Chương 5. Chỉnh lý tài liệu - Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 ph/án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý.
Chương V CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TS Nguyễn Lệ Nhung TS Nguyễn Lệ Nhun CHỈNH LÝ TÀI LIỆU I Kh/niệm, m/đích, y/cầu ng/tắc ch/lý TL IV Kết thúc chỉnh lý II Chuẩn bị chỉnh lý III Thực chỉnh lý TS Nguyễn Lệ Nhun I Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc công tác chỉnh lý TL Khái niệm Mục đích Yêu cầu Nguyên tắc TS Nguyễn Lệ Nhun Khái niệm • Chỉnh lý tài liệu việc tổ chức lại TL phơng theo ph/án phân loại khoa học, tiến hành: - chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; - XĐGTTL; - hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu - Xây dựng công cụ tra cứu phông khối TL đưa chỉnh lý TS Nguyễn Lệ Nhun 2.• Mục đích Tổ chức xếp lại TL cách khoa học • Tạo điều kiện thuận lợi cho c/tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL • Loại TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm kho tàng trang thiết bị bảo quản TL TS Nguyễn Lệ Nhun Yêu cầu (Đ10-NĐ 111/2004/NĐ- • TL phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo mối liên hệ tự nhiên TL) • Đối với LTHH: xác định THBQ cho HS, TL • Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV TL hết giá trị cần loại để tiêu huỷ • Hệ thống hố HS, TL • Lập MLHS tài liệu • Lập danh mục TL hết giá trị, loại để tiêu huỷ TS Nguyễn Lệ Nhun Khơng phân 4.• Ngun tắc tán phơng, phải ch/lý TL theo phơng • Tài liệu p/loại, lập HS phải đảm bảo hình thành tự nhiên TL • Tài liệu sau ch/lý phải phản ánh h/động CQ, TC; phải phản ánh mối liên hệ logíc lịch sử TL TS Nguyễn Lệ Nhun Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành theo CV số 283 ngày 19/5/2004 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Chuẩn bị chỉnh lý Thực chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý 1.Giao nhận tài liệu 1.Phân loại tài liệu 1.Kiểm tra kết chỉnh lý 2.Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý 2.Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ 2.Bàn giao TL, vận chuyển TL vào kho xếp lên giá 3.Khảo sát tài liệu 3.Biên mục phiếu tin 3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý 4.Thu thập bổ sung tài liệu Hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản) 4.Hồn chỉnh hồ sơ phông 5.Biên soạn VB hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý 5.Biên mục hồ sơ Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu 7.Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy TL loại 8.Đánh số h.sơ thức vào bìa, vào cặp hộp, viết dán nhãn hộp Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ TL TS Nguyễn Lệ Nhun II Các công việc chuẩn bị chỉnh lý Giao nhận tài liệu Vệ sinh sơ vận chuyển TL địa điểm ch/lý Khảo sát tài liệu Thu thập, bổ sung TL Biên soạn VB h/dẫn ch/lý lập KH chỉnh lý TS Nguyễn Lệ Nhun Giao nhận tài liệu Nội dung: Quá trình xuất TL khỏi kho để ch/lý phải thực việc giao nhận TL Việc giao nhận TL phải lập thành b/bản Mục đích việc lập b/bản giao nhận TL: - Quản lý chặt chẽ khối TL xuất khỏi kho - Để truy cứu trách nhiệm cho bên liên quan có cố TL TS Nguyễn Lệ Nhun IV Kết thúc chỉnh lý Kiểm tra kết chỉnh lý Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Hồn chỉnh hồ sơ phơng TS Nguyễn Lệ Nhun Kiểm tra kết chỉnh lý • Cơ sở để kiểm tra • Nội dung kiểm tra TS Nguyễn Lệ Nhun Cơ đích, sở (căn cứ) để kiểm tra • * Mục yêu cầu đợt chỉnh lý • Các văn hướng dẫn chỉnh lý • Báo cáo kết khảo sát tài liệu • Hợp đồng chỉnh lý tài liệu • Biên giao nhận tài liệu • Kế hoạch chỉnh lý => Việc kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý cần lập biên TS Nguyễn Lệ Nhun * Nội dung kiểm tra • Kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý (hồ sơ đạt yêu cầu chưa, việc xác định giá trị tài liệu chưa ) • Kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu ) • Kiểm tra cơng cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, thẻ LT ) TS Nguyễn Lệ Nhun Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá *Bàn giao TL • Những TL giữ lại để bảo quản => bàn giao kèm theo MLHS • Những TL loại để tiêu hủy => bàn giao kèm theo danh mục TL loại • => Việc giao nhận TL sở biên giao nhận lập từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý • Vận chuyển TL vào kho xếp lên giá - Sắp xếp lên giá theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ xuống TS Nguyễn Lệ Nhun Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý • Kết làm • Nhận xét, đánh giá TS Nguyễn Lệ Nhun a Kết làm • Số lượng chất lượng tài liệu trước chỉnh lý (Căn vào BC Khảo sát) • Số lượng chất lượng tài liệu sau chỉnh lý - Số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: - Số hồ sơ bảo quản lâu dài: - Số hồ sơ bảo quản tạm thời: - Số tài liệu loại để tiêu hủy: - Số tài liệu chuyển phông khác: TS Nguyễn Lệ Nhun b Nhận xét, đánh giá • • • • Tiến độ thực so với kế hoạch đề Ưu điểm Tồn Bài học kinh nghiệm TS Nguyễn Lệ Nhun Hoàn chỉnh hồ sơ phơng • Hồ sơ phơng bao gồm: - Biên - Báo cáo kết khảo sát TL - Lsđvhtp lsp - Bản hướng dẫn p/loại TL; lập hồ sơ; XĐGTTL - Kế hoạch chỉnh lý - Các cơng cụ tra tìm: MLHS; thẻ; CSDL,… - Bản thống kê TL loại hủy (kèm theo thuyết minh) - Báo cáo tổng kết chỉnh lý, TS Nguyễn Lệ Nhun BÀI TẬP THỰC HÀNH Hãy biên mục hồn chỉnh hồ sơ phơng lưu trữ quan anh (chị): - Đăng ký Mục lục văn bản; - Viết chứng từ kết thúc; - Biên mục bìa TS Nguyễn Lệ Nhun CÂU HỎI ƠN TẬP Khái niệm, yêu cầu nguyên tắc chỉnh lý tài liệu? Trình bày bước chuẩn bị chỉnh lý tài liệu? Trình bày bước tiến hành chỉnh lý tài liệu? Trình bày cách thức nội dung biên soạn văn hướng dẫn nghiệp vụ? Những nội dung kiểm tra kết chỉnh lý? Nội dung kết cấu báo cáo tổng kết chỉnh lý? Nhiệm vụ người cán lưu trữ việc chỉnh lý tài liệu quan? TS Nguyễn Lệ Nhun HÀNH I THỰC Vận dụng lý thuyết vào thực tế Lập kế hoạch chỉnh lý; Thực hành biên soạn: - Biên soạn lsđvhtp lsp - Hướng dẫn phân loại lập hồ sơ; - Hướng dẫn XĐGTTL Thực hành làm MHS (theo văn hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Thực hành viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Thực hành biên soạn phiếu tin TS Nguyễn Lệ Nhun THỰC HÀNH • II Phần xử lý tình • Cách thức xây dựng kế hoạch chỉnh lý thuyết minh kế hoạch trước lãnh đạo quan, có phần xin kinh phí • Dự kiến tình phát sinh trình chỉnh lý đề xuất phương án giải quyết: • - Trong việc xây dựng kế hoạch với việc thực kế hoạch chỉnh lý; • - Trong việc biên soạn văn hướng dẫn nghiệp vụ có phần khơng phù hợp với thực tế tài liệu; TS Nguyễn Lệ Nhun THỰC HÀNH II Phần xử lý tình Dự kiến tình phát sinh - Trong việc phát sinh tài liệu có giá trị khơng thuộc phơng chỉnh lý; - Trong việc ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu trái ngược nhau; - Trong việc xảy cố mát tài liệu trang thiết bị qúa trình chỉnh lý… Xử lý tình kết luận đoàn tra: đợt chỉnh lý chưa đạt yêu cầu mục đích đề TS Nguyễn Lệ Nhun TS Nguyễn Lệ Nhun ... TS Nguyễn Lệ Nhun KHO LƯU TRỮ PHÔNG LƯU TRỮ Mẫu nhãn cặp (hộp) 15x17cm 19 85 - 20 05 CẶP SỐ:…… Từ hồ sơ số:………… Đến hồ sơ số………… TS Nguyễn Lệ Nhun Xây dựng công cụ quản lý tra tìm HS,TL (sẽ học chương. .. hướng dẫn chi tiết - Phương pháp tập hợp văn - Cách xếp VB hồ sơ - Cách đánh số tờ - Cách biên mục bên (Mục lục văn bản) - Cách biên mục bên ngồi (Ngồi bìa HS) TS Nguyễn Lệ Nhun 5. 3 Biên soạn h/dẫn... gian TS Nguyễn Lệ Nhun * Lưu ý: - TL không nên phân chia theo Năm từ đầu > xé lẻ hồ sơ kéo dài nhiều năm - Việc phân chia TL nhiều hay bước phụ thuộc vào số lượng nội dung TL TS Nguyễn Lệ Nhun