Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ

Từ khái niệm lưu trữ, ta có thể nêu lên khái niệm đầy đủ về tài liệu lưu trữ như sau: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghi

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮNGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên trong nhà trường và trên cơ sở nghiên cứu, tham khảo các tài liệu chuyên ngành liên quan, giảng viên đã biên soạn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ” Trong quá trình biên soạn, tác giả đã tham khảo giáo trình lưu trữ của trường TH Văn thư lưu trữ TWI, NXB Văn hoá Thông tin và sử dụng các văn bản pháp lý và nhiều nguồn tài tiệu tham khảo khác để biên soạn nên giáo trình này

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

Trong những năm gần đây, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta

có những bước phát triển mới, phong phú và đa dạng Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, chúng tôi tiến hành biên soạn Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu giảng dạy và học tập tại trường.

Giáo trình được xây dựng dựa trên cấu trúc của chương trình đào tạo đã được Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo chuyên ngành Hành chính văn phòng trình độ Trung cấp Giáo trình gồm 8 chương:

Chương 1: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học

Chương 2: Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Chương 3: Xác định giá trị tài liệu

Chương 4: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Chương 5: Thống kê tài liệu lưu trữ

Chương 6: Mục đích, ý nghĩa và nguyên tắc của việc bảo quản và tổ chức

Chương 7: Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Chương 8: Nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản

Để hoàn thành được Giáo trình, Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến các chủ biên của các tài liệu tham khảo; cảm ơn sự góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn cuốn giáo trình còn có những hạn chế, rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô và các em!

Xin chân thành cảm ơn!

Kon Tum, ngày 7 tháng 7 năm 2022

THAM GIA BIÊN SOẠN

1 Ths Nguyễn Thị Hoài Thu (Chủ biên)

2 Ths Nguyễn Thị Nhâm

GIÁO TRÌNH MÔN HỌCTÊN MÔN HỌC : NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC

Mã môn học: 51014012

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

- Vị trí: là môn học thuộc khối chuyên ngành của ngành, nghề Hành chính văn phòng hệ trung cấp, bố trí dạy sau các môn học cơ sở

- Tính chất: là môn học kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, môn học chuyên ngành bắt buộc của ngành, nghề Hành chính văn phòng

- Ý nghĩa và vai trò của môn học: nghiệp vụ lưu trữ là môn học giúp sinh viên hiểu được ý nghĩa, vai trò việc thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách khoa học do đó môn học có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Hành chính văn phòng

Mục tiêu của môn học:

1 Về kiến thức:

- Trình bày được khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc phân loại tài liệu; mục đích, ý nghĩa và nguyên tắc của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phân tích các bước phân loại tài liệu đối với phông lưu trữ cơ quan; các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ

- Phân tích được các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ

2 Về kỹ năng:

- Phân loại được tài liệu; xác định đúng giá trị tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; thống kê; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Xây dựng được kế hoạch và triển khai có hiệu quả công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Thực hiện thành thạo các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ

- Vận dụng kiến thức đã học vào thực tiễn bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

3 Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong gìn giữ, quản lý tài liệu lưu trữ, trong phân loại tài liệu; có thái độ tích cực, trách nhiệm cao trong thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu; chủ động đề xuất những giải pháp phù hợp để bảo quản

an toàn tài liệu lưu trữ

- Tuân thủ qui định của các cơ quan quản lý Nhà nước và nội qui, qui chế của cơ quan có liên quan đến công tác lưu trữ và văn phòng

NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1 TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ

MỤC TIÊU

Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:

- Trình bày được khái niệm, nội dung, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ; phân tích được khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ; phân tích được mối quan hệ của lưu trữ học với các khoa học khác

- Hoàn thành được các nghiệp vụ về lưu trữ, công tác quản lý lưu trữ

- Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong gìn giữ, quản lý tài liệu lưu trữ Ý thức đúng tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu lưu trữ, chủ động và tích cực trong học tập để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp tương lai

đã trở thành căn cứ pháp lý để điều hành hoạt động của các cơ quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, là cơ sở để giải quyết công việc Con người ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của văn bản, từ đó có ý thức về việc lưu trữ các loại văn bản phục vụ các mục đích thực tiễn trước mắt và lưu truyền lại cho các thế hệ sau Những văn bản được lựa chọn giữ lại được gọi là tài liệu lưu trữ Dần dần, việc lưu trữ các văn bản ngày càng phổ biến, số lượng tài liệu được giữ lại ngày càng tăng đặt ra yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu một các khoa học Trên cơ sở này các khái niệm cơ bản như lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đã ra đời và ngày càng được hoàn thiện

Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại Đối với công văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết Từ khái niệm lưu trữ, ta có thể nêu lên khái niệm đầy đủ về tài liệu lưu trữ như sau:

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ (2)

1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương lao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu … Việc lựa chọn bản gốc, bản chính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thông tin trong tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượng lịch

sử được trung thực, chính xác Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành, ngày tháng ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan là căn cứ để khẳng định sự tin cậy chính xác

của tài liệu Tuy nhiên, đối với những tài liệu được hình thành trong những điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, trong vùng tạm chiếm, trong thời kỳ các cơ quan tổ chức của Đảng hoạt động bí mật) tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét một cách linh hoạt.

- Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc, nếu hư hại hoặc mất mát thì rất khó có thể làm lại được Chính vì vậy, chúng được nhà nước thống nhất quản lý Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác

sử dụng theo những quy định thống nhất của nhà nước

Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển của dân tộc, của đất nước, chứa đựng nhiều thông tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, là tài sản quý báu của dân tộc, của đất nước Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản tốt và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ (2)

1.3 Các loại tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phản ánh hầu hết các hoạt động của các ngành trong xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú, đa dạng Để quản lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của các loại tài liệu, trên cơ sở đó đề ra các biện pháp để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ Ngày nay căn cứ vào đặc điểm ghi tin các nhà lưu trữ đã phân chia tài liệu thành một số loại hình cơ bản như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử

- Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác

Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện như: luật, lệ, chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, chương, …; các loại sổ sách hình thành

trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến như: sổ

- Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất

Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; Các loại bản đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm

dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của Khoa học kỹ thuật

- Tài liệu văn học nghệ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ

Loại hình tài liệu này bao gồm bản thảo của các tác phẩm văn học nghệ thuật; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà thơ, nhà văn, các nghệ sĩ…

- Tài liệu nghe nhìn (tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình, ): Là tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin tuyên truyền; các cơ quan quản lý nhà nước Các cơ quan nghiệp vụ và các cơ quan nghiên cứu khoa học, những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được nộp lưu vào các viện; các kho lưu trữ theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu này bao gồm:

+ Tài liệu ảnh: Là loại tài liệu tượng hình dùng ánh sáng, màu sắc và các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng xảy ra ở một thời điểm trong xã hội và tự nhiên trên các bức ảnh rời lẻ

+ Tài liệu phim điện ảnh: Là loại tài liệu bằng hình ảnh động hay tài liệu nghe nhìn trên phim nhựa dùng để ghi và làm tái hiện các sự kiện, các hiện tượng xảy ra bằng các phương tiện kỹ thuật điện ảnh, các hình ảnh được sắp xếp liên tục với nhau khi cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 hoặc 20 cuốn hình/s thì hình ảnh của sự kiện lại được tái hiện và chuyển động đúng như

đã xảy ra trước ống kính máy quay phim đồng thời với hình ảnh trên phim còn làm tái hiện các âm thanh của sự kiện như lời nói, âm nhạc; tiếng động

+ Tài liệu ghi âm: Là tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh (bài nói, âm nhạc; tiếng động) được ghi trên đĩa cơ học, trên phim cảm quang, trên băng từ tính đĩa laze

+ Tài liệu ghi hình và ghi âm: Là tài liệu mang thông tin bằng âm thanh

và hình ảnh được ghi lại trực tiếp bằng hệ thống ghi hình trên băng từ hoặc đĩa laze

+ “Âm bản - Dương bản”, “Bản gốc - Bản sao”:

Âm bản (Negative): Là những phim mà hình ảnh trên phim có độ sáng tối

và màu sáng ngược lại đối với đối tượng chụp ảnh quay phim và ghi âm quang học

Dương bản (Poditive): Là ảnh chụp trên đó phần phần trắng, đen và màu sáng phản ánh đúng rõ chỗ tối sáng hay màu sắc trên vật hoặc đối tượng chụp nào đó Dương bản của ảnh được in trên giấy, trên kính và trên các vật liệu mang tin khác Dương bản trên phim điện ảnh là bản dùng để chiếu trên màn ảnh hoặc xem trực tiếp qua ánh sáng Dương bản thường được làm từ âm bản

Bản gốc của tài liệu: Là hình ảnh thu nhận được trên phim cảm quang và các vật liệu mang tin khác là kính, băng từ bằng kỹ thuật chụp ảnh quay phim

và ghi hình trực tiếp các sự kiện đó là các loại âm bản gốc của ảnh, phim điện ảnh dùng để in ra dương bản (tấm ảnh) Nó làm tái hiện trực tiếp thông tin mà

nó đã ghi

Bản gốc của tài liệu ghi âm là bản thu nhận được trực tiếp các âm thanh của các sự kiện

Vd: Các bài diễn văn, các bài phát biểu trong Đại hội Đảng Bản gốc ghi

âm cơ giới là các đĩa ghi âm và âm bản của ghi âm quang học, ghi âm từ tính Bản gốc là bản có giá trị lưu giữ

Bản sao của tài liệu: Là bản thu được do sao lại một hoặc nhiều lần từ bản gốc với mục đích bản gốc và phổ biến rộng rãi những thông tin đó

Các loại bản sao gồm dương bản (ảnh), dương bản trung gian (phim điện ảnh)

- Tài liệu điện tử

Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính

Trong cuốn “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy Loại tài liệu này được lập ra dưới dạng mã hoá các vật mang tin như đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung của chúng chỉ có thể tiếp cận được bằng máy vi tính

Như vậy có thể thấy rằng có nhiều khái niệm về tài liệu điện tử Theo Ts Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử là bộ phận tài liệu điện tử có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu của xã hội trước mắt cũng như lâu dài Hiện nay, chúng ta đang bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài

liệu điện tử Các môn học lưu trữ tài liệu điện tử cũng đang được đưa vào giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ - quản trị văn phòng.

1.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Cụ thể, tài liệu lưu trữ

có ý nghĩa trên các phương diện sau đây:

1.4.1 Trong lĩnh vực chính trị

Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn mang trên mình những thông tin phản ánh bản chất của một giai cấp nhất định Vì vậy trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ được sử dụng như một công cụ sắc bén để đấu tranh chống lại các giai cấp, các thế lực thù địch, bảo vệ cuộc sống yên bình cho nhân dân lao động

Ví dụ: Dưới chế độ tư bản chủ nghĩa, giai cấp tư sản cầm quyền đã sử dụng các nguồn tài liệu lưu trữ để ra sức bóc lột, đàn áp các cuộc đấu tranh của giai cấp công nhân Ngược lại, giai cấp công nhân cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn tài liệu lưu trữ của mình để vạch trần bản chất xấu xa, thối nát của giai cấp tư sản, bảo vệ lợi ích của giai cấp mình

Tài liệu lưu trữ còn góp phần bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ Quốc gia; khẳng định quyền tự do, dân chủ; quyền được mưu cầu hạnh phúc của nhân dân

Ví dụ: Bản đồ Quốc gia, Tuyên ngôn độc lập … là những căn cứ xác đáng khẳng định chủ quyền lãnh thổ và quyền tự do, dân chủ của dân tộc

Tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tố cáo tội ác của kẻ thù, vạch trần bản chất xấu xa của các thế lực thù địch

Ví dụ: Bộ sưu tập ảnh về nạn đói năm 1945 của nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh, bộ sưu tập ảnh về vụ thảm sát ở Mỹ Lai năm 1968; Bản án chế độ Thực dân Pháp của Nguyễn Ái Quốc - 1925 - Paris

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế của đất nước, nhiều vụ án kinh tế lớn đã bị các cơ quan chức năng triệt phá, các vụ án tham nhũng lớn cũng đã lần lượt được đưa ra ánh sáng của pháp luật góp phần mang lại sự phồn thịnh cho nền kinh tế của đất nước

Ví dụ: Căn cứ các tài liệu điều tra về khí hậu, đất đai ở khu vực Tây nguyên cho thấy vùng đất này thích hợp với một số loại cây công nghiệp dài ngày như: Cà phê, cao su … Từ đó các cơ quan chức năng tiến hành hoạch định chiến lược phát triển các loại cây này và đã mang lại những hiệu quả kinh tế nhất định, góp phần nâng cao đời sống vật chất cho đồng bào các tỉnh Tây nguyên

- Tài liệu lưu trữ góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thi công, khôi phục các công trình xây dựng cơ bản bị tàn phá do chiến tranh hoặc thiên tai Từ đó giảm được nhiều công sức của cán bộ nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí khác cho Nhà nước

Ví dụ: Sau giải phóng 1975, Đảng và Nhà nước đã chủ trương sử dụng các bản thiết kế để khôi phục các công trình như: Bệnh viện Bạch Mai, một số hạng mục công trình đường sắt Bắc - Nam Kết quả đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền của của Nhà nước

- Tài liệu lưu trữ còn góp phần cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác các thông tin về kết quả điều tra, thăm dò các nguồn tài nguyên thiên nhiên (các

mỏ dầu, than, khí đốt ) từ đó giúp các cơ quan nhà nước hoạch định kế hoạch

khai thác, sử dụng hợp lý các nguồn tài nguyên thiên nhiên đó, mang lại hiệu quả kinh tế cho đất nước.

1.4.3 Trong lĩnh vực văn hóa

Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thành quả lao động, sáng tạo về vật chất và tinh thần của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau Chúng được xem như những di sản văn hóa quý báu của dân tộc, thông qua đó ta có thể thấy được trình độ tiến hóa của xã hội trên nhiều phương diện

Di sản văn hóa này có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc làm tái hiện bức tranh kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật của đất nước Việt Nam, tức là nền văn hóa Việt Nam nói chung

Trong công cuộc xây dựng nền văn hóa của dân tộc, tài liệu lưu trữ góp phần không nhỏ trong việc bảo tồn và phát huy những tinh hoa văn hóa của dân tộc phục vụ lợi ích của nhân dân lao động, phục vụ công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội; kế thừa có chọn lọc các giá trị tinh thần, văn hóa của dân tộc cũng như của loài người; tài liệu lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin phục vụ việc tu bổ, phục chế các di tích văn hoá (đình, chùa, miếu…)

Tài liệu lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới - Con người

xã hội chủ nghĩa

1.4.4 Trong lĩnh vực khoa học

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu khoa học tự nhiên và khoa học xã hội Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên; góp phần hoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước; giúp các nhà nghiên cứu khoa học, các giáo sư, tiến sĩ, thạc sĩ… hoàn thiện các đề tài nghiên cứu khoa học của mình

Trong lĩnh vực khoa học lịch sử, có thể khẳng định rằng bất kỳ một loại tài liệu cũng đều mang trên mình những thông tin phản ánh một cách sinh động

bức tranh văn hóa, kinh tế, xã hội … của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó Nghiên cứu tài liệu lưu trữ của một thời kỳ hoặc một giai đoạn lịch sử nhất định sẽ cho

ta thấy bức tranh xã hội của thời kỳ lịch sử đó một các chính xác

Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ luôn luôn được xem là nguồn sử liệu vô cùng quan trọng trong việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử của dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử các ngành, các cấp, các cơ quan đơn vị và cá nhân nói riêng Sử dụng tốt nguồn sử liệu này sẽ cho ta những hiểu biết chân thật về bản chất của các sự kiện hiện tượng lịch sử Chúng có thể giúp các nhà sử học nhận thức lịch sử một cách đúng đắn, khách quan nhất, tránh được những sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong lịch sử

Ví dụ: Trong những năm qua, các trung tâm lưu trữ quốc gia đã cung cấp nhiều tài liệu gốc, giúp các nhà nghiên cứu hoàn thiện các luận án sau đây:

Luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Chính sách bình định của Mỹ ở Nam bộ trong thời kỳ Việt Nam hoá chiến tranh (1969-1972)” hoàn thành tại khoa Lịch

Sử trường Đại học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh năm 1996; và luận án tiến

sĩ lịch sử về đề tài “Hoạt động và vai trò của Ban Thống nhất Trung ương trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954-1975)” hoàn thành tại khoa Lịch

Sử trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn thành phố Hồ Chí Minh năm 2006

Luận án về đề tài “Chính sách bình định của Mỹ ở Nam bộ trong thời kỳ Việt Nam hoá chiến tranh (1969-1972)” đã sử dụng 90% tài liệu gốc, trong đó 75% tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Tài liệu chủ yếu của luận án này lấy từ Phông An ninh điều hợp - Một phông lưu trữ về chương trình, chính sách của Mỹ và chính quyền Sài Gòn trong chiến tranh xâm lược Việt Nam, nhất là giai đoạn từ năm 1968-1975

Luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Hoạt động và vai trò của Ban Thống nhất Trung ương trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954-1975)” sử dụng 95% tài liệu gốc, trong đó có khoảng 85% tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Hà Nội), chủ yếu ở phông Ủy ban Thống nhất của Chính phủ Hầu

hết các số liệu sử dụng trong luận án này được trích dẫn từ tài liệu lưu trữ, nhiều lập luận và một số vấn đề kết luận, đánh giá của luận án cũng xuất phát từ những vấn đề nêu ra trong tài liệu Có thể nói tác giả đã bám sát vào tài liệu lưu trữ, dựa hẳn vào tài liệu gốc, thậm chí một số vấn đề bị lệ thuộc cả vào những sai sót của văn bản lưu trữ Về tư liệu học, điều này rất đáng trân trọng, bởi tác giả đã khôi phục lại sự thật lịch sử dựa trên tài liệu gốc hoặc để tài liệu gốc nói lên sự thật lịch sử - một việc làm rất cần thiết trong nghiên cứu lịch sử hiện nay

Hai luận án trên đây tuy có sử dụng một số thông tin tư liệu khác và báo chí, hồi ký…nhưng chỉ ở mức độ tham khảo Tài liệu gốc được lấy làm căn bản

và được lựa chọn trên cơ sở đối chiếu so sánh, nhằm tìm ra sự thật khách quan, tránh việc nghiên cứu dựa trên định kiến và sự sắp xếp chủ quan của người nghiên cứu, tránh sự sao chép thuần tuý tư liệu đã được thẩm định và cũng tránh

sự mòn xáo của tư duy qua các bố cục đơn điệu của các công trình đã có

Các luận án tiến sĩ lịch sử khác cũng sử dụng khối lượng tài liệu gốc từ các cơ quan lưu trữ chiếm khoảng trên dưới 50%, nhất là những luận án về lịch

sử cận - hiện đại, kể cả luận án về lịch sử địa phương, lịch sử ngành nghề… Tuỳ theo đề tài mà việc sử dụng tài liệu gốc được các tác giả luận án khai thác về giá trị sử liệu hay giá trị văn bản của tài liệu, hoặc cả hai; nhưng dù mức độ thế nào cũng cho thấy sự coi trọng giá trị của tài liệu gốc Qua đó, có thể đi đến một số đánh giá về giá trị tài liệu gốc và đề xuất như sau:

Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trò sau:

- Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn

và mang tính khả thi cao

- Cung cấp thông tin, số liệu, giúp các cơ quan xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn

- Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các giai đoạn khác nhau.

- Giúp cơ quan giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, các chế độ công tác phí…)

- Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của công dân như nhu các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch …

- Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hoạt động quan các thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho mọi tầng lớp trong xã hội nhận biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan trong hệ thống chính trị ở nước ta đã làm được

1.4.5 Đối với công dân

Mọi công dân đều có thể tìm thấy trong các phòng kho lưu trữ các loại tài liệu có liên quan đến bản thân như: các loại văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, chứng minh nhân dân… cũng như những văn bản, giấy tờ có liên quan đến các lĩnh vực hoạt động xã hội như: Khoa học kỹ thuật, văn hóa - xã hội, giáo dục pháp luật … Từ đó góp phần nâng cao các giá trị tinh thần trong đời sống của nhân dân Chính vì những tác dụng to lớn nêu trên cho nên pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số:34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ Quốc gia

là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng công tác lưu trữ và lưu trữ học

2 Công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan đơn vị đặt ra yêu cầu khách quan phải tổ chức lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan Công tác lưu trữ trở thành một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của từng cơ quan đơn vị, của bộ máy nhà nước Công tác lưu trữ đồng thời là công tác nghiệp vụ khoa học Để lựa chọn

được những tài liệu có giá trị thu thập vào các kho lưu trữ, tổ chức quản lý khoa học, bảo quản tốt và tra tìm sử dụng tài liệu nhanh chóng phải có các phương pháp khoa học và biện pháp nghiệp vụ phù hợp Vậy công tác lưu trữ là gì?

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

2.2 Vị trí, tính chất của công tác lưu trữ

- Vị trí: Là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ - một bộ phận tài sản quan trọng của các cơ quan đơn vị, của nhà nước

Việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và quá trình giải quyết công việc của từng cơ quan đơn vị, liên quan trực tiếp đến việc nghiên cứu đề ra các chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước, có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi kinh tế, chính trị của quốc gia, dân tộc

Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ cũng có vị trí quan trọng Tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ là căn cứ để giải quyết các vấn đề xã hội, đảm bảo ổn định trật tự xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân

- Tính chất:

+ Tính chính trị:

Tài liệu lưu trữ là tài sản của nhân dân, là bằng chứng lịch sử phản ánh toàn bộ hoạt động xã hội qua các thời kỳ, phản ánh mọi sự thật lịch sử Tài liệu lưu trữ là công cụ đấu tranh giai cấp, là căn cứ để các giai cấp sử dụng làm công

cụ đấu tranh bảo vệ quyền lợi của giai cấp Đảng và nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ làm vũ khí đấu tranh chính trị nhằm đập tan mọi hành động chống đối của các lực lượng đối lập thù địch, bảo vệ quyền lợi của giai cấp vô sản và đông đảo quần chúng nhân dân Đảng và nhà nước ta coi công tác lưu trữ là công tác

“có tính chất đấu tranh với địch” Những người làm công tác lưu trữ phải là

người có phẩm chất chính trị tốt, có nhận thức và quan điểm chính trị rõ ràng nhằm bảo vệ, bảo quản tốt và cung cấp kịp thời những tài liệu có giá trị phục vụ lợi ích của Đảng, của nhà nước và của nhân dân.

+ Tính cơ mật:

Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa lịch sử vừa có giá trị thực tiễn Tài liệu lưu trữ phải được đưa ra nghiên cứu phục vụ nhu cầu của xã hội, tuy nhiên rất nhiều tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của Đảng, nhà nước, của từng cơ quan đơn vị Trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cán

bộ lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật, thực hiện nghiêm túc các quy định nhằm giữ bí mật nội dung tài liệu

+ Tính khoa học:

Công tác lưu trữ là một ngành nghiệp vụ chuyên môn bao gồm các khâu nghiệp vụ như bổ sung thu thập, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu Mỗi khâu nghiệp vụ đều đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp khoa học và các biện pháp kỹ thuật phù hợp

Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cần nghiên cứu các biện pháp, phương pháp quản lý riêng phù hợp với từng loại hình tài liệu Do nhu cầu phát triển của công tác lưu trữ và của xã hội, khoa học lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện, đồng thời kế thừa và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của

xã hội Công tác tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cần được nghiên cứu đầy đủ; các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ cần được nghiên cứu, ban hành, ứng dụng nhằm đảm bảo tính khoa học và thống nhất trong công tác lưu trữ

2.3 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất Nguyên tắc này được thể hiện ở các nội dung cụ thể sau:

Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc quyền quản lý của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nhà nước ban hành các văn bản quản lý thống nhất tài liệu

Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ

Hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương phải được tổ chức, quản lý và chỉ đạo một cách thống nhất

Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như phân loại, thu thập bổ sung, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan trong phạm vi cả nước

Ở nước ta hiện nay, do nhiều nguyên nhân nên nguyên tắc này chưa được thực hiện hoàn chỉnh, do một bộ phận tài liệu lưu trữ đang còn bị phân tán ở các

cơ quan chưa thu thập hết vào kho lưu trữ; hệ thống kho lưu trữ chưa đầy đủ; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ chưa đầy đủ, chưa đồng bộ

2.4 Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ gồm những nội dung chính sau đây:

- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu như: thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức các hình thức khai thác sử dụng tài liệu, …

- Xây dựng, ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác lưu trữ

- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ;

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ;

- Hợp tác quốc tế về lưu trữ

Các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ bao gồm: thu thập bổ sung, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Các nội dung nghiệp vụ này có quan hệ chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và mỗi khâu nghiệp vụ đòi hỏi có phương pháp khoa học và biện pháp kỹ thuật riêng

2.5 Hệ thống cơ quan lưu trữ

2.5.1 Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ

Hiện nay ở nước ta có hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Nhà nước Hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Nhà nước được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở Ở Trung ương, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Ở các

Bộ có phòng Văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Ở các tỉnh, thành lập phòng Văn thư lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh quản

lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh Ở các huyện, chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ cũng được chuyển giao cho phòng Nội vụ huyện

2.5.2 Hệ thống kho lưu trữ

Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được bảo quản trong hệ thống kho lưu trữ Đảng Tài liệu Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam bảo quản trong hệ thống mạng lưới Kho lưu trữ của nhà nước theo sự phân cấp Mạng lưới Kho lưu trữ của Nhà nước bao gồm: Các lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức trong thời hạn nhất định theo

quy định của nhà nước; các lưu trữ lịch sử: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV; các trung tâm lưu trữ tỉnh; các Kho lưu trữ huyện; các lưu trữ chuyên ngành: được tổ chức ở các ngành như công an, quân đội, ngoại giao

2.5.3 Các cơ quan đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đảm nhiệm việc đào tạo cán bộ lưu trữ bậc trung cấp chuyên nghiệp theo hệ chính quy và không chính quy; bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ đang làm công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan

Trường Cao đẳng Nội vụ thuộc Bộ Nội vụ đào tạo cán bộ lưu trữ có trình

3 Lưu trữ học và mối quan hệ của nó với các khoa học khác

3.1 Lưu trữ học

3.1.1 Đối tượng, nội dung nghiên cứu của lưu trữ học

- Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học là nghiên cứu lý luận, pháp chế và phương pháp thực hiện các khâu nghiệp vụ để tổ chức khoa học phông lưu trữ Quốc gia, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Nội dung chủ yếu của lưu trữ học gồm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, pháp chế lưu trữ

+ Vấn đề thuộc về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ như: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị và bổ sung tài liệu lưu trữ, kỹ thuật bảo quản, tổ

chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích bảo quản nghiên cứu khoa học, đặc biệt là khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của công dân.

+ Những vấn đề về pháp chế lưu trữ : tài liệu lưu trữ là tài sản của mỗi quốc gia, trong đó chứa đựng những thông tin quý hiếm và cơ mật, bởi thế bất

kỳ một quốc gia nào cũng đều ban hành các quy định mang tính chất pháp lý cao

về bảo quản, bảo mật, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, thẩm quyền và trách nhiệm công bố tài liệu lưu trữ Ở nước ta, từ sau khi thành lập nước đến nay Đảng và Nhà nước ta đã ban hành hàng chục văn bản quan trọng về công tác lưu trữ

+ Vấn đề thuộc về lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ: từ xưa đến nay, bất

kỳ một môn khoa học nào cũng trải qua một quá trình lịch sử phát triển lâu dài, chính quá trình phát triển lâu dài đó là quá trình tích lũy nhiều kinh nghiệm nhiều quý báu kể cả thành công hay không thành công, những vấn đề về lý luận

và phương pháp của môn học được khái quát lên từng những kinh nghiệm đó, bởi thế lịch sử của công tác lưu trữ là đối tượng nghiên cứu mà môn khoa học này không thể bỏ qua (1)

3.1.2 Phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học

Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội, phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học là vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin, vận dụng sáng tạo quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ

3.2 Mối quan hệ giữa lưu trữ học và các khoa học khác

Lưu trữ học cũng như bất cứ khoa học nào khác không thể tồn tại và phát triển đơn độc Khi nghiên cứu các vấn đề của lưu trữ học cần phải nghiên cứu trong mối quan hệ giữa giữa lưu trữ học và các ngành khoa học khác

- Lưu trữ học liên quan chặt chẽ với sử liệu học - ngành khoa học nghiên

cứu xuất xứ của các sử liệu, tính chân thực của sử liệu Sử liệu học giúp các nhà

lưu trữ học phương pháp phân tích sử liệu để giải quyết đúng đắn các vấn đề đặt

ra trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Đối tượng nghiên cứu chính của lưu trữ học là tài liệu lưu trữ - một nguồn sử liệu đáng tin cậy nhất; sử liệu học nghiên cứu sử liệu để dựng lại các sự kiện lịch sử

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu trực tiếp có tính chính xác cao để dựng lại các sự kiện lịch sử, giá trị của tài liệu lưu trữ được xác định dựa vào độ chân thực của tài liệu, so với các sự kiện, hiện tượng lịch sử, sử liệu học xác định độ chân thực của tài liệu, sử liệu học cung cấp phương pháp phân tích sử liệu để giải quyết đúng đắn các vấn đề đặt ra trong việc xác định giá trị của tài liệu -> Lưu trữ học và sử liệu học có mối quan hệ logic và mật thiết trong việc xác định

độ chính xác và độ chân thực của tài liệu lưu trữ

- Mối quan hệ giữa lưu trữ học với thông tin học:

Lưu trữ học có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin học: Vì lưu trữ học nghiên cứu các phương pháp để lựa chọn và bảo quản các tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị cao và tổ chức việc khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội

- Mối quan hệ giữa lưu trữ học với văn bản học: Lưu trữ học có mối quan

hệ chặt chẽ với văn bản học Văn bản học là một ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, phương pháp tạo lập các văn bản, các nguyên tắc chu chuyển, truyền đạt và sử dụng văn bản - một trong những loại hình tài liệu lưu trữ cơ bản Như vậy văn bản học đã cung cấp cho lưu trữ học các thông tin và phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu và xác định giá trị tài liệu

Tóm lại: tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của quốc gia, dân tộc Tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ là trách nhiệm của mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân và của nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu trước mắt cũng như lâu dài (1)

_

TÓM TẮT CHƯƠNG

Chương 1 giới thiệu về những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ như sau: Làm rõ khái niệm, đặc điểm, các loại tài liệu lưu trữ, vị trí, tính chất của công tác lưu trữ; vị trí, tính chất, nguyên tắc công tác lưu trữ.; nội dung, hệ thống cơ quan lưu trữ và mối quan hệ của lưu trữ với các khoa học khác

BÀI TẬP

Câu hỏi ôn tập và bài tập thảo luận

Câu hỏi 1 Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Câu hỏi 2 Các loại tài liệu lưu trữ.Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.

Bài tập thảo luận 1: Phân tích nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ

Bài tập thảo luận 2: Phân tích các nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ CHƯƠNG 2: PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ

QUỐC GIA VIỆT NAM

tổ chức, đồng thời cũng nhờ phân loại , tài liệu trong từng phông lưu trữ quốc gia

sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc

tổ chức, sắp xếp tài liệu , khai thác tài liệu một cách có hiệu quả

MỤC TIÊU

Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:

- Trình bày được khái niệm của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, phân loại tài liệu; trình bày tổ chức của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; phân tích được các đặc trưng phân loại tài liệu, các cấp độ phân loại tài liệu.

- Thực hiện phân loại được tài liệu trong Kho lưu trữ và trong các Phông lưu trữ

- Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong phân loại tài liệu; xác định được trách nhiệm trong học tập rèn luyện phẩm chất đạo đức cá nhân, đạo đức nghề nghiệp

NỘI DUNG

1 Khái niệm về Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và phân loại tài liệu

1.1 Khái niệm về Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

1.1.1 Khái niệm

Phông lưu trữ quốc gia: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó

Thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện (chiếu, chỉ, sắc, dụ; hiến pháp, luật pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư…); tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu); tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự

…); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản, dương bản các bức ảnh, Microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in; tài liệu viết tay để tuyên truyền cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác … hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản lý Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được thành lập theo Quyết định số:168/HĐBT, ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng Theo Quyết định này thì Phông lưu trữ

quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam.

+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán

bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của Đảng, các tổ chức chính trị - Xã hội

+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu và các tài liệu khác có ý nghĩa về các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học, công nghệ …Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của nhà nước từ trung ương đến địa phương Phông lưu trữ quốc gia là tài sản của dân tộc, không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được phép mang tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia ra khỏi biên giới nước Cộng hoà

xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dânViệt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo.(3)

1.1.2 Tổ chức tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Theo nguyên tắc xuất xứ tài liệu lưu trữ hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thì tài liệu được quản lý theo nguồn sản sinh ra tài liệu

Để tổ chức tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được khoa học, ngoài việc phải tôn trọng nguyên tắc xuất xứ và nguyên tắc không phân tán Phông lưu trữ còn cần phải lưu ý đến các yêu cầu khác để xây dựng được mạng lưới các lưu trữ trong toàn quốc Mạng lưới lưu trữ này xác định rõ hệ thống các lưu trữ

trong cả nước, đặc biệt là các lưu trữ lịch sử và mối quan hệ giao nộp tài liệu giữa lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và lưu trữ hiện hành là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

Trên một khu vực hành chính - lãnh thổ hiện có, mối quan hệ giao nộp tài liệu giữa lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành được luật pháp quy định, hoặc người đứng đầu đơn vị hành chính phê duyệt, gọi là khu vực thẩm quyền lưu trữ

Như vậy theo quy định hiện hành, tài liệu lưu trữ được quản lý tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử:

- Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ còn giá trị hiện hành của cơ quan,

tổ chức Tài liệu có giá trị lịch sử bảo quản ở lưu trữ hiện hành đến hạn giao nộp được chuyển và bảo quản ở lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ hiện hành không là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được bảo quản lâu dài tại lưu trữ của mình theo quy định, để phục vụ, khai thác, sử dụng tài liệu

- Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài

và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác Quy mô của lưu trữ lịch sử lớn hơn lưu trữ hiện hành về số lượng tài liệu, kho tàng, trang thiết bị bảo quản, số lượng cán bộ, công chức lưu trữ

Lưu trữ lịch sử không có nguồn bổ sung định kỳ hàng năm Mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam hiện nay đã hình thành và ngày càng hoàn thiện Mạng lưới đó được quy định theo các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, cụ thể:

+ Các lưu trữ hiện hành được thành lập ở các cơ quan, tổ chức để quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan mình

+ Các Trung tâm lưu trữ quốc gia

+ Ngoài ra, các nghành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng, bí mật hoặc tài liệu có giá trị hiện hành, kéo dài như Công an, Quốc phòng, Ngoại giao… được

bảo quản tài liệu lưu trữ tại ngành mình 30 năm mới phải giao nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu chưa giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

+ Đối với các thành phố trực thuộc trung ương thì mỗi tỉnh thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Như vậy, các Trung tâm lưu trữ tỉnh chủ yếu bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa địa phương

+ Đối với các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố

+ Ở xã, phường, thị trấn có cán bộ Văn phòng Ủy ban nhân dân kiêm nhiệm công tác lưu trữ Hiện nay các cấp xã đều tổ chức lưu trữ riêng Tài liệu lưu trữ cấp xã không phải giao nộp vào lưu trữ cấp huyện

1.2 Khái niệm về phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất (một nhóm nhỏ nhất tương ứng với một đơn vị bảo quản)

Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm: đặc trưng thời kỳ lịch sử; đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương; đặc trưng lãnh thổ hành chính; đặc trưng ngành hoạt động; đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu; đặc trưng

cơ cấu tổ chức; đặc trưng mặt hoạt động

Ngoài các đặc trưng nêu trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta còn phải vận dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan giao dịch …

2 Các cấp độ phân loại tài liệu

2.1 Phân loại tài liệu trong các Kho lưu trữ

Toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được phân loại theo mạng lưới các phòng kho lưu trữ sau:

- Kho lưu trữ lịch sử: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu có giá trị lịch sử Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I II, III IV; Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương…kho lưu trữ lịch sử thường có quy mô lớn hơn, trang thiết bị đầy

đủ, số lượng cán bộ, nhân viên đông hơn các kho lưu trữ khác Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ lịch sử có số lượng ít hơn so với các kho lưu trữ cơ quan

- Kho lưu trữ cơ quan: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan nhất định Ví dụ: kho lưu trữ các cơ quan Bộ (nói chung); kho lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện

Kho lưu trữ cơ quan thường có quy mô nhỏ hơn, trang thiết bị, số lượng cán bộ, nhân viên ít hơn các kho lưu trữ lịch sử Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ cơ quan có số lượng tương đối nhiều

- Kho lưu trữ đóng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã ngừng hoạt động.Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II

- Kho lưu trữ mở: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã và đang hoạt động

- Kho lưu trữ chuyên ngành: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của một ngành nhất định Ví dụ: kho lưu trữ các cơ quan Công an, Quốc phòng, Ngoại giao …

- Kho lưu trữ chuyên dụng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác nhau Ví dụ: kho lưu trữ tài liệu ảnh; kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; ghi âm; ghi hình …

Để phân loại tài liệu Phông lưu trữ quốc gia theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ, ta phải vận dụng các đặc trưng sau:

* Đặc trưng thời kỳ lịch sử: Vận dụng đặc trưng này thì tài liệu hình thành bởi giai đoạn lịch sử nào sẽ được phân loại theo thời kỳ lịch sử đó Vận dụng đặc trưng này, tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại thành các nhóm sau đây:

Nhóm I: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc nhà nước phong kiến thực dân từ 1945 trở về trước

Nhóm II: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc chính quyền Mỹ - Ngụy giai đoạn 1954 – 1975

Nhóm III: Tài liệu của các cơ quan Trung ương thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa 1945 - 1976 và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

từ 1976 - nay Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II và III)

* Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương Vận dụng đặc trưng này, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia được chia thành 02 nhóm:

+ Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và các cá nhân tiêu biểu có ảnh hưởng trong phạm vi cả nước

+ Tài liệu có ý nghĩa địa phương: Là những tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương hình thành ra

Lưu ý: Trong thực tế, có những tài liệu do các cơ quan ở địa phương hình thành ra nhưng lại mang ý nghĩa toàn quốc (Tài liệu hình thành bởi các huyện biên giới, hải đảo…) Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các Phòng, Kho lưu trữ lịch sử, Kho lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương

* Đặc trưng lãnh thổ hành chính: Vận dụng đặc trưng này tài liệu Phông lưu trữ quốc gia được phân loại theo từng đơn vị hành chính (cấp Trung ương, tỉnh, huyện, xã) Tài liệu do các cơ quan, cá nhân thuộc đơn vị hành chính nào được phân loại theo đơn vị hành chính đó

Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới kho lưu trữ lịch sử

và kho lưu trữ cơ quan ở trung ương và địa phương

* Đặc trưng ngành hoạt động Ngành hoạt động hay còn gọi là lĩnh vực hoạt hoạt động như: giáo dục, y tế, khoa học, nông nghiệp, công nghiệp …Theo đặc trưng này thì tài liệu Phông lưu trữ quốc gia được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động xã hội như: công an, quốc phòng, ngoại giao và một số lĩnh vực chuyên môn khác như: Khí tượng thuỷ văn, tài liệu địa chất …Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các lưu trữ chuyên ngành

* Đặc trưng ngôn ngữ, vật liệu chế tác tài liệu Đặc trưng này được vận dụng để phân loại các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác như: Ảnh, phim, ghi âm, ghi hình …Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ chuyên dụng (kho lưu trữ tài liệu ảnh; kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; kho lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình…)

Có thể nói rằng phân loại tài liệu Phông lưu trữ quốc gia là một hoạt động tương đối phức tạp, đòi hỏi khi tiến hành phải kết hợp linh hoạt các đặc trưng với nhau Có như vậy công tác phân loại mới đạt kết quả như mong muốn (3)

2.2 Phân loại tài liệu trong các Phông lưu trữ

Trong phạm vi một kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo Phông lưu trữ Ta có các Phông lưu trữ sau đây:

2.2.1 Phông lưu trữ cơ quan

- Khái niệm: Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan

Ví dụ: Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng; phông lưu trữ Sở khoa học công nghệ tỉnh Quảng Nam; phông lưu trữ trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn Hà Nội

- Điều kiện thành lập Phông lưu trữ cơ quan: Để thành lập một Phông lưu trữ cơ quan, ta cần có các điều kiện sau:

+ Cơ quan đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức là cơ quan đó phải đảm bảo các yếu tố sau:

Phải có văn bản thành lập của cơ quan có thẩm quyền Trong đó quy định

rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cơ quan Đây là yếu tố quan trọng nhất khẳng định sự tồn tại hợp pháp của cơ quan

Phải có văn thư và con dấu riêng để tổ chức quản lý và giải quyết các văn bản giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan và để khẳng định vị trí của

cơ quan; khẳng định tư cách pháp nhân và giá trị pháp lý của văn bản do cơ quan đó ban hành

Có tổ chức và biên chế riêng, được quyền tuyển dụng cán bộ nhân viên theo tổng số biên chế được cấp trên phân bổ

Có tài khoản riêng để thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch với các cơ quan khác

Lưu ý: Trong một số trường hợp, một cơ quan vì một lý do nào đó không

đảm bảo các yếu tố nêu trên, ta vẫn có thể xem xét để thành lập một phông lưu trữ Tuy nhiên, nếu thiếu văn bản thành lập cơ quan thì sẽ không đủ cơ sở pháp

lý chứng minh cho sự tồn tại hợp pháp của cơ quan đó Trong trường hợp này, ta không thể thành lập phông

+ Tài liệu trong phông phải có giá trị, có thể bổ sung cho thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia

+ Tài liệu trong phông phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh Phông lưu trữ cơ quan là phông lưu trữ chiếm số lượng lớn nhất trong các phòng, kho lưu trữ ở nước ta hiện nay

- Giới hạn phông lưu trữ:

Muốn phân loại tài liệu Phông lưu trữ cơ quan được chính xác, đúng với các nguyên tắc đã đặt ra thì trước hết ta phải xác định được giới hạn phông lưu trữ Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định thời gian của tài liệu trong phông Khi xác định giới hạn phông cần phải xác định rõ thời gian bắt đầu và

kết thúc của phông đó Thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông thường bị ảnh hưởng của các yếu tố:

+ Sự thay đổi chế độ chính trị: Khi một chế độ chính trị mới ra đời thay thế cho một chế độ chính trị cũ thì toàn bộ các cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước của chế độ chính trị sẽ ngừng hoạt động Thay vào đó là hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ chính trị mới Tài liệu của các cơ quan ngừng hoạt động sẽ hình thành các Phông lưu trữ “đóng” Tài liệu của các cơ quan mới được thành lập sẽ hình thành nên các phông lưu trữ “mở” Ví dụ: Ở VN sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, toàn bộ các cơ quan thuộc chính quyền phong kiến thực dân đều ngừng hoạt động dẫn đến việc hình thành các phông lưu trữ

“đóng” Các cơ quan thuộc nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà được thành lập dẫn đến sự ra đời của các Phông lưu trữ “mở:

+ Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường xảy ra khi

có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã Khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính với nhau thường dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ, thay vào đó là sự hình thành các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ sẽ được lập phông “đóng” Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới sẽ được lập phông “mở”

Ví dụ 1: Khi chia tách Quảng Nam, Đà Nẵng thành tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng thì các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng như: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, các Sở, ban ngành … cũng phải chia tách thành các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng Như vậy, có thể thấy rằng: các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng kết thúc hoạt động Tài liệu của các cơ quan đó sẽ lập thành các Phông lưu trữ đóng Các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng được thành lập, tài liệu của các cơ quan đó được lập Phông lưu trữ mở

Ví dụ 2: Khi sáp nhập hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây thành tỉnh Hà Tây thì các cơ quan thuộc hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây cũng lần lượt được sáp nhập với

nhau dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc hai tỉnh đó Các cơ quan thuộc tỉnh Hà Tây được thành lập dẫn đến sự ra đời của các Phông lưu trữ

mở

+ Sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan:

Trường hợp này xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy Nhà nước Các trường hợp chia tách, sáp nhập các cơ quan sẽ dẫn đến giới hạn của các Phông lưu trữ

Ví dụ: Bộ công nghiệp nặng sáp nhập với bộ công nghiệp nhẹ sáp nhập với Bộ Năng lượng thành Bộ công nghiệp Như vậy tài liệu của 03 cơ quan được sáp nhập sẽ được lập thành 03 Phông lưu trữ đóng Tài liệu của Bộ công nghiệp được lập thành Phông lưu trữ mở Như vậy, xác định giới hạn Phông lưu trữ là một trong những việc làm quan trọng trong quá trình phân loại tài liệu Làm tốt công việc này sẽ giúp cho việc phân loại tài liệu tránh được tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác, đảm bảo cho phân loại tài liệu được thực hiện theo đúng các nguyên tắc đã đặt ra

2.2.2 Phông lưu trữ cá nhân

Phông lưu trữ cá nhân: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Đây là loại phông lưu trữ chủ yếu được thành lập đối với những cá nhân tiêu biểu trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học…

Ví dụ: phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; phông lưu trữ Tổng Bí thư Trần Phú

Cùng dạng với Phông lưu trữ cá nhân còn có Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ Phông lưu trữ gia đình là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các thành viên tiêu biểu trong một gia đình Phông lưu trữ dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhân vật tiêu biểu trong một dòng họ.(3)

2.2.3 Phông lưu trữ liên hợp

Phông lưu trữ liên hợp: là một tập hợp các phông lưu trữ độc lập được liên kết lại với nhau bởi một đặc trưng nào đó như: cùng một cơ quan chủ quản, cùng một lĩnh vực, một địa bàn hoạt động

2.2.4 Sưu tập tài liệu lưu trữ

Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một tập hợp tài liệu có ý nghĩa lịch sử và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân hoặc được kết hợp lại với nhau theo một đặc trưng nào đó như: vấn đề tên gọi, tên gọi, tác giả, thời gian Ví dụ: Sưu tập tài liệu về phòng trào Xô viết Nghệ Tĩnh 1930 - 1931

TÓM TẮT CHƯƠNG:

Chương 2 giới thiệu những nội dung cơ bản về Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm những nội dung cơ bản sau: khái niệm Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; phân loại tài liệu, các cấp độ phân loại tài liệu như: phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ, phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ

BÀI TẬP

Câu hỏi ôn tập và bài tập thảo luận.

Câu hỏi 1 Khái niệm, đặc trưng phân loại tài liệu.

Câu hỏi 2 Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ.

Bài tập thảo luận 1: Thực hành sưu tầm lưu trữ cá nhân (tiêu biểu)

Bài tập thảo luận 2: Kể tên các Tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Trung ương

Phân tích chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan

CHƯƠNG 3: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Mã chương: 51014012 -03

ThS Nguyễn Thị Hoài Thu

GIỚI THIỆU

Tài liệu được sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

cá nhân Những tài liệu này là công cụ phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng ngày Sau khi công việc đã giải quyết xong thì một số tài liệu có giá trị phải được lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ phục vụ cho khai thác sử dụng lâu dài Như vậy một công việc hết sức quan trọng của các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử là phải tiến hành xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị cần bảo quản, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Làm tốt việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hóa Phông lưu trữ Quốc gia, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu

MỤC TIÊU

Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:

+ Trình bày được khái niệm xác định giá trị tài liệu, đánh giá được giá trị tài liệu; các nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị tài liệu; phân tích được các tiêu chuẩn, các công cụ xác định giá trị tài liệu

+ Thực hiện thành thạo việc xác định giá trị tài liệu, quy trình lựa chọn, phân hóa tài liệu và phân hủy tài liệu; xây dựng tác phong làm việc khoa học

+ Có thái độ trung thực, khách quan trong lựa chọn, phân hóa, xác định giá trị tài liệu

NỘI DUNG

1 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Tài liệu là các loại công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân Thực tế hàng ngày, hàng giờ khối lượng tài liệu sản sinh ra trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân ngày càng gia tăng, không thể tính được một cách chính xác Có những tài liệu được sản sinh ra nhằm giải quyết những công việc trước mắt và khi công việc được giải quyết xong cũng là lúc người ta không cần đến những tài liệu đó nữa Nhưng có những tài liệu không chỉ để giải quyết những công việc trước mắt, mà nội dung thông tin trong tài liệu đó còn có thể giúp cho việc tra cứu, xác minh, tổng kết các vấn đề ở những giai đoạn tiếp theo Những tài liệu này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho những lợi ích lâu dài của quốc gia và của các cơ quan, tổ chức

Như vậy, không phải toàn bộ tài liệu khi sản sinh ra đã là tài liệu lưu trữ

mà tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần được lưu lại, giữ lại để phục vụ mục đích thực tiễn và nghiên cứu khoa học, lịch sử Nếu như toàn bộ tài liệu do các

cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra đều được lưu lại và giữ lại thì chúng ta sẽ không có đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và con người làm công tác bảo quản nó Và chỉ trong một vài năm, lượng tài liệu sản sinh ra trong một cơ quan,

tổ chức sẽ chất đống và chiếm mất chỗ làm việc của cán bộ trong cơ quan, gây tình trạng không tốt đến sức khỏe cán bộ và năng suất công việc Thực tế này đòi hỏi các cơ quan lưu trữ phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựa chọn những tài liệu cần lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác Từ dó lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản trong phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.

Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các Phông lưu trữ cơ quan, Phông lưu trữ quốc gia Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế.

Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc không có giá trị lịch sử vào bảo quản tại Phông lưu trữ quốc gia Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu

Để định được thời hạn bảo quản tài liệu một cách chính xác cần xem xét đánh giá giá trị đích thực của tài liệu

2 Các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

2.1 Nguyên tắc

2.1.1 Nguyên tắc chính trị

Bất cứ một tài liệu nào khi sản sinh ra cũng mang những dấu ấn thể hiện thái độ chính trị của cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra nó Tính chính trị còn thể hiện rõ trong nội dung của tài liệu, trong mục đích của việc ban hành tài liệu

Vì vậy, khi xác định giá trị của bất cứ quốc gia nào, cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào người ta cũng cần tuân theo nguyên tắc chính trị