Chương 1: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác, ...
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Giảng viên: TS Nguyễn Lệ Nhung ĐT 0912581997 TS Nguyễn Lệ Nhung CHƯƠNG I: TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC I Khái niệm ý nghĩa tài liệu lưu trữ II Lưu trữ học mối quan hệ với khoa học khác III Cơng tác lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung I Khái niệm ý nghĩa tài liệu lưu trữ Khái niệm Đặc điểm Các loại tài liệu lưu trữ Nguyên tắc quản lý TLLT quốc gia Ý nghĩa, tác dụng TLLT TS Nguyễn Lệ Nhung Khái niệm Tài liệu lưu trữ gốc, (hoặc hợp pháp) tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, tồn xã hội TS Nguyễn Lệ Nhung Đặc điểm • Nội dung tài liệu chứa đựng thông tin khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức cá nhân • Có tính xác cao, thơng tin cấp I • Do Nhà nước thống quản lý, Nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật TS Nguyễn Lệ Nhung Các loại hình tài liệu lưu trữ • • • • • Tài liệu lưu trữ hành Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Tài liệu lưu trữ văn học nghệ thuật Tài liệu lưu trữ điện tử TS Nguyễn Lệ Nhung Tài liệu hành TS Nguyễn Lệ Nhung • Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, thời Phong kiến tài liệu hành loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… ngày tài liệu hành hệ thống văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung Tài liệu khoa học kỹ thuật TS Nguyễn Lệ Nhung • Tài liệu khoa học - kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ… • Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; vẽ tổng thể cơng trình, vẽ chi tiết cơng trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ, trắc địa… TS Nguyễn Lệ Nhung 10 Lưu trữ học có mối quan hệ mật thiết với sử liệu học • Đối tượng nghiên cứu lưu trữ học tài liệu lưu trữ - nguồn sử liệu đáng tin cậy Sử liệu học nghiên cứu sử liệu để dựng lại kiện lịch sử Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu trực tiếp có tính xác cao để dựng lại kiện lịch sử Giá trị tài liệu lưu trữ xác định dựa vào độ chân thực tài liệu so với kiện, tượng lịch sử Sử liệu học xác định độ chân thực tài liệu Sử liệu học cung cấp phương pháp phân tích sử liệu để giải đắn vấn đề đặt xác định giá trị tài liệu Như lưu trữ học sử liệu học có mối quan hệ logic mật thiết việc xác định độ xác độ chân thực tài liệu lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung 41 Lưu trữ học liên quan chặt chẽ với văn học • Văn học ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, phương pháp tạo lập văn kiện, nguyên tắc chu chuyển, truyền đạt sử dụng văn loại hình tài liệu lưu trữ Như vậy, văn học cung cấp cho lưu trữ học thông tin phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu xác định giá trị tài liệu TS Nguyễn Lệ Nhung 42 Lưu trữ học cịn có quan hệ chặt chẽ với thơng tin học • Vì lưu trữ học nghiên cứu phương pháp để lựa chọn bảo quản tài liệu chứa đựng thơng tin q khứ có giá trị cao tổ chức việc khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu xã hội TS Nguyễn Lệ Nhung 43 III Công tác lưu trữ Khái niệm Nhiệm vụ Mục đích, ý nghĩa Nội dung Tính chất TS Nguyễn Lệ Nhung 44 Khái niệm • Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý NN bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức KH tài liệu, bảo quản TLLT, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phục vụ công tác quản lý, NCKH nhu cầu đáng cơng dân • Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT để phục vụ XH TS Nguyễn Lệ Nhung 45 Nhiệm vụ Công tác lưu trữ bao gồm vấn đề bản: • Thực nhiệm vụ quản lý NN lưu trữ • Thực khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT • Nghiên cứu khoa học lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung 46 Mục đích, ý nghĩa cơng tác lưu trữ • Mục đích cuối cơng tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội, quốc gia người thông qua việc khai thác thơng tin q khứ có tài liệu lưu trữ • Trước hết, cơng tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán q trình thực cơng việc TS Nguyễn Lệ Nhung 47 Mục đích, ý nghĩa cơng tác lưu trữ (tiếp theo) • Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển quốc gia, quan, tổ chức Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh TS Nguyễn Lệ Nhung 48 • Tóm lại, cơng tác lưu trữ ngành, lĩnh vực tổ chức, triển khai quốc gia quan, tổ chức Một nhiệm vụ cán lưu trữ phải lưu trữ khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý người lãnh đạo Vì vậy, cán lưu trữ cần nắm vững vấn đề cơng tác lưu trữ để làm tốt nghiệp vụ chuyên môn TS Nguyễn Lệ Nhung 49 Nội dung (Chương III - PLLTQG 2001) 4.1 Hoạt động quản lý 4.2 Hoạt động nghiệp vụ TS Nguyễn Lệ Nhung 50 4.1 Hoạt động quản lý • Xây dựng đạo việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ • Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn QPPL lưu trữ • Quản lý thống TLLT Quốc gia • Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ • Tổ chức đạo việc NCKH ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ • Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức VT-LT, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ • Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ • Hợp tác quốc tế lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung 51 4.2 Hoạt động nghiệp vụ • • • • • • Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liu Chnh lý ti liu Thống kê, công cụ tra t×m TLLT Bảo quản, bảo vệ TLLT Tổ chức sử dụng TLLT TS Nguyễn Lệ Nhung 52 CÂU HỎI ÔN TẬP Khái niệm đặc điểm tài liệu lưu trữ? Khái niệm công tác lưu trữ? Nhiệm vụ công tác lưu trữ? Nội dung tính chất cơng tác lưu trữ? Mục đích, ý nghĩa cơng tác lưu trữ? TS Nguyễn Lệ Nhung 53 Câu hỏi ôn tập Khái niệm quản lý nhà nước lưu trữ? Nội dung quản lý nhà nước lưu trữ? Trách nhiệm quản lý nhà nước lưu trữ bộ, ngành, UBND cấp quan, tổ chức? TS Nguyễn Lệ Nhung 54 THỰC HÀNH Thảo luận vấn đề liên quan đến khái niệm tài liệu lưu trữ: - Phân biệt khác tài liệu lưu trữ loại tài liệu khác - Phân tích đặc điểm tài liệu lưu trữ - Phân biệt loại tài liệu lưu trữ Thảo luận làm tập về: Tính chất mật cơng tác lưu trữ mục đích, ý nghĩa công tác lưu trữ Thảo luận vấn đề liên quan đến tổ chức phận làm cơng tác lưu trữ bố trí nhân làm công tác lưu trữ quan TS Nguyễn Lệ Nhung 55 ... cán lưu trữ cần nắm vững vấn đề công tác lưu trữ để làm tốt nghiệp vụ chun mơn TS Nguyễn Lệ Nhung 49 Nội dung (Chương III - PLLTQG 20 01) 4 .1 Hoạt động quản lý 4.2 Hoạt động nghiệp vụ TS Nguyễn Lệ. ..CHƯƠNG I: TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC I Khái niệm ý nghĩa tài liệu lưu trữ II Lưu trữ học mối quan hệ với khoa học khác III Công tác lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung... TS Nguyễn Lệ Nhung Các loại hình tài liệu lưu trữ • • • • • Tài liệu lưu trữ hành Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Tài liệu lưu trữ văn học nghệ thuật Tài liệu lưu