Bài giảng nhập môn lưu trữ học chương 3
NHẬP MÔN LƯU TRỮ HỌC Giảng viên: TS Nguyễn Lệ Nhung ĐT 0912581997 TS Nguyễn Lệ Nhung 1 CHƯƠNG III: Công tác lưu trữ 1 Khái niệm, nhiệm vụ c/tác LT 2 Nội dung c/tác LT 2.1 Hoạt động QLNN 2.2 Hoạt động ng/vụ 3.Tính chất của c/tác LT 3.1 Tính chất khoa học 3.2 Tính chất cơ mật 3.3 Tính chất xã hội TS Nguyễn Lệ Nhung 2 Sự hình thành công tác lưu trữ • Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong TLLT Mục đích cao cả của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các QG và của mỗi con người • Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các CQ, TC, DN được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các QG, địa phương, các CQ và toàn xã hội TS Nguyễn Lệ Nhung 3 • Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các CQ, TC, DN lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc • Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của QG, của các CQ, TC Vì vậy, c/tác LT giúp các CQ, TC, DN trong việc khai thác thông tin trong TL để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ, tổng kết h/động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh TS Nguyễn Lệ Nhung 4 1 Khái niệm • C/tác LT là một lĩnh vực QLNN bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức KH tài liệu, bảo quản TLLT, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phục vụ c/tác quản lý, NCKH và các nhu cầu chính đáng của công dân • C/tác LT ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ XH TS Nguyễn Lệ Nhung 5 2 Nhiệm vụ C/tác LT bao gồm những vấn đề cơ bản: • Thực hiện các nhiệm vụ QLNN về LT • Thực hiện các khâu ng/vụ LT như: thu thập, bổ sung, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT • Nghiên cứu khoa học về LT TS Nguyễn Lệ Nhung 6 3 Mục đích, ý nghĩa của c/tác lưu trữ • Mục đích cuối cùng của c/tác LT là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của ĐSXH hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của XH, của các QG và của mỗi con người thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong TLLT • Trước hết, c/tác LT được tổ chức tốt sẽ giúp các CQ, d/nghiệp lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc TS Nguyễn Lệ Nhung 7 3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ (tiếp theo) • Nội dung của nhiều TLLT chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của QG, của các CQ, TC Vì vậy, c/tác LT giúp các CQ, TC, d/nghiệp trong việc khai thác thông tin trong TL để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong CQ học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh TS Nguyễn Lệ Nhung 8 • Tóm lại, c/tác LT là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển khai ở mọi QG và trong từng CQ, TC Một trong những nhiệm vụ của cán bộ LT là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các HS, TL để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo Vì vậy, cán bộ LT cần nắm vững những vấn đề cơ bản của c/tác LT để có thể làm tốt các ng/vụ chuyên môn TS Nguyễn Lệ Nhung 9 Một số khái niệm • Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT của CQ, TC • Lưu trữ lịch sử là CQ thực hiện h/động lưu trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác TS Nguyễn Lệ Nhung 10 3.1 Tính chất khoa học • Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ… TS Nguyễn Lệ Nhung 67 3.1 Tính chất khoa học • • • • (tiếp theo) Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các p/pháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu TS Nguyễn Lệ Nhung 68 3.1 Tính chất khoa học (tiếp theo) Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung 69 3.1 Tính chất khoa học (tiếp theo) • Để quản lý thống nhất các ng/vụ LT, c/tác tiêu chuẩn hóa trong c/tác LT cũng cần được ng/cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình TL, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ c/tác LT như: giá đựng TL; cặp, hộp bảo quản TL; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình ng/vụ LT… đang là vấn đề đặt ra cho c/tác tiêu chuẩn hóa của ngành LT TS Nguyễn Lệ Nhung 70 3.2 Tính chất cơ mật • TLLT là bản chính, bản gốc của TL Nội dung thông tin trong TLLT có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác Vì là bản chính, bản gốc của TL nên TLLT còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng TS Nguyễn Lệ Nhung 71 3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Về lý thuyết, TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc ng/cứu lịch sử và các h/động khác, các yêu cầu chính đáng của các CQ, TC và cá nhân Như vậy, TLLT cần được đưa ra phục vụ TS Nguyễn Lệ Nhung 72 3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Có rất nhiều TLLT mà nội dung chứa đựng những thông tin bí mật của QG, bí mật của CQ và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong TLLT • Một số TL có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… phải thể hiện đầy đủ các ng/tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của TLLT TS Nguyễn Lệ Nhung 73 3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Độc giả đến khai thác, sử dụng TL cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong c/tác LT • Những nội dung thông tin khai thác được trong TLLT quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích QG, lợi ích CQ và lợi ích của các cá nhân khác • Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong QG, trình độ của cán bộ LT và độc giả đến khai thác, sử dụng TL TS Nguyễn Lệ Nhung 74 3.2.Tính chất cơ mật (tiếp theo) • Cán bộ LT phải có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của CQ, cá nhân có TL trong LT, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật TLLT quốc gia TS Nguyễn Lệ Nhung 75 + Chứa đựng nhiều thông tin bí mật của đất nước + Các ngành TL thăm dò khoáng sản, địa tầng + Tài liệu an ninh, quốc phòng, phát minh, sáng chế TS Nguyễn Lệ Nhung 76 3.3 Tính chất xã hội • TLLT ngoài việc phục vụ việc ng/cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: h/động chính trị, h/động QLNN, h/động ngoại giao, h/động truy bắt tội phạm và nhiều h/động khác trong xã hội C/tác LT cần ng/cứu ra những hình thức phục vụ c/tác khai thác và sử dụng TL để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội TS Nguyễn Lệ Nhung 77 3.3 Tính chất xã hội (tiếp theo) • Nội dung của TLLT còn phản ánh những quy luật h/động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua TLLT có thể làm sáng tỏ các mối QHXH của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định Vì vậy, h/động LT cũng có mối QHXH chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đ/sống xã hội TS Nguyễn Lệ Nhung 78 CÂU HỎI ÔN TẬP 1 Khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ? 2 Khái niệm công tác lưu trữ? 3 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ? 4 Nội dung và tính chất của công tác lưu trữ? 5 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ? TS Nguyễn Lệ Nhung 79 THỰC HÀNH 1 Thảo luận những vấn đề liên quan đến khái niệm tài liệu lưu trữ: - Phân biệt sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ và các loại tài liệu khác - Phân tích các đặc điểm của tài liệu lưu trữ - Phân biệt các loại tài liệu lưu trữ 2 Thảo luận và làm bài tập về: Tính chất cơ mật của công tác lưu trữ và mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 3 Thảo luận những vấn đề liên quan đến tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ trong các cơ quan hiện nay TS Nguyễn Lệ Nhung 80 Câu hỏi kiểm tra • 1.Anh/chị hãy trình bày khái niệm và nhiệm vụ của công tác lưu trữ • 2 Anh/chị hãy trình bày ngắn gọn về nội dung cụ thể của công tác lưu trữ? TS Nguyễn Lệ Nhung 81 ...CHƯƠNG III: Công tác lưu trữ Khái niệm, nhiệm vụ c/tác LT Nội dung c/tác LT 2.1 Hoạt động QLNN 2.2 Hoạt động ng/vụ 3. Tính chất c/tác LT 3. 1 Tính chất khoa học 3. 2 Tính chất mật 3. 3 Tính... Một số khái niệm • Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ TLLT CQ, TC • Lưu trữ lịch sử CQ thực h/động lưu trữ TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác... khác TS Nguyễn Lệ Nhung 10 • Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân • Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam tồn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, không phụ thuộc