CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3 Thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công tyVinh Vân Minh
Vân Minh Vân Hà Nội
Từ năm 2009, Công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội đã chuyển từ thủ tục hải quan truyền thống sang thủ tục hải quan điện tử. Theo đó, cơng ty đã trải qua các bước tương ứng với quy trình thủ tục hải quan điện tử quy định bởi Tổng cục hải quan như sau:
3.3.1 Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Mỗi giấy tờ cần có trong hồ sơ hải quan đều góp phần làm rõ về lơ hàng hóa nhập khẩu. Chính vì vậy, giấy tờ phải được cung cấp đầy đủ, theo đúng yêu cầu với thời gian quy định cho cơ quan hải quan. Tuy nhiên trên thực tế, khi nhân viên công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội chuẩn bị hồ sơ chứng từ để làm thủ tục hải quan vẫn mắc phải một số lỗi sai.
Bảng 3.3 Tỉ lệ sai sót của các giấy tờ trong bộ chứng từ khi làm thủ tục hải quan của công ty VVMV Hà Nội trong 3 năm 2016-2018
Đơn vị: bộ Tên giấy tờ Tổng số lượng Số giấy tờ sai sót Tỉ lệ (%)
Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu 1206 29 2.41
Hợp đồng mua bán hàng hóa 785 28 3.57
Hóa đơn thương mại 785 31 3.95
Vận tải đơn 785 11 1.4
Bảng kê chi tiết hàng hóa 785 15 1.91
Tờ khai trị giá hải quan 1206 33 2.74
Giấy chứng nhận xuất xứ 524 9 1.72
Giấy phép nhập khẩu 524 6 1.14
( Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty) Nhìn vào bảng 3.3 ta thấy, hóa đơn thương mại và hợp đồng mua bán hàng hóa hay xảy ra sai sót nhất với tỉ lệ lần lượt là 3.95% và 3.57%, và thấp nhất là giấy phép nhập khẩu tỉ lệ là 1.1.4%.
Hóa đơn thương mại có sai sót nhiều nhất. Đầu tiên là do sai tên hàng: nhân viên khai hải quan sẽ ghi rõ tên hàng, quy các phẩm chất, thông số kĩ thuật… theo quy định, nhưng đối với một số trường hợp hàng hóa nhập khẩu là máy móc thiết bị được phân loại theo bộ phận chính hoặc máy thực hiện chức năng chính sẽ hay bị sai sót vơ tình khi khơng có hiểu sâu về mặt hàng này, đặt tên gần đúng với chức năng của máy. Sai sót thứ 2 là bên đối tác hay quên không ghi xuất xứ hàng hóa lên trên hóa đơn. Thứ 3 là sai sót về giá hàng hóa. Hóa đơn thương mại do bên xuất khẩu chuyển về cơng ty có một số chi tiết như trọng lượng, trọng tải không đúng với vận đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa, cơng ty phải u cầu bên xuất khẩu xem xét lại các chứng từ đó và điều chỉnh sắp xếp lại chứng từ đó sao cho các chi tiết phải giống nhau ở các chứng từ nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong chuẩn bị HSHQ cũng như quá trình khai và nộp HSHQ sau này.
Hợp đồng mua bán hàng hóa, tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu và tờ khai giá trị hải quan là các chứng từ có mức độ sai sót thứ 2. Trên hợp đồng có trường hợp tên hàng sai khác với trên hóa đơn thương mại. Việc này là do khâu kiểm tra chứng từ nhân viên không kiểm tra kĩ nên có sai sót. Trong khi đi làm thủ tục hải quan, cơ quan hải quan lại dựa trên những chứng từ mà công ty cung cấp để kiểm tra. Lỗi khác là do nhân viên khai sai giá hàng hóa so với giá ghi trên hóa đơn thương mại nhưng khơng phát hiện ngay. Hoặc, do nhân viên áp sai mã hàng dẫn đến áp sai mã thuế và đưa ra số thuế dự tính khơng chính xác nên khơng được cơ quan hải quan chấp nhận.
Vận tải đơn có khi đến muộn hoặc do đối tác gửi thiếu cho công ty. Trường hợp thông tin thời gian hàng đến khác với thông tin trong hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.
Lỗi thường gặp ở bảng kê chi tiết hàng hóa là thiếu tên các chi tiết.
Trong khâu kiểm tra chứng từ này, nhân viên nhập khẩu cơng ty VVMV Hà Nội vẫn cịn có sai sót trong việc kiểm tra các chứng từ và sự tương đồng về thông tin giữa chúng. Những lỗi này gặp phải do số lượng cơng việc nhiều trong khi đó số người làm thì ít, chưa có nhân viên chun kiểm tra chứng từ. Vì vậy, nhân viên nhập khẩu cần kiểm tra rõ nội dung thơng tin có trong các chứng từ xem có chính xác hay khơng nếu có sai sót gì thì phải u cầu phía bên đối tác xuất chỉnh sửa và
cung cấp lại ngay, và phía cơng ty cũng cần thêm người phù hợp để tránh ảnh hưởng trực tiếp tới việc làm thủ tục hải quan.
Cùng với việc chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục hải quan nhập khẩu, thì cơng ty VVMV Hà Nội đã làm tốt được việc dần rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan, tạo ưu thế hơn so với các công ty cùng ngành khác.
Biểu đồ 3.1 Thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
Đơn vị: giờ
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty)
Dựa vào sơ đồ trên ta thấy thời gian chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu của công ty đang được rút ngắn rõ rệt qua các năm từ 4.35 ngày năm 2016 xuống còn 2.25 ngày năm 2018. Tuy nhiên, số liệu của sơ đồ trên được tính trung bình cho tất cả các lần nhập hàng từ tất cả các thị trường là đối tác của cơng ty, cịn tính riêng đối với thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu cho các mặt hàng quen thuộc: vải, quần áo, thực phẩm, mỹ phẩm… từ thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản chỉ mất thời gian trung bình 1.5 ngày. Cịn đối với các mặt hàng hóa chất chiết xuất thì thời gian chuẩn bị hồ sơ lâu hơn, theo số liệu năm 2018 cơng ty đưa là mất khoảng 4 ngày vì đây là mặt hàng cần chứng thực nhiều loại giấy tờ nhưng việc này cũng được rút ngắn thời gian dần qua các năm. Có được kết quả này là nhờ sự nỗ lực của bộ phận nhân viên chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty, dựa vào kinh nghiệm làm việc lâu dài và sự cẩn thận mà công ty đã rút ngắn được thời gian
chuẩn bị hồ sơ hải quan, giảm thiểu tối đa sai sót giữa các loại giấy tờ để khả năng thông quan của lô hàng được nâng cao.
3.3.2 Khai báo và nộp hồ sơ hải quan
Sau 2 ngày, khi hàng bắt đầu đi thì nhân viên hải quan của công ty sẽ kiểm tra và chuẩn bị lên tờ khai. Trước khi hàng đến cảng 1 ngày thì bắt đầu nộp tờ khai hải quan. Việc khai báo và nộp HSHQ được cơng ty tiến hành bằng hình thức khai hải quan điện tử. Cơng ty hiện đang sử dụng phần mềm ECUS5 để khai hải quan điện tử.
Vì là một cơng ty Logistics có uy tín nhiều năm trong ngành sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ kĩ càng và có mối liên hệ tốt với các cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, nên phần lớn các bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty đều được phân luồng xanh và thơng quan một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, cũng khơng thể tránh khỏi một số sai sót về mặt chủ quan hay khách quan mà một số lô hàng bị đưa vào luồng vàng và luồng đỏ bị yêu cầu kiểm tra lại bộ hồ sơ và cao hơn có thể giữ hàng để kiểm tra hàng hóa trực tiếp.
Bảng 3.4 Số lượng hồ sơ hải quan nhập khẩu bị sai của công ty VVMV Hà Nội trong các năm 2016-2018
Năm Số bộ hồ sơ nhập khẩu Số bộ hồ sơ bị sai Tỉ lệ (%)
2016 389 96 24.68
2017 402 89 22.14
2018 415 82 19.76
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty) Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy, số bộ hồ sơ làm thủ tục thơng quan cho hàng hóa nhập khẩu tăng lên, từ 389 bộ năm 2016 lên đến 415 bộ năm 2018. Tuy nhiên số bộ hồ sơ bị sai lại giảm đi từ 96 bộ năm 2016 xuống còn 82 bộ năm 2018. Số lượng các lô hàng phải kiểm tra lại bộ hồ sơ được giảm đi đáng kể nhưng vẫn còn ở mức cao làm mất thời gian và tiền bạc của công ty. Các lỗi sai thường gặp chủ yếu như sau:
Biểu đồ 3.2 Các lỗi sai hay gặp khi làm bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty)
Biểu đồ trên phản ánh các lỗi sai lặp lại nhiều nhất trong q trình nhân viên của cơng ty VVMV Hà Nội khai báo và nộp hồ sơ hải quan. Chiếm số lượng lớn nhất là lỗi áp mã sai hàng hóa ghi trên các tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán hàng hóa…với hơn 40 bộ hồ sơ. Thông thường, nhân viên khai báo hải quan sẽ căn cứ vào tên hàng và tính chất hàng để áp mã hàng và thuế nhập khẩu. Nhưng thực trạng tại công ty lại xảy ra hai vấn đề sau: Cụ thể là do sắp hết giờ làm việc hành chính của cơ quan hải quan để có thể làm TTHQ vào buổi sáng, nhân viên hải quan công ty đã vội vàng lấy bộ hồ sơ nộp mà chưa tiến hành kiểm tra lại xem có đầy đủ khơng. Cuối cùng hồ sơ của cơng ty bị trả về vì hải quan khơng chấp nhận nợ chứng từ. Thứ hai, đó là việc áp chưa đúng mã hàng hóa, vì có lơ hàng nhập khẩu nguyên chiếc và có lơ hàng là nhập khẩu phụ kiện, linh kiện… nên các lô hàng đều phải xem xét kỹ lưỡng để áp dụng cho đúng mã hàng hóa và giá trị của từng lơ hàng để tính thuế đúng, như vậy mới được thơng quan nhanh chóng.
Nguyên nhân thứ hai khiến hải quan kiểm tra lại các bộ hồ sơ của công ty là do nhân viên khai báo hay bị nhầm trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì dẫn đến số cân khai trong tờ khai lại khác so với số liệu có trong chứng từ. Lỗi này là do các nhân viên mới khai báo sai nhưng lại thiếu sự kiểm tra kỹ càng từ các nhân viên có kinh nghiệm trong cơng ty, việc này cần cơng ty có thêm biện pháp khắc phục.
Một lỗi sai khác đứng thứ 3 về số lượng đó là việc đường truyền tải Internet gặp vấn đề có thể gây ra những trường hợp như chứng từ gửi đến chi cục hải quan lâu, tờ khai không gửi được tới chi cục hoặc đã nhận được thông báo “Dữ liệu đã được chuyển tới hải quan” nhưng lại không nhận được phản hồi từ hải quan, không nhận được số tiếp nhận tờ khai từ hải quan…Lỗi này một phần do mạng nội bộ công ty hoặc do phần mềm ECUS5 hoạt động trên mạng lưới Internet rộng rãi, kết nối giữa các doanh nghiệp với hải quan nên đơi khi bị lỗi đường truyền.
Ngồi ra cịn có rất nhiều lỗi sai khác khi làm hồ sơ hải quan nhập khẩu như: thiếu giấy chứng nhận xuất xứ, nộp chậm hoặc giấy phép nhập khẩu bị hết hạn, kê khai thiếu chi tiết hàng hóa, thơng tin giữa các giấy tờ không trùng khớp…do nhân viên làm việc chưa thực sự cẩn thận và thiếu sự giám sát từ giám sát viên ,vì vậy để cải thiện tình hình này cần được cơng ty VVMV Hà Nội có các biện pháp khắc phục ngay.
Ngồi những sai sót trên thì phải kể tới những nỗ lực của nhân viên khai báo của công ty cũng đã rất tích cực hồn thiện hơn về quy trình khai báo và nộp hồ sơ hải quan nhanh và hiệu quả hơn.
Biểu đồ 3.3 Thời gian khai báo bộ chứng từ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
Đơn vị: giờ
Theo biểu đồ trên ta thấy được thời gian khai báo và nộp hồ sơ hải quan được cải thiện nhanh chóng trong 3 năm qua cho thấy được sự nỗ lực của các nhân viên khai báo hải quan cũng như của cả công ty VVMV Hà Nội. Sự chuẩn bị hồ sơ kĩ hơn thể hiện bằng số hồ sơ bị lỗi qua các năm giảm dần giúp cho thời gian khai báo và nộp hồ sơ. Ngồi ra cịn nhờ có phần mềm khai báo hải quan điện tử, tiêu biểu ở đây là phần mềm ECUS5 mà việc khai hải quan trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Phía cơng ty sẽ giảm thiểu được nhân lực, thời gian di chuyển xuống các cảng, chi phí ăn ở đi lại cho nhân viên hải quan, đặc biệt là đối với những bộ hồ sơ thiếu giấy tờ hay sai sót cơng ty có thể chủ động chỉnh sửa và chuẩn bị thêm không phải đi lại nhiều. Biểu đồ trên là biểu hiện chính xác nhất, thời gian cơng ty VVMV Hà Nội khai báo và nộp hồ sơ hải quan giảm từ 3.15 giờ năm 2016 xuống còn 2.25 giờ năm 2018.
3.3.3 Phối hợp với hải quan để thơng quan hàng hóa
Sau khi có số tiếp nhận tờ khai hải quan, công ty sẽ tiếp tục chờ lấy phản hồi từ hải quan. Việc áp dụng hải quan điện tử, có hệ thống phân luồng tự động đã rút ngắn được rất nhiều thời gian cho công ty, giảm thời gian thơng quan hàng hóa. Hồ sơ hải quan nhập khẩu của cơng ty được tiếp nhận qua hệ thống quản lý rủi ro, sẽ tự động phân luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ dựa trên những vi phạm, sai sót, nghĩa vụ thuế của cơng ty trong những lần nhập khẩu trước đó.
Hàng hóa nhập khẩu sẽ được phân vào một trong ba luồng sau: +Luồng xanh: Kiểm tra bộ hồ sơ.
+Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan, thuế và giá hàng hóa.
+Luồng đỏ: Bao gồm hàng hóa nhập khẩu phải nộp thuế, hàng hóa nhập khẩu có điều kiện…. Các hàng hóa thuộc luồng đỏ ngồi việc kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan còn phải thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa có thể là 3% - 10% hoặc tồn bộ lơ hàng.
Qua tìm hiểu tại phịng kinh doanh của cơng ty VVMV Hà Nội thì tỉ lệ phân luồng hồ sơ hải quan các mặt hàng trong giai đoạn 3 năm từ 2016 - 2018 được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 3.5 Tỷ lệ phân luồng HSHQ nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018 Phân luồng Tỷ lệ (%) 2016 2017 2018 Luồng xanh 72 76 76.5 Luồng vàng 21.7 19.1 19 Luồng đỏ 6.3 4.9 4.5
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty)
Từ bảng trên cho thấy, phần lớn hàng hóa được phân vào luồng xanh là nhiều nhất trong tổng hồ sơ của các lô hàng nhập về, thấp nhất là luồng đỏ. Áp dụng đối với cơng ty VVMV Hà Nội thì hầu hết các mặt hàng mà cơng ty nhập khẩu là loại hàng hóa phải nộp thuế, nhưng thường xuyên nhập khẩu các lô hàng có tính chất tương đồng vì có nhiều khách hàng quen thuộc từ các thị trường chính, chỉ khác về số lượng. Do vậy mà những lô hàng nhập khẩu của công ty thường được hệ thống quản lý rủi ro của hải quan phân vào luồng xanh, số ít phân vào luồng vàng và cực ít lơ hàng phân vào luồng đỏ.
Những lơ hàng về hóa chất lỏng, chất dính tổng hợp được điều chế từ Polyme, hay một số mặt hàng ít được nhập về trước đó hoặc với khối lượng nhập khẩu rất lớn (tầm cỡ vài container) thì cán bộ hải quan sẽ kiểm tra nghiêm ngặt hơn, hệ thống quản lý rủi ro phân lô hàng vào luồng đỏ. Tỉ lệ lô hàng bị cho vào luồng đỏ giảm đi đáng kể từ 6.3% xuống còn 4.5% trong khi tổng số lượng lô hàng nhập khẩu tăng lên cho thấy kết quả hoạt động hiệu quả của công ty. Lý do là cơng ty tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm trong nghiệp vụ khai báo, có chuyên viên kiểm tra theo dõi sát sao các bộ hồ sơ chứng từ trước khi được truyền tới chi cục hải quan, hạn chế tối đa lý do phân vào luồng đỏ là do sai sót trong bộ hồ sơ. Cùng với đó là quy mơ cơng ty mở rộng, chủng loại mặt hàng và các lô hàng nhiều lên tạo sự trùng lặp, hệ thống phân luồng rủi ro có thể kiểm tra độ tương đồng với các lơ hàng trước.
Bên cạnh đó, tỷ lệ luồng vàng cịn khá cao cho thấy HSHQ mà cơng ty chuẩn