Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu

NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Giảng viên: TS GVC Nguyễn Lệ Nhung TS.GVC Nguyễn Lệ CHƯƠNG 3: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU I II III IV V Khái niệm xác định giá trị tài liệu Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu Công cụ xác định giá trị tài liệu Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu TS.GVC Nguyễn Lệ I Khái niệm xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) Khái niệm Mục đích, ý nghĩa việc XĐGTTL Yêu cầu việc XĐGTTL Giá trị tài liệu Nội dung công tác XĐGTTL TS.GVC Nguyễn Lệ Khái niệm XĐGTTL dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để: - quy định THBQ cho loại TL hình thành trình h/động CQ, tổ chức, cá nhân theo giá trị chúng mặt k.tế, trị, kh, ls… - lựa chọn, bổ sung TL có giá trị đưa vào bảo quản loại TL hết giá trị để tiêu huỷ TS.GVC Nguyễn Lệ Mục đích, ý nghĩa việc XĐGTTL     Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào PLT, nhằm tối ưu hoá thành phần PLT QGVN, nâng cao hiệu phục vụ khai thác sử dụng TLLT Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL Việc XĐGTTL tốt khắc phục tình trạng tiêu huỷ TL cách tuỳ tiện TS.GVC Nguyễn Lệ Yêu cầu việc XĐGTTL   XĐGTTL cơng việc khó, phức tạp, có ý nghĩa định đến số phận TL, Yêu cầu: người làm c/tác LT phải có hiểu biết phơng TL đưa XĐGT, phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng XĐGTTL, phải thực đầy đủ quy định Nhà nước h/dẫn nghiệp vụ XĐGTTL TS.GVC Nguyễn Lệ Giá trị tài liệu   Giá trị TL ý nghĩa thông tin chứa đựng TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, XH, KHKT … Xét góc độ khái quát, TLLT có giá trị: Giá trị thực tiễn giá trị lịch sử TS.GVC Nguyễn Lệ 4.1 Giá trị thực tiễn   Là thông tin chứa đựng TL phục vụ h/động hành CQ, cá nhân (VD để xem xét lại cơng việc kết thúc cịn liên quan đến tại, cần khảo cứu) TS.GVC Nguyễn Lệ 4.2 Giá trị lịch sử    Là giá trị thông tin chứa đựng TL để phục vụ cho y/cầu ng/cứu lịch sử Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so với tổng số TL hình thành.(khoảng 1-10% ) Tài liệu có giá trị lịch sử bảo quản vĩnh viễn lưu trữ lịch sử TS.GVC Nguyễn Lệ Nội dung công tác XĐGTTL      10 Nghiên cứu, nắm vững nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL Nghiên cứu, xây dựng hướng dẫn công tác XĐGTTL giai đoạn VT, LTHH, LTLS Xác định THBQ cho hồ sơ TL Lựa chọn TL có giá trị để đưa vào bảo quản lưu trữ Tổ chức kiểm tra loại TL hết giá trị để tiêu hủy TS.GVC Nguyễn Lệ 2.2 Nhiệm vụ  43 Tư vấn cho thủ trưởng CQ, TC việc quy định: + MLHS, TL giữ lại để bảo quản + Danh mục TL hết giá trị để tiêu hủy TS.GVC Nguyễn Lệ 2.3 Thành phần hội đồng XĐGTTL   44 Chủ tịch hội đồng: + Cơ quan, tổ chức cấp TW =>CVP + UBND tỉnh (cấp tỉnh) => CVP + UBND huyện (cấp huyện) => CVP + Các quan, tổ chức khác => Cấp phó Uỷ viên: + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu + Đại diện lưu trữ quan, tổ chức TS.GVC Nguyễn Lệ 2.4 Ng/tắc làm việc Thảo luận tập thể, biểu theo đa số; sau hội đồng thơng qua biên bản, trình người đứng đầu CQ, TC định 45 TS.GVC Nguyễn Lệ Hội đồng thẩm tra XĐGTTL  46 Hội đồng có nhiệm vụ thẩm tra, phê duyệt kết XĐGTTL CQ có tài liệu + Lưu trữ CQ, TC cấp thẩm tra TL đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp vào LTLS TS.GVC Nguyễn Lệ Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu huỷ quy định sau: + Cục VTLTNN thẩm tra TL TTLTQG, CQ, TC thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG; +TT Lưu trữ tỉnh thẩm tra TLLT huyện CQ, TC thuộc nguồn nộp lưu vào LT tỉnh; + Lưu trữ huyện thẩm tra TL CQ, TC thuộc nguồn nộp lưu vào LT huyện xã; 47 TS.GVC Nguyễn Lệ Tiêu hủy TL hết giá trị  Việc tiêu hủy tiến hành có kết thẩm định CQ có thẩm quyền,  phải hủy hết thông tin TL, việc hủy TL phải lập thành HS Danh mục TL hủy phải thống kê theo mẫu Hồ sơ việc tiêu hủy TL phải bảo quản CQ, TC có TL bị tiêu hủy 20 năm (K2-Đ16PLLTQG 2001)   48 TS.GVC Nguyễn Lệ * Mẫu danh mục TL loại hủy Bó/gói số Tập số Tiêu đề tập tài liệu loại Lý loại 1 Tập thi tuyển sinh lớp chức năm 1990 Hết giá trị Tập giấy khám sức khỏe học sinh năm 1990 Hết giá trị … … 49 Ghi TS.GVC Nguyễn Lệ * Thành phần TL hồ sơ tiêu hủy + Tờ trình việc tiêu huỷ TL hết giá trị + Danh mục TL hết giá trị + Biên họp HĐXĐGTTL + Quyết định tiêu huỷ TL hết giá trị người có thẩm quyền + Biên tiêu huỷ TL TL có liên quan 50 TS.GVC Nguyễn Lệ Bài tập Hãy soạn thảo Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan anh (chị) công tác 51 TS.GVC Nguyễn Lệ CÂU HỎI ÔN TẬP Khái niệm, mục đích cơng tác XĐGTTL? Nội dung cơng tác XĐGTTL? Phân tích việc áp dụng nguyên tắc XĐGTTL? Phân tích việc vận dụng tiêu chuẩn XĐGTTL? Hãy nêu giai đoạn XĐGTTL? Thủ tục loại huỷ TL hết giá trị? 52 TS.GVC Nguyễn Lệ THỰC HÀNH I Bài tập  Chọn mệnh đề  a) Mục đích c/tác XĐGTTL lựa chọn TL có giá trị cần giữ lại bảo quản LT định THBQ cho chúng  b) Mục đích c/tác XĐGTTL loại huỷ TL hết giá trị khỏi PLT QGVN  c) Cả hai mệnh đề 53 TS.GVC Nguyễn Lệ THỰC HÀNH Chọn mệnh đề a) Yêu cầu công tác XĐGT loại bỏ tài liệu hết giá trị nhằm tối ưu hố thành phần PLTQGVN b) u cầu cơng tác XĐGTTL phải đảm bảo tính khách quan, trung thực xác c) Cả hai mệnh đề 54 TS.GVC Nguyễn Lệ THỰC HÀNH Chọn mệnh đề Trong công tác XĐGTTL người ta tuân theo ngun tắc trị vì: a) Giai cấp thống trị sử dụng TLLT để quản lý nhà nước b) Giai cấp bị trị sử dụng TLLT để đấu tranh bảo vệ quyền lợi c) TL tự thể tính trị giai cấp sản sinh 55 TS.GVC Nguyễn Lệ THỰC HÀNH Chọn mệnh đề Trong công tác xác định giá trị tài liệu người ta tuân theo ngun tắc lịch sử vì: a) Ngơn ngữ tài liệu thường phản ánh thời kỳ lịch sử sản sinh b) Tài liệu thường tự mang dấu ấn thời kỳ lịch sử mà sinh c) Chúng ta cần chiếu cố tài liệu sản sinh trình kháng chiến d) Cả ba mệnh đề 56 TS.GVC Nguyễn Lệ THỰC HÀNH Chọn mệnh đề Khi xác định giá trị tài liệu PLTQGVN cần: a) Đứng lập trường, quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam b) Đặt tài liệu điều kiện lịch sử sản sinh chúng c) Đặt tài liệu mối quan hệ toàn diện tổng hợp d) Cả ba ý kiến 57 TS.GVC Nguyễn Lệ ... XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU I II III IV V Khái niệm xác định giá trị tài liệu Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu Công cụ xác định giá trị tài liệu. .. công tác xác định giá trị tài liệu TS.GVC Nguyễn Lệ I Khái niệm xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) Khái niệm Mục đích, ý nghĩa việc XĐGTTL Yêu cầu việc XĐGTTL Giá trị tài liệu Nội dung công tác. .. 4.2 Giá trị lịch sử    Là giá trị thông tin chứa đựng TL để phục vụ cho y/cầu ng/cứu lịch sử Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp so với tổng số TL hình thành.(khoảng 1-1 0% ) Tài liệu