NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

PHẦN MỘT NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ I KHÁI NIỆM TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC Tài liệu lưu trữ Ngay từ thời nguyên thuỷ, người biết sử dụng phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin cách thô sơ như: ghi ký hiệu vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người phát triển, người chế tạo phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin tiện lợi Một phương tiện tài liệu giấy (theo nghĩa riêng gọi văn bản) Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất cơng tác quản lý đất nước địi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác cho hệ sau để ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả ghi tin truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ thông tin thời gian dài Trong việc ghi tin trao đổi thông tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể khác nhau, văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Ngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý nhà nước Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, sở để điều hành quản lý xã hộ Vì vậy, ngày người nhận thức vai trò tài liệu nói chung văn nói riêng Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ có nhiều loại văn dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm tài liệu lưu trữ ngày có biến đổi định phù hợp với phát triển xã hội người Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ định nghĩa sau: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… toàn xã hội Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu in giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác, trường hợp khơng cịn chính, gốc thay hợp pháp 1.1 Tài liệu lưu trữ có đặc điểm sau: - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thơng tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp khơng có chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ văn phải có đầy đủ yếu tố thuộc thể thức văn theo quy định hành nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thông tin như: bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu xác nhận quan, tổ chức, thời gian sản sinh tài liệu… Chính tài liệu lưu trữ luôn người khai thác sử dụng - Tài liệu lưu trữ thông thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát khơng thay - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật 1.2 Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành, lĩnh vực xã hội, nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Để quản lý cách khoa học loại hình tài liệu lưu trữ, nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm loại hình tài liệu sở đề biện pháp thích ứng để quản lý tốt loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, vào vật mang tin ghi tin, nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ Những vấn đề công tác lưu trữ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ số loại hình như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, thời Phong kiến tài liệu hành loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… ngày tài liệu hành hệ thống văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thơng tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ Tài liệu khoa học - kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; vẽ tổng thể cơng trình, vẽ chi tiết cơng trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ, trắc địa… Tài liệu nghe nhìn: tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu điện tử: loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân sử dụng máy vi tính q trình sản sinh lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay gọi tài liệu đọc máy, liệu dạng đặc biệt đọc sử dụng máy vi tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm file liệu sở liệu, thư điện tử, điện tín dạng văn dạng mã hóa số thơng tin Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ cịn có tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học… Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi Những vấn đề công tác lưu trữ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ tài liệu tiểu sử nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ tiếng, nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học; phác thảo hoạ sĩ… Tài liệu lưu trữ dù loại hình đóng vai trị quan trọng việc cung cấp thơng tin phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trình xây dựng phát triển đất nước Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Công tác lưu trữ bao gồm vấn đề sau: - Nghiên cứu, triển khai thực biện pháp quản lý nhà nước lưu trữ; - Thực nghiệp vụ lưu trữ; - Nghiên cứu khoa học lưu trữ Lưu trữ học Lưu trữ học môn khoa học nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, vấn đề pháp lý phương pháp nghiệp vụ công tác lưu trữ, lịch sử tổ chức công tác lưu trữ Việt Nam giới Đối tượng lưu trữ học nghiên cứu tổng kết vấn đề lý luận, pháp lý phương pháp thực quy trình nghiệp vụ để bảo quản an toàn, tổ chức khoa học khai thác có hiệu tài liệu Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Lưu trữ học thuộc phạm trù khoa học xã hội Lưu trữ học dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin, có nghĩa vận dụng sáng tạo quan điểm chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để giải vấn đề lý luận thực tiễn đặt công tác lưu trữ Hiện nay, lưu trữ học triển khai nghiên cứu giảng dạy hầu hết quốc gia giới Mối quan hệ lưu trữ học với khoa học khác Những vấn đề công tác lưu trữ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mỗi ngành khoa học có mối quan hệ mật thiết với khoa học khác Lưu trữ học không nằm ngồi thơng lệ đó, có mối quan hệ với khoa học khác không tồn phát triển riêng lẻ Khi nghiên cứu vấn đề lưu trữ học cần phải nghiên cứu mối liên hệ với khoa học khác để hiểu sâu rõ nhiều khía cạnh Lưu trữ học có mối quan hệ chặt chẽ với sử học Đối tượng nghiên cứu sử học kiện lịch sử Một mục đích lưu trữ học xác định lựa chọn tài liệu có giá trị, phản ánh đắn chân thực kiện lịch sử để lưu lại, giữ lại làm tư liệu nghiên cứu cho nhà sử học Lưu trữ học có mối quan hệ mật thiết với sử liệu học Đối tượng nghiên cứu lưu trữ học tài liệu lưu trữ - nguồn sử liệu đáng tin cậy Sử liệu học nghiên cứu sử liệu để dựng lại kiện lịch sử Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu trực tiếp có tính xác cao để dựng lại kiện lịch sử Giá trị tài liệu lưu trữ xác định dựa vào độ chân thực tài liệu so với kiện, tượng lịch sử Sử liệu học thực nhiệm vụ phê phán sử liệu có nghĩa dùng phương pháp để xác định độ chân thực tài liệu Sử liệu học cung cấp cho nhà lưu trữ học phương pháp phân tích sử liệu để giải đắn vấn đề đặt xác định giá trị tài liệu Như lưu trữ học sử liệu học có mối quan hệ logic mật thiết việc xác định độ xác độ chân thực tài liệu lưu trữ Lưu trữ học liên quan chặt chẽ tới văn học Văn học ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, phương pháp tạo lập văn kiện, nguyên tắc chu chuyển, truyền đạt sử dụng văn - loại hình tài liệu lưu trữ Như vậy, văn học cung cấp cho lưu trữ học thông tin phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu xác định giá trị tài liệu Lưu trữ học cịn có quan hệ chặt chẽ với thơng tin học Vì lưu trữ học nghiên cứu phương pháp để lựa chọn bảo quản tài liệu chứa đựng thông tin khứ có giá trị cao tổ chức việc khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu xã hội Như vậy, lưu trữ học liên quan chặt chẽ với ngành khoa học khác Nhà lưu trữ học muốn nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác lưu trữ để đề nguyên tắc, phương pháp, quy trình thực tốt nghiệp vụ lưu trữ cần nắm kiến thức ngành khoa học có liên quan Cán làm cơng tác lưu trữ muốn thực tốt nghiệp vụ lưu trữ cần có kiến thức ngành mà nội dung tài liệu có liên quan II NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Những vấn đề công tác lưu trữ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Tổ chức khoa học tài liệu tổng hợp khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho cơng tác tra tìm tài liệu Nội dung tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức cơng cụ tra tìm tài liệu số công tác bổ trợ khác ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan Tổ chức khoa học tài liệu cần thực lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi phải có cán có trình độ chun mơn cao, điều kiện làm việc tốt trang thiết bị phục vụ cho việc thực quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học đại Tổ chức khoa học tài liệu vào quy định, hướng dẫn cụ thể nhà nước công tác lưu trữ Từ việc tổ chức khoa học tài liệu thống lưu trữ hành tảng để tổ chức khoa học tài liệu tồn Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một nội dung công tác lưu trữ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Đây điều kiện để thực mục đích cơng tác lưu trữ, lẽ tài liệu lưu trữ khơng bảo quản an tồn khơng thể tổ chức khai thác sử dụng có hiệu Bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ Bảo quản an tồn khơng hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ cần ý đến kho tàng, trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng yêu cầu công tác bảo quản cho loại hình tài liệu khác thực biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Bảo quản an tồn thơng tin tài liệu cần ý đến ý thức, trách nhiệm trình độ làm cơng tác lưu trữ; ý đến loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu hình thức cơng bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu Trong thời đại tồn cầu hố nay, cần nhìn nhận cơng tác lưu trữ khía cạnh phục vụ nhu cầu thơng tin xã hội, song việc bảo quản an tồn thơng tin tài liệu lưu trữ cần ý đến tính mật tài liệu lưu trữ Những vấn đề công tác lưu trữ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cơng tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu hoạt động xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa vào kết công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta đánh giá cách khách quan, xác đóng góp ngành lưu trữ vai trị, vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Điều địi hỏi nhà nước cần có quy định cụ thể khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ cán lưu trữ việc ứng dụng khoa học đại vào công tác lưu trữ III NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ Nhiệm vụ cơng tác lưu trữ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Để thực mục đích nhiệm vụ cơng tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể công tác lưu trữ sau: Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 1.1 Tổ chức phận làm công tác lưu trữ quan, tổ chức Trong quốc gia, quan, tổ chức, để thực hiệu nhiệm vụ có tính dài hạn cần phải có phân chun trách làm cơng tác Bộ phận chun trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn lĩnh vực chuyên môn; thực nghiệp chuyên môn; đề xuất giải pháp phát triển thời gian tới Công tác lưu trữ mặt hoạt động bản, nhiệm vụ quan trọng tất quan, tổ chức Vì vậy, để thực tốt cơng tác lưu trữ, quan, tổ chức cần có phận chuyên trách làm công tác lưu trữ Bộ phận lưu trữ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo quan việc: - Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ; - Soạn thảo văn đạo nghiệp vụ lưu trữ quan; - Thực nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin công tác Những vấn đề cơng tác lưu trữ 10 KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu quan; tư vấn cho lãnh đạo việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm báo cáo tổng kết công tác lưu trữ quan đóng góp công tác lưu trữ phát triển quan, ngành… Ở Việt Nam năm qua, nhà nước ta đầu tư xây dựng hệ thống tổ chức quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương lưu trữ chuyên ngành Đối với quan cụ thể, việc tổ chức phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí quan Tại quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường phòng, ban riêng biệt, độc lập với phòng, ban khác, chịu quản lý trực tiếp lãnh đạo quan văn phòng, Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu trữ Tổng cơng ty Đối với quan có quy mơ nhỏ quan cấp địa phương phận làm công tác lưu trữ thường bố trí trực thuộc văn phịng quan, tổ chức Ví dụ tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân Dù quan cơng tác lưu trữ gắn bó mật thiết với cơng tác văn thư, cơng tác văn phòng quan Bởi lẽ văn phòng đầu mối thu thập thông tin quan, nơi tập trung tồn cơng văn giấy tờ đến quan, nên nhiệm vụ văn phịng phải tổ chức cơng tác lưu trữ để lưu trữ tổ chức khoa học khối lượng cơng văn giấy tờ Hơn nữa, văn phịng có chức xử lý thơng tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo Lưu trữ phận gìn giữ xử lý thông tin khứ, nguồn tin quan trọng công tác quản lý lãnh đạo Vì vậy, cơng tác lưu trữ nội dung cơng tác văn phịng Nếu quan có tổ chức phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phịng q trình hoạt động phận làm cơng tác lưu trữ văn phịng cần có phối hợp chặt chẽ 1.2 Bố trí nhân làm công tác lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn định công tác lưu trữ Ở quan có phận làm cơng tác lưu trữ độc lập cán làm nghiệp vụ lưu trữ chịu đạo trực tiếp Trưởng phòng Lưu trữ, quan phận lưu trữ thuộc văn phịng cán lưu trữ chịu đạo trực tiếp tránh văn phòng quan Tuy nhiên cơng tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư Công tác văn thư nơi đăng ký, lưu trữ phục vụ tra tìm tài liệu cơng việc phản ánh tài liệu chưa kết thúc kết thúc chưa năm, sau Những vấn đề công tác lưu trữ 11 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ tài liệu chuyển vào lưu trữ Cơng tác văn thư làm tốt góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ làm tốt ngược lại Vì số quan nhỏ người ta thường bố trí cán văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm Tuy nhiên, cán văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ Tổ chức phận chuyên trách công tác lưu trữ biên chế cán làm công tác lưu trữ quan nhà nước thực theo hướng dẫn văn pháp luật, phần trình bày kỹ Các quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc quan để bố trí nhân phù hợp Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ thực tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin khứ chất lượng cho hoạt động quản lý lãnh đạo cán chun trách cơng tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức đào tạo trường trung cấp, cao đẳng đại học chuyên ngành Ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thực tốt cơng tác lưu trữ cần có hệ thống văn quy phạm pháp luật quy định vấn đề quản lý công tác lưu trữ phạm vi toàn quốc gia Hệ thống văn quy phạm pháp luật ngành góp phần tạo hành lang pháp lý cho việc triển khai thực chủ trương Đảng sách nhà nước việc quản lý phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn góp phần thực thống nghiệp vụ lưu trữ phạm vi toàn quốc Cho đến ngành lưu trữ xây dựng ban hành hệ thống văn đầy đủ, quy định điều liên quan đến quản lý nhà nước công tác lưu trữ - Văn có giá trị cao ngành lưu trữ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 04 tháng năm 2001 Chủ tịch nước công bố Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng năm 2001 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 đời có kế thừa nội dung văn ban hành trước có hiệu lực pháp lý thời gian dài như: Nghị định 142-CP Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng năm 1963 ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ Pháp lệnh đời sở sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982 Pháp lệnh làm rõ khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành như: tài liệu lưu trữ quốc gia; Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ Những vấn đề công tác lưu trữ 12 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ lịch sử; lưu trữ hành; gốc; chính; văn bản… quy định tương đối đầy đủ vấn đề quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý nhà nước công tác lưu trữ; khen thưởng xử lý vi phạm hoạt động lưu trữ - Tiếp theo nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư nghị định số 111/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Đây hai văn quan trọng công tác văn thư lưu trữ ban hành - Để thực điều quy định Pháp lệnh Nghị định Nhà nước, cụ thể Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn ban hành Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành số điều, mục, khoản Pháp lệnh Nghị định Những văn góp phần thống việc thực nghiệp vụ lưu trữ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương Thực nghiệp vụ lưu trữ Một nội dung quan trọng công tác lưu trữ việc thực nghiệp vụ lưu trữ như: - Thu thập, bổ sung tài liệu; - Phân loại tài liệu; - Xác định giá trị tài liệu; - Thống kê kiểm tra lưu trữ; - Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu; - Tổ chức bảo quản tài liệu; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; - Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ - Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 công tác lưu trữ Việc thực thống nghiệp vụ lưu trữ quan, tổ chức quy định văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lưu trữ Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Kiểm tra, đánh giá khâu then chốt giúp quan, tổ chức nắm tình hình thực quy định nhà nước ngành, lĩnh Những vấn đề công tác lưu trữ 13 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ vực định Kiểm tra, đánh giá bước cuối quy trình cơng việc xem xét thời gian hoàn thành định Kiểm tra, đánh giá thực sau kết thúc công việc, vật tượng vừa xảy để có kết luận chuẩn xác sau có kết luận công việc, vật, tượng tiến hành kiểm tra xem xét kết luận có với thực tế vật, tượng hay không Song lĩnh vực quản lý nhà nước mục đích cơng tác kiểm tra đánh giá kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan chủ quản quan thuộc phạm vi điều chỉnh văn Kiểm tra, đánh giá lưu trữ tiến hành kiểm tra văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước công tác lưu trữ quan, tổ chức theo thời gian thực định Để thực việc kiểm tra, đánh giá, quan thường áp dụng cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn Một số năm gần đây, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiến hành hình thức kiểm tra chéo bộ, ngành trung ương kiểm tra chéo Trung tâm Lưu trữ tỉnh Sau cho điểm làm để đánh giá, xếp loại công tác văn thư - lưu trữ quan từ trung ương đến địa phương Đây hình thức tra, kiểm tra đánh giá cao, khách quan, trung thực đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn quan Nội dung công tác kiểm tra lưu trữ gồm: kiểm tra tổ chức công tác lưu trữ quan, trình độ số lượng cán làm công tác lưu trữ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ quan việc thực nghiệp vụ lưu trữ theo quy định, hướng dẫn nhà nước Từ tổng hợp kết đưa đánh giá xác phát triển ngành lưu trữ toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục tồn hạn chế nhằm mục đích xây dựng ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng đầy đủ yêu cầu xã hội đặt với ngành lưu trữ Bộ phận tra, pháp chế văn phịng quan kiểm tra cơng tác lưu trữ quan, đơn vị ngang cấp thực công tác kiểm tra quan cấp dưới, sau báo cáo với quan chủ quản lãnh đạo quan cấp Ở quan, tổ chức phận làm công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ thường phận tra, pháp chế lãnh đạo văn phịng quy định IV TÍNH CHẤT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ Những vấn đề cơng tác lưu trữ 14 KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ Tính chất khoa học Các nghiệp vụ công tác lưu trữ thực thông qua việc nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác lưu trữ áp dụng vào điều kiện cụ thể nước Nói cách khác, tính chất khoa học công tác lưu trữ thể qua việc nghiên cứu sở lý luận phương pháp khoa học để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ… Mỗi nghiệp vụ tổ chức thực theo phương pháp khoa học Trong nội dung cụ thể lại có quy trình nghiệp vụ định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với loại hình tài liệu, nghiệp vụ lại có quy trình mang tính đặc thù khác Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tịi, phát điểm khác biệt đề cách xác cách tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết nghiên cứu khoa học ngành khác để áp dụng vào khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… nghiên cứu ứng dụng việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Để quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ cần nghiên cứu cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho loại hình tài liệu, tiêu chuẩn trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn quy trình nghiệp vụ lưu trữ… vấn đề đặt cho cơng tác tiêu chuẩn hóa ngành lưu trữ Tính chất mật Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Nội dung thơng tin tài liệu lưu có độ chân thực cao so với loại hình thơng tin khác Vì chính, gốc tài liệu nên tài liệu lưu trữ cịn có giá trị minh chứng lịch sử để tái dựng lại kiện lịch sử làm chứng việc xác minh vấn đề, vật, tượng Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử hoạt động khác, yêu cầu đáng quan, tổ chức cá nhân Như vậy, tài liệu lưu trữ cần đưa phục vụ Những vấn đề công tác lưu trữ 15 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ Tuy nhiên, có nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật quốc gia, bí mật quan bí mật cá nhân, lực đối lập ln tìm cách để khai thác bí mật tài liệu lưu trữ Một số tài liệu khơng hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải thể đầy đủ nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung mật tài liệu lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ phải người có quan điểm, đạo đức trị đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi đáng quan, cá nhân có tài liệu lưu trữ, ln cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cần hiểu biết định tính mật cơng tác lưu trữ Những nội dung thông tin khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho mục đích đáng cá nhân song khơng làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích quan lợi ích cá nhân khác Điều địi hỏi ý thức trách nhiệm cơng dân quốc gia, trình độ cán lưu trữ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Tính chất xã hội Tài liệu lưu trữ việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử phục vụ cho nhu cầu khác đời sống xã hội như: hoạt động trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm nhiều hoạt động khác xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu hình thức phục vụ cơng tác khai thác sử dụng tài liệu để đáp ứng nhu cầu xã hội Nội dung tài liệu lưu trữ phản ánh quy luật hoạt động xã hội lịch sử phát triển lồi người Thơng qua tài liệu lưu trữ làm sáng tỏ mối quan hệ xã hội giai đoạn lịch sử đất nước người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ tầng lớp xã hội định Vì vậy, hoạt động lưu trữ có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với số ngành khoa học khác để làm rõ vấn đề đời sống xã hội V MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chính, gốc văn lưu lại, giữ lại phục vụ cho nhu cầu khai thác đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ để nghiên cứu dựng lại kiện lịch sử Những vấn đề công tác lưu trữ 16 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ cách xác thực, làm cứ, chứng phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức mục đích đáng công dân Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển quốc gia, dân tộc ngành, lĩnh vực hoạt động, quan, tổ chức cá nhân cụ thể Tài liệu lưu trữ hình thành lĩnh vực xây dựng cịn tài liệu để nghiên cứu khơi phục, sửa chữa cơng trình kiến trúc, cơng trình xây dựng bị hư hỏng qua thời gian bị tàn phá chiến tranh, thiên tai Sử dụng tài liệu lưu trữ lĩnh vực tiết kiệm nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo tính lịch sử thẩm mỹ kiến trúc kết cấu cơng trình Tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hóa đặc bịêt dân tộc Cùng với loại di sản văn hóa khác mà người để lại từ đời qua đời khác di khảo cổ, vật bảo tàng, công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người văn tự có giá trị Sự xuất loại văn tự việc lưu trữ loại văn tự trở thành tiêu chí đánh giá trình độ văn minh dân tộc giới Sự xuất chữ viết sớm hay muộn cịn tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh dân tộc Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự lưu giữ thể dân tộc có văn hố lâu đời Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu lịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn Điều Đảng Nhà nước ta ghi nhận nêu rõ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Hội đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 khẳng định lại Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Mục đích, ý nghĩa cơng tác lưu trữ Như phân tích phần trên, mục đích cuối cơng tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thơng tin q khứ có tài liệu lưu trữ Mục đích cao cơng tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội, quốc gia người Do vậy, công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt có nhiều ý nghĩa, tác dụng quốc gia, địa phương, quan toàn xã hội Trước hết, công tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán q trình thực cơng việc Những vấn đề công tác lưu trữ 17 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển quốc gia, quan, tổ chức Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Tóm lại, cơng tác lưu trữ ngành, lĩnh vực tổ chức, triển khai quốc gia quan, tổ chức Một nhiệm vụ cán lưu trữ phải lưu trữ khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý người lãnh đạo Vì vậy, cán lưu trữ cần nắm vững vấn đề cơng tác lưu trữ để làm tốt nghiệp vụ chuyên môn Những vấn đề công tác lưu trữ 18 ... nhiệm vụ công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể công tác lưu trữ sau: Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 1.1 Tổ chức phận làm công tác lưu trữ quan, tổ chức Trong quốc gia, quan, tổ chức, để... cứu vấn đề lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, vấn đề pháp lý phương pháp nghiệp vụ công tác lưu trữ, lịch sử tổ chức công tác lưu trữ Việt Nam giới Đối tượng lưu trữ học nghiên cứu tổng kết vấn. .. tới Công tác lưu trữ mặt hoạt động bản, nhiệm vụ quan trọng tất quan, tổ chức Vì vậy, để thực tốt công tác lưu trữ, quan, tổ chức cần có phận chun trách làm cơng tác lưu trữ Bộ phận lưu trữ quan