II. HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN
3. Thực trạng giao nhận hàng hóa quốc tế tại cơng ty
3.2.4. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận
Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ nhƣ trên đã nói khơng chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn đƣợc coi là một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lƣợng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Nhiều khi thiếu thiết bị, khơng có container, khơng xin đƣợc chỗ tàu mẹ công ty phải từ chối nhận hàng. Song đến mùa hàng
xuống, khối lƣợng hàng giảm, cơng việc vì thế mà cũng ít đi. Khoảng thời gian hàng nhiều thƣờng là những tháng giữa năm nhƣ tháng 6 đến giữa tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dƣơng lịch). Những tháng cịn lại việc kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn.
Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hƣởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của ngƣời lao động, gây ra nhận thức không đúng đắn về nghề nghiệp.
Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngoài sự trù liệu của doanh nghiệp nên để khắc phục khơng đơn giản, nó cần sự vận động của bản thân doanh nghiệp, hơn thế là sự tin tƣởng, ủng hộ của khách hàng.
3.2.5. Trình độ đội ngũ nhân viên cịn hạn chế.
Chúng ta đều biết hoạt động giao nhận là một công việc khá phức tạp địi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng. Khi giao dịch với khách hàng, ngƣời giao nhận không chỉ phải giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đƣờng, nắm vững mức cƣớc trên thị trƣờng với từng dịch vụ, từng luồng tuyến mà cịn phải thơng tƣờng luật pháp, có những kiến thức tổng quát về tính chất hàng hóa, có khả năng thuyết phục khách hàng, hơn thế phải tƣ vấn cho khách hàng về nhu cầu thị trƣờng. Muốn vậy, ngƣời làm giao nhận phải am hiểu nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, nắm vững địa lý, có nghệ thuật giao tiếp với khách hàng.
Tại Cơng ty PROSPERTRANS, đội ngũ lao động cịn chƣa đồng đều đào tạo còn thiếu bài bản nên còn gặp rất nhiều hạn chế. Đấy là còn chƣa so sánh với những ngƣời làm giao nhận trong khu vực và trên thế giới thì trình độ của cán bộ nhân viên PROSPERTRANS vẫn còn non yếu, chƣa thể đáp ứng yêu cầu hội nhập.
CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ TẠI CƠNG TY TNHH THƢƠNG
MẠI VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ - PROSPERTRANS
I. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY PROSPERTRANS
1. Giải pháp về thị trƣờng
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng giao nhận nhƣ hiện nay, muốn tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng nâng cao thị phần, PROSPERTRANS cần mở rộng thị trƣờng giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt đƣợc các mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cƣờng vị thế và mục tiêu an tồn. Khi thị trƣờng đã đƣợc mở rộng thì cho dù một khu vực thị trƣờng nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hƣởng nghiêm trọng đến hoạt động của tồn cơng ty (Phân tán rủi ro). Có mở rộng đƣợc thị trƣờng mới đảm bảo đƣợc lợi ích lâu dài của công ty cũng nhƣ các cán bộ công nhân viên, mới nâng cao triển vọng phát triển của cơng ty.
Có 2 hình thức mở rộng thị trƣờng, đó là mở rộng thị trƣờng theo chiều rộng và mở rộng thị trƣờng theo chiều sâu.
Mở rộng thị trường theo chiều rộng đƣợc hiểu là mở rộng thị trƣờng theo phạm vi địa lý, theo chiều rộng về không gian. Cho đến nay, PROSPERTRANS mới chỉ tập trung vào một nhóm thị trƣờng là một số nƣớc ở Châu Á và một số nƣớc thuộc EU trong đó cần khai thác thêm các thị trƣờng (các tuyến đƣờng) tiềm năng nhƣ các nƣớc Châu Á mà Việt Nam thƣờng xuất nhập khẩu nhƣ: Ấn Độ,.. và các nƣớc Châu Âu khác, khu vực Châu Phi, khu vực Nam Mỹ (Mêhicô, Brazil,...)
Mở rộng thị trường theo chiều sâu ngƣợc lại khơng có nghĩa là mở
rộng thị trƣờng về khu vực địa lý mà là trên cùng một thị trƣờng hiện có nhƣng cơng ty có thể thu hút thêm nhiều khách hàng, củng cố, thiết lập quan hệ lâu dài với các khách hàng truyền thống bằng chất lƣợng dịch vụ, bằng việc mở rộng phạm vi dịch vụ của mình. Hình thức này cơng ty có thể áp
dụng cho thị trƣờng Trung Quốc vốn là thị trƣờng thế mạnh của công ty nhƣng mới chỉ tập trung vào khai thác trên một vài tuyến đƣờng nhƣ: Thẩm Quyến, Bắc Kinh trong khi thị trƣờng này còn rất rộng lớn, lại khá tƣơng đồng về văn hoá, tập quán với Việt Nam.
Mở rộng thị trƣờng không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trƣờng lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hố, phong tục tập qn khơng giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trƣờng kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hƣởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trƣờng của các doanh nghiệp nƣớc ngồi. Vì vậy, muốn mở rộng thị trƣờng cơng ty cần tiến hành các công việc nhƣ:
- Tăng cƣờng công tác nghiên cứu thị trƣờng: Tìm hiểu, nghiên cứu thị trƣờng là công việc cần làm trƣớc tiên bởi “Biết ngƣời biết ta, trăm trận trăm thắng”. Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trƣờng mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trƣờng quen thuộc đang kinh doanh nếu khơng thƣờng xun cập nhật những quy định mới thì cũng khơng thể duy trì hoạt động. Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí thất bại của các cơng ty là do khơng tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập qn của thị trƣờng.
Khi tiến hành nghiên cứu thị trƣờng cần tìm hiểu rõ các thơng tin sau: Trƣớc hết cơng ty cần tìm hiểu về phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trƣờng đó có gì khác so với những thị trƣờng mà công ty đã và đang
hoạt động. Những điểm khác biệt đó có gây khó khăn, trở ngại gì cho cơng tác thâm nhập thị trƣờng và thực hiện cơng việc giao nhận vận chuyển hàng hóa ở đó khơng. Chẳng hạn nhƣ thị trƣờng Mỹ - thị trƣờng mà cơng ty đang có chiến lƣợc mở rộng trong những năm tới. Đây là một thị trƣờng rất khó tính, khơng chỉ về nhu cầu của ngƣời dân mà đặc biệt là những quy định của luật pháp Mỹ. Có thể nói hệ thống luật của Mỹ rất phức tạp và khắt khe. Hơn nữa mỗi bang lại có những quy định riêng khơng giống nhau nên cho dù có thành cơng ở một hợp đồng cũng khơng thể áp dụng những kinh nghiệm đó
lập và gửi đến 48 giờ trƣớc khi hàng rời cảng và vận đơn khi đã lập thì khơng đƣợc sửa đổi. Điều này đòi hỏi ngƣời giao nhận phải rất cẩn trọng trong khâu lập chứng từ. Bên cạnh đó hải quan Mỹ có quyền kiểm tra bất cứ loại hàng gì ở bất cứ cảng nào trên đất Mỹ nên gây khơng ít khó khăn cho chủ hàng, đặc biệt là ngƣời giao nhận.
Ngoài ra, việc nghiên cứu nhu cầu về giao nhận hàng hóa ở thị trƣờng đó cũng rất quan trọng. Muốn biết đó có phải là thị trƣờng triển vọng để phát triển lâu dài khơng, PROSPERTRANS phải tìm hiểu xem nhu cầu và lƣợng cầu về dịch vụ của cơng ty trên thị trƣờng đó đang ở mức độ nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trƣờng đang cịn ở dạng tiềm năng nhƣng trong tƣơng lai hứa hẹn sẽ rất phát triển, nếu đƣợc phát hiện sớm để thâm nhập tạo chỗ đững vững chắc công ty sẽ thu đƣợc nhiều lợi nhuận. Ngƣợc lại, một thị trƣờng đang rất lớn, dễ dàng thâm nhập nhƣng lại tiềm ẩn nguy cơ suy thối thì việc tiếp tục kinh doanh ở đó sẽ rất mạo hiểm.
Một vấn đề cần nghiên cứu nữa đó là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh.
Cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trƣờng đó ra sao, những đối thủ cạnh tranh chính, có điểm mạnh, yếu gì. Để cạnh tranh công ty cần chuẩn bị những phƣơng thức gì.
Các thơng tin trên đầy đủ chính xác sẽ giúp công ty thâm nhập thị trƣờng với chi phí thấp nhất mà lại đạt hiệu quả cao và hạn chế rủi ro.
Ngoài ra, với những thị trƣờng truyền thống, công ty cần phải nắm bắt đƣợc nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện cơng ty có thể đáp ứng đƣợc ở mức độ nào và khả năng đáp ứng đƣợc nhu cầu đó trong tƣơng lai. Những dịch vụ mà công ty cung cấp trên thị trƣờng đã đáp ứng nhu cầu khách hàng chƣa. cơng ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ khơng, nếu có thì nên theo hƣớng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trƣờng cũng nhƣ khả năng đáp ứng của công ty.
Để có đƣợc những thông tin trên, công ty có thể khai thác từ các nguồn: Qua tài liệu nghiên cứu chính thức của các tổ chức nhƣ WTO, cơ quan
chuyên trách của Liên Hợp Quốc, qua các báo cáo của Bộ Thƣơng Mại các nƣớc. Nguồn thông tin này tuy có ƣu điểm là chính xác và đầy đủ, nhƣng chƣa chắc đã phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của công ty; Thông qua các Hiệp hội mà nhƣ FIATA, VIFAS, VCCI; Thông qua đại diện thƣơng mại, tham tán thƣơng mại của nƣớc ta ở nƣớc ngồi để tìm hiểu tình hình thị trƣờng; Đặc biệt công ty nên cử nhân viên đi nghiên cứu và trao đổi kinh nghiệm với các cơng ty khác và tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ.
Thâm nhập thị trƣờng: Là công ty nhỏ, nguồn vốn hạn chế nên công ty nên chọn thâm nhập thị trƣờng thông qua trung gian là liên doanh, liên kết với các công ty trong thị trƣờng mà cơng ty muốn thâm nhập. Đây là hình thức mà công ty đã áp dụng khi thậm nhập vào thị trƣờng Thâm Quyến. Nó đã cho thấy hiệu quả của mình vì vậy cơng ty có thể sử dụng để thâm nhập mở rộng thị trƣờng.
Đây là giải pháp đang đƣợc các công ty ứng dụng nhiều trong tất cả các lĩnh vực chứ không chỉ riêng lĩnh vực giao nhận. Công ty đã từng bƣớc áp dụng và có một số thành cơng. Do vậy cơng ty cần tiếp tục nghiên cứu và phát huy.
2. Giải pháp về loại hình dịch vụ giao nhận
Cũng nhƣ việc mở rộng thị trƣờng, việc phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ cũng rất quan trọng, giúp cơng ty đáp ứng đƣợc nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế đƣợc tính thời vụ và phân tán rủi ro trong đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng đƣợc quan hệ thƣờng xuyên và lâu dài với khách hàng.
Đối với phƣơng thức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng biển, những dịch vụ mà PROSPERTRANS đang cung cấp là vận chuyển giao nhận hàng rời, hàng nguyên container, dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ vận tải đa phƣơng thức, giao nhận từ cửa đến cửa, hàng consol.
chuyên chở đƣợc lợi nhờ tiết kiệm đƣợc thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cƣớc của các chủ hàng lẻ vì đã có ngƣời giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm đƣợc chi phí do khơng phải th nguyên một container, ngƣời giao nhận thu đƣợc nhiều doanh thu do cƣớc hàng lẻ thƣờng lớn hơn cƣớc hàng nguyên. Thêm vào đó đối với hàng consol cơng ty không những khơng mất cƣớc phí mà cịn đƣợc hồn tiền cho mỗi khối hàng (chẳng hạn đối với hàng consol đi SHENZEN công ty sẽ nhận đƣợc USD 3/CBM). Thực hiện dịch vụ này đối với một công ty giao nhận là rất dễ dàng và thuận lợi, chỉ cần công ty thiết lập những trạm giao nhận và đóng hàng lẻ, đồng thời có sự cẩn trọng và cần mẫn trong giao nhận hàng.
Công ty cũng nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phƣơng thức lấy chặng đƣờng biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vận tải đa phƣơng thức là một loại hình vận tải tiên tiến hiện đang đƣợc áp dụng rộng rãi trong khu vực và thế giới. Xu hƣớng tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực cộng với tác động của khoa học công nghệ vận tải container và thông tin đang thúc đẩy vận tải đa phƣơng thức phát triển nhanh chóng. Ngày nay, mối liên kết giữa sản xuất, vận tải, thị trƣờng, phân phối và quản lý hàng hóa rất chặt chẽ và phụ thuộc vào nhau mà không một phƣơng thức vận tải thơng thƣờng, đơn lẻ nào có thể đáp ứng đƣợc. VTĐTPT đảm bảo hệ thống giao hàng “từ cửa đến cửa” hữu hiệu với giá thành thấp nhất. Ngành hàng hải thế giới đang tiếp tục phát triển theo xu hƣớng tồn cầu hóa và đa dạng hóa theo phƣơng thức tập trung luồng hàng, tiếp tục xu hƣớng sáp nhập, hợp tác, hình thành các liên minh lớn và tập trung quyền lực trong giới hàng hải. Các tàu container thế hệ mới đƣợc đƣa vào sử dụng, vận tải đa phƣơng thức rộng rãi.
Ở PROSPERTRANS, vận tải đa phƣơng thức là thực hiện việc vận chuyển hàng từ kho tới kho hoặc từ trạm gửi hàng lẻ (CFS) đến CFS hoặc từ CFS đến kho bao gồm cả việc đóng hàng vào container, niêm phong cặp chì, giám định hàng hóa, làm thủ tục hải quan. Cơng ty khơng có phƣơng tiên để
thực hiện nên công ty phải thiết lập quan hệ, ký các hợp đồng với các hãng tàu, hãng hàng không, hãng đƣờng sắt lớn và các chủ phƣơng tiện và kho hàng trong cả trong nƣớc và nƣớc ngoài để chủ động về phƣơng tiện và chỗ trong mùa hàng, phối hợp chặt chẽ giữa các điểm chuyển tải, các đại lý chi nhánh phải theo dõi và thông báo kịp thời lịch trình, thời gian xuất phát của phƣơng tiện vận tải, lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp để khi hàng đến điểm chuyển tải thì có thể nối chuyến kịp thời, lƣu chỗ, giữ chỗ, để hàng không bị rớt.
3. Nâng cao chất lƣợng dịch vụ
Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lƣợng dịch vụ là rất khó khăn bởi khái niệm “chất lƣợng dịch vụ” cịn rất mơ hồ, chƣa có một tiêu chuẩn nào đánh giá. Chúng ta chỉ có thể hiểu một dịch vụ đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lịng thì là có chất lƣợng. Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lƣợng của dịch vụ đem đến cho khách hàng sự tin tƣởng, n tâm là hàng hóa của mình đang đƣợc an tồn và đến đích chính xác trong tay những ngƣời giao nhận mẫn cán nhất.
Là một công ty nhỏ với số vốn hạn chế nên việc đảm bảo chất lƣợng là u cầu sống cịn. Cơng ty đã đang và từng bƣớc nâng cao chất lƣợng của mình. Tuy nhiên, với đặc thù ngành dịch vụ giao nhận và công ty nhỏ thiếu trang thiết bị và kho bãi nên phụ thuộc rất nhiều vào hãng tàu và các công ty cung cấp phƣơng tiên và kho bãi. Vì vậy, trƣớc hết hoạt động giao nhận của công ty cần đáp ứng đƣợc những yêu cầu đặc thù cơ bản của nghề nghiệp. Đó là nhanh gọn, chính xác, an tồn với chi phí thấp nhất có thể. Muốn vậy, cơng ty nên tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lƣợng nhƣ thời gian hồn thành cơng việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng. Để xây dựng nên những chỉ tiêu này, cơng ty có thể tham khảo một số chỉ tiêu của những cơng ty giao nhận uy tín trong nƣớc và
Với loại hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng biển, chất lƣợng dịch vụ đôi khi thể hiện ở những việc tƣởng nhƣ rất nhỏ. Chẳng hạn nhƣ đối với những loại hàng tƣơng đối đặc biệt nhƣ hàng container treo cần yêu cầu về vệ sinh cao thì cơng ty nên chọn container sạch, các trang thiết bị làm hàng cũng nên đảm bảo để hàng đƣợc xếp đều, không bị nhàu nát. Nếu