Giáo trình mô đun Nghiệp vụ lưu trữ 2 (Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu có cấu trúc gồm 3 bài học. Bài 1: Thống kê và kiểu tra trong lưu trữ; Bài 2: Bảo quản tài liệu lưu trữ; Bài 3: Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình tại đây.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 Bài THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ I THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ Khái niệm, mục đích, yêu cầu nguyên tắc thống kê lưu trữ 1.1 Khái niệm Thống kê lưu trữ vận dụng phương pháp công cụ để xác định xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ theo đơn vị thống kê quy định thể loại sổ sách thống kê Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm số lượng tài liệu có, thành phần chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ theo phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu bảo đảm khả tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể kho lưu trữ Trên sở số liệu thống kê quan lưu trữ báo cáo, quan quản lý lưu trữ cấp có sở để xây dựng quy hoạch kế hoạch phát triển công tác lưu trữ phạm vi địa phương, ngành phạm vi nước 1.2 Mục đích, ý nghĩa Công tác thống kê giúp quan, tổ chức nắm tình hình chung số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý tài liệu; kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tình hình khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ để từ quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản hợp lý, tu bổ, phục chế tài liệu thời gian tới Thống kê lưu trữ giúp quan, tổ chức nắm số lượng, trình độ, tuổi tác cán làm cơng tác lưu trữ quan, để xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng cán kịp thời, hợp lý Những số liệu thống kê lưu trữ giúp quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Thống kê lưu trữ làm tốt giúp cho công tác quản lý, kiểm tra, bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi 1.3 Yêu cầu Cung cấp số liệu xác làm cho trình lập kế hoạch người quản lý báo cáo thực kế hoạch người thực Vì vậy, thống kê cần đảm bảo xác đến chi tiết Các số liệu báo cáo phải phản ánh xác số liệu thực tế Thống kê lưu trữ nhằm phục vụ công tác kiểm tra phát thiếu sót cần bổ sung kịp thời nên cần thực cách kịp thời Người làm công tác thống kê phải đảm bảo tính trung thực, khách quan 1.4 Nguyên tắc Công tác thống kê lưu trữ cần đảm bảo hai nguyên tắc sau: - Đảm bảo ngun tắc thống tồn Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam: Đây nguyên tắc xuyên suốt công tác lưu trữ Việc thống kê lưu trữ thực đạo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phạm vi tồn quốc, cần thực thống từ trung ương đến địa phương Nguyên tắc thể thống loại hình cơng cụ thống kê, đơn vị thống kê, chế độ thống kê thông tin thống kê, loại hình tài liệu cần thống kê Đồng thời thống thể biểu mẫu thống kê, thủ tục thống kê phương pháp thống kê Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thơng tin để thực cơng tác thống kê địi hỏi phải có thống thơng tin, CSDL đầu vào, đầu công tác quản lý quan lưu trữ, kho lưu trữ Vì cần có thống phần mềm ứng dụng công tác lưu trữ Thống kê cần thống mẫu báo cáo công tác thống kê Điều tạo điều kiện thuận lợi cho quan quản lý làm công tác tổng hợp xây dựng kế hoạch tổng thể cho toàn ngành - Đảm bảo nguyên tắc thống công tác thống kê công tác bảo quản Tài liệu lưu trữ kho xếp theo hệ thống công cụ bảo quản định như: giá, tủ, cặp, hộp… bảo quản hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ Vì vậy, công tác thống kê cần thực dựa vào hệ thống công cụ bảo quản kho lưu trữ Đây nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu khách quan việc bảo quản tài liệu, đảm bảo thực nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu Để đảm bảo nguyên tắc này, công tác thống kê cần xây dựng phù hợp với khâu hệ thống công cụ, trang thiết bị bảo quản tài liệu Điều giúp ta cố định vị trí tài liệu kho, khơng xảy xáo trộn công tác thống kê phục vụ tra tìm tài liệu Nội dung phương pháp thống kê lưu trữ 2.1 Đối tượng thống kê lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ: Đối với việc thống kê tài liệu lưu trữ cần thống kê chi tiết như: Số lượng tài liệu; nội dung tài liệu; thành phần tài liệu; tình trạng vật lý tài liệu; số cặp, hộp tài liệu; số hồ sơ, đơn vị bảo quản Có thể thống kê theo loại hình tài liệu: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử Có thể thống kê tình trạng vật lý tài liệu: Cũ, mới, rách, nát, nhoè, ố… - Thống kê sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ: + Kho bảo quản tài liệu: Diện tích kho chuyên dụng: Là diện tích m2 sàn xây dựng để bảo quản tài liệu theo quy định thông số kỹ thuật Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành + Diện tích kho khơng chun dụng: Là diện tích m2 sàn bố trí xây dựng dùng để bảo quản tài liệu không theo quy định thông số kỹ thuật Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước + Diện tích kho tạm: Bao gồm diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang cầu thang… dùng để bảo quản tài liệu - Thống kê phương tiện bảo quản tài liệu: Số lượng chất lượng trang thiết bị bảo quản kho như: giá, tủ, hộp, cặp, máy điều hịa, máy hút bụi, quạt thơng gió, máy đo nhiệt độ, độ ẩm… - Thống kê công cụ tra cứu khoa học tài liệu: Giới thiệu thẻ tra tìm tài liệu; Mục lục hồ sơ; phiếu tin… giới thiệu thông tin tài liệu - Thống kê tình hình cán bộ: số lượng, trình độ, giới tính… 2.2 Các đơn vị thống kê Trong quan, phịng, kho lưu trữ có đơn vị thống kê riêng phục thuộc vào mục đích, yêu cầu đợt thống kê cụ thể mà định chọn đơn vị thống kê hợp lý Đối với phòng, kho, trung tâm lưu trữ mà tài liệu chỉnh lý đơn vị thống kê phổ biến Phông lưu trữ Trong phông lưu trữ đơn vị thống kê hồ sơ, đơn vị bảo quản Đối với phông tài liệu chưa chỉnh lý đơn vị thống kê mét giá, cặp, hộp tài liệu Người ta dùng thước đo tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa cho vào cặp, hộp đếm số lượng cặp, hộp tài liệu đóng cặp, hộp Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật thống kê theo hộp, cặp đựng tài liệu, cuộn tài liệu tài liệu cơng trình, số lượng loại tài liệu cụ thể: hồ sơ, vẽ, vẽ… Đối với tài liệu nghe nhìn thống kê cuộn phim âm bản, thước phim thời lượng phim Cũng thống kê tài liệu nghe nhìn theo hộp đựng phim âm bản… Đối với tài liệu điện tử thống kê file liệu đơn vị đo byte, bít… Việc thống kê tài liệu chun mơn thường có khó khăn định phụ thuộc vào trình độ cán làm cơng tác thống kê lĩnh vực tài liệu Việc thống kê đảm bảo phù hợp với loại tài liệu Chúng ta khơng thể sử dụng loại hình thống kê tài liệu để áp dụng thống kê loại hình tài liệu khác Đối với tài liệu quý, đơn vị thống kê cần phải rõ đến tài liệu cụ thể 2.3 Phương pháp thống kê 2.3.1 Sổ nhập tài liệu lưu trữ Sổ nhập tài liệu lưu trữ sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào phịng, kho lưu trữ, ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 Cục Lưu trữ Nhà nước Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo quy định sau: - Tài liệu lưu trữ phải thống kê vào sổ nhập tài liệu nhập vào kho lưu trữ - Mỗi lần nhập đánh số thứ tự, khơng kể số tài liệu nhiều hay - Những tài liệu nhập vào kho lưu trữ trước lập sổ tập hợp, thống kê vào sổ để lưu trữ nắm thực tế tài liệu nhập vào kho lưu trữ Tác dụng Sổ nhập TLLT - Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho lưu trữ theo dõi để nắm đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ, phơng tài liệu có kho lưu trữ, tình trạng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ - Các số liệu thống kê sổ nhập giúp cho lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp kho lưu trữ xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp Cấu tạo Sổ nhập TLLT - Bìa: Được lập khổ giấy A4 (210mm x 297mm) SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:………… Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: Ba dòng sổ nhập dùng để ghi đầy đủ tên quan theo thứ tự từ quan chủ quản cao đến quan trực tiếp quản lý kho tài liệu Số: Ghi số thứ tự sổ nhập tài liệu chữ số Ả Rập Nếu số nhập lần ghi số 01 Bắt đầu ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm bắt đầu nhập tài liệu đăng ký vào sổ Kết thúc ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm cuối việc nhập tài liệu đăng ký vào sổ Phần nội dung thống kê sổ nhập TLLT: Gồm 10 cột lập khổ giấy A3 (297mm x 420mm) ST T Ngày Số, ký Tên Tên tháng hiệu, ngày quan phông năm tháng năm (cá (sưu nhập biên nhân) tập/bộ tài liệu giao nộp tài nộp tài tài liệu liệu) liệu Số phôn g Thời gian tài liệu Số lượn g Đặc điểm tình hình tài liệu Ghi 10 Cách ghi sổ nhập TLLT: Cột 1: Ghi số thứ tự lần nhập chữ số Ả Rập Mỗi lần nhập tài liệu ghi số thứ tự khơng kể lần nhập nhiều hay tài liệu, số 01 Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu Cột 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm biên giao nộp tài liệu Cột 4: Ghi tên quan cá nhân nộp tài liệu Cột 5: Ghi tên phơng có tài liệu giao nộp Đối với lưu trữ quan cột thay “Đơn vị có tài liệu” Cột 6: Ghi số phông đăng ký danh sách phông Cột 7: Nhập tài liệu năm ghi rõ năm (thời gian tài liệu) Cột 8: Nếu tài liệu chỉnh lý ghi số lượng đơn vị bảo quản Nếu tài liệu chưa chỉnh lý tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị giao nộp cụ thể (mét giá cặp ba dây) Cột 9: Ghi tóm tắt đặc điểm tài liệu (tình trạng vật lý tài liệu, chất lượng tài liệu, đặc điểm xếp bên khối tài liệu giao nộp ) Cột 10: Ghi điều cần thiết như: ngôn ngữ, phương tiện mang tin kèm theo tài liệu + Cuối sổ nhập tài liệu cần tổng hợp các số liệu đăng ký vào sổ như: Tổng số lần nhập; Tổng số phông; Tổng số tài liệu tính theo loại hình tài liệu; Ký tên, đóng dấu quan 2.3.2 Sổ xuất tài liệu lưu trữ Sổ xuất tài liệu lưu trữ sổ dùng để thống kê việc xuất tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích như: cho mượn sử dụng, đưa tài liệu chỉnh lý, phục chế, tu bổ chụp… Sổ xuất tài liệu lưu trữ: Giúp cho quan quản lý lưu trữ nắm biến động tài liệu kho lưu trữ để quản lý chặt chẽ, theo dõi để thu tài liệu hết thời hạn cho mượn mà cá nhân, đơn vị chưa trả giúp phận lưu trữ có kế hoạch bổ sung nhằm hồn chỉnh phông lưu trữ Cấu tạo Sổ xuất tài liệu lưu trữ: + Trang bìa SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:………… Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: + Trang nội dung: STT Ngày xuất Căn xuất Xuất Tên đâu, số mục phơng đích, xuất Số mục lục Số hồ Số Người sơ lượng nhận Ghi Cách đăng ký tài liệu vào sổ xuất tài liệu lưu trữ: Mỗi lần xuất tài liệu dù đơn vị bảo quản hay tài liệu phải ghi rõ tên, số ngày tháng văn làm xuất Tài liệu đăng ký vào sổ xuất theo thứ tự lần xuất Xuất tài liệu tạm thời khỏi kho phải lấy chữ ký người nhận tài liệu Khi xuất tài liệu phải làm phiếu thay đặt vào vị trí tài liệu giá, tủ Khi tài liệu trả phải huỷ phiếu đánh dấu Trong phiếu thay ghi rõ số đơn vị bảo quản, số mục lục số phông đơn vị bảo quản cho mượn, ngày tháng xuất cho mượn thời gian trả lại 2.3.3 Sổ đăng ký phông lưu trữ Sổ đăng ký phông lưu trữ dùng để thống kê số lượng phông lưu trữ/các sưu tập lưu trữ thông tin khác liên quan tới phông lưu trữ giao nộp vào kho lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tình hình phơng lưu trữ kho Số phông Ngày tháng nhập lần đầu Tên phơng Thời gian đơn vị hình thành phơng Ghi Cột 1: dùng để thống kê tồn phơng có lưu trữ Mỗi phơng ghi lần theo lần nhập phơng vào kho lưu trữ Cột 2: ghi ngày tháng lần nhập phông vào kho lưu trữ Cột 3: ghi tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Nếu tên thay đổi nhiều lần ghi tên cuối Cột 4: phơng đóng ghi thời gian bắt đầu kết thúc Nếu phơng mở ghi thời gian bắt đầu hoạt động Cột 5: dùng để ghi thay đổi địa điểm bảo quản phông phông chuyển hẳn sang Lưu trữ khác Ghi thay đổi số lượng tài liệu chuyển 2.3.4 Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ lưư trữ công cụ tra cứu lưu trữ, dùng để thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hoá phản ánh thành phần, nội dung hồ sơ phông lưu trữ Mẫu mục lục hồ sơ ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Mục lục hồ sơ có tác dụng giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu phông, cố định trật tự hệ thống hố hồ sơ phơng, xác định vị trí đơn vị bảo quản phơng Các phịng, kho lưu trữ sử dụng mục lục hồ sơ làm cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu sử dụng Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý Cấu tạo mục lục hồ sơ gồm có: Tờ bìa, tờ nhan đề; tờ mục lục; lời nói đầu;bảng chữ viết tắt; bảng kê hồ sơ; bảng dẫn; phần kết thúc * Tờ bìa: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG:…………………… …………………… …………………… Từ năm …… đến năm…… - Tên quan hay tổ chức lưu trữ: Ghi tên quan - Tên phông lưu trữ: Ghi tên gọi thức đơn vị hình thành phơng - Từ năm … đến năm: Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ có mục lục hồ sơ * Tờ nhan đề: Cách ghi tờ nhan đề: - Tên quan hay tổ chức lưu trữ: ghi Bìa - Tên phơng lưu trữ; ghi Bìa - Từ hồ sơ số … đến hồ sơ số: Ghi số số hồ sơ cuối “Mục lục” - Phông số: Viết số thứ tự phông cố định theo danh sách phông kho lưu trữ - Mục lục số (quyển số): Ghi số thứ tự Mục lục hồ sơ phông - Số trang: ghi số lượng trang “Mục lục hồ sơ” - Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản Mục lục hồ sơ Thời hạn bảo quản Mục lục hồ sơ thường vĩnh viễn TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG:…………………… …………………… …………………… Từ hồ sơ ……… đến hồ sơ…… * Tờ mục lục (của mục lục hồ sơ): Tờ mục lục bảng liệt kê phần, chương, mục nội dung "Mục lục hồ sơ " tương ứng với phần, chương, mục, số thứ tự trang đánh số thứ tự để tra tìm Phơng thuận tiện số: Thời hạn bảo quản: * Lời nói đầu: Mục lục số (quyển số): Số trang: Lời nói đầu mục lục hồ sơ giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ phông dễ dàng Đối với phơng lưu trữ có đơn vị tổ chức, thành phần khối lượng tài liệu phức tạp, phần lớn lời nói đầu phải giới thiệu khái quát thay đổi đơn vị tổ chức phơng diễn biến phức tạp tình hình tài liệu Nội dung "Lời nói đầu" gồm có yếu tố thông tin sau: - "Lịch sử đơn vị hình thành phơng": Nêu tóm tắt về: + Điều kiện lịch sử nguyên nhân đời; + Ngày, tháng, năm thành lập, thay đổi giải thể đơn vị hình thành phơng; + Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đơn vị hình thành phơng; + Vị trí đơn vị hình thành phơng hệ thống tổ chức Nhà nước Mối quan hệ với quan cấp trên, cấp cấp; + Phạm vi hoạt động đơn vị hình thành phơng; Bước 4: Phơi khô thu gom tài liệu; Bước 5: Ép phẳng tài liệu xén mép cách tài liệu mm Với số quy trình khác có bước tương tự tính chất vật lý tài liệu nên thay đổi quy trình tu bổ vẽ kỹ thuật in ánh sáng giấy troky bước phải xem viền mép mặt lại tài liệu giấy dó rộng 1,5 cm (1cm dán đè lên mép tài liệu; 0,5 cm để chờm phía ngồi); Tu bổ tài liệu xong tiến hành làm bao bảo vệ tài liệu bảo quản tài liệu tủ chuyên dùng Đối với tài liệu tu bổ, việc bảo quản tài liệu vô quan trọng, để tránh bị hư hỏng trở lại ta phải đảm bảo hợp lý yếu tố: nóng ẩm, ánh sáng, dao động độ ẩm nhiệt độ, acid, côn trùng loại gặm nhấm, nấm mốc, bụi đặc biệt người… Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn cho tài liệu, ngồi cơng tác bảo quản, khai thác, sử dụng cần ý số nguyên tắc sau: Sử dụng găng tay tiếp xúc tài liệu nguyên gốc; hỏi ý kiến chuyên gia tài liệu hư hỏng nặng giịn; khơng nên chép tài liệu khổ A3, sách đồ… Bài TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.Khái niệm Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học lợi ích đáng cơng dân Mục đích Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho nhu cầu xã hội, phục vụ quan Đảng Nhà nước, tổ chức xã hội, nhà nghiên cứu công dân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến thông tin khứ thành tư liệu bổ ích phục vụ cho nhu cầu khác đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiệp cơng nghiệp hố, đại hoá đất nước; xây dựng văn hoá tiên tiến đậm đà sắc dân tộc Ý nghĩa Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức tiền cho Nhà nước nhân dân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội lưu trữ Thơng qua hình thức phong phú sử dụng tài liệu lưu trữ quan Đảng, Nhà nước công dân thấy vị trí tầm quan trọng kho lưu trữ; qua người ý thức trách nhiệm nghĩa vụ việc giữ gìn bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ động lực mạnh mẽ để thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ phong phú, đa dạng bắt buộc công tác nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn, làm tốt Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ, tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán vật chất lẫn tinh thần II CÁC HÌNH THỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc hình thức chủ yếu áp dụng phổ biến lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan Ưu điểm: Người đọc trực tiếp nghiên cứu tài liệu lưu trữ, lúc nghiên cứu nhiều văn cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phịng đọc có điều kiện để phục vụ đơng đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến chủ để nghiên cứu họ Tổ chức tốt phòng đọc, lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mát, hư hỏng tài liệu, góp phần bảo vệ bí mật quốc gia Phịng đọc nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên trực tiếp thu nhận nhiều ý kiến đóng góp khác để cải tiến cơng tác phục vụ độc giả Quy mơ phịng đọc kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ kho lưu trữ phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu kho lưu trữ Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều nội dung q giá, đơng độc giả phịng đọc tổ chức với quy mơ lớn, có đầy đủ thiết bị phương tiện khai thác Trái lại, kho lưu trữ có quy mơ nhỏ, số lượng tài liệu phịng đọc tổ chức đơn giản hơn, nhẹ nhàng Phòng đọc kho lưu trữ phải đặt nơi n tĩnh, thống mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc Nói chung, phịng đọc cần trang bị thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm xác đầy đủ tài liệu theo yêu cầu, rút ngắn thời gian nghiên cứu tài liệu, tăng suất lao động Thiết bị phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu ánh sáng phòng đọc tốt dùng ánh sáng tự nhiên, ánh sáng tự nhiên dùng ánh sáng điện Phịng đọc phải có nhiều cửa thơng thống, quạt trần, phải có điều hồ nhiệt độ Phịng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ thẻ công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu cho độc giả Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-cơ-rơ phim, đĩa CD-ROM phịng đọc phải có máy đọc tài liệu Ngồi thiết bị trên, phịng đọc phải có tư liệu tra cứu bổ trợ Thành phần tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu người sáng lập chủ nghĩa Mác - Lênin, văn kiện quan trọng Đảng Nhà nước công báo nươc Việt Nam dân chủ Cộng hoà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, từ điển số báo tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức kho lưu trữ Để hướng dẫn độc giả thực tốt quy định Nhà nước bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phịng đọc phải có nội quy Nội dung chủ yếu nội quy phòng đọc gồm: - Những thủ tục ban đầu độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc - Những quy định bảo vệ an toàn bảo mật tài liệu lưu trữ - Những quyền lợi nghĩa vụ độc giả Ở lưu trữ quốc gia, nội quy phòng đọc giám đốc ban hành phòng lưu trữ quan, nội quy phòng đọc thủ trưởng quan ban hành Đối tượng phục vụ phịng đọc lưu trữ nói chung rộng rãi, phòng đọc lưu trữ quốc gia tiếp nhận đọc giả từ quan nước, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ Phòng đọc lưu trữ quan chủ yếu phục vụ cán công chức quan Tuy nhiên, phịng đọc phục vụ đối tượng khác quan Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phịng đọc phải có giấy giới thiệu quan trực tiếp quản lý người Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên đề tài nghiên cứu mục đích nghiên cứu tài liệu Nhân dân muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu có chứng nhận quyền địa phương người Các giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu tài liệu độc giả chuyển cho cán phụ trách phòng đọc giải Theo Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, độc giả người nước ngoài, độc giả yêu cầu nghiên cứu tài liệu thuộc phạm vi bí mật quốc gia đơn xin nghiên cứu tài liệu Thủ tướng Chính phủ cho phép Nhưng thực tế nay, việc giải đơn xin nghiên cứu tài liệu người nước Cục trưởng Cục lưu trữ cho phép Mọi độc giả nghiên cứu tài liệu phòng đọc lưu trữ có trách nhiệm kê khai sơ yếu lý lịch để quản lý độc giả làm sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, trung tâm lưu trữ quốc gia Những người vi phạm nội quy phòng đọc tùy thuộc mức độ vi phạm mà chịu hình thức xử lý hành thích ứng Những hình thức xử lý thường áp dụng phòng đọc lưu trữ là: - Độc giả phải bồi thường tài liệu mà người làm hư hỏng, mát Trong trường hợp tài liệu có bản, khơng thể thay tài liệu khác người vi phạm phải chịu trách nhiệm trước pháp luật hậu việc làm tài liệu gây - Tước quyền nghiên cứu tài liệu lưu trữ độc giả lưu trữ thời gian định vĩnh viễn - Những độc giả cố ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiét lộ bí mật quốc gia, vi phạm quy định Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật bị truy tố trước pháp luật Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia, phòng đọc cán lưu trữ có nhiều kinh nghiệm phụ trách phòng, kho lưu trữ nhỏ khơng có cán chun trách mà có cán lưu trữ kiêm nhiệm Người phụ trách phịng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý tồn cơng tác phịng đọc, năm vững thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, giải đáp yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo thiết bị phòng đọc… Cán lưu trữ phụ trách phịng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, cấp thẻ cho độc giả Thẻ đọc phương tiện giao dịch độc giả cán phụ trách phòng đọc, giấy vào quan lưu trữ phương tiện chống kẻ gian giả mạo giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ Thẻ đọc có giá trị sử dụng thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu ghi giấy giới thiệu Sau độc giả hồn thành cơng việc thẻ đọc hết giá trị Nhưng giá trị sử dụng tối đa không năm Mỗi độc giả sử dụng tài liệu phòng đọc lưu trữ lập hồ sơ độc giả Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại quản lý độc giả Nội dung hồ sơ độc giả gồm giấy tờ liên quan đến độc giả thời gian làm việc phòng đọc như: Giấy giới tiệu quan, đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác Hồ sơ độc giả xắp xếp theo vần chữ tên độc giả - Giải đáp câu hỏi độc giả yêu cầu Thông thường loại câu hỏi độc giả nêu là: Hướng dẫn sử dụng loại công cụ tra cứu phòng đọc, giải đáp thành phần nội dung tài liệu có kho lưu trữ có liên quan đến chủ đề nghiên cứu Để giải đáp thỏa đáng câu hỏi đòi hỏi người phụ trách phịng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác, nắm vững thành phần nội dung tài liệu bảo quản kho lưu trữ Đối với câu hỏi nọi dung đơn giản giải đáp chỗ, câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao chuyển cho phịng khai thác tài liệu chuẩn bị giải đáp - Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trang thiết bị phòng đọc Nội dung nhiệm vụ bao gồm: theo yêu cầu độc giả, cán phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu kho lưu trữ giao cho độc giả sử dụng Những tài liệu độc giả nghiên cứu xong nhận trở phịng đọc làm thủ tục trả lại kho lưu trữ Bất kỳ tài liệu độc giả nghiên cứu vào sổ đăng ký kèm theo chữ ký độc giả Đối với tài liệu mà độc giả nghiên cứu phòng đọc người phải đăng ký vào phiếu “u cầu sử dụng tài liệu lưu trữ” Đối với tài liệu độc giả phép mang kho lưu trữ để nghiên cứu người phải đăng ký vào biên “cho mượn tài liệu mang ngồi kho lưu trữ” Hai loại giấy cơng cụ quan trọng để phòng đọc quản lý, theo dõi, kiểm tra tài liệu lưu trữ, để thống kê kết sử dụng tài liệu lưu trữ làm để quy định trách nhiệm bảo vệ an tồn tài liệu cho độc giả Thơng thường, giấy tờ thành lập hình thức: Giấy in sẵn thành phần cố định Hàng ngày, cuối làm việc tài phòng đọc, cán phụ trách phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ ký tên vào chỗ đăng ký tài liệu thu hồi từ độc giả Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ cán phụ trách phịng đọc phải lập biên Biên có chữ ký đương người phụ trách phòng đọc - Cấp phát cho độc giả lục, trích lục tài liệu lưu trữ… Trong trình sử dụng tài liệu lưu trữ, độc giả có nguyện vọng lục trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu thân phải viết đơn yêu cầu Các đơn yêu cầu lục trích lục tài liệu lưu trữ người có thẩm quyền cho phép Việc lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả phòng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ Cán phụ trách phịng đọc kiểm tra lại xác tài liệu lục, trích lục Tất lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ phải có chứng thực giám độc Trung tâm lưu trữ quốc gia Thủ trởng có quan Các lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ phải vào sổ quản lý sử dụng tài liệu phòng đọc Tùy theo đặc điểm phòng đọc lưu trữ cụ thể mà cán phụ trách phịng đọc tăng thêm giảm bớt số công việc định Thông báo tài liệu lưu trữ Thơng báo tài liệu lưu trữ chó quan hữu quan hình thức sử dụng tài liệu mang tính chủ động áp dụng phổ biến lưu trữ quốc gia lưu trữ quan Mục đích cơng việc giới thiệu, thông tin cho quan, người nghiên cứu tài liệu khoa học, lịch sử bảo quản lưu trữ quốc gia lưu trữ quan Thơng qua hình thức người nghiên cứu nắm thành phần nội dung tài liệu kho kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác Căn vào nội dung đặc điểm thông báo tài liệu lưu trữ chia thành ba loại sau: - Bản thông báo tài liệu lưu trữ - Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề - Mục tiêu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề Các thông báo tài liệu lưu trữ phải đạt yêu cầu: Giới thiệu cho người nghiên cứu tài liệu có giá trị phát kho lưu trữ Nội dung tài liệu phục vụ thiết thực nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước, u cầu cơng tác quan Nói cách khác, nội dung thông báo tài liệu phải thể rõ tính thời sự, thơng tin phục vu đắc lực cho nhu cầu xã hội Sau trình bày đặc điểm nội dung loại thông báo tài liệu: a) Bản thông báo tài liệu lưu trữ Bản thông báo tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu tóm tắt tài liệu lưu trữ, phông tài liệu lưu trữ, sưu tập lưu trữ Nội dung thông báo tài liệu lưu trữ bao gồm: Tên gọi tài liệu, tác giả, thời gian địa điểm sản sinh tài liệu, mức độ xác (bản hay sao, dấu, chữ ký…), ngôn ngữ viết tài liệu, phương pháp, vật liệu làm văn Phần chủ yếu thơng báo giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu Phần giới thiệu khái quát toàn nội dung tài liệu, đặc biệt ý giới thệu phần tài liệu Trong phần tài liệu giới thiệu cho người nghiên cứu đoạn văn trích dẫn có giá trị tài liệu, gây quan tâm ý người đọc Ngồi cịn giới thiệu tra tìm tài liệu kho lưu trữ, hình thức để sử dụng tài liệu, thời gian, địa liên hệ, số điện thoại, số Fax Những nội dung chủ yếu thông báo tài liệu phông lưu trữ gồm: tên gọi phông, thời gian bắt đầu kết thúc tài liệu phông, số lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, cặp) Phần giới thiệu nội dung tài liệu phơng hai cách: Đối với phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phơng có chức nhiệm vụ rõ ràng, cấu tổ chức thay đổi nội dung tài liệu giới thiệu theo đơn vị tổ chức sản sinh tài liệu Trái lại, phông lưu trữ mà chức nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng hay thay đổi nội dung tài liệu nên giới thiệu theo chủ đề mà tài liệu phản ánh Khi giới thiệu nội dung tài liệu phải ý tài liệu có giá trị đặc biệt phơng đó, tài liệu phản ánh chức nhiệm vụ hoạt động chủ yếu đơn vị hình thành phông Sau phần nội dung, thông báo tài liệu phải thông báo cho độc giả hình thức sử dụng tài liệu phơng đó, thời gian, địa liên hệ, số điện thoại, số Fax Các thông báo tài liệu lưu trữ nêu cần biên soạn nhanh, giới thiệu kịp thời tài liệu cho người nghiên cứu Tuy nhiên, tác dụng cịn hạn chế, chưa giúp người nghiên cứu sưu tầm, lựa chọn, tập hợp tài liệu lưu trữ, theo chuyên để cụ thể Để giải đáp yêu cầu độc giả, lưu trữ thường biên soạn giới thiệu tài liệu chuyên đề mục lục tài liệu chuyên đề b) Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề Bản giới thiệu dùng để thơng báo tóm tắt cho người nghiên cứu tài liệu bảo quản kho lưu trữ chuyên đề cụ thể, có ý nghĩa thiết thực phục vụ yêu cầu xã hội Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề giới thiệu tài liệu lưu trữ phạm vi lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan số lưu trữ có chức bảo quản tài liệu giống Nội dung chủ yếu giới thiệu tài liệu chuyên đề gồm hai phần: - Tên chun đề trình bày thơng báo - Nội dung tài liệu giới thiệu Khi biên soạn phần cần phân chia nội dung tài liệu sưu tầm thành phần, chuyên mục nhỏ Nói cách khác, để giới thiệu nội dung tài liệu chuyên đề phải vào nội dung tài liệu sưu tầm để thành lập đề cương chuyên đề Sau hoàn thành đề cương chuyên đề tiến hành viết giới thiệu tài liệu Đơn vị để giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu đề mục nhỏ bao gồm văn nhóm văn nộ dung liên quan đến Khi giới thiệu đề mục nhỏ phải trình bày tên loại văn bản, tác giả nội dung chủ yếu văn Trong đề mục nhỏ phát văn có giá trị đặc biệt (văn phát lần đầu tiên, văn nhiều người quan tâm ý, văn có bút tích lãnh tụ…) cần giới thiệu vài nét đặc điểm chủ yếu văn đó, trích dẫn vài đoạn văn quan trọng c) Bản mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề Bản mục lục loại hình thức thơng báo tài liệu, liệt kê tên văn hồ sơ bảo quan phông số phơng chun đề định Hình thức thong báo tài liệu chuyên đề giúp người nghiên cứu tập hợp tài liệu lưu trữ chuyên đề cách nhanh chóng, góp phần rút ngắn thời gian sưu tầm thơng tin, tạo điều kiện sớm hồn thành đề tài nghiên cứu để đưa vào ứng dụng thực tế Bản mục lục tài liệu chuyên đề ưlu trữ quốc gia lưu trữ quan thành lập theo yêu cầu quan hữu quan, sáng kiến chủ động quan lưu trữ Nội dung mục lục tài liệu chuyên đề gồm phần chủ yếu: - Tên gọi chuyên đề viết đầu mục lục tài liệu, trình bày chữ đậm, gây ý cho độc giả - Lời giới thiệu nêu rõ lý biên soạn, mục đích, ý nghĩa đối tượng phục vụ mục lục, phạm vi phông lưu trữ sưu tầm, chọn lọc tài liệu đưa vào mục này, thứ tự xếp mục lục theo trật tự lơgíc, tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu tìm hiểu nội dung vấn đề Thơng thường, tên tài liệu hồ sơ xếp theo đặc trưng: vấn đề, thời gian, ý nghĩa quan trọng tài liệu… Việc xếp phụ thuộc vào nội dung chuyên đề khối lượng tài liệu sưu tầm, lựa chọn nhiều hay Danh mục tài liệu hồ sơ thống kê theo mẫu sau: Ví dụ: Mục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: Phong trào cần vương năm 1885 - 18961 Số Thời gian TT tài liệu Tiêu đề tài liệu hồ sơ 13 ………… ………… 14 15/3/1885 Báo cáo huy tàu La Lione tình hình tàu đến Nha Trang nhân dân bỏ làng rút vào nội địa, nhiều nơi không bán thực phẩm cho tàu 15 11/9/1896 Số lưu trữ F.3 ML.5 HS.823.4 T9 Báo cáo Tôn Thất Bá huy F3 tình hình hoạt động nghĩa ML.5 quân Quảng Nam Yêu cầu đưa Ghi quân Pháp Đà Nẵng Quảng Nam để đánh phá nghĩa quân 27 ………… ………… 28 ………… ………… HS.8234 - Phần cuối mục lục tài liệu chuyên đề rõ hình thức phương pháp nghiên cứu, sử dụng tài liệu chun đề đó, thời gian hồn thành biên soạn địa liên hệ - Đối với mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề bao gồm nhiều tài liệu có nội dung phong phú, cần phải lập dẫn nội dung cần thiết để hướng dẫn độc giả tìm hiểu nhanh chóng Nội dung dẫn gồm: chữ viết tắt, thuật ngữ khó hiểu, tiếng nước ngồi Nội dung cơng việc biên soạn mục lục tài liệu chuyên đề gồm: lựa chọn chuyên đề, lập kế hoạch biên soạn, lập đề cương chuyên đề, sưu tầm lựa chọn tài liệu, trình bày mục lục Việc biên soạn kế hoạch mục lục lập cách cụ thể, xác định rõ người tham gia biên soạn, người chủ trì, u cầu, nội dung biên soạn, thời gian hồn thành, kinh phí phục vụ biên soạn Việc sưu tầm lựa chọn tài liệu cho mục lục công việc nhiều thời gian, thường số cán thực Mỗi tài liệu sưu tầm phải mô tả thẻ Đơn vị mô tả lên thẻ hồ sơ tài liệu Nội dung mô tả lên thẻ gồm: tiêu đề, tác giả, thời gian, số lưu trữ, thích cần thiết Các thẻ phân loại theo đề cương chuyên đề nêu Sau thẻ phân loại xong tiến hành viết mục lục tài liệu Cách viết mục lục tài liệu tốt dựa theo thẻ phân loại nhập vào máy vi tính Bộ thẻ thẻ tra cứu chuyên đề kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ máy để làm sở liệu tìm kiếm tài liệu - Mục lục tài liệu chuyên đề nhân gửi đến quan liên quan, truyền lên mạng máy tính để người sử dụng Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ Bản chứng nhận lau trữ gọi chứng thực lưu trữ văn quan lưu trữ biên soạn chứng thực để xác minh lưu trữ quốc gia lưu trữ quan bảo quản tài liệu lưu trữ liên quan đến vấn đề, việc Ví dụ: GIẤY CHỨNG NHẬN Giám đốc Trung tâm lưu trữ quốc gia III Căn theo hồ sơ lưu trữ bảo quản kho tài liệu trước cách mạng tháng Tám, (phông số 1, hồ sơ số 8.149, tờ số 51), chứng nhận ơng Hồng Văn An tốt nghiệp Trường Trung học làm thư ký tập văn phòng Phủ toàn quyền từ tháng 10/1942 Bậc lương 346 Giấy chứng nhận cấp theo đơn yêu cầu ông An ngày 16/3/1985 GIÁM ĐỐC Ký tên đóng dấu) Khi nhận đơn yêu cầu cấp chứng nhận lưu trữ, sau tra tìm khơng phát tài liệu kho lưu trữ phải viết công văn trả lời cho đương rõ lý Trường hợp cán lưu trữ biết xác tên kho lưu trữ bảo quản tài liệu liên quan đến đơn u cầu, chuyển đơn yêu cầu đến quan lưu trữ hữu quan giải thông báo cho đương rõ việc Ngoài loại chứng nhận lưu trữ nêu Trung tâm lưu trữ quốc gia, phòng lưu trữ quan cung cấp cho quan cá nhân lục, trích lục tài liệu lưu trữ thể theo yêu cầu họ Bản lục tài liệu nguyên văn toàn tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận quan lưu trữ Bản trích lục tài liệu nguyên văn phần văn tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận quan lưu trữ Khi viết trích lục tài liệu lưu trữ cần đặc biệt ý đến ý nghĩa xác đoạn trích Khơng cắt xén hiểu sai ý tác giả văn Những đoạn văn trích lục phải để ngoặc kép, kèm theo dẫn xuất xứ (số phông, số mục lục, hồ sơ, tờ số) Cuối lục, trích lục ghi thời gian, địa điểm, chữ ký dấu quan lưu trữ chứng nhận Triển lãm tài liệu lưu trữ Triển lãm tài liệu lưu trữ thường nhằm hai mục đích - Tuyên truyền giáo dục quần chúng truyền thống anh hùng cách mạng dựng nước giữ nước dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng chiến sỹ cộng sản đấu tranh để giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự Triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chứng tích mặt lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc, lịch sử quan, lịch sử đoàn thể, nhà máy, lịch sử quan hệ hợp tác nước ta với nước khác giới Thuộc loại triển lãm tài liệu lưu trữ thường tổ chức kỷ niệm ngày lễ lớn dân tộc, Đảng… - Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu Với mục đích này, triển lãm thường giới thiệu tài liệu có giá trị phát kho lưu trữ, gây quan tâm ý độc giả Triển lãm giới thiệu tài liệu liên quan đến chủ đề quan tâm theo dõi nhiều người Triển lãm tài liệu lưu trữ có nhiều hình thức: triển lãm thường xuyên triển lãm định kỳ Triẻn lãm định kỳ thường tổ chức nơi công cộng, nhà văn hóa thành phố, thị xã Triển lãm tài liệu cịn áp dụng hình thức triển lãm cố định chỗ triển lãm lưu động nhiều địa điểm khác Triển lãm tài liệu lưu trữ lưu trữ quốc gia tổ chức, kết hợp số lưu trữ quốc gia đứng tổ chức Ngoài triển lãm tài liệu lưu trữ kết hợp tổ chức quan lưu trữ với quan bảo tàng, văn hóa Triển lãm tài liệu lưu trữ phải đảm bảo hai yêu cầu bản: Thứ nhất, triển lãm phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng Chủ đề phục vụ thiết thực nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước thời kỳ lịch sử định Các quan lưu trữ phải nhạy bén với cơng tác trị tư tưởng, nắm bắt yêu cầu đòi hỏi xã hội, độc giả để chọn chủ đề triển lãm tài liệu cho thiết thực Thứ hai, triển lãm tài liệu phải bảo đảm thể yêu cầu mỹ thuật, làm tăng sức thể nội dung chủ đề triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả lĩnh hội sâu sắc toàn diện nội dung triển lãm Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ bao gồm công việc: - Chọn chủ đề triển lãm: Đây công việc quan trọng triển lãm Để phục vụ nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước, chủ đề triển lãm thường phục vụ ngày lễ lớn dân tộc, Đảng, sinh nhật lãnh tụ, nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ… Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm 990 năm thành lập thủ đô, Trung tâm lưu trữ quốc gia tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ liên quan đến thủ đô Hà Nội - Lập kế hoạch tổ chức triển lãm: Đây cơng việc mấu chốt tồn cơng việc tổ chức triển lãm Bản kế hoạch tổ chức triển lãm đạo hướng dẫn công việc tiến hành triển lãm Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức triển lãm, kinh phí, thiết bị cho triển lãm Nội dung triển lãm tài liệu cụ thể hóa thành đề cương chun đề, trình bày nội dung phần, đề mục trưng bày triển lãm Thông thường, đề cương chuyên đề triển lãm tài liệu lưu trữ lập theo đặc trưng: Thời gian diễn biến việc, chuyên đề, địa dư, loại tài liệu… Để triển khai kế hoạch tổ chức triển lãm cần quan có thẩm quyền xem xét phê duyệt - Sưu tầm lựa chọn tài liệu cho triển lãm: Căn vào kế hoạch triển lãm, nội dung đề cương chuyên đề triển lãm để tiến hành sưu tầm lựa chọn tài liệu Đối tượng sưu tầm tài liệu lưu trữ, ngồi cịn sưu tầm số tài liệu bổ trợ sơ đồ, biểu đồ, vật khác Việc sưu tầm tài liệu tiến hành phơng lưu trữ có nhiều tài liệu liên quan mật thiết với chủ đề triển lãm Những tài liệu sưu tầm thường nhiều số lượng tài liệu đem trưng bày triển lãm Vì thế, có tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, đưa trưng bày Tất tài liệu đem trưng bày viết lời thuyết minh Nội dung thuyết minh nêu rõ xuất xứ, nội dung tài liệu ý nghĩa nó, với số tra tìm tài liệu (số phơng, số mục lục, số hồ sơ, tờ số) Tài liệu đưa triển lãm chụp ảnh photocopy - Lập phương án trưng bày triển lãm: Tất vật lựa chọn đem trưng bày triển lãm phải đặt theo phương án định Đó phương án trình bày triển lãm Trong phương án trưng bày rõ vị trí xếp phần, đề mục, vị trí đặt vật cụ thể phòng triển lãm Phương án trưng bày trình bày thu nhỏ theo tỷ lệ định so với thực tế Làm tốt phương án trưng bày góp phần quan trọng thể nội dung triển lãm - Trình bày mỹ thuật triển lãm: trình bày mỹ thuật góp phần làm bật chủ đề triển lãm, làm tăng sức thể ý nghĩa vật, làm tăng cảm xúc khán giả Nội dung trình bày mỹ thuật triển lãm phong phú vận dụng nhiều thành tựu ngành khoa học kỹ thuật khác Trình bày mỹ thuật triển lãm thể chỗ cách bố trí trưng bày phần, đề mục, vật cách logic rõ ràng Phần trọng tâm triển lãm bố trí trung tâm để làm tập trung ý khán giả Những tài liệu có giá trị trình bày bật cách đặt tài liệu vị trí trung tâm, tăng cường ánh sáng đặt tài liệu đặc biệt so với tài liệu khác Khi trưng bày văn triển lãm không xếp sát nhau, trình bày la liệt nhiều tài liệu Làm gây ấn tượng khó chịu, mỏi mắt cho khán giả, làm cho họ khơng hứng thú tìm hiểu nội dung triển lãm Để tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả tìm đọc tài liệu, tài liệu treo diện tích thẳng đứng khu vực trưng bày (khu vực trnưg bày cách sàn nhà từ 80- 200cm) Các thuyết minh chữ to, sơ đồ trưng bày độ cao 2m Dụng cụ trưng bày tài liệu lưu trữ triển lãm phải đạt ba yêu cầu: Giúp khán giả dễ đọc tài liệu, có tính chất thẩm mỹ bảo quản an tồn tài liệu Tủ kính, tường giả dụng cụ trưng bày tài liệu tốt triển lãm Nền trưng bày tài liệu triển lãm góp phần tăng thêm sức thể nội dung tài liệu, vật Nền trưng bày tài liệu triển lãm phổ biến tường quét vôi mờ, màu sắc đối lập với vật trưng bày để khán giả dễ xem, cần tránh làm trưng bày sáng làm lóe mắt khán giả không đọc nội dung tài liệu Ánh sáng phịng triển lãm tài liệu thơng thường dùng ánh sáng nhân tạo Đối với tài liệu có giá trị, cần tập trung ý khán giả tăng thêm ánh sáng cho vật Phịng triển lãm cần bố trí nơi thuận lợi giao thơng, thống gió, sẽ, rộng rãi để bảo quản an toàn tài liệu, thuận lợi cho việc tham quan, nghiên cứu tài liệu khán giả - Thuyết minh triển lãm: giúp cho khán giả hiểu sâu sắc, xác chủ đề, nội dung tài liệu triển lãm, hướng dẫn khán giả nghiên cứunội dung triển lãm Các hình thức thuyết minh triển lãm tài liêu: Trình bày sơ đồ bố trí phần, mục triển lãm, thuyết minh tài liệu trưng bày đó, nêu xuất xứ, nội dung, ý nghĩa tài liệu trích dẫn câu nói tiếng lãnh tụ, đoạn văn văn kiện Đảng, Nhà nước để giới thiệu ý nghĩa, tác dụng triển lãm Hình thưc thuyết minh có tác dụng cử cán lưu trữ hướng dẫn khán giả xem triển lãm Nội dung triển lãm tài liệu thông báo lên đài phát thanh, báo chi, vơ tuyến truyền hình quảng cáo nơi công cộng Sử dụng tài liệu lưu trữ viết cho báo, tạp chí, chương trình phát thanh, truyền hình Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết cho tờ báo, tạp chí, buổi phát thường áp dụng lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan Nội dung báo giới thiệu kiện lịch sử Đảng, dân tộc, quân đội nhân dân Việt Nam, lịch sử địa phương, nhà hoạt động tiếng khoa học, văn học… Các báo thơng báo tài liệu lưu trữ có giá trị phát Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm 100 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, báo Nhân dân số chủ nhật ngày 2-9-1989 giới thiệu hai thơ tìm thấy Bác Hồ Các báo viết nhiều thể loại khác nghiên cứu, tin thông báo, giới thiệu tài liệu… Giới thiệu tài liệu lưu trữ ảnh truyền hình hình thức tuyên truyền hấp dẫn, lôi đông đảo khán giả Qua ảnh truyền hình thường giới thiệu tài liệu, tranh, ảnh có ý nghĩa lịch sử phục vụ ngày lễ lớn Ví dụ: Nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh Hồ Chủ Tịch, Viện tư liệu phim giới thiệu ảnh đài truyền hình Trung ương phim “Hồ Chí Minh chân dung người” Bộ phim sử dụng hàng ngàn thước phim tư liệu bảo quản nhiều quan lưu trữ, chủ yếu Viện nghệ thuật Lưu trữ phim Công bố tài liệu lưu trữ Cơng bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng công tác quan lưu trữ Công bố tai liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữcó ý nghĩa để nghiên cứu khoa học, thông qua công tác để tuyên truyền, giáo dục quần chúng chủ dề công tác tư tưởng Ví dụ, để ơn lại lịch sử Cách mạng Tháng Tám năm 1945 dân tộc, cơng bố tồn văn Tun ngơn độc lập Hồ Chủ tịch đọc ngày 2/9/1945 Công bố tài liệu cịn cơng cụ đấu tranh vạch trần âm mưu thâm độc, ý đồ đen tối kẻ thù Ví dụ: cơng bố tài liệu lưu trữ để chứng minh tính pháp lý chủ quyền Việt Nam nhiều vùng lãnh thổ thiêng liêng Tổ quốc Những tài liệu lưu trữ cơng bố cịn làm tài liệu học tập, hỗ trợ cho giảng lịch sử giáo viên học cho học sinh, sinh viên đại học, trung học Căn vào đặc điểm, tính chất xuất phẩm tài liệu, chia làm ba thể loại: xuất phẩm khoa học phục vụ cho người nghiên cứu, xuất phẩm giáo khoa phục vụ cho giáo viên học sinh, xuất phẩm phục vụ quảng đại quần chúng nhân dân Về mặt hình thức, cơng bố tài liệu chia làm nhiều dạng: toàn tập, tuyển tập, cơng bố tài liệu báo tạp chí… Nội dung công tác công bố tài liệu phức tạp, bao gồm công việc: chọn đề tài công bố, xác định thể loại hình thức cơng bố tài liệu, sưu tầm lựa chọn tài liệu để cong bố, lựa chọn truyền đạt văn củ tài liệu, trình bày xuất phẩm, hiệu đính xuất Để công bố tài liệu lưu trữ, quan lưu trữ phải phối hợp với nhà xuất bản, ban biên tập tờ báo, tạp chí công tác biên tập Hiện công tác công bố tài liệu phát triển mạnh quan lưu trữ trở thành môn khoa học bổ trợ củ khoa học lịch sử gọi cơng bố học Nó có đối tượng nghiên cứu có lịch sử Mơn khoa học giảng dạy bậc đại học ... chức, nhân làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/ 12 năm báo cáo) Tổ chức lưu trữ - Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ tương đương - Phòng lưu trữ - Tổ lưu trữ - Bộ phận lưu trữ Trung tâm Phòng Tổ Bộ... Lưu trữ viên Người - Lưu trữ viên Người - Lưu trữ viên trung cấp Người - Kỹ thuật viên lưu trữ Người c) Độ tuổi - Từ 30 trở xuống Người - Từ 31 đến 40 Người - Từ 41 đến 50 Người - Từ 51 đến 60 Người... cơng tác lưu trữ (tính đến ngày 31/ 12 năm báo cáo) - Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ Văn - Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn - Nội quy vào kho lưu trữ Văn Số lượng - Bảng thời