Khái niệm
Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, với chức năng chủ yếu là kiểm toán hoạt động Nó giúp phát hiện và ngăn chặn các hành vi tiêu cực, gian lận trong quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính Qua đó, kiểm toán nội bộ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, nhân lực và tiền vốn, hạn chế tham nhũng, cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao năng lực quản lý, cũng như hoàn thiện và đổi mới phong cách làm việc tại các cơ quan, đơn vị.
Kiểm toán nội bộ là một lĩnh vực nhận được nhiều ý kiến khác nhau Theo các chuẩn mực hành nghề do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành, việc thực hiện kiểm toán nội bộ đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và tiêu chuẩn nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Kiểm toán nội bộ là một chức năng độc lập trong tổ chức, có nhiệm vụ đánh giá và xác minh các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch Chức năng này được xem như một dịch vụ hỗ trợ quan trọng cho tổ chức.
Bản chất của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là hoạt động thiết yếu cho các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, giúp kiểm soát chất lượng hoạt động và thông tin kinh tế, tài chính Đây là công cụ quan trọng để quản lý và điều hành hiệu quả cho chủ doanh nghiệp.
2.1- Mục đích của kiểm toán
Kiểm toán nội bộ có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát chất lượng hoạt động cũng như thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Qua đó, nó hỗ trợ chủ sở hữu và nhà quản lý trong việc phát hiện và khắc phục những điểm yếu, ngăn ngừa sai sót và gian lận trong các hoạt động tài chính Kết quả của kiểm toán nội bộ không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác của thông tin kinh tế, tài chính được cung cấp cho các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp.
Thẩm tra các thủ tục kiểm soát là cần thiết để xác định tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống Mục tiêu là đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát hoạt động liên tục và hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các mục tiêu đã đề ra Qua quá trình thẩm tra, các hành vi gian lận, không bình thường và lãng phí sẽ được phát hiện, từ đó giúp ngăn chặn và giảm thiểu những vấn đề này.
Kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin tài chính là quá trình xác minh các hoạt động và phương tiện được sử dụng để đo đạc, phân loại và báo cáo thông tin Điều này đảm bảo rằng các sổ sách và báo cáo tài chính cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích.
Kiểm toán viên nội bộ có trách nhiệm kiểm tra sự tuân thủ các chính sách, thủ tục và quy định pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức Họ đánh giá tính hợp lý và ưu việt của các chính sách trước khi xác định mức độ tuân thủ, với sự cho phép của ủy ban quản trị Qua đó, kiểm toán viên chỉ ra lợi ích từ việc tuân thủ các chính sách và kế hoạch, cũng như những mất mát có thể xảy ra khi không tuân thủ.
Kiểm tra các phương tiện đảm bảo an toàn cho tài sản là nhiệm vụ quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các nguồn lực Kiểm toán viên nội bộ cần xem xét chất lượng thực hiện nhiệm vụ và khả năng của các nhóm hay nhân viên trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm Đồng thời, họ cũng phải đánh giá xem những nỗ lực này có mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp hay không.
Kiểm tra sự tuân thủ các mục tiêu đã đề ra cho các chu trình và nghiệp vụ hoạt động là rất quan trọng Đồng thời, kiểm toán nội bộ cũng cần hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc xác định và xây dựng các mục tiêu cho các chương trình.
Kiểm toán nội bộ không chỉ thực hiện các chức năng chính mà còn đảm nhận những nhiệm vụ đặc biệt nhằm hỗ trợ Ban giám đốc và Hội Đồng Quản Trị trong quá trình ra quyết định và quản lý.
2.3- Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Để thực hiện tốt các chức năng trên, kiểm toán nội bộ thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống điều hành quản lý trong doanh nghiệp hoạt động hiệu quả Việc đánh giá này giúp phát hiện kịp thời các vấn đề và cải thiện quy trình quản lý, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Kiểm soát chất lượng thông tin kinh tế và tài chính là quá trình quan trọng nhằm đánh giá tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo tài chính trước khi được phê duyệt.
Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán.
Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên sâu về công tác tài chính kế toán, đồng thời tham gia hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo sự tuân thủ các quy định kế toán.
Thông qua kiểm toán phát hiện những tồn tại, yếu kém sơ hở trong quản lý trong doanh nghiệp.
Kiểm toán nội bộ có quyền yêu cầu cung cấp tài liệu và thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Họ hoạt động độc lập về chuyên môn và nghiệp vụ, và trong trường hợp cần thiết, có quyền yêu cầu sự hỗ trợ về chuyên môn cũng như nhân sự từ các bộ phận chức năng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp, cần có những kiến nghị mang tính xây dựng gửi đến các cấp lãnh đạo và các bộ phận trong doanh nghiệp.
Có quyền bảo lưu ý kiến có liên quan đến kết quả kiểm toán.
2.5- Đối tương, phạm vi của kiểm toán nội bộ
Tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đều cần tổ chức công tác kiểm toán nội bộ phù hợp, đặc biệt là các Tổng công ty Nhà nước khuyến khích và hướng dẫn việc thực hiện kiểm toán nội bộ cho các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch tài chính.
- Kiểm toán Báo cáo tài chính;
II - Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Bán hàng -Thu tiền của báo cáo tài chính
Đặc điểm của chu trình Bán hàng - Thu tiền
Theo chế độ kế toán Doanh nghiệp, quá trình tiêu thụ diễn ra khi hàng hóa, lao vụ, dịch vụ được chuyển giao cho người mua và được thanh toán Tiêu thụ không chỉ là việc thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mà còn tạo ra vốn cho tái sản xuất mở rộng Để thu hồi vốn và thực hiện giá trị thặng dư, doanh nghiệp cần thực hiện tốt quá trình tiêu thụ, từ đó tạo nguồn thu quan trọng cho ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp, góp phần mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống người lao động.
Kiểm toán quy trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều chỉ tiêu quan trọng trong Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh, bao gồm tài khoản tiền, các khoản phải thu, doanh thu, và giá vốn hàng bán Những chỉ tiêu này giúp phân tích khả năng thanh toán, hiệu quả kinh doanh, tiềm năng phát triển và rủi ro tiềm tàng của doanh nghiệp Để hiểu sâu về chu trình bán hàng và thu tiền, cần nắm rõ các đặc điểm và thuộc tính của chu kỳ này.
Các đặc điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm có:
- Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ tiêu thụ tương đối lớn và phức tạp.
- Có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
- Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu.
Doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và lập kế hoạch phân phối thu nhập, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước Tuy nhiên, chỉ tiêu này có thể dễ dàng bị hiểu sai hoặc xuyên tạc.
Quan hệ thanh toán trong mua bán thường phức tạp, dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn và công nợ khó đòi Việc lập dự phòng nợ khó đòi thường mang tính chủ quan, phụ thuộc vào khả năng ước đoán của Ban Giám đốc, khiến cho quá trình kiểm tra trở nên khó khăn và dễ bị lợi dụng để tăng chi phí.
Rủi ro trong chu kỳ bán hàng và thu tiền có thể xảy ra theo nhiều hướng, dẫn đến việc ghi tăng, ghi giảm hoặc cả hai tùy thuộc vào ý đồ của doanh nghiệp hoặc cá nhân Ví dụ, khoản phải thu có thể bị khai tăng để che đậy sự thụt két, trong khi doanh thu có thể bị ghi giảm nhằm trốn thuế hoặc cải thiện tình hình tài chính Do đó, kiểm toán chu kỳ này thường tốn kém và mất thời gian Kiểm toán viên cần xem xét các đặc điểm của chu kỳ và ảnh hưởng của chúng đến việc lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán để đảm bảo hiệu quả trong việc xác minh và bày tỏ ý kiến về thông tin tài chính.
Tổ chức kế toán bán hàng và thu tiền
Bán hàng-Thu tiền là giai đoạn quan trọng trong quy trình sản xuất kinh doanh, diễn ra sau giai đoạn mua vào và thanh toán ở doanh nghiệp thương mại, cũng như sau giai đoạn sản xuất ở doanh nghiệp sản xuất Tổ chức kế toán cho giai đoạn này bao gồm các nội dung thiết yếu nhằm đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong hoạt động tài chính.
Tổ chức chứng từ kế toán là quá trình thiết kế và quy trình hạch toán các chứng từ theo các chỉ tiêu và đơn vị hạch toán cơ sở Trong chu trình Bán hàng-Thu tiền, việc tổ chức chứng từ kế toán được chia thành hai trường hợp khác nhau.
* Trường hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất
* Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức theo sơ đồ sau.
Biểu2 : Quy trình luân chuyển chứng từ
Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng
Bộ phận cung cấp dịch
BIểu 1: Quy trình luân chuyển chứng từ
Thủ trưởn g hoặc kế toán
Bộ phận quản lý hàng
Lập chứng từ bán hàng
Ký duyệt HĐ bán hàng
Giao nhận hàng theo HĐ
Ghi sổ và theo dõi thanh toán
Ghi sổ doanh thu và
Nhu cầu cung cấp dịch vụ
2.2- Các tài khoản sử dụng
Hạch toán trên cơ sở sổ tài khoản là phương pháp đối ứng tài khoản, giúp phân loại và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp Để đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin liên quan đến quá trình Bán hàng - Thu tiền, cần xây dựng một hệ thống tài khoản toàn diện.
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản 531 - Doanh thu bán hàng bị trả lại Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tài khoản 3387 - Doanh thu nhận trước Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 721 - Thu nhập bất thường
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
2.3- Hệ thống sổ sách sử dụng
Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ kế toán phổ niến hiện nay
Khi doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán Nhật ký chung, trong chu trình bán hàng và thu tiền, doanh nghiệp cần duy trì các sổ kế toán phù hợp để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
- Sổ Nhật ký thu tiền.
- Sổ Nhật ký bán hàng.
- Sổ cái (Trong đó có các TK liên quan đến chu kỳ)
- Sổ chi tiết các khách hàng phải thu.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
- Sổ chi tiết thuế VAT đầu ra.
2.4- Quy trình hạch toán quá trình tiêu thụ
Dựa trên các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái, kế toán lập Bảng cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin quan trọng cho công tác quản lý.
Chu trình Bán hàng -Thu tiền với công tác kiểm toán
Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền
Để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra kiểm toán viên phải thực hiện tốt các chức năng sau:
* Xử lý đặt hàng của người mua:
Nợ TK 004- Xoá sổ nợ khó đòi
Có TK 004- Nợ khó đòi đã xoá sổ nay đòi được
K/C khoản giảm trừ doanh thu
Xoá nợ phải thu khó
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi
Lập dự phòng phải thu khó đòi
VAT của khoản chiết khấu, giảm giá, và hàng bán bị trả lại bắt đầu từ việc đặt hàng của người mua, có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, hoặc hợp đồng mua - bán hàng hóa Về mặt pháp lý, đây là sự thể hiện sự sẵn sàng mua hàng hóa theo các điều kiện cụ thể, đánh dấu điểm khởi đầu của toàn bộ chu trình mua bán Dựa trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể quyết định bán hàng thông qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
Trong quá trình bán hàng, việc quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng cần được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng mua bán Nhiều công ty thực hiện việc ghi nhận bán chịu trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển, với sự phê duyệt của người có hiểu biết về tài chính và khách hàng Việc này giúp tính toán lợi ích cho cả hai bên, khuyến khích người mua thanh toán nhanh chóng thông qua các tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lại bỏ qua chức năng này, dẫn đến nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do thiếu sót trong thỏa thuận ban đầu.
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo nghĩa hẹp của khái niệm
Vận chuyển hàng hóa đến tay người mua là giai đoạn khởi đầu của chu trình tiêu thụ, đặc biệt quan trọng đối với các công ty bán buôn Do đó, đây thường được coi là thời điểm hợp lý để ghi nhận doanh thu bán hàng Chứng từ vận chuyển, thường là hóa đơn vận chuyển hoặc vận đơn, đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giao dịch này.
Các công ty lớn thường xuyên lập sổ vận chuyển để theo dõi các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng Bên cạnh đó, các cơ quan thuế quan quy định rằng khi vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp phải có hóa đơn bán hàng Hóa đơn này cần được lập đồng thời với vận đơn hoặc có thể kiêm chức năng của chứng từ vận chuyển.
* Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng ghi rõ mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa, bao gồm cả giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo Luật Thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành ba liên: liên đầu gửi cho khách hàng, hai liên sau được lưu lại để ghi sổ và theo dõi thu tiền Do đó, hóa đơn không chỉ giúp khách hàng nắm rõ số tiền và thời hạn thanh toán của từng giao dịch, mà còn là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và quản lý các khoản phải thu.
Nhật ký bán hàng là một công cụ quan trọng để ghi chép và cập nhật các giao dịch thương mại, giúp theo dõi doanh thu gộp từ nhiều mặt hàng Nó cũng phân loại các khoản doanh thu theo các định khoản phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính hiệu quả.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:
Sau khi thực hiện các chức năng bán hàng và ghi sổ kế toán, cần tiếp tục thu tiền trong cả điều kiện bình thường và không bình thường Việc ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng là rất quan trọng, và cần chú ý đến khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu, đặc biệt là tiền mặt trực tiếp.
* Xử lý và ghi sổ bán hàng bị trả lại và khoản bớt giá:
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không hài lòng với hàng hóa, dẫn đến việc người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá Để ghi nhận tình huống này, cần lập bảng ghi nhớ, thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Dựa trên các tài liệu này, người bán phải ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, đồng thời cập nhật vào sổ phụ.
* Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được:
Trong một số trường hợp, người mua có thể không thực hiện thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Sau khi tiến hành thẩm định, nếu xác định khoản thất thu này là "bất khả kháng", cần xem xét việc xoá sổ khoản phải thu đó.
Dự phòng nợ khó đòi là khoản dự phòng được lập ra nhằm đảm bảo đủ khả năng chi trả cho các khoản đã tiêu thụ trong kỳ nhưng không thể thu hồi trong tương lai Tuy nhiên, ở nhiều công ty, khoản dự phòng này thường là số dư do quản lý điều chỉnh vào cuối năm để giảm giá trị các khoản nợ không thu được.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình Bán hàng-Thu tiền
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp, giúp thu hồi vốn nhanh, giảm chi phí và tăng lợi nhuận Để đạt được những mục tiêu này, các hoạt động sản xuất kinh doanh cần được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp là yếu tố then chốt để quản trị gia có thể đưa ra quyết định đúng đắn, từ đó nâng cao khả năng thành công trong quá trình kiểm tra và kiểm soát.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập để đạt được bốn mục tiêu chính.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm để thực hiện các quy định pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tất cả các chính sách và thủ tục kiểm soát mà đơn vị thiết lập và duy trì Mục đích của hệ thống này là để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
- Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
- Đảm bảo được mọi hoạt động của đơn vị đều được thực hiện đúng trật tự và được giám sát
- Phát hiện kịp thời những sự kiện bất thường trong hoạt động kinh doanh để tìm biện pháp xử lý.
Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận trong đơn vị là rất quan trọng để bảo vệ tài sản và thông tin, ngăn chặn việc lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức.
- Lập báo cáo tài chính kịp thời, có đủ độ tin cậy và tuân theo các yêu cầu pháp luật hiện hành.
2.2- Các nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ a- Môi trường kiểm soát
Bao gồm các yếu tố nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng đến thiết kế và hoạt động kiểm soát nội bộ, những nhân tố này được thể hiện qua 6 khía cạnh chính.
Mặt 1: Đặc thù, phong cách điều hành của ban quản trị
Ban quản trị, gồm các nhà quản lý cấp cao, đóng vai trò quyết định trong việc điều hành hoạt động của đơn vị, do đó, quan điểm và đường lối quản trị của họ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Có hai xu hướng quản lý chính là quản lý táo bạo và quản lý rụt rè Nếu ban quản trị quyết định táo bạo, điều này có thể dẫn đến rủi ro kiểm soát lớn, trong khi nếu họ quá rụt rè, sẽ gây ra những tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Mặt 2: Cơ cấu tổ chức
Cách phân quyền trong bộ máy quản lý có thể theo hai xu hướng chính: quá tập trung hoặc quá phân tán Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ, giảm thiểu sự chồng chéo, đồng thời nâng cao hiệu quả kiểm tra, giám sát và quy kết trách nhiệm.
Mặt 3: Chính sách cán bộ
Việc sử dụng và bồi dưỡng cán bộ cần có tính kế tục và liên tiếp để xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi, từ đó gia tăng hiệu quả lao động Để đạt được điều này, cần thiết phải thiết lập chính sách tuyển dụng, đề bạt và khen thưởng công bằng, nhằm thu hút và giữ chân những nhân tài.
Mặt 4: Kế hoạch và chiến lược
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược ngắn hạn và dài hạn Kế hoạch và chiến lược hoạt động chính là nền tảng để đánh giá định hướng phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Mặt 5: Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm các thành viên lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp, như hội đồng quản trị và các chuyên gia kiểm soát Nhiệm vụ chính của uỷ ban là giám sát quy trình báo cáo tài chính, đảm bảo cơ cấu kiểm soát nội bộ hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.
Mặt 6: Các nhân tố bên ngoài
Hoạt động của đơn vị bị chi phối bởi nhiều yếu tố bên ngoài, bao gồm luật pháp, sự kiểm tra và thanh tra từ các cơ quan nhà nước, tác động từ các chủ nợ và con nợ, cùng với đường lối phát triển của đất nước và bộ máy quản lý ở cấp vĩ mô Hệ thống kế toán cũng chịu ảnh hưởng từ những yếu tố này, góp phần đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Là một công cụ quản lý tài chính, hệ thống này cung cấp thông tin và kiểm tra tình hình tài sản thông qua các phương pháp như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán.
Hệ thống kế toán bao gồm các yếu tố quan trọng như sổ chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và bảng cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
VD: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ.
Lập Duyệt Thực hiện Ghi sổ Lưu Huỷ Huỷ phải theo quy định của Pháp luật c- Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là hệ thống và quy trình được thiết lập bên cạnh các yếu tố môi trường kiểm soát và đặc điểm của hệ thống kế toán, nhằm đáp ứng các mục tiêu của ban quản trị Các thủ tục này được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản.
Nguyên tắc 1: Phân công phân nhiệm rõ ràng
Phân công phân nhiệm giúp cách ly trách nhiệm, ngăn ngừa sai sót và dễ dàng phát hiện lỗi nhờ vào việc phân chia trách nhiệm cho nhiều bộ phận và cá nhân Điều này không chỉ tạo điều kiện cho chuyên môn hóa trong công việc mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nguyên tắc 2: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
3.1- Hệ thống các mục tiêu kiểm toán
Kiểm toán bao gồm hai chức năng chính: xác minh và theo dõi Theo các tiêu chuẩn quốc tế, chức năng xác minh được cụ thể hóa thành các mục tiêu khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng và loại hình kiểm toán.
Theo văn bản chuẩn mực kiểm toán, mục tiêu của kiểm tra báo cáo tài chính là đánh giá tính trung thực của các báo cáo về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và lưu chuyển dòng tiền theo nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận Mỗi cuộc kiểm toán đều đặt ra các mục tiêu giúp kiểm toán viên thu thập đầy đủ bằng chứng cần thiết Những mục tiêu này liên quan chặt chẽ đến sự xác nhận của doanh nghiệp, đặc biệt là ban quản trị, về các tiêu chuẩn thông tin được trình bày trong báo cáo tài chính.
Thông thường các bước triển khai mục tiêu kiểm toán như sau.
Biểu 3 : Các bước triển khai mục tiêu kiểm toán
Các báo cáo tài chính
Các bộ phận cấu thành của báo cáo tài chính
Xác nhận của ban quản trị về chu trình bán hàng thu
Các mục tiêu kiểm toán chung đối với các chu trình
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với các chu
Việc xác nhận của ban quản trị về các chu trình, đặc biệt là chu trình bán hàng - thu tiền, đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các mục tiêu kiểm toán Sự xác nhận này giúp chúng ta chuyển từ mục tiêu kiểm toán tổng quát đến các mục tiêu cụ thể cho từng chu trình.
Mục tiêu chung trong kiểm toán tài chính liên quan đến việc áp dụng các tiêu chí cho toàn bộ các khoản mục trên báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin Trong khi đó, mục tiêu đặc thù được thiết kế riêng cho từng chu trình cụ thể, phản ánh sự phán đoán của kiểm toán viên về các đặc điểm và rủi ro có thể xảy ra trong từng trường hợp.
Các mục tiêu chung áp dụng cho toàn bộ báo cáo tài chính của một cuộc kiểm toán tài chính như sau:
1 Xác minh về tính hiệu lực.
2 Xác minh về tính trọn vẹn.
3 Xác minh về việc phân loại và trình bày.
4 Xác minh về nguyên tắc tính giá.
5 Xác minh về quyền và nghĩa vụ.
6 Xác minh về tính chính xác, máy móc
Dựa trên các mục tiêu chung của kiểm toán bảng khai tài chính, có thể xác định các mục tiêu đặc thù cho chu trình bán hàng và thu tiền, bao gồm việc đảm bảo tính chính xác của doanh thu, kiểm soát hiệu quả quy trình bán hàng, và xác minh tính hợp lệ của các khoản thu tiền.
1 Xác nhận về sự hiện hữu ( tính có thật): Doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh những quá trình về trao đổi hàng hoá và dịch vụ thực tế đã xẩy ra, các khoản phải thu là có thực được lập vào ngày lập bảng cân đối kế toán.
2 Xác nhận về tính đầy đủ ( tính trọn vẹn): Doanh thu về hàng hoá và dịch vụ đã bán, các khoản thu bằng tiền và các khoản phải thu đã được ghi sổ và đưa vào báo cáo tài chính.
3 Xác nhận về quyền sở hữu: Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh nghiệp tại ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
4 Xác nhận về sự đánh giá và phân loại: Doanh thu và các khoản phải thu được phân loại đúng bản chất kinh tế và được đánh giá theo các chuẩn mực kế toán và các quy định về tài chính.
5 Xác nhận về sự trình bày: Doanh thu và các khoản phải thu được trình bày trung thực và đúng đắn trên tài khoản cũng như trên các báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành.
6 Xác nhận về sự tính toán chính xác: Các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, các phép tính cộng dồn, nhân, chia được tính toán đúng đắn và chính xác.
7 Xác nhận về tính đúng kỳ: Cụ thể doanh thu và các khoản phải thu phải được ghi chép đúng kỳ, không được ghi giảm doanh thu kỳ này, ghi tăng doanh thu kỳ sau và ngược lại.
Mỗi chu trình kiểm toán đều có những mục tiêu đặc thù riêng, trong đó chu trình Bán hàng - Thu tiền cũng không phải là ngoại lệ Mục tiêu của chu trình này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng cuộc kiểm toán cụ thể Do đó, kiểm toán viên cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để xác định các mục tiêu kiểm toán phù hợp.
3.2- Các chứng từ, sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán 3.2.1- Các chứng từ được sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm
- Báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và năm nay
- Các đơn đặt hàng của khách (Đây là cơ sở pháp lý cho việc ràng buộc trách nhiệm cho các bên tham gia hợp đồng)
- Hợp đồng đã ký kết về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Các bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng.
- Các chứng từ phiếu thu tiền mặt hoặc séc, giấy báo nợ, các bản sao kê của ngân hàng.
- Các hợp đồng khế ước, tín dụng.
3.2.2- Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong kỳ để hạch toán kế toán thì hệ thống sổ bao gồm:
2 Sổ Nhật ký thu tiền.
4 Sổ chi tiết các khách hàng phải thu.
5 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
6 Sổ chi tiết thuế VAT đầu ra.
3.3- Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Bảng khai tài chính
Sau khi các mục tiêu kiểm toán cho chu trình bán hàng và thu tiền được xác nhận, bước tiếp theo là thu thập bằng chứng kiểm toán Để đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong công việc, việc tập hợp và đánh giá bằng chứng cần tuân theo một quy trình khoa học và hợp lý.
Quy trình kiểm toán là hệ thống các phương pháp tổ chức một cuộc kiểm toán, giúp kiểm toán viên thu thập đầy đủ bằng chứng cần thiết.
Lịch sử hình thành
Công ty Hoá chất Mỏ, tọa lạc tại tổ 27 phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội, được thành lập với 7 phòng ban ban đầu.
Ngành Hoá chất Mỏ được thành lập trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, ban đầu chỉ là kho chứa vật liệu nổ tại Hữu Lũng, Lạng Sơn Nhiệm vụ chính của ngành là tiếp nhận vật liệu nổ công nghiệp từ Liên Xô, Trung Quốc và các nước Đông Âu, nhằm phục vụ cho ngành than và các lĩnh vực kinh tế quốc dân.
Sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng và đất nước thống nhất, nhu cầu về vật liệu xây dựng (VLN) để phục vụ cho công cuộc khôi phục và xây dựng đất nước ngày càng tăng cao.
Năm 1976, ngành Hoá chất Mỏ bắt đầu được tổ chức lại với việc tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm đưa vật liệu nổ (VLN) đến nơi cần sử dụng Xí nghiệp Hoá chất Mỏ thuộc Công ty Xuất nhập khẩu Than và cung ứng vật tư (COALIMEX) được thành lập, từ đó dẫn đến sự ra đời liên tiếp của các chi nhánh Hoá chất Mỏ trên khắp cả nước để sản xuất và cung cấp VLN.
Trước nhu cầu ngày càng tăng về sử dụng và quản lý vật liệu nổ công nghiệp, Bộ Năng Lượng đã quyết định thành lập Công ty Hoá chất Mỏ thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam vào ngày 1/4/1995 Sự kiện này không chỉ đánh dấu bước trưởng thành của ngành Hoá chất Mỏ mà còn thể hiện sự quan tâm của Nhà nước trong việc phát triển ngành này, nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu sản xuất và cung ứng vật liệu nổ cho ngành than và toàn bộ nền kinh tế.
Quá trình phát triển
Từ 7 phòng ban, 6 đơn vị trực thuộc đến nay Công ty Hoá chất Mỏ đẫ có
9 phòng ban và 18 Xí nghiệp, chi nhánh ở khắp miền trong cả nước.
Công ty chuyên sản xuất và cung cấp thuốc nổ, bao gồm các hoạt động như phối chế, thử nghiệm, đóng gói và bảo quản vật liệu nổ công nghiệp Ngoài ra, công ty còn kinh doanh đa dạng các mặt hàng và dịch vụ khác như vận tải, may mặc, cung ứng xăng dầu và các vật tư liên quan.
Việc mở rộng ngành nghề kinh doanh của Công ty không chỉ tạo ra nhiều việc làm mới mà còn nâng cao thu nhập cho công nhân Chất lượng và số lượng lao động cũng được cải thiện rõ rệt, với số lượng lao động tuyển dụng hàng năm tăng từ 1598 người vào năm 1998 lên 1643 người vào năm 1999.
1695 người năm 2000 Trong đó nhân viên quản lý 186 người, nhân viên sản xuất 1509 người.
Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công ty Hoá chất Mỏ là doanh nghiệp Nhà nước, được giao vốn và đất đai bởi Tổng Công ty Than Việt Nam để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ chính của công ty là
- Sản xuất, phối chế, thử nghiệm, đóng gói, bảo quản, cung ứng vật liệu nổ;
- Xuất nhập khẩu thuốc nổ, nguyên liệu hoá chất để sản xuất vật liệu nổ;
- Dịch vụ nổ mìn cho các đơn vị trong cả nước;
- Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy và bao bì VLN, giấy sinh hoạt;
- Dịch vụ cung ứng xăng dầu và vật tư hàng hoá khác;
- Sản xuất than sinh hoạt, vật liệu vật liệu xây dựng;
- May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu;
- Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ;
- Kinh doanh dịch vụ ăn nghỉ cho khách;
- Kinh doanh vật tư thiết bị, phụ tùng và làm uỷ thác tiếp nhận vận chuyển cho các đối tượng có nhu cầu;
Đặc điểm về máy móc thiết bị
4.1- Thiết bị sản xuất thuốc nổ
Công ty có dây chuyền sản xuất thuốc nổ
- Dây chuyền sản xuất thuốc nổ ANFO với hệ thống thiết bị sản xuất tĩnh có công xuất 18000 tấn / năm;
- Dây chuyền sản xuất thuốc nổ lộ thiên ZECNÔ với công suất 4200 tấn/ năm;
- Dây chuyền sản xuất thuốc nổ ANFO chịu nước.
Công ty sở hữu một hệ thống phương tiện vận tải đa dạng bao gồm đường bộ, đường thuỷ và đường biển, được thiết kế và trang bị đầy đủ các thiết bị phòng chống cháy nổ theo quy định về vận chuyển vật liệu nổ công nghiệp Tổng trọng lượng vật liệu nổ được vận chuyển lên đến 2883 tấn, với 90 xe ô tô có trọng tải từ 1,5 đến 12 tấn, 4 tàu biển, 1 tàu phà sông biển, 2 tàu tự hành sông loại 100 tấn, 3 đầu kéo, 6 xà lan, 26 xe chỉ huy điều hành và 5 xe FORD chuyên dụng cho khoan nổ mìn.
4.3- Hệ thống kho chứa vật liệu nổ công nghiệp
Công ty sở hữu một hệ thống kho chứa vật liệu nổ công nghiệp trải dài trên ba miền đất nước, bao gồm cả kho chìm và kho nổi Tổng cộng, công ty quản lý 63 nhà kho với khả năng chứa lên đến 6000 tấn thuốc nổ.
Công ty Hoá chất Mỏ sở hữu một hệ thống máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải hiện đại cùng với các nhà xưởng quy mô lớn, cho thấy năng lực sản xuất kinh doanh vượt trội của công ty.
Nguyên vật liệu
Công ty sản xuất thuốc nổ sử dụng nguyên vật liệu từ các mỏ khai thác và sản xuất tại chỗ, đặc biệt là từ Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh và Xí nghiệp Hoá chất Mỏ và cảng Bạch Thái Bưởi Bên cạnh đó, một phần nguyên vật liệu cũng được nhập khẩu từ nước ngoài để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Hàng năm Công ty nhập khẩu nguyên liệu Nitơrat Amôn với một khối lương lớn: như năm 2000 đã nhập 6918,5 tấn Nitơrat Amôn trị giá 1.538.690 USD.
Nhà cung ứng chính của Công ty là các nhà cung ứng Trung Quốc, úc
Do yêu cầu nhập khẩu nguyên liệu và các loại thuốc nổ lớn, công tác quản lý được giao cho văn phòng Công ty, với trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể thuộc về phòng thương mại.
