Bài giảng nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS nguyễn lệ nhung

Nghiệp vụ luu trữ trong Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 0912581997 Thành ph n tài li u c a doanh nghi pầ ệ ủ ệ • Đi u l công ty; s a đ i, b sung Đi u l công ty; quy ề ệ ử ổ ổ ề ệ ch qu n lý n i b c a công ty; s đăng ký thành viên ế ả ộ ộ ủ ổ ho c s đăng ký c đông;ặ ổ ổ • Gi y ch ng nh n đăng ký kinh doanh; văn b ng b o h ấ ứ ậ ằ ả ộ quy n s h u công nghi p; gi y ch ng nh n đăng ký ch t ề ở ữ ệ ấ ứ ậ ấ l ng s n ph m; các gi y phép và gi y ch ng nh n khác;ượ ả ẩ ấ ấ ứ ậ • Tài li u, gi y t xác nh n quy n s h u tài s n c a công ty;ệ ấ ờ ậ ề ở ữ ả ủ • Biên b n h p H i đ ng thành viên, Đ i h i đ ng c đông, ả ọ ộ ồ ạ ộ ồ ổ H i đ ng qu n tr ; các quy t đ nh c a doanh nghi p;ộ ồ ả ị ế ị ủ ệ • B n cáo b ch đ phát hành ch ng khoán;ả ạ ể ứ • Báo cáo c a Ban ki m soát, k t lu n c a c quan thanh tra, ủ ể ế ậ ủ ơ k t lu n c a t ch c ki m toán đ c l p;ế ậ ủ ổ ứ ể ộ ậ • S k toán, ch ng t k toán, báo cáo tài chính hàng năm;ổ ế ứ ừ ế • Các tài li u khác theo quy đ nh c a pháp lu t.ệ ị ủ ậ 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu - Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ - Mục đích của thu thập tài liệu: • Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan • Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?) • Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?) • Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?) • Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu Yêu cầu đối với việc thu thập tài liệu • Cần được tiến hành thường niên • Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận • Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ 2. Phân loại tài liệu - Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ nhất (hồ sơ). - Mục đích của phân loại tài liệu: • Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan thuận lợi, nhanh chóng • Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp • Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu 2. Phân loại tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu • Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã lựa chọn Các cách phân loại tài liệu + Theo đơn vị tổ chức + Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động + Theo thời gian Cách phân loại tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức • Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch) • Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo các đơn vị tổ chức (phòng) • Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo từng mảng hoạt động của đơn vị • Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp tục được phân chia đến hồ sơ ví dụ: Các hồ sơ tài liệu được hình thành trong hoạt động của một cơ quan A 1.Hồ sơ về mua trang thiết bị văn phòng năm 2008 2. Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan 2008 3. Hồ sơ về sửa chữa trang thiết bị văn phòng 2008 4. Hồ sơ về tuyển dụng cán bộ năm 200b 5. Hồ sơ đấu thầu công trình A năm 2008 6. HỒ sơ về nộp thuế kinh doanh năm 2008 7. Hồ sơ về nâng lương cho cán bộ năm 2008 8. Hồ sơ quyết toán tài chính công trinh A năm 2008 9. Hồ sơ tổng kết công tác năm 2008 10. Tập báo cáo tài chính năm 2008 11. Hồ sơ khen thưởng cán bộ 12. Kế hoạch tài chính năm 2008 13. Hồ sơ về thành lập Phòng Kinh doanh năm 2008 [...]... 4 Tổ chức sử dụng tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: • Phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ vào hoạt động hiện hành của cơ quan • Phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt động đã qua của cơ quan 4 Tổ chức sử dụng tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu. .. trữ: • Xây dựng thủ tục khai thác sử dụng • Xác định hình thức tổ chức khai thác sử dụng • Xây dựng các công cụ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu • Phục vụ khai thác kịp thời các nhu cầu sử dụng tài liệu Yêu cầu đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu • Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu • Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ • Giữ gìn an toàn tài liệu lưu. .. logic theo các cách sau: + Theo vấn đề + Theo a,b,c + Theo địa dư + Theo tác giả ban hành văn bản Ví dụ: tài liệu của Phòng Tổ chức cán bộ • Vấn đề về tổ chức bộ máy + Thành lập tổ chức + Giải thể, chia tách • Vấn đề về nhân sự • + Tuyển dụng • + Bổ nhiệm, miễn nhiệm • + Khen thưởng, kỷ luật • + Lương 3 Xác định giá trị tài liệu - Xác định giá trị tài liệu là việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ,... bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu - Mục đích của xác định giá trị tài liệu: • Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ quan • Loại hủy những tài liệu hết giá trị 3 Xác định giá trị tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Bám sát quy đinh của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá trị tài liệu • Lập danh mục tài liệu hết giá trị • Tham... liệu Yêu cầu đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu • Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu • Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ • Giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ . Nghiệp vụ luu trữ trong Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 0912581997 . giá 4. Tổ chức sử dụng tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: • Phát. tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức • Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch) • Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo các đơn vị tổ chức (phòng) • Bước 3: Tài liệu trong từng