Tính cấp thiết của đề tài Thời gian qua, Chính phủ Việ Nam đã không ngừng tạo nhiều chính sách với mong muốn kinh tế tư nhân sẽ có nhiều thuận lợi để phát triển, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo báo cáo mới nhất của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đến tháng 12/2020, nước ta có 807.144 doanh nghiệp đã và đang hoạt động, trong đó số lượng doanh nghiệp nhỏ chiếm 88,9%. Mặc dù quy mô nhỏ, nhưng hàng năm các doanh nghiệp này đóng góp vào nền kinh tế khoảng 42% GDP, sản lượng công nghiệp từ 33-35%, thu hút 60% lao động trên cả nước. Để tạo động lực và hoàn thiện khung pháp lý, Nhà nước đã ban hành chính sách mới và sửa đổi chính sách đã ban hành. Cụ thể như ban hành luật thương mại ngày 14/06/2005 và được điều chỉnh vào năm 2017, 2019 để phù hợp với đặc điểm kinh tế xã hội hiện nay. Điều đó cho thấy Nhà nước luôn quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Tuy nhiên, hoạt động của nhóm DN này đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, như là cơ hội tiếp cận các nguồn vốn ưu đãi; hệ thống kiểm soát chưa hiệu quả, trình độ lao động kém. Đặc biệt trong công tác kiểm soát các rủi ro trong tổ chức và kinh doanh, các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, yếu kém gây ra những thiệt hại cho công ty và cho ngân sách nhà nước, làm tăng các tệ nạn tham ô, tham nhũng của các cá nhân hay các nhóm lợi ích ảnh hưởng tiêu cực đến đảm bảo an sinh xã hội. Nam Định là một tỉnh nằm ở phía Nam đồng bằng Bắc Bộ, giáp tỉnh Thái Bình về Đông Bắc, giáp tỉnh Ninh Bình về phía Tây Nam, giáp tỉnh Hà Nam về phía Tây Bắc. Sau hơn 30 năm đổi mới, tỉnh Nam Định đang là khu vực phát triển và ngày càng đóng góp nhiều cho nền kinh tế chung của cả nước. Hiện nay trên địa bàn tỉnh Nam Định có hơn 6000 doanh nghiệp với hơn 200.000 lao động, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn tập trung ở thành phố Nam Định. Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, thuộc hệ thống Thanh Long Group chuyên phân phối các sản phẩm gạch ốp lát, TBVS. Được thành lập từ năm 2017, nguồn vốn kinh doanh đang có xu hướng bị khách hàng nợ đọng, nhân sự không ổn định, do vậy hoàn thiện KSNB sẽ giúp lãnh đạo công ty kiểm soát được tình hình kinh doanh trong hiện tại và tương lai, phát hiện và có các giải pháp tích cực hạn chế tối đa các rủi ro không mong muốn. Do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải” làm đề tài nghiên cứu. 1.2. Tổng quan nghiên cứu KSNB doanh nghiệp là một trong những đề tài được được nhiều công trình trong và ngoài nước nghiên cứu nhiều nhất, điều này cho thấy KSNB rất quản trọng với quản lý và tổ chức doanh nghiệp. Tùy từng lĩnh vực, từng ngành nghề và quy mô áp dụng, các nghiên cứu cũng có cách tiếp cận về KSNB khác nhau. Có thể kể đến một vài công trình tiêu biểu như sau: Nguyễn Thị Thanh Hương (2014), Hoàn thiện KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm. Luận văn đã nêu ra được đặc điểm của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất, thực trạng về KSNB của công ty này. Luận văn đã nhấn mạnh việc ứng dụng CNTT vào KSNB là rất cần thiết. Tuy nhiên luận văn chưa thảo luận sâu về các công cụ KSNB giúp phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra với các DN phân phối vật liệu xây dựng Nguyễn Thị Hồng Quyên (2014), Hoàn thiện KSNB đối với hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki. Tác giả đã khái quát một số vấn đề lý thuyết về KSNB và KSNB tại DN thương mại chung và cụ thể hơn đối với công ty Nippon Seiki chuyên phân phối sản phẩm đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh. Luận văn đã phân tích và đưa ra những nhận định về khuyết điểm KSNB trong hoạt động mua hàng tại công ty Nippon Seiki và đề nghị các biện pháp khắc phục. Do phạm vi của nghiên cứu là kiểm soát nội bộ trong các quy trình mua hàng, nên tính đại diện cho KSNB trong tất cả các hoạt động tại các công ty thương mại chưa cao. Đào Thị Hiền (2019), Hoàn thiện KSNB tại công ty TNHH HAVAS. Luận văn là một đề tài nghiên cứu về những sự ảnh hưởng của KSNB đối với hoạt động kinh doanh tại công ty HAVAS. Đề tài nghiên cứu đã chỉ ra một số hạn chế khi DN vận hành KSNB dựa theo năm thành phần của KSNB. Một số giải pháp khắc phục các thiếu sót, tồn tại mà tác giả đưa ra: nâng cao năng lực quản lý, nhận thức được ý nghĩa và sự cần thiết của KSNB. Tác giả cũng đề xuất áp dụng ERP để công tác quản lý và kiểm soát các hoạt động được thực hiện một cách có hệ thống và chất lượng. Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty TNHH Vi tính Nguyên Kim, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh. Tác giả đã nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại công ty với đặc thù là công ty thương mại 2 thành viên trở lên. Nghiên cứu cũng trình bày một số điểm mạnh và điểm yếu của BKSNB của công ty đồng thời nêu quan điểm kiến nghị cho việc hoàn thiện KSNB. Những kiến nghị của tác giả là những giải pháp tổng quát giúp công ty quản lý được rủi ro trong khâu bán hàng và báo cáo doanh thu. Đặc biệt tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng vai trò quản lý của hội đồng thành viên cũng như chức năng, nhiệm vụ của ban KSNB tại doanh nghiệp Cáp Lê Hoài Trinh (2018), Hoàn thiện KSNB tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng năng lượng xanh, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế Đà Nẵng. Đây là mô hình công ty con trực thuộc tổng công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng và thi công công trình. Luận văn đã làm rõ đặc thù về cơ cấu quản lý được phân cấp trong công ty. Từ đó các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nột bộ của công ty được tác giả phân tích, đặc biệt trong chế độ kiểm tra, kiểm soát chi phí và cơ chế kiểm tra kiểm soát chi phí của BKSNB. Luận văn đã đưa ra những giải pháp nhằm hạn chế những rủi ro, ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động kinh tế, điều hành, đẩy mạnh chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh. Trong nghiên cứu “Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam” của TS. Phạm Quốc Thuần và TS. Nguyễn Công Cường (2019). Đối tượng nghiên cứu là 200 DNVVN tại Việt Nam bao gồm các DN thương mại, sản xuất, dịch vụ. Trong nghiên cứu này, tác giả đã khảo sát 200 DN để đánh giá thực trạng áp dụng KSNB và đo lường tính hữu hiệu của KSNB đang được áp dụng tại các DNVVN tại Việt Nam. Tác giả đã đưa ra những gợi ý nhằm gia tăng hiệu quả KSNB trong các DNVVN tại Việt Nam như: các nhà quản lý cần định hướng rõ mục tiêu hoạt động của đơn vị mình để có hoàn thiện, thiết lập cơ cấu tổ chức theo hướng tinh giản trong việc công bố và thi hành các quyết định song song với việc chú trọng đến việc kiểm soát từng quy trình và giai đoạn phát triển.. Như vậy, thời gian gần đây, đã có các nghiên cứu về KSNB tại các DNVVN, các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ, doanh nghiệp hoạt động vật liệu xây dựng và trang trí nội thất. Các nghiên cứu này đã bao quát chung các vấn đề thiết kế KSNB tại doanh nghiệp Việt Nam cũng như các doanh nghiệp có một số nét tương đồng với công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải. Tuy nhiên, tác giả chưa tìm thấy nghiên cứu về KSNB tại doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên và kinh doanh trong lĩnh vực lĩnh vực phân phối các sản phảm gạch ốp lát và TBVS và giải pháp cụ thể cho việc hoàn thiện KSNB của ngành nghề này. Vì vậy, đề tài nghiên cứu về KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải được tác giả lựa chọn để thực hiện luận văn thạc sĩ, trong đó làm rõ hơn về các đặc điểm quản lý doanh nghiệp TNHH thương mại hai thành viên trở lên cũng như các yếu tố cần có để vận hành tốt KSNB tại doanh nghiệp trong bối cảnh ngành nghề này đang có sự cạnh tranh về dịch vụ và chất lượng sản phẩm như hiện nay. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu -Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB tại doanh nghiệp. -Hai là, phân tích thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải -Ba là, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải 1.4. Câu hỏi nghiên cứu -Cơ sở lý luận nào về KSNB trong doanh nghiệp? -Thực trạng về KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải như thế nào? - Những giải pháp nào nhằm hoàn thiện KSNB tại Công TNHH Thanh Long Duyên Hải? 1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.5.1. Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải 1.5.2. Phạm vi nghiên cứu: -Không gian: Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải -Thời gian: Giai đoạn 2018 – 2020 -Nội dung: Nghiên cứu 5 yếu tố cấu thành KSNB theo COSO bao gồm:”Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.” 1.6. Phương pháp nghiên cứu. •Phương pháp thu thập dữ liệu -Dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu chủ yếu là thông tin thu thập từ phiếu khảo sát đến cán bộ và nhân viên trong công ty, các khách hàng, các nhà cung cấp dịch vụ và các công ty trong hệ thống Thanh Long group. Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO nhằm thu thập thông tin về hiểu biết và hành vi hành động của các lãnh đạo và nhân viên về cách thức tổ chức cũng như vận hành KSNB tại đơn vị. Tổng số 50 phiếu khảo sát và 10 cuộc phỏng vấn sâu . Cụ thể là: + Phỏng vấn bảng hỏi: 50 phiếu điều tra tương đương với 50 người trả lời là nhân sự của HĐTV, quản lý và nhân viên. + Phỏng vấn sâu: HĐTV, giám đốc và một số vị trí quản lý, nhân viên; 02 công ty cùng hệ thống Thanh Long Group, 02 nhà cung cấp mặt hàng gạch và thiết bị vệ sinh, 03 đại lý khách hàng và 02 nhà cung cấp dịch vụ khác -Dữ liệu thứ cấp: Thu thập các quy định liên quan đến 5 yếu tố cấu thành nên KSNB. Dữ liệu được thu thập tại các phòng chức năng như: Phòng kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, phòng Điều phối vận tải, Ban KSNB Ngoài ra, dữ liệu chính thức cũng được thu thập qua mạng in-ter-net, các nghiên cứu về KSNB tại các DNVVN; giáo trình kiểm toán của các trường; số liệu thống kê trên các website chính thức về cổng thông tin doanh nghiệp, website của Thanh Long group, báo cáo của công ty. •Phương pháp xử lý dữ liệu: Luận văn sử dụng các phương pháp cụ thể như: Phương pháp tập hợp và đánh giá số liệu thứ cấp, thống kê, thu thập và xử lý số liệu thống kê, phân tích logic và diễn giải. •Phương pháp trình bày: Phương pháp suy luận dựa trên những căn cứ có thật. Kết quả hoạt động SXKD của công ty được trình bày bằng biểu đồ, bảng; lưu đồ với mục đích thể hiện trực quan rõ nét các thông tin đã được thu thập phục vụ cho nghiên cứu. 1.7. Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu -Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa lý luận chung về KSNB đặc biệt theo khung lý thuyết COSO, KSNB tại các DNVVN hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. -Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở thực trạng KSNB đã và đang được áp dụng tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả và tác dụng của KSNB hiện có tại công ty. Từ đó, thảo luận kết quả, đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải để hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. 1.8. Kết cấu luận văn Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu sơ đồ, các từ viết tắt, phụ lục, Luận văn gồm 04 chương: Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu. Chương 2: Cơ sở lý luận về KSNB tại doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, giải pháp về KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải.
GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời gian qua, Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của kinh tế tư nhân, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Đến tháng 12/2020, cả nước có 807.144 doanh nghiệp hoạt động, trong đó doanh nghiệp nhỏ chiếm 88,9%, đóng góp khoảng 42% GDP và thu hút 60% lao động Để thúc đẩy và hoàn thiện khung pháp lý, Nhà nước đã ban hành và điều chỉnh nhiều luật, như Luật Thương mại năm 2005 và các sửa đổi năm 2017, 2019 Mặc dù vậy, các doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm khó khăn trong việc tiếp cận vốn ưu đãi, hệ thống kiểm soát chưa hiệu quả, và trình độ lao động còn thấp Đặc biệt, việc kiểm soát rủi ro trong tổ chức và kinh doanh còn hạn chế, dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp và ngân sách nhà nước, đồng thời gia tăng các vấn nạn tham nhũng, ảnh hưởng tiêu cực đến an sinh xã hội.
Nam Định, tỉnh phía Nam đồng bằng Bắc Bộ, giáp Thái Bình, Ninh Bình và Hà Nam, đang phát triển mạnh mẽ sau hơn 30 năm đổi mới, với hơn 6000 doanh nghiệp và 200.000 lao động, chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Nam Định Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, thành viên của Thanh Long Group, chuyên phân phối gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh, được thành lập năm 2017, hiện đang đối mặt với tình trạng nợ đọng và nhân sự không ổn định Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) sẽ giúp công ty kiểm soát tình hình kinh doanh và giảm thiểu rủi ro trong tương lai.
Do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “ Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH
Thanh Long Duyên Hải ” làm đề tài nghiên cứu.
Tổng quan nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chủ đề được nghiên cứu rộng rãi trong và ngoài nước, cho thấy tầm quan trọng của nó đối với quản lý và tổ chức doanh nghiệp Các nghiên cứu về KSNB thường có cách tiếp cận khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề và quy mô áp dụng Một số công trình tiêu biểu đã được thực hiện trong lĩnh vực này.
Nguyễn Thị Thanh Hương (2014) trong luận văn "Hoàn thiện KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm" đã phân tích đặc điểm của các doanh nghiệp trong lĩnh vực vật liệu xây dựng và trang trí nội thất, đồng thời đánh giá thực trạng KSNB của công ty này Luận văn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào KSNB Tuy nhiên, tác giả chưa đi sâu vào các công cụ KSNB có thể giúp phòng tránh rủi ro cho các doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng.
Nguyễn Thị Hồng Quyên (2014) đã nghiên cứu về việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki, chuyên phân phối đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh Luận văn chỉ ra những khuyết điểm trong KSNB của công ty và đề xuất các biện pháp khắc phục, tuy nhiên, tính đại diện cho KSNB trong các hoạt động thương mại vẫn còn hạn chế Đào Thị Hiền (2019) cũng đã thực hiện một nghiên cứu về KSNB tại công ty TNHH HAVAS, chỉ ra những hạn chế trong vận hành KSNB theo năm thành phần cơ bản Tác giả đề xuất nâng cao năng lực quản lý, nhận thức về tầm quan trọng của KSNB và áp dụng hệ thống ERP để cải thiện quản lý và kiểm soát hoạt động.
Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty TNHH
Vi tính Nguyên Kim đã thực hiện một luận văn thạc sỹ tại Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, tập trung vào việc kiểm soát nội bộ tại các công ty thương mại có từ hai thành viên trở lên Nghiên cứu chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của bộ phận kiểm soát nội bộ, đồng thời đề xuất các giải pháp tổng quát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của vai trò quản lý của hội đồng thành viên và chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong việc quản lý rủi ro trong quá trình bán hàng và báo cáo doanh thu.
Cáp Lê Hoài Trinh (2018) trong luận văn thạc sỹ tại Đại học Kinh tế Đà Nẵng đã nghiên cứu về việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng năng lượng xanh, một công ty con thuộc tổng công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng Luận văn làm rõ đặc thù cơ cấu quản lý phân cấp của công ty và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến KSNB, đặc biệt là trong chế độ kiểm tra và kiểm soát chi phí Tác giả đã đề xuất những giải pháp nhằm hạn chế rủi ro, ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động kinh tế, đồng thời nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh.
Nghiên cứu của TS Phạm Quốc Thuần và TS Nguyễn về “Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam” đã chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý rủi ro cho các doanh nghiệp này Nghiên cứu nhấn mạnh sự cần thiết phải cải thiện các quy trình kiểm soát để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính Các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp nhằm tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Công Cường (2019) đã tiến hành nghiên cứu với đối tượng là 200 doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNVVN) tại Việt Nam, bao gồm các lĩnh vực thương mại, sản xuất và dịch vụ Nghiên cứu này tập trung vào việc khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp này.
200 DN để đánh giá thực trạng áp dụng KSNB và đo lường tính hữu hiệu của
KSNB đang được áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) tại Việt Nam Để nâng cao hiệu quả của KSNB, các nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu hoạt động của đơn vị, thiết lập cơ cấu tổ chức tinh gọn và công khai các quyết định Đồng thời, cần chú trọng kiểm soát từng quy trình và giai đoạn phát triển để đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Gần đây, đã có nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp thương mại - dịch vụ, cũng như các công ty hoạt động trong lĩnh vực vật liệu xây dựng và trang trí nội thất Những nghiên cứu này đã tổng quát các vấn đề thiết kế KSNB tại các doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm cả những công ty có đặc điểm tương đồng với công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải Tuy nhiên, hiện tại chưa có nghiên cứu nào tập trung vào KSNB tại các doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên trong lĩnh vực phân phối gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh, cũng như giải pháp cụ thể để hoàn thiện KSNB cho ngành nghề này.
Đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải được tác giả chọn làm luận văn thạc sĩ, nhằm làm rõ các đặc điểm quản lý của doanh nghiệp TNHH thương mại hai thành viên trở lên Bài viết cũng nhấn mạnh các yếu tố cần thiết để vận hành hiệu quả KSNB trong bối cảnh ngành nghề đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt về dịch vụ và chất lượng sản phẩm hiện nay.
Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB tại doanh nghiệp.
- Hai là, phân tích thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên
- Ba là, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty TNHHThanh Long Duyên Hải
Câu hỏi nghiên cứu
- Cơ sở lý luận nào về KSNB trong doanh nghiệp?
- Thực trạng về KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải như thế nào?
- Những giải pháp nào nhằm hoàn thiện KSNB tại Công TNHH ThanhLong Duyên Hải?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải
- Không gian: Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải
Nghiên cứu về năm yếu tố cấu thành của Kiểm soát nội bộ (KSNB) theo mô hình COSO bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng với Giám sát Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp tổ chức quản lý rủi ro và đạt được mục tiêu hoạt động một cách hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp trong nghiên cứu chủ yếu được thu thập từ phiếu khảo sát đối với cán bộ, nhân viên công ty, khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ và các công ty thuộc hệ thống Thanh Long Group Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO nhằm thu thập thông tin về hiểu biết và hành vi của lãnh đạo cũng như nhân viên liên quan đến cách thức tổ chức và vận hành KSNB tại đơn vị.
Tổng số 50 phiếu khảo sát và 10 cuộc phỏng vấn sâu Cụ thể là:
+ Phỏng vấn bảng hỏi: 50 phiếu điều tra tương đương với 50 người trả lời là nhân sự của HĐTV, quản lý và nhân viên.
Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn sâu với Hội đồng Thành viên, giám đốc và một số vị trí quản lý cũng như nhân viên tại hai công ty thuộc hệ thống Thanh Long Group Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã thu thập ý kiến từ hai nhà cung cấp gạch và thiết bị vệ sinh, ba đại lý khách hàng, và hai nhà cung cấp dịch vụ khác để có cái nhìn tổng quan về hoạt động và mối quan hệ trong chuỗi cung ứng.
- Dữ liệu thứ cấp: Thu thập các quy định liên quan đến 5 yếu tố cấu thành nên KSNB.
Dữ liệu được thu thập tại các phòng chức năng như: Phòng kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, phòng Điều phối vận tải, Ban KSNB
Dữ liệu chính thức được thu thập từ nhiều nguồn, bao gồm mạng internet, các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), giáo trình kiểm toán từ các trường học, cũng như số liệu thống kê từ các website chính thức như cổng thông tin doanh nghiệp và website của Thanh Long Group, cùng với báo cáo của công ty.
Phương pháp xử lý dữ liệu:
Luận văn áp dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm phương pháp tập hợp và đánh giá số liệu thứ cấp, thống kê, thu thập và xử lý số liệu thống kê, cùng với phân tích logic và diễn giải.
Phương pháp suy luận dựa trên căn cứ thực tế, với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua biểu đồ, bảng và lưu đồ Điều này nhằm mục đích cung cấp cái nhìn trực quan rõ ràng về các thông tin đã được thu thập phục vụ cho nghiên cứu.
1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Luận văn đã tổng hợp và hệ thống hóa các lý thuyết chung về Kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là theo khung lý thuyết COSO, áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ.
Dựa trên thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, bài viết đánh giá hiệu lực, hiệu quả và tác động của hệ thống KSNB hiện có Từ những kết quả này, chúng tôi sẽ thảo luận và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB, góp phần giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
THỰC TRẠNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI
Thông tin về doanh nghiệp
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI
- Loại hình doanh nghiệp: TNHH hai thành viên trở lên
- Tên giao dịch nước ngoài: THANH LONG DUYEN HAI CO.LTD
- Trụ sở hoạt động: tổ 24, phường Lộc Vượng, TP Nam Định, tỉnh Nam Định
- Ngành nghề hoạt động chính: Bán buôn bán lẻ vật liệu xây dựng & các sản phẩm gạch, thiết bị vệ sinh ; Đầu tư liên doanh liên kết.
Chức năng
Chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm gạch lát như gạch lát nền, gạch thảm và gạch sân vườn, cùng với thiết bị vệ sinh trang trí cho nội và ngoại thất, phục vụ nhu cầu trong ngành xây dựng.
- Đại lý ký gửi và kinh doanh các sản phẩm VLXD khác
Tham mưu cho Hội đồng Thành viên các chiến lược và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải và toàn bộ hệ thống Thanh Long Group.
Nhiệm vụ
Tổ chức hệ thống kênh phân phối sản phẩm và phát triển mạng lưới nhà cung ứng vật tư, đồng thời mở rộng mạng lưới khách hàng tại tỉnh Nam Định Ngoài ra, tập trung mở rộng thị trường sang các khu vực lân cận như Thái Bình và Ninh Bình để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Liên kết hợp đồng mua bán các sản phẩm vật liệu xây dựng, gạch và thiết bị vệ sinh với các công ty thành viên trong hệ thống Thanh Long Group là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của tập đoàn Sự hợp tác này không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ tận tâm.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước theo đúng pháp luật Việt Nam
Công ty cần xây dựng và triển khai các chính sách, chiến lược sản xuất kinh doanh, cũng như các phương án đầu tư mới, nhằm đảm bảo sự phù hợp với các quyết định và chủ trương của Hội đồng Thành viên, hệ thống Thanh Long Group, đồng thời đáp ứng tình hình thị trường hiện tại.
Hình 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2018-2020
3.2 Thực trạng về KSNB tại công ty Thanh Long Duyên Hải
3.2.1 Môi trường kiểm soát
3.2.1.1 ‘Tính chính trực và giá trị đạo đức’
Công ty đã thiết lập “Nội quy và quy tắc ứng xử” nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp, bao gồm các nguyên tắc chuẩn mực như tuân thủ thời gian làm việc theo luật lao động, mặc đồng phục, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng, cũng như bảo vệ tài sản và môi trường.
Trong cuộc phỏng vấn sâu về sự phù hợp của các quy định xử phạt với quy tắc ứng xử và nội quy công ty, một số quản lý và nhân viên đã chỉ ra những điểm không tương thích Cụ thể, điều 1 của “Nội quy và quy tắc ứng xử” quy định về chính sách thưởng làm thêm giờ, nhưng không được đề cập trong quy chế khen thưởng – kỷ luật Hơn nữa, điều 6 của nội quy nêu rõ không áp dụng hình thức xử phạt bằng tiền mặt, ngoại trừ trường hợp gây thiệt hại tài sản, trong khi quy chế khen thưởng – kỷ luật lại quy định mức phạt tiền cho việc đi làm muộn từ 5 phút trở lên.
3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
DN quy định nhiệm vụ công việc qua "Bản mô tả công việc", trong khi trưởng bộ phận xin ý kiến giám đốc cho các công việc cụ thể Một số vị trí yêu cầu "Quy chế tuyển dụng" với tiêu chí như độ tuổi, kỹ năng vi tính, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm Chẳng hạn, vị trí quản lý cần ít nhất 2 năm kinh nghiệm tương đương, kế toán yêu cầu trình độ cao đẳng chuyên ngành, và bộ phận kinh doanh cần ứng viên tốt nghiệp cấp 3 với 2 năm kinh nghiệm trở lên cùng khả năng thuyết phục khách hàng Dữ liệu cho thấy 20% nhân sự có trình độ đại học/trên đại học, 40% có trình độ cao đẳng/trung cấp và 40% là trình độ phổ thông, cho thấy công ty chú trọng vào năng lực và thái độ làm việc hơn là học vấn cao Tuy nhiên, 76% ý kiến cho rằng nhân sự chủ chốt thường xuyên thay đổi do chế độ đãi ngộ không tương xứng với áp lực công việc.
3.2.1.3 Hội đồng thành viên và ban kiểm soát
Công ty TLDH là một công ty TNHH với năm thành viên góp vốn, trong đó giám đốc là một thành viên trong hội đồng và đại diện điều hành công ty theo điều lệ Chủ tịch HĐTV, mặc dù không tham gia điều hành trực tiếp, nhưng có quyền quyết định quan trọng như vay vốn và lựa chọn nhà cung cấp Các thành viên khác không tham gia điều hành nhằm đảm bảo sự độc lập và giám sát hiệu quả kiểm soát nội bộ Theo điều lệ, công ty thành lập ban kiểm soát nội bộ gồm 3 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm, tuy nhiên, 96% thành viên cho biết không thấy sự tham gia của ban này trong các cuộc họp quan trọng như xây dựng kế hoạch hay đánh giá tổng kết Ban kiểm soát cũng chưa từng tổ chức họp để giải quyết các vấn đề phát sinh tại công ty.
3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Doanh nghiệp đã ban hành "Quy chế hoạt động của các phòng ban" theo quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017, trong đó xác định rõ quyền hạn và mối quan hệ giữa các phòng ban Đáng chú ý, 78% nhân viên trong công ty hiểu được ý nghĩa của việc phân định quyền hạn và trách nhiệm liên quan đến kiểm soát nội bộ (KSNB) Tuy nhiên, khi thực hiện phỏng vấn sâu, một số vấn đề vẫn cần được làm rõ.
Hầu hết người được phỏng vấn đều cho rằng có sự việc nhân viên ở bộ phận này làm công việc của bộ phận khác tại công ty Chẳng hạn, nhân viên lái xe thuộc phòng điều phối - vận tải khi giao hàng theo đơn đặt của khách có thể bị yêu cầu thu tiền công nợ từ giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh, trong khi nhiệm vụ thu tiền khách hàng lẽ ra thuộc về bộ phận kinh doanh.
Tại TLDH, 100% ý kiến đồng thuận rằng doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp vào thứ hai đầu tháng với quản lý để thiết lập và giao mục tiêu cụ thể cho các phòng ban Mục tiêu chỉ được thông báo qua cuộc họp, không bằng văn bản Vào thứ ba hàng tuần, công ty tổ chức họp để rà soát tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch Hoạt động này được duy trì đều đặn với sự tham gia của tất cả nhân viên Doanh nghiệp cũng phải đối mặt với thách thức từ bên ngoài như biến động giá thị trường, thay đổi chính sách, và phàn nàn của khách hàng, cũng như rủi ro từ bên trong như biến đổi nhân sự và hệ thống quản lý Qua các cuộc họp hàng tháng, các trưởng phòng nộp kèm biểu mẫu số 04 thuộc “Mẫu báo cáo tháng”.
3.2.3.1 Phân tách nhiệm vụ đầy đủ
Theo kết quả khảo sát, 36% cho rằng công ty có ban hành các văn bản ủy
“Phòng điều phối vận tải” “Phòng kinh doanh”
“Ban kiểm soát nội bộ”
Chủ tịch hội đồng thành viên có trách nhiệm phân tách nhiệm vụ, tuy nhiên, 46% chưa nắm rõ vấn đề này Việc phân tách nhiệm vụ đã được quy định trong quy chế hoạt động của các phòng ban theo “Quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017” Kế toán trưởng (KTT) được ủy quyền quản trị phần mềm kế toán và ký vào hóa đơn GTGT khi giám đốc vắng mặt Công ty sử dụng phần mềm kế toán với tính năng phân quyền, yêu cầu nhân viên đăng nhập để thực hiện thao tác, đảm bảo mọi hành động đều được ghi lại Phòng kế toán phân chia rõ ràng các phần hành cho từng nhân viên, tách bạch vai trò và quyền hạn trong việc nhập, xem và báo cáo dữ liệu.
Theo kết quả khảo sát, 68% người tham gia đồng ý rằng công ty đã trao quyền cho nhân viên cấp dưới nhằm giảm bớt khối lượng công việc quản lý, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên chủ động và chuyên nghiệp hơn trong công việc.
Theo khảo sát, 96% người tham gia đồng ý rằng công ty đã thực hiện việc phân tách nhiệm vụ ghi chép sổ sách và phân cấp lập, ký chứng từ kế toán bằng văn bản Điều này nhằm đảm bảo quản lý và kiểm soát chặt chẽ, đồng thời bảo vệ an toàn tài sản.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý rằng công ty đã tách bạch rõ ràng các hoạt động chức năng trong quy trình mua hàng, bao gồm yêu cầu mua, xem xét và lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng, cũng như lưu trữ và lập hồ sơ mua hàng.
Theo khảo sát, 60% ý kiến cho rằng công ty chưa có văn bản quy định cụ thể về quyền phê duyệt với từng hạn mức tiền mặt, trong khi 94% cho rằng công ty cần có quy định rõ ràng hơn Trong "Quy chế hoạt động", HĐTV có quyền ra quyết định cao nhất và giám đốc, người được HĐTV bổ nhiệm, sẽ thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo điều lệ công ty HĐTV quyết định các vấn đề như phê chuẩn giám đốc, lựa chọn nhà cung cấp, huy động vốn và xây dựng chiến lược hàng năm Giám đốc đại diện pháp luật và phê duyệt các hoạt động khác như tuyển dụng, ký hợp đồng và mua sắm tài sản Tuy nhiên, các nguyên tắc phê duyệt hiện tại chủ yếu dựa vào quan điểm làm việc của lãnh đạo và người phụ trách, thiếu sự quy định cụ thể trong văn bản, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và gia tăng rủi ro.
3.2.3.3 Kiểm soát sổ sách và chứng từ
Thực trạng về KSNB tại công ty Thanh Long Duyên Hải
3.2.1 Môi trường kiểm soát
3.2.1.1 ‘Tính chính trực và giá trị đạo đức’
Công ty đã thiết lập "Nội quy và quy tắc ứng xử" nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp, trong đó bao gồm các nguyên tắc chuẩn mực như tuân thủ thời gian làm việc theo luật lao động, mặc đồng phục, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng, cũng như bảo vệ tài sản và môi trường.
Trong quá trình phỏng vấn sâu về sự phù hợp của các quy định xử phạt với quy tắc ứng xử và nội quy của công ty, một số quản lý và nhân viên đã chỉ ra những bất cập Cụ thể, trong điều 1 của "Nội quy và quy tắc ứng xử" có quy định về chính sách thưởng cho làm thêm giờ, nhưng quy chế khen thưởng - kỷ luật lại không đề cập đến điều này Hơn nữa, điều 6 của nội quy nêu rõ không áp dụng hình thức xử phạt bằng tiền mặt, ngoại trừ các trường hợp gây thiệt hại tài sản, trong khi quy chế khen thưởng - kỷ luật lại quy định mức phạt tiền cho việc đi làm muộn từ 5 phút trở lên.
3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
DN có quy định “Bản mô tả công việc” cho nhiệm vụ công việc và trưởng bộ phận sẽ xin ý kiến giám đốc cho các công việc cụ thể Một số vị trí yêu cầu về độ tuổi, kỹ năng vi tính, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, chẳng hạn như quản lý phải có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tương đương và kế toán cần trình độ cao đẳng chuyên ngành Đối với bộ phận kinh doanh, ứng viên cần tối thiểu bằng cấp 3 và 2 năm kinh nghiệm cùng khả năng thuyết phục khách hàng Theo khảo sát, 20% nhân sự có trình độ đại học trở lên, 40% có trình độ cao đẳng/trung cấp và 40% là trình độ phổ thông, cho thấy công ty chú trọng vào năng lực và thái độ làm việc hơn là học vấn Tuy nhiên, 76% ý kiến cho rằng nhân sự chủ chốt thường xuyên thay đổi và nghỉ việc đơn phương, nguyên nhân có thể do chế độ đãi ngộ không tương xứng với áp lực công việc.
3.2.1.3 Hội đồng thành viên và ban kiểm soát
Công ty TLDH là một công ty TNHH với năm thành viên góp vốn, trong đó giám đốc là một thành viên trong hội đồng và đại diện điều hành công ty theo điều lệ Chủ tịch HĐTV không tham gia điều hành trực tiếp nhưng cần sự đồng ý của mình cho các quyết định quan trọng như vay vốn và lựa chọn nhà cung cấp Các thành viên khác không tham gia điều hành nhằm đảm bảo sự độc lập và giám sát hiệu quả kiểm soát nội bộ Theo điều lệ, công ty thành lập ban kiểm soát nội bộ gồm 3 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm; tuy nhiên, 96% cho biết ban này không tham gia vào các cuộc họp quan trọng như xây dựng kế hoạch hay đánh giá cuối năm Ban kiểm soát cũng chưa từng tổ chức họp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong công ty.
3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Doanh nghiệp đã ban hành "Quy chế hoạt động của các phòng ban" theo quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017, xác định rõ quyền hạn và mối quan hệ giữa các phòng ban 78% nhân viên trong công ty hiểu rõ ý nghĩa của việc phân định quyền hạn và trách nhiệm liên quan đến kiểm soát nội bộ (KSNB) Tuy nhiên, khi tiến hành phỏng vấn sâu, một số vấn đề vẫn cần được làm rõ hơn.
Hầu hết những người được phỏng vấn đều cho rằng có sự việc nhân viên ở bộ phận này làm công việc của bộ phận khác tại công ty Chẳng hạn, nhân viên lái xe thuộc phòng điều phối - vận tải có thể bị yêu cầu thu tiền công nợ từ khách hàng khi giao hàng, mặc dù nhiệm vụ này theo quy định thuộc về bộ phận kinh doanh.
Tại TLDH, 100% ý kiến đồng thuận rằng doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp vào thứ hai đầu tháng với quản lý để thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban Các mục tiêu này chỉ được thông báo qua cuộc họp, không bằng văn bản Vào thứ ba hàng tuần, công ty sẽ họp để rà soát tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch Hoạt động này được duy trì đều đặn với sự tham gia của toàn thể nhân viên Doanh nghiệp cũng phải đối mặt với thách thức từ bên ngoài như biến động giá thị trường, thay đổi chính sách, và phàn nàn từ khách hàng, cũng như rủi ro nội bộ như biến đổi nhân sự và hệ thống quản lý Qua các cuộc họp hàng tháng, các trưởng phòng sẽ nộp kèm biểu mẫu số 04 trong “Mẫu báo cáo tháng”.
3.2.3.1 Phân tách nhiệm vụ đầy đủ
Theo kết quả khảo sát, 36% cho rằng công ty có ban hành các văn bản ủy
“Phòng điều phối vận tải” “Phòng kinh doanh”
“Ban kiểm soát nội bộ”
Chủ tịch hội đồng thành viên đã phân quyền và phân tách nhiệm vụ, tuy nhiên 46% vẫn chưa nắm rõ vấn đề này Việc phân tách nhiệm vụ đã được quy định trong quy chế hoạt động của các phòng ban theo “Quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017” Kế toán trưởng được ủy quyền quản lý phần mềm kế toán và ký tên vào hóa đơn GTGT khi giám đốc vắng mặt Công ty sử dụng phần mềm kế toán cho phép phân quyền quản trị, yêu cầu nhân viên đăng nhập để thực hiện thao tác, do đó mọi hoạt động đều được ghi lại Phòng kế toán đã phân chia rõ trách nhiệm cho từng nhân viên, đồng thời tách bạch vai trò và quyền hạn trong việc nhập dữ liệu, xem dữ liệu và báo cáo số liệu.
Kết quả khảo sát cho thấy 68% người tham gia đồng ý rằng công ty đã trao quyền cho nhân viên cấp dưới nhằm giảm bớt khối lượng công việc quản lý, đồng thời khuyến khích sự chủ động và tính chuyên nghiệp trong công việc của họ.
Theo khảo sát, 96% người tham gia đồng ý rằng công ty đã thực hiện việc phân tách nhiệm vụ ghi chép sổ sách và phân cấp lập, ký chứng từ kế toán bằng văn bản Điều này nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý và kiểm soát chặt chẽ, bảo vệ an toàn tài sản.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% người tham gia đồng ý rằng công ty đã thực hiện việc tách bạch các hoạt động chức năng liên quan đến quy trình mua sắm, bao gồm yêu cầu mua hàng, xem xét và lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng, cũng như lưu trữ và lập hồ sơ mua hàng.
Theo khảo sát, 60% ý kiến cho rằng công ty có quy định về cấp phê duyệt nhưng chưa cụ thể hóa quyền phê duyệt theo từng hạn mức tiền mặt (94%) Trong “Quy chế hoạt động”, HĐTV có quyền quyết định cao nhất và giám đốc, được bổ nhiệm bởi HĐTV, là người đại diện pháp luật và điều hành công ty HĐTV quyết định các vấn đề như phê chuẩn giám đốc và KTT, lựa chọn nhà cung cấp, huy động vốn, và xây dựng chiến lược hàng năm Giám đốc phê duyệt các hoạt động khác như tuyển dụng, ký hợp đồng, và mua sắm tài sản Tuy nhiên, công ty chưa có quy định cụ thể về quyền phê duyệt theo hạn mức tiền mặt Qua phỏng vấn và thu thập tài liệu, tác giả nhận thấy rằng các nguyên tắc phê duyệt chủ yếu hình thành từ quan điểm của lãnh đạo, không được quy định rõ ràng trong văn bản nào, nhằm đảm bảo hoạt động trôi chảy và giảm thiểu rủi ro.
3.2.3.3 Kiểm soát sổ sách và chứng từ
Các “Phiếu thu” và “Phiếu chi” được đánh số thứ tự tự động trong hệ thống phần mềm, giúp quản lý tài chính hiệu quả Hàng ngày, kế toán tiền và thủ quỹ thực hiện kiểm kê quỹ, đối chiếu số liệu và lập biên bản kiểm kê, đồng thời đóng sổ theo dõi Công ty sử dụng sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trích lập các khoản dự phòng phù hợp với quy định trong “Thông tư 200/2014/TT-BTC” Để theo dõi các hoạt động khác, công ty thiết lập các sổ sách riêng như sổ theo dõi nhân sự, bảo hiểm xe, xăng dầu và hàng trả về Các chứng từ cũng được thiết lập riêng cho từng mục đích sử dụng, bao gồm phiếu xuất kho nội bộ, phiếu giao hàng và hóa đơn tài chính, nhằm ghi nhận thông tin bán hàng và cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ bảo hiểm nộp dưới dạng điện tử cũng được in ra để theo dõi và đối chiếu.
Biên bản đối chiếu công nợ và biên bản xác nhận công nợ được thiết kế độc lập nhằm phục vụ cho các mục đích soát xét, lưu trữ và kèm theo chứng từ liên quan.
Theo kết quả khảo sát, 58% người tham gia cho rằng công ty chưa thực hiện hiệu quả các biện pháp giám sát và bảo dưỡng thiết bị, dẫn đến tình trạng mất mát và hư hỏng tài sản.