Sự cần thiết phải hồn thiện chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty

Một phần của tài liệu Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ tại công ty hoá chất mỏ hà nội (Trang 86)

I - Sự cần thiết phải hồn thiện chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty HCMHà nội Hà nội

Trong tiến trình đổi mới kinh tế, Đảng và nhà nước ta ln tập trung các nỗ lực để kiếm tìm các biện pháp, cố gắng đưa nền kinh tế nước ta phát triển về mọi mặt, dần dần hội nhập có hiệu quả vào nền kinh tế thế giới. Công cuộc đổi mới này tất yếu địi hỏi đổi mới và hồn thiện về tổ chức và cơng cụ quản lý trong đó có kiểm tốn , một vấn đề cịn mới ở nước ta song lại ra rất phát triển ở nhiều nước trên thế giới, đặc biệt là các nước phương Tây.

Đáp ứng những địi hỏi đó, hệ thống kiểm tốn nội bộ đã được hình thành ở rất nhiều Cơng ty trong đó có Cơng ty Hố chất Mỏ Hà Nội và hệ thống này đã góp phần khơng nhỏ vào những thành tích mà Cơng ty đã đạt được trong những năm qua. Tuy nhiên phịng kiểm tốn nội bộ tại Cơng ty HCM cũng như tồn bộ hệ thống kiểm sốt nội bộ của nước ta đều phải chấp nhận một thực tế rõ ràng là nền kinh tế nước ta còn lạc hậu so với các nước trên thế giới, cơ chế thị trường mới chỉ bắt đầu hình thành từ những năm 89 trở lại đây tức là hình thành sau hàng vài chục, vài năm so với các nước tư bản, do vậy chúng ta cũng phải chấp nhận một sự hiểu biết cả về lý luận và thực tiễn khoa học kiểm tốn sau họ vài chục, vài năm nếu như khơng có một sự học hỏi kinh nghiệm rất nhiều trong qua trình phát triển mà giờ đây mới chỉ bắt đầu. Song cũng do sự đi sau này mà

chúng ta có một lợi thế đó là khơng phải bắt đầu từ con số khơng mà là tự sự đón nhận những kiến thức những thơng tin từ các quốc gia có nghành khoa học kiểm toán phát triển, chuyển thành kỹ năng, kiến thức của mình để vận động đi lên. Cũng do nguyên nhân trên mà hầu như phương pháp áp dụng trong hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn rất đơn giản và cịn nhiều yếu điểm, vì thực tế cho tới nay bộ phận kiểm toán giành được ưu tiên phát triển và quan tâm của chính phủ và nhà nước ta là hệ thống kiểm tốn độc lập chứ khơng phải là hệ thống kiểm toán nội bộ . Tuy vậy, gần đây do nhận thấy vai trò khơng thể thiếu của kiểm tốn nội bộ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhà nước có quy mơ lớn như các Tổng cơng ty nên Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 về việc thành lập quy chế kiểm tốn nội bộ. Tuy nhiên cũng như các loại hình kiểm tốn khác, đến nay kiểm tốn nội bộ đã có chuẩn mực riêng, quy trình kiểm tốn riêng. Do vậy trong qua trình thực hiện kiểm tốn Báo cáo tài chính nói chung và kiểm tốn chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng chắc chắn các kiểm tốn viên khơng mắc khỏi những sai sót, nhược điểm. Tìm ra những nhược điểm này để khắc phục là nhiệm vụ cần thiết của bản thân KTV nhằm làm cho mình ngày càng hồn thiện hơn về khả năng chun mơn, về kinh nghiệm tích luỹ và ngày càng phục vụ tốt hơn cho những yêu cầu của lãnh đạo Công ty cũng như các đối tượng khác trong xã hội, và điều này cũng đồng nghĩa với việc làm cho ngành kiểm toán ở Việt Nam ngày càng phát triển.

Cho tới nay mặc dù với số lượng kiểm tốn viên cịn ít ỏi song các nhân viên phịng kiểm tốn nội bộ đã làm việc một cách tích cực, ln đề cao tinh thần trách nhiệm và đã tiến hành một loạt các cuộc kiểm toán đối với hầu hết các chỉ tiêu tài chính quan trọng trong các Báo cáo tài chính đồng thời giúp cho ban lãnh đạo Cơng ty thấy được những sai sót yếu kém cần khắc phục về kế tốn và quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả của cơng tác hạch tốn kế toán cũng như hiệu quả kinh doanh trong tồn Cơng ty. Song do cịn những hạn chế thời gian thành lập chưa lâu, các KTV tuy đều là các kế toán giỏi tại các đơn vị được bổ

kiểm toán , hơn nữa phong kiểm tốn nội bộ tại Cơng ty lại hoạt động trong một môi trường không được thuận lợi lắm bởi vì những Xí nghiệp trực thuốc ở khắp 3 miền hơn nữa có những Xí nghiệp đã thay tồn bộ hệ thống phịng kế tốn tài chính nên có rất nhiều sai sót trong quản lý và cịn rất nhiều sai phạm so với quy chế của Bộ Tài chính ban hành, điều này cản trở rất nhiều cho hoạt động của các KTV, nhất là trong khi tiến hành kiểm tốn chu trình bán hàng - thu tiền một chu trình đóng vai trị quan trọng và phức tạp trong Báo cáo tài chính, đồng thời lại rất phức tạp do mật độ các nghiệp vụ phát sinh nhiều, cũng như các đối tượng liên quan đến nó cũng nhiều, cả trong và ngồi Xí nghiệp, rất khó theo dõi.

Từ những hạn chế này dẫn tới những hạn chế trong công tác của bộ phận kiểm toán và đưa ra những kiến nghị là một điều hết sức cần thiết.

II - Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kiểm tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Hố chất Mỏ Hà Nội

1- áp dụng kỹ thuật phân tích các khoản cơng nợ phải thu khách hàng, doanh thu bán hàng

Thủ tục phân tích là sự đánh giá các thơng tin tài chính của đơn vị qua việc nghiên cứu mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính với nhau và giữa các thơng tin tài chính với những thơng tin tài chính với những thơng tin tài chính khơng mang tính chất tài chính.

Trong kiểm tốn công nợ phải khách hàng và doanh thu bán hàng KTV có thể từ sự so sánh số dư hay số phát sinh của các khoản phải thu, hay số phát sinh của từng tháng với báo cáo lỗ lãi, biên bản quyết toán thuế để phát hiện ra các nghiệp vụ bất thường. Ví dụ khoản phải thu khách hàng tăng bất thường và trọng yếu có thể là nguyên nhân do doanh nghiệp mở rộng thị trường và ký kết được nhiều hợp đồng bán hàng có giá trị lớn, song đây cũng có thể là do hạch tốn sai sót, nhầm lẫn hay do cố ý ghi tăng các khoản thu.

Ngoài ra, KTV so sánh các tỷ số giữa các kỳ với nhau để phát hiện ra những tài khoản có khả năng sai sót .

Bên cạnh đó, thủ tục phân tích cịn bao gồm phép so sánh giữa các chỉ tiêu của Xí nghiệp với các chỉ tiêu bình qn trong ngành, so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch hoặc số liệu dự toán.

Đây là một thủ tục rất hữu ích bởi vì chi phí thực hiện rất thấp, việc tính tốn và so sánh các con số với nhau được thực hiện dễ dàng và đơn giản, giúp cho KTV thấy được khả năng sai sót gian lận tiềm ẩn.

Tại Cơng ty Xí nghiệp Hố chất Mỏ hầu như các KTV khơng sử dụng thủ tục này để tìm ra các điểm bất thường đáng chú ý trong công nợ phải thu khách hàng, doanh thu. Theo em nghĩ các điểm KTV nên tận dụng kỹ thuật này để cho cuộc kiểm toán đạt hiệu quả cao hơn.

2- Chọn mẫu các nghiệp vụ để tiến hành khảo sát chi tiết

Sau khi đã tiến hành khảo sát nghiệp vụ, KTV dựa vào kết quả của bước này để xác định phạm vi chọn mẫu. Thông thường nếu như trong bước trên KTV phát hiện ra q nhiều sai sót thì sẽ mở rộng phạm vi khảo sát chi tiết và ngược lại. Song trên thực tế, KTV thường chọn mẫu các nghiệp vụ để kiểm soát chi tiết dựa trên phán đoán cá nhân, dựa vào kinh nghiệm bản thân là chủ yếu. Và các KTV dựa vào nguyên tắc số lớn có nghĩa là những nghiệp vụ nào có giá trị lớn, đặc biệt là nếu khoản phải thu, doanh thu bán hàng. Việc chọn mẫu này dễ dẫn tới rủi ro kiểm tốn vì chưa chắc các gian lận sai sót đã xảy ra với những nghiệp vụ có giá trị lớn mà có thể xảy ra với những nghiệp vụ có giá trị nhỏ song tập hợp lại thì chúng có thể gây ra những sai sót nghiêm trọng đến các thơng tin trên Báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của lãnh đạo Cơng ty cũng như lãnh đạo ở các Xí nghiệp được kiểm tốn. Bên cạnh đó, lựa chọn mẫu dựa vào sự mẫn cảm nghề nghiệp của kiểm toán viên sau khi quan sát mối quan hệ trong hệ thống kiểm sốt nội bộ nhiều khi có thể xảy ra sai lầm cho kiểm toán viên do một số thành viên tiêu cực trong Xí nghiệp cố tình tạo ra một bầu khơng khí làm cho kiểm tốn viên tin tưởng vào họ trong khi đáng lẽ ra phải làm ngược lại.

chọn mẫu khoa học như: phương pháp chọn mầu ngẫu nhiên, phương pháp chọn mẫu phi xác suất.

Theo em, trong cuộc kiểm toán khoản mục phải thu, khoản mục doanh thu thì các kiểm tốn viên nên chọn mẫu theo phương pháp ngẫu nhiên, đây là một phương pháp chọn mẫu khoa học và khách quan theo một phương pháp xác định đảm bảo cho mọi phần tử trong tổng thể đều có khả năng được chọn vào mẫu. Bảng số ngẫu nhiên là bảng kê các con số độc lập được xếp ngẫu nhiên phục vụ cho việc chọn mẫu. Bảng thường bao gồm nhiều con số được sắp xếp vào một bảng in sẵn. Chẳng hạn kiểm tốn viên có thể sử dụng bảng số ngẫu nhiên do Hội đồng thương mại Liên quốc gia ban hành. Bảng này gồm nhiều dòng và cột. Các con số được sắp xếp theo kiểu bàn cờ, mỗi số gồm có 5 chữ số. Quá trình chọn mẫu theo bảng này gồm các bước sau:

* Bước 1: Định lượng khối lượng kiểm toán bằng con số duy nhất

Thông thường, các chứng từ đã được đánh số (mã hoá) trước bằng con số duy nhất. Trong trường hợp này, bản thân các con số thứ tự là các đối tượng chọn mẫu. Trong trường hợp phải đánh số cũng có thể tận dụng các con số đã có một cách tối đa để đơn giản hố việc đánh số. Ví dụ, trong một quyển sổ chứa các khoản mục tài sản kiểm toán gồm 90 trang, mỗi trang có 30 dịng. Để có số duy nhất có thể kết hợp số thứ tự của trang với số thứ tự của dịng trên mỗi trang để có số thứ tự từ 0101 đến 9030. Trong bước này, kiểm tốn cơng nợ phải thu, doanh thu bán hàng rơi vào trường hợp thứ nhất do vậy không cần thiết phải thực hiện bước này.

Dòng Cột 1 2 3 4 5 6 7 8 1000 37039 97547 64673 31546 99314 66854 97855 99965 1001 25145 84834 23009 51584 66745 77785 52357 25532 1002 98433 54725 18864 65866 76918 78825 58210 76835 1003 97965 68548 81545 82933 93545 85959 63282 61454 1004 78049 67830 14624 17563 25697 07734 48243 94318 1005 50203 25658 91478 08509 23308 48130 65047 77873

1006 40059 67286 18934 64998 49807 71126 77818 56893 1007 84350 67245 54031 34535 04093 35062 58163 14205 1008 30954 51637 91500 48722 60988 60029 60873 37423 1009 86723 36464 98305 08009 00666 29255 18514 49158 1010 50488 22554 86160 92250 14021 65859 16237 72296 1011 50014 00463 13906 35936 71761 95755 87002 71667 1012 66023 21428 14742 94874 23308 58533 26507 11208 1013 04458 61862 63119 09541 01715 87901 91260 03079 1014 57510 36344 34082 09712 37714 95482 30505 68475 1015 43370 589391 95848 28288 60341 52174 11879 18115 1016 61500 12763 64433 02268 57905 72347 49498 21871 1017 78938 71312 99705 71546 42274 23915 38405 18779 1018 64257 93218 35793 43671 64055 88729 11168 60260 1019 56864 21554 70445 24841 04779 56774 96129 73594 1020 35314 29631 6937 54545 04470 75463 77112 77126 1021 40704 48823 65963 39359 12717 56201 22811 24863 1022 07318 44623 02843 33299 59872 86774 06926 12672 1023 94550 23199 45557 07923 75126 00808 01812 46689 1024 34348 81191 21027 77087 10909 03676 97723 34469 1025 92277 57115 50789 68111 75305 53289 39751 45700 1026 56093 58302 52236 64765 50273 61566 61962 93280 1027 16623 17849 96701 94971 94758 08845 32260 89823 1028 50848 93982 66450 32143 05441 10399 17775 74169 1029 48006 58200 58367 66577 58583 21108 41361 20732 1030 566 27890 28825 96509 21363 53657 60119 75308

* Bước 2: Thiết lập quan hệ giữa bảng với đối tượng kiểm toán đã địn lượng

Do đối tượng kiểm toán đã được định lượng bằng các con số cụ thể nên vấn đề đặt ra là lựa chọ các con số cụ thể trong năm cột tương ứng với năm chữ số của mỗi số ngẫu nhiên trong bảng. Có thể xảy ra một trong 3 tình huống sau:

Một là: các con số định lượng của đối tượng kiểm toán cũng gồm 5 chữ số như các con số ngẫu nhiên trong bảng, khi đó tương quan 1-1 giữa định lượng đối tượng kiểm toán với các con số ngẫu nhiên tự nó đã được thành lập.

lấy các chữ số đầu, hoặc là lấy các chữ số cuối cùng trong các số ngẫu nhiên trong bảng.

Ba là: các số thứ tự của đối tượng kiểm tốn lớn hơn 5. Khi đó địi hỏi kiểm tốn viên phải xác định lấy cột nào trong bảng làm chính và chọn thêm một cột số ở cột phụ của bảng. Chẳng hạn, với đối tượng có 7 chữ số cần ghép 1 cột chính với 2 hàng chữ số của một cột phụ nào đó.

* Bước ba: Lập hành trình sử dụng bảng

Đây là việc xác định hướng đi của việc chọn số ngẫu nhiên. Hướng đó có thể xi từ trên xuống hay ngược từ dưới lên, có thể là dọc theo cột hay ngang theo hàng. Việc xác định này có tính ngẫu nhiên nhưng cần phải được đặt trước và phải được tuân thủ triệt để trong tồn bộ tiến trình chọn mẫu.

* Bước bốn: Chọn điểm xuất phát

Là việc xác định con số ngẫu nhiên đầu tiên trong hành trình đã định. Nguyên tắc cơ bản của việc lựa chọn là đảm bảo tính ngẫu nhiên, tránh lặp lại thói quen cũ của kiểm tốn viên. Do vậy có thể chọn điểm xuất phát bằng cách chấm ngẫu nhiên vào một điểm nào đó và lấy con số gần đó nhất làm điểm xuất phát.

3- Kỹ thuật thu thập bằng chứng

Để đưa ra những bằng chứng có tính thuyết phụcvà có giá trị, làm cho ban lãnh đạo tin tưởng vào nhận xét của mình thì một điều bắt buộc là kiểm tốn viên phải kết hợp cả kiểm toán chứng từ và kiểm tốn ngồi chứng từ mà ở Công ty HCM cũng áp dụng.

4- Cách thể hiên trên giấy tờ làm việc

Thông thường khi thực hiên kiểm toán chi tiết các nghiệp vụ, các kiểm toán viên thường ghi lại một số sai sót phát hiện được dưới dạng bằng lời trong Báo cáo kiểm toán , cịn các thơng tin khác trong q trình kiểm tốn hầu như không được lưu giữ trên giấy tờ làm việc. Điều này sẽ gây khó khăn cho các kiểm tốn viên khi muốn tìm lại các bằng chứng cụ thể của một Xí nghiệp được kiểm tốn để trình bày lại với ban lãnh đạo Cơng ty khi họ địi hỏi có giải trình

cụ thể. Do vậy để giải quyết việc này, kiểm tốn viên nên áp dụng hai hình thức là bảng kê chênh lệch và bảng kê xác minh.

Biểu 14: Bảng kê chênh lệch

Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Chú ý

mức độ sai phạm

Số Ngày Sổ sách Thực tế Chênh

lệch ........

Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tượng xác minh Mức dộ sai phạm

Số Ngày Trực tiếp Gián tiếp

......

* Bảng kê chênh lệch áp dụng trong trường hợp các kiểm toán viên đã xác minh rõ ràng có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và số liệu trên thực tế của các nghiệp vụ.

* Bảng kê xác minh áp dụng trong trường hợp có các khoản sai sót chưa

Một phần của tài liệu Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ tại công ty hoá chất mỏ hà nội (Trang 86)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(98 trang)