Bài giảng nghiệp vụ công tác lưu trữ chương 5 chỉnh lý tài liệu TS nguyễn lệ nhung

Chương V CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TS Nguy ễn L ệ Nhung TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c CHỈNH LÝ TÀI LIỆU I Kh/niệm, m/đích, y/cầu ng/tắc ch/lý TL IV Kết thúc chỉnh lý II Chuẩn bị chỉnh lý III Thực chỉnh lý TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c I Khái niệm, mục đích, u cầu, ngun tắc cơng tác chỉnh lý TL Khái niệm Mục đích Yêu cầu Nguyên tắc TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c Khái niệm • Chỉnh lý tài liệu việc tổ chức lại TL phông theo ph/án phân loại khoa học, tiến hành: - chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; - XĐGTTL; - hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu - Xây dựng công cụ tra cứu phông khối TL đưa chỉnh lý TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c Mục đích • Tổ chức xếp lại TL cách khoa học • Tạo điều kiện thuận lợi cho c/tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL • Loại TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c Yêu cầu • • • • • • (Đ10-NĐ 111/2004/NĐ- TL phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh Đối với LTHH: xác định THBQ Đối với LTLS: xác định TL VV TL hết giá trị Hệ thống hoá HS, TL Lập MLHS tài liệu Lập danh mục TL hết giá trị để tiêu huỷ TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c Ngun tắc • Khơng phân tán phơng, phải ch/lý TL theo phơng • Tài liệu p/loại, lập HS phải đảm bảo hình thành tự nhiên TL • Tài liệu sau ch/lý phải phản ánh h/động CQ, TC; phải phản ánh mối liên hệ logíc lịch sử TL TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành theo CV số 283 ngày 19/5/2004 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Chuẩn bị chỉnh lý Thực chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý 1.Giao nhận tài liệu 1.Phân loại tài liệu 1.Kiểm tra kết chỉnh lý 2.Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý 2.Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 2.Bàn giao TL, vận chuyển TL vào kho xếp lên giá 3.Khảo sát tài liệu 3.Biên mục phiếu tin 3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý 4.Thu thập bổ sung tài liệu Hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản) 4.Hồn chỉnh hồ sơ phơng 5.Biên soạn VB hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý 5.Biên mục hồ sơ Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu 7.Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy TL loại 8.Đánh số h.sơ thức vào bìa, vào cặp hộp, viết dán nhãn hộp Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ TL TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c II Các công việc chuẩn bị chỉnh lý Giao nhận tài liệu Vệ sinh sơ vận chuyển TL địa điểm ch/lý Khảo sát tài liệu Thu thập, bổ sung TL Biên soạn VB h/dẫn ch/lý lập KH chỉnh lý TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c Giao nhận tài liệu Nội dung: Quá trình xuất TL khỏi kho để ch/lý  phải giao nhận TL, lập b/bản nhằm: - Quản lý chặt chẽ khối TL xuất - Để truy cứu trách nhiệm có cố TL TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 10 IV Kết thúc chỉnh lý Kiểm tra kết chỉnh lý Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Hồn chỉnh hồ sơ phơng TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 45 Kiểm tra kết chỉnh lý • Cơ sở để kiểm tra • Nội dung kiểm tra TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 46 * Cơ sở (căn cứ) để kiểm tra • • • • • • Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý Các văn hướng dẫn chỉnh lý Báo cáo kết khảo sát tài liệu Hợp đồng chỉnh lý tài liệu Biên giao nhận tài liệu Kế hoạch chỉnh lý => Việc kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý cần lập biên TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 47 * Nội dung kiểm tra • Kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý (hồ sơ đạt yêu cầu chưa, việc xác định giá trị tài liệu chưa ) • Kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu ) • Kiểm tra cơng cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, thẻ LT ) TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 48 Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá *Bàn giao TL • Những TL giữ lại để bảo quản => bàn giao kèm theo MLHS • Những TL loại để tiêu hủy => bàn giao kèm theo danh mục TL loại • => Việc giao nhận TL sở biên giao nhận lập từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý • Vận chuyển TL vào kho xếp lên giá - Sắp xếp lên giá theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ xuống TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 49 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý • Kết làm • Nhận xét, đánh giá TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 50 a Kết làm • Số lượng chất lượng tài liệu trước chỉnh lý (Căn vào BC Khảo sát) • Số lượng chất lượng tài liệu sau chỉnh lý - Số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: - Số hồ sơ bảo quản lâu dài: - Số hồ sơ bảo quản tạm thời: - Số tài liệu loại để tiêu hủy: - Số tài liệu chuyển phông khác: TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 51 b Nhận xét, đánh giá • • • • Tiến độ thực so với kế hoạch đề Ưu điểm Tồn Bài học kinh nghiệm TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 52 Hoàn chỉnh hồ sơ phơng • Hồ sơ phơng bao gồm: - Biên - Báo cáo kết khảo sát TL - Lsđvhtp lsp - Bản hướng dẫn p/loại TL; lập hồ sơ; XĐGTTL - Kế hoạch chỉnh lý - Các công cụ tra tìm: MLHS; thẻ; CSDL, … - Bản thống kê TL loại hủy (kèm theo thuyết minh) - Báo cáo tổng kết chỉnh lý, TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 53 BÀI TẬP THỰC HÀNH Hãy biên mục hồn chỉnh hồ sơ phơng lưu trữ quan anh (chị): - Đăng ký Mục lục văn bản; - Viết chứng từ kết thúc; - Biên mục ngồi bìa TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 54 CÂU HỎI ƠN TẬP Khái niệm, yêu cầu nguyên tắc chỉnh lý tài liệu? Trình bày bước chuẩn bị chỉnh lý tài liệu? Trình bày bước tiến hành chỉnh lý tài liệu? Trình bày cách thức nội dung biên soạn văn hướng dẫn nghiệp vụ? Những nội dung kiểm tra kết chỉnh lý? Nội dung kết cấu báo cáo tổng kết chỉnh lý? Nhiệm vụ người cán lưu trữ việc chỉnh lý tài liệu quan? TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 55 THỰC HÀNH I Vận dụng lý thuyết vào thực tế Lập kế hoạch chỉnh lý; Thực hành biên soạn: - Biên soạn lsđvhtp lsp - Hướng dẫn phân loại lập hồ sơ; - Hướng dẫn XĐGTTL Thực hành làm MHS (theo văn hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Thực hành viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Thực hành biên soạn phiếu tin TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 56 THỰC HÀNH • II Phần xử lý tình • Cách thức xây dựng kế hoạch chỉnh lý thuyết minh kế hoạch trước lãnh đạo quan, có phần xin kinh phí • Dự kiến tình phát sinh trình chỉnh lý đề xuất phương án giải quyết: • - Trong việc xây dựng kế hoạch với việc thực kế hoạch chỉnh lý; • - Trong việc biên soạn văn hướng dẫn nghiệp vụ có phần không phù hợp với thực tế tài liệu; TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 57 THỰC HÀNH II Phần xử lý tình Dự kiến tình phát sinh - Trong việc phát sinh tài liệu có giá trị không thuộc phông chỉnh lý; - Trong việc ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu trái ngược nhau; - Trong việc xảy cố mát tài liệu trang thiết bị qúa trình chỉnh lý… Xử lý tình kết luận đồn tra: đợt chỉnh lý chưa đạt yêu cầu mục đích đề TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 58 TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 59 ... trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành theo CV số 283 ngày 19 /5/ 2004 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Chuẩn bị chỉnh lý Thực chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý 1.Giao nhận tài liệu 1.Phân loại tài liệu 1.Kiểm tra kết chỉnh. .. việc chỉnh lý TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c 21 * Nội dung kế hoạch chỉnh lý • • • • • Mục đích, u cầu chỉnh lý Nội dung cơng việc chỉnh lý Lực lượng tham gia chỉnh lý Địa điểm, kinh phí chỉnh lý. .. II Các công việc chuẩn bị chỉnh lý Giao nhận tài liệu Vệ sinh sơ vận chuyển TL địa điểm ch /lý Khảo sát tài liệu Thu thập, bổ sung TL Biên soạn VB h/dẫn ch /lý lập KH chỉnh lý TS Nguyễn Lệ www.vanthuluutru.c