đến chi cục hải quan mà công ty lựa chọn.
+Nếu khơng có lỗi xảy ra chương trình sẽ thơng báo “kết quả giao dịch” đồng
thời trả về cho công ty số tiếp nhận cho tờ khai.
Phần mềm ECUS5 không chỉ giúp cơng ty tiết kiệm thời gian, chi phí khi khai hải quan mà cịn giúp cơng ty theo dõi tồn bộ số liệu xuất nhập khẩu, thơng kê, báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau: Số lượng hàng, số tờ khai, theo khoảng thời gian…