Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 7. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.
CHƯƠNG VII CƠNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nguyễn Lệ Nhu CHƯƠNG VII CƠNG CỤ TRA TÌM TLLT I II Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu cơng cụ tra tìm TLLT Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu chủ yếu lưu trữ Nguyễn Lệ Nhu I Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, u cầu cơng cụ tra tìm TLLT Khái niệm Ý nghĩa, tác dụng Yêu cầu cơng cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhu 1.Khái niệm • Cơng cụ tra tìm TLLT phương tiện tra tìm TL thơng tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Nguyễn Lệ Nhu Ý nghĩa, tác dụng • Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Nguyễn Lệ Nhu u cầu cơng cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu xác nội dung tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ • Các loại cơng cụ tra tìm phải xây dựng thống hình thức nội dung • Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo u cầu độc giả • Kết cấu loại cơng cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng Nguyễn Lệ Nhu II Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu chủ yếu lưu trữ Mục lục hồ sơ Các thẻ tra tìm Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ Bản sơ yếu TLLT Cơ sở liệu thông tin nội dung TLLT Nguyễn Lệ Nhu Mục lục hồ sơ a Tác dụng: - Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần, nội dung, dẫn địa tài liệu - Thống kê số lợng hồ sơ - Hớng dẫn xếp khoa học HS - Cố định phơng án phân loại TL Nh mục lục hồ sơ vừa công cụ dùng để tra tìm, vừa để thống kê, vừa để quản lí tài liệu lu trữ Vì vậy, CC chủ yếu phịng (kho) LT Nguyn L Nhu b Các loại mục lục hồ sơ: - Loại mục lục hồ sơ giới thiệu toàn hồ sơ 01 phông lu trữ - Loại mục lục hồ sơ giới thiệu toàn hồ sơ phông lu trữ theo thời gian - Loại mục lục hồ sơ giới thiệu toàn hồ sơ phông lu trữ theo cấu t chc Nguyn L Nhu c Phơng pháp lập MLHS - Đối với PLT có khối lợng TL đợc chỉnh lý lần lập 01 mục lục hồ sơ - Đối với PLT có khối lợng TL nhiều, chỉnh lý thành nhiều đợt, đợt đợc lập thành MLHS - Đối với đơn vị hình thành phông hoạt động có CCTC ổn định lập MLHS cho đơn vị t chc - Nếu phòng, kho lu trữ có khối lợng tài liệu m mật tơng đối lớn lập thành mục lục hồ sơ riêng - Trong PLT có cỏc loại hình TL khác => loại hình đợc lập thành MLHS riêng Nguyn L Nhu + Bộ thẻ địa d ã Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu l u trữ, thông tin đợc phân loại theo địa danh (tên địa phơng, tên Hải đảo, Tên sông vv ) Đợc xếp theo vần chữ ã Hệ thống ký hiệu: đợc áp dụng chữ số Nguyn L Nhu Vớ d: Bộ thẻ giới thiệu đảo Việt Nam 1234- Bạch Long Vĩ ( đảo) Cát Bà ( đảo) Côn ( đảo) Hoàng Sa ( đảo) Nguyn L Nhu * Bộ thẻ thời gian: ã Khái niệm: Là thẻ tra tìm nội dung tài liệu lu trữ, thông tin đợc phân loại theo đặc trng đơn vị thời gian ( kỷ, thập kỷ, năm, tháng) đợc xếp theo thời gian Tên phần, đề mục trình phân loại thông tin đơn vị thời gian ã Tác dụng: Dùng để giới thiệu nội dung tài liệu vấn đề, vật có số lợng tài liệu sản sinh thời gian dài hàng trăm năm chục năm ã Ký hiƯu: thêng dïng b»ng sè La m· hc sè ¶ rËp Nguyễn Lệ Nhu Ví dụ: Bé thỴ giíi thiệu đồ Việt Nam 1- Bản đồ Việt Nam kỷ 18 2- Bản đồ Việt Nam kỷ 19 3- Bản đồ Việt Nam từ năm 1900-năm 1945 4- Bản đồ Việt Nam từ năm 1945 đến Nguyn L Nhu c Tra tìm lựa chọn tài liệu cho thẻ ã Căn để tra tìm lựa chọn tài liệu cho thẻ ã Đối tợng tra tìm lựa chọn tài liệu ã Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cho thẻ ã Yêu cầu Nguyn L Nhu d Mô tả tài liệu lên thẻ Ký hiệu thông tin:01.02.24 Số phông: 01; MLc: 03; Hồ sơ : 02; tờ số : 01 Tên phông: Quc Hi Nớc Việt Nam dân chủ Cng hoà Nội dung: Biên họp toàn thể lần thứ ngày 2/3/1946 Quốc hội nớc Việt Nam Dân chủ cộng hoà khoá I bàn t chc b mỏy cỏc c quan Nh nc cp TW Đặc đim tµi liƯu: Bản gốc, viết tay; Thêi gian tµi liƯu: 2/3/1946; Địa điểm: Nhà hát lớn TP HN Nguyn L Nhu e Sắp xếp hiệu đính thẻ ã Sắp xếp thẻ ã Hiệu đính thẻ Nguyn L Nhu Sách hớng dẫn nội dung tài liệu lu trữ a Khái niệm: Sách hớng dẫn nội dung tài liệu lu trữ loại hình công cụ tra cứu, nhằm giới thiệu khái quát nội dung tài liệu số thông tin tra cứu chủ yếu phông đợc bảo quản kho lu trữ Nguyn L Nhu b Tác dụng - Loại công cụ tra cứu hớng dẫn độc giả khái quát nội dung tài liệu phông đợc bảo quản kho lu trữ, trung tâm lu trữ Quốc gia Vì vậy, sách hớng dẫn có tác dụng thông tin nội dung tài liệu kho cho độc giả quan - Thông qua sách hớng dẫn, độc giả đến kho lu trữ đ yêu cầu sử dụng tài liệu phông Hoặc độc giả không đến kho lu trữ cng biết khái quát nội dung tài liệu lu trữ Nguyn L Nhu c Phơng pháp biên soạn - Cần phải có đề cơng phân loại phông lu trữ theo thứ tự lôgíc Đề cơng phân loại đ ợc thành lập theo đặc trng ngành hoạt động xà hội Những phông thuộc ngành hoạt động đợc xếp giới thiệu vào đề mục sách - Đối với phông Ltrữ có vị trí quan trọng, nội dung tài liệu có tính chất tổng hợp thờng đợc xếp & giới thiệu lên đầu sách Nguyễn Lệ Nhu - Giíi thiƯu néi dung tµi liƯu phông lu trữ cụ thể: cần giới thiệu tên phông; số phông; tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông & lịch sử phông, nêu rõ thời gian thành lập giải thể đơn vị hình thành phông; chức nhiệm vụ chủ yếu, quyền hạn; khối lợng tài liệu có phông Nguyn L Nhu - Trình bày công cụ tra cứu bổ trợ sách + Li nói đầu: nêu mục đích, ý nghĩa cun sách, kết cấu phần + Mục lục tên phông lu trữ đợc giới thiệu + Mục lục kiện lịch sử mà tài liệu phản ánh + Mục lục nhân vật chủ yếu đợc nói ®Õn cn sách + Mơc lơc cn s¸ch Nguyễn Lệ Nhu Ví dụ: • Sách giới thiệu phơng TTLTQGI • Sách giới thiệu phơng TTLTQGII Nguyn L Nhu * Kết luận ã Ngoài ba công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ; thẻ; sách dẫn nội dung tài liệu kho lu trữ công cụ tra cứu chủ yếu v phổ biến nờu trờn, trung tâm lu trữ Quốc gia, phòng (kho) Lu trữ quan thành lập thêm số loại công cụ tra cứu khác nh: Bản sơ yếu tài liệu lu trữ; xây dựng sở liệu thông tin nội dung tài liƯu lu tr÷, … Nguyễn Lệ Nhu Bài tập thực hành Lấy 10 ví dụ minh họa để đăng ký vào cột MLHS ? Nghiên cứu tài liệu phòng (kho) lưu trữ quan anh (chị) xem lập Bộ thẻ lưu trữ nào? Ví dụ minh họa? Nguyễn Lệ Nhu ... trị , trị - xà hội Lao động - xà hội giáo dục văn hoá - thông tin thể dục thể thao y tế Bảo hiểm qui hoạch - kế hoạch - ®Çu t Nguyễn Lệ Nhu 23 24 25 26 27 28 29 30 31 thống kê dân số - Kế hoạch... kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Nguyễn Lệ Nhu Yêu cầu cơng cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu xác nội dung tài liệu lưu trữ. .. dụng Yêu cầu công cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhu 1.Khái niệm • Cơng cụ tra tìm TLLT phương tiện tra tìm TL thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Nguyễn Lệ Nhu Ý nghĩa, tác dụng • Để giới