HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY
Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát là một khâu thiết yếu trong quản trị, giúp các nhà quản lý hình thành và duy trì các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu tổ chức Kiểm soát có thể hiểu theo nhiều cách, như quản lý cấp dưới qua chính sách cụ thể, kiểm soát giữa các đơn vị thông qua quyền sở hữu, hoặc kiểm soát nội bộ qua quy chế và thủ tục Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ vẫn là hình thức phổ biến nhất Đối với tổ chức và doanh nghiệp, việc kiểm tra và kiểm soát hoạt động hàng ngày ngày càng trở nên quan trọng, đòi hỏi một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đạt được bốn mục tiêu chính: bảo vệ tài sản của tổ chức, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ các quy định pháp lý, và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Mặc dù bốn mục tiêu trong hệ thống kiểm soát nội bộ có sự liên kết chặt chẽ, nhưng đôi khi chúng cũng mâu thuẫn với nhau, chẳng hạn như giữa hiệu quả hoạt động và việc bảo vệ tài sản, sổ sách cũng như cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Do đó, nhiệm vụ của các nhà quản lý là thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, đảm bảo sự hài hòa giữa các mục tiêu này.
Theo Chuẩn mực kiểm toán số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy định và thủ tục do đơn vị kiểm toán xây dựng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm tra và ngăn ngừa gian lận, sai sót Hệ thống này không chỉ giúp lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý mà còn bảo vệ và quản lý hiệu quả tài sản của đơn vị.
Về bản chất, có thể hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, bao gồm các hoạt động kiểm soát được thực hiện tại mọi bộ phận trong đơn vị, tạo thành một hệ thống thống nhất Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra.
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống được thiết kế và vận hành bởi con người, không chỉ bao gồm các chính sách, thủ tục và biểu mẫu mà còn liên quan đến các thành viên trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và nhân viên Con người đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu và thiết lập cơ chế kiểm soát, đảm bảo hoạt động hiệu quả ở mọi cấp độ trong tổ chức.
Kiểm soát nội bộ đảm bảo một mức độ hợp lý rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện, nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối Trong quá trình vận hành, có thể xảy ra sai phạm dẫn đến việc không đạt được mục tiêu Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ có khả năng ngăn chặn các sai phạm, nhưng không thể đảm bảo rằng chúng sẽ không bao giờ xảy ra.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ, mặc dù có sự khác biệt giữa các đơn vị, luôn được cấu thành từ bốn yếu tố cơ bản.
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố nội bộ và ngoại bộ ảnh hưởng đến thiết kế, hoạt động và quản lý dữ liệu của các hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp, với các yếu tố như đặc thù quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân lực, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát và môi trường bên ngoài Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc chủ yếu vào nhận thức của các nhà quản lý Nếu họ coi trọng công tác này, các thành viên trong đơn vị sẽ tuân thủ quy định và chế độ, ngược lại, nếu bị coi nhẹ, các quy chế kiểm soát nội bộ sẽ không hoạt động hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế toán và bảng tổng hợp cân đối kế toán Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là yếu tố then chốt trong việc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Mục đích của hệ thống kế toán trong một tổ chức là thu thập, phân loại, ghi chép và báo cáo các giao dịch kinh tế tài chính, nhằm đáp ứng chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán Để đạt được hiệu quả, hệ thống kế toán cần đảm bảo các mục tiêu kiểm toán chi tiết.
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị
- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách kế toán.
- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ theo đúng quy định.
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp số liệu kế toán là rất quan trọng, đảm bảo rằng các số liệu được ghi vào sổ phải được tổng hợp và chuyển sổ một cách chính xác Điều này góp phần vào việc tạo ra các Báo cáo tài chính đáng tin cậy cho doanh nghiệp.
* Các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc thiết lập nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, kiểm toán viên cần hiểu rõ các thủ tục kiểm soát để xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán Những thủ tục kiểm soát này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả quản lý và kiểm toán.
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chưong trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
- Đối chiếu giữa số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo mỗi cá nhân có trách nhiệm riêng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm, ngăn chặn việc một người đảm nhiệm nhiều vai trò; và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, tạo điều kiện cho việc giao quyền hạn và xác nhận quyết định.
Những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ
Dù được đầu tư mạnh mẽ vào thiết kế và vận hành, hệ thống kiểm soát nội bộ tại bất kỳ đơn vị nào cũng không thể hoàn toàn hiệu quả Hiệu quả thực sự của hệ thống phụ thuộc chủ yếu vào con người, bao gồm năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của đội ngũ nhân viên Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm, vì vẫn tồn tại những hạn chế tiềm tàng từ nhiều nguyên nhân khác nhau.
Những hạn chế do bản thân con người gây ra bao gồm sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, ước lượng sai, cũng như việc hiểu sai chỉ dẫn từ cấp trên hoặc các báo cáo từ cấp dưới.
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
Hoạt động kiểm soát thường tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, dẫn đến việc ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên Hệ quả là, những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường bị bỏ qua, gây ra rủi ro cho tổ chức.
Yêu cầu hàng đầu của người quản lý là đảm bảo rằng chi phí cho hoạt động kiểm soát không vượt quá giá trị thiệt hại do sai sót hoặc gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…
Hạn chế của kiểm soát nội bộ chính là nguyên nhân khiến cho việc đạt được mục tiêu không thể được bảo đảm tuyệt đối.
VAI TRÒ CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP
Kiểm toán nội bộ và đặc trưng của kiểm toán nội bộ
Hình thức kiểm toán nội bộ lần đầu tiên xuất hiện tại Mỹ vào những năm
Vào những năm 30 của thế kỷ 20, kiểm toán nội bộ bắt đầu phát triển và nhanh chóng lan rộng ra nhiều quốc gia Tổ chức quốc tế về kiểm toán nội bộ (IIA) được thành lập vào năm 1941 tại Mỹ, với nhiệm vụ quy định bản chất, mục tiêu, chức năng và phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ.
Tổ chức kiểm toán nội bộ là thành viên của IFAC và INTOSAI Từ những năm
60 cho đến nay, hoạt động kiểm toán nội bộ đã phát triển rộng rãi trên thế giới.
Kiểm toán nội bộ đã mở rộng phạm vi hoạt động không chỉ để phát hiện sai sót và gian lận, mà còn nhằm cải thiện chất lượng hoạt động và tăng cường cơ chế kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Đặc biệt, trong các công ty lớn với nhiều chi nhánh, kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng, là cánh tay phải của ban giám đốc trong quản lý tài chính Bộ phận này thực hiện việc xem xét định kỳ các biện pháp quản lý và kiểm soát, đồng thời độc lập với các bộ phận khác để phát hiện sai phạm trong quản lý tài chính Mặc dù không có quy định pháp luật bắt buộc phải có kiểm toán nội bộ, nhưng đối với các doanh nghiệp lớn, sự phức tạp trong quản lý đòi hỏi một bộ phận chuyên môn để đảm bảo tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát Tại Việt Nam, doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn trong việc dự báo và phân tích, do đó việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ là cần thiết để cải thiện quản lý, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Sau khi Nhà nước ban hành Quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng
Kể từ khi quy chế kiểm toán nội bộ được ban hành vào năm 1997, nhiều Tổng công ty đã thành lập và đưa bộ phận kiểm toán nội bộ vào hoạt động hiệu quả.
* Quy định đối với kiểm toán viên nội bộ:
Kiểm toán viên là những chuyên gia kế toán có kỹ năng nghiệp vụ kiểm toán, đảm bảo tính chính trực, khách quan và độc lập trong công việc Theo IFAC - Liên đoàn kế toán quốc tế, kiểm toán viên cần có khả năng nghề nghiệp vững vàng và phải tôn trọng bí mật trong quá trình làm việc Những yêu cầu này là điều kiện tiên quyết để trở thành một kiểm toán viên chuyên nghiệp.
Theo quyết định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính quy định các tiêu chuẩn đối với người được bổ nhiệm làm kiểm toán viên nội bộ như sau:
1 Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán;
2 Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, hoặc quản trị kinh doanh;
3 Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất có 3 năm làm việc tại doanh nghiệp nơi được giao nhiệm vụ kiểm toán viên;
4 Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài chính và được cấp chứng chỉ.
Kiểm toán viên nội bộ không nên tham gia đánh giá các hoạt động mà họ đã thực hiện trước đó, vì điều này có thể ảnh hưởng đến tính khách quan Việc cung cấp sự bảo đảm cho một hoạt động mà họ đã đảm nhận sẽ làm giảm độ tin cậy của quá trình kiểm toán Tuy nhiên, họ vẫn có thể cung cấp tư vấn liên quan đến các hoạt động mà họ đã thực hiện trước đây.
Ban giám đốc có quyền đánh giá và lựa chọn kiểm toán viên nội bộ cho doanh nghiệp Nhiều quốc gia đã phát triển chương trình đào tạo cấp bằng kiểm toán viên nội bộ Tiêu chí lựa chọn kiểm toán viên nội bộ dựa trên phẩm chất, năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của họ.
Năng lực chuyên môn của kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào loại công việc họ thực hiện, bao gồm kiểm toán báo cáo tài chính hoặc kiểm toán hoạt động Đối với kiểm toán báo cáo tài chính, doanh nghiệp yêu cầu người phụ trách bộ phận kiểm toán nội bộ phải có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu trong lĩnh vực này.
- Bằng đại học chuyên ngành kế toán và tài chính;
- Có chứng chỉ kiểm toán viên
- Có 4 đến 5 năm kinh nghiệm chuyênmôn với tư cách là trợ lý kiểm toán
- Ngoại ngữ (ít nhất 2 ngoại ngữ, bắt buộc phải giỏi tiếng Anh hoặc tiếng Pháp).
Nếu là kiểm toán hoạt động, các kiểm toán viên phải hiểu biết rất tốt về kỹ thuật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Phẩm chất đạo đức của kiểm toán viên nội bộ yêu cầu họ phải vận dụng kỹ năng và tính cẩn thận cần thiết, đảm bảo có đủ năng lực và thận trọng trong nghề nghiệp Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là họ hoàn toàn tránh khỏi sai lầm.
* Trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp được quy định như sau:
1 Kiểm toán viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán.
2 Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước.
3 Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
4 Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (loại trừ các trường hợp có yêu cầu của toà án, hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ).
* Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ:
1 Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ Không bị chi phối, hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán.
Bản chất của kiểm toán nội bộ
*Bản chất của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng hoạt động và đảm bảo tính chính xác của thông tin kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp Không chỉ giới hạn ở việc kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ còn mở rộng ra kiểm toán hoạt động và tính tuân thủ các quy định của Nhà nước và doanh nghiệp Tuy nhiên, kiểm toán nội bộ vẫn là một lĩnh vực phức tạp và còn mới mẻ tại Việt Nam.
Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau:
Kiểm toán nội bộ là hoạt động độc lập và khách quan nhằm nâng cao giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức Nó hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu thông qua việc áp dụng cách tiếp cận có hệ thống để đánh giá và cải thiện hiệu quả quản trị rủi ro, kiểm soát và giám sát.
Theo các chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ được ban hành vào tháng 5 năm 1978, kiểm toán nội bộ được định nghĩa là một chức năng thẩm định độc lập trong tổ chức, nhằm xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức như một hình thức hỗ trợ cho sự phát triển và hiệu quả hoạt động của tổ chức đó.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng trong tổ chức, thực hiện công việc kiểm toán bởi chính nhân viên nội bộ với yêu cầu độc lập và khách quan Kiểm toán viên nội bộ cần đảm bảo tính vô tư và công bằng, không để ảnh hưởng từ bên ngoài tác động đến phán xét của mình Ngoài việc kiểm tra, họ còn có thể tư vấn cho các bộ phận khác nhằm tăng giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức thông qua các hoạt động như thiết kế quy trình và huấn luyện Mục tiêu cuối cùng là tạo ra giá trị cho các chủ sở hữu, cổ đông và khách hàng thông qua phát triển sản phẩm và tối ưu hóa nguồn lực Qua việc đánh giá rủi ro và thu thập bằng chứng, kiểm toán viên nội bộ giúp nâng cao hiểu biết và cơ hội cải thiện, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích cho các cấp quản lý Họ cần liên tục hoàn thiện phương pháp làm việc theo quy định nghề nghiệp và đạo đức, với chức năng chủ yếu là đánh giá và cải thiện hoạt động của tổ chức thông qua phân tích và đề xuất giải pháp.
Kiểm toán nội bộ nhằm kiểm tra và kiểm soát chất lượng hoạt động cũng như thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Qua đó, giúp chủ sở hữu và nhà điều hành phát hiện và khắc phục những điểm yếu, ngăn ngừa sai sót và gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính Kết quả của kiểm toán nội bộ cũng đóng góp quan trọng vào việc đảm bảo tính chính xác của thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Mục tiêu của kiểm toán nội bộ :
- kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Để đảm bảo tuân thủ các chủ trương, chính sách và pháp luật của Nhà nước, cũng như quy chế và quy trình nghiệp vụ của đơn vị, cần ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm hoặc không tuân thủ pháp luật Điều này giúp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc.
Đảm bảo rằng mọi bộ phận trong đơn vị hoạt động theo đúng định hướng và triển khai các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và hiệu lực.
- xác định, đánh giá tính chính xác, đầy đủ, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo nghiệp vụ của đơn vị.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo an toàn tài sản, cần kiến nghị các cơ quan chủ quản cấp trên sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế phù hợp Đối tượng kiểm toán nội bộ bao gồm các hoạt động kinh tế tài chính, kế toán và kinh doanh của đơn vị cũng như các phòng ban, bộ phận trong tổ chức, doanh nghiệp.
Còn đối tượng phục vụ của kiểm toán nội bộ gồm:
- ban giám đốc: “ Khách hàng được ưu tiên của kiểm toán viên”.
Các bộ phận được kiểm toán thường có yêu cầu khác nhau, nhưng sự hợp tác của người được kiểm toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả của quá trình kiểm toán.
Phạm vi thực hiện của kiểm toán nội bộ là:
- Kiểm toán các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.
Các lĩnh vực của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán hiệu quả là quá trình đánh giá tính hiệu quả và tác dụng của một phương án kinh doanh, quy trình công nghệ hoặc tài sản cố định trước khi đưa vào hoạt động Loại kiểm toán này yêu cầu áp dụng nhiều kỹ năng khác nhau, bao gồm kế toán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và khoa học Sau khi hoàn tất kiểm toán, một bản giải trình đánh giá sẽ được lập để kết luận các mặt tốt và xấu, sau đó gửi đến các cơ quan liên quan.
Nội dung công việc của kiểm toán hoạt động gồm:
Doanh nghiệp cần kiểm tra quy trình huy động và phân phối các nguồn lực như nhân lực, vật tư, hàng hóa, tài sản và tiền vốn để đảm bảo sử dụng chúng một cách tiết kiệm và hiệu quả Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa lợi ích kinh doanh mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh; phân phối và sử dụng thu nhập; kết quả bảo toàn và phát triển vốn.
- Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2 Kiểm toán tính tuân thủ
Kiểm toán tính tuân thủ, hay còn gọi là kiểm toán tính quy tắc, thường được thực hiện bởi cấp trên để kiểm tra các đơn vị cấp dưới về việc chấp hành các quy định và quy chế.
Nội dung công việc của kiểm toán tuân thủ gồm:
Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các chính sách tài chính, kế toán là rất quan trọng Đồng thời, cần đánh giá chế độ quản lý của Nhà nước và tình hình thực hiện các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.
Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ và thủ tục quản lý là cần thiết cho toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ Điều này bao gồm việc đánh giá từng khâu công việc và từng biện pháp để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng quy định.
Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc, chính sách và chuẩn mực kế toán là rất quan trọng, bao gồm việc kiểm tra từ khâu lập chứng từ, áp dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin, đến việc trình bày báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, cũng như lưu trữ tài liệu kế toán một cách hợp lý.
3.3- Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị
Việc kiểm tra và xác nhận tính trung thực, hợp lý của các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị là rất quan trọng Điều này đảm bảo rằng các báo cáo này tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành đã được chấp nhận.
Nội dung công việc của kiểm toán báo cáo tài chính, báo cacó kế toán quản trị gồm:
Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan và tin cậy của báo cáo tài chính cũng như báo cáo kế toán quản trị là bước quan trọng trước khi (Tổng) Giám đốc ký duyệt và công bố.
Kiểm tra và đánh giá báo cáo tài chính cùng kế toán quản trị là cần thiết để đưa ra các kiến nghị và tư vấn hữu ích cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, từ đó đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
4.1 Chức năng của kiểm toán nội bộ
Số liệu và tài liệu kế toán của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước cùng các bên liên quan Doanh nghiệp có trách nhiệm pháp lý về tính đầy đủ, trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán cũng như thông tin trong báo cáo tài chính đã công bố.
Nhà nước yêu cầu doanh nghiệp tổ chức kiểm toán nội bộ định kỳ để đánh giá chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính Kiểm toán nội bộ còn giúp bảo vệ an toàn tài sản, đảm bảo tuân thủ pháp luật, chính sách của Nhà nước, cũng như các quyết định của hội đồng quản trị và tổng giám đốc trong hoạt động của doanh nghiệp.
Trước đây, kiểm toán nội bộ chỉ tập trung vào việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức Gần đây, IIA đã mở rộng chức năng này để bao gồm việc đánh giá và cải thiện tất cả các hoạt động của đơn vị Phạm vi của hai chức năng này luôn liên quan đến các nhiệm vụ cụ thể mà kiểm toán nội bộ cần thực hiện.
Nhận định và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của thông tin hoạt động là rất quan trọng Việc đánh giá những yếu tố này giúp xác định các điểm yếu trong quy trình ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo thông tin Để cải thiện độ tin cậy, cần đề xuất các biện pháp như nâng cao quy trình kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân viên về quản lý thông tin và áp dụng công nghệ hiện đại trong việc xử lý dữ liệu.
Đánh giá và phân tích các rủi ro có thể dẫn đến việc tài sản của đơn vị bị tham ô, biển thủ là rất quan trọng Việc nhận diện những yếu tố này giúp đưa ra các biện pháp hiệu quả nhằm cải thiện khả năng bảo vệ tài sản Đề xuất các giải pháp cụ thể sẽ nâng cao sự an toàn và bảo mật cho tài sản, từ đó giảm thiểu nguy cơ mất mát và thiệt hại cho đơn vị.
Đánh giá và phân tích những yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị là rất quan trọng Việc nhận diện các vấn đề này giúp đề xuất các biện pháp cải thiện, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực Đưa ra các giải pháp tiết kiệm và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc trong đơn vị.
Nhận định và phân tích các rủi ro có thể dẫn đến việc không tuân thủ luật lệ và quy định là rất cần thiết để đề xuất các biện pháp cải thiện Điều 6 của Quy chế kiểm toán nội bộ Việt Nam nêu rõ ba chức năng chính của kiểm toán nội bộ: kiểm tra, xác nhận và đánh giá Việc xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả hơn sẽ giúp nâng cao tính tuân thủ và giảm thiểu rủi ro.
Chức năng kiểm tra đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Nó bao gồm việc kiểm tra các thông tin kinh tế, tài chính và đảm bảo sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh Qua đó, kiểm tra tạo cơ sở cho việc xác nhận và đánh giá, đồng thời gắn liền với hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ theo định nghĩa của IIA.
Chức năng xác nhận chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra thông tin kinh tế tài chính trong các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, nhằm mang lại sự tin cậy cho các nhà quản lý trước khi ký duyệt Theo định nghĩa của IIA, chức năng này thuộc về hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ, nhưng chỉ phục vụ cho các nhà quản lý của đơn vị, không hướng tới đối tượng bên ngoài, vì kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi chính nhân viên của đơn vị.
Chức năng đánh giá trong kiểm toán nội bộ tập trung vào tính phù hợp, hiệu quả và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động này không chỉ đảm bảo chất lượng mà còn là nền tảng để đưa ra các kiến nghị nhằm nâng cao giá trị và cải thiện hoạt động của đơn vị.
Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá của kiểm toán nội bộ bao gồm:
- Độ tin cậy của thông tin tài chính kế toán do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày.
- Tính tuân thủ luật pháp và các quy chế, các quy định của Nhà nước, các quy định của bản thân doanh nghiệp.
- Tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Tính hiệu quả của các hoạt động kinh tế và việc sử dụng các nguồn lực, lựa chọn các phương án, các quyết định kinh tế.
So sánh các chức năng trong quy chế kiểm toán nội bộ của Việt Nam với định nghĩa của IIA cho thấy rằng quy chế này chưa đề cập đến chức năng cải thiện Nguyên nhân của điều này là do chức năng cải thiện trước đây thường được hiểu ngầm là liên quan chặt chẽ đến chức năng đánh giá.
4.2 Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Để làm đúng và trọn vẹn chức năng của mình, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ sau:
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị, trong doanh nghiệp.
Trước khi trình ký duyệt và công bố, cần kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính trong báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị doanh nghiệp.
Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động và quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đặc biệt là việc tuân thủ luật pháp, chính sách tài chính, chế độ kế toán, cũng như các nghị quyết và quyết định của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc doanh nghiệp.
Phát hiện các sơ hở và yếu kém trong quản lý tài sản doanh nghiệp là điều cần thiết để ngăn chặn gian lận Đề xuất giải pháp cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả điều hành kinh doanh.
Kiểm toán –yếu tố then chốt của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một hoạt động độc lập trong tổ chức, nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động để đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp dịch vụ kiểm tra, đánh giá và giám sát hiệu quả hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ.
Bộ phận kiểm toán nội bộ là yếu tố then chốt trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cung cấp đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động, bao gồm hiệu quả của các chính sách và thủ tục kiểm soát Một bộ phận kiểm toán nội bộ hiệu quả giúp doanh nghiệp nhận được thông tin kịp thời và chính xác về hoạt động và chất lượng kiểm soát, từ đó điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát một cách hợp lý và hiệu quả.
Các yếu tố ảnh hưởng tới tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ
Tính độc lập của kiểm toán nội bộ là yếu tố quan trọng, đảm bảo rằng bộ phận kiểm toán nội bộ có vị trí pháp lý phù hợp trong tổ chức, từ đó cho phép thực hiện đầy đủ các trách nhiệm kiểm toán một cách hiệu quả.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cần trực thuộc một cấp cao để đảm bảo không bị hạn chế trong hoạt động, đồng thời được cấp quyền hạn rộng rãi và hoạt động độc lập với phòng kế toán cùng các bộ phận khác Kiểm toán viên nội bộ phải có quyền tự do thực hiện các thẩm tra cần thiết để đạt được mục tiêu của mình, đồng thời duy trì sự khách quan và độc lập trong quá trình kiểm toán đối với các bộ phận được kiểm tra.
Chính sách nhân sự là yếu tố then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp, nơi đội ngũ nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện và kiểm soát các quy trình Nhân viên có năng lực và đáng tin cậy giúp đảm bảo các mục tiêu kiểm soát nội bộ mà không cần phải thực hiện quá nhiều quy trình Ngược lại, một đội ngũ kém năng lực và thiếu trung thực sẽ làm giảm hiệu quả của hệ thống kiểm soát, bất chấp việc doanh nghiệp đã thiết kế các chính sách và thủ tục chặt chẽ Do đó, bộ phận kiểm toán nội bộ cần tuyển chọn nhân viên có chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Kiểm toán viên nội bộ áp dụng các phương pháp và thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của từng cuộc kiểm toán Các phương pháp này bao gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét tài liệu, thu thập và đánh giá bằng chứng, cũng như phân tích và so sánh dữ liệu Kiểm toán viên cũng thực hiện các bước kiểm tra cần thiết để xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân, đồng thời dự đoán xu hướng và khả năng trong từng trường hợp cụ thể.
KIỂM TOÁN NỘI BỘ - NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA
Kiểm soát nội bộ trong môi trường thay đổi
1.1 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã mang lại những thay đổi đáng kể cho hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt là trong hệ thống thông tin kế toán Trong kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên cần chú ý đến ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống kiểm soát nội bộ Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ kiểm toán yêu cầu xem xét các kỹ thuật kiểm toán trên máy tính để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử, kiểm toán viên phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau, không giống như trong môi trường xử lý thủ công Những thách thức này liên quan chặt chẽ đến các đặc tính của việc xử lý thông tin trong môi trường EDP.
Hoạt động kiểm soát trong môi trường EDP bao gồm hai loại chính: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Kiểm soát chung liên quan đến tất cả các bộ phận của hệ thống EDP và cần được đánh giá ngay từ đầu cuộc kiểm toán Trong khi đó, kiểm soát ứng dụng áp dụng cho các mục đích sử dụng cụ thể của hệ thống, như xử lý doanh số hoặc thu tiền mặt, và phải được đánh giá riêng cho từng lĩnh vực kiểm toán mà khách hàng sử dụng máy tính Điều này giúp kiểm toán viên lập kế hoạch nhằm giảm thiểu mức độ rủi ro kiểm soát.
Sơ đồ: Kiểm soát trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử a, Kiểm soát chung
Kiểm soát chung là một phần quan trọng trong môi trường hệ thống kế toán dựa trên máy tính, nhằm đảm bảo sự phát triển và thực hiện đúng đắn các ứng dụng, cũng như bảo vệ sự nguyên vẹn của chương trình và dữ liệu Các mục tiêu chính của kiểm soát chung bao gồm duy trì hoạt động ổn định của ứng dụng và đảm bảo tính toàn vẹn của các file dữ liệu Kiểm soát này có thể được thực hiện thủ công hoặc thông qua lập trình, với các hoạt động kiểm soát cụ thể như kiểm soát phát triển, kiểm soát tổ chức và kiểm soát đảm bảo.
Kiểm soát phát triển là một phần quan trọng trong kiểm soát chung, nhằm đảm bảo hệ thống phát triển hiệu quả và xem xét đúng đắn các vấn đề liên quan, bao gồm cả kiểm soát trong quá trình lắp đặt Khác với hệ thống thủ công, hệ thống máy tính hoạt động theo chương trình đã được lập ra từ các tình huống giả thuyết, dẫn đến khả năng xử lý tình huống bất thường không linh hoạt bằng Do đó, mặc dù chương trình có thể hoàn hảo, khả năng phát hiện và sửa chữa sai sót vẫn có giới hạn, yêu cầu sự can thiệp của con người Việc xây dựng hệ thống EDP lớn cần được quan tâm, nhưng cũng không nên bỏ qua các yếu tố quan trọng khác.
Kiểm soát quá trình xử lý
HOÁT ĐỒNG KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG MÁY TÍNH
Kiểm soát ứng dụng là một phần quan trọng trong quản lý hệ thống, bao gồm trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình xử lý và vai trò của kiểm toán viên nội bộ trong các giai đoạn kiểm soát Việc xác định rõ trách nhiệm và vai trò này giúp đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quy trình kiểm soát.
Kiểm soát tổ chức là hoạt động quan trọng nhằm bảo vệ dữ liệu máy tính, bao gồm cả dữ liệu phần cứng và phần mềm Quá trình cài đặt máy tính có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như lụt lội, hỏa hoạn, và sai sót của con người Các đơn vị lớn thường áp dụng các biện pháp như sao lưu dữ liệu nhiều lần hoặc lưu trữ trên tài liệu bên ngoài để đảm bảo an toàn Đối với các đơn vị nhỏ, việc hạn chế quyền truy cập vào phần mềm cài đặt là một thủ tục kiểm soát hiệu quả Ngoài ra, bảo vệ dữ liệu phần cứng cũng rất quan trọng để bảo vệ thông tin lưu trữ trong máy tính.
Kiểm soát dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ thông tin, đặc biệt trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử (EDP), nơi có những khác biệt so với phương pháp thủ công Các hoạt động kiểm soát dữ liệu bao gồm việc thiết lập quy định về mức độ truy cập, xây dựng thư viện file dữ liệu máy tính, và duy trì khả năng tái tạo dữ liệu bị mất, nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả cho quá trình quản lý dữ liệu.
Nhiều tổ chức hiện nay hoàn toàn phụ thuộc vào hệ thống máy tính, và khi xảy ra rủi ro ngoài ý muốn, họ có thể phải chịu thiệt hại nặng nề Do đó, kiểm toán viên cần đảm bảo rằng công ty có đủ bảo hiểm để bảo vệ trước các tổn thất có thể phát sinh từ các hoạt động ngẫu nhiên hoặc do nhân viên gây ra Bảo hiểm là giải pháp hiệu quả giúp giảm thiểu tổn thất cho công ty Tại Việt Nam, việc này thường được đảm bảo thông qua sự cam kết về dịch vụ của các công ty phần mềm.
Kiểm toán ứng dụng liên quan đến việc xử lý nghiệp vụ và dữ liệu trong hệ thống kế toán bằng máy tính, bao gồm cả công việc chung và cụ thể cho từng ứng dụng Mục tiêu của kiểm toán ứng dụng là đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác của số liệu kế toán, cũng như tính hợp lệ của các bút toán được thực hiện từ kết quả của cả xử lý thủ công và xử lý dữ liệu.
Sơ đồ: Hoạt động xử lý dữ liệu
Như vậy kiểm soát ứng dụng gồm : kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý, kiểm soát đầu ra.
Kiểm soát đầu vào là nguyên tắc quan trọng nhằm xác định tính phù hợp của dữ liệu ngay từ giai đoạn đầu Việc phát hiện sai sót muộn không chỉ tốn kém mà còn khó khăn trong việc sửa chữa, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin trình bày Do đó, việc đảm bảo kiểm soát đầu vào hiệu quả là cần thiết để giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.
Mục tiêu của kiểm soát đầu vào là đảm bảo dữ liệu nhập vào hệ thống máy tính phải đầy đủ và chính xác Điều này liên quan đến các hoạt động kiểm soát cụ thể, bao gồm việc bộ phận sử dụng phải chịu trách nhiệm về dữ liệu, đảm bảo rằng các đầu vào xuất phát từ các nghiệp vụ hợp lệ, có thủ tục phê duyệt thích hợp và tài liệu được phân loại hợp lý Ngoài ra, kiểm soát đầu vào tại phòng máy tính cũng rất quan trọng, bao gồm các biện pháp như kiểm soát xác minh, kiểm soát số thập phân, kiểm soát tính hợp lệ, kiểm soát tổng số và kiểm soát file tài liệu chủ.
Kiểm soát xử lý là một phần quan trọng trong quản lý đầu vào, với nhiều phương pháp tương tự có thể áp dụng Các biện pháp này bao gồm kiểm soát chạy chương trình và kiểm soát quá trình hoạt động, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình xử lý.
*Kiểm soát đầu ra: các kiểm soát đầu ra có hai mục đích cụ thể như sau: Đầu vào (Inputs) Đầu ra (Outputs)
Hoạt động xử lý(processing)
Nếu đầu vào và kiểm soát xử lý hoạt động được đảm bảo chính xác, đầu ra sẽ phải đầy đủ, chính xác và hợp lý Việc kiểm soát tổng số đầu ra cần phải so sánh với nhật ký kiểm soát của bộ phận kiểm soát dữ liệu Đồng thời, bộ phận sử dụng cũng cần được nhắc nhở về những rủi ro tiềm tàng liên quan đến giả thiết rằng đầu ra từ máy tính là chính xác.
Việc phân bổ thông tin cần được thực hiện một cách chính xác và an toàn, đảm bảo rằng nhân viên chỉ nhận những thông tin cần thiết để thực hiện công việc của họ hiệu quả Kiểm toán viên có trách nhiệm chuẩn bị danh sách phân bổ một cách cẩn thận và nêu rõ lý do cho từng cá nhân nhận kết quả.
Bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khi xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ ra đời trong các doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ và số liệu, đồng thời tuân thủ các quy tắc và kiểm soát gian lận, sai sót Qua thời gian, vai trò của kiểm toán nội bộ đã mở rộng đáng kể, áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau Nhờ đó, lĩnh vực này đã đạt được nhiều thành tựu trong nghiên cứu và phương pháp tiếp cận.
Dựa trên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, có một số bài học kinh nghiệm quan trọng cho các doanh nghiệp khi xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ, bao gồm việc xác định rõ mục tiêu và chức năng của bộ phận, đảm bảo sự độc lập và khách quan trong quy trình kiểm toán, cũng như tạo ra một môi trường làm việc tích cực để khuyến khích sự phát triển và cải tiến liên tục.
Đối với các doanh nghiệp lớn với nhiều đơn vị thành viên, việc thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ là cần thiết, bao gồm Tổng kiểm toán và các phó Tổng kiểm toán hỗ trợ Tổng kiểm toán sẽ điều hành bộ máy kiểm toán nội bộ, với nhân viên kiểm toán tại Tổng công ty do Tổng kiểm toán phụ trách, trong khi các kiểm toán viên tại các chi nhánh sẽ do Kiểm toán trưởng hoặc Tổng kiểm toán quản lý, tùy thuộc vào sự tồn tại của phòng kiểm toán nội bộ Đối với các tập đoàn sản xuất như Tổng công ty hay Liên hiệp các xí nghiệp, cần tổ chức phòng kiểm toán nội bộ với đủ nhân lực và năng lực để thực hiện kiểm toán cho cả đơn vị và các đơn vị thành viên.
- các kiểm toán viên nội bộ khi được lựa chọn làm việc phải đáp ứng đày đủ các yêu cầu đối với một kiểm toán viên nội bộ.
Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động độc lập, tách biệt hoàn toàn với các bộ phận quản lý và điều hành trong doanh nghiệp, bao gồm cả phòng kế toán - tài chính Bộ phận này chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp từ (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp.
Các đơn vị thành viên trong Tổng công ty và Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập cần thiết lập bộ phận kiểm toán độc lập hoặc phân công nhân viên kiểm toán nội bộ để thực hiện quy trình kiểm toán nội bộ.
Doanh nghiệp thành viên không có tư cách pháp nhân có thể bổ nhiệm kiểm toán viên trực tiếp tại các đơn vị phụ thuộc, tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và địa bàn hoạt động.
Các kiểm toán viên nội bộ tại các doanh nghiệp thành viên, dù có tư cách pháp nhân độc lập hay không, đều nằm dưới sự quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp của bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị cấp trên Họ chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc.