1.1 .Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ
1.2. Quy trình kiểm tốn bán hàng-thu tiền
Qua thực tiễn kiểm tốn Báo cáo tài chính tại hai cơng ty cho thấy thực tế quy trình kiểm tốn bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểm tốn Báo cáo tài chính tại Cơng ty kiểm tốn và Tư vấn dịch vụ tài chính kế tốn- Tổng cơng ty Sơng Đà là tương đối phù hợp và hiệu quả đối với hoạt động chung của các công ty thành viên trong Tổng cơng ty. Bên cạnh đó cũng cịn nhiều vấn đề vướng mắc và bất cập. Nhìn chung quy trình kiểm tốn bán hàng- thu tiền tại Công ty
kiểm tốn và tư vấn dịch vụ tài chính kế tốn cịn tương đối đơn giản và chưa thực sự có một mơ hình hồn thiện.
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn này được tiến hành tương nhanh chóng và chi tiết. Việc phân công lựa chọn nhân lực rất hợp lý, tất cả các KTV được thường xuyên thay nhau thiết lập chương trình kiểm tốn cụ thể đối với từng đơn vị thành viên. Điều này giúp cho tất cả các KTV đều có thể tăng trình độ chun mơn nghiệp vụ của mình.
Kế hoạch kiểm toán được gửi cho đơn vị khá chi tiết về mặt thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sẽ có sự chuẩn bị trước để công việc kiểm tốn khơng làm ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên kế hoạch này cần xác định thêm các bước công việc, quy định về trách nhiệm của KTV trong khi tiến hành kiểm toán từng khoản mục của mình trong đề cương do chính KTV thực hiện.
Do Cơng ty chủ yếu tiến hành kiểm tốn các đơn vị thành viên trong Tổng công ty mà công việc này được thực hiện thường niên do đó việc thu thập thơng tin cơ sở của đơn vị được kiểm tốn cũng gặp nhiều thuận lợi. Việc thu thập thơng tin cơ sở về đơn vị thường lấy từ các file kiểm toán năm trước và KTV chỉ xem xét đến những thay đổi, chính sách chế độ mới mà thơi, do vậy tiết kiệm được thời gian, việc lập kế hoạch diễn ra nhanh chóng.
Trong giai này, nhóm KTV đã tiếp cận với cuộc kiểm tốn qua các chương trình kiểm tốn khoản mục cụ thể và phân chia nhiệm vụ, thời gian. Kế hoạch kiểm tốn có sự thống nhất giữa các KTV phần hành chịu trách nhiệm đảm nhận một phần hành nhất định, và được duyệt cuối cùng thơng qua trưởng đồn kiểm tốn.
Tuy nhiên trong giai đoạn này ở Tổng công ty Sông Đà việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đã được tiến hành thơng qua việc sốt xét các tài liệu nhưng việc miêu tả hệ thống kiểm sốt cịn chưa khoa học, sự đánh giá do vậy ít nhiều mang tính chủ quan. Việc đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán chưa thực sự được thực hiện một cách hoàn chỉnh do các KTV nội bộ chưa có đủ khả năng cũng như chưa có đủ phương tiện, thiết bị để đánh giá một cách chính xác
khoản mục phần hành kiểm tốn đều được thực hiện khi tiến hành kiểm toán và do nhận định của KTV..
Giai đoạn thực hiện kiểm tốn
Quy trình kiểm tốn bán hàng ở Tổng công ty Sông Đà về cơ bản KTV cũng đã thực hiện các bước công việc tương tự như trong lý luận về quy trình kiểm tốn bán hàng- thu tiền.
Trong giai đoạn này KTV nội bộ đã phát hiện được nhiều gian lận và sai sót, từ đó đưa ra ý kiến hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kế tốn nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ của đơn vị. Hầu hết các khoản mục đều được kiểm tra chi tiết nên hạn chế được sai sót. Tuy nhiên đơn vị cũng chưa sử dụng nhiều thủ tục phân tích nên chất lượng chưa cao.
Trên cơ sở lập kế hoạch đầy đủ về thời gian và phạm vi tiến hành kiểm tốn và dựa trên các chương trình kiểm tốn được xây dựng thì việc thực hiện kiểm tốn được dựa trên cơ sở đánh giá của KTV về các tài khoản được kiểm toán. Khi tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính việc kiểm tra các tài khoản về hình thức là riêng biệt nhưng KTV luôn xem xét các tài khoản trong mối quan hệ nội tại có ảnh hưởng đến kiểm toán. Vừa nghiên cứu tổng quan, vừa đi sâu vào chi tiết với tổng hợp, kết hợp với phân tích. Bản chất của chu trình bán hàng- thu tiền thể hiện mối quan hệ phức tạp bên trong cùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó việc kiểm tra các khoản mục được KTV kết hợp chặt chẽ với nhau như tài khoản Doanh thu, tài khoản Phải thu khách hàng đồng thời xem xét các mối quan hệ kinh tế giữa các công ty với khách hàng của họ.
Trong giai đoạn này, KTV đã tiến hành :
- Kiểm tra tổng quát các tài khoản:
Sốt xét tồn bộ 12 tháng trong năm về các số liệu tổng quát nhằm tìm ra những biến động lớn của những tháng trong năm làm cơ sở cho việc kiểm tra chi tiết. Tuy nhiên KTV ít sử dụng các thủ tục phân tích như phân tích sự biến động của các chỉ tiêu như: giá vốn, tỷ lệ lãi gộp/ doanh thu, tỷ lệ giá vốn trên doanh thu… Đối với khoản mục phải thu khách hàng đã tiến hành so sánh tỷ lệ phải thu khách hàng/ doanh thu thuần để xem xét sự tương quan về biến động của hai
khoản mục này. Tuy nhiên cũng chưa tiến hành một số thủ tục phân tích với chất lượng cao hơn. Việc phân tích sơ sài các khoản mục này có thể dẫn đến các bước kiểm tốn tiếp theo khơng thực sự chính xác. Đặc biệt là đối với khoản mục phải thu khách hàng, việc tiến hành phân tích đơn giản khơng giúp cho KTV nhận biết được khoản thu nào là trọng điểm và khách hàng nào là chủ yếu.
- Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền:
Trong công việc này các KTV đã tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh và với mỗi mẫu được chọn sẽ tiến hành đối chiếu các số liệu để phát hiện ra gian lận và sai sót. Một ưu điểm lớn nhất trong cơng việc này ở Cơng ty kiểm tốn đó là mỗi một cơng việc được tiến hành qua hai lần: một KTV tiến hành kiểm tra chi tiết và ghi chép trên các giấy tờ làm việc; sau đó giấy tờ làm việc đó sẽ được một KTV có trình độ nghiệp vụ cao hơn tiến hành sốt xét, nếu có thiếu sót KTV sẽ tiến hành điều chỉnh lại. Điều này sẽ hạn chế được một cách tối đa các rủi ro kiểm tốn.
+ Cơng việc chọn mẫu ở Cơng ty:
Trong q trình tiến hành kiểm tra chi tiết việc xác định số mẫu kiểm tra còn mang tính nhận định chủ quan, dựa vào khả năng xét đoán cũng như kinh nghiệm của KTV. Việc xác định số mẫu chọn chủ yếu theo quy luật số lớn và thực hiện kiểm tốn đối với những mẫu có khả năng gian lận và sai sót nhiều hơn, cơng ty chưa thực sự có một chương trình tính tốn cụ thể. Điều này có thể dẫn đến những sai sót nhỏ thường ít được phát hiện và nếu như vậy cũng có khả năng ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính.
+ Việc gửi thư xác nhận:
Theo quy định của Tổng công ty Sông Đà cho các đơn vị thành viên, hàng quý hoặc 6 tháng các đơn vị này phải tiến hành đối chiếu cơng nợ với khách hàng. KTV lấy đó làm bằng chứng cho việc đánh giá tính có thực của khoản phải thu nên việc gửi thư xác nhận không được KTV sử dụng như một công cụ hữu hiệu.
Giai đoạn này được KTV thực hiện tương đối tốt. Quy trình kiểm tốn bán hàng-thu tiền chỉ là một phần trong kiểm tốn Báo cáo tài chính, nên thơng thường KTV sẽ chú ý đến việc tổng hợp kết quả kiểm toán cho từng khoản mục “doanh thu” và “phải thu khách hàng”, đưa ra các bút tốn điều chỉnh chính xác và đánh giá chung về các khoản mục này có được trình bày một cách trung thực hợp lý hay khơng.
Ngồi ra KTV nội bộ còn đưa ra những kiến nghị chi tiết cho việc quản lý các khoản mục doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng cũng như việc thực hiện chế độ, quy chế quản lý của Tổng công ty trên các thư quản lý.
KTV gửi biên bản kiểm toán cho các đối tượng kiểm toán để họ ký xác nhận. Thực trạng này có thể gây bất cập cho việc gửi báo cáo kiểm tốn cho ban lãnh đạo Tổng cơng ty trong trường hợp các đối tượng này trì hỗn. Bên cạnh đó báo cáo kiểm tốn và biên bản kiểm tốn cịn chưa có sự phân biệt rạch rịi về hình thức và nội dung. Như vậy báo cáo kiểm tốn chưa đảm bảo tính súc tích.
Việc ghi chép trên giấy tờ làm việc của KTV: nhìn chung chưa khoa học trong việc đối chiếu, so sánh sự khớp đúng số liệu. Việc tập hợp và quản lý hồ sơ đã được thực hiện đầy đủ và cẩn thận.
Nhìn chung quy trình kiểm tốn bán hàng và thu tiền tại Cơng ty kiểm tốn và tư vấn dịch vụ tài chính kế tốn được thực hiện khá tốt phù hợp với tính chất quan trọng của hai khoản mục này trên Báo cáo tài chính. Quy trình kiểm tốn được thực hiện lần lượt và phù hợp với các chuẩn mực kế toán và kiểm toán quốc tế và của Việt Nam và đúng với qui chế kiểm tốn nội bộ do bộ tài chính ban hành. Việc tập hợp các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán tương đối là đầy đủ. Tuy nhiên cũng cịn có một số hạn chế như khi tiến hành kiểm tra chi tiết, việc ghi chép của KTV chỉ trên một bảng kiểm tra chi tiết trong đó khơng thực sự nêu rõ những nghiệp vụ sai sót gian lận do nguyên nhân nào và nghiệp vụ nào chưa xác minh rõ nguyên nhân.