CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.2 Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công tyVinh Vân Minh Vân Hà Nội
3.2.3. Bước 3: Phối hợp với hải quan để thông quan
Hồ sơ hải quan của doanh nghiệp sẽ được cơ quan hải quan phân ra làm 3 luồng: Luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Sau khi nhận được phản hồi về phân luồng hồ sơ hàng hóa, doanh nghiệp sẽ thực hiện các cơng việc sau:
-Nếu là luồng xanh
+Khi nhận được phản hồi là luồng xanh, nhân viên công ty mang hồ sơ hải quan nhập khẩu (gồm những chứng từ đã được nêu tại bước chuẩn bị hồ sơ hải quan) đến chi cục hải quan mà doanh nghiệp đã khai báo (Công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội khai báo thủ tục hải quan nhập khẩu phần lớn ở chi cục hải quan thành phố Hải Phòng) để nộp cho nhân viên hải quan rồi đóng dấu thơng quan hàng hóa và đóng lệ phí hải quan.
+Sau khi đóng dấu thơng quan, nhân viên sẽ đến cảng chứa hàng hóa của doanh nghiệp, đóng chi phí để hàng tại cảng, gặp nhân viên hải quan tại đó để xuất trình các chứng từ trong hồ sơ và tờ khai hải quan đã được đóng dấu thơng quan hàng hóa để nhận giấy giải phóng hàng.
+Sau khi đã có giấy giải phóng hàng, nhân viên của cơng ty sẽ gặp thủ kho,
xuất trình các giấy tờ, chuyển hàng của công ty lên phương tiện vận tải để chuyển hàng về kho của công ty.
-Nếu là luồng vàng:
+Khi nhận được phản hồi là luồng vàng, nhân viên khai báo sẽ xem lại hồ sơ hải quan thật kỹ lưỡng, chính xác với tờ khai hải quan mà doanh nghiệp đã khai cho chi cục hải quan. Nếu thấy cần thiết phải điều chỉnh thì làm đơn nộp tới chi cục hải quan nơi tiến hành thủ tục hải quan xin phép sửa chữa sai sót thơng tin trên hồ sơ. Nếu thấy khơng cần thiết phải sửa hồ sơ, nhân viên của doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
+Mang hồ sơ hải quan của doanh nghiệp đến chi cục hải quan mà doanh nghiệp đã khai báo để nhân viên hải quan tại đó kiểm tra trực tiếp hồ sơ.
+Sau khi kiểm tra chi tiết hồ sơ, nếu hàng hóa của doanh nghiệp được thơng quan, nhân viên của công ty sẽ đến cảng chứa hàng của doanh nghiệp và thực hiện các công việc như ở bước 2 và bước 3 đối với luồng xanh.
+Nếu kết quả kiểm tra không cho thông quan, nhân viên sẽ xem xét lại hồ sơ hải quan của doanh nghiệp, và chỉnh sửa bỏ sung sao cho phù hợp với yêu cầu của cơ quan hải quan.
-Nếu là luồng đỏ
nghiệp sẽ xuất trình hồ sơ chi tiết cho nhân viên hải quan tại chi cục hải quan mà công ty đăng ký làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu của mình, liên hệ với nhân viên hải quan được phân cơng kiểm tra thực tế hàng hóa của doanh nghiệp để được kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi nhân viên hải quan lấy mẫu kiểm tra, nhân viên công ty bắt buộc phải có mặt tại đó.
+Nếu kết quả giám định thực tế hàng hóa và kiểm tra chi tiết hồ sơ được thông quan, nhân viên của công ty sẽ đến cảng chứa hàng của doanh nghiệp và thực hiện công việc như ở 2 bước cuối đối với luồng xanh.
+Nếu hàng của công ty không được thông quan, công ty cần xem lại và thực hiện các yêu cầu từ cơ quan hải quan đối với hồ sơ cũng như hàng hóa của cơng ty.
3.2.4. Bước 4: Chấp hành các nghĩa vụ về thuế và nộp lệ phí
Sau khi hồn thành ba bước trên, lúc này nhân viên của công ty VVMV Hà Nội sẽ cầm tờ khai hải quan và một số chứng từ mới do cán bộ hải quan cấp bao gồm: Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy, phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa, bảng kê số Container kèm theo tờ khai – tất cả đều đã được đóng dấu cục hải quan thành phố Hải Phịng để nhận chứng từ thuế tại chi cục và sau này sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế tại kho bạc của Nhà nước.
-Căn cứ vào số liệu tự kê khai, tự tính thuế của chủ hàng, hải quan thực hiện thủ tục hải quan thu thuế hoặc ra thông báo thuế phải nộp.
-Trường hợp có sai lệch về tiền thuế giữa kết quả kiểm tra tính thuế của hải quan và thuế tự tính của chủ hàng, cơ quan hải quan ra thông báo thu thuế bổ sung hoặc điều chỉnh thuế theo quy định của pháp luật.
Khi nộp thuế và lệ phí hải quan xong, cán bộ hải quan sẽ đóng dấu “Chi cục hải quan thành phố Hải Phịng” ở phía bên trên, góc phải của “tờ khai hải quan điện tử” hoặc “tờ khai nhập khẩu”.
3.2.5. Bước 5: Chở hàng về nhập kho
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu, nhân viên công ty mang bộ chứng từ hồn chỉnh, đã có đủ dấu của chi cục đến địa điểm để hàng hóa tiến hành chuyển hàng hóa về cơng ty. Để tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo tiến độ của hoạt động kinh doanh, cơng ty hạn chế tình trạng lưu kho, lưu bãi. Nên, ngay sau khi hồn thành thủ tục hải quan, cơng ty sẽ phải thuê phương tiện vận tải, chuyển
hàng ra khỏi khu vực cảng dỡ, lúc này công ty phải xuất trình bộ chứng từ hợp lệ, cán bộ hải quan sẽ “Xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát” và đóng dấu “xác nhận thơng quan” cho lơ hàng nhập khẩu.
3.3 Thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công ty VinhVân Minh Vân Hà Nội Vân Minh Vân Hà Nội
Từ năm 2009, Công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội đã chuyển từ thủ tục hải quan truyền thống sang thủ tục hải quan điện tử. Theo đó, cơng ty đã trải qua các bước tương ứng với quy trình thủ tục hải quan điện tử quy định bởi Tổng cục hải quan như sau:
3.3.1 Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Mỗi giấy tờ cần có trong hồ sơ hải quan đều góp phần làm rõ về lơ hàng hóa nhập khẩu. Chính vì vậy, giấy tờ phải được cung cấp đầy đủ, theo đúng yêu cầu với thời gian quy định cho cơ quan hải quan. Tuy nhiên trên thực tế, khi nhân viên công ty Vinh Vân Minh Vân Hà Nội chuẩn bị hồ sơ chứng từ để làm thủ tục hải quan vẫn mắc phải một số lỗi sai.
Bảng 3.3 Tỉ lệ sai sót của các giấy tờ trong bộ chứng từ khi làm thủ tục hải quan của công ty VVMV Hà Nội trong 3 năm 2016-2018
Đơn vị: bộ Tên giấy tờ Tổng số lượng Số giấy tờ sai sót Tỉ lệ (%)
Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu 1206 29 2.41
Hợp đồng mua bán hàng hóa 785 28 3.57
Hóa đơn thương mại 785 31 3.95
Vận tải đơn 785 11 1.4
Bảng kê chi tiết hàng hóa 785 15 1.91
Tờ khai trị giá hải quan 1206 33 2.74
Giấy chứng nhận xuất xứ 524 9 1.72
Giấy phép nhập khẩu 524 6 1.14
( Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty) Nhìn vào bảng 3.3 ta thấy, hóa đơn thương mại và hợp đồng mua bán hàng hóa hay xảy ra sai sót nhất với tỉ lệ lần lượt là 3.95% và 3.57%, và thấp nhất là giấy phép nhập khẩu tỉ lệ là 1.1.4%.
Hóa đơn thương mại có sai sót nhiều nhất. Đầu tiên là do sai tên hàng: nhân viên khai hải quan sẽ ghi rõ tên hàng, quy các phẩm chất, thông số kĩ thuật… theo quy định, nhưng đối với một số trường hợp hàng hóa nhập khẩu là máy móc thiết bị được phân loại theo bộ phận chính hoặc máy thực hiện chức năng chính sẽ hay bị sai sót vơ tình khi khơng có hiểu sâu về mặt hàng này, đặt tên gần đúng với chức năng của máy. Sai sót thứ 2 là bên đối tác hay quên không ghi xuất xứ hàng hóa lên trên hóa đơn. Thứ 3 là sai sót về giá hàng hóa. Hóa đơn thương mại do bên xuất khẩu chuyển về cơng ty có một số chi tiết như trọng lượng, trọng tải không đúng với vận đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa, cơng ty phải u cầu bên xuất khẩu xem xét lại các chứng từ đó và điều chỉnh sắp xếp lại chứng từ đó sao cho các chi tiết phải giống nhau ở các chứng từ nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong chuẩn bị HSHQ cũng như quá trình khai và nộp HSHQ sau này.
Hợp đồng mua bán hàng hóa, tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu và tờ khai giá trị hải quan là các chứng từ có mức độ sai sót thứ 2. Trên hợp đồng có trường hợp tên hàng sai khác với trên hóa đơn thương mại. Việc này là do khâu kiểm tra chứng từ nhân viên khơng kiểm tra kĩ nên có sai sót. Trong khi đi làm thủ tục hải quan, cơ quan hải quan lại dựa trên những chứng từ mà công ty cung cấp để kiểm tra. Lỗi khác là do nhân viên khai sai giá hàng hóa so với giá ghi trên hóa đơn thương mại nhưng khơng phát hiện ngay. Hoặc, do nhân viên áp sai mã hàng dẫn đến áp sai mã thuế và đưa ra số thuế dự tính khơng chính xác nên khơng được cơ quan hải quan chấp nhận.
Vận tải đơn có khi đến muộn hoặc do đối tác gửi thiếu cho công ty. Trường hợp thông tin thời gian hàng đến khác với thông tin trong hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.
Lỗi thường gặp ở bảng kê chi tiết hàng hóa là thiếu tên các chi tiết.
Trong khâu kiểm tra chứng từ này, nhân viên nhập khẩu công ty VVMV Hà Nội vẫn cịn có sai sót trong việc kiểm tra các chứng từ và sự tương đồng về thông tin giữa chúng. Những lỗi này gặp phải do số lượng cơng việc nhiều trong khi đó số người làm thì ít, chưa có nhân viên chuyên kiểm tra chứng từ. Vì vậy, nhân viên nhập khẩu cần kiểm tra rõ nội dung thơng tin có trong các chứng từ xem có chính xác hay khơng nếu có sai sót gì thì phải u cầu phía bên đối tác xuất chỉnh sửa và
cung cấp lại ngay, và phía cơng ty cũng cần thêm người phù hợp để tránh ảnh hưởng trực tiếp tới việc làm thủ tục hải quan.
Cùng với việc chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục hải quan nhập khẩu, thì cơng ty VVMV Hà Nội đã làm tốt được việc dần rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan, tạo ưu thế hơn so với các công ty cùng ngành khác.
Biểu đồ 3.1 Thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
Đơn vị: giờ
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty)
Dựa vào sơ đồ trên ta thấy thời gian chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu của công ty đang được rút ngắn rõ rệt qua các năm từ 4.35 ngày năm 2016 xuống còn 2.25 ngày năm 2018. Tuy nhiên, số liệu của sơ đồ trên được tính trung bình cho tất cả các lần nhập hàng từ tất cả các thị trường là đối tác của cơng ty, cịn tính riêng đối với thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu cho các mặt hàng quen thuộc: vải, quần áo, thực phẩm, mỹ phẩm… từ thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản chỉ mất thời gian trung bình 1.5 ngày. Cịn đối với các mặt hàng hóa chất chiết xuất thì thời gian chuẩn bị hồ sơ lâu hơn, theo số liệu năm 2018 cơng ty đưa là mất khoảng 4 ngày vì đây là mặt hàng cần chứng thực nhiều loại giấy tờ nhưng việc này cũng được rút ngắn thời gian dần qua các năm. Có được kết quả này là nhờ sự nỗ lực của bộ phận nhân viên chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty, dựa vào kinh nghiệm làm việc lâu dài và sự cẩn thận mà công ty đã rút ngắn được thời gian
chuẩn bị hồ sơ hải quan, giảm thiểu tối đa sai sót giữa các loại giấy tờ để khả năng thông quan của lô hàng được nâng cao.
3.3.2 Khai báo và nộp hồ sơ hải quan
Sau 2 ngày, khi hàng bắt đầu đi thì nhân viên hải quan của công ty sẽ kiểm tra và chuẩn bị lên tờ khai. Trước khi hàng đến cảng 1 ngày thì bắt đầu nộp tờ khai hải quan. Việc khai báo và nộp HSHQ được cơng ty tiến hành bằng hình thức khai hải quan điện tử. Cơng ty hiện đang sử dụng phần mềm ECUS5 để khai hải quan điện tử.
Vì là một cơng ty Logistics có uy tín nhiều năm trong ngành sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ kĩ càng và có mối liên hệ tốt với các cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, nên phần lớn các bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty đều được phân luồng xanh và thơng quan một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, cũng khơng thể tránh khỏi một số sai sót về mặt chủ quan hay khách quan mà một số lô hàng bị đưa vào luồng vàng và luồng đỏ bị yêu cầu kiểm tra lại bộ hồ sơ và cao hơn có thể giữ hàng để kiểm tra hàng hóa trực tiếp.
Bảng 3.4 Số lượng hồ sơ hải quan nhập khẩu bị sai của công ty VVMV Hà Nội trong các năm 2016-2018
Năm Số bộ hồ sơ nhập khẩu Số bộ hồ sơ bị sai Tỉ lệ (%)
2016 389 96 24.68
2017 402 89 22.14
2018 415 82 19.76
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty) Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy, số bộ hồ sơ làm thủ tục thơng quan cho hàng hóa nhập khẩu tăng lên, từ 389 bộ năm 2016 lên đến 415 bộ năm 2018. Tuy nhiên số bộ hồ sơ bị sai lại giảm đi từ 96 bộ năm 2016 xuống còn 82 bộ năm 2018. Số lượng các lô hàng phải kiểm tra lại bộ hồ sơ được giảm đi đáng kể nhưng vẫn còn ở mức cao làm mất thời gian và tiền bạc của công ty. Các lỗi sai thường gặp chủ yếu như sau:
Biểu đồ 3.2 Các lỗi sai hay gặp khi làm bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu của công ty VVMV Hà Nội 2016-2018
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty)
Biểu đồ trên phản ánh các lỗi sai lặp lại nhiều nhất trong q trình nhân viên của cơng ty VVMV Hà Nội khai báo và nộp hồ sơ hải quan. Chiếm số lượng lớn nhất là lỗi áp mã sai hàng hóa ghi trên các tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán hàng hóa…với hơn 40 bộ hồ sơ. Thông thường, nhân viên khai báo hải quan sẽ căn cứ vào tên hàng và tính chất hàng để áp mã hàng và thuế nhập khẩu. Nhưng thực trạng tại công ty lại xảy ra hai vấn đề sau: Cụ thể là do sắp hết giờ làm việc hành chính của cơ quan hải quan để có thể làm TTHQ vào buổi sáng, nhân viên hải quan công ty đã vội vàng lấy bộ hồ sơ nộp mà chưa tiến hành kiểm tra lại xem có đầy đủ khơng. Cuối cùng hồ sơ của cơng ty bị trả về vì hải quan khơng chấp nhận nợ chứng từ. Thứ hai, đó là việc áp chưa đúng mã hàng hóa, vì có lơ hàng nhập khẩu ngun chiếc và có lơ hàng là nhập khẩu phụ kiện, linh kiện… nên các lô hàng đều phải xem xét kỹ lưỡng để áp dụng cho đúng mã hàng hóa và giá trị của từng lơ hàng để tính thuế đúng, như vậy mới được thơng quan nhanh chóng.
Nguyên nhân thứ hai khiến hải quan kiểm tra lại các bộ hồ sơ của công ty là do nhân viên khai báo hay bị nhầm trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì dẫn đến số cân khai trong tờ khai lại khác so với số liệu có trong chứng từ. Lỗi này là do các nhân viên mới khai báo sai nhưng lại thiếu sự kiểm tra kỹ càng từ các nhân viên có kinh nghiệm trong cơng ty, việc này cần cơng ty có thêm biện pháp khắc phục.
Một lỗi sai khác đứng thứ 3 về số lượng đó là việc đường truyền tải Internet gặp vấn đề có thể gây ra những trường hợp như chứng từ gửi đến chi cục hải quan lâu, tờ khai không gửi được tới chi cục hoặc đã nhận được thông báo “Dữ liệu đã được chuyển tới hải quan” nhưng lại không nhận được phản hồi từ hải quan, không