LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3 1.2 Đặc điểm
Vai trò
Vai trò quan trọng của giao nhận ngày càng đƣợc thể hiện rõ trong xu thế toàn cầu hóa nhƣ hiện nay Thông qua:
Giao nhận hàng hóa giúp tối ưu hóa quy trình lưu thông, đảm bảo sự nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí, đồng thời không yêu cầu sự can thiệp của người gửi hay người nhận trong quá trình tác nghiệp.
Giao nhận giúp người chuyên chở tăng tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng các phương tiện này cùng với các thiết bị hỗ trợ khác.
Giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc giảm giá thành sản phẩm xuất nhập khẩu, giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí như chi phí vận chuyển, đào tạo nhân công và chi phí cơ hội.
Người giao nhận
2.1 Khái niệm và địa vị pháp lý của người giao nhận
Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về người giao nhận nhưng chưa có một định nghĩa thống nhất nào về người giao nhận được quốc tế chấp nhận
Theo quy tắc mẫu của FIATA, người giao nhận có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác, đồng thời hành động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ cũng thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Theo điều 164 Luật Thương mại Việt Nam: Người giao nhận là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh về dịch vụ giao nhận hàng hóa
Người giao nhận có thể là:
+ Chủ hàng: khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình
+ Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận
Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ, kho hàng và người giao nhận chuyên nghiệp đều là những đơn vị có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Vậy, Người giao nhận là người:
Hoạt động theo hợp đồng ủy thác với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng
Người thực hiện việc vận tải không nhất thiết phải là người vận tải chính thức Họ có thể sở hữu hoặc không sở hữu phương tiện vận tải, và có thể lựa chọn sử dụng hoặc thuê dịch vụ vận tải từ người khác Tuy nhiên, họ vẫn có thể ký hợp đồng ủy thác giao nhận với chủ hàng, giữ vai trò là người giao nhận chứ không phải là người vận tải trực tiếp.
Người giao nhận hàng hóa quốc tế, hay còn gọi là Forwarder, Freight forwarder, hoặc Forwarding Agent, thực hiện nhiều nhiệm vụ trong phạm vi ủy thác của chủ hàng Mặc dù tên gọi có thể khác nhau ở các quốc gia, nhưng tất cả đều cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế.
Do thiếu quy định pháp lý quốc tế về địa vị của người giao nhận, nên vị trí pháp lý của họ có sự khác biệt giữa các quốc gia.
Theo luật Common law, người giao nhận có thể đại diện cho người ủy thác, tức là người gửi hàng hoặc người nhận hàng, dựa trên khái niệm về đại lý Họ cũng có thể hành động nhân danh và vì lợi ích của chính mình, đồng thời tự chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn của mình.
Theo các quốc gia áp dụng luật Civil law, quy định có sự khác biệt, nhưng thông thường, người giao nhận sẽ đại diện cho danh nghĩa của mình trong các giao dịch liên quan đến công việc của người ủy thác Họ đồng thời giữ vai trò là người ủy thác và đại lý.
2.2 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận
Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở, gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
Tổ chức xếp dỡ, chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng
Tƣ vấn, nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa
Ký hợp đồng vận tải với đơn vị chuyên chở và thuê tàu, thực hiện các thủ tục nhận, gửi hàng, cùng với thủ tục hải quan, kiểm nghiệm và kiểm dịch Đồng thời, cần mua bảo hiểm cho hàng hóa và thực hiện thanh toán, thu đổi ngoại tệ.
Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng, thanh toán
Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở và giao cho người nhận hàng; nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận hàng
Thu xếp vận chuyển hàng hóa hiệu quả, thông báo kịp thời về tổn thất cho người chuyên chở Đảm bảo đóng gói và phân loại hàng hóa đúng cách, thực hiện tái chế khi cần thiết, đồng thời lưu kho và bảo quản hàng hóa an toàn.
Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, lưu kho, lưu bái
Thông báo tình hình đi và đến của phương tiện vận tải, giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường
Người giao nhận cung cấp các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng, bao gồm vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lớn và vận chuyển hàng triển lãm.
Thêm vào đó người giao nhận còn đóng vai trong MTO và phát hành cả chứng từ vận tải
2.3 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Ngày nay, sự mở rộng của thương mại quốc tế đã thúc đẩy sự phát triển đa dạng của các phương thức vận tải, bao gồm vận tải container và vận tải đa phương thức Người giao nhận không chỉ hoạt động như đại lý hay người nhận ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò quan trọng như một người chuyên chở (Carrier).
Môi giới hải quan là người giao nhận thực hiện thủ tục hải quan thay mặt cho người xuất khẩu hoặc nhập khẩu Đại lý, với vai trò là đại diện cho người chuyên chở, thực hiện các hoạt động như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan và lưu kho dựa trên hợp đồng ủy thác.
Người gom hàng là những chuyên chở đóng vai trò quan trọng như đại lý, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải container Họ giúp thu gom hàng lẻ thành hàng nguyên, từ đó tối ưu hóa sức chứa của container và giảm thiểu chi phí vận tải.
Người giao nhận thường đóng vai trò là người chuyên chở, có thể là người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế Trong một số trường hợp, họ cũng cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ HƢNG THỊNH – PROSPERTRANS 14 I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PROSPERTRANS 14 1 Sơ lƣợc về quá trình hình thành và phát triển
Chức năng, nhiệm vụ của công ty
PROSPERTRANS là công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ quốc tế về vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp trong và ngoài nước với các giải pháp vận tải, đại lý và tư vấn chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của ngành logistics.
Theo điều lệ, công ty thực hiện các chức năng sau:
Tổ chức hợp tác với các công ty trong và ngoài nước để vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, tài liệu và chứng từ.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác giao nhận hàng hóa, bao gồm kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước và các phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay, container Với hợp đồng trọn gói “door to door”, chúng tôi thực hiện các dịch vụ liên quan như thu gom, chia lẻ hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng tận nơi.
- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hóa
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và thực hiện các công tác phục vụ tàu biển khi vào cảng Việt Nam Đồng thời, chúng tôi cũng liên doanh và liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và kho bãi.
Công ty thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh theo quy định hiện hành là cần thiết để đạt được các mục tiêu và chức năng đã được xác định của công ty.
Để bảo đảm sự bền vững trong việc bảo toàn và bổ sung vốn, cần tự tạo nguồn vốn và đảm bảo trang trải tài chính hợp lý Việc sử dụng các nguồn vốn phải tuân thủ đúng chế độ, mang lại hiệu quả cao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước.
- Mua sắm, xây dựng, bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện vật chất kỹ thuật của công ty
Công ty thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước, áp dụng các phương thức vận tải tiên tiến và an toàn Chúng tôi cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và giao nhận hàng hóa, đồng thời đảm bảo việc bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ giao nhận và kho vận nhằm cải tiến biểu cước và giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Đề xuất các biện pháp phù hợp để bảo đảm quyền lợi giữa các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
Bộ máy tổ chức
Bộ máy của công ty rất đơn giản, gọn nhẹ nhằm đảm bảo tính linh hoạt và nhanh chóng loại hình mà công ty kinh doanh
Giám đốc là người đứng đầu công ty, được hỗ trợ bởi phó giám đốc và các trưởng chi nhánh Họ có vai trò tham mưu, tư vấn cho giám đốc trong quá trình ra quyết định, đồng thời cũng có quyền ra quyết định trong phạm vi chức năng được phân công.
Ngoài ra còn có các phòng ban: phòng kế toán, phòng sales, phòng Documents thực hiện các chức năng riêng
CÁC PHềNG, BAN NGHIỆP VỤ (Trực thuộc chi nhỏnh)
HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY PROSPERTRANS 17 1 Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty PROSPERTRANS
1 Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty PROSPERTRANS
1.1 Giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận đƣợc tiến hành theo các bước sau:
B 1 Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Công ty và người gửi hàng sẽ thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng Người gửi có thể chọn mang hàng trực tiếp đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty.
Về địa điểm, hàng hóa có thể đƣợc vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho công ty thuê
Việc nhận hàng từ người gửi hàng yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt, vì sau khi nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ chuyển sang người giao nhận Đối với hàng nguyên container, người giao nhận có thể được giảm nhẹ trách nhiệm, trong khi với lô hàng lẻ, PROSPERTRANS cung cấp các dịch vụ như tái chế hàng hóa và đóng gói hàng hóa phù hợp với phương thức và tuyến đường vận chuyển.
Hàng hóa cần phải tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, PROSPERTRANS có nghĩa vụ bảo quản hàng hóa cho đến khi giao cho đơn vị vận chuyển.
B 2 Thuê người chuyên chở hàng hóa
Dù hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF, người giao nhận thường được ủy thác để thuê tàu chuyên chở hàng hóa Trong từng trường hợp cụ thể, người ủy thác có thể là người gửi hàng (shipper) hoặc người nhận hàng (consignee).
Nếu PROSPERTRANS được ủy thác thuê tàu, công ty cần liên hệ với hãng tàu đã làm giá trước đó để xin chỗ, lưu cước hoặc container cho hàng hóa đi trên tuyến đường cũ Đối với tuyến đường mới, khi chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn, công ty phải xin giá từ nhiều hãng tàu khác nhau và chọn giá tốt nhất để chào khách hàng Người giao nhận thường được ủy thác thuê tàu vì họ có lượng hàng lớn và ổn định, do đó thường nhận được ưu đãi về giá cả và dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có.
B 3 Tổ chức giao hàng lên tàu
Trước khi tàu đến cảng bốc hàng
Hành trình của tàu biển thường bao gồm việc chở hàng đến cảng, dỡ hàng, lưu lại từ 1 đến 3 ngày để xếp hàng mới và khởi hành Tại một số cảng ở Việt Nam, như cảng Hải Phòng, thời gian lưu lại chỉ kéo dài 1 ngày Trước khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo Thời gian Dự kiến Tàu vào Cảng (ETA - Estimated Time of Arrival) cho người giao nhận.
Thời gian giao hàng phụ thuộc vào tuyến đường và thỏa thuận giữa hãng tàu và người giao nhận Đối với PROSPERTRANS, nếu tuyến đường xa, thời gian ước tính đến nơi (ETA) sẽ được gửi trước từ 24h đến 48h, trong khi đối với tuyến đường gần, ETA cần được thông báo trước từ 48h đến 72h.
Khi biết đƣợc thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của PROSPERTRANS sẽ phải làm một số công việc sau:
- Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm
- Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu
- Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa
- Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp
Để thực hiện quy trình xuất nhập khẩu, cần lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) với 5 bản sao để gửi cho cảng và tàu Bảng kê này phải bao gồm các thông tin quan trọng như tên công ty xuất nhập khẩu, tên người nhập khẩu, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng và trọng lượng của hàng hóa.
Khi xuất hàng trong container, người giao nhận cần xin lệnh giao vỏ container rỗng từ hãng tàu để khách hàng đóng hàng, sau đó thực hiện thủ tục hải quan và niêm phong chì Đối với hàng lẻ, người giao nhận sẽ cấp vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L) cho người gửi, tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra hải quan.
Khi tàu cập cảng và hoàn tất việc dỡ hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness) Nhân viên giao nhận của công ty cần kiểm tra tình trạng thực tế của tàu để xác nhận rằng tàu đã sẵn sàng cho việc xếp dỡ và ký chấp nhận vào NOR.
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho
Dựa vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lập sơ đồ xếp hàng (Cargo plan) Người giao nhận phối hợp với phòng điều độ của cảng để lên kế hoạch giao hàng và xếp hàng lên tàu.
Trong quá trình xếp hàng, người giao nhận cần có mặt để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh Hàng hóa khi được xếp lên tàu phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật để tránh hư hỏng và tổn thất Nếu xảy ra sự cố hư hỏng, người giao nhận có trách nhiệm phối hợp với cảng và các bên liên quan để lập biên bản cần thiết.
Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu, người giao nhận cần lấy Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn, nếu được ủy thác Để thuận lợi cho việc thu tiền hàng, vận đơn cần phải sạch, xác nhận hàng đã được xếp lên tàu và cước đã được trả trước (nếu người xuất khẩu phải thanh toán cước) Đối với hàng lẻ, người giao nhận sẽ lập vận đơn gom hàng dựa trên chi tiết từ vận đơn nhận được từ chủ hàng.
Người giao nhận sẽ tổng hợp vận đơn cùng các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương và packing list, sau đó lập thành bộ chứng từ thanh toán để gửi cho chủ hàng.
Người giao nhận cần mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần thiết và thông báo cho người gửi hàng về ngày tàu rời cảng để họ có thể thông báo cho người nhận hàng Ngoài ra, họ cũng phải thanh toán các chi phí liên quan đến cảng như phí bốc dỡ, bảo quản và lưu kho, đồng thời tính toán các khoản thưởng phạt cho việc xếp dỡ nếu có.
Cuối cùng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toán các chi phí giao nhận với người gửi hàng
1.2 Giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Khi nhận được yêu cầu giao nhận một lô hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành các bước sau:
B 1 Trước khi tàu cập cảng
Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng Cụ thể
- Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng
- Bản lƣợc khai hàng (Cargo Manifest) để biết tình hình hàng hóa
MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG
Giải pháp về loại hình dịch vụ giao nhận
Việc phát triển và mở rộng các loại hình dịch vụ là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần và giảm thiểu tính thời vụ cũng như phân tán rủi ro trong hoạt động kinh doanh PROSPERTRANS cung cấp nhiều dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, bao gồm vận chuyển hàng rời, hàng nguyên container, dịch vụ gom hàng lẻ, vận tải đa phương thức, giao nhận từ cửa đến cửa và hàng consol, nhằm tạo dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
PROSPERTRANS cần tập trung phát triển dịch vụ gom hàng và chuyên chở để tiết kiệm thời gian giao nhận và phân phát lô hàng lẻ Điều này giúp chủ hàng không lo thất thu tiền cước nhờ có người giao nhận đảm nhiệm, đồng thời tiết kiệm chi phí không cần thuê nguyên một container Người giao nhận cũng thu được doanh thu cao hơn từ cước hàng lẻ Đặc biệt, đối với hàng consol, công ty không chỉ không mất cước phí mà còn được hoàn tiền cho mỗi khối hàng, ví dụ như hàng consol đi SHENZEN sẽ nhận được USD 3/CBM Việc triển khai dịch vụ này cho một công ty giao nhận là thuận lợi, chỉ cần thiết lập các trạm giao nhận và đóng gói hàng lẻ với sự cẩn trọng và tận tâm trong quá trình giao nhận.
Công ty nên chú trọng phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức, với chặng đường biển là chủ đạo, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn Vận tải đa phương thức là hình thức vận tải tiên tiến, đang được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu Xu hướng toàn cầu hóa và sự phát triển của khoa học công nghệ trong lĩnh vực vận tải container đang thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của loại hình này Hiện nay, mối liên kết giữa sản xuất, vận tải, thị trường, phân phối và quản lý hàng hóa ngày càng chặt chẽ, không một phương thức vận tải đơn lẻ nào có thể đáp ứng hiệu quả Vận tải đa phương thức đảm bảo hệ thống giao hàng “từ cửa đến cửa” một cách hiệu quả với chi phí thấp nhất.
Ngành hàng hải toàn cầu đang phát triển mạnh mẽ với xu hướng toàn cầu hóa và đa dạng hóa, tập trung vào việc tối ưu hóa luồng hàng và hình thành các liên minh lớn Tàu container thế hệ mới và vận tải đa phương thức đang trở thành xu hướng chủ đạo Tại PROSPERTRANS, chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức từ kho đến kho, bao gồm các hoạt động như đóng hàng vào container, niêm phong, giám định hàng hóa và làm thủ tục hải quan Để đảm bảo hiệu quả vận chuyển, công ty thiết lập quan hệ đối tác và ký hợp đồng với các hãng tàu, hàng không, đường sắt và các chủ phương tiện trong và ngoài nước, nhằm chủ động về phương tiện và chỗ trong mùa hàng Chúng tôi cũng phối hợp chặt chẽ giữa các điểm chuyển tải, theo dõi lịch trình và thời gian xuất phát của phương tiện, lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp để đảm bảo hàng hóa được chuyển tiếp kịp thời và không bị rớt.
Nâng cao chất lƣợng dịch vụ
Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, việc cải thiện chất lượng dịch vụ là một thách thức lớn do khái niệm "chất lượng dịch vụ" còn mơ hồ và chưa có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng Chất lượng dịch vụ có thể được hiểu là khả năng đáp ứng nhu cầu và mang lại sự hài lòng cho khách hàng Đặc biệt trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng dịch vụ đóng vai trò quan trọng, tạo dựng niềm tin và sự yên tâm cho khách hàng rằng hàng hóa của họ sẽ được bảo đảm an toàn và đến đúng địa điểm nhờ vào sự tận tâm của đội ngũ giao nhận.
Là một công ty nhỏ với nguồn vốn hạn chế, việc đảm bảo chất lượng là yếu tố sống còn Công ty đang nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ, mặc dù gặp khó khăn do thiếu trang thiết bị và kho bãi, dẫn đến sự phụ thuộc vào hãng tàu và các nhà cung cấp Hoạt động giao nhận cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản như nhanh chóng, chính xác, an toàn và chi phí thấp nhất Để đạt được điều này, công ty nên xây dựng các chỉ tiêu định lượng về thời gian hoàn thành và chỉ tiêu định tính để theo dõi chất lượng dịch vụ và đánh giá từ khách hàng Công ty có thể tham khảo các chỉ tiêu của những công ty giao nhận uy tín trong nước để cải thiện quy trình làm việc.
Trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, chất lượng dịch vụ thường được thể hiện qua những chi tiết nhỏ Đặc biệt, đối với hàng hóa như container treo yêu cầu vệ sinh cao, công ty cần lựa chọn container sạch và đảm bảo trang thiết bị xếp hàng phù hợp để hàng hóa không bị nhăn nát Chỉ cần chú ý đến những yếu tố này, khách hàng sẽ có cái nhìn và đánh giá tích cực hơn về dịch vụ của công ty.
Đối với hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật khắt khe trong vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói và bảo quản, công ty cần đầu tư vào công cụ làm hàng và chú trọng đến nhân viên giao nhận Những nhân viên này, dù làm việc với chi phí không khác biệt nhiều so với hàng hóa thông thường, cần đặc biệt chú ý và bỏ thêm công sức để đảm bảo quy trình thực hiện đạt tiêu chuẩn.
Tạo ra dịch vụ tốt không chỉ đơn thuần là cung cấp sản phẩm, mà còn bao gồm việc tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, hoạt động ngoại thương và các quy định của luật pháp quốc tế.
Chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết về các đối tác xuất nhập khẩu, đồng thời đưa ra những lời khuyên hữu ích về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương Bằng cách giải thích rõ ràng các điều khoản phức tạp, chúng tôi giúp khách hàng hiểu đúng, tránh những hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này.
Khi vận chuyển hàng hóa, việc lựa chọn hãng tàu uy tín là rất quan trọng Bạn cần tìm hiểu về tuyến đường vận chuyển và các thủ tục cần thiết như thủ tục hải quan và xin giấy chứng nhận xuất xứ Điều này sẽ giúp hàng hóa của bạn được thông quan một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Các dịch vụ bổ sung đóng vai trò như chất xúc tác, giúp duy trì và củng cố mối quan hệ với khách hàng, đồng thời nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty.
Giải pháp về xúc tiến thương mại
Với nguồn vốn hạn chế, công ty cần lựa chọn những phương pháp xúc tiến hiệu quả và đơn giản, thay vì sử dụng những chiến lược tốn kém.
Việc duy trì quảng cáo trên các Trang vàng do VCCI phát hành là rất quan trọng, bởi nhiều doanh nghiệp trong nước đang tìm kiếm đối tác qua các nguồn thông tin này, bao gồm cả các tờ báo như Lao Động.
Quảng cáo trên mạng Internet là một yếu tố quan trọng giúp công ty nâng cấp và làm phong phú thêm Website của mình, từ đó thu hút khách tham quan và hợp tác Việc thúc đẩy hình thức hợp tác và liên lạc qua mạng không chỉ mang lại hiệu quả cao mà còn tiết kiệm thời gian và công sức Một ví dụ điển hình là việc tạo tài khoản cho những khách hàng thường xuyên và lớn, giúp cung cấp thông tin như ngày hàng đến, khoản nợ và các yêu cầu của khách hàng, từ đó thuận tiện cho việc theo dõi và thống kê.
Tham gia các hội chợ các cuộc họp hợp tác để có thể tìm kiếm khách hàng và khách hàng biết đến mình
Hiện nay, các công ty trong ngành giao nhận đang tích cực tìm kiếm khách hàng thông qua các kênh mạng xã hội, điện thoại và trực tiếp đến các doanh nghiệp để tìm hiểu nhu cầu và đưa ra báo giá.
Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng khi họ gặp khó khăn Việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua thăm hỏi và chia sẻ trong cả niềm vui lẫn nỗi buồn không chỉ giúp duy trì khách hàng cũ mà còn thu hút khách hàng mới Đây là một phương pháp quảng cáo hiệu quả với chi phí thấp, nhờ vào sự lan tỏa thông tin qua các mối quan hệ và hình thức "truyền miệng".
Đào tạo và nâng cao nguồn nhân lực
Con người đóng vai trò then chốt trong việc xác định thành công hay thất bại của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ và dịch vụ giao nhận.
Nhân viên của PROSPERTRANS hiện tại còn thiếu hụt, với chỉ 40 người trên tổng số văn phòng và 3 chi nhánh, dẫn đến việc thiếu nhân viên chuyên phụ và sự không đồng đều về trình độ Trong công ty, chỉ có 1 người sở hữu bằng MBA, trong khi 80% nhân viên có trình độ đại học, nhưng nhiều người làm trái ngành và một số có trình độ trung cấp Do đó, công ty cần xây dựng các chính sách nguồn nhân lực phù hợp để cải thiện tình hình này.
Công ty cần tổ chức định kỳ các khóa đào tạo về nghiệp vụ ngoại thương, thanh toán quốc tế, giao tiếp, pháp luật và ngoại ngữ Đồng thời, hàng quý, công ty nên thực hiện các bài kiểm tra trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ của nhân viên để đánh giá sự tiến bộ trong việc nâng cao kiến thức Để đảm bảo công bằng trong đánh giá, công ty cần thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng cho từng vị trí, từ đó xác định mức lương và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách hợp lý.
Trong quá trình tuyển dụng, công ty cần thực hiện một cách nghiêm túc và khách quan để lựa chọn những nhân viên trẻ, tài năng và nhiệt huyết Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đào tạo sau này.
Việc nâng cao ý thức cho cán bộ công nhân viên là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc tại công ty Tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo, ý thức tiết kiệm và bảo vệ tài sản là những yếu tố cần thiết Đối với doanh nghiệp dịch vụ như PROSPERTRANS, tinh thần trách nhiệm và tính mẫn cán trong công việc cần được đặc biệt coi trọng, vì khách hàng cần đảm bảo rằng hàng hóa của họ sẽ được giao an toàn Để đạt được điều này, công ty cần thực hiện các biện pháp phù hợp.
- Tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty
Để khuyến khích tinh thần tự giác và sáng tạo trong công việc, cần thiết lập nội quy chặt chẽ cùng với chính sách thưởng phạt rõ ràng Điều này không chỉ tạo động lực cho nhân viên mà còn đảm bảo đãi ngộ tốt đối với những cá nhân có sáng kiến cải tiến quy trình làm việc.
Chính sách sử dụng lao động cần đảm bảo đúng người đúng việc, trong khi lãnh đạo công ty phải là tấm gương về thực hành tiết kiệm và có ý thức, trách nhiệm cao đối với công việc.
Giải pháp về tổ chức quản lý
Công ty giao nhận đã tinh giản bộ máy để tăng tính linh hoạt, nhưng điều này cũng gây ra khó khăn trong phát triển Việc giảm nhân lực trong khi khối lượng công việc lớn đã tạo áp lực cho nhân viên và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Do đó, công ty cần xem xét cách phát huy tối đa năng lực nhân viên mà không tạo ra áp lực quá lớn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tạo điều kiện cho sự mở rộng trong tương lai.
Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ
Công ty giao nhận kho vận ngoại thương đang đối mặt với thách thức về tính thời vụ trong hoạt động giao nhận, do sự biến động của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Tuy nhiên, với sự hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới, lưu thông hàng hóa sẽ được tăng cường Mặc dù có thời điểm lượng hàng hóa giảm, nếu biết khai thác hiệu quả, PROSPERTRANS vẫn có khả năng duy trì nguồn hàng ổn định, từ đó chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để giảm thiểu ảnh hưởng của tính thời vụ, PROSPERTRANS cần xây dựng lòng tin từ khách hàng và ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với khối lượng hàng hóa lớn Trong ngắn hạn, công ty có thể áp dụng một số giải pháp trong mùa hàng giảm để duy trì hoạt động hiệu quả.
- Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng
Trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa, chất lượng là điều kiện tiên quyết, nhưng giá cả lại là yếu tố quan trọng trong quyết định của nhiều khách hàng Công ty đã tận dụng điều này trong chiến lược giành thị phần thông qua chiến lược giá cạnh tranh Do đó, công ty cần tiếp tục phát huy thế mạnh, đặc biệt trong mùa hàng xuống, để thu hút khách hàng, tạo việc làm và tăng nguồn thu nhập cho công ty.
Nâng cao chất lượng dịch vụ mà không tăng giá là một chiến lược mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Tuy nhiên, việc cải thiện chất lượng dịch vụ không thể đạt được ngay lập tức và cần thời gian để hình thành trong tâm trí khách hàng Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo và thực hiện đồng bộ Để thành công, dịch vụ cần mang lại lợi ích thực sự và dễ nhận thấy cho khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp tạo dựng được thế chủ động trong kinh doanh.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, PROSPERTRANS cần nhanh chóng cải tổ tổ chức và đổi mới phương thức hoạt động để đạt được kết quả mong muốn Tuy nhiên, còn nhiều yếu tố bên ngoài tầm kiểm soát của công ty ảnh hưởng đến sự phát triển của hoạt động giao nhận Do đó, sự hỗ trợ từ Nhà nước, các Bộ, ngành và Hiệp hội giao nhận Việt Nam là rất cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty Sự quan tâm này không chỉ thể hiện qua chính sách hợp lý mà còn qua những hành động thiết thực, như lắng nghe và nắm bắt khó khăn của doanh nghiệp, từ đó đề xuất giải pháp giúp tháo gỡ khó khăn, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của PROSPERTRANS.
Nhà nước nên đưa ra các chính sách vĩ mô thông thoáng và chính xá
Chính phủ đang nỗ lực hoàn thiện các cơ chế và chính sách liên quan đến hàng hải và giao nhận vận tải biển, nhưng hiện tại vẫn còn thiếu sự đồng bộ và nhất quán Điều này dẫn đến việc không bao quát được các hoạt động thực tiễn, gây khó khăn cho các doanh nghiệp giao nhận.
Việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển đang gặp khó khăn do Nghị định 15/CP, có hiệu lực từ ngày 1/4/2003, quy định các cảng chỉ cho phép xếp hàng lên xe ô tô theo đúng trọng tải, trong đó xe chở container chỉ được xếp 1 container 20’ mà không được kẹp đôi Từ ngày 7/4/2003, cảng còn yêu cầu phát tích kê và cân xe ra vào Những điều khoản này sẽ được đưa vào hợp đồng bốc xếp, giao nhận và trở thành nghĩa vụ của cả hai bên Mặc dù quy định cấm xe tải chở hàng rời quá tải là hợp lý, nhưng cần xem xét lại đối với xe container, vì đây là loại hình vận tải tiên tiến và phổ biến nhất trên thế giới, nhưng lại bị hạn chế tại Việt Nam.
Để lưu hành xe quá khổ quá tải, cần xin "Giấy phép lưu hành đặc biệt vận tải quá khổ quá tải" Giấy phép này có thời hạn 3 tháng và mỗi xe chỉ được phép hoạt động trên 5 tuyến đường cụ thể.
Phương thức vận tải container đã trở nên phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt ở các thành phố cảng như Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, với xe container trở thành phương tiện chính cho hàng hóa xuất nhập khẩu Quốc lộ 5 được phân cấp là đường cấp 1 đồng bằng, không hạn chế tải trọng, tuy nhiên, quy định hiện hành lại giới hạn tổng trọng tải cho xe container 40’ không phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Điều này đã dẫn đến việc tăng cao giá thành vận tải container, gây khó khăn cho các chủ hàng xuất nhập khẩu và những người làm giao nhận.
Việc tách rời các đơn hàng vận chuyển đồng bộ trong một container thành hai container để đảm bảo tải trọng theo quy định sẽ làm tăng giá vận tải lên gấp đôi Điều này đặc biệt nguy hiểm đối với các loại hàng như kính nổi, vì nếu không đủ tải sẽ gây rủi ro Hơn nữa, nhiều container hàng nhập khẩu chỉ được kiểm hoá tại chân công trình, khiến các nhà vận tải không dám đơn phương phá niêm phong hải quan để san tải Theo quy định về tải trọng hiện hành, giá vận tải hàng ra cảng sẽ tăng, gây khó khăn lớn cho các nhà xuất nhập khẩu và người giao nhận.
Nhà nước cần bãi bỏ quy định về quá khổ quá tải đối với xe container và hủy bỏ giấy phép “lưu hành đặc biệt” cho loại xe này, cũng như việc giới hạn chạy trên chỉ 5 tuyến đường Theo thông lệ quốc tế, hàng container được phép lưu thông trước, trong khi thủ tục giải phóng hàng diễn ra sau, giúp tăng tốc độ giải phóng hàng hóa Ngược lại, quy định hiện tại tại Việt Nam gây ứ đọng hàng ở cảng, ảnh hưởng đến sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa và đặt người làm giao nhận vào tình thế khó khăn.
- Nhà nước cần tăng cường thu hút FDI vào ngành giao nhận vận tải:
Ngành giao nhận vận tải tại Việt Nam cần phát triển mạnh mẽ thông qua việc nâng cấp cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại Để đạt được điều này, việc thu hút đầu tư nước ngoài là rất quan trọng, giúp chúng ta tận dụng nguồn vốn và công nghệ tiên tiến Nhà nước cần tạo ra môi trường thuận lợi cho đầu tư nước ngoài bằng cách cải cách hành chính, xây dựng khung pháp lý thông thoáng và phát triển môi trường kinh tế-xã hội tích cực.
Để cải cách cơ chế quản lý Nhà nước về giá trong giao nhận vận tải tại Việt Nam, cần quy định giá tối thiểu cho các dịch vụ bắt buộc như đại lý tàu biển, lai dắt, vệ sinh và kiểm đếm hàng nhằm ngăn chặn cạnh tranh hạ giá giữa các doanh nghiệp, bảo vệ thu nhập và ngân sách Đối với giá xếp dỡ hàng xuất nhập khẩu, cũng nên áp dụng mức giá tối thiểu, trong khi giá xếp dỡ hàng trung chuyển nên để các bên tự thỏa thuận mà không có quy định từ Nhà nước.
Nhà nước đã thiết lập các quy định đối với các hãng tàu và doanh nghiệp, do đó cần tăng cường công tác kiểm tra và giám sát để đảm bảo các quy định này được thực hiện đúng theo chính sách của Nhà nước.
Ủy ban quốc gia về tạo thuận lợi cho giao nhận vận tải hàng hóa đã được thành lập nhằm đảm bảo sự phát triển và hoạt động kinh doanh giao nhận vận tải tại Việt Nam tuân thủ pháp luật trong nước và các công ước quốc tế Cơ quan này sẽ bảo vệ quyền lợi cho cả chủ hàng và người giao nhận vận tải, góp phần nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực logistics.
