Tập bài giảng nghiệp vụ lưu trữ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ TRỊNH THỊ KIM OANH TẬP BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ Hà Nội, 2020 MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chuyên đề 1: Những vấn đề chung tài liệu lƣu trữ, phông lƣu trữ tổ chức quản lý công tác lƣu trữ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ 12 Công tác lưu trữ 13 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức 13 Chuyên đề 2: Thu thập xác định giá trị tài liệu 22 Thu thập tài liệu 22 Xác định giá trị tài liệu 24 Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ quan, tổ chức 37 Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37 Quy trình chỉnh lý tài liệu 38 Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lƣu trữ 56 Khái niệm, mục đích ý nghĩa việc bảo quản tài liệu lưu trữ 57 Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 57 Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ 61 Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 75 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 75 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến lưu trữ 76 quan, tổ chức Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lƣu trữ 84 Sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 Nội dung quy trình ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 PHẦN PHỤ LỤC 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 116 LỜI NĨI ĐẦU Trong q trình hoạt động, quan, tổ chức sản sinh tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Tài liệu khơng có giá trị phục vụ cho hoạt động mà phục vụ tƣơng lai quan, tổ chức tồn xã hội Vấn đề đặt làm để quản lý tập trung thống tài liệu, làm để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu, phục vụ tốt nhu cầu chia sẻ thông tin… Do vậy, quan, tổ chức phải bố trí máy nhân phụ trách công tác lƣu trữ Trong nhiều năm qua, trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội liên tục tổ chức lớp bồi dƣỡng ngắn hạn nghiệp vụ lƣu trữ để đáp ứng nhu cầu bồi dƣỡng kiến thức kỹ nghiệp vụ lƣu trữ cho cán quản lý ngƣời trực tiếp phụ trách công tác lƣu trữ quan, tổ chức Nhằm phục vụ công tác giảng dạy học tập lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ ngắn hạn, năm 2009, sở đƣợc nhà trƣờng giao, khoa Văn thƣ Lƣu trữ biên soạn tập giảng “Nghiệp vụ lƣu trữ” Tiến sĩ Chu Thị Hậu chủ biên Tuy nhiên, nay, thực tiễn công tác lƣu trữ quan, tổ chức có nhiều thay đổi, đặc biệt việc Quốc hội thông qua Luật Lƣu trữ năm 2011, hàng loạt văn quy phạm pháp luật văn hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc ban hành để cụ thể hóa Luật Lƣu trữ Trên tinh thần tiếp thu ƣu điểm, khắc phục hạn chế tập giảng “Nghiệp vụ lƣu trữ” đƣợc biên soạn năm 2009, nhóm biên soạn đặt mục tiêu tập giảng thời gian ngắn (45 tiết) cung cấp đƣợc kiến thức tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ kiến thức, kỹ thực nghiệp vụ lƣu trữ quan, tổ chức theo quy định pháp luật hành Mỗi thơng tin có ví dụ minh họa để ngƣời học dễ tiếp thu Hạn chế đến mức thấp thông tin nặng lý thuyết hàn lâm Xuất phát từ mục tiêu yêu cầu nêu trên, tập giảng đƣợc biên soạn gồm chuyên đề: Chuyên đề 1: Những vấn đề chung tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trần Văn Quang biên soạn) Chuyên đề 2: Thu thập xác định giá trị tài liệu (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ (Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng biên soạn) Hy vọng tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo hữu ích cho hoạt động dạy học nhƣ hoạt động quản lý công tác lƣu trữ quan, tổ chức Mặc dù nhóm tác giả có nhiều cố gắng nhƣng chắn tập giảng Nghiệp vụ lƣu trữ hạn chế, mong nhận đƣợc góp ý độc giả Xin chân thành cảm ơn! Thay mặt nhóm biên soạn Chủ biên Th.s Trịnh Thị Kim Oanh CHUYÊN ĐỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ, PHÔNG LƢU TRỮ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Tài liệu lƣu trữ 1.1 Khái niệm, đặc điểm tài liệu lƣu trữ 1.1.1 Khái niệm tài liệu lƣu trữ Tài liệu tài liệu lƣu trữ có vai trị quan trọng toàn thể đời sống xã hội Thông qua tài liệu tài liệu lƣu trữ nghiên cứu, tìm hiểu đƣợc phát triển loài ngƣời Thế giới ngày phát triển, với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ vị trí, ý nghĩa, tác dụng việc nghiên cứu tài liệu tài liệu lƣu trữ cần thiết Khi xã hội phát triển, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động sản xuất đòi hỏi phải lƣu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều ngƣời, cho hệ sau ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo ngƣời Để đáp ứng nhu cầu đó, ngƣời chế tạo vật mang tin, phƣơng tiện ghi tin truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lƣu giữ đƣợc thông tin thời gian dài Trong việc ghi tin truyền đạt thông tin, ngƣời có nhiều phƣơng tiện nhiều cách khác nhau, văn đƣợc coi phƣơng tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Theo cách hiểu thông thƣờng, tài liệu lƣu trữ tài liệu có giá trị đƣợc lƣu lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Khi xã hội ngày phát triển quan điểm tài liệu lƣu trữ, đặc điểm tài liệu lƣu trữ có nhiều thay đổi phù hợp với phát triển xã hội lồi ngƣời Ở góc độ, cách tiếp cận khác khau có nhiều định nghĩa khác tài liệu: Theo Luật Lƣu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu tài liệu lƣu trữ đƣợc quy định nhƣ sau: Tài liệu vật mang tin đƣợc hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Khái niệm tài liệu lƣu trữ theo Luật Lƣu trữ ban hành năm 2011 giải thích: Tài liệu lƣu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ Tài liệu lƣu trữ bao gồm gốc, chính; trƣờng hợp khơng cịn gốc, đƣợc thay hợp pháp Thậm chí, thảo có nội dung quan trọng đƣợc lựa chọn để lƣu trữ Nhƣ vậy, theo khái niệm trên, khơng phải tồn tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức cá nhân tài liệu lƣu trữ Tài liệu đƣợc coi tài liệu lƣu trữ chúng gốc, chính, hợp pháp thảo tài liệu có giá trị mặt trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử giá trị khác Sau cơng việc kết thúc tài liệu đƣợc lựa chọn để bảo quản lƣu trữ để tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, đáp ứng nhu cầu quan, tổ chức toàn xã hội 1.1.2 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ Tài liệu lƣu trữ có đặc điểm sau đây: 1.1.2.1 Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin khứ, có giá trị nhiều phƣơng diện Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin khứ Nó phản ánh kiện, tƣợng, biến cố lịch sử, thành lao động sáng tạo nhân dân; ghi lại hoạt động quan, tổ chức cá nhân, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học, văn hoá tiếng thời kỳ lịch sử khác Tài liệu lƣu trữ có giá trị nhiều mặt giá trị chúng chủ yếu giá trị thông tin chứa đựng tài liệu, phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử xã hội loài ngƣời Giá trị chúng đƣợc biểu chủ yếu chủ yếu qua nội dung thông tin mà chúng phản ánh, nội dung thơng tin phục cho hoạt động trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học, quân hoạt động khác… Xét phạm vi quan, tổ chức, tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin khứ, sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức Tài liệu lƣu trữ nhớ quan, tổ chức, nhớ thực tế trí tuệ, kinh nghiệm đƣợc lƣu trữ, truyền lại từ hệ sang hệ khác Nó nguồn thơng tin khứ hữu ích chúng đƣợc phục vụ hoạt động khác quan, tổ chức 1.1.2.2 Tài liệu lƣu trữ có độ xác cao, thƣờng chính, gốc Tài liệu lƣu trữ gốc, tài liệu có giá trị Nó chứa đựng thơng tin có độ tin cậy, xác cao phản ánh cách trung thực vật, tƣợng Bởi vì, tài liệu lƣu trữ đƣợc sản sinh với thời điểm vật, tƣợng mà phản ánh Với đặc điểm đó, tài liệu lƣu trữ chứa đựng thơng tin cấp đƣợc đảm bảo tính xác, trung thực yếu tố thể thức mang tính pháp lý Tài liệu lƣu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn theo quy định nhƣ chữ ký ngƣời có thẩm quyền, dấu quan, địa danh ngày tháng ban hành…Mặt khác, q trình giải cơng việc, tài liệu lƣu trữ cịn có thêm đặc điểm khác, ngồi thể thức theo qui định nhƣ có thêm bút tích, ghi ngƣời có thẩm quyền q trình xử lý cơng việc Vì vậy, thực tiễn, ngƣời ta gọi chúng tài liệu gốc, tƣ liệu gốc Tuy nhiên, trƣờng hợp khơng có gốc, dùng để thay thế, lúc có giá trị nhƣ Trong thực tế có tài liệu đƣợc sản sinh điều kiện lịch sử, hồn cảnh lịch sử khơng cho phép đạt đƣợc tất yêu cầu phải có linh hoạt xem xét chúng Ví dụ: Tài liệu lƣu trữ thời kỳ trƣớc có văn đƣợc viết tay đánh máy chữ, in Rơnêơ nhƣng có nội dung giá trị đƣợc bảo quản 1.1.2.3 Tài liệu lƣu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành hoạt động ngƣời Trong đời sống xã hội loài ngƣời, hoạt động ngƣời đa dạng phong phú, ngƣời tách khỏi hoạt động chung xã hội Đúng nhƣ Mac-Ăngghen cho “Bản chất ngƣời tổng hòa mối quan hệ xã hội” Vì vậy, hoạt động ngƣời thƣờng gắn với quan, tổ chức, nhóm ngƣời, cá nhân Trong đó, hoạt động ngƣời để lại nhiều sản phẩm, có vật liệu khác nhau, vật liệu phản ánh lại thơng tin hoạt động ngƣời Các vật liệu phản ánh thơng tin có tài liệu lƣu trữ Đồng thời, tài liệu lƣu trữ mang chứng thể độ chân thực cao nhƣ bút tích tác giả, chữ ký ngƣời có thẩm quyền, dấu quan… Tài liệu lƣu trữ tài liệu gốc, sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức trình thực thi chức năng, nhiệm vụ chức trách đƣợc luật pháp quy định Do đặc điểm mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nƣớc, bí mật kinh doanh Nếu bị hƣ hỏng, mát thất lạc khơng thể thay thế, khơng thể làm lại đƣợc gây nên tổn thất khó lƣờng Bởi vậy, chúng cần đƣợc bảo quản theo quy định việc nghiên cứu, sử dụng phải tuân theo điều khoản luật pháp quy định Do đó, tài liệu lƣu trữ khơng thể đem trao đổi, mua bán sử dụng tùy tiện Với đặc điểm này, tài liệu lƣu trữ có giá trị đặc biệt nhiều phƣơng diện khác nhau, đƣợc bảo quản để sử dụng quản lý nhà nƣớc, nghiên cứu khoa học mục đích khác Tóm lại, tài liệu lƣu trữ đƣợc sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng; chứa đựng thơng tin q khứ, có giá trị nhiều phƣơng diện có độ xác cao, thƣờng gốc, hợp pháp 1.2 Các loại tài liệu lƣu trữ Ngày nay, nhu cầu ngày cao đời sống xã hội phát triển khoa học cơng nghệ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân ngày lớn khối lƣợng, đa dạng loại hình phong phú nội dung Theo lý luận lƣu trữ học, có nhiều tiêu chí để phân loại tài liệu quan, tổ chức nhƣ: Phân loại tài liệu theo vật mang tin (tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử), phân loại tài liệu theo nội dung (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật cơng nghệ ) Với việc phân loại tài liệu theo vật mang tin tài liệu giấy tài liệu nghe nhìn hai loại hình tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 1.2.1 Tài liệu giấy: gồm hai loại chủ yếu Thứ nhất, tài liệu hành chính: Chủ yếu hệ thống văn quản lý nhà nƣớc, loại hình tài liệu chiếm khối lƣợng lớn lƣu trữ Nội dung phản ánh hoạt động quản lý Nhà nƣớc lĩnh vực nhƣ trị, kinh tế, văn hố, qn sự…tài liệu hành gồm nhiều thể loại tuỳ thuộc vào thời kỳ lịch sử quốc gia Ví dụ: Ở Việt Nam dƣới triều đại phong kiến loại hình tài liệu hành gồm thể loại nhƣ: Chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, biểu…Mỗi thể loại đƣợc quy định cấp ban hành khác Cịn tài liệu hành Nhà nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ngày gồm loại nhƣ: Hiến pháp, luật, nghị định, thị, thông tƣ, công văn… Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật công nghệ: Phản ánh hoạt động thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng phục vụ cho phát triển công nghiệp, nông nghiệp, giao thơng, thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu triển khai đề tài nghiên cứu khọc học; tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiên nhiên Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại nhƣ: vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng, vẽ chi tiết cơng trình, vẽ tổng thể cơng trình; loại hồ sơ thầu; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ địa giới hành chính, trắc địa 1.2.2 Tài liệu nghe - nhìn Tài liệu nghe nhìn tài liệu hình ảnh âm đƣợc ghi ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình phƣơng tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm Loại tài liệu có đặc điểm chuyển tải, tái kiện, tƣợng cách hấp dẫn, sinh động thu hút ý âm thanh, hình ảnh Tài liệu nghe nhìn bao gồm: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim… 1.2.3 Tài liệu điện tử Với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin thực tiễn sản sinh loại hình tài liệu Đó tài liệu điện tử Theo Luật Lƣu trữ năm 2011: Tài liệu lƣu trữ điện tử tài liệu đƣợc tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ vật mang tin khác Tài liệu lƣu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; đƣợc bảo quản sử dụng theo phƣơng pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt 1.3 Vai trò tài liệu lƣu trữ quan, tổ chức 1.3.1 Phục vụ hoạt động quản lý Tài liệu lƣu trữ nguồn thông tin thiếu hoạt động quản lý Hàng ngày cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức thƣờng xuyên phải khai thác sử dụng thông tin khứ, thông tin dự báo tài liệu lƣu trữ để quy hoạch chƣơng trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành quy chế, quy định, định quản lý tổ chức, nhân sự, tài chính…Tài liệu lƣu trữ giúp nhà quản lý rút học kinh nghiệm để triển khai chƣơng trình đề Đồng thời tài liệu lƣu trữ chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra, đánh giá kết xử lý vi phạm trình hoạt động Tài liệu lƣu trữ chứng chân thực, có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn q trình giải cơng việc, từ đánh giá hoạt động quan, tổ chức Nó có vai trị quan trọng bậc việc xem xét hành vi trình thực nhiệm vụ quản lý quan, sở quan trọng để giải tranh chấp quan, tổ chức, cá nhân, quan hệ pháp lý quản lý điều hành quan, tổ chức Ví dụ: Tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động cấp huyện, phán ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân, quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quan tƣ pháp cấp huyện nhƣ trình thực chức năng, nhiệm vụ Do tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin quan trọng cần thiết làm để lãnh đạo cấp huyện định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan nhà nƣớc cấp huyện lĩnh vực nhƣ: nội chính, kinh tế, văn hoá giáo dục, lao động, thƣơng binh - xã hội Trên thực tế, để điều hành hoạt động quan, nhà quản lý cần phải đƣợc cung cấp nhiều thơng tin, nguồn thơng tin từ tài liệu lƣu trữ nguồn chủ yếu có độ tin cậy cao Đây sở pháp lý để quan hoạt động theo đƣờng lối, chủ trƣơng phát triển kinh tế Đảng Nhà nƣớc Mặc khác, tài liệu lƣu trữ kho kinh nghiệm quý 10 PHỤ LỤC SỐ 05 - MẪU BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG CHI CỤC THUẾ HUYỆN NAM TRỰC Giai đoạn: 1990-2019 I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm tác giả văn thành lập quan, tổ chức); Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phơng ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ công tác văn thƣ (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác chế độ công tác văn thƣ) quan, tổ chức thay đổi quan trọng (nếu có) II LỊCH SỬ PHƠNG Giới hạn thời gian tài liệu Khối lƣợng tài liệu 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): …………………………… …… ; - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………….……… ; - Quy mét giá: mét 2.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; 105 - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) (nếu có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng đƣợc phản ánh tài liệu Tình trạng phông khối tài liệu đƣa chỉnh lý 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có); 4.2 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…; 4.4 Tình trạng vật lý phông khối tài liệu Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ……, ngày Phê duyệt tháng năm 201… Ngƣời biên soạn (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) (Ký, họ tên) 106 PHỤ LỤC SỐ 06 - MẪU BẢN HƢỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ BẢN HƢỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông Chi cục thuế huyện Nam Trực Giai đoạn: 1999-2019 I HƢỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phƣơng án phân loại tài liệu: - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phông; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông …… đƣợc phân loại theo phƣơng án Thời gian-Cơ cấu tổ chức ; cụ thể nhƣ sau: I Năm 1999 1.1 Đội Hành 1.1.1 cơng tác nhân 1.1.1.1 Tuyển dụng 1.1.1.2 Điều động, thuyên chuyển 1.1.1.3 Khen thƣởng, kỷ luật 1.1.2 văn thƣ –lƣu trữ 1.1.2.1 Văn thƣ Tập lƣu - QĐ - CV Sổ quản lý vb 1.1.2.2 Lƣu trữ Tổ chức chỉnh lý Tiêu hủy 1.1.3 ấn 1.2 Đội Kê khai kế toán thuế 1.3 Đội kiểm tra 107 II Năm 2000 2.1 Tên nhóm vừa 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 2.2 Tên nhóm vừa 2.5 Đội III Tên nhóm lớn (nhóm bản) 3.1 Tên nhóm vừa 3.2 Tên nhóm vừa IV XXI: 2019 Hƣớng dẫn cụ thể trình phân loại tài liệu: Trong phần này, tình hình thực tế phông khối tài liệu đƣa chỉnh lý, cần trình bày hƣớng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để ngƣời tham gia phân loại tài liệu thực thống II HƢỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày hƣớng dẫn chi tiết về: Phƣơng pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phông khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chƣa đƣợc lập hồ sơ; Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu đƣợc lập hồ sơ nhƣng cịn chƣa xác, đầy đủ (chƣa đạt yêu cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; 108 Việc biên mục hồ sơ .……., ngày Phê duyệt tháng năm 201.… Ngƣời biên soạn (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) PHỤ LỤC SỐ 07 - MẪU BẢN HƢỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông Giai đoạn: Căn (nêu đƣợc vận dụng để biên soạn hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu phông , Việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trình chỉnh lý phông đƣợc thực theo hƣớng dẫn dƣới đây: A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản cụ thể 109 C Nhóm tài liệu loại khỏi phơng: liệt kê cụ thể loại tài liệu loại khỏi phông, gồm: I Tài liệu hết giá trị II Tài liệu trùng thừa III Tài liệu bị bao hàm IV Tài liệu khơng thuộc phơng Ngồi ra, văn này, cần trình bày hƣớng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để ngƣời tham gia chỉnh lý thực đƣợc thống .……., ngày Phê duyệt tháng năm 200.… Ngƣời biên soạn (của người có thẩm quyền người có trách nhiệm (nếu có) (Ký tên) (Ký tên) PHỤ LỤC SỐ 08 - MẪU KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …… … Giai đoạn: Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phông phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an tồn tổ chức sử dụng tài liệu phơng - Chỉnh lý theo Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành ban hành theo Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trình chỉnh lý Nội dung cơng việc, phân cơng trách nhiệm thời hạn hồn thành Stt Nội dung công việc Giao nhận tài liệu Ngƣời thực Ngƣời phối hợp Thời hạn 110 Khảo sát tài liệu viết báo cáo kết khảo sát ……………… Các nội dung, bƣớc công việc thời gian thực cần đƣợc xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phƣơng tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phƣơng tiện khác b) Văn phịng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thƣớc kẻ ) Kinh phí chỉnh lý: Tổng số: Trong đó: - Thuê lao động thực chỉnh lý: - Mua phƣơng tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: - Chi khác: ……., ngày Phê duyệt tháng năm 200.… Ngƣời lập kế hoạch Chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu (Ký tên) (Ký tên) PHỤ LỤC SỐ 09 - MẪU PHIẾU TIN MẪU PHIẾU TIN (Trình bày mặt tờ giấy khổ A5: 148 mm x 210 Mặt trước Tên (hoặc mã) kho lƣu trữ: Tên (hoặc mã) phông: Số lƣu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: c Hồ sơ số: 111 112 Thời gian tài liệu: … a Bắt đầu: b Kết thúc: .… Ngôn ngữ: Bút tích: 10 Số lƣợng tờ: .… 11 Thời hạn bảo quản: … 12 Chế độ sử dụng: … 13 Tình trạng vật lý: … 14 Ghi chú: … Mặt sau 113 PHỤ LỤC SỐ 10 - MẪU NHÃN HỘP TÊN KHO LƢU TRỮ TÊN PHÔNG HỘP SỐ Từ hồ sơ số: Đến hồ sơ số: 114 PHỤ LỤC SỐ 11 - MẪU TỜ BÌA MỤC LỤC HỒ SƠ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƢU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG……… Từ năm….đến năm…… 115 PHỤ LỤC SỐ 12 - MẪU TỜ NHAN ĐỀ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƢU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHƠNG……… Từ hồ sơ số…đến hồ sơ số… Phơng số:… THBQ: … Mục lục số:… Số trang:… PHỤ LỤC SỐ 13 - MẪU TỜ MỤC LỤC 116 STT Tên chƣơng/mục Trang số Tên chƣơng…… … Tên mục………… … Tên mục………… … …… PHỤ LỤC SỐ 14 - MẪU BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải thích HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân … …… TÀI LIỆU THAM KHẢO 117 Bộ Nội vụ (2005), Thông tƣ số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Bộ Nội vụ (2006), Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp; Bộ Nội vụ (2007), Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Bộ Nội vụ (2010), Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính Phủ Ủy ban nhân dân cấp Bộ Nội vụ (2011), Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2013), Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tƣ số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ, Hà Nội Bộ Tài Chính (2004), Thơng tƣ số 30/2005/TT-BTC ngày 7/4/2004 ban hành biểu mức thu phí khai thác, sử dụng tài liệu Bộ Khoa học Công nghệ (2012), Quyết định số 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia 10 Chính phủ (2004), Nghị định số 40/2004/NĐ-CP ngày 13/02/2004 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Thống kê; 11 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; 12 Cục Lƣu trữ nhà nƣớc (1996), Công văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1996 hướng dẫn bảo quản tài liệu 13 Cục Lƣu trữ nhà nƣớc (2000), Công văn số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 hướng dẫn lập dự án kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 14 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (2002), Quyết định số: 246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ 118 15 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Công văn số 102/LTNN-NVĐP ngày 04/3/2004 ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu nộp vào Lưu trữ huyện; 16 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 việc hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp; 17 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2009), Quyết định 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/ 2009 việc ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia II; 18 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2009), Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 việc ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III; 19 Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia; 20 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 21 Học viện Hành Quốc gia (1993), Quản lý Hành Nhà nước, NXB Lao động, Hà Nội 22 Quốc hội (2011), Luật Lƣu trữ - 2011/QH13; 23 Thủ tƣớng Chính phủ (2007), Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 119 ... đề chung tài liệu lƣu trữ, phông lƣu trữ tổ chức quản lý công tác lƣu trữ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ 12 Công tác lưu trữ 13 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức 13... hạn nghiệp vụ lƣu trữ để đáp ứng nhu cầu bồi dƣỡng kiến thức kỹ nghiệp vụ lƣu trữ cho cán quản lý ngƣời trực tiếp phụ trách công tác lƣu trữ quan, tổ chức Nhằm phục vụ công tác giảng dạy học tập. .. bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ: Tổ chức có đủ điều kiện theo quy định pháp luật đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ Bộ Nội vụ quy định chƣơng trình, nội dung bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ; phối