III- Thực hiện kiểm tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Hố
2- Thực hiện trình tự kiểm tốn tại Cơng ty Hố chất Mỏ
2.2.2- Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng
* Kiểm tốn viên phân tích, khảo sát các khoản mục chính, bổ sung các khảo sát chi tiết và đánh giá kết quả. Dưới sự chỉ đạo của kiểm toán viên phó, nhóm kiểm tốn thực hiện cơng việc được giao. Từng bước côngviệc, kết quả được ghi chép vào sổ tay riêng, các vấn đề còn nghi vấn đều được đưa ra thảo luận trong nhóm trước khi yêu cầu lãnh đạo Công ty giải quyết. Để giải quyết những băn khoăn kiểm tốn viên có thể xác nhận qua điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp khách hàng khi cần thiết.
a- Kế hoạch kiểm toán khoản phải thu khách hàng của xí nghiệp HCM Quảng Ninh
* Đối chiếu số phát sinh, số dư của từng tháng trên hệ thống sổ cái, nhật ký, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng.
* Đối chiếu số dư của từng khách hàngtrên hệ thống sổ chi tiết phải thu khách hàng
* Kiểm tra chi tiết các khoản phải thu:
- Kiểm tra đối chiếu chi tiết số dư của từng khách hàng với biên bản đối chiếu công nợ.
- Kiểm tra chi tiết số dư thông qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp khách hàng
- Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán chịu và nghiệp vụ thu tiền mặt thơng qua kiểm tra chi tiết hố đơn chứng từ.
- Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá hạch tốn cơng nợ bằng ngoại tệ. - Kiểm tra ngiệp vụ xố sổ các khoản phải thu khó địi.
- Tổng hợp các kết quả kiểm tra chi tiết, đưa ra bút toán điều chỉnh và nếu nhận xét.
* Đối chiếu sổ sách.
Công việc đối chiếu sổ sách theo các bước sau: - Đối chiếu số dư đầu năm
- Đối chiếu tổng quát số phát sinh của tài khoản 131 theo tháng, theo năm
- Đối chiếu số phát sinh, số dư của từng khách hàng - Đối chiếu số dư cuối năm
c- Đối với xí nghiệp HCM Quảng Ninh:
Do Xí nghiệp trực thuộc Cơng ty, được kiểm toán hàng năm nên nên số dư cuối năm 2000 sang đầu năm 2001 là chính xác về con số.
* Kết quả kiểm tra số dư đầu năm trong việc chuyển sổ của tài khoản phải thu khách hàng như sau:
- Số dư Nợ tài khoản 131 tại thời điểm 0h ngày 01/01/2002 là: 27.524.679.998 đồng
- Số dư Có tài khoản 131 tại thời điểm 0h ngày 01/01/2002 là: 7.257.934.333 đồng
* Đối chiếu số phát sinh trong năm và số dư cuối năm.
Do Xí nghiệp HCM Quảng Ninh mỏ sổ theo hình thức Nhật ký Chứng từ, quy trình đối chiếu như sau:
Ghi chú:
Đối chiếu số dư của từng khách hàng
Đối chiếu và kiểm tra theo tổng số phát sinh và số dư tài khoản 131 trong từng tháng và cả năm.
Sau bước kiểm tra đối chiếu kiểm toán nội bộ nhận xét:
Số dư nợ tài khoản 131 đến hết 31/12/2001 là : 27.524.680.027 đồng Trong đó tại Cơng ty HCM Hà Nội là : 3.823.793.028 đồng Tổng Công ty Than là : 23.604.931.202 đồng Khách hàng khác là : 95.955.743 đồng Số dư có tài khoản 131 đến hết 31/12/2001 là: 7.257.934.333 đồng
Trong đó tại Công ty HCM Hà Nội là : 6.223.802.598 đồng Tổng Công ty Than là : 38.956.183 đồng Khách hàng khác là : 995.157.552 đồng
Xí nghiệp HCM Quảng Ninh mở sổ sách đầy đủ, số liệu được phản ánh thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phải thu được mở đầy đủ cho khách hàng thường xuyên. Tuy nhiên, còn một số nhược điểm như sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng không đánh số trang và không đánh dấu giáp lai giữa các trang sổ, sổ cịn bị tẩy xố.
Bảng cân đối kế toán (Số dư TK 131) Sổ cái tài khoản 131 Nhật ký chứng từ số 8 (TK131) Bảng cân đối số phát sinh (TK131) Bảng kê số 11 (TK131) Hệ thống sổ chi tiết
Sơ đồ 9: Quy trình đối chiếu tổng hợp tại xí nghiệp HCM Quảng Ninh
Biểu 8: BáO CáO CÔNG Nợ NộI Bộ TổNG CÔNG TY
ĐếN HếT 31/12/2001
nội dung số dư
trong đó cơng ty hcm hà nội tổng cơng ty than vn khách hàng khác Nợ phải thu 27.524.680.027 3.823.793.082 23.604.931.202 95.955.743 Nợ phải trả 7.257.934.333 6.223.820.598 38.956.183 995.157.552
* Thực hiện kiểm toán chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng
Kiểm tốn viên có thể sử dụng tài liệu phân tích sẵn có của Xí nghiệp khi đánh giá cao hiệu quả cơng tác kế tốn. Phân tích tài khoản phải thu với mục đích xác định cơng nợ khó địi.
Phịng kiểm tốn viên nội bộ đã xây dựng một quy trình kiểm tốn chi tiết các khoản phải thu khách hàng mà trọng tâm là gặp trực tiếp khách hàng hay điện thoại trả lời trực tiếp.
Sơ đồ10 : Quy trình kiểm tốn
Thống nhất với Giám đốc
Xác định phạm vi và quy mô của mẫu
chọn
Quyết định điện thoại hay gặp trực
tiếp khách hàng Theo dõi và xử lý sau khi kiểm tốn
* Thống nhất với Giám đốc Xí nghiệp, kiểm tốn viên nội bộ phải thơng báo với Giám đốc Xí nghiệp về việc gặp trực tiếp để xác định cơng nợ. Trong trường hợp Giám đốc Xí nghiệp khơng đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của kiểm tốn nội bộ thì Giám đốc Xí nghiệp cần nêu ra lý do, nếu lý do đó hợp lý thì kiểm tốn nội bộ có thể bỏ qua việc xác nhận người mua đó. Tuy nhiên, khơng vì thế mà kiểm tốn viên bỏ qua số dư đó, kiểm tốn nội bộ phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số dư đó là có thật và đúng đắn. Trong q trình hội y Ban giám đốc Xí nghiệp khơng đồng ý cho kiểm toán viên gặp trực tiếp khách hàng đó là HTX Phú Cường với lý do: HTX Phú Cường là một khách hàng mới, xí nghiệp đang có ý định ký kết hợp đồng dài hạn trong việc cung cấp các sản phẩm của Xí nghiệp. Việc gặp trực tiếp khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Xí nghiệp muốn địi nợ hay là tình hình tài chính của Xí nghiệp khơng lành mạnh và dẫn đến khả năng HTX Phú Cường huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa, khoản nợ này có số tiền khơng đến mức q lớn (197.272.215 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà xí nghiệp bán ra. Mặt khác khoản nợ này vẫn chưa phải là khoản nợ q hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh. Kiểm tốn viên nội bộ chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bước kiểm toán chi tiết số dư sang bước kiểm toán chi tiết nghiệp vụ.
* Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn:
Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đơn giá của kiểm toán viên về khả năng sai sót. Xí nghiệp Hố chất Mỏ Quảng Ninh có số lượng khách hàng tương đối nhiều.
Tiêu chuẩn chọn mẫu là khách hàng có số dư nợ lớn, những số dư quá hạn thanh toán đã lâu, những khách hàng có số phát sinh lớn. Căn cứ vào tiêu chuẩn đó kiểm tốn viên nhận thấy rằng trong tổng số khách hàng của Xí nghiệp có 25 khách hàng chun giao dịch với Xí nghiệp, có giá trị phát sinh nghiệp vụ lớn... mà kiểm tốn viên đáng quan tâm. Nhưng khi tìm hiểu thêm thì kiểm tốn viên nhận thấy rằng trong số 25 khách hàng
có 4 khách hàng trong năm đã có đối chiếu cơng nợ và 8 khách hàng đã thanh toán số dư nợ cuối năm vào đầu tháng 01 năm 2002. Do đó, với mỗi khách hàng này khơng chọn để gặp trực tiếp.
Biểu 9: bảng kê chi tiết các khoản phải thu khách hàng (tk 131)
Đến hết ngày 31/12/2001
Stt Chi tiết các khoản phải thu khách hàng Số tiền Ghi chú
01 HTX Phú Cường 97.272.215 &
02 Mỏ than Hà Lầm 434.252.825 *
03 Mỏ than Núi Bèo 782.304.410 *
04 Mỏ than Khe Tam 146.467.660 *
05 Xí nghiệp làm đường Mỏ 36.720.528 *
06 Công ty khai thác đá và VLXD 516.517.537 R
07 Địa chất 911 2.202.901 #
08 Công ty Xây dựng 47 155.981 *
09 Xí nghiệp Cường Thịnh 33.664.623 R
10 Trường Cao đẳng kỹ thuật Mỏ 5.071.528 #
11 Nguyễn thị Quyên 42.121 #
12 Công ty Xây dựng Tây Bắc 15.650.885 *
13 Mỏ than Hà Ráng 35.204.285 *
14 Công ty SX VLXD giao thông QN 9.583.782 R
15 Tổ hợp Bảo Thuỷ 31.967.117 #
16 Xí nghiệp Xây lắp mỏ Cẩm Phả 128.500.000 *
17 Mỏ than Giáp Khẩu 109.371.060 R
18 Mỏ Thành Công 38.653.124 #
19 Mỏ Suối Lai 452.591.400 *
20 Mỏ than Dương Huy 93.780.401 *
21 Mỏ than Hồnh Bồ 78.594.997 #
22 Xí nghiệp 917 504.129.903 *
23 Mỏ than Khe Tam 146.467.660 #
24 Mỏ than Cao Sơn 4.104.114.852 *
25 Mỏ than Cọc sáu 1.559.637.601 #
* : Chọn mẫu để gặp trực tiếp
# : Đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2001 & : Xí nghiệp không đồng ý cho gặp trực tiếp
Trong số 12 khách hàng mà KTV chọ gặp trực tiếp thuộc vùng Quảng Ninh thì có:
08 khách hàng trả lời khớp với số dư của Xí nghiệp 03 khách hàng từ chối bận cơng việc khơng gặp 01 khách hàng thấy có sự chênh lệch
Với Xí nghiệp Xây lắp Mỏ Cẩm Phả qua gặp trực tiếp KTV nhận thấy rằng có sự chênh lệch giữa sổ sách của Xí nghiệp và sổ sách của Xí nghiệp Cẩm Phả, số dư của Xí nghiệp nhỏ hơn số dư của Xí nghiệp Cẩm Phả .
Biểu10: chi tiết việc mua sản phẩm
Đơn vị : Đồng Việt Nam
Ngày Tên sản phẩm Số lượng Thành tiền
13/01/2001 Mồi pentolit 175 idl 6.874 198.250.000 20/03/2001 Ngòi nổ xuống lỗ 400 dài
21m 3.670 203.750.000 15/05/2001 Dây cháy chậm 74.700 206.000.000 20/08/2001 Dây điện 1.449.500 219.750.000 30/11/2001 P3151 12.000 228.675.000 15/12/2001 Ngòi nổ DTH 18 3.084 234.000.000 28/12/2001 Thuốc nổ TNT quốc phòng 12.000 105.500.000 Cộng 1.290.425.000
Biểu 11 : chi tiết các lần thanh toán như sau
Đơn vị: Đồng Việt nam
Ngày thanh tốn Số hố đơn Số tiền Cịn lại
13/01/2001 53 198.000.000 250.000
20/03/2001 375 190.000.000 1.400.000 30/04/2001 620 114.000.000 -100.000.000 15/05/2001 652 100.000.000 6.000.000 20/08/2001 1132 215.000.000 10.750.000
15/09/2001 1582 25.000.000 -14.250.000 30/11/2001 2589 200.000.000 14.425.000 15/12/2001 2792 14.425.000 234.000.000
Cộng 1.056.425.000 234.000.000
Thông qua việc so sánh đối chiếu giữa các số liệu của XNHCM Quảng Ninh với XN Xây lắp Mỏ Cẩm Phả thấy có sự chênh lệch là 105.500.000 đồng. Cụ thể số dư trên sổ của XN HCM Quảng Ninh là 185.500.000 đồng. Còn trên sổ sách của khách hàng nợ là 234.000.000 đồng
Qua kiểm tra chi tiết các chứng từ sổ sách như các phiếu thu, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng số 2612 ngày 28/12/2001 trị giá 105.000.000 đồng không được hạch toán. Như vậy, phải điều chỉnh tăng doanh thu và các khoản phải thu khách hàng.
Bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 131 : 105.550.000 đ Có TK 511 : 95.920.000 đ Có TK 3331 : 9.580.000 đ
Còn đối với 03 khách hàng từ chối bận không gặp và 01 khách hàng Giám đốc XNHCM QN khơng đồng ý cho gặp thì KTV tiến hành các thủ tục thay thế bằng cách kiểm tra các hoá đơn bán hàng, hoá đơn vận chuyển, hợp đồng mua bán, kiểm tra các biên lai thu tiền liên quan đến đối tượng để tính lại số dư của 03 khách hàng trên là đúng.
* Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ thu tiền
Công việc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ thu tiền là kiểm toán số phát sinh nghiệp vụ của tài khoản phải thu khách hàng thông qua các bước:
- Chọn mẫu hoá đơn.
- Đối chiếu kiểm tra từng hoá đơn chứng từ với sổ sách và chứng từ khác có liên quan.
- Phát hiện, giải thích nguyên nhân chênh lệch và đưa ra các bút toán điều chỉnh.
Chọn mẫu hoá đơn chứng từ: Hoá đơn chứng từ sử dụng trong khâu kiểm tra chi kê hay điện chuyển tiền. Ngoài ra, kiểm tốn viên cịn chọn mẫu một số hợp đồng bán hàng hay các phiếu xuất kho đối với nghiệp vụ bán chịu để kiểm tra đối chiếu với các hoá đơn khách hàng nhằm kiểm tra mặt lượng và kiểm tra sự thống nhất giữa hoá đơn bán hàng với hợp đồng mua bán.
Kiểm toán viên chủ yếu chọn những nhiệm vụ có giá trị lớn và những nhiệm vụ gần sát với ngày khoá sổ kế tốn.
Đối với xí nghiệp Hố Chất Mỏ Quảng Ninh. Do q trình kiểm tốn, kiểm tốn viên đã gặp trực tiếp khách hàng để xác nhận công nợ các khách hàng lớn và đã có bằng chứng có giá trị lớn như các bản đối chiếu công nợ... Nên ở bước kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ này kiểm toán viên chỉ kiểm tra với lượng mẫu chọn khơng lớn và chỉ mang tính chất kiểm nghiệm lại để đảm bảo mọi điều kiểm toán.
* Đối chiếu kiểm tra
Căn cứ vào mẫu chọn kiểm toán viên sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra rà soát các mục tiêu của kiểm toán viên nội bộ .
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ ( chữ ký, con dấu...) - Kiểm tra sự đồng bộ của các chứng từ đi kèm
- Đối chiếu giữa các hợp đồng chứng từ, hợp đồng để đảm bảo sự thống nhất về mặt nội dung nhiệm vụ và quy mô số tiền
- Kiểm tra việc định khoản ghi chép có đúng với chế độ kiểm tốn hiện hành khơng. Nếu phát hiện có sự khơng thống nhất giữa các chứng từ thì kiểm tốn viên tiến hành điều tra rõ nguyên nhân, tính tốn lại các chỉ tiêu lưu các chứng từ, sổ sách, đồng thời tìm kiếm nguồn tài liệu khác có liên quan để giải thích được sự chênh lệch đó.
Qua đối chiếu kiểm tra các chứng từ kiểm tốn viên đã phát hiện ra những vấn đề sau và ghi vào giấy làm việc.
- Mồi nổ loại 850g : số lượng 311 X đơn giá 81851 - Dây cháy chậm : số lượng 26.286 x đơn giá 1871
Tổng : 25455661+ 49181106 = 74636657 đồng
Nhưng trong thực tế đến ngày 30/11 Xí nghiệp chỉ xuất cho Mỏ than Cọc sáu - Mồi nổ loại 850g : số lượng 200 x đơn giá 81851 = 16370200 đồng
- Dây cháy chậm : số lượng 26.272 x đơn giá 1871 = 49154912 đồng Tổng : 65525112 đồng
Biểu 12 : Báo cáo chi tiết tiêu thụ vật liệu nổ
Hoá đơn số Ngày diễn giải Số lượng Thành tiền
134 01/01/2001 Nguyễn thị Quyên v 3.076 402.121 234 13/02/2001 Xí nghiệp than Hồnh Bồ v 5 312.905 4 7.487.256 105.500 18.880.407 29.497.568 855 25/06/2001 Công ty Đông Bắc v 76.896 968.263.870 652.225 352.985.135 1.321.249.005 2435 26/11/2001 Mỏ than Cọc Sáu # 311 25.455.661 1871 49.181.106 74.636.657
Ghi chú: v : Đối chiếu khớp với phiếu xuất kho và việc tính tốn cộng dồn là đúng
# : Đối chiếu không khớp với phiếu xuất kho
* Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ xoá sổ các khoản nợ phải thu khó địi Với XNHCM Quảng Ninh. Do tính chất kinh doanh mà Xí nghiệp có một quy chế tương đối chặt chẽ trong qua trình bán hàng và thu tiền. Từ việc bán hàng đến việc phê chuẩn khoản nợ. Chủ yếu Xí nghiệp chỉ bán chịu trong vịng 30 đến 45 ngày. Hơn nữa các khách hàng nợ đều là khách quen, thường xuyên
của ban Giám đốc Xí nghiệp và nghiệp vụ phê chuẩn các khoản nợ quá hạn là thuộc quyền của ban Giám đốc Xí nghiệp.
Thực tế trong năm 2001 Xí nghiệp đã tiến hành xố sổ khoản nợ phải thu của 02 khách hàng với số tiền là 54.233.000 đồng. Để kiểm tra tính trung thực của các nghiệp vụ trên KTV tiến hành kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn và căn cứ pháp lý chứng tỏ đó là những khoản phải thu khơng có khả năng thu hồi.