1 .Lập kế hoạch kiểm toán
2.1.2 .Kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng
Công nợ phải thu khách hàng là một khoản mục vô cùng quan trọng trên bảng cân đối kế tốn của mỗi doanh nghiệp, nó khơng những phản ánh tình hình tài chính hiện hành mà nó cịn phản ánh khả năng thanh tốn cũng như khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Nhận thấy tầm quan trọng của khoản mục này, kiểm toán nội bộ Tổng cơng ty Sơng Đà đã xây dựng một trình tự kiểm tốn riêng cho khoản mục cơng nợ phải thu này.
Khi bắt đầu thực hiện kiểm toán, KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rà soát nhanh việc ghi chép chứng từ, sổ sách và cân nhắc lựa chọn mục tiêu kiểm toán.
- TK 1311: Phải thu khách hàng - TK 1312: Khách hàng ứng trước
Quy chế quản lý công nợ phải thu
Đối tượng chủ yếu của khoản nợ này là khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với đơn vị trong mua chịu hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm… Khi bán chịu cho khách hàng, xem xét kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã đựơc ký kết. Nếu đến hạn trả mà người mua chưa trả thì đơn vị sẽ có thơng báo bằng văn bản cho khách hàng yêu cầu trả nợ và thông báo số tiền lãi kể từ ngày quá hạn. Các khoản tiêu thụ nội bộ Tổng công ty cuối tháng sẽ phải lập báo cáo nợ để gán trừ qua Tổng công ty đồng thời cũng theo dõi để yêu cầu bên mua chuyển trả tiền, khi bên mua trả tiền thì Tổng cơng ty sẽ hạch tốn báo ngược trở lại. Nếu xảy ra thất thốt khơng thu hồi được thì : Đối với những khoản nợ mà Hợp đồng kinh tế được ký kết đúng pháp lệnh đơn vị đã thực hiện đúng điều khoản trong hợp đồng thì lập hồ sơ đưa ra tồ kinh tế đề nghị giải quyết. Đối với những khoản nợ do sơ suất khi ký hợp đồng thì đơn vị sẽ lập hội đồng xử lý trách nhiệm vật chất theo ngun tắc ai ký duyệt thì người đó phải chịu trách nhiệm. Các khoản phải thu khác đơn vị theo dõi cụ thể cho từng đối tượng, từng khoản nợ theo đúng chế độ kế toán quy định, đến hạn thu hồi mà chưa thu hồi được sẽ có biện pháp xử lý kịp thời.
Kiểm tra tổng quát “Phải thu khách hàng”
Cũng giống như tài khoản phải thu khách hàng KTV cũng thực hiện thủ tục phân tích phải thu khách hàng
Bảng số 11: Phân tích khoản mục phải thu khách hàng
Chỉ tiêu 31/12/2002 31/12/2003 Chênh lệch
%
Như vậy so với năm 2002 khoản phải thu của trung tâm đã tăng 115% trong khi đó qua phân tích doanh thu cho thấy doanh thu chỉ tăng 105%, nguyên nhân là do phát sinh một số khoản phải thu lớn mà các khách hàng đã ký kết hợp đồng từ một số năm trước, khi cơng trình hồn thành mới bắt đầu chấp nhận việc thanh toán.
Căn cứ vào sổ cái tài khoản 131, sổ theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng KTV kiểm tra tổng quát khoản mục này:
Kiểm tra số dư đầu kỳ của khách hàng trên sổ cái, sổ chi tiết, Báo cáo tài chính để so sánh và đối chiếu số liệu có khớp đúng hay khơng. Kiểm tra số phát sinh trong kỳ trên hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền. Kiểm tra các lần thanh toán. Kiểm tra qui định về việc mở sổ theo dõi chi tiết đối với khách hàng, từng nhà cung cấp và từng đơn vị thành viên.
Chọn một số nghiệp vụ trả trước người bán, các khoản phải thu khác và dự phịng phải thu khó địi và kiểm tra xem các nghiệp vụ này có tuân thủ hệ thống kiểm sốt nội bộ từ khi bắt đầu q trình phát sinh nghiệp vụ cho đến khi kết thúc. Việc kiểm tra bao gồm việc đánh giá tính tuân thủ theo các qui chế quản lý công nợ và các qui định của pháp luật.
KTV dựa vào các tài liệu mà đơn vị cung cấp, thực hiện đối chiếu Bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán nội bộ năm trước với sổ cái các TK 131, xem xét số liệu trên Báo cáo tài chính và số liệu trên Bảng cân đối kế tốn, sổ Cái có khớp đúng số liệu hay khơng.
Kết quả này được thể hiện trên bảng kiểm tra tổng quát tài khoản 131:
TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
CÔNG TY KIỂM TOÁN & DVTCKT
KIỂM TRA TỔNG QUÁT
Số lưu trong Hồ sơ kiểm toán: VV2
Số file lưu VV
Khách hàng: Trung tâm KHCN Sơng Đà
Năm tài chính 2003
Soát xét Thực hiện
Khoản mục : Phải thu khách hàng Tên, ký Ngày Tên, ký Ngày
Tháng Nợ Có Tham chiếu Dư đầu kỳ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng PS 227.041.184 75.883.640 149.575.238 74.956.234 268.675.771 176.587.437 106.995.213 115.542.400 0 32.267.326 2.938.254.544 0 203.185.048 4.141.922.851 56.254.100 150.321.456 96.365.128 250.326.788 154.885.144 178.369.255 110.326.112 65.536.124 99.366.474 2.547.321.784 324.365.455 825.325.147 3.990.762.967
Đã đối chiếu với Báo cáo tài chính năm 2002 đã được kiểm toán nội bộ xác nhận là đúng.
Đã đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết
Dư cuối
kỳ 378.201.068
Đã đối chiếu với Báo cáo tài chính số dư cuối kỳ là khớp đúng, đã đối chiếu với báo cáo kiểm kê cuối kỳ tại thời điểm ngày 31/12/2003.
Như vậy qua quá trình kiểm tra tổng quát cho thấy số liệu về công nợ phải thu của trung tâm đã khớp đúng giữa sổ cái với Bảng cân đối kế toán cũng như với bảng đối chiếu xác nhận cơng nợ.
Phân tích sốt xét và kiểm tra khả năng thu hồi nợ
Thông qua Báo cáo nợ phải thu KTV thu thập danh sách các khoản nợ quá hạn, phân tích tỷ trọng các khoản nợ q hạn và nợ khó địi trên tổng số nợ phải thu.. Qua đó KTV có thể nhận diện các loại khách hàng khác nhau và mức độ nợ cũng như khả năng thanh tốn của họ:
Bảng số 13: Phân tích khả năng thu hồi nợ
STT Diễn giải Số tiền Ghi chú Chưa đến hạn Đến và quá hạn Khó địi 1 Công ty Sông Đà 10 34.432.900 0 2 Công ty Sơng Đà 25 12.363.215 0 3 Cơng ty CTCP Bình Điền 42..268.485 0 4 Công ty xây dựng hạ tầng dô thị 35.212.500 0 …. ………………………… ………… …………. …… Tổng 164.811.383 213.389.685 0 Nhận xét:
Như vậy công nợ phải thu của đơn vị đến ngày 31/12/2003 là 378.201.068 đồng, trong đó cơng nợ đến và quá hạn là 213.389.685 đồng chiếm tỷ trọng là 56,42% trong tổng số công nợ phải thu.
Chi tiết: - Tổng cơng ty Sơng Đà: 52.214.356 (Có đối chiếu xác nhận nợ). - Công ty Sông Đà 10: 34.432.900 (Đã có giấy xác nhận nợ). - Cơng ty CPTP Bình Điền: 42.268.485 (Đã có giấy xác nhận
nợ).
- Công ty Xây dựng hạ tầng đô thị: 35.212.500 (Đã trả tiền tiếp
vào tháng 1/2004.
- Công ty Cổ phần đơ thị: 49.261.444 (Có giấy chuyển trả tiền
vào tháng 1/2004).
Theo hợp đồng quy định số công nợ phát sinh trong tháng 12 năm 2003 sau 05 ngày phải chuyển tiền nhưng chưa nhận được tiền, nên kiểm kê phân
tích vào cơng nợ đến và quá hạn. Một số Công ty đã chuyển trả vào tháng 01 năm 2004.
Trung tâm khơng có khoản nợ khó địi, điều này phản ánh tình hình quản lý cơng nợ của trung tâm là tương đối tốt. Các khoản nợ đến hạn và quá hạn chiếm tỷ trọng không lớn, và có khả năng thu hồi vì hầu như khách hàng đều là thành viên của Tổng cơng ty, nếu trong trường hợp khơng địi được trung tâm có thể gán nợ qua Tổng công ty để xem xét và thu hồi.
Kiểm tra chi tiết
Trước tiên KTV tiến hành phân tích tỷ lệ phải thu trên doanh thu thuần để tìm ra biến động và yêu cầu khách hàng giải thích rõ các nguyên nhân về các biến động đó.
Bảng số 14: So sánh tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu thuần
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003
Phải thu khách hàng 227.041.184 378.201.068
Doanh thu bán hàng 4.653.046.030 4.885.698.332
Tỷ lệ PTKH/ DTBH (%) 4,86 7,74
Qua bảng phân tích trên cho thấy tỷ lệ khoản phải thu trên tổng số doanh thu thuần của trung tâm năm 2003 đã tăng 2,88% điều này chủ yếu là do tốc độ tăng của các khoản phải thu (115%) nhanh hơn so với tốc độ tăng của doanh thu thuần (105%). Qua quá trình đánh giá tổng quát về các khoản phải thu thì việc tăng này chủ yếu tăng vào hai tháng cuối năm khi các khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng các khoản thu có quy mơ lớn.
Sau đó để kiểm tra chi tiết KTV lập danh sách khách hàng với đầy đủ thông tin bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, fax, số dư cuối kỳ. Đối chiếu tổng số phải thu với sổ theo dõi chi tiết tài khoản phải thu khách hàng, sổ cái, bảng tổng kết tài sản.. KTV kiểm tra một số nghiệp vụ chi tiết đối chiếu với hoá đơn đặc biệt là đối với các nghiệp vụ có số dư lớn.
Đối với Trung tâm khoa học công nghệ Sông Đà tài khoản phải thu khách hàng bao gồm hai tiểu khoản là : Phải thu khách hàng và khách hàng ứng trước. Khi tiến hành kiểm tra chi tiết KTV tiến hành kiểm tra trên cả hai tiểu khoản này:
Kiểm tra chi tiết tài khoản 1311: Phải thu khách hàng. Kiểm tra chi tiết tài khoản 1312: Khách hàng ứng trước
Bảng số 17: Nhận xét và kiến nghị khoản mục phải thu khách hàng
TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
CƠNG TY KIỂM TỐN & DVTCKT
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Số lưu trong Hồ sơ kiểm toán: UU4
Số file lưu UU Khách hàng : Trung tâm KHCN Sông Đà Năm tài chính 2003 Soát xét Thực hiện Khoản mục : Phải thu khách hàng Tên, ký Ngày Tên, ký Ngày
Nhận xét
- Qua kiểm tra chi tiết phát hiện tại khoản phải thu lập Dự án khả thi tin học ghi tăng khi KTV tiến hành đối chiếu giữa hóa đơn bán hàng với sổ chi tiết TK131, kết hợp đối chiếu với sổ chi tiết doanh thu thấy có sự chênh lệch: 30.000.000 đồng
- Kế tốn viên khơng ghi chép nghiệp vụ bán hàng cho CTCP Bình Điền dẫn đến thiếu công nợ phải thu 12.513.254.
- Đơn vị không ban hành quy chế quản lý công nợ phải thu. Hàng quý, 6 khách hàng không được tiến hành đối chiếu kiểm kê, xác nhận nợ với đơn vị. Đơn vị chỉ tiến hành đối chiếu công nợ và ký xác nhận nợ bằng văn bản với khách hàng vào cuối năm tài chính, chưa ký xác nhận được hết các khoản nợ với từng chủ nợ. Đối với Tổng công ty đơn vị chưa đối chiếu công nợ nhưng đã chứng minh được số dư công nợ bằng giấy chuyển tiền của Tổng cơng ty. Tồn bộ số dư cơng nợ phải thu khác là 7.842.949 đồng, đơn vị chưa có đối chiếu xác nhận cơng nợ.
- Trong quá trình kiểm tra đơn vị hạch tốn cơng nợ chưa tn thủ các nội dung quy định của chế độ kế tốn: theo dõi cơng nợ khơng chi tiết theo từng đối tượng mà vẫn còn hiện tượng nhầm.
- Việc ghi chép phản ánh trên nhật ký chung của đơn vị thường khơng rõ nội dung, đóng chứng từ và luân chuyển chứng từ công nợ của đơn vị không khoa học.
- Đơn vị thưòng chia cơng nợ theo dõi trên nhiều tài khoản vì vậy thưịng xảy ra các ngiệp vụ kế toán ở thời kỳ này chứng từ gốc thừa ra các nghiệp vụ khác lại khơng có chứng từ gốc, đơn vị đóng chứng từ doanh thu và cơng nợ chỉ có hợp đồng bán hàng.
Kiến nghị
- Đề nghị đơn vị điều chỉnh giảm khoản phải thu lập dự án khả thi tin học:
Nợ TK 511/ Có TK 1311: 27.273.273 Nợ TK 3331/ Có TK 1311: 2.727.327
- Bổ sung khoản phải thu bán hàng cho CTCP Bình Điền:
Nợ TK 511/ Có TK 1311: 11.375. 686 Nợ TK 3331/ Có TK 1311: 1.137.568
Chấp hành đúng chế độ kế tốn thống kê về theo dõi cơng nợ hạch tốn đúng bản chất, cài đặt lại phần mềm kế toán, chấn chỉnh cơng tác đóng lưu trữ chứng từ kế tốn mới.
Ngồi các thủ tục kiểm tốn nói trên, KTV cịn tiến hành một số thủ tục: - Xác định các khoản phải thu thương mại không được phản ánh trùng trên sổ phải trả. Đồng thời cũng tiến hành kiểm tra doanh thu của 2 tháng cuối năm tài chính để tìm những số dư lớn hay các nghiệp vụ kinh tế bị điều chỉnh hay xố sổ.
- Kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các khoản phải thu lớn này, việc điều chỉnh hay bút toán xoá sổ. Đồng thời cũng kiểm tra một số nghiệp vụ thanh toán trên giấy báo Có của ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt.
- Lập bảng tổng hợp số dư và đối chiếu Bảng tổng hợp ký xác nhận với Sổ cái TK phải thu. Cộng báo cáo nợ phải thu và đối chiếu với sổ Cái tài khoản phải thu.