III- Thực hiện kiểm tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Hố
2- Thực hiện trình tự kiểm tốn tại Cơng ty Hố chất Mỏ
2.1.1- Lựa chọn đơn vị được kiểm toán
* Bước 1: Lựa chọn đơn vị kiểm toán
Sau khi Giám đốc phê duyệt kế hoạch kiểm tốn thì trưởng Phịng kiểm tốn nội bộ thơng báo lịch kiểm tốn xuống các Xí nghiệp trực thuộc Cơng ty
Sau đây là thơng báo lịch kiểm tốn báo cáo tài chính cả năm 2001:
Tổng công ty Than Việt Nam cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
CÔNG TY HOá CHấT mỏ Hn Độc lập - tự do - hạnh phúc
Số 2453/ TB- KTNB Hà nội, ngày 10 tháng 12 năm 2001
Chuẩn bị kiểm toán
Thực hiện kiểm toán
Báo cáo kiểm tốn
Theo dõi việc thực hiện kiến nghị sau kiểm tốn
Thơng báo
lịch kiểm tốn báo cáo tài chính năm 2001
Kính gửi: các đồng chí giám đốc xí nghiệp
Để chuẩn bị cho Đoàn kiểm tra Tổng cơng ty Than Việt Nam kiểm tốn BCTC năm 2001 của Cơng ty. Phịng kiểm tốn nội bộ Cơng ty thơng báo lịch kiểm tốn BCTC năm 2001 tại các đơn vị sau:
Stt Tên đơn vị Thời gian kiểm toán Ghi chú
1 Vũng tàu 17/12 - 21/12/01 Kiểm tốn tháng 11
2 Xí nghiệp HCM Đà Nẵng 23/12 -17/12/01 Kiểm tốn tháng 11
3 Xí nghiệp HCM Quảng Ninh 2/01 - 6/01/02 Kiểm toán tháng 11
4 Xí nghiệp HCM và cảng BTB 7/01 - 10/01/02 Kiểm tốn tháng 11
5 Xí nghiệp HCM Ninh Bình 11/01 - 14/01/02 Kiểm tốn cả năm
6 Xí nghiệp VTTB Bắc Ninh 15/01 - 18/01/02 Kiểm toán cả năm
7 Xí nghiệp HCM Sơn La 21/01 - 24/01/02 Kiểm tốn cả năm
8 Xí nghiệp VTSB Hải Phịng 25/01 - 27/01/02 Kiểm tốn cả năm
9 Xí nghiệp HCM Bắc Cạn 28/01 - 30/01/02 Kiểm toán cả năm
10 Xí nghiệp HCM Bắc Thái 31/01 - 02/2/02 Kiểm tốn cả năm
Nội dung kiểm tốn :
Bao gồm tồn bộ các tài liệu liên quan đến quyết tốn tài chính năm 2001. Nhận được thơng báo này, đề nghị các đơn vị chuẩn bị tài liệu sổ sách và tạo điều kiện để được kiểm toán đạt được hiệu quả cao.
* Bước 2: Cử kiểm toán viên và người phụ trách kiểm toán
Thực hiện kế hoạch kiểm toán năm 2001 của Giám đốc Công ty. Từ ngày 3/ 01/2002 đến ngày 7/1/ 2002 phòng Kiểm tốn nội bộ Cơng ty tiến hành kiểm tốn báo cáo tài chính năm 2001 của Xí nghiệp HCM Quảng Ninh.
Thành phần gồm:
- Phịng kiểm tốn nội bộ Cơng ty.
3. Ông : Lê Ngọc Tuấn - Chun viên - Xí nghiệp HCM Quảng Ninh.
1. Ơng Vũ Tiến Hà - Giám đốc
2. Ông Hà Tiến Hảo - Trưởng phịng kế tốn tài chính
* Bước 3: Thu thập thơng tin về Xí nghiệp Hố chất Mỏ Quảng Ninh
Do đây là phịng kiểm tốn nội bộ nên có một thuận lợi là hàng năm, các Xí nghiệp trực thuộc phải thường xuyên gửi báo cáo về tình hình hoạt động của Xí nghiệp mình về Cơng ty. Chính vì thế, kiểm tốn viên có thể năm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh cũng như hiệu quả của hệ thống kiểm sốt của Xí nghiệp. Bên cạnh đó, để giúp kiểm tốn viên tiến hành kiểm tốn nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm bớt sai sót trong q trình kiểm tốn thì phịng kiểm tốn nội bộ u cầu trước mỗi cuộc kiểm toán hay mỗi khi kết thúc niên độ, các đơn vị gửi trực tiếp các tài liệu sử dụng như:
- Báo cáo tài chính năm trước đã được kiểm tốn và báo cáo tài chính cho tới thời điểm tiến hành kiểm toán do đơn vị lập chưa điều chỉnh (trường hợp cuộc kiểm toán tiến hành dở dang trong năm mà đơn vị chưa lập quyết toán hàng năm).
- Tình hình cơng nợ và đánh giá cơng nợ do đơn vị lập và tự đánh giá. - Kết quả kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho.
Qua những tài liệu thu thập được về Xí nghiệp HCM Quảng Ninh, kiểm tốn viên nhận định một cách khái quát về nội dung của cuộc kiểm tốn .
a- Đặc điểm tình hình hoạt sản xuất kinh doanh:
Xí nghiệp HCM Quảng Ninh là Xí nghiệp quốc doanh hạch tốn kinh doanh phụ thuộc, trực thuộc Cơng ty Hố chất Mỏ Hà nội.
- Hàng tự sản xuất: . Thuốc nổ AH 1 . Thuốc nổ ZECNÔ
. Thuốc nổ ANFÔ thường . Thuốc nổ chịu nước
. Thuốc nổ AD1 . Thuốc nổ TNT . Thuốc nổ TX1 . Nitrat Amơn . Bột gỗ - Kíp: . Kíp K8 - QD . Kíp điện QP . Kíp visai phịng nổ TQ - Dich vụ khác: . Dịch vụ vận chuyển cho khách hàng . Dịch vụ cho thuê cảng . Bao bì
b- Hệ thống kiểm sốt nội bộ của xí nghiệp HCM Quảng Ninh
- Mơi trường kiểm sốt: là một yếu tố hết sức quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xảy ra những sai lầm , rủi ro trong cơng tác hạch tốn kế tốn từ đó ảnh hưởng đến sai sót hoặc gian lận trong số dư tài khoản phải thu trên báo cáo tài chính.
Thơng thường đối với kiểm tốn viên có kinh nghiệm, họ thường dựa vào thái độ của ban lãnh đạo trong đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu như ban lãnh đạo trong Xí nghiệp đều là người thẳng thắn trong cơng việc, khơng có những biểu hiện của việc kéo bề cánh, làm những việc khuất tất... thì thường là sổ sách chứng từ kế toán của đơn vị đó được lập và luân chuyển đầy đủ, rõ ràng, và nếu có sai sót thì thường là những sai sót khơng đáng kể và không cố ý. Ngược lại nếu lãnh đạo Xí nghiệp lại tỏ ra thống q thì dễ dẫn tới việc thiếu sổ sách chứng từ hoặc việc ký duyệt khơng thực hiện theo đúng quy định, các chính sách ban hành thực thi kém hiệu quả. Hoặc trong thực tế đơi khi có những Xí nghiệp trong đó đội ngũ nhân sự khơng đồn kết, nhất trí với nhau, khơng bảo ban được nhau, có nhân viên rất lười làm việc do vậy công
này xảy ra ở phịng kế tốn ở Xí nghiệp thì sẽ dẫn tới vi phạm ngun tắc “ bất kiêm nhiệm ” trong kiểm toán do vậy sẽ dẫn tới những gian lận.
Điều lệ tổ chức hoạt động của Xí nghiệp thành viên của Cơng ty về cơ bản thống nhất với điều lệ của Công ty. Bộ máy quản lý một cách thích hợp tương xứng với nhiệm vụ được giao.
Xí nghiệp HCM Quảng Ninh có tổng số nhân viên 486 trong đó nhân viên quản lý là 69 nhân viên.
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy của XN HCM Quảng Ninh
* Bước 4: Tìm hiểu về hệ thống kế tốn áp dụng
Đối tượng trực tiếp của kiểm tốn Báo cáo tài chính là tình hình tài chính của Xí nghiệp. Trong khi đó kế tốn chính là sự phản ánh các nghiệp vụ tài chính kế tốn lên sổ sách kế tốn. Đó là hệ thống thơng tin, kiểm tra về tình hình tài sản bằng chứng từ, đối ứng tài khoản, đánh giá và tổng hợp, cân đối kế toán. Trong qua trình phản ánh các thơng tin kế tốn ln có sự gắn bó chặt chẽ giữa hai chức năng thơng tin và kiểm tra. Chính vì vậy, khi tiến hành kiểm tốn nhằm khắc phục những sai phạm mà kế tốn có thể mắc phải, các kiểm tốn viên bắt buộc phải tìm hiểu và đánh giá khái quát hệ thống kế tốn trong Xí nghiệp.
a- Phịng kế tốn tài chính của xí nghiệp HCM Quảng Ninh có 8 nhân viên
Giám đốc Xí nghiệp
PGĐ Kỹ thuật PGĐ Kinhdoanh
Phịng KH- VT Phịng kỹ thuật Phịng kế tốn Phịng hành chính Phịng TT, BV
Sơ đồ: Tổ chức cơng tác kế tốn xí nghiệp HCM Quảng Ninh
Kế tốn trưởng
- Kế toán trưởng; - Kế toán tổng hợp;
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán vật tư; - Kế toán tài sản cố định, kế toán thuế; - Kế tốn cơng nợ;
- Kế tốn nhân hàng, doanh thu, lương, BHYT; - Thủ quỹ;
b- Chế độ kế tốn xí nghiệp HCN Quảng Ninh:
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/2001 kết thúc ngày 31/12/2001 - Hình thức áp dụng: Nhật ký chứng từ
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi đồng tiền khác: Đồng Việt Nam
- Phương pháp kế toán tài sản cố định: . Ngun tắc tính giá : theo giá trị cịn lại
. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao: theo đăng ký của Công ty HCM với Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước thành phố Hà Nội.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xun KT tổng hợp KT ttố n vật tư KT TT thu ế KT cơn g nợ KTN H dth u lươn Thủ quỹ