bài giảng tổ chức quản lý văn bản và con dấu trong các cơ quan tổ chức

Tổ chức quản lý văn bản Tổ chức quản lý văn bản và con và con dấu trong các cơ quan, tổ chức dấu trong các cơ quan, tổ chức Người biên soạn: Người biên soạn: Ths. Trần Thanh Tùng - 0912754073 Ths. Trần Thanh Tùng - 0912754073 B B ộ môn Văn bản và Hành chính học ộ môn Văn bản và Hành chính học Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hệ thống văn bản hình thành trong Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức - Văn bản đến - Văn bản đi - Văn bản nội bộ - Văn bản mật Khái niệm Khái niệm Quản lý văn bản: là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan. M M ục đích ục đích • - Nhằm quản lý chặt chẽ, thống nhất văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan tránh thất lạc, mất mát, làm lộ bí mật của cơ quan • - Nhằm tra tìm thông tin trong văn bản nhanh chóng, chính xác 1. Quản lý văn bản đến 1. Quản lý văn bản đến • a. Khái niệm văn bản đến • b. Nguyên tắc quản lý văn bản đến • c. Quy trình quản lý văn bản đến a. Khái niệm a. Khái niệm Là các công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan cấp trên, các cơ quan/đơn vị cấp dưới và các cơ quan, doanh nghiệp khác gửi đến. b. Nguyên tắc quản lý văn bản đến b. Nguyên tắc quản lý văn bản đến Mọi công văn, giấy tờ đến từ các nguồn khác nhau đều phải đăng ký tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan/ doanh nghiệp c. Quy tr c. Quy tr ình quản lý văn bản đến ình quản lý văn bản đến • Bước 1. Tiếp nhận văn bản • Bước 2. Phân loại sơ bộ • Bước 3. Bóc bì văn bản • Bước 4. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản • Bước 5. Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký đến/ cập nhật vào phần mềm quản lý văn bản • Bước 6. Trình lãnh đạo xem xét, phân công giải quyết công việc • Bước 7. Lưu văn bản đến (áp dụng cho những văn bản có tính chất quan trọng, có thể tra tìm nhiều, dùng làm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc hoặc xác định trách nhiệm khi có tranh chấp xảy ra) • Bước 8. Chuyển giao văn bản cho người có trách nhiệm giải quyết • Bước 9. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến Những lưu ý khi thực hiện một số bước của Những lưu ý khi thực hiện một số bước của quy trình quản lý văn bản đến quy trình quản lý văn bản đến • Đối với bước 1: Tiếp nhận văn bản - Phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận - Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang Những lưu ý khi thực hiện các bước của Những lưu ý khi thực hiện các bước của quy trình quản lý văn bản đến (tiếp quy trình quản lý văn bản đến (tiếp ) ) • Bước 2, 3: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến - Loại cần bóc bì: ngoài bì ghi tên cơ quan/doanh nghiệp hoặc gửi thủ trưởng cơ quan/doanh nghiệp; ngoài bì ghi tên các đơn vị chức năng trong cơ quan. - Loại không bóc bì: Loại gửi đích danh thủ trưởng cơ quan/doanh nghiệp, đơn vị, thư bảo đảm, thư cá nhân. • Loại văn bản cần giữ lại phong bì: - Thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh; - Ngày nhận cách quá xa ngày gửi; - Có dấu hoả tốc hẹn giờ trên phong bì. [...]... Phương thức tổ chức và quản lý văn bản nội bộ: Văn bản nội bộ được soạn thảo và ban hành như văn bản đi và tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến 4 Quản lý văn bản mật • • • • • - a Các mức độ mật Mật Tối mật Tuyệt mật b Văn bản mật chia thành: Văn bản mật đi Văn bản mật đến Quản lý văn bản mật đến • Văn bản mật đến: văn thư bóc bì ngoài và đăng ký vào sổ những thông tin được ghi trên bì; văn thư không... mật C là mật Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 1 KHÁI NIỆM Dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, của các cơ quan ,tổ chức và các chức danh nhà nước 2 Ý NGHĨA CỦA CON DẤU - Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản; - Đảm bảo tính chân thực của văn bản; - Biểu hiện quyền lực của Nhà nước và của cơ quan trong văn bản; - Giúp chống giả mạo văn bản ... ký văn bản đi thường - Sổ đăng ký văn bản mật đi Đối với cơ quan, tổ chức ban hành từ 500- 2000 văn bản có thể có sổ - Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật - Sổ đăng ký văn bản hành chính - Sổ đăng ký văn bản mật Cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản có thể chia sổ đăng ký VBHC thành hai loại sổ công văn và văn bản có tên Giao diện quản lý văn bản đi của UBND Quận Thanh Xuân Trình bày bì và. .. do cơ quan ban hành đều phải lưu ít nhất 02 bản; - Bản lưu ở văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Theo dõi và kiểm tra việc gửi văn bản đi • Đối với những văn bản quan trọng hoặc theo yêu cầu của người ký văn bản, khi gửi văn bản đi phải lập phiếu gửi 3 Quản lý văn bản nội bộ - Khái niệm: Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan, doanh nghiệp ban hành và lưu hành, sử dụng trong nội bộ cơ quan/ doanh... trình quản lý văn bản đi • Bước 1 Kiểm tra thể thức, văn phong và vấn đề pháp chế của văn bản gửi đi • Bước 2 Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số và ngày tháng, đóng dấu • Bước 3 Gửi văn bản đi • Bước 4 Lưu văn bản đi • Bước 5 Theo dõi việc chuyển giao công văn và giải quyết công văn Lưu ý khi giải quyết văn bản đi • Cán bộ văn thư không đóng dấu vào những văn bản sau: - Không đúng thể thức - Văn bản mẫu... công chức • Quy trình, thủ tục giải quyết công việc • Quy định thời hạn giải quyết công việc • Kế hoạch công tác 2 Quản lý văn bản đi a Khái niệm: Là văn bản do cơ quan/ doanh nghiệp ban hành và gửi cho cơ quan cấp trên, đơn vị cấp dưới, các cơ quan, doanh nghiệp khác b Nguyên tắc quản lý văn bản đi • Mọi văn bản do cơ quan ban hành đều phải lấy dấu; • Mọi văn bản đi đều phải vào sổ đăng ký và giữ bản. .. nhận, số và ký hiệu của văn bản mật gửi đi, đóng dấu độ mật của văn bản vào góc bên phải của tờ phiếu • Phiếu gửi sẽ được cơ quan nhận văn bản mật ký xác nhận và gửi trả lại cho cơ quan gửi Làm phong bì • Văn bản mật khi gửi đi được bỏ vào hai phong bì + Phong bì bên ngoài như phong bì văn bản bình thường + Phong bì thứ 2: ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên cơ quan, đơn vị hoặc người nhận Đóng dấu chỉ... hiện các bước của quy trình quản lý văn bản đến (tiếp) • Bước 4: Đóng dấu đến • Vị trí đóng dấu đến là phần khoảng trống dưới số và ký hiệu (đối với văn bản có tên), dưới trích yếu nội dung hoặc khoảng trống dưới ngày tháng, năm ban hành văn bản TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số đến ĐẾN: Ngày Chuyển Những lưu ý khi thực hiện các bước của quy trình quản lý văn bản đến (tiếp) – bước 5: đăng ký văn bản vào... đốc giải quyết văn bản • Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản + Đối với những văn bản quan trọng, khẩn cấp: Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc cán bộ thừa hành trong giải quyết + Đối với những văn bản khác được giao cho thủ trưởng đơn vị, hoặc văn thư cơ quan Cơ sở để đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản • Quy chế làm việc của cơ quan • Phân công... đóng dấu, cán bộ văn thư cần giải thích rõ lý do để cán bộ chuyên môn hiểu và làm lại Khi cần thiết, phải báo cáo lãnh đạo Các yếu tố thông tin đăng ký văn bản đi Số và ký hiệu VB Ngày tháng VB Tên loại và trích yếu ND Người ký (1) (2) (3) (4) Nơi nhận VB (5) Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng bản (6) (7) Ghi chú (8) Đăng ký văn bản trên sổ Đối với cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản thì . Tổ chức quản lý văn bản Tổ chức quản lý văn bản và con và con dấu trong các cơ quan, tổ chức dấu trong các cơ quan, tổ chức Người biên soạn: Người biên. thông tin trong văn bản nhanh chóng, chính xác 1. Quản lý văn bản đến 1. Quản lý văn bản đến • a. Khái niệm văn bản đến • b. Nguyên tắc quản lý văn bản đến • c. Quy trình quản lý văn bản đến . trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức - Văn bản đến - Văn bản đi - Văn bản nội bộ - Văn bản mật Khái niệm Khái niệm Quản lý văn bản: là áp dụng các biện