Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập sinh viên nhà trường sở nghiên cứu, tham khảo tài liệu chuyên ngành liên quan, giảng viên biên soạn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ” Trong trình biên soạn, tác giả tham khảo giáo trình lưu trữ trường TH Văn thư lưu trữ TWI, NXB Văn hố Thơng tin sử dụng văn pháp lý nhiều nguồn tài tiệu tham khảo khác để biên soạn nên giáo trình Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong năm gần đây, lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ nước ta có bước phát triển mới, phong phú đa dạng Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, tiến hành biên soạn Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu giảng dạy học tập trường Giáo trình xây dựng dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo chun ngành Hành văn phịng trình độ Trung cấp Giáo trình gồm chương: Chương 1: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ lưu trữ học Chương 2: Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Chương 3: Xác định giá trị tài liệu Chương 4: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Chương 5: Thống kê tài liệu lưu trữ Chương 6: Mục đích, ý nghĩa nguyên tắc việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Chương 7: Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chương 8: Nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ biện pháp kỹ thuật bảo quản Để hồn thành Giáo trình, Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên tài liệu tham khảo; cảm ơn góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Mặc dù có nhiều cố gắng chắn giáo trình cịn có hạn chế, mong nhận góp ý chân thành quý thầy cô em! Xin chân thành cảm ơn! Kon Tum, ngày tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Ths Nguyễn Thị Hoài Thu (Chủ biên) Ths Nguyễn Thị Nhâm GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC : NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã mơn học: 51014012 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: mơn học thuộc khối chuyên ngành ngành, nghề Hành văn phịng hệ trung cấp, bố trí dạy sau mơn học sở - Tính chất: mơn học kết hợp lý thuyết thực hành, môn học chuyên ngành bắt buộc ngành, nghề Hành văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơn học: nghiệp vụ lưu trữ môn học giúp sinh viên hiểu ý nghĩa, vai trò việc thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ cách khoa học mơn học có ý nghĩa vai trò quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Trình bày khái niệm, mục đích, u cầu nguyên tắc phân loại tài liệu; mục đích, ý nghĩa nguyên tắc việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Phân tích bước phân loại tài liệu phông lưu trữ quan; nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ - Phân tích nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ Về kỹ năng: - Phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; thống kê; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Xây dựng kế hoạch triển khai có hiệu công tác sử dụng tài liệu lưu trữ - Thực thành thạo biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ - Vận dụng kiến thức học vào thực tiễn bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ gìn giữ, quản lý tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu; có thái độ tích cực, trách nhiệm cao thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu; chủ động đề xuất giải pháp phù hợp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Tuân thủ qui định quan quản lý Nhà nước nội qui, qui chế quan có liên quan đến cơng tác lưu trữ văn phịng NỘI DUNG CỦA MƠN HỌC CHƯƠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC Mã chương: 51014012 -01 Ths Nguyễn Thị Hoài Thu GIỚI THIỆU Đã từ lâu người biết lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn phát triển Ngày với phát triển xã hội, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày gia tăng, tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin có độ xác cao có giá trị lịch sử góp phần vào giải cơng việc có hiệu Vậy tài liệu lưu trữ cơng tác lưu trữ gì? Đặc điểm, vị trí, nguyên tắc lưu trữ nội dung chương MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày khái niệm, nội dung, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ; phân tích khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ; phân tích mối quan hệ lưu trữ học với khoa học khác - Hoàn thành nghiệp vụ lưu trữ, công tác quản lý lưu trữ - Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ gìn giữ, quản lý tài liệu lưu trữ Ý thức tầm quan trọng việc bảo quản tài liệu lưu trữ, chủ động tích cực học tập để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp tương lai NỘI DUNG Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm Từ chữ viết đời, loài người trang bị phương tiện thông tin quan trọng để ghi chép hoạt động, ý nghĩ, tình cảm, nhận thức tự nhiên, xã hội Chữ viết sở để lập loại văn tự (văn bản) Do nhu cầu công tác quản lý Nhà nước, giao dịch người với người xã hội nên loại văn hình thành phát triển đa dạng Văn đóng vai trị quan trọng việc trao đổi thông tin, ghi chép kiện, tượng, truyền đạt mệnh lệnh giai cấp thống trị đến người Văn trở thành pháp lý để điều hành hoạt động quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, sở để giải công việc Con người ngày nhận thức tầm quan trọng văn bản, từ có ý thức việc lưu trữ loại văn phục vụ mục đích thực tiễn trước mắt lưu truyền lại cho hệ sau Những văn lựa chọn giữ lại gọi tài liệu lưu trữ Dần dần, việc lưu trữ văn ngày phổ biến, số lượng tài liệu giữ lại ngày tăng đặt yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu khoa học Trên sở khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đời ngày hoàn thiện Lưu trữ thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để nơi làm việc quyền Về sau dùng để ngơi nhà bảo quản tài liệu Hiểu theo nghĩa rộng “Lưu trữ” có nghĩa lưu lại, giữ lại Đối với cơng văn giấy tờ lưu trữ có nghĩa lưu lại, giữ lại văn giấy tờ quan, đoàn thể, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Từ khái niệm lưu trữ, ta nêu lên khái niệm đầy đủ tài liệu lưu trữ sau: Tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp (gọi chung quan, tổ chức) cá nhân, có ý nghĩa phương diện kinh tế, trị, văn hố - xã hội, khoa học cơng nghệ ý nghĩa khác được tập trung bảo quản hệ thống phòng kho lưu trữ (2) 1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, chúng phản ánh cách trung thực thành đấu tranh, lao động sáng tạo người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao gương anh dũng công đấu tranh giành quyền tự cho dân tộc Trong hoạt động hàng ngày quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ phản thành lao động tập thể cán bộ, nhân viên quan; nêu cao gương lao động xuất sắc, có đóng góp to lớn cho hoạt động quan nói riêng hoạt động máy quản lý nói chung - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao, tài liệu lưu trữ gốc, có giá trị Chúng mang chứng thể độ chân thật cao như: Bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan, địa danh, ngày tháng năm làm tài liệu … Việc lựa chọn gốc, để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị thông tin tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn kiện, tượng lịch sử trung thực, xác Tài liệu lưu trữ có đầy đủ thành phần thể thức văn tên quan ban hành, ngày tháng ban hành, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan để khẳng định tin cậy xác tài liệu Tuy nhiên, tài liệu hình thành điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, vùng tạm chiếm, thời kỳ quan tổ chức Đảng hoạt động bí mật) tài liệu khơng có đầy đủ thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét cách linh hoạt - Tài liệu lưu trữ sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia Mặt khác, chúng tài liệu gốc, hư hại mát khó làm lại Chính vậy, chúng nhà nước thống quản lý Chúng đăng ký, bảo quản khai thác sử dụng theo quy định thống nhà nước Tài liệu lưu trữ nhà nước thống quản lý Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển dân tộc, đất nước, chứa đựng nhiều thông tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, tài sản quý báu dân tộc, đất nước Nhà nước ban hành văn quy phạm pháp luật để quản lý thống tài liệu lưu trữ Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản tốt bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ (2) 1.3 Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hầu hết hoạt động ngành xã hội nên bao gồm nhiều loại hình phong phú, đa dạng Để quản lý cách khoa học loại hình tài liệu lưu trữ, nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm loại tài liệu, sở đề biện pháp để quản lý tốt loại tài liệu lưu trữ Ngày vào đặc điểm ghi tin nhà lưu trữ phân chia tài liệu thành số loại hình như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử - Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động tổ chức quản lý quan mặt kinh tế, trị, văn hố, khoa học lĩnh vực hoạt động khác Tài liệu hành bao gồm gốc, loại tài liệu, văn kiện như: luật, lệ, chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, chương, …; loại sổ sách hình thành 10 trình hoạt động quan thuộc triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ Ngày nay, tài liệu hành bao gồm loại hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, Nghị quyết, Nghị định, định, thị, thông tư, thông báo, công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên … Đây loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất lĩnh vực đời sống xã hội) có khối lượng lớn thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khối lượng tài liệu ngày tăng lên theo phát triển xã hội - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh cơng trình nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất Loại hình tài liệu bao gồm loại vẽ, thiết kế thi công công trình xây dựng bản; vẽ, thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; Các loại đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành không ngừng tăng lên theo phát triển Khoa học kỹ thuật - Tài liệu văn học nghệ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ Loại hình tài liệu bao gồm thảo tác phẩm văn học nghệ thuật; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà thơ, nhà văn, nghệ sĩ… - Tài liệu nghe nhìn (tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình, ): Là tài liệu sản sinh hoạt động quan văn hóa, thơng tin tun truyền; quan quản lý nhà nước Các quan nghiệp vụ quan nghiên cứu khoa học, người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật liệu mà mang tin, nộp lưu vào viện; kho lưu trữ theo chế độ định gọi tài liệu lưu trữ nghe nhìn 167 từ từ làm tài liệu ẩm dần để tài liệu môi trường độ ẩm cao Nếu tài liệu can dính với hồ dán phải dùng cồn 96% bơi lên chỗ dính hồ, chờ vài phút tách tài liệu tẩy hồ dán Trong q trình bóc tách tài liệu có mảnh tài liệu bị rời phải cho mảnh vào bao bì, bao bì ghi rõ địa vị trí tài liệu - Làm phẳng tài liệu cách dùng máy ép, kính, vật nặng để ép phẳng tài liệu Trong trường hợp thật cần thiết bàn chuyên dụng Khi phải đặt giấy lót lên mặt trái tài liệu - Tẩy vết ố, bẩn tài liệu Tùy theo vết ố bẩn để sử dụng cách tẩy xăng, bột cao su, cồn 96% dung dịch thuốc tím - Khử nấm mốc Khi kiểm tra phát tài liệu bị nấm mốc phải tiến hành khử nấm mốc - Khử axít: Tài liệu có độ PH 6.0 phải tiến hành khử axít Nếu tài liệu bị phai màu phai mực dùng phương pháp khử khô Nếu tài liệu không bị phai màu, không bị phai mực áp dụng phương pháp khử ướt -Vệ sinh tài liệu: dùng bàn chải mềm quét, chải dùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% formaldehyt lau hai mặt tờ tài liệu - Tu bổ tài liệu Tùy thuộc vào mức độ hư hỏng chất liệu tài liệu tu bổ tài liệu hư hỏng biện pháp sau: + Vá, dán tài liệu: áp dụng tài liệu có tình trạng vật lý tốt rách mép ngồi có lỗ thủng bề mặt + Bồi tài liệu: Áp dụng để tu bổ tài liệu có tình trạng vật lý yếu, tài liệu bị giòn + Bồi viền mép tài liệu: Áp dụng để tu bổ tài liệu in ánh sáng giấy trôki 168 + Tu bổ tài liệu đồ vải + Làm bao để bảo vệ tài liệu: áp dụng can - Kiểm tra nghiệm thu số lượng, chất lượng tài liệu sở phiếu theo dõi tu bổ thực tế tài liệu Thẩm định kết nghiệm thu - Bàn giao vận chuyển xếp tài liệu tu bổ vị trí tài liệu kho lưu trữ TĨM TẮT CHƯƠNG Chương cung cấp cho người học kiến thức nguyên nhân khách quan chủ quan gây hư hỏng cho tài liệu lưu trữ Bên cạnh chương đề biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đưa cách tu bổ, phục chế tài liệu Qua nội dung giúp cho người học tìm ngun nhân thực thục biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập tập thực hành Câu hỏi Nêu nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ? Câu hỏi Trình bày tóm tắt biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Câu hỏi Phân tích biện pháp phịng, chống sinh vật phá hoại tài liệu Bài tập thực hành 1: Lập quy trình chi tiết vá - dán tài liệu Bài tập thực hành 2: Lập quy trình tu bổ tài liệu đồ (bằng vải) 169 GỢI Ý ĐÁP ÁN Chương Câu hỏi Khái niệm, đặc điểm tài liệu lưu trữ - Làm rõ khái niệm tài liệu lưu trữ: - Đặc điểm tài liệu lưu trữ: + Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ + Tài liệu lưu trữ có tính xác cao + Tài liệu lưu trữ sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia Câu hỏi Các loại tài liệu lưu trữ.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Làm rõ loại tài liệu lưu trữ: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu văn học nghệ thuật tài liệu nghe nhìn; tài liệu điện tử Ý nghĩa tài liệu lưu trữ: lĩnh vực trị; lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực văn hóa; lĩnh vực khoa học; công dân Bài tập thảo luận 1: Phân tích nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ Thu thập bổ sung, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Các nội dung nghiệp vụ có quan hệ chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn khâu nghiệp vụ địi hỏi có phương pháp khoa học biện pháp kỹ thuật riêng Bài tập thảo luận 2: Phân tích nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Ở nước ta công tác lưu trữ quản lý theo nguyên tắc tập trung thống Nguyên tắc thể nội dung cụ thể sau: 170 + Nhà nước ban hành văn quản lý thống tài liệu + Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ + Hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương phải tổ chức, quản lý đạo cách thống + Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại, thu thập bổ sung, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải thực thống quan phạm vi nước Chương Câu hỏi Khái niệm, đặc trưng phân loại tài liệu - Trình bày khái niệm phân loại tài liệu: - Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm: Đặc trưng thời kỳ lịch sử; đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương; đặc trưng lãnh thổ hành chính; đặc trưng ngành hoạt động; đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu; đặc trưng cấu tổ chức; đặc trưng mặt hoạt động Câu hỏi Phân loại tài liệu phông lưu trữ - Phông lưu trữ quan; phông lưu trữ cá nhân, phông lưu trữ liên hợp; sưu tập tài liệu lưu trữ Bài tập thảo luận: Thực hành sưu tầm lưu trữ cá nhân (tiêu biểu) Hồ Chí Minh; Trần Phú Bài tập thảo luận 2: Kể tên Tổ chức lưu trữ Nhà nước Trung ương Phân tích chức năng, nhiệm vụ nhóm quan - Cơ quan lưu trữ trung ương: Cục lưu trữ nhà nước; phòng lưu trữ cấp - Phân tích chức năng, nhiệm vụ quan 171 Chương Câu hỏi Khái niệm tác dụng công tác xác định giá trị tài liệu - Trình bày khái niệm xác định giá trị tài liệu - Tác dụng công tác xác định giá trị tài liệu + Góp phần lựa chọn tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản lưu trữ quan, nguồn bổ sung có chất lượng vào phơng lưu trữ quốc gia, + Lược bớt tài liệu khơng có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ quan, khơng đưa tài liệu giá trị khơng có giá trị lịch sử vào bảo quản phơng lưu trữ quốc gia -> Góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng tài liệu phông Câu hỏi Các nguyên tắc tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu - Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu: Nguyên tắc trị; nguyên tắc lịch sử; nguyên tắc toàn diện tổng hợp - Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh chất lượng phông lưu trữ Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bề tài liệu 172 Bài tập thảo luận: Công tác xác định giá trị tài liệu văn thư, lưu trữ hành lưu trữ lịch sử khác nào? Làm rõ khác biệt hai tài liệu xác định giá trị tài liệu Bài tập thực hành: Từ tài liệu có hoạt động đoàn năm học 2020-2021 trường CĐCĐ Kon Tum xác định giá trị tài liệu đem vào lưu trữ - Phân loại tài liệu dựa vào nội dung; phân loại tài liệu dựa vào thời gian; xác định giá trị tài liệu đưa vào lưu trữ; đưa tài liệu khơng cịn giá trị đưa vào tiêu hủy Chương Câu hỏi Khái niệm, nội dung, nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Trình bày khái niệm bổ sung tài liệu Nội dung, nguyên tắc thu thập, bổ sung: + Tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan + Tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ lưu trữ nhà nước + Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Xác định nguồn thành phần tài liệu Câu hỏi Nội dung công việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ quan Theo điều 9,10,11,12 Tại Chương II Luật Lưu trữ 2011 quy định Câu hỏi Nội dung công việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lịch sử Tại Mục 3, Chương II Luật Lưu trữ quy định: Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Theo điều 19, 20, 21, 22, 23 Bài tập thảo luận: Thu Thập bổ, sung tài liệu cịn thiếu hoạt động đồn khoa Kinh tế - Nông lâm năm học 2020 - 2021 vào lưu trữ đoàn khoa - Kiểm tra tài liệu, xác định giá trị tài liệu dựa vào nội dung, thời gian 173 hoạt động đoàn để bổ sung tài liệu thiếu Bài tập thảo luận: Làm rõ nguyên tắc, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trình bày nguyên tắc thu thập bổ sung Chương Câu hỏi Khái niệm nguyên tắc công tác thống kê tài liệu lưu trữ - Khái niệm - Nguyên tắc công tác thống kê tài liệu lưu trữ Nguyên tắc tập trung thống Nguyên tắc thống với công tác bảo quản Nguyên tắc bảo mật số liệu thống kê công cụ thống kê Câu hỏi Nội dung phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ hành - Thống kê loại tài liệu chuyên môn - Báo cáo thống kê tổng hợp - Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thống kê tài liệu lưu trữ Bài tập thực hành: Làm quen với sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ Tập viết biên giao nhận tài liệu, tiêu hủy tài liệu, viết tài liệu liên quan đến sổ sách Chương Câu hỏi Mục đích bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Phục vụ nghiệp trị; phục vụ phát triển kinh tế; phục vụ nghiên cứu khoa học; phục vụ văn hóa giáo dục; phục vụ nghiên cứu lịch sử Câu hỏi 174 Ý nghĩa việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tài liệu có ý nghĩa quan trọng quan nhà nước, đoàn thể cá nhân việc giải vấn đề sống, nguồn tài liệu quan trọng ngành lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, trị - Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức tiền cho Nhà nước nhân dân - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ động lực mạnh mẽ để thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán vật chất lẫn tinh thần Câu hỏi Phân tích nguyên tắc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Nguyên tắc trị - Nguyên tắc mật Bài tập thực hành: Tham quan số đơn vị lưu trữ (Thư viện trường Cao đẳng Cộng Đồng Kon Tum; Thư viện tỉnh Kon Tum; Văn thư cấp xã; phường…) Chương Câu hỏi Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: - Khai thác tài liệu phịng đọc; thơng báo tài liệu lưu trữ; cấp phát tài liệu lưu trữ; tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu 175 trữ Câu hỏi Những đối tượng cần nộp phí đối tượng miễn nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: - Đối tượng miễn nộp phí - Đối tượng nộp phí Bài tập thảo luận: Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: - Đổi hình thức phục vụ phòng đọc; tổ chức marketing lưu trữ tăng cường trưng bày, tang cường triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ qua viết; xuất ấn phẩm lưu trữ tổ chức hội thảo, tọa đàm khoa học; làm phim tư liệu, phóng Chương Câu hỏi Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ: - Chất liệu làm tài liệu lưu trữ; nguyên nhân môi trường tự nhiên sinh vật gây hại; tác động cán lưu trữ người nghiên cứu khai thác tài liệu làm ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu Câu hỏi Trình bày tóm tắt biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ; phòng, chống sinh vật phá hoại tài liệu; phòng chống cháy, phòng ngập nước; bảo hiểm tài liệu lưu trữ tu bổ phục chế tài liệu Câu hỏi Phân tích biện pháp phòng, chống sinh vật phá hoại tài liệu - Phịng chống loại trùng phá hoại tài liệu - Phòng chống chuột 176 - Phòng chống nấm mốc Bài tập thực hành 1: QUY TRÌNH CHI TIẾT VÁ - DÁN TÀI LIỆU I Yêu cầu vật liệu dụng cụ - Bàn tu bổ; hộp đèn; dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, bay, lăn…; giấy để vá tài liệu; giấy dó loại; máy xén, dao xén; hồ dán CMC bột gạo nếp (Phụ lục số 12) II Trình tự tiến hành Chọn giấy vá có chất liệu với tài liệu cần vá Đặt tài liệu giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tơ lên giấy vá chỗ rách, thủng tài liệu Dùng kim châm theo đường bút chì cho cách đường bút chì 1mm Dùng tăm bơng thấm nước quét lên đường kim châm Lấy phần vá tẩy vết chì quét hồ Đặt miếng vá cho cân mép vết thủng Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá Dùng dải giấy dó mỏng có rộng – mm quét hồ dán đè lên xung quanh chỗ vá Tài liệu khô, lật mặt lên làm viền tiếp mặt sau 10 Phơi khô ép phẳng tài liệu 11 Xén mép tài liệu Bài tập thực hành 2: QUY TRÌNH TU BỔ TÀI LIỆU BẢN ĐỒ (BẰNG VẢI) I Yêu cầu vật liệu dụng cụ 177 - Kim, màu loại với tài liệu; vải phin mỏng màu với tài liệu; mảnh vải mỏng dùng để tài liệu; bàn là; chăn chiên để lót tài liệu; bàn làm việc rộng phẳng II Trình tự tiến hành Cắt mảnh vải phin rộng tài liệu – cm cạnh Giặt vải phin cắt với nước cho hết lớp hồ vải phơi se Trải chăn chiên lên bàn Trải vải phin phơi se lên Là phẳng vải phin Là phẳng tài liệu Lưu ý: Là gián tiếp tài liệu cách đặt lên tài liệu mảnh vải mỏng ẩm Trải vải phin phẳng lên bàn căng khung thêu Đặt tài liệu lên vải Khâu lược vông mắt sàng tài liệu với vải phin, màu Khoảng cách ô vuông rộng chừng 1,5cm Không thắt nút đầu 10 Là phẳng, mặt khơng có tài liệu trực tiếp Mặt có tài liệu gián tiếp cách đặt mảnh vải ẩm lên tài liệu 11 Khâu thức màu với tài liệu, khâu vuông mắt sàng Khoảng cách ô vuông rộng 0,5cm, mũi dài tối đa 1mm, mũi dài tối đa 1cm Không thắt nút đầu 12 Rút khâu lược 13 Là phẳng, mặt khơng có tài liệu trực tiếp Mặt có tài liệu gián tiếp cách đặt mảnh vải ẩm lên tài liệu 14 Cố định đầu sợi giấy dó rộng 1cm có quét hồ, dán sát không đè lên tài liệu 178 15 Xén mép cách tài liệu gốc 1cm TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Hà Nội: NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp; 1990 Giáo trình Lưu trữ Trường T.H Văn thư lưu trữ TWI Hà Nội: NXB Văn hố Thơng tin; 2004 Vũ Thị Phụng Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ ( dùng trường trung học chuyên nghiệp): NXB Hà Nội; 2006 Bài giảng nghiệp vụ lưu trữ trường CĐ Phương Đông 2014 Luật lưu trữ 2011 Đặng Thanh Nam Tập giảng Công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Trường Đại học Sài Gòn, TP Hồ Chí Minh; 2014 Tập giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Trường Đại học Sài Gòn, TP Hồ Chí Minh, ; 2014 Lê Thị Vân Tập giảng Kỹ thuật bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ : Trường CĐCĐ, Kon Tum; 2018 Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Minh Sơn Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam; 2007 Tập giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trường ĐH Sài Gịn, Thành phố Hồ Chí minh; 2014 Trương Mỹ Phương Xây dựng hệ thống bảo hiểm an tồn tài liệu lưu trữ: Tạp chí lưu trữ Trung Quốc; 2010 10 Dương Văn Khảm Từ điển tra cứu nghiệp vụ văn phòng - văn thư lưu trữ; 2015 11 Công văn số 129/VTLTNN-NVTW việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm cục văn thư lưu trữ nhà nước; ngày 31/10/2003 ... quyền lưu trữ Như theo quy định hành, tài liệu lưu trữ quản lý lưu trữ hành lưu trữ lịch sử: - Lưu trữ hành phận lưu trữ quan tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ giá... liệu - Lưu trữ lịch sử quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ lưu trữ hành nguồn tài liệu khác Quy mô lưu trữ lịch sử lớn lưu trữ hành... chuyên ngành liên quan, giảng viên biên soạn giáo trình ? ?Nghiệp vụ lưu trữ? ?? Trong trình biên soạn, tác giả tham khảo giáo trình lưu trữ trường TH Văn thư lưu trữ TWI, NXB Văn hoá Thông tin sử dụng