CHƯƠNG II THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VT TM LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và các số liệu trong kh.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này tập trung vào việc tìm hiểu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển, phân tích quy trình và thực trạng giao nhận hiện tại Mục tiêu là nắm vững nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa, cũng như đánh giá tình hình xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua, bao gồm những thuận lợi và hạn chế Từ đó, đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện hoạt động giao nhận của công ty, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tương lai.
Phương pháp nghiên cứu
Qua các chuyến giao nhận hàng hóa thực tế tại các cảng và khu chế xuất, tôi đã hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và tích lũy được nhiều kiến thức thực tiễn quý giá.
Phương pháp phân tích bao gồm việc xem xét các thông số và dữ liệu liên quan đến công ty nhằm đánh giá tình hình hoạt động hiện tại, nhận diện các kết quả đã đạt được và xác định những lĩnh vực mà công ty vẫn chưa hoàn thành.
- Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận
- Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn.
Kết cấu của khóa luận
Nội dung của báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương :
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
Khái quát chung về giao nhận
1.1.1 Định nghĩa chung về giao nhận
Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa được vận chuyển từ nước bán đến nước mua, đòi hỏi sự tổ chức và quản lý chặt chẽ Người giao nhận (Forwarder: Transitaire) đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận bao gồm mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 163 của Luật Thương mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997, dịch vụ giao nhận hàng hóa được xác định là hành vi thương mại Trong đó, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa có trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để chuyển giao hàng hóa cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải và các bên giao nhận khác.
Giao nhận là quá trình thực hiện các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, đồng thời có thể thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
1.1.2 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lợi ích chính đáng của khách hàng, có thể tiến hành khác với chỉ dẫn ban đầu, nhưng cần thông báo ngay cho khách hàng về sự thay đổi này.
Sau khi ký hợp đồng, nếu không thể thực hiện theo thỏa thuận mà không có thời gian cụ thể, cần thông báo ngay cho khách hàng để xin hướng dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
1.1.3 Trách nhiệm của người giao nhận
1.1.3.1 Khi là đại lý của chủ hàng
Tùy thuộc vào khả năng của người giao nhận, họ cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết và chịu trách nhiệm về việc thực hiện những nghĩa vụ đó.
- Giao nhận không đúng chỉ dẫn.
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
- Gởi hàng cho nơi đến sai quy định (wrong destination).
- Giao hàng không phải là người nhận.
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng.
- Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc không hoàn thuế.
Người giao nhận không chịu trách nhiệm về thiệt hại tài sản và tổn thất về người do hành vi của bên thứ ba gây ra, như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác, nếu họ có thể chứng minh đã lựa chọn cẩn thận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
1.1.3.2 Khi là người chuyên chở (Principal)
Khi hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển, người giao nhận giữ vai trò là một nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.
Anh ta có trách nhiệm đối với hành vi và sai sót của những người chuyên chở và người giao nhận mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải, coi như đó là hành vi và thiếu sót của chính mình.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người chuyên chở được quy định bởi luật pháp liên quan đến các phương thức vận tải Người chuyên chở thu phí từ khách hàng dựa trên giá trị dịch vụ mà họ cung cấp, không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận không chỉ là người chuyên chở khi tự vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện của mình (Performing Carrier), mà còn có thể đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở thông qua việc phát hành chứng từ vận tải (Contracting Carrier).
Khi người giao nhận thực hiện các dịch vụ vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối bằng phương tiện của mình hoặc cam kết chịu trách nhiệm như người chuyên chở, họ sẽ chịu trách nhiệm tương tự như một người chuyên chở Trong trường hợp này, các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn sẽ không áp dụng, mà thay vào đó là các công ước quốc tế hoặc quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành.
Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác.
- Khách hàng đóng gói và ghi kí mã hiệu không phù hợp.
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa.
- Do chiến tranh hoặc đình công.
- Do các trường hợp bất khả kháng.
Người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất lợi ích mà khách hàng lẽ ra được hưởng do sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ, trừ khi lỗi này thuộc về họ.
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng biển
1.2.1 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng biển
Việc giao nhận hàng hóa XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật Quốc tế và của Việt Nam…
Các công ước quốc tế như Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc quy định vận đơn và vận tải, cũng như các hợp đồng mua bán hàng hóa Những quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong giao dịch thương mại quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia.
Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu Bên cạnh đó, các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) mới cũng được thiết lập nhằm đảm bảo quyền lợi tối đa cho các bên tham gia trong quá trình giao nhận hàng hóa Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong thương mại quốc tế.
Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư
+ Nghị định 25CP, 200CP, 330CP
Quyết định số 2106 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải, ban hành ngày 23 tháng 8 năm 1997, quy định về việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại các cảng biển Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động logistics và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện bởi cảng dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác của chủ hàng.
Theo quy định mới từ năm 1991, đối với hàng hóa không lưu kho tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, chủ hàng cần kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm thoát dỡ cùng các chi phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng được tổ chức và thực hiện bởi cảng Nếu chủ hàng có nhu cầu sử dụng phương tiện để xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí cũng như chi phí liên quan.
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng.
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình các chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải tiếp nhận liên tục trong một khoảng thời gian nhất định các hàng hóa được ghi trên chứng từ.
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng Hợp đồng có hai loại:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận.
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
Nếu hàng hóa lưu kho tại cảng bị hư hỏng hoặc tổn thất, cảng sẽ phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ Tuy nhiên, nếu cảng có thể chứng minh rằng mình không có lỗi trong sự cố này, thì sẽ không phải chịu trách nhiệm bồi thường.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
Chúng tôi không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã rời khỏi kho bãi của cảng Ngoài ra, nếu bao kiện và dấu xi vẫn còn nguyên vẹn, chúng tôi cũng không chịu trách nhiệm về hàng hóa bên trong.
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát)
1.2.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
Tiến hành giao nhận hàng hóa cần thực hiện đúng quy trình, bao gồm cả trường hợp hàng hóa không qua cảng và khi hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng Việc này đảm bảo quy trình logistics diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa:
Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ:
Lược khai hàng hóa (cargo manifest) là tài liệu được lập sau khi hoàn tất vận đơn cho toàn bộ tàu Tài liệu này do đại lý tàu biển thực hiện và cần được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
+ Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng.
Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Để đảm bảo quyền lợi trong quá trình giao nhận, cần lập các chứng từ cần thiết nhằm làm cơ sở khiếu nại các bên liên quan và thanh toán các chi phí cho cảng.
1.2.2.3 Nhiệm vụ của Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
Cần triển khai các biện pháp nhằm phát hiện và ngăn chặn hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, cũng như vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối và tiền Việt Nam qua các cảng biển Việc điều tra và xử lý kịp thời những hành vi này là rất quan trọng để bảo vệ nền kinh tế và đảm bảo an ninh thương mại.
Trình tự giao hàng xuất khẩu
1.3.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Quá trình giao hàng bao gồm hai bước chính: đầu tiên, chủ hàng ngoại thương hoặc nhà cung cấp trong nước sẽ giao hàng xuất khẩu đến cảng; sau đó, cảng sẽ thực hiện việc giao hàng cho tàu.
1.3.1.1 Giao hàng XK cho cảng
- Giao Danh mục hàng hoá XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng.
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng.
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
1.3.1.2 Giao hàng XK cho tàu
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu.
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu.
Để cảng có thể bố trí phương tiện xếp dỡ một cách hiệu quả, cần giao cho cảng danh mục hàng hóa xuất khẩu Dựa trên danh mục này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lập sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, Stowage plan) cho tàu.
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng.
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.
Trước khi tiến hành xếp hàng, cần vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy Lệnh xếp hàng, xác định số máng xếp, và bố trí xe cùng công nhân, người áp tải nếu cần Việc giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng dưới sự giám sát của đại diện hải quan Nhân viên kiểm đếm của cảng sẽ ghi số lượng hàng vào Phiếu kiểm đếm và cập nhật vào Bản báo cáo hàng ngày, đồng thời lập báo cáo cuối cùng sau khi hoàn tất việc xếp hàng Cảng cũng phải lấy Biên lai thuyền phó để lập vận đơn đường biển sau khi xếp hàng, dựa trên số lượng hàng ghi trong Tally Sheet Cuối cùng, Bản tổng kết xếp hàng lên tàu sẽ được lập và ký xác nhận với tàu, làm cơ sở để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán.
Dựa trên hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận cần thu thập và lập các chứng từ cần thiết để tạo thành bộ chứng từ thanh toán, sau đó xuất trình cho ngân hàng nhằm thực hiện việc thanh toán tiền hàng.
Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường bao gồm các tài liệu quan trọng như B/L (Bill of Lading), hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, cùng với giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng hàng hóa.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu cần.
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có.
Hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng là những hàng hoá được vận chuyển trực tiếp từ kho của chủ hàng hoặc phương tiện vận tải đến tàu Quy trình giao nhận diễn ra tương tự như hàng qua cảng, với việc đăng ký tại cảng và ký hợp đồng xếp dỡ Hàng hoá sẽ được giao nhận dựa trên sự phối hợp giữa ba bên: cảng, tàu và chủ hàng Số lượng hàng hoá sẽ được kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet, kèm theo chữ ký xác nhận của cả ba bên.
1.3.3.Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
1.3.3.1 Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần điền thông tin vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và trình cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin chữ ký, kèm theo Danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List).
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong).
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container
- Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần.
Chủ hàng cần vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY) theo quy định của cảng hoặc hải quan, trước khi hết thời gian quy định (closing time) cho mỗi chuyến tàu, thường là 8 tiếng trước khi xếp hàng, để nhận Mate's Receipt.
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn.
1.3.3.2 Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load
Chủ hàng cần gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về thời gian, địa điểm giao nhận hàng.
Chủ hàng hoặc người được ủy thác có trách nhiệm mang hàng hóa đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight Station) hoặc ICD.
Các chủ hàng mời đại diện hải quan tham gia kiểm tra và giám sát quá trình đóng hàng vào container Sau khi hải quan thực hiện niêm phong và kẹp chì container, chủ hàng hoàn tất thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
- Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV–VT VÀ TM VIỆT HOA
Giới thiệu khái quát về công ty TNHH DV–VT & TM Việt Hoa
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH DV-VT & TM Việt Hoa
Dịch vụ vận tải và giao nhận ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong hợp đồng kinh tế đối ngoại, đặc biệt khi Việt Nam mở rộng giao thương toàn cầu Sự thu hút của thị trường Việt Nam đã thúc đẩy các công ty nước ngoài tăng cường hoạt động xuất nhập khẩu, dẫn đến nhu cầu dịch vụ gia tăng Để đáp ứng nhu cầu này, ngành giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những cải tiến kịp thời, nhằm phục vụ tốt hơn cho việc giao nhận và vận chuyển hàng hóa, từ đó góp phần vào sự phát triển và mở rộng của nền kinh tế cũng như thị trường vận tải giao nhận container đường biển.
Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Thương Mại Việt Hoa, thành lập vào tháng 9 năm 1995, là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực vận tải thương mại tại Việt Nam Với Giấy phép Kinh doanh số, công ty đã khẳng định vị thế của mình trong ngành, cung cấp các dịch vụ vận tải đáng tin cậy và chất lượng cao.
4102000806 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp
Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương
Tên giao dịch quốc tế: Viethoa Transport Service & Trading Co.,Ltd.
Tổng Giám đốc: Ông Dương Thành Khuấn.
Số lượng nhân viên: 300 nhân viên
Mạng lưới của chúng tôi bao gồm một trụ sở chính, bốn chi nhánh, một công ty liên doanh, kho hàng và bãi đậu xe Chúng tôi có mối liên kết rộng rãi với các hãng tàu, hãng hàng không và đại lý tàu biển tại các tỉnh, thành phố lớn của Việt Nam cũng như trên toàn thế giới.
- Văn phòng chính: 284 Nguyễn Tất Thành, phường 13, quận 04, Tp HCM
Website: http://www.viethoagroup.com
- Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh: có 2 chi nhánh
Địa chỉ: 75 Đoàn Như Hài, Quận 04, TP Hồ Chí Minh
+ Chi nhánh 2 : mới được thành lâp
Địa chỉ: Số 30, đường 17, khu B, phường An Phú, quận 2, tp: HCM
Địa chỉ: 44B Tăng Bạt Hổ, Q Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam.
- Tháng 09/2006 nhận danh hiệu “Doanh nghiệp Uy tín về Chất lượng” qua bình chọn của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tổ chức.
- Tháng 12/2006 Việt Hoa được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001/2000 do VBQI của Vương quốc Anh công nhận.
- Tháng 09/2005 Việt Hoa Group Việt Nam là một trong những doanh nghiệp, có các giải pháp sáng tạo phát triển thị trường.
Kể từ khi thành lập, công ty Việt Hoa đã xây dựng được hình ảnh và vị thế vững chắc trong lĩnh vực vận tải và giao nhận, đặc biệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty cũng đã thiết lập những mối quan hệ bền vững với nhiều khách hàng trong và ngoài nước, luôn hoạt động theo phương châm:
Giá cả cạnh tranh 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty ¨ Dịch vụ vận tải
- Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không. ¨ Uỷ thác Xuất Nhập Khẩu
- Xuất, Nhập khẩu hàng đi các nước.
- Kí kết hợp đồng thương mại. ¨ Dịch vụ giao nhận
- Giao nhận hàng hoá nội địa, gom hàng.
- Dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu… ¨ Kinh doanh kho bãi
Kinh doanh kho bãi trung chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc tập kết hàng hóa xuất nhập khẩu cho các đơn vị ký gửi Đây là dịch vụ cần thiết cho các đại lý giao nhận, hỗ trợ các công ty nước ngoài trong quá trình vận chuyển hàng hóa hiệu quả và an toàn.
Việt Hoa hiện đang là đại lý cho các công ty giao nhận hàng hóa lớn tại HongKong, Nhật Bản, Trung Quốc, EU và Mỹ Các dịch vụ mà đại lý cung cấp bao gồm việc liên lạc với hãng tàu và thông báo cho khách hàng về tình trạng hàng hóa.
2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức của công ty
Công ty hiện có 300 nhân viên, được phân bổ đồng đều giữa các phòng ban như hành chính, kinh doanh và kế toán tài vụ Phòng kinh doanh bao gồm nhân viên từ đại lý tàu biển, bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu, bộ phận kho vận tải ô tô và bộ phận giao nhận.
CHÍNH P KINH DOANH P KẾ TOÁN TÀI
BỘ PHẬN KHO VÀ VẬN TẢI Ô TÔ
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người có quyền cao nhất ra các quyết định, giao công việc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước ban quản trị
Phó giám đốc là vị trí có quyền hạn cao thứ hai trong công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc Họ đảm nhiệm các lĩnh vực công việc và thực hiện nhiệm vụ khi giám đốc vắng mặt do đi công tác.
+ Phòng kế toán tài vụ : Phụ trách thu chi của công ty, lên sổ sách kế toán , đánh giá tình hình hoạt động của công ty
Cung cấp số liệu và thông tin cần thiết để hỗ trợ công tác dự báo và quản lý các hoạt động nghiệp vụ của các phòng ban khác Trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành và đảm bảo hoạt động của phòng mình theo đúng chuyên môn.
Phòng hành chính đảm nhiệm việc quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, tổ chức lao động và đảm bảo an toàn lao động Ngoài ra, phòng còn theo dõi tình hình thực hiện các quyết định liên quan đến mức lao động và năng suất lao động trong công ty.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu là bộ phận thiết yếu trong cơ cấu tổ chức của công ty, chịu trách nhiệm thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Bộ phận đại lý tàu biển
Theo dõi lịch trình tàu và thông báo thời gian đến, đi của tàu cho khách hàng Chịu trách nhiệm liên lạc với các hãng tàu trong và ngoài nước, thu cước cho công ty trong trường hợp cước trả sau Thực hiện các chứng từ và thủ tục Hải Quan cho khách hàng.
Bộ phận kho và vận tải
Chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho, đảm bảo tuân thủ yêu cầu kỹ thuật của từng loại hàng Quản lý đội xe container, hệ thống kho riêng và tổ chức vận chuyển hàng hóa cho công ty một cách hiệu quả.
Thực hiện toàn bộ quy trình công việc trong hoạt động xuất nhập khẩu, từ việc chuẩn bị chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng ra nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp.
Chúng tôi tổ chức và điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng Đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi cam kết giải quyết nhanh chóng và triệt để mọi vướng mắc liên quan đến từng lô hàng Chúng tôi luôn nỗ lực tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất, từ đó tạo dựng uy tín vững chắc trong lòng khách hàng.
Bộ phận uỷ thác XNK
Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Việt Hoa
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Viet Hoa
Trước khi giao nhận hàng hóa, Công ty Việt Hoa sẽ ký hợp đồng dịch vụ sau khi thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng Mức giá và loại hợp đồng sẽ thay đổi tùy theo dịch vụ yêu cầu Đối với khách hàng quen thuộc, quy trình sẽ đơn giản hơn với hợp đồng dài hạn và mức giá cố định, cho phép khách hàng chỉ cần gọi điện để được cung cấp dịch vụ ngay lập tức.
Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại công ty Việt Hoa được thực hiện qua các bước sau:
Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Nếu công ty khách hàng không thực hiện bước chuẩn bị hàng hóa, công ty Việt Hoa sẽ đảm nhận nhiệm vụ này Hàng hóa sẽ được chuẩn bị dưới sự giám sát của nhân viên giao nhận để theo dõi quá trình và hướng dẫn chủ hàng Có hai trường hợp: nếu là hàng lẻ, hàng sẽ được chuyển đến kho CFS tại cảng để đóng vào container; nếu là hàng nguyên container, sẽ thực hiện thủ tục mượn container để đóng hàng và chuyển về bãi container tại cảng đi.
2.2.1.2 Hợp đồng lưu khoang (Booking note)
Lên tờ khai- chuẩn bị làm thủ tục hải quan
Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu
Quyết toán với khách hàng
Tổ chức nhận - vận chuyển hàng hoá đến cảng
Công ty Việt Hoa nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp
Thủ tục mượn cont rỗng bắt đầu khi công ty tiếp nhận thông tin từ khách hàng, bao gồm tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng và loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), cùng với thông tin về việc đóng hàng tại kho hay bãi Sau khi có đầy đủ thông tin, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để thực hiện việc đăng ký cont, được gọi là Booking note Nhân viên của hãng tàu có thể gửi Booking note qua fax, email hoặc trực tiếp đến công ty để lấy.
Sau khi nhận yêu cầu book container, hãng tàu sẽ xem xét và nếu chấp nhận, sẽ gửi fax một booking note cho công ty, bao gồm thông tin như số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy và closing time Nhân viên giao nhận cần kiểm tra booking, yêu cầu sửa chữa nếu có sai sót, và nếu chính xác, sẽ mang booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” cùng với seal tương ứng Sau khi nhận lệnh cấp container rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ thanh toán tại thương vụ cảng và nhận xác nhận từ nhân viên thu ngân.
“đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm biên lai và lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ hạ cont Biên lai còn lại sẽ được nộp cho phòng chạy điện để cấp điện cho cont lạnh sau khi đóng hàng Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận kiểm tra số cont và thông báo cho văn phòng đại diện hãng tàu Trên lệnh cấp cont rỗng có địa chỉ cụ thể, từ đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe chở cont về kho để đóng hàng Đồng thời, người giao nhận Việt Hoa cũng biết địa điểm mở tờ khai Hải quan và liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container cho hàng xuất.
Công ty Việt Hoa nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơ để xin cấp C/O
- Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính).
- Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan
- Phiếu ghi chép hồ sơ
- Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính).
- Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY.
- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính).
Tổ chức cấp C/O có quyền yêu cầu Người đề nghị cung cấp thêm chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu, bao gồm tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu, cùng các chứng từ khác để xác minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm.
Để tiến hành thủ tục cấp C/O, nhân viên giao nhận cần đến Lầu 1, Trung tâm hỗ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, đường Võ Thị Sáu, Q1, Tp.HCM Tại đây, họ sẽ đóng số thứ tự vào góc phải mỗi C/O và nhập số tỷ xích vào máy tính theo thứ tự đã đánh Sau đó, hồ sơ sẽ được nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra và nhận lại các tài liệu bao gồm Tờ khai, Phiếu xác nhận đã làm thủ tục Hải quan, Phụ lục tờ khai và Phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra Thông thường, nếu hồ sơ được nộp vào buổi sáng, C/O có thể được nhận vào chiều cùng ngày hoặc hẹn sau 1 ngày để đóng lệ phí và nhận C/O.
Kiểm tra bộ chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, ảnh hưởng lớn đến các bước nghiệp vụ phức tạp tiếp theo.
Nhân viên giao nhận cần kiểm tra hợp đồng một cách cẩn thận, bao gồm ngày ký và ngày hết hạn của hợp đồng, các điều khoản liên quan, cũng như xác minh tính chính xác của bản dịch so với hợp đồng gốc.
Kiểm tra hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa là bước quan trọng để đảm bảo các chi tiết khớp với B/L và hợp đồng Cần chú ý rằng ngày phát hành hóa đơn và bảng kê phải sau ngày ký kết hợp đồng, nhưng trước hoặc cùng ngày gửi hàng Hóa đơn và bảng kê do người bán lập nhằm thông báo cho người mua về tổng số hàng thực tế sẽ giao, đồng thời yêu cầu người mua thanh toán số tiền đã ghi trên đó.
2.2.1.4 Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị chứng từ cần thiết, người giao nhận sẽ tiến hành cho xe chở container đến cảng để xuất hàng Dịch vụ vận tải có thể được thực hiện bởi công ty Việt Hoa hoặc do chính chủ hàng tự vận chuyển đến cảng.
2.2.1.5 Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan
Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ cần thiết, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai hải quan hàng xuất, chú ý cẩn thận đến từng chi tiết Tờ khai xuất khẩu có màu đỏ, và nếu thực hiện thủ tục đăng ký hải quan điện tử tại cửa khẩu, tờ khai sẽ được gọi là "Tờ khai Hải quan điện tử" theo mẫu HQ/2009-TKĐTXK Hàng hóa trên tờ khai phải chính xác và trùng khớp với tên và số lượng hàng hóa thực tế, đồng thời đơn giá cần được so sánh với các mặt hàng cùng loại trên thị trường để đảm bảo không bị chênh lệch quá cao hoặc thấp Để đạt được độ chính xác cao, nhân viên giao nhận dựa vào các chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa, vận đơn, và tiến hành áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng và tổng giá trị lô hàng.
Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
Sau khi lên tờ khai, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nhấp vào nút
Để thực hiện khai báo hải quan điện tử, nhân viên giao nhận cần "khai báo" và chờ phản hồi từ hải quan về số tiếp nhận và số tờ khai, đồng thời nhận lệnh kiểm tra từ "Thông Báo- Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan" Sau đó, thông tin này được in ra một bản để phục vụ cho thủ tục hải quan Nhân viên cũng cần lập hồ sơ và sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự yêu cầu.
- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính).
- Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính).
- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận.
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính).
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”).
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính).
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính).
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính).
Các chứng từ liên quan cần thiết bao gồm một bản chính giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, chứng thư phun trùng, và đối với hàng xuất khẩu, cần có giấy phép từ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Tất cả các bản sao phải được xác nhận bằng dấu sao y bản chính và có đóng dấu kinh doanh của doanh nghiệp Đối với những loại chứng từ có từ hai tờ trở lên, cần phải có dấu giáp lai để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác.
Mở tờ khai – kiểm tra thuế
Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu Tư trực thuộc Hải Quan Thành Phố.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH DV VT – TM VIỆT HOA
Cơ hội và thách thức đối với ngành giao nhận vận tải ở Việt Nam
Việt Nam sở hữu nhiều điều kiện thuận lợi cho sự phát triển vận tải biển, bao gồm bờ biển dài hơn 3.260km, nhiều cảng nước sâu, và biên giới với Trung Quốc, Lào, Campuchia Hệ thống sông ngòi phong phú cùng với mạng lưới đường bộ dọc theo đất nước cũng tạo điều kiện thuận lợi cho giao thông Với vị trí địa lý như một lan can nhìn ra biển, Việt Nam có tiềm năng lớn trong việc phát triển vận tải biển và các dịch vụ liên quan.
Nguồn vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam đang gia tăng nhằm phát triển cơ sở hạ tầng, cùng với sự hỗ trợ từ các tổ chức phi chính phủ Lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt là hoạt động giao nhận, đang thu hút sự quan tâm từ các cấp quản lý Nhà nước và doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá, giao lưu hàng hoá giữa Việt Nam và quốc tế đang phát triển mạnh mẽ Sự gia tăng liên doanh và liên kết giữa các nhà đầu tư nước ngoài và đối tác Việt Nam trong việc xây dựng khu chế xuất, nhà máy, cảng biển và sân bay mở ra cơ hội lớn cho sự phát triển dịch vụ giao nhận vận tải tại Việt Nam.
Kể từ khi gia nhập WTO, ngành giao nhận tại Việt Nam phải tuân thủ nhiều quy định mới, bao gồm việc cho phép các công ty dịch vụ hàng hải có 100% vốn nước ngoài hoạt động bình đẳng Điều này tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt cho các doanh nghiệp Việt Nam ngay tại thị trường nội địa, đồng thời khách hàng ngày càng trở nên khó tính, đặt ra nhiều thách thức không nhỏ cho các công ty giao nhận vận tải.
Ngành dịch vụ giao nhận tại Việt Nam hiện đang gặp nhiều khó khăn do sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp, dẫn đến tình trạng phá giá để thu hút khách hàng Điều này tạo ra một tiền lệ xấu, mở đường cho các doanh nghiệp nước ngoài xâm nhập và đe dọa sự phát triển của ngành công nghiệp giao nhận non trẻ trong nước Mặc dù giá cả dịch vụ giao nhận ở Việt Nam khá rẻ, nhưng chất lượng dịch vụ lại không ổn định, cùng với sự phát triển kém của các công ty giao nhận địa phương, đã làm cho việc chiếm lĩnh thị trường trong nước trở nên khó khăn hơn.
Ngành dịch vụ hiện đang đối mặt với thách thức lớn do nguồn nhân lực không đồng đều, vừa thiếu về số lượng lẫn chất lượng, khiến cho việc cạnh tranh với các đối thủ quốc tế trở nên khó khăn Hơn nữa, thói quen mua CIF và bán FOB đã hạn chế doanh nghiệp trong nước chỉ khai thác được từ 10% đến 18% lượng hàng xuất nhập khẩu trong lĩnh vực vận tải và bảo hiểm.
Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty
Mở rộng quan hệ giao dịch quốc tế với các tổ chức giao nhận, đồng thời tăng cường hoạt động marketing để tìm kiếm thị trường mới là rất quan trọng Chúng ta cần chú trọng vào các thị trường tiềm năng như Châu Âu và Trung Quốc để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Đầu tư, xây dựng kho bãi, cải tiến trang thiết bị, các phương tiện vận tải để phục vụ tốt hoạt động giao nhận.
Xây dựng cơ chế điều hành hiệu quả nhằm thúc đẩy kinh doanh và cải thiện công tác quản lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động trong ngành, cần tăng cường đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên Việc này sẽ giúp cập nhật kịp thời thông tin và tình hình giao nhận vận tải trên thế giới, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của thị trường.
Xây dựng một cơ cấu giá hợp lý là rất quan trọng, đồng thời cần thường xuyên tìm kiếm và lựa chọn các phương án vận tải phù hợp Việc tổ chức và phối hợp các phương án này sẽ giúp đảm bảo cước phí tối ưu, từ đó bù đắp được giá thành hiệu quả.
Các giải pháp đẩy mạnh hoạt động dịch vụ giao nhận của công ty
3.3.1 Giải pháp 1: Tối thiểu hóa các chi phí
Mục tiêu của giải pháp
- Hạn chế được chi phí, góp phần nâng cao lợi nhuận cho công ty.
- Tận dụng những chi phí giảm để đầu tư kinh doanh có lợi hơn.
Cách thức thực hiện giải pháp
- Tuyển chọn nhân viên đúng người đúng việc, hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên không chuyên môn.
- Giảm chi phí nhân công bằng cách chuyển những công việc giấy tờ bằng hệ thống điện tử.
Để giảm thiểu chi phí tổ chức hành chính, doanh nghiệp nên tận dụng các cơ hội giảm giá từ dịch vụ bên ngoài, thực hiện mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi và từ chối các dịch vụ không cần thiết cho hoạt động của mình.
- Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận, để kiểm soát chi phí tốt hơn.
Tận dụng các phương tiện vận tải và kho bãi của công ty để vận chuyển và bảo quản hàng hóa là một cách hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí Việc này không chỉ giúp tiết kiệm mà còn hạn chế việc thuê dịch vụ bên ngoài, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
- Thu hồi các khoản nợ từ phía khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải đi vay làm cho chi phí lãi vay tăng cao.
Hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty cần dựa trên đánh giá tổng quát và chi tiết các yếu tố chi phí quan trọng đối với sự tồn tại của công ty Điều này bao gồm việc tham gia vào thị trường tiền tệ và xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, dự án, nhằm quyết định mở rộng hay thu hẹp sản xuất.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
- Cắt giảm những chi phí cần thiết, nâng cao hiệu quả kinh doanh
- Tăng lợi nhuận cho công ty trong tương lai.
3.3.2.Giải pháp 2: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên
Mục tiêu của giải pháp
- Nâng cao tay nghề của nhân viên cũng như trình độ, khả năng ứng xử với khách hàng để đạt hiệu quả công việc cao hơn.
Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm giúp nâng cao hiệu quả làm việc, giảm chi phí không cần thiết và tiết kiệm thời gian Điều này không chỉ mang lại thành công cho công ty mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng đối với khả năng thực hiện công việc của doanh nghiệp.
Cách thức thực hiện giải pháp
Trong kinh doanh, lợi nhuận là yếu tố sống còn quyết định sự tồn tại của mỗi công ty, với mục tiêu tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa doanh thu Con người đóng vai trò chủ đạo trong quá trình này, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh Do đó, các công ty cần thực hiện các biện pháp nâng cao trình độ tay nghề của nhân viên để đạt được lợi nhuận cao nhất.
Hàng năm, công ty nên tổ chức cuộc thi kỹ năng nghiệp vụ và khả năng giải quyết vấn đề, kết hợp với bảng chấm công và việc theo dõi kiểm tra định kỳ Điều này giúp xác định nhu cầu đào tạo chuyên sâu cho toàn bộ nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển kỹ năng cá nhân.
Để đảm bảo chất lượng nhân sự, công ty cần thực hiện quy trình tuyển dụng một cách nghiêm túc và khách quan, nhằm lựa chọn những nhân viên có năng lực và đam mê với công việc Việc này sẽ giúp nhân viên nắm vững nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đào tạo sau này.
Khuyến khích nhân viên nâng cao kỹ năng ngoại ngữ không chỉ giúp họ mở rộng kiến thức cá nhân mà còn đáp ứng tốt hơn cho yêu cầu công việc Do đó, cần có chế độ lương thưởng hợp lý để ghi nhận và khuyến khích năng lực của nhân viên.
Công ty cần thường xuyên cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu, cũng như những thay đổi trong chính sách Nhà Nước và quy tắc Hải quan Việc này giúp thực hiện các thủ tục một cách chính xác, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi, giảm thiểu sai sót do thiếu thông tin cập nhật.
Chúng tôi tổ chức các khóa học ngắn hạn và dài hạn về nghiệp vụ ngoại thương và pháp luật, nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại và phát triển bền vững trong tương lai.
- Có chính sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng đối với người có sáng kiến trong công việc, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc.
Lãnh đạo công ty cần phải có ý thức trách nhiệm cao, làm gương cho nhân viên và đảm bảo sự phù hợp trong việc phân công công việc Việc sử dụng nhân sự đúng người đúng việc sẽ giúp tránh tình trạng chồng chéo trong công việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
- Tránh được áp lực công việc cho toàn thể nhân viên công ty, tạo môi trường làm việc thoải mái nhưng vẫn mang lại hiệu quả làm việc cao.
- Tạo môi trường làm việc chuyên môn và rõ ràng.
3.3.3 Giải pháp 3: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Mục tiêu của giải pháp
Khi nền kinh tế chuyển sang thị trường, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, buộc các công ty phải nỗ lực để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới Để tồn tại và phát triển, việc mang lại dịch vụ tốt nhất và sự hài lòng cho khách hàng trở thành nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp.
Cách thức thực hiện giải pháp
Một số biện pháp sau đây có khả năng giúp Công ty giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới.
Công ty chú trọng đến nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ đối tác chặt chẽ Chúng tôi thường xuyên liên lạc để thu thập phản hồi, từ đó xây dựng các chính sách hợp lý và phù hợp hơn với yêu cầu của khách hàng.
Khi nhận được thông tin về các công ty mới thành lập có nhu cầu nhập và xuất hàng, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tiếp cận khách hàng để tạo dựng mối quan hệ và gây ấn tượng ban đầu Điều này không chỉ thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài mà còn giúp thiết lập niềm tin Sau đó, công ty nên đưa ra chính sách giá cạnh tranh nhưng hợp lý nhằm thúc đẩy việc ký kết hợp đồng ngay lập tức.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận, nhân viên cần đảm bảo đúng tiến độ và kiểm tra chất lượng hàng hóa một cách kỹ lưỡng.
Một số kiến nghị đối với cơ quan nhà nước
Nhà nước cần phát triển và hoàn thiện khung pháp lý cũng như thể chế chính sách, đồng thời chuẩn hóa quy trình dịch vụ, nâng cấp cơ sở hạ tầng và cải thiện chất lượng nguồn nhân lực.
Để đảm bảo tính nhất quán và thông thoáng trong hành lang pháp lý, cần tiêu chuẩn hóa các quy định về điều kiện kinh doanh và cấp phép Đồng thời, cần thay đổi thói quen bán FOB sang mua CIF và thống nhất hóa các thủ tục hải quan.
Nhà nước hỗ trợ doanh nghiệp và các trường trong việc đào tạo nhân lực linh hoạt, đáp ứng nhu cầu ngành Các hiệp hội ngành cần tận dụng tài trợ và hợp tác đào tạo từ nước ngoài Nguồn lực này phải được cập nhật kiến thức pháp luật và kỹ năng vận hành, đồng thời xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực tương lai ở ba cấp độ: hoạch định chính sách, quản lý và thực hiện nghiệp vụ.
3.4.1 Đối với Tổng cục Hải quan
Cần cải tiến quy trình thủ tục hải quan để đơn giản hóa mà vẫn đảm bảo sự quản lý hiệu quả từ cơ quan chức năng Việc này sẽ giúp các cơ quan Hải quan và hoạt động giao nhận tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thực hiện các thủ tục hải quan.
- Các hướng dẫn của hải quan phải ngày càng rõ ràng, dễ hiểu và công khai hơn cho các doanh nghiệp nắm vững các bước khai báo.
- Có những biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực khi các doanh nghiệp tiến hành thủ tục hải quan.
3.4.2 Đối với cơ quan thuế
Doanh nghiệp luôn mong muốn cơ quan thuế cải thiện thủ tục đóng thuế, cách thu thuế và quy trình hoàn thuế trở nên thông thoáng và đơn giản hơn Việc đơn giản hóa các thủ tục hoàn thuế sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.
Cần thực hiện các biện pháp nhằm hạn chế tiêu cực khi doanh nghiệp đến cơ quan thuế để hoàn thuế Đồng thời, cần tăng cường công tác đầu tư và xúc tiến thương mại quốc tế, tổ chức thường xuyên các chương trình hội chợ và triển lãm hàng hóa Việt Nam cả trong và ngoài nước Những hoạt động này không chỉ giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm mà còn thu hút đầu tư nước ngoài, thúc đẩy phát triển hoạt động xuất nhập khẩu.
Trong tương lai, chính quyền thành phố nên xem xét việc di dời một số cảng ra ngoại thành để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong việc vận chuyển hàng hóa Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc di chuyển hàng từ kho ra cảng và ngược lại, góp phần nâng cao hiệu quả logistics.