III- Thực hiện kiểm tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Hố
2- Thực hiện trình tự kiểm tốn tại Cơng ty Hố chất Mỏ
2.2- Thực hiện kiểm tốn chu trình bán hàng và thu tiền
2.2.1- Kiểm tốn doanh thu
Chương trình kiểm tốn doanh thu căn cứ vào điều kiện thực tế tại đơn vị các bước cơng viêc kiểm tốn được lập trên giấy tờ làm việc:
* Bước 1: Đối chiếu sổ sách
- Đối chiếu số phát sinh của từng tháng giữa sổ chi tiết với bảng kê, báo cáo lỗ lãi, đối chiếu lỗ lãi với biên bản quyết toán thuế.
* Bước 2: Kiểm tra chi tiết từng loại doanh thu
- Tổng kết các kết quả kiểm toán và đưa ra bút toán điều chỉnh.
a- Kiểm tra đối chiếu sổ sách.
KTV đối chiếu sổ sách thông qua việc đối chiếu các tài liệu như Bảng cân đối kế tốn, các sổ chi tiết... bên cạnh đó KTV cộng lại sổ sách và xem xét việc chuyển sổ.
Căn cứ để đối chiếu:
Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu
Lợi nhuận từ kết quả hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Đối với Xí nghiệp HCM Quảng Ninh KTV liệt kê doanh thu tiêu thụ vật liệu nổ trong 12 tháng năm 2001
Biểu 5: đối chiếu tổng hợp khoản mục doanh thu
12 tháng năm 2001
STT tên mặt hàng 12 tháng
số lượng doanh thu
A Trong tổng công ty than 168.788.808.663
I thuốc các loại 11.651.561 129.950.399.646
1 Hàng tự sản xuất 7.983.890 80.378.166.303
2 Hàng nhập 3.667.671 67.105.015.940
II kíp 2.178.763 15.661.331.946
III dây các loại 2.302.395 3.615.406.971
IV dịch vụ 2.008.887.683
V hàng hoá khác 402.121
B ngồi tổng cơng ty than 1.219.646.513
I thuốc các loại 676.028.509
1 Hàng tự sản xuất 3.776 50.462.698
2 Hàng nhập 33.471 625.565.811
II kíp 116.788 363.241.070
III dây các loại 160.222 133.638.615
IV dịch vụ 46.738.319
cộng tổng doanh thu 169.988.455.176
Biểu6 : quyết toán thuế giá trị gia tăng
12 tháng năm 2001
Tên đơn vị : Xí nghiệp Hố chất Mỏ Quảng Ninh Mã số thuế: 01001010720011
(chưa có thuế) điều chuyển nội bộ
* Hàng hoá dịch vụ bán ra 169.988.455.176 8.583.734.841
Trong đó: hàng điều chuyển nội bộ 17.518.621.138 877.928.163 877.928.136 * Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 169.988.455.174 8.583.734.841
* Hàng hoá dịch vụ thuế suất (5%) 168.301.275.433 8.414.780.180 * Hàng hoá dịch vụ thuế suất (10%) 1.686.729.741 168.954.661 * Hàng hoá, dịch vụ cho SXKD 129.988.462.633 6.691.810.398 * Thuế GTGT kỳ trước chuyển sang
+ Nộp thiếu 788.013623
* Thuế GTGT phải nộp năm quyết toán 836.107.106 * Thuế GTGT đã nộp trong năm 1.363.978.226
* Thuế GTGTđược miễn giảm trong năm 1.005.817.337 * Thuế GTGT cuối kỳ quyết toán
+ Nộp thiếu 260.142.503
Đối chiếu tổng doanh thu cuối năm với báo cáo lỗ, lãi, biên bản quyết toán thuế, khớp đúng với sổ cái TK511.
b- Thực hiện phân tích khoản mục doanh thu
Xí nghiệp HCM Quảng Ninh có doanh thu tương đối lớn, sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng. XN có thị trường tương đối ổn định, doanh thu hàng năm khơng có sự biến động và tăng dần đều. Tuy nhiên, do tính thận trọng nghề nghiệp nên KTV thực hiện các thủ tục phân tích khoản mục doanh thu để tìm ra các điểm bất thường
Về kết quả doanh thu tiêu thụ qua 2 năm 2000 -2001 như sau:
biểu 7 : CHI TIếT DOANH THU
STT TÊN KHáCH HàNG DOANH THU
NĂM 2000 nĂM 2001
2 Khách hàng ngoài Tổng Công ty
1.807.208.556 1.219.646.513
Tổng doanh thu 107.594.821.822 169.988.455.176
Trên cơ sở các số liệu trên ta thấy doanh thu của Xí nghiệp hàng năm tăng đều, khơng có sự biến động nào đáng chú ý. Tuy nhiên do tính thận trọng nghề nghiệp KTV cũng xem xét sự tăng doanh thu trên và qua tìm hiểu KTV biết trong những năm qua Xí nghiệp khơng ngừng mở rộng thị trường bên cạnh đó Xí nghiệp ln cải tiến cơng nghệ, quy trình sản xuất tạo ra các sản phẩm với chất lượng ngày càng tăng. Như vậy, việc doanh thu tăng hàng năm là có cơ sở.
b- Kiểm tra chi tiết doanh thu bán hàng
* Xí nghiệp HCM Quảng Ninh có doanh thu tương đối lớn, khách hàng đơng đảo, những khách hàng này có số dư nợ lớn, bên cạnh những khách hàng lớn XN cịn có những khách hàng lẻ, các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên tương đối dày cho nên việc kiểm tra chi tiết khoản mục doanh thu mất nhiều thời gian. KTV không thể kiểm tra chi tiết từng loại hố đơn bán hàng được vì như vậy là khối lượng cơng việc là rất lớn. Do đó, KTV thực hiện việc kiểm tra chi tiết thông qua chọn mẫu, việc chọn mẫu được cân nhắc thận trọng sao cho số mẫu chọn nhỏ nhất mà vẫn mang tính đại diện cao.
* Do bước kiểm tra khoản mục doanh thu được thực hiện sau khi đã kiểm tra chi tiết khoản mục nợ phải thu nên KTV đã thu thập được nhiều bằng chứng liên quan trực tiếp đến khoản mục doanh thu và các khoản doanh thu đã thu tiền ngay như biên bản đối chiếu công nợ, qua gặp trực tiếp hách hàng đã xác nhận được và ghi rõ tổng số tiền về hàng hoá mà người mua được hưởng, tổng số tiền mà người mua đã thanh toán và tổng số tiền mà người mua còn nợ. Đối với các khoản doanh thu có xác nhận từ bên thứ 03 thì KTV khơng chọn mẫu để kiểm tra chi tiết mà sử dụng ln các xác nhận đó làm bằng chứng kiểm tốn . Với những khoản doanh thu chưa có xác nhận hoặc chưa đối chiếu với hoá đơn, chứng từ thì KTV sẽ tiến hành chọn mẫu để kiểm tra chi tiết.
Tiêu thức để KTV sử dụng chọn mẫu kiểm tra chi tiết là các nghiệp vụ bán hàng có giá trị lớn, nghiệp vụ bán hàng đổi hàng và những trường hợp xuất sản phẩm làm quà tặng...
2.2.2- Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng.
* Kiểm tốn viên phân tích, khảo sát các khoản mục chính, bổ sung các khảo sát chi tiết và đánh giá kết quả. Dưới sự chỉ đạo của kiểm tốn viên phó, nhóm kiểm tốn thực hiện công việc được giao. Từng bước côngviệc, kết quả được ghi chép vào sổ tay riêng, các vấn đề còn nghi vấn đều được đưa ra thảo luận trong nhóm trước khi yêu cầu lãnh đạo Công ty giải quyết. Để giải quyết những băn khoăn kiểm tốn viên có thể xác nhận qua điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp khách hàng khi cần thiết.
a- Kế hoạch kiểm toán khoản phải thu khách hàng của xí nghiệp HCM Quảng Ninh
* Đối chiếu số phát sinh, số dư của từng tháng trên hệ thống sổ cái, nhật ký, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng.
* Đối chiếu số dư của từng khách hàngtrên hệ thống sổ chi tiết phải thu khách hàng
* Kiểm tra chi tiết các khoản phải thu:
- Kiểm tra đối chiếu chi tiết số dư của từng khách hàng với biên bản đối chiếu công nợ.
- Kiểm tra chi tiết số dư thông qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp khách hàng
- Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán chịu và nghiệp vụ thu tiền mặt thông qua kiểm tra chi tiết hoá đơn chứng từ.
- Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá hạch tốn cơng nợ bằng ngoại tệ. - Kiểm tra ngiệp vụ xoá sổ các khoản phải thu khó địi.
- Tổng hợp các kết quả kiểm tra chi tiết, đưa ra bút toán điều chỉnh và nếu nhận xét.
* Đối chiếu sổ sách.
Công việc đối chiếu sổ sách theo các bước sau: - Đối chiếu số dư đầu năm
- Đối chiếu tổng quát số phát sinh của tài khoản 131 theo tháng, theo năm
- Đối chiếu số phát sinh, số dư của từng khách hàng - Đối chiếu số dư cuối năm
c- Đối với xí nghiệp HCM Quảng Ninh:
Do Xí nghiệp trực thuộc Cơng ty, được kiểm toán hàng năm nên nên số dư cuối năm 2000 sang đầu năm 2001 là chính xác về con số.
* Kết quả kiểm tra số dư đầu năm trong việc chuyển sổ của tài khoản phải thu khách hàng như sau:
- Số dư Nợ tài khoản 131 tại thời điểm 0h ngày 01/01/2002 là: 27.524.679.998 đồng
- Số dư Có tài khoản 131 tại thời điểm 0h ngày 01/01/2002 là: 7.257.934.333 đồng
* Đối chiếu số phát sinh trong năm và số dư cuối năm.
Do Xí nghiệp HCM Quảng Ninh mỏ sổ theo hình thức Nhật ký Chứng từ, quy trình đối chiếu như sau:
Ghi chú:
Đối chiếu số dư của từng khách hàng
Đối chiếu và kiểm tra theo tổng số phát sinh và số dư tài khoản 131 trong từng tháng và cả năm.
Sau bước kiểm tra đối chiếu kiểm toán nội bộ nhận xét:
Số dư nợ tài khoản 131 đến hết 31/12/2001 là : 27.524.680.027 đồng Trong đó tại Cơng ty HCM Hà Nội là : 3.823.793.028 đồng Tổng Công ty Than là : 23.604.931.202 đồng Khách hàng khác là : 95.955.743 đồng Số dư có tài khoản 131 đến hết 31/12/2001 là: 7.257.934.333 đồng
Trong đó tại Cơng ty HCM Hà Nội là : 6.223.802.598 đồng Tổng Công ty Than là : 38.956.183 đồng Khách hàng khác là : 995.157.552 đồng
Xí nghiệp HCM Quảng Ninh mở sổ sách đầy đủ, số liệu được phản ánh thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phải thu được mở đầy đủ cho khách hàng thường xuyên. Tuy nhiên, còn một số nhược điểm như sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng không đánh số trang và không đánh dấu giáp lai giữa các trang sổ, sổ cịn bị tẩy xố.
Bảng cân đối kế toán (Số dư TK 131) Sổ cái tài khoản 131 Nhật ký chứng từ số 8 (TK131) Bảng cân đối số phát sinh (TK131) Bảng kê số 11 (TK131) Hệ thống sổ chi tiết
Sơ đồ 9: Quy trình đối chiếu tổng hợp tại xí nghiệp HCM Quảng Ninh
Biểu 8: BáO CáO CÔNG Nợ NộI Bộ TổNG CƠNG TY
ĐếN HếT 31/12/2001
nội dung số dư
trong đó cơng ty hcm hà nội tổng công ty than vn khách hàng khác Nợ phải thu 27.524.680.027 3.823.793.082 23.604.931.202 95.955.743 Nợ phải trả 7.257.934.333 6.223.820.598 38.956.183 995.157.552
* Thực hiện kiểm toán chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng
Kiểm tốn viên có thể sử dụng tài liệu phân tích sẵn có của Xí nghiệp khi đánh giá cao hiệu quả cơng tác kế tốn. Phân tích tài khoản phải thu với mục đích xác định cơng nợ khó địi.
Phịng kiểm tốn viên nội bộ đã xây dựng một quy trình kiểm tốn chi tiết các khoản phải thu khách hàng mà trọng tâm là gặp trực tiếp khách hàng hay điện thoại trả lời trực tiếp.
Sơ đồ10 : Quy trình kiểm tốn
Thống nhất với Giám đốc
Xác định phạm vi và quy mô của mẫu
chọn
Quyết định điện thoại hay gặp trực
tiếp khách hàng Theo dõi và xử lý sau khi kiểm toán
* Thống nhất với Giám đốc Xí nghiệp, kiểm tốn viên nội bộ phải thơng báo với Giám đốc Xí nghiệp về việc gặp trực tiếp để xác định công nợ. Trong trường hợp Giám đốc Xí nghiệp khơng đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của kiểm tốn nội bộ thì Giám đốc Xí nghiệp cần nêu ra lý do, nếu lý do đó hợp lý thì kiểm tốn nội bộ có thể bỏ qua việc xác nhận người mua đó. Tuy nhiên, khơng vì thế mà kiểm tốn viên bỏ qua số dư đó, kiểm tốn nội bộ phải thực hiện các thủ tục kiểm tốn thay thế để xác minh số dư đó là có thật và đúng đắn. Trong q trình hội y Ban giám đốc Xí nghiệp khơng đồng ý cho kiểm tốn viên gặp trực tiếp khách hàng đó là HTX Phú Cường với lý do: HTX Phú Cường là một khách hàng mới, xí nghiệp đang có ý định ký kết hợp đồng dài hạn trong việc cung cấp các sản phẩm của Xí nghiệp. Việc gặp trực tiếp khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Xí nghiệp muốn địi nợ hay là tình hình tài chính của Xí nghiệp khơng lành mạnh và dẫn đến khả năng HTX Phú Cường huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa, khoản nợ này có số tiền khơng đến mức q lớn (197.272.215 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà xí nghiệp bán ra. Mặt khác khoản nợ này vẫn chưa phải là khoản nợ quá hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh. Kiểm toán viên nội bộ chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bước kiểm toán chi tiết số dư sang bước kiểm toán chi tiết nghiệp vụ.
* Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn:
Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đơn giá của kiểm tốn viên về khả năng sai sót. Xí nghiệp Hố chất Mỏ Quảng Ninh có số lượng khách hàng tương đối nhiều.
Tiêu chuẩn chọn mẫu là khách hàng có số dư nợ lớn, những số dư quá hạn thanh toán đã lâu, những khách hàng có số phát sinh lớn. Căn cứ vào tiêu chuẩn đó kiểm tốn viên nhận thấy rằng trong tổng số khách hàng của Xí nghiệp có 25 khách hàng chun giao dịch với Xí nghiệp, có giá trị phát sinh nghiệp vụ lớn... mà kiểm toán viên đáng quan tâm. Nhưng khi tìm hiểu thêm thì kiểm tốn viên nhận thấy rằng trong số 25 khách hàng
có 4 khách hàng trong năm đã có đối chiếu cơng nợ và 8 khách hàng đã thanh toán số dư nợ cuối năm vào đầu tháng 01 năm 2002. Do đó, với mỗi khách hàng này không chọn để gặp trực tiếp.
Biểu 9: bảng kê chi tiết các khoản phải thu khách hàng (tk 131)
Đến hết ngày 31/12/2001
Stt Chi tiết các khoản phải thu khách hàng Số tiền Ghi chú
01 HTX Phú Cường 97.272.215 &
02 Mỏ than Hà Lầm 434.252.825 *
03 Mỏ than Núi Bèo 782.304.410 *
04 Mỏ than Khe Tam 146.467.660 *
05 Xí nghiệp làm đường Mỏ 36.720.528 *
06 Cơng ty khai thác đá và VLXD 516.517.537 R
07 Địa chất 911 2.202.901 #
08 Cơng ty Xây dựng 47 155.981 *
09 Xí nghiệp Cường Thịnh 33.664.623 R
10 Trường Cao đẳng kỹ thuật Mỏ 5.071.528 #
11 Nguyễn thị Quyên 42.121 #
12 Công ty Xây dựng Tây Bắc 15.650.885 *
13 Mỏ than Hà Ráng 35.204.285 *
14 Công ty SX VLXD giao thông QN 9.583.782 R
15 Tổ hợp Bảo Thuỷ 31.967.117 #
16 Xí nghiệp Xây lắp mỏ Cẩm Phả 128.500.000 *
17 Mỏ than Giáp Khẩu 109.371.060 R
18 Mỏ Thành Công 38.653.124 #
19 Mỏ Suối Lai 452.591.400 *
20 Mỏ than Dương Huy 93.780.401 *
21 Mỏ than Hoành Bồ 78.594.997 #
22 Xí nghiệp 917 504.129.903 *
23 Mỏ than Khe Tam 146.467.660 #
24 Mỏ than Cao Sơn 4.104.114.852 *
25 Mỏ than Cọc sáu 1.559.637.601 #
* : Chọn mẫu để gặp trực tiếp
# : Đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2001 & : Xí nghiệp khơng đồng ý cho gặp trực tiếp
Trong số 12 khách hàng mà KTV chọ gặp trực tiếp thuộc vùng Quảng Ninh thì có:
08 khách hàng trả lời khớp với số dư của Xí nghiệp 03 khách hàng từ chối bận công việc không gặp 01 khách hàng thấy có sự chênh lệch
Với Xí nghiệp Xây lắp Mỏ Cẩm Phả qua gặp trực tiếp KTV nhận thấy rằng có sự chênh lệch giữa sổ sách của Xí nghiệp và sổ sách của Xí nghiệp Cẩm Phả, số dư của Xí nghiệp nhỏ hơn số dư của Xí nghiệp Cẩm Phả .
Biểu10: chi tiết việc mua sản phẩm
Đơn vị : Đồng Việt Nam
Ngày Tên sản phẩm Số lượng Thành tiền
13/01/2001 Mồi pentolit 175 idl 6.874 198.250.000 20/03/2001 Ngòi nổ xuống lỗ 400 dài
21m 3.670 203.750.000 15/05/2001 Dây cháy chậm 74.700 206.000.000 20/08/2001 Dây điện 1.449.500 219.750.000 30/11/2001 P3151 12.000 228.675.000 15/12/2001 Ngòi nổ DTH 18 3.084 234.000.000 28/12/2001 Thuốc nổ TNT quốc phòng 12.000 105.500.000 Cộng 1.290.425.000
Biểu 11 : chi tiết các lần thanh toán như sau
Đơn vị: Đồng Việt nam
Ngày thanh toán Số hoá đơn Số tiền Còn lại
13/01/2001 53 198.000.000 250.000
20/03/2001 375 190.000.000 1.400.000 30/04/2001 620 114.000.000 -100.000.000 15/05/2001 652 100.000.000 6.000.000 20/08/2001 1132 215.000.000 10.750.000
15/09/2001 1582 25.000.000 -14.250.000