bài giảng tổ chức quản lý văn bản và con dấu trong các cơ quan tổ chức

Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức- Văn bản đến - Văn bản đi - Văn bản nội bộ - Văn bản mật... Khái niệm Quản lý văn bản: là áp dụng các biện pháp về nghiệp

Tổ chức quản lý văn bản và con dấu trong các cơ quan, tổ chức

Người biên soạn:

Ths Trần Thanh Tùng - 0912754073

Bộ môn Văn bản và Hành chính học

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn

Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Văn bản đến

- Văn bản đi

- Văn bản nội bộ

- Văn bản mật

Khái niệm

Quản lý văn bản: là áp dụng các biện

pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan

và thủ trưởng cơ quan nắm được thành

phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng

ngày của cơ quan

M ục đích

• - Nhằm quản lý chặt chẽ, thống nhất văn

bản hình thành trong hoạt động của cơ

quan tránh thất lạc, mất mát, làm lộ bí mật của cơ quan

• - Nhằm tra tìm thông tin trong văn bản

nhanh chóng, chính xác

1 Quản lý văn bản đến

• a Khái niệm văn bản đến

• b Nguyên tắc quản lý văn bản đến

• c Quy trình quản lý văn bản đến

a Khái niệm

Là các công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ

quan cấp trên, các cơ quan/đơn vị cấp

dưới và các cơ quan, doanh nghiệp khác gửi đến

b Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Mọi công văn, giấy tờ đến từ các nguồn khác nhau đều phải đăng ký tập trung,

thống nhất tại văn thư cơ quan/ doanh

nghiệp

c Quy trình quản lý văn bản đến

• Bước 1 Tiếp nhận văn bản

• Bước 2 Phân loại sơ bộ

• Bước 3 Bóc bì văn bản

• Bước 4 Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản

• Bước 5 Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký đến/ cập nhật vào

phần mềm quản lý văn bản

• Bước 6 Trình lãnh đạo xem xét, phân công giải quyết công

việc

• Bước 7 Lưu văn bản đến (áp dụng cho những văn bản có

tính chất quan trọng, có thể tra tìm nhiều, dùng làm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc hoặc xác định trách nhiệm khi có tranh chấp xảy ra)

• Bước 8 Chuyển giao văn bản cho người có trách nhiệm giải

quyết

Những lưu ý khi thực hiện một số bước của

quy trình quản lý văn bản đến

• Đối với bước 1: Tiếp nhận văn bản

- Phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình

trạng bì thư, nơi nhận

- Đối với văn bản đến được chuyển qua

máy fax hoặc qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang

Những lưu ý khi thực hiện các bước của

quy trình quản lý văn bản đến (tiếp)

• Bước 2, 3: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến

- Loại cần bóc bì: ngoài bì ghi tên cơ quan/doanh nghiệp hoặc gửi thủ trưởng cơ quan/doanh nghiệp; ngoài bì ghi tên các đơn vị chức năng trong cơ quan.

- Loại không bóc bì: Loại gửi đích danh thủ trưởng cơ

quan/doanh nghiệp, đơn vị, thư bảo đảm, thư cá nhân.

• Loại văn bản cần giữ lại phong bì:

- Thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh;

- Ngày nhận cách quá xa ngày gửi;

- Có dấu hoả tốc hẹn giờ trên phong bì.

Những lưu ý khi thực hiện các bước của

quy trình quản lý văn bản đến (tiếp)

(đối với văn bản có

tên), dưới trích yếu

nội dung hoặc khoảng

Những lưu ý khi thực hiện các bước của

quy trình quản lý văn bản đến (tiếp) –

bước 5: đăng ký văn bản vào sổ

Ký nhận Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Giao diện quản lý văn bản đến

UBND Quận Thanh Xuân

Mẫu phiếu trình giải quyết văn bản

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

B ước 9: Theo dõi, đôn đốc giải quyết

+ Đối với những văn bản khác được giao

cho thủ trưởng đơn vị, hoặc văn thư cơ

quan

Cơ sở để đôn đốc, kiểm tra giải

quyết văn bản

• Quy chế làm việc của cơ quan

• Phân công trách nhiệm đối với cán bộ

công chức

• Quy trình, thủ tục giải quyết công việc

• Quy định thời hạn giải quyết công việc

• Kế hoạch công tác

2 Quản lý văn bản đi

a Khái niệm: Là văn bản do cơ

quan/doanh nghiệp ban hành và gửi cho

cơ quan cấp trên, đơn vị cấp dưới, các cơ quan, doanh nghiệp khác

b Nguyên tắc quản lý văn bản đi

• Mọi văn bản do cơ quan ban hành đều

phải lấy dấu;

• Mọi văn bản đi đều phải vào sổ đăng ký và

giữ bản lưu (nguyên tắc +2)

c.Quy trình quản lý văn bản đi

• Bước 1 Kiểm tra thể thức, văn phong và

vấn đề pháp chế của văn bản gửi đi

• Bước 2 Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số

và ngày tháng, đóng dấu

• Bước 3 Gửi văn bản đi

• Bước 4 Lưu văn bản đi

• Bước 5 Theo dõi việc chuyển giao công

văn và giải quyết công văn

Lưu ý khi giải quyết văn bản đi

• Cán bộ văn thư không đóng dấu vào những

* Khi không đóng dấu, cán bộ văn thư cần giải

thích rõ lý do để cán bộ chuyên môn hiểu và

Các yếu tố thông tin đăng ký

Tên loại và trích yếu ND

Người

ký nhận Nơi

VB

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Đăng ký văn bản trên sổ

Đối với cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản thì nên lập hai loại sổ sau:

- Sổ đăng ký văn bản đi thường

- Sổ đăng ký văn bản mật đi

Đối với cơ quan, tổ chức ban hành từ 500- 2000 văn bản có thể có sổ

- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật

- Sổ đăng ký văn bản hành chính

- Sổ đăng ký văn bản mật

Cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản có thể chia sổ đăng ký VBHC thành hai loại sổ công văn và văn bản có tên

Giao diện quản lý văn bản đi của

UBND Quận Thanh Xuân

Chuyển phát văn bản

• Các hình thức chuyển phát văn bản

• + Bưu điện

• + Bằng máy fax, qua mạng

• + Chuyển giao trực tiếp

* Khi chuyển giao văn bản phải có sổ chuyển giao

Các yếu tố thông tin trên sổ chuyển

giao văn bảnNgày

chuyển Số ký hiệu VB Nơi nhận VB Ký nhận Ghi chú

Lưu văn bản đi

- Văn bản do cơ quan ban hành đều phải

lưu ít nhất 02 bản;

- Bản lưu ở văn thư được sắp xếp theo thứ

tự đăng ký

Theo dõi và kiểm tra việc gửi văn

bản đi

• Đối với những văn bản quan trọng hoặc

theo yêu cầu của người ký văn bản, khi gửi văn bản đi phải lập phiếu gửi

3 Quản lý văn bản nội bộ

bản do cơ quan, doanh nghiệp ban hành

và lưu hành, sử dụng trong nội bộ cơ

quan/doanh nghiệp

bản nội bộ: Văn bản nội bộ được soạn

thảo và ban hành như văn bản đi và tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến

Quản lý văn bản mật đến

• Văn bản mật đến: văn thư bóc bì ngoài và

đăng ký vào sổ những thông tin được ghi trên bì; văn thư không được bóc bì bên

trong mà phải chuyển ngay văn bản đến người có trách nhiệm

• Đối với những văn bản mật được gửi đến

không đúng quy định phải báo cáo và

chuyển đến người có trách nhiệm giải

quyết

Quản lý tài liệu mật đi

Lập phiếu gửi

• Phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi

nhận, số và ký hiệu của văn bản mật gửi

đi, đóng dấu độ mật của văn bản vào góc bên phải của tờ phiếu

• Phiếu gửi sẽ được cơ quan nhận văn bản

mật ký xác nhận và gửi trả lại cho cơ

quan gửi

+ Phong bì thứ 2: ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên

cơ quan, đơn vị hoặc người nhận Đóng dấu chỉ mức độ mật

A là tuyệt mật

B là tối mật

Tổ chức quản lý và sử

dụng con dấu

1 KHÁI NIỆM

Dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, của các cơ quan,tổ

chức và các chức danh nhà nước.

2 Ý NGHĨA CỦA CON DẤU

- Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản;

- Đảm bảo tính chân thực của văn bản;

- Biểu hiện quyền lực của Nhà nước và của

cơ quan trong văn bản;

- Giúp chống giả mạo văn bản.

3 CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON

Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 của Chính phủ về

công tác văn thư

- Nghị định số 31/NĐ – CP ngày 01.4.2009 của Chính phủ sửa đổi bổ

4 CÁC LOẠI CON DẤU VÀ

HÌNH THỨC THỂ HIỆN

• Các loại con dấu:

- Dấu có hình quốc huy;

- Dấu không có hình quốc huy.

• Hình thức thể hiện:

- Dấu ướt;

- Dấu nổi;

- Dấu xi.

Dấu quốc huy

5 TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CON DẤU

TRONG CÁC CƠ QUAN

• Thủ trưởng cơ quan/doanh nghiệp: chịu trách

nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử

dụng con dấu của các cơ quan/ doanh nghiệp Thủ trưởng cơ quan có thể uỷ quyền cho

Trưởng phòng Hành chính (Chánh văn phòng) kiểm tra, theo dõi và quản lý việc sử dụng con

dấu của cơ quan/doanh nghiệp.

• Nhân viên văn thư: có trách nhiệm trực tiếp

quản lý, bảo quản con dấu và đóng dấu vào

văn bản.

6 NGUYÊN TẮC ĐÓNG DẤU

VÀ SỬ DỤNG DẤU

• Chỉ được đóng dấu vào các văn bản đã có chữ

ký của người có thẩm quyền.

• Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.

• Không giao con dấu cho người khác khi chưa có văn bản cho phép của người có thẩm quyền.

Lưu ý khi đóng dấu:

• Không đóng dấu ngược, nhoè.

• Không đóng dấu khi chưa có chữ ký của

người có thẩm quyền, giấy in sẵn tiêu đề, giấy trắng chưa có nội dung, giấy giới

thiệu hoặc công lệnh chưa điền nội dung (đóng dấu khống chỉ)

7 VỊ TRÍ ĐÓNG DẤU

- Đối với văn bản có phần đề ký văn bản: đóng

dấu của cơ quan/doanh nghiệp ở phần chữ ký trong văn bản Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ

ký về phía tay trái.

- Đối với các bản phụ lục và bản không có

phần đề ký: đóng dấu ở trang đầu, trùm lên một

phần tên cơ quan/ doanh nghiệp hoặc tên phụ lục.

- Đối với những văn bản quan trọng, tránh việc

các trang trong văn bản có thể bị thay đổi cần đóng dấu giáp lai

8 BẢO QUẢN CON DẤU

• Dấu của cơ quan/doanh nghiệp phải được để tại

trụ sở cơ quan/doanh nghiệp Trong trường hợp

đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan/doanh nghiệp có thể mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan/doanh nghiệp nhưng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về

việc giữ và đóng dấu.

• Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cẩn

giữ và đóng dấu Khi vắng mặt, cán bộ văn thư

phải bàn giao con dấu cho người khác theo yêu

cầu của lãnh đạo cơ quan.

• Dấu phải để trong hòm, tủ có khoá chắc chắn và để

8 BẢO QUẢN CON DẤU (tiếp)

• Không được dùng vật cứng để cọ, rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu, có thể ngâm vào xăng và dùng chổi lông để rửa.

• Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc

biến dạng thì phải xin phép khắc dấu mới để

thay thế và nộp lại dấu cũ.

• Trong trường hợp mất dấu: phải báo cáo ngay

cơ quan công an gần nhất; đồng thời phải báo cáo cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

Bài học đến đây là hết