Khái quát chung về kiểm toán nội bộ
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ
Chức năng của kiểm toán nội bộ :
Kiểm toán nội bộ có 3 chức năng:
Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ:
Theo Điều 6 Quy chế Kiểm toán nội bộ (áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước) Kiểm toán nội bộ có các nhiệm vụ sau:
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trước khi trình ký duyệt, cần kiểm tra và xác nhận chất lượng cũng như độ tin cậy của thông tin kinh tế và tài chính trong Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán quản trị.
Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động và quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đặc biệt là việc tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách tài chính, kế toán cũng như các nghị quyết và quyết định của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc doanh nghiệp.
Phát hiện những điểm yếu và gian lận trong quản lý tài sản doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này giúp đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý và điều hành kinh doanh hiệu quả hơn.
Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu thoả mãn 2 điều kiện:
Kiểm toán nội bộ cần phải trực thuộc một cấp cao để đảm bảo phạm vi hoạt động không bị hạn chế Đồng thời, tổ chức này cũng cần được giao quyền hạn rộng rãi và hoạt động độc lập với phòng kế toán cũng như các bộ phận đang được kiểm tra.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác kiểm toán nội bộ, việc tuyển chọn nhân viên cần chú trọng đến năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, phù hợp với các quy định hiện hành.
Loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ có ba loại hình hoạt động:
Việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị là cần thiết để xác nhận kết quả và đưa ra những kiến nghị cải tiến Qua đó, giúp hoàn thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất hoạt động của từng đơn vị.
Kiểm tra việc huy động phân phối sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật tư, tài sản, nguồn vốn, lợi thế kinh doanh).
Kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và sử dụng thu thập kết quả bảo toàn phát triển vốn.
Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Là việc kiểm tra xác nhận và đưa ra những đánh giá về việc:
Tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của Nhà nước.
Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc cần ban hành các chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định và quy chế phù hợp với luật pháp và các quy định hiện hành của Tổng công ty cũng như các đơn vị thành viên.
Tuân thủ các quy định về nguyên tắc và chính sách kế toán là rất quan trọng, bao gồm việc lập chứng từ, sử dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin, trình bày Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị, cũng như lưu trữ tài liệu kế toán một cách hợp lý.
Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên là quá trình kiểm tra, xác nhận và đánh giá kịp thời, đầy đủ và khách quan độ tin cậy của báo cáo tài chính Công việc này bao gồm việc kiểm tra các đơn vị thành viên, đại diện, chi nhánh của Tổng công ty và báo cáo tài chính hợp nhất trước khi Tổng giám đốc ký duyệt Đồng thời, kiểm toán cũng đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả.
Kiểm toán Báo cáo tài chính có thể thực hiện theo quý hoặc hàng năm, tùy thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn Tổng công ty, cũng như yêu cầu từ Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị.
II QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1 Nội dung kiểm toán bán hàng- thu tiền
1.1 Chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền :
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa thông qua việc trao đổi hàng hóa và tiền tệ Quy trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền Các chức năng cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng, xử lý thanh toán và giao hàng cho khách hàng.
Xử lý đơn hàng của người mua bắt đầu từ việc nhận các hình thức đặt hàng như đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, hoặc yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Về mặt pháp lý, đây là sự bày tỏ sẵn sàng mua hàng hóa theo các điều kiện nhất định, đánh dấu điểm khởi đầu của toàn bộ chu trình giao dịch Dựa trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể đưa ra quyết định bán hàng thông qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
Việc bán hàng thường đi đôi với thu tiền, do đó, ngay từ đầu, cần xem xét quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng trong hợp đồng kinh tế Nhiều công ty yêu cầu một chuyên gia tài chính xem xét trước khi vận chuyển hàng hóa, nhằm đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, thường thông qua việc khuyến khích người mua thanh toán nhanh bằng các mức giảm giá theo thời hạn Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lại bỏ qua bước này, dẫn đến tình trạng nợ khó đòi và thất thu do khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do thiếu sót trong thỏa thuận ban đầu.
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán theo nghĩa hẹp của khái niệm
Việc “tiêu thụ” hàng hoá thông qua vận chuyển đến tay người mua là khởi đầu của chu trình bán hàng, đặc biệt đối với các công ty bán buôn, và thường được ghi sổ như một giao dịch bán hàng Tại thời điểm giao hàng, chứng từ vận chuyển như hoá đơn vận chuyển hoặc vận đơn sẽ được lập Các công ty lớn thường duy trì sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ này Hơn nữa, các cơ quan thuế quan quy định rằng khi vận chuyển hàng hoá, cần phải có hoá đơn bán hàng, và hoá đơn này phải được lập cùng lúc với vận đơn hoặc có thể kiêm chức năng của chứng từ vận chuyển.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng thể hiện mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa, bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, và các yếu tố khác theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành ba liên: liên đầu gửi cho khách hàng, hai liên còn lại được lưu giữ để ghi sổ và theo dõi thu tiền Nhờ đó, hóa đơn không chỉ cung cấp thông tin về số tiền và thời hạn thanh toán cho khách hàng mà còn là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và quản lý các khoản phải thu.
Nhật ký bán hàng là công cụ quan trọng để ghi chép và cập nhật các giao dịch thương mại, giúp theo dõi doanh thu từ nhiều mặt hàng khác nhau Nó phân loại các thông tin theo các định khoản phù hợp, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:
Sau khi hoàn tất các chức năng bán hàng và ghi sổ kế toán, cần tiếp tục thực hiện các chức năng thu tiền trong cả điều kiện bình thường và không bình thường Việc ghi chép các khoản thu tiền bán hàng là rất quan trọng, và cần chú ý đến khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm, đặc biệt là với các khoản thu tiền mặt trực tiếp.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá:
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không hài lòng với hàng hoá, dẫn đến việc người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá Trong trường hợp này, cần lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hoá đơn để chứng minh việc ghi giảm các khoản phải thu Dựa trên đó, cần ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản giảm giá, đồng thời ghi vào sổ phụ.
Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được:
Trong một số trường hợp, người mua có thể không thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Sau khi tiến hành thẩm định, nếu xác định khoản thất thu này là "bất khả kháng", cần xem xét việc xoá sổ khoản phải thu đó.
Dự phòng nợ khó đòi là khoản dự trữ được lập ra nhằm đảm bảo đủ khả năng trang trải cho các khoản đã tiêu thụ trong kỳ nhưng không thể thu hồi trong tương lai Tại nhiều công ty, khoản dự phòng này thường là số dư điều chỉnh cuối năm do quản lý thực hiện để giảm giá trị các khoản nợ khó đòi.
1.2 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền
Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính
Nội dung kiểm toán bán hàng- thu tiền
1.1 Chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền :
Bán hàng- thu tiền là quy trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa thông qua việc trao đổi hàng hóa và tiền tệ Quá trình này bắt đầu từ nhu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền Chu trình bán hàng- thu tiền bao gồm các chức năng cơ bản quan trọng.
Xử lý đặt hàng của người mua bao gồm các hình thức như đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, và hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ Về mặt pháp lý, đây là sự bày tỏ sẵn sàng mua hàng hóa theo các điều kiện xác định, đánh dấu điểm khởi đầu của toàn bộ chu trình Dựa trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét và quyết định bán hàng thông qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
Trong quá trình bán hàng, việc thu tiền thường gắn liền với khái niệm tiêu thụ, do đó, ngay từ thỏa thuận ban đầu, cần xem xét quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Quyết định này nên được thể hiện rõ trong hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thỏa thuận Trước khi vận chuyển hàng hóa, nhiều công ty thường yêu cầu một người có kiến thức về tài chính và khách hàng thực hiện việc xét duyệt Việc này có thể dựa trên lợi ích của cả hai bên, khuyến khích người mua thanh toán nhanh chóng thông qua các tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lại bỏ qua chức năng này, dẫn đến nợ khó đòi và thất thu do khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán vì những sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán theo nghĩa hẹp của khái niệm
Vận chuyển hàng hoá đến người mua là khởi đầu của chu trình tiêu thụ, đặc biệt đối với các công ty bán buôn, và thường là thời điểm ghi sổ bán hàng Khi giao hàng, chứng từ vận chuyển như hoá đơn vận chuyển hoặc vận đơn sẽ được lập Các công ty lớn thường duy trì sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ này Ngoài ra, cơ quan thuế quan yêu cầu phải có hoá đơn bán hàng khi vận chuyển hàng hoá, và hoá đơn này cần được lập đồng thời với vận đơn hoặc có thể kiêm chức năng chứng từ vận chuyển.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng, ghi nhận chi tiết về mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa, bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển và bảo hiểm, theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành ba liên: liên đầu gửi cho khách hàng, hai liên còn lại được lưu trữ để ghi sổ và theo dõi thu tiền Do đó, hóa đơn không chỉ giúp khách hàng hiểu rõ số tiền và thời hạn thanh toán của từng giao dịch, mà còn là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
Nhật ký bán hàng là công cụ quan trọng để ghi chép và theo dõi các giao dịch bán hàng, giúp cập nhật doanh thu từ nhiều mặt hàng khác nhau Nó phân loại các thông tin theo các định khoản thích hợp, hỗ trợ quản lý và phân tích hiệu quả kinh doanh.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:
Sau khi hoàn tất các chức năng bán hàng và ghi sổ kế toán, cần tiếp tục thực hiện các chức năng thu tiền trong cả điều kiện bình thường và không bình thường Việc ghi chép các khoản thu từ bán hàng là rất quan trọng, và cần chú ý đến khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu, đặc biệt là tiền mặt trực tiếp.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá:
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không hài lòng với hàng hóa, dẫn đến việc người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá Trong trường hợp này, cần lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn để chứng minh việc ghi giảm các khoản phải thu Dựa trên đó, cần ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, đồng thời ghi vào sổ phụ.
Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được:
Trong một số trường hợp, người mua có thể không thực hiện nghĩa vụ thanh toán hoặc không còn khả năng chi trả Sau khi tiến hành thẩm định, nếu xác định rằng khoản thất thu này là “bất khả kháng”, cần cân nhắc việc xoá sổ khoản phải thu đó.
Dự phòng nợ khó đòi là khoản dự phòng được lập để đảm bảo đủ khả năng trang trải cho các khoản đã tiêu thụ trong kỳ, nhưng không có khả năng thu hồi trong tương lai Tại nhiều công ty, số dư dự phòng này thường là kết quả của việc điều chỉnh cuối năm do quản lý thực hiện, nhằm giảm giá trị đối với các khoản nợ khó đòi.
1.2 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố nội bộ và ngoại bộ ảnh hưởng đến thiết kế và hoạt động của kiểm soát nội bộ Các yếu tố nội bộ như quản lý, cấu trúc tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và ủy ban kiểm soát đóng vai trò quan trọng Trong khi đó, các yếu tố bên ngoài như sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối phát triển quốc gia cũng có tác động đáng kể đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin quản lý, bao gồm kế toán tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh Nó thực hiện nhiệm vụ nhận biết, thu nhập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính, nhằm đáp ứng chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán của đơn vị Hệ thống này bao gồm nhiều thành phần khác nhau.
Hệ thống chứng từ kế toán:
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, hệ thống chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại chứng từ quan trọng như hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán, phiếu vận chuyển, đơn đặt hàng và phiếu thu Những chứng từ này được lập khi có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền xảy ra tại doanh nghiệp, đồng thời quy trình luân chuyển chúng giữa các phòng ban và bộ phận cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Bảng số 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng-thu tiền
Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh
Nhu cầu Đơn đặt hàng của Phê chuẩn phương Lập hoá đơn mua hàng khách- phiếu tiêu thụ thức bán chịu, tiêu thụ thuế GTGT
Thủ kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán Lưu trữ và bảo
Xuất kho Vận chuyển Ghi các loại sổ, quản chứng từ hàng, lập vận đơn định kỳ lập báo cáo
Hệ thống tài khoản kế toán:
Báo cáo tài chính dựa trên các chu trình nghiệp vụ cơ bản giúp xác định phạm vi kiểm toán, đảm bảo không có khoản mục nào bị bỏ qua Các tài khoản liên quan đến chu trình này phản ánh kết quả xử lý thông tin về chu trình bán hàng và thu tiền, được ghi chép rõ ràng trong sổ sách kế toán.
- Tài khoản Tiền mặt, Tài khoản Tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản Phải thu khách hàng
- Tài khoản Dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Tài khoản Doanh thu bán hàng
- Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, thuế VAT
Ngoài báo cáo tài chính, có nhiều thông tin quan trọng khác được ghi chép trong hệ thống sổ sách kế toán Những thông tin này bao gồm các khoản chi phí dự phòng cho nợ xấu, chi phí bán hàng, giá vốn hàng bán, và việc xử lý các khoản nợ không thu hồi được.
Hệ thống sổ kế toán:
Thực tế kiểm toán quy trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà
Đặc điểm của Tổng công ty Sông Đà
1.Quá trình hình thành và phát triển
Tổng công ty Sông Đà, thành lập năm 1960, là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Xây dựng, hoạt động với tên giao dịch quốc tế là Song Da Corporation.
Tổng công ty Sông Đà, có trụ sở tại Nhà G10, phường Thanh Xuân Nam, quận Thanh Xuân, Hà Nội, là một trong những Tổng công ty lớn mạnh của Bộ Xây dựng Tổng công ty đã đóng góp quan trọng vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng đất nước và hỗ trợ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá hiện nay.
Trong những năm qua, cán bộ công nhân viên của Tổng công ty đã nỗ lực vượt qua nhiều khó khăn trong kinh doanh, giúp công ty không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong cơ chế thị trường Tổng công ty đã xây dựng nhiều công trình mới cho tổ quốc, duy trì ổn định về tổ chức, cơ sở vật chất và trang thiết bị Đầu tư vào công nghệ hiện đại đã nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên Đồng thời, Tổng công ty cũng thực hiện tốt các chính sách xã hội và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
Tổng công ty Sông Đà chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB), đóng góp đáng kể vào lợi nhuận của công ty Hoạt động này đã giúp giá trị tài sản cố định của công ty tăng từ 662 tỷ đồng vào năm 1993 lên tới 4300 tỷ đồng.
Trong những năm qua, Tổng công ty đã tăng giá trị xuất nhập khẩu từ 4,5% đến 10,5%, đồng thời tạo việc làm cho hơn 4000 cán bộ công nhân viên, với nhiều cơ sở cung cấp việc làm thường xuyên và thu nhập ổn định Hoạt động của Tổng công ty diễn ra đa dạng trên nhiều lĩnh vực và hình thức khác nhau, tất cả đều hướng đến việc đạt được mục tiêu chung của Tổng công ty.
Tổng công ty đã đóng góp vào việc xây dựng nhiều công trình thủy điện lớn của đất nước, bao gồm nhà máy thủy điện Thác Bà với công suất 108 MW và thủy điện Hòa Bình.
Thủy điện Trị An với công suất 1920 MW và các công trình khác như 400 MW đã đóng góp 70% tổng sản lượng điện của Việt Nam, thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Qua 40 năm trưởng thành và phát triển, Tổng công ty Sông Đà đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và điều hành sản xuất Ngày nay, Tổng công ty có một đội ngũ hơn 20000 cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề trong đó hơn 3000 cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ đại học và trên đại học, chú trọng đầu tư đổi mới trang thiết bị, Tổng công ty là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có lực lượng thiết bị thi công chuyên ngành tiên tiến và hiện đại.
Tổng công ty Sông Đà đã hai lần nhận huân chương Hồ Chí Minh và nhiều phần thưởng khác nhờ những đóng góp lớn lao cho sự nghiệp xây dựng đất nước Trong giai đoạn 2001 – 2010, mục tiêu phát triển của Tổng công ty là trở thành một tập đoàn kinh tế đa dạng hóa ngành nghề và sản phẩm, đồng thời duy trì và phát triển ngành xây dựng truyền thống Điều này nhằm đảm bảo Tổng công ty trở thành một nhà thầu mạnh, có khả năng thực hiện các công trình trọng điểm trong nước và quốc tế, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và góp phần quan trọng vào công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Tổng công ty Sông Đà là doanh nghiệp Nhà nước chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, được thành lập dựa trên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh được Bộ Thương Mại, Bộ Xây dựng và Bộ Lao động Thương binh và Xã hội phê duyệt Công ty đã điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh theo xu thế thị trường, đồng thời hình thành cơ cấu tổ chức phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Tính đến ngày 01/01/2004, Tổng công ty đã có 52 đơn vị trực thuộc, phân bổ trên khắp cả nước, bao gồm các Công ty Sông Đà 1, 2, 3 đến 23 tại Hà Nội.
Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Các đơn vị trực thuộc
Hà Tây và Tuyên Quang là những địa phương có sự hiện diện của các công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực như xây lắp, cơ giới, sản xuất xi măng và thuỷ điện Tổng công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến hoặc mô hình quản lý tập trung, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực như làm đường và xuất khẩu lao động.
Tổng công ty hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân trực tiếp điều hành.
Bảng số 4:Mô hình tổ chức của Tổng công ty:
3.Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà
Trước yêu cầu cấp bách từ công tác quản lý và nhận thức rõ ràng của lãnh đạo Tổng công ty về tầm quan trọng của kiểm toán nội bộ, việc thực hiện Quyết định số là vô cùng cần thiết.
Vào ngày 28 tháng 10 năm 1997, Bộ Tài chính đã ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ cho Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng Sông Đà theo quyết định 832 TC/QĐ/CĐKT Quy chế này nhằm mục đích thiết lập các quy định và tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện kiểm toán nội bộ, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động quản lý tài chính của Tổng công ty.
Quyết định số 04 TCT/ HĐQT, ngày 06/01/1998 thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ của Tổng công ty.
Năm 1999, Tổng công ty đã xây dựng Quy chế kiểm toán nội bộ riêng, dựa trên Quy chế của Bộ Tài chính theo quyết định số 832 TC/QĐ/CĐKT Quy chế này được thiết kế phù hợp với đa dạng ngành nghề sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty, đồng thời quy định rõ chức năng và nhiệm vụ của phòng kiểm toán nội bộ.
Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền của kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà
Đánh giá công tác kiểm toán nội bộ nói chung và kiểm toán quy trình bán hàng- thu tiền nói riêng tại Tổng công ty Sông Đà
1.1.Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ
Sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam đã dẫn đến sự ra đời và mở rộng hoạt động của nhiều Tổng công ty Nhà nước Để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ và số liệu, tuân thủ quy tắc, kiểm soát gian lận, và hỗ trợ quản trị nội bộ, kiểm toán nội bộ đã trở thành một yếu tố quan trọng trong các doanh nghiệp Ngành kiểm toán nội bộ (KTNB) đang ngày càng khẳng định vai trò của mình trong đời sống kinh tế, đặc biệt tại các công ty lớn, và trở thành yêu cầu thiết yếu từ Bộ Tài chính đối với các doanh nghiệp.
Sau quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997, Tổng công ty Sông Đà đã thành lập phòng kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo chất lượng thông tin kinh tế và tài chính Sau 7 năm hoạt động, phòng kiểm toán nội bộ đã chứng tỏ vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của Tổng công ty.
Sau quyết định số 21, phòng kiểm toán nội bộ của Tổng công ty Sông Đà đã được tách ra thành Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán, thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao bởi Tổng công ty.
Hàng năm, việc kiểm toán quyết toán các dự án đầu tư của các đơn vị thuộc Tổng công ty Sông Đà đã đóng góp quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị về tình hình sản xuất kinh doanh Hoạt động này không chỉ giúp tư vấn cho Bộ Tài chính và các cơ quan quản lý Nhà nước về kế toán và kiểm toán, mà còn hỗ trợ Tổng giám đốc và các Ban ngành trong việc ban hành các chế độ và quy định quản lý hoạt động kinh doanh nội bộ.
Mặc dù công ty gặp nhiều khó khăn trong quá trình tổ chức và hoạt động, nhưng nhờ sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo Tổng công ty, công ty vẫn hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao.
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, nhưng mô hình tổ chức và hoạt động của công ty vẫn còn một số vấn đề cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả và tính bền vững.
Chất lượng nghiệp vụ và dịch vụ của công ty cần cải thiện, hiện tại hiệu quả chưa cao Khả năng đào tạo còn hạn chế, chủ yếu dựa vào thực tế, và nhân viên kiểm toán chủ yếu được tuyển dụng từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty.
Hiện tại, chưa có ai sở hữu chứng chỉ KTV, và trình độ tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán - kiểm toán tư vấn tài chính của công ty còn nhiều hạn chế Tổng công ty chưa đưa ra hướng dẫn cụ thể về mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Với năng lực hiện tại của cán bộ, KTV chỉ có thể thực hiện kiểm toán quy mô nhỏ và hiệu quả kiểm toán chưa cao Hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính là chủ yếu, trong khi các lĩnh vực kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ vẫn còn ít được thực hiện.
Nghiệp vụ kiểm toán chưa cao, khả năng rủi ro trong các Báo cáo kiểm toán vẫn còn nhiều
1.2 Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền
Qua thực tiễn kiểm toán báo cáo tài chính tại hai công ty, quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền tại Công ty kiểm toán và Tư vấn dịch vụ tài chính kế toán- Tổng công ty Sông Đà cho thấy tính hiệu quả và sự phù hợp với hoạt động của các công ty thành viên Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều vấn đề vướng mắc và bất cập Tổng thể, quy trình kiểm toán này còn đơn giản và chưa có một mô hình hoàn thiện.
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn này được thực hiện nhanh chóng và chi tiết, với sự phân công nhân lực hợp lý Các KTV thường xuyên luân phiên thiết lập chương trình kiểm toán cho từng đơn vị thành viên, giúp nâng cao trình độ chuyên môn cho tất cả KTV.
Kế hoạch kiểm toán được gửi đến các đơn vị với thời gian chi tiết, giúp họ chuẩn bị tốt hơn và giảm thiểu ảnh hưởng đến hoạt động của mình Tuy nhiên, cần bổ sung các bước công việc và quy định rõ trách nhiệm của Kiểm toán viên (KTV) trong quá trình kiểm toán từng khoản mục theo đề cương mà KTV đã thực hiện.
Công ty chủ yếu thực hiện kiểm toán các đơn vị thành viên trong Tổng công ty hàng năm, giúp việc thu thập thông tin cơ sở trở nên thuận lợi Thông tin thường được lấy từ các file kiểm toán năm trước, và kiểm toán viên chỉ cần xem xét những thay đổi và chính sách mới, từ đó tiết kiệm thời gian và nhanh chóng lập kế hoạch kiểm toán.
Trong giai đoạn này, nhóm Kiểm toán viên (KTV) đã thực hiện kiểm toán thông qua các chương trình kiểm toán cho từng khoản mục cụ thể, đồng thời phân chia nhiệm vụ và thời gian thực hiện Kế hoạch kiểm toán được thống nhất giữa các KTV phụ trách từng phần hành, và cuối cùng được phê duyệt bởi trưởng đoàn kiểm toán.
Trong giai đoạn hiện tại, Tổng công ty Sông Đà đã tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xem xét tài liệu, tuy nhiên việc mô tả hệ thống này còn thiếu tính khoa học, dẫn đến sự đánh giá mang tính chủ quan Hơn nữa, việc đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán chưa được thực hiện đầy đủ do các kiểm toán viên nội bộ thiếu khả năng và phương tiện cần thiết để thực hiện đánh giá chính xác cho từng khoản mục kiểm toán.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Quy trình kiểm toán bán hàng tại Tổng công ty Sông Đà tương tự như lý thuyết về quy trình kiểm toán bán hàng và thu tiền, với các bước công việc được KTV thực hiện một cách bài bản và chuyên nghiệp.
Sự cần thiết phải hoàn thiện
2.1.Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà
Ngày nay, ngành kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán nội bộ (KTNB), đang phát triển mạnh mẽ với sự thay đổi về bản chất và phạm vi hoạt động KTNB ra đời nhằm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ, số liệu và tuân thủ quy tắc, kiểm soát gian lận, sai sót Qua thời gian, KTNB đã mở rộng phạm vi hoạt động và trở thành một lĩnh vực quan trọng trong tất cả các tổ chức Điều này đã dẫn đến nhiều thành tựu trong nghiên cứu và phương pháp tiếp cận của KTNB.
Kiểm toán nội bộ (KTNB) được coi là một nhiệm vụ thiết yếu trong mọi lĩnh vực của tổ chức Sự phát triển đa dạng của KTNB đã được các đơn vị công nhận, thể hiện qua việc nâng cao vị trí trong tổ chức và tăng ngân sách hoạt động để phục vụ cho nhiều loại hình hoạt động khác nhau.
Trong bối cảnh hiện nay, chuyên viên kiểm toán nội bộ (KTNB) ngày càng được coi là những cộng sự quan trọng trong các công ty, cho thấy sự phát triển và độc lập của lĩnh vực này Để đáp ứng nhu cầu thông tin của Ban lãnh đạo, Kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã thực hiện những thay đổi chiến lược, bao gồm việc tách Phòng kiểm toán nội bộ thành một Công ty độc lập, mở rộng lĩnh vực hoạt động và nâng cao tính độc lập Đồng thời, công ty cũng chú trọng nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán và dịch vụ tư vấn tài chính kế toán, không ngừng đào tạo và tuyển dụng các kiểm toán viên có trình độ chuyên môn cao.
2.2 Quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền
Chu trình bán hàng - thu tiền đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp sản xuất Kết quả của chu trình này không chỉ là chỉ tiêu quan trọng mà còn là đối tượng quan tâm của nhiều người, đặc biệt là các kiểm toán viên (KTV) trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính Chu trình này cung cấp các khoản mục quan trọng thể hiện trong Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Do đó, việc kiểm toán hiệu quả chu trình bán hàng - thu tiền là cần thiết, không chỉ để phát hiện sai sót mà còn giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên những tồn tại được phát hiện.
Mỗi cuộc kiểm toán, dù KTV có trình độ chuyên môn và khả năng phán đoán cao, vẫn có thể gặp phải những khiếm khuyết Do đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng và thu tiền luôn là một vấn đề được chú trọng.
Giải pháp và phương hướng hoàn thiện
Dựa trên nghiên cứu và thực tiễn hoạt động kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán - Tổng công ty Sông Đà, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình này, khắc phục những tồn tại đã nêu.
Về tổ chức và hoạt động của kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà :
Công ty cần tăng cường cơ cấu tổ chức và đội ngũ nhân viên sau khi chuyển thành công ty hạch toán độc lập với Tổng công ty Sông Đà, một đơn vị lớn với nhiều thành viên hoạt động trên toàn quốc Hiện tại, đội ngũ nhân viên chỉ khoảng 30 người, không đủ để đáp ứng yêu cầu kiểm toán khối lượng lớn Để hoàn thành tốt công việc, công ty cần tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực tài chính kế toán và những người có kinh nghiệm từ Tổng công ty Việc lựa chọn đội ngũ trẻ, khỏe mạnh và nhiệt tình, đặc biệt là được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, là rất quan trọng Đồng thời, KTV cần được đào tạo hệ thống về kiểm toán, tổ chức các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên và tạo cơ hội tiếp xúc với chuyên gia kiểm toán để nâng cao trình độ.
Về công tác kiểm toán cần mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động kiểm toán nội bộ như kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động.
Về quy trình bán hàng-thu tiền
- Vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, và rủi ro kiểm soát:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của kiểm toán Tài liệu mô tả hệ thống kiểm soát sẽ chứng minh sự hiểu biết của kiểm toán viên (KTV) về khách hàng Để tối ưu hóa quá trình đánh giá, KTV cần có mẫu chuẩn cho mọi cuộc kiểm toán, giúp thu thập thông tin cần thiết và giảm thiểu rủi ro Sử dụng bảng câu hỏi đóng với câu trả lời "Có" hoặc "Không" sẽ tạo ra một phương pháp hiệu quả để KTV đưa ra nhận xét sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ Từ đó, KTV có thể đánh giá rủi ro kiểm soát cho từng khoản mục cụ thể.
Bảng số 25: Bảng câu hỏi đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu
Câu hỏi Có Không Không áp dụng
1- Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu của khách hàng không?
2- Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng không?
3- Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có được tham gia giao hàng hay không?
4- Khách hàng có dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi chưa?
5- Thường xuyên rà soát các khoản công nợ phải thu đối chiếu với khách hàng không?
6- Việc hạch toán các khoản phải thu có dựa trên căn cứ chứng từ không?
7- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ không?
