Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực xây dựng, kể từ khi thành lập, căn cứ vào các lĩnh vực được sản xuất kinh doanh do Bộ Thương Mại, Bộ xây dựng, Bộ Lao động thương binh và xã hội cho phép và căn cứ vào tình hình phát triển sản xuất kinh doanh cho phù hợp với xu thế thị trường. Tổng cơng ty đã hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp nhằm ngày càng thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển.
Tính đến thời điểm 01/01/2004 Tổng cơng ty có tất cả 52 đơn vị trực thuộc phân bổ trên mọi miền của tổ quốc như các Công ty Sông Đà 1,2,3..23 ở Hà Nội,
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phòng ban chức năng PHĨ TỔNG giám đốc Phó tổng
giám đốc giám đốcPhó tổng giám đốcPhó tổng
Các đơn vị trực thuộc Phó tổng
giám đốc
Hà Tây, Tuyên Quang…,các công ty xi măng, công ty thuỷ điện… hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực như xây lắp, cơ giới, công nghiệp, sản xuất xi măng, thuỷ điện, làm đường, xuất khẩu lao động…Bộ máy quản lý của Tổng công ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến hay mơ hình quản lý tập trung. Tổng công ty hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân trực tiếp điều hành.
Bảng số 4: Mơ hình tổ chức của Tổng cơng ty:
3.Kiểm tốn nội bộ tại Tổng cơng ty Sơng
3.1. Đặc điểm chung
Với yêu cầu bức thiết của quản lý và nhận thức sâu sắc của lãnh đạo Tổng công ty về sự cần thiết của cơng tác kiểm tốn nội bộ, thực hiện Quyết định số
832 TC/QĐ/ CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ tài chính về việc ban hành Quy
Quyết định số 04 TCT/ HĐQT, ngày 06/01/1998 thành lập bộ máy kiểm tốn nội bộ
của Tổng cơng ty.
Năm 1999 Tổng công ty đã tiến hành xây dựng Quy chế kiểm tốn nội bộ của riêng mình. Nội dung của Quy chế được soạn thảo căn cứ vào Quy chế kiểm toán nội bộ do Bộ tài chính đã ban hành trong quyết định số 832 TC/QĐ/ CĐKT, có tính đến thực tế đa dạng ngành nghề sản xuất, kinh doanh của Tổng cơng ty trong đó quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ của phịng kiểm tốn nội bộ.
Ngày 18/11/2003 Hội đồng quản trị của Tổng công ty Sông Đà ra Quyết định số 21 TCT- TCĐT thành lập Công ty kiểm tốn và dịch vụ tài chính kế
tốn, đơn vị phụ thuộc Tổng công ty, (trên cơ sở sắp xếp và phát triển phịng
Kiểm tốn nội bộ Tổng công ty) kể từ ngày 01/12/2003. Cơng ty kiểm tốn và tư vấn tài chính kế tốn là đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng công ty. Trụ sở: Tại nhà G10, Phường Thanh Xuân Nam, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Hoạt động của công ty
Thực hiện kiểm tốn, tư vấn (thuế, tài chính, kế tốn và quyết toán vốn đầu tư, cổ phần hoá, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán, kiểm toán nội bộ…) theo kế hoạch Tổng công ty giao và yêu cầu của các đơn vị trong và ngồi Tổng cơng ty.
Kiểm tra, xác nhận tính đúng đắn, trung thực, hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán của các đơn vị được kiểm toán; trên cơ sở kết quả kiểm toán đưa ra những kết luận đánh giá hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, việc tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế tốn và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Bao gồm các lĩnh vực.
- Kiểm tốn – Báo cáo tài chính, Kiểm tốn – Báo cáo quyết toán vốn đầu tư, Kiểm toán tuân thủ, Kiểm toán hoạt động.
- Bồi dưỡng, hướng dẫn áp dụng chế độ kế tốn – tài chính. Xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy- tổ chức cơng tác kế tốn.
- Tư vấn định giá tài sản, xác định giá trị doanh nghiệp trong các trường hợp giải thể, sáp nhập, chia tách, cổ phần hoá, phá sản, các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Xác định giá trị vốn góp của các bên tham gia liên doanh của các cổ đơng góp vốn. Tư vấn đầu tư chứng khoán, tư vấn sử dụng vốn của doanh nghiệp, tư vấn quyết tốn tài chính và quyết tốn vốn đầu tư.
- Hướng dẫn chế độ và lập báo cáo quyết tốn thuế.
Nhiệm vụ của cơng ty
- Xây dựng kế hoạch kiểm tốn, tư vấn thuế, tài chính, thực hiện quyết tốn tài chính và quyết tốn vốn đầu tư…. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm toán và tư vấn tài chính kế tốn cụ thể đối với các đơn vị để thực hiện theo kỳ và đột xuất.
- Thực hiện cơng tác kiểm tốn và tư vấn tài chính kế tốn tại các đơn vị thành viên trực thuộc trên cơ sở hợp đồng kinh tế. Thực hiện cơng tác kiểm tốn và tư vấn tài chính kế tốn để phục vụ tốt hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực thuộc.
- Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng công ty về kết quả, kết luận về công tác kiểm tốn và tài chính kế tốn. Thực hiện hạch tốn kinh doanh lấy thu bù chi bảo toàn và phát triển vốn được giao. Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết cơng tác kiểm tốn và dịch vụ tài chính kế tốn trong phạm vi Tổng cơng ty. - Soạn thảo trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị ban hành các quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định và các văn bản hướng dẫn để thực hiện cơng tác kiểm tốn nội bộ Tổng cơng ty.
- Kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị trước khi trình ký duyệt.
- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh đặc biệt sự tn thủ luật pháp, chính sách, chế độ, kế tốn, tài chính, chính sách nghị định của Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị.
- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, bảo vệ tài chính của các đơn vị thành viên và Tổng cơng ty.
Phịng nghiệp vụ 1 GIÁM ĐỐC Phịng nghiệp vụ 2 Phịng quản trị hành chính Các phó giám đốc Kế toán trưởng
- Đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm (nếu có) và đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của các đơn vị thành viên và Tổng công ty.
Cơ cấu tổ chức:
Bảng số 5: Cơ cấu tổ chức Cơng ty kiểm tốn&DVTCKT
3.2.Quy trình kiểm toán
3.2.1. Đặc điểm của các đơn vị hạch toán độc lập ảnh hưởng đến kiểm toán
- Các đơn vị thành viên hạch tốn độc lập có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ về tài chính, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty.
- Tự chịu trách nhiệm nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp và có các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) theo quy định của pháp luật.
- Có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi vốn của đơn vị do Tổng cơng ty Sơng Đà giao, có con dấu và tài khoản tại ngân hàng.
- Có bảng cân đối tài sản, Báo cáo kết quả kinh doanh riêng, có các Quỹ theo quy định của Nhà nước và quy chế của Tổng công ty.
Hiện nay Tổng công ty Sơng Đà có 52 đơn vị thành viên, phần lớn các đơn vị hạch toán độc lập nên vấn đề kiểm toán là rất quan trọng. Hàng năm kiểm
toán nội bộ của Tổng cơng ty tiến hành kiểm tốn đối với tất cả các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng cơng ty.
3.2.2. Lập kế hoạch kiểm tốn năm (thường được thực hiện vào cuối năm trước).
Thời gian làm việc Mục tiêu kiểm toán
Tổ chức nhân sự, nội dung làm việc Chuẩn bị các điều kiện khác để thực hiện
Thực hiện ký hợp đồng đối với các đơn vị: phí kiểm tốn do Tổng cơng ty phê duyệt
Kế hoạch kiểm toán được chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc phê duyệt, ra quyết định cho các đơn vị thành viên thực hiện
3.2.3. Thực hiện kiểm toán
Tổ chức theo đồn kiểm tốn : gồm 3 đoàn làm việc theo địa bàn hoạt động của các đơn vị
Đoàn 1: Kiểm tốn tại khu vực Hà Nội và Hà Đơng (tại công ty).
Đồn 2: Kiểm tốn tại khu vực Hồ Bình, Tuyên Quang và các tỉnh phía bắc Đồn 3: Kiểm tốn tại khu vực từ Đà Nẵng đến TP HCM
Bao gồm các bước sau: Chuẩn bị tài liệu
Phân công công tác trong đồn: làm việc theo phần hành ví dụ kiểm tốn tiền lương và chi phí, kiểm tốn vốn bằng tiền, kiểm toán doanh thu… Tiến hành kiểm tốn theo nhiệm vụ được phân cơng:
Thu thập bằng chứng
Lên số liệu điều chỉnh và nhận xét
Tổng hợp lên Báo cáo kiểm toán phát hành cho các đơn vị được kiểm toán
3.2.4. Kết thúc kiểm toán .
Họp các đơn vị để làm rõ các vấn đề đã được kiểm toán. Báo cáo kiểm tốn được lưu chính thức và phát hành cho các đơn vị sau:
Đơn vị được kiểm tốn Cơng ty kiểm tốn
Phịng tài chính kế tốn của Tổng cơng ty Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc Tổng công ty
Yêu cầu điều chỉnh: do Tổng giám đốc thực hiện. Các đơn vị được kiểm toán tiến hành điều chỉnh số liệu sau đó nộp báo cáo sau điều chỉnh lại cho Tổng giám đốc.
Với bộ máy kiểm toán nội bộ được tổ chức như trên, cho đến nay Tổng cơng ty Sơng Đà chưa phải th kiểm tốn độc lập để kiểm tốn Báo cáo tài chính hàng năm cũng như kiểm tốn mọi mặt hoạt động khác, nhiệm vụ này hồn tồn do kiểm tốn nội bộ đảm nhiệm. Trưởng thành dần theo thời gian Cơng ty kiểm tốn và tư vấn dịch vụ kế tốn đã chứng tỏ là một cơng cụ trợ giúp lãnh đạo Tổng công ty tăng cường hiệu quả quản lý và hạn chế rủi ro trong sản xuất kinh doanh.
II. QUY TRÌNH KIỂM TỐN BÁN HÀNG- THU TIỀN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA KIỂM TỐN NỘI BỘ TỔNG CƠNG TY SÔNG ĐÀ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN & CUNG ỨNG NLQT & TM SÔNG ĐÀ, TRUNG TÂM NC& ƯD KHCN SƠNG ĐÀ
1.Lập kế hoạch kiểm tốn:
Trước khi tiến hành một cuộc kiểm tốn, giám đốc Cơng ty kiểm tốn lập kế hoạch kiểm tốn trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt. Sau đó giám đốc phân cơng nhân lực: Thành phần tham gia kiểm tốn các đơn vị trực thuộc gồm KTV của Công ty kiểm tốn và tư vấn dịch vụ tài chính kế tốn. Chuẩn bị tài liệu cho cuộc kiểm toán bao gồm quyết định kiểm tốn của giám đốc cơng ty, kế hoạch và đề cương kiểm toán đã được phê duyệt, các tài liệu khảo sát thu thập về tình hình đơn vị như văn bản chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước và Tổng công ty. Các đồ dùng, văn bản cần thiết và giấy tờ làm việc. Phổ biến quy định trong đoàn kiểm tốn.
Trưởng đồn kiểm tốn sẽ thơng báo chương trình làm việc cho đơn vị được kiểm tốn: gửi cho lãnh đạo đơn vị được kiểm toán tài liệu gồm quyết định, kế hoạch kiểm toán, danh sách đồn kiểm tốn và đề cương kiểm tốn đã chuẩn
Thu thập thông tin về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ pháp lý của đơn vị được kiểm toán: Đây là những thông tin rất quan trọng là cơ sở cho KTV đánh giá các rủi ro kiểm tốn và tính tốn mức trọng yếu. Các thông tin này bao gồm đặc điểm sản xuất kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với Tổng công ty Sông Đà, hàng năm tất cả các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng cơng ty đều được tiến hành kiểm tốn thơng qua phịng kiểm tốn nội bộ mà bây giờ là Cơng ty kiểm tốn và tư vấn dịch vụ tài chính kế tốn. Tuỳ thuộc vào các đơn vị được kiểm tốn mà Cơng ty kiểm tốn có thể chỉ tiến hành kiểm tốn tại phịng kiểm tốn hoặc đến kiểm tốn tại chính các đơn vị thành viên. Cơng ty kiểm tốn tiến hành thu thập các thông tin về đơn vị thành viên thông qua các thuyết minh Báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên
Đối với Công ty Cổ phần Cung ứng NLQT&TM Sông Đà:
Công ty Cổ phần Cung ứng NLQT & TM Sơng Đà là doanh nghiệp cổ phần với hình thức sở hữu vốn là góp vốn cổ đơng trong đó Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối, trực thuộc Tổng công ty Sơng Đà, hạch tốn kinh tế độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của cơng ty đó là: Đưa người lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngồi.
Những ảnh hưởng quan trọng đến tình hình kinh doanh trong năm báo cáo: Do ngành nghề kinh doanh của đơn vị có đặc thù riêng là xuất khẩu lao động, mọi mặt thay đổi biến động của nền kinh tế trong và ngoài nước đều ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác xuất khẩu nói chung và cơng tác xuất khẩu lao động nói riêng. Việc đưa người lao động đi làm việc tại các nước trong khu vực cịn gặp phải những khó khăn nhất định, như ảnh hưởng của nạn dịch SAS trong năm 2003 và tình hình kinh tế thế giới biến động làm giảm đáng kể số lượng lao động xuất cảnh trong kỳ, nhất là việc thu phí dịch vụ xuất khẩu tại các thị trường, do tính phức tạp của các thị trường xuất khẩu lao động: như thị trường lao động Đài Loan, thị trường lao động Lybia, thị trường lao động Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia…
Chính sách kế tốn áp dụng tại công ty thực hiện theo chế độ kế tốn Việt Nam. Hình thức sổ kế tốn áp dụng là Sổ kế toán Nhật ký chung. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước công bố
Đối với Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng KHCN Sông Đà:
Là đơn vị hạch toán độc lập với Tổng cơng ty, có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ về tài chính, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty.
Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm chủ yếu là:
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quản lý và vận hành hệ thống mạng của Tổng công ty. Trung tâm tiến hành nghiên cứu và viết các phần mềm về quản lý nhân lực và quản lý cơng việc xây dựng.
Hàng năm trung tâm có hàng loạt những nghiên cứu góp phần vào việc ứng dụng khoa học cơng nghệ trong tồn bộ Tổng cơng ty. Ngồi ra, trung tâm cịn tiến hàng sửa chữa, bảo trì máy vi tính cũng như các linh kiện điện tử. Tổ chức các lớp đào tạo tin học, lập dự án sản xuất, xây dựng…
Cũng giống như Công ty Cổ phần cung ứng NLQT& TM Sơng Đà, hình thức kế tốn mà trung tâm áp dụng đó là hình thức Sổ Nhật ký chung, tuân thủ theo đúng chế độ kế tốn Việt Nam. Báo cáo tài chính của trung tâm do Phịng kiểm tốn nội bộ mà nay là Cơng ty kiểm tốn và tư vấn dịch vụ tài chính kế tốn tiến hành kiểm tốn do Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt.
Đánh giá mơi trường kiểm sốt và rủi ro kiểm soát
KTV thu thập các thơng tin về hệ thống kiểm sốt của đơn vị để từ đó