Tính cấp thiết của đề tài Thời gian qua, Chính phủ Việt Nam đã không ngừng tạo nhiều chính sách với mong muốn kinh tế tư nhân sẽ có nhiều thuận lợi để phát triển, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo báo cáo mới nhất của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đến tháng 12/2020, nước ta có 807.144 doanh nghiệp đã và đang hoạt động, trong đó số lượng doanh nghiệp nhỏ chiếm 88,9%. Mặc dù quy mô nhỏ, nhưng hàng năm các doanh nghiệp nàyđóng góp vào nền kinh tế khoảng 42% GDP, sản lượng công nghiệp từ 33-35%, thu hút 60% lao động trên cả nước. Để tạo động lực và hoàn thiện khung pháp lý, Nhà nước đã ban hành chính sách mới và sửa đổi chính sách đã ban hành. Cụ thể như ban hành luật thương mại ngày 14/06/2005 và được điều chỉnh vào năm 2017, 2019 để phù hợp với đặc điểm kinh tế xã hội hiện nay. Điều đó cho thấy Nhà nước luôn quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Tuy nhiên, hoạt động của nhóm DN này đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, như là cơ hội tiếp cận các nguồn vốn ưu đãi; hệ thống kiểm soát chưa hiệu quả, trình độ lao động kém. Đặc biệt trong công tác kiểm soát các rủi ro trong tổ chức và kinh doanh, các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, yếu kémgây ra những thiệt hại cho công ty và cho ngân sách nhà nước, làm tăng các tệ nạn tham ô, tham nhũng của các cá nhân hay các nhóm lợi ích ảnh hưởng tiêu cực đến đảm bảo an sinh xã hội. Nam Định là một tỉnh nằm ở phía Nam đồng bằng Bắc Bộ, giáp tỉnh Thái Bình về Đông Bắc, giáp tỉnh Ninh Bình về phía Tây Nam, giáp tỉnh Hà Nam về phía Tây Bắc. Sau hơn 30 năm đổi mới, tỉnh Nam Định đang là khu vực phát triển và ngày càng đóng góp nhiều cho nền kinh tế chung của cả nước. Hiện nay trên địa bàn tỉnh Nam Định có hơn 6000 doanh nghiệp với hơn 200.000 lao động, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn tập trung ở thành phố Nam Định. Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, thuộc hệ thống Thanh Long Group chuyên phân phối các sản phẩm gạch ốp lát,TBVS. Được thành lập từ năm 2017, nguồn vốn kinh doanh đang có xu hướng bị khách hàng nợ đọng do việc kiểm soát công nợ không tốt và có sự thông đồng trong việc thanh toán nợ giữa đại lý và nhân viên phụ trách. Không những thế, doanh nghiệp còn đang đối mặt với việc những rủi ro về tài chính do chưa kiểm soát tốt dòng tiền kinh doanh. Công ty cũng đang chịu nhiều ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh, chính sách kinh tế và sự tham gia của nhiều đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành nghề. Trong quản lý và sử dụng nhân sự, với hệ thống và quan điểm quản lý của ban lãnh đạo hiện nay đã và đang không có sự khích lệ người lao động, đặc biệt là quản lý cấp trung để họ có thể phát huy năng lực và gắn bó lâu dài với công ty. Do vậy hoàn thiện KSNB sẽ giúp lãnh đạo công ty kiểm soát được tình hình kinh doanh trong hiện tại và tương lai, phát hiện và có các giải pháp tích cực hạn chế tối đa các rủi ro không mong muốn. Do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải” làm đề tài nghiên cứu. 1.2. Tổng quan nghiên cứu KSNB doanh nghiệp là một trong những đề tài đượcđược nhiều công trình trong và ngoài nước nghiên cứu nhiều nhất, điều này cho thấyKSNB rất quản trọng với quản lý và tổ chức doanh nghiệp. Tùy từng lĩnh vực, từng ngành nghề và quy mô áp dụng, các nghiên cứu cũng có cách tiếp cận về KSNB khác nhau. Có thể kể đến một vài công trình tiêu biểu như sau: Nguyễn Thị Thanh Hương (2014), Hoàn thiện KSNBtại công ty TNHH Đồng Tâm. Luận văn đã nêu ra được đặc điểm của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất, thực trạng về KSNB của công ty này. Luận văn đã nhấn mạnh việc ứng dụng CNTT vào KSNB là rất cần thiết. Tuy nhiên luận vănchưa thảo luận sâu về các công cụ KSNBgiúp phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra với các DN phân phối vật liệu xây dựng Nguyễn Thị Hồng Quyên (2014), Hoàn thiện KSNB đối với hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki. Tác giả đã khái quát một số vấn đề lý thuyết về KSNB và KSNB tại DN thương mại chung và cụ thể hơn đối với công ty Nippon Seiki chuyên phân phối sản phẩm đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh. Luận văn đã phân tích và đưa ra những nhận định về khuyết điểm KSNB trong hoạt động mua hàng tại công ty Nippon Seiki và đề nghị các biện pháp khắc phục. Do phạm vi của nghiên cứu là kiểm soát nội bộ trong các quy trình mua hàng, nên tính đại diện cho KSNB trong tất cả các hoạt động tại các công ty thương mại chưa cao. Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công tyTNHH Vi tính Nguyên Kim, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh. Tác giả đã nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại công ty với đặc thù là công ty thương mại 2 thành viên trở lên. Nghiên cứu cũng trình bày một số điểm mạnh và điểm yếu của BKSNB của công ty đồng thời nêu quan điểm kiến nghị cho việc hoàn thiện KSNB. Những kiến nghị của tác giả là những giải pháp tổng quát giúp công ty quản lý được rủi ro trong khâu bán hàng và báo cáo doanh thu. Đặc biệt tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng vai trò quản lý của hội đồng thành viên cũng như chức năng, nhiệm vụ của ban KSNB tại doanh nghiệp Cáp Lê Hoài Trinh (2018), Hoàn thiện KSNB tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng năng lượng xanh, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế Đà Nẵng. Đây là mô hình công ty con trực thuộc tổng công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng và thi công công trình. Luận văn đã làm rõ đặc thù về cơ cấu quản lý được phân cấp trong công ty. Từ đó các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nột bộ của công ty được tác giả phân tích, đặc biệt trong chế độ kiểm tra, kiểm soát chi phí và cơ chế kiểm tra kiểm soát chi phí của BKSNB. Luận văn đã đưa ra những giải pháp nhằm hạn chế những rủi ro, ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động kinh tế, điều hành, đẩy mạnh chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh. Đào Thị Hiền (2019), Hoàn thiện KSNBtại công ty TNHH HAVAS. Luận văn là một đề tài nghiên cứu về những sự ảnh hưởng của KSNBđối với hoạt động kinh doanh tại công ty HAVAS. Đề tài nghiên cứu đã chỉ ra một số hạn chế khi DN vận hành KSNB dựa theo năm thành phần của KSNB.Một số giải pháp khắc phục các thiếu sót, tồn tại mà tác giả đưa ra: nâng cao năng lực quản lý, nhận thức được ý nghĩa và sự cần thiết của KSNB. Tác giả cũng đề xuất áp dụng ERP để công tác quản lý và kiểm soát các hoạt động được thực hiện một cách có hệ thống và chất lượng. Trong nghiên cứu“Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam”củaTS. Phạm Quốc Thuần và TS. Nguyễn Công Cường (2019). Đối tượng nghiên cứu là 200 DNVVN tại Việt Nam bao gồm các DN thương mại, sản xuất, dịch vụ. Trong nghiên cứu này, tác giả đã khảo sát 200 DN để đánh giá thực trạng áp dụng KSNB và đo lường tính hữu hiệu của KSNB đang được áp dụng tại các DNVVN tại Việt Nam. Tác giả đã đưa ra những gợi ý nhằm gia tăng hiệu quả KSNB trong các DNVVN tại Việt Nam như: các nhà quản lý cần định hướng rõ mục tiêu hoạt động của đơn vị mình để có hoàn thiện, thiết lập cơ cấu tổ chức theo hướng tinh giản trong việc công bố và thi hành các quyết định song song với việc chú trọng đến việc kiểm soát từng quy trình và giai đoạn phát triển.. Như vậy, thời gian gần đây, đã có các nghiên cứu về KSNB tại các DNVVN, các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ, doanh nghiệp hoạt động vật liệu xây dựng và trang trí nội thất. Các nghiên cứu này đã bao quát chung các vấn đề thiết kế KSNB tại doanh nghiệp Việt Nam cũng như các doanh nghiệp có một số nét tương đồng với công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải. Tuy nhiên, tác giả chưa tìm thấy nghiên cứuvề KSNB tại doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên và kinh doanh trong lĩnh vực lĩnh vực phân phối các sản phảm gạch ốp lát và TBVS và giải pháp cụ thể cho việc hoàn thiện KSNB của ngành nghề này. Vì vậy, đề tài nghiên cứu về KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải được tác giả lựa chọn để thực hiện luận văn thạc sĩ, trong đó làm rõ hơn về các đặc điểm quản lý doanh nghiệp TNHH thương mại hai thành viên trở lên cũng như các yếu tố cần có để vận hành tốt KSNB tại doanh nghiệp trong bối cảnh ngành nghề này đang có sự cạnh tranh về dịch vụ và chất lượng sản phẩm như hiện nay. 1.3. Mục tiêunghiên cứu - Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB tại doanh nghiệp. - Hai là, phân tích thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải - Ba là, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải 1.4.Câu hỏi nghiên cứu - Cơ sở lý luận nào về KSNB trong doanh nghiệp? - Thực trạng về KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải như thế nào? - Những giải pháp nào nhằm hoàn thiện KSNB tại Công TNHH Thanh Long Duyên Hải? 1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.5.1. Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải 1.5.2. Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải - Thời gian: Giai đoạn 2018 – 2020 - Nội dung: Nghiên cứu 5 yếu tố cấu thành KSNB theo COSO bao gồm:”Môi trườngkiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.” 1.6. Phương pháp nghiên cứu. • Phương pháp thu thập dữ liệu - Dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu chủ yếu là thông tin thu thập từ phiếu khảo sát đến cán bộ và nhân viên trong công ty, các khách hàng, các nhà cung cấp dịch vụ và các công ty trong hệ thống Thanh Long group. Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO nhằm thu thập thông tin về hiểu biết và hành vi hành động của các lãnh đạo và nhân viên về cách thức tổ chức cũng như vận hành KSNB tại đơn vị. Tổng số 50 phiếu khảo sát và 10 cuộc phỏng vấn sâu . Cụ thể là: + Phỏng vấn bảng hỏi: 50 phiếu điều tra tương đương với 50 người trả lời lànhân sự của HĐTV, quản lý và nhân viên. + Phỏng vấn sâu: HĐTV, giám đốc và một số vị trí quản lý, nhân viên; 02 công ty cùng hệ thống Thanh Long Group, 02 nhà cung cấp mặt hàng gạch và thiết bị vệ sinh, 03 đại lý khách hàng và 02 nhà cung cấp dịch vụ khác - Dữ liệu thứ cấp: Thu thập các quy định liên quan đến 5 yếu tố cấu thành nên KSNB. Dữ liệu được thu thập tại các phòng chức năng như: Phòng kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, phòng Điều phối vận tải, Ban KSNB Ngoài ra, dữ liệu chính thức cũng được thu thập qua mạng in-ter-net, các nghiên cứu về KSNB tại các DNVVN; giáo trình kiểm toán của các trường; số liệu thống kê trên các website chính thức về cổng thông tin doanh nghiệp, website của Thanh Long group, báo cáo của công ty. • Phương pháp xử lý dữ liệu: Luận văn sử dụng các phương pháp cụ thể như: Phương pháp tập hợp và đánh giá số liệu thứ cấp, thống kê, thu thập và xử lý số liệu thống kê, phân tích logic và diễn giải. • Phương pháp trình bày: Phương pháp suy luận dựa trên những căn cứ có thật. Kết quả hoạt động SXKD của công ty được trình bày bằng biểu đồ, bảng; lưu đồ với mục đích thể hiện trực quan rõ nét các thông tin đã được thu thập phục vụ cho nghiên cứu. 1.7. Ý nghĩa củađề tài nghiên cứu - Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa lý luận chung về KSNB đặc biệt theo khung lý thuyết COSO, KSNB tại các DNVVN hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. - Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở thực trạng KSNB đã và đang được áp dụng tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả và tác dụng của KSNB hiện có tại công ty. Từ đó, thảo luận kết quả, đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải để hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. 1.8. Kết cấu luận văn Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu sơ đồ, các từ viết tắt, phụ lục, Luận văn gồm 04 chương: Chương 1:Giới thiệu về đề tài nghiên cứu. Chương 2:Cơ sở lý luận về KSNB tại doanh nghiệp Chương 3:Thực trạng KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, giải pháp vềKSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải.
GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách nhằm thúc đẩy sự phát triển của kinh tế tư nhân, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với 807.144 doanh nghiệp hoạt động tính đến tháng 12/2020, trong đó 88,9% là doanh nghiệp nhỏ Những doanh nghiệp này đóng góp khoảng 42% GDP, 33-35% sản lượng công nghiệp và thu hút 60% lực lượng lao động cả nước Để hỗ trợ, Nhà nước đã ban hành và điều chỉnh nhiều chính sách, như luật thương mại vào năm 2005 và các sửa đổi vào năm 2017, 2019 Mặc dù có sự quan tâm từ Nhà nước, các doanh nghiệp vẫn đối mặt với nhiều khó khăn, bao gồm việc tiếp cận nguồn vốn ưu đãi, hệ thống kiểm soát chưa hiệu quả và trình độ lao động thấp Đặc biệt, việc kiểm soát rủi ro trong tổ chức và kinh doanh còn nhiều hạn chế, gây thiệt hại cho doanh nghiệp và ngân sách nhà nước, đồng thời làm gia tăng các vấn nạn tham nhũng và ảnh hưởng tiêu cực đến an sinh xã hội.
Nam Định, tỉnh phía Nam đồng bằng Bắc Bộ, đang phát triển mạnh mẽ sau hơn 30 năm đổi mới, với hơn 6000 doanh nghiệp và hơn 200.000 lao động, chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Nam Định Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, thuộc Thanh Long Group, chuyên phân phối gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh, đã gặp khó khăn về tài chính do nợ đọng từ khách hàng và quản lý công nợ yếu kém Công ty cũng đối mặt với rủi ro tài chính và áp lực từ môi trường kinh doanh cạnh tranh Hệ thống quản lý hiện tại chưa khuyến khích người lao động, đặc biệt là quản lý cấp trung, dẫn đến việc thiếu gắn bó và phát huy năng lực Việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn tình hình kinh doanh, phát hiện rủi ro và có giải pháp hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh.
Do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHHThanh Long Duyên Hải” làm đề tài nghiên cứu.
Tổng quan nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chủ đề nghiên cứu quan trọng trong quản lý và tổ chức doanh nghiệp, thu hút sự quan tâm của nhiều công trình nghiên cứu cả trong và ngoài nước Tùy thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề và quy mô áp dụng, các nghiên cứu về KSNB có những cách tiếp cận khác nhau Một số công trình tiêu biểu đã được thực hiện trong lĩnh vực này.
Nguyễn Thị Thanh Hương (2014), Hoàn thiện KSNBtại công ty TNHH Đồng
Luận văn đã chỉ ra những đặc điểm nổi bật của doanh nghiệp trong lĩnh vực vật liệu xây dựng và trang trí nội thất, đồng thời phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các công ty này Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào KSNB Tuy nhiên, luận văn vẫn chưa đi sâu vào việc thảo luận các công cụ KSNB có thể giúp các doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng phòng tránh rủi ro.
Nguyễn Thị Hồng Quyên (2014) trong luận văn "Hoàn thiện KSNB đối với hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki" đã khái quát lý thuyết về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp thương mại, đặc biệt là tại công ty Nippon Seiki, chuyên phân phối đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe máy Tác giả phân tích những khuyết điểm trong KSNB liên quan đến hoạt động mua hàng và đề xuất các biện pháp khắc phục Tuy nhiên, nghiên cứu này chỉ tập trung vào kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng, do đó chưa phản ánh đầy đủ tính đại diện của KSNB trong tất cả các hoạt động tại các công ty thương mại.
Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công tyTNHH
Vi tính Nguyên Kim đã thực hiện một nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại công ty thương mại có từ hai thành viên trở lên, trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ của mình tại Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Nghiên cứu chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của bộ phận kiểm soát nội bộ (BKSNB) trong công ty, đồng thời đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Các giải pháp được đề xuất giúp công ty quản lý rủi ro trong quy trình bán hàng và báo cáo doanh thu Tác giả cũng nhấn mạnh vai trò quan trọng của hội đồng thành viên và chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Cáp Lê Hoài Trinh (2018) trong luận văn thạc sỹ tại Đại học kinh tế Đà Nẵng đã nghiên cứu về việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng năng lượng xanh, làm rõ cơ cấu quản lý phân cấp và các yếu tố ảnh hưởng đến KSNB, đặc biệt là chế độ kiểm tra, kiểm soát chi phí Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế rủi ro và nâng cao chất lượng quản lý, hiệu quả kinh doanh Đào Thị Hiền (2019) cũng nghiên cứu về KSNB tại công ty TNHH HAVAS, chỉ ra hạn chế trong vận hành KSNB và đề xuất nâng cao năng lực quản lý, nhận thức về KSNB, cùng với việc áp dụng ERP để cải thiện quản lý và kiểm soát hoạt động một cách hệ thống và chất lượng.
Nghiên cứu của TS Phạm Quốc Thuần và TS Nguyễn về “Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam” chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý rủi ro cho các doanh nghiệp này Nghiên cứu cũng nhấn mạnh sự cần thiết phải cải thiện các quy trình kiểm soát để đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng.
Công Cường (2019) đã tiến hành nghiên cứu với đối tượng là 200 doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNVVN) tại Việt Nam, bao gồm các lĩnh vực thương mại, sản xuất và dịch vụ Nghiên cứu này nhằm khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp này.
Bài viết đánh giá thực trạng và hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) ở Việt Nam, với 200 doanh nghiệp được khảo sát Tác giả đề xuất rằng các nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu hoạt động của đơn vị để nâng cao hiệu quả KSNB Đồng thời, cần thiết lập cơ cấu tổ chức tinh gọn, đồng hành với việc kiểm soát chặt chẽ từng quy trình và giai đoạn phát triển.
Gần đây, đã có nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp thương mại - dịch vụ, cũng như các công ty trong lĩnh vực vật liệu xây dựng và trang trí nội thất Những nghiên cứu này đã đề cập đến các vấn đề thiết kế KSNB tại doanh nghiệp Việt Nam và một số công ty tương đồng với TNHH Thanh Long Duyên Hải Tuy nhiên, hiện tại chưa có nghiên cứu nào về KSNB tại các doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên trong lĩnh vực phân phối gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh, cùng với các giải pháp cụ thể để hoàn thiện KSNB cho ngành nghề này.
Đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải được tác giả lựa chọn cho luận văn thạc sĩ, nhằm làm rõ các đặc điểm quản lý của doanh nghiệp TNHH thương mại hai thành viên trở lên Nghiên cứu cũng nhấn mạnh các yếu tố cần thiết để vận hành hiệu quả KSNB trong bối cảnh ngành nghề đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt về dịch vụ và chất lượng sản phẩm.
Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB tại doanh nghiệp.
- Hai là, phân tích thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải
- Ba là, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty TNHHThanh Long Duyên Hải
Câu hỏi nghiên cứu
- Cơ sở lý luận nào về KSNB trong doanh nghiệp?
- Thực trạng về KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải như thế nào?
- Những giải pháp nào nhằm hoàn thiện KSNB tại Công TNHH ThanhLong Duyên Hải?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải
- Không gian: Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải
Nghiên cứu năm yếu tố cấu thành của Kiểm soát nội bộ (KSNB) theo mô hình COSO bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng với Giám sát Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, giúp tổ chức quản lý rủi ro và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp trong nghiên cứu được thu thập từ phiếu khảo sát đối với cán bộ, nhân viên công ty, khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ và các công ty thuộc hệ thống Thanh Long Group Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO, nhằm thu thập thông tin về hiểu biết và hành vi của lãnh đạo, nhân viên liên quan đến tổ chức và vận hành KSNB tại đơn vị.
Tổng số 50 phiếu khảo sát và 10 cuộc phỏng vấn sâu Cụ thể là:
+ Phỏng vấn bảng hỏi: 50 phiếu điều tra tương đương với 50 người trả lời lànhân sự của HĐTV, quản lý và nhân viên.
Trong bài phỏng vấn sâu, chúng tôi đã tiếp cận Hội đồng Thành viên, giám đốc cùng một số vị trí quản lý và nhân viên của hai công ty thuộc hệ thống Thanh Long Group Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã phỏng vấn hai nhà cung cấp gạch và thiết bị vệ sinh, ba đại lý khách hàng, cùng hai nhà cung cấp dịch vụ khác để thu thập thông tin đa chiều và sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp.
- Dữ liệu thứ cấp: Thu thập các quy định liên quan đến 5 yếu tố cấu thành nên KSNB.
Dữ liệu được thu thập tại các phòng chức năng như: Phòng kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, phòng Điều phối vận tải, Ban KSNB
Dữ liệu chính thức được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm internet, nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giáo trình kiểm toán từ các trường học, cùng với số liệu thống kê từ các website chính thức như cổng thông tin doanh nghiệp và trang web của tập đoàn Thanh Long, cũng như các báo cáo của công ty.
Phương pháp xử lý dữ liệu:
Luận văn áp dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể, bao gồm phương pháp tập hợp và đánh giá số liệu thứ cấp, thống kê, thu thập và xử lý số liệu thống kê, cùng với phân tích logic và diễn giải.
Phương pháp suy luận dựa trên căn cứ thực tế, giúp trình bày kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách trực quan thông qua biểu đồ, bảng và lưu đồ, nhằm thể hiện rõ nét các thông tin đã được thu thập phục vụ cho nghiên cứu.
1.7 Ý nghĩa củađề tài nghiên cứu
Luận văn đã hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là theo khung lý thuyết COSO, và áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ.
Dựa trên thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, bài viết đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB hiện có Qua đó, thảo luận về các kết quả đạt được và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB, từ đó giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
THỰC TRẠNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI
Thông tin về doanh nghiệp
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI
- Loại hình doanh nghiệp: TNHH hai thành viên trở lên
- Tên giao dịch nước ngoài: THANH LONG DUYEN HAI CO.LTD
- Trụ sở hoạt động: tổ 24, phường Lộc Vượng, TP Nam Định, tỉnh Nam Định
- Ngành nghề hoạt động chính: Bán buôn bán lẻ vật liệu xây dựng & các sản phẩm gạch, thiết bị vệ sinh ; Đầu tư liên doanh liên kết.
Chức năng
Chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm gạch lát, bao gồm gạch lát nền, gạch thảm và gạch sân vườn, cùng với thiết bị vệ sinh trang trí cho nội và ngoại thất, phục vụ nhu cầu trong ngành xây dựng.
- Đại lý ký gửi và kinh doanh các sản phẩm VLXD khác
Tham mưu cho Hội đồng Thành viên các chiến lược và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, đồng thời cải thiện hiệu suất chung của hệ thống Thanh Long Group.
Nhiệm vụ
Tổ chức hệ thống kênh phân phối sản phẩm và phát triển mạng lưới nhà cung ứng vật tư là rất quan trọng Chúng tôi tập trung vào tỉnh Nam Định và mở rộng thị trường sang các khu vực lân cận như Thái Bình, Ninh Bình Mục tiêu là xây dựng một mạng lưới khách hàng vững mạnh và hiệu quả trong khu vực.
Liên kết hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng, gạch và thiết bị vệ sinh với các công ty thành viên trong hệ thống Thanh Long Group là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của tập đoàn Việc hợp tác này không chỉ tối ưu hóa quy trình cung ứng mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước theo đúng pháp luật Việt Nam.
Công ty cần xây dựng và triển khai các chính sách cũng như chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phát triển các phương án đầu tư mới Những hoạt động này phải phù hợp với các chủ trương, quyết định của Hội đồng Thành viên và hệ thống Thanh Long Group, cũng như tình hình thị trường hiện tại.
Hình 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2018-2020
3.2 Thực trạng về KSNB tại công ty Thanh Long Duyên Hải
3.2.1 Môi trường kiểm soát
3.2.1.1 ‘Tính chính trực và giá trị đạo đức’
Công ty đã thiết lập “Nội quy và quy tắc ứng xử” nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp, bao gồm các nguyên tắc chuẩn mực như tuân thủ thời gian làm việc theo luật lao động, mặc đồng phục, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng, cũng như bảo vệ tài sản và môi trường.
Trong quá trình phỏng vấn sâu về tính phù hợp của các quy định xử phạt với quy tắc ứng xử và nội quy của công ty, một số quản lý và nhân viên đã chỉ ra những bất cập Cụ thể, điều 1 trong "Nội quy và quy tắc ứng xử" có quy định về việc thưởng làm thêm giờ, nhưng lại không được đề cập trong quy chế khen thưởng - kỷ luật Hơn nữa, điều 6 của nội quy cấm hình thức xử phạt bằng tiền mặt, trừ trường hợp gây thiệt hại tài sản, trong khi quy chế khen thưởng - kỷ luật lại quy định mức phạt tiền cho việc đi làm muộn từ 5 phút trở lên.
3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
DN thiết lập "Bản mô tả công việc" để quy định nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí, trong đó trưởng bộ phận phải xin ý kiến phê duyệt của giám đốc cho các công việc đặc thù Một số vị trí yêu cầu "Quy chế tuyển dụng" đi kèm với tiêu chí về độ tuổi, kỹ năng máy tính, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc Chẳng hạn, vị trí quản lý cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tương đương, trong khi kế toán phải có trình độ tối thiểu cao đẳng chuyên ngành Đối với bộ phận kinh doanh, ứng viên cần có bằng cấp tối thiểu cấp 3 và từ 2 năm kinh nghiệm trở lên, cùng khả năng thuyết phục khách hàng Theo khảo sát, 20% nhân viên có trình độ đại học/trên đại học, 40% có trình độ cao đẳng/trung cấp và 40% có trình độ phổ thông, cho thấy công ty chú trọng vào năng lực và thái độ làm việc hơn là học vấn Tuy nhiên, 76% ý kiến cho rằng nhân sự chủ chốt thường xuyên thay đổi và nghỉ việc đơn phương do chế độ đãi ngộ không tương xứng với áp lực công việc.
3.2.1.3 Hội đồng thành viên và ban kiểm soát
Công ty TLDH là một công ty TNHH với năm thành viên góp vốn, trong đó giám đốc là một thành viên của hội đồng và đại diện điều hành công ty theo điều lệ Mặc dù Chủ tịch HĐTV không tham gia điều hành trực tiếp, nhưng các quyết định quan trọng như vay vốn và lựa chọn nhà cung cấp đều cần sự đồng ý của Chủ tịch Các thành viên khác không tham gia vào ban lãnh đạo nhằm đảm bảo sự độc lập trong điều hành và giám sát hiệu quả kiểm soát nội bộ Công ty đã thành lập ban kiểm soát nội bộ với 3 thành viên có nhiệm kỳ 5 năm, nhưng 96% thành viên không thấy sự tham gia của ban này trong các cuộc họp quan trọng như xây dựng kế hoạch hay đánh giá tổng kết Hơn nữa, ban kiểm soát chưa từng tổ chức họp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong công ty.
3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Công ty đã ban hành "Quy chế hoạt động của các phòng ban" theo quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017, trong đó phân công rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận 78% nhân viên hiểu rõ ý nghĩa của việc phân định quyền hạn liên quan đến kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, qua phỏng vấn, hầu hết nhân viên cho biết có tình trạng nhân viên bộ phận này thực hiện công việc của bộ phận khác Chẳng hạn, nhân viên lái xe thuộc phòng điều phối - vận tải có thể bị yêu cầu thu tiền công nợ từ giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh, trong khi theo quy định, việc thu tiền khách hàng thuộc trách nhiệm của bộ phận kinh doanh.
Tại TLDH, 100% ý kiến đồng thuận rằng doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp vào thứ hai đầu tháng với quản lý để thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban Các mục tiêu này chỉ được thông báo qua cuộc họp, không bằng văn bản Vào thứ ba hàng tuần, công ty tổ chức họp để rà soát tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch Hoạt động này được duy trì đều đặn với sự tham gia của tất cả nhân viên Doanh nghiệp cũng đối mặt với thách thức từ bên ngoài như biến động giá thị trường và phàn nàn của khách hàng, cũng như các rủi ro nội bộ như thay đổi nhân sự và hệ thống quản lý Trong các cuộc họp hàng tháng, các trưởng phòng sẽ nộp biểu mẫu số 04 thuộc “Mẫu báo cáo tháng”.
3.2.3.1 Phân tách nhiệm vụ đầy đủ
Theo khảo sát, 36% người tham gia nhận thấy công ty đã ban hành các văn bản ủy quyền và phân tách nhiệm vụ, trong khi 46% không nắm rõ thông tin này Quan sát thực tế cho thấy, việc phân tách nhiệm vụ cũng đã được đề cập trong quy chế hoạt động của công ty.
“Phòng điều phối vận tải” “Phòng kinh doanh”
“Ban kiểm soát nội bộ”
Chủ tịch Hội đồng thành viên đã ban hành "Quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017" về quản trị phần mềm kế toán của công ty Kế toán trưởng (KTT) được ủy quyền bằng văn bản để quản lý phần mềm và ký tên vào chỉ tiêu người bán hàng trên hóa đơn GTGT khi giám đốc vắng mặt Công ty sử dụng phần mềm kế toán với tính năng phân quyền, yêu cầu nhân viên đăng nhập để thực hiện các thao tác, đảm bảo mọi hoạt động đều được ghi lại Phòng kế toán phân chia rõ ràng các phần hành cho từng nhân viên, tách bạch vai trò và phân quyền trong việc nhập dữ liệu, xem dữ liệu và báo cáo số liệu.
Theo kết quả khảo sát, 68% người tham gia đồng ý rằng công ty đã trao quyền cho nhân viên cấp dưới nhằm giảm bớt khối lượng công việc quản lý, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên chủ động và chuyên nghiệp hơn trong công việc.
Theo khảo sát, 96% người tham gia đồng ý rằng công ty đã thực hiện việc phân tách nhiệm vụ ghi chép sổ sách và phân cấp lập, ký chứng từ kế toán bằng văn bản Điều này nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý và kiểm soát chặt chẽ, cũng như bảo vệ an toàn tài sản.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% ý kiến cho rằng công ty đã thực hiện việc tách bạch rõ ràng các hoạt động chức năng liên quan đến quy trình mua hàng, bao gồm yêu cầu mua hàng, xem xét và lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng, cũng như lưu trữ và lập hồ sơ mua hàng.
Theo khảo sát, 60% ý kiến cho rằng công ty chưa có văn bản quy định cụ thể về quyền phê duyệt và nội dung phê duyệt, với 94% cho rằng không có quy định về hạn mức tiền mặt Trong "Quy chế hoạt động", HĐTV có quyền quyết định cao nhất, giám đốc được bổ nhiệm bởi HĐTV và thực hiện các quyền theo điều lệ công ty HĐTV quyết định các vấn đề như phê chuẩn giám đốc và KTT, lựa chọn nhà cung cấp, huy động vốn vay và xây dựng chiến lược hàng năm Giám đốc phê duyệt các hoạt động khác như tuyển dụng, ký kết hợp đồng và mua sắm tài sản Tuy nhiên, các nguyên tắc phê duyệt hiện tại chủ yếu dựa vào quan điểm làm việc của lãnh đạo, chưa được quy định cụ thể trong văn bản nào, dẫn đến tiềm ẩn rủi ro trong quản lý.
3.2.3.3 Kiểm soát sổ sách và chứng từ
Thực trạng về KSNB tại công ty Thanh Long Duyên Hải
3.2.1 Môi trường kiểm soát
3.2.1.1 ‘Tính chính trực và giá trị đạo đức’
Công ty đã thiết lập "Nội quy và quy tắc ứng xử" nhằm xây dựng văn hóa công ty, bao gồm các nguyên tắc chuẩn mực như tuân thủ thời gian làm việc theo luật lao động, mặc đồng phục, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng, cũng như bảo vệ tài sản và môi trường.
Trong quá trình phỏng vấn sâu về tính phù hợp của các quy định xử phạt với quy tắc ứng xử và nội quy công ty, một số quản lý và nhân viên đã chỉ ra những mâu thuẫn cụ thể Chẳng hạn, điều 1 của “Nội quy và quy tắc ứng xử” quy định chính sách thưởng cho làm thêm giờ, nhưng lại không được đề cập trong quy chế khen thưởng – kỷ luật Hơn nữa, điều 6 của nội quy cấm hình thức xử phạt bằng tiền mặt, ngoại trừ các trường hợp gây thiệt hại tài sản, trong khi quy chế khen thưởng – kỷ luật lại quy định mức phạt tiền cho việc đi làm muộn từ 5 phút trở lên.
3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
DN có quy định "Bản mô tả công việc" cho nhiệm vụ cụ thể, trong khi trưởng bộ phận cần xin ý kiến giám đốc cho các công việc khác Một số vị trí yêu cầu cụ thể về độ tuổi, kỹ năng vi tính, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc; ví dụ, quản lý cần ít nhất 2 năm kinh nghiệm tương đương, kế toán yêu cầu trình độ cao đẳng chuyên ngành Đối với bộ phận kinh doanh, ứng viên cần có bằng cấp tối thiểu là 3 và từ 2 năm kinh nghiệm trở lên, cùng khả năng thuyết phục khách hàng Theo điều tra, 20% nhân sự có trình độ đại học/trên đại học, 40% có trình độ cao đẳng/trung cấp và 40% có trình độ phổ thông, cho thấy công ty chú trọng vào năng lực và thái độ làm việc hơn là học vấn cao Tuy nhiên, 76% ý kiến cho rằng nhân sự chủ chốt thường xuyên thay đổi và nghỉ việc đơn phương, nguyên nhân có thể do chế độ đãi ngộ không tương xứng với áp lực công việc.
3.2.1.3 Hội đồng thành viên và ban kiểm soát
Công ty TLDH là một công ty TNHH với năm thành viên góp vốn, trong đó giám đốc là một thành viên trong hội đồng và đại diện điều hành công ty Mặc dù Chủ tịch HĐTV không tham gia điều hành trực tiếp, nhưng các quyết định quan trọng như vay vốn và lựa chọn nhà cung cấp đều cần sự đồng ý của Chủ tịch Các thành viên khác không tham gia điều hành, nhằm đảm bảo sự độc lập và giám sát hiệu quả của công ty Theo điều lệ, công ty đã thành lập ban kiểm soát nội bộ gồm ba thành viên với nhiệm kỳ năm năm; tuy nhiên, 96% thành viên không thấy sự tham gia của ban này trong các cuộc họp quan trọng, như xây dựng kế hoạch hay đánh giá tổng kết cuối năm Ban kiểm soát cũng chưa từng tổ chức họp để giải quyết các vấn đề phát sinh tại công ty.
3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Doanh nghiệp đã thiết lập quy chế hoạt động rõ ràng giữa các phòng ban thông qua quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017, giúp 78% nhân viên hiểu được quyền hạn và trách nhiệm liên quan đến kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, trong các cuộc phỏng vấn, hầu hết nhân viên thừa nhận có tình trạng nhân viên bộ phận này thực hiện công việc của bộ phận khác Chẳng hạn, nhân viên lái xe thuộc phòng điều phối - vận tải thường bị yêu cầu thu tiền công nợ từ giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh, dù việc này lẽ ra thuộc trách nhiệm của bộ phận kinh doanh.
Tại TLDH, 100% ý kiến đồng thuận rằng doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp vào thứ hai đầu tháng với ban quản lý để thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận Các mục tiêu này chỉ được thông báo qua cuộc họp, không bằng văn bản Hàng tuần vào thứ ba, công ty sẽ tiến hành họp để rà soát tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch Đây là hoạt động thường xuyên với sự tham gia của toàn bộ nhân viên Doanh nghiệp cũng phải đối mặt với thách thức từ bên ngoài như biến động giá thị trường và phản hồi từ khách hàng, cũng như các rủi ro nội bộ như thay đổi nhân sự và hệ thống quản lý Qua các cuộc họp hàng tháng, các trưởng phòng sẽ nộp biểu mẫu số 04 trong “Mẫu báo cáo tháng”.
3.2.3.1 Phân tách nhiệm vụ đầy đủ
Kết quả khảo sát cho thấy 36% người tham gia nhận định rằng công ty đã ban hành các văn bản ủy quyền và phân tách nhiệm vụ, trong khi 46% không rõ về vấn đề này Quan sát thực tế cũng chỉ ra rằng việc phân tách nhiệm vụ đã được đề cập trong quy chế hoạt động của công ty.
“Phòng điều phối vận tải” “Phòng kinh doanh”
“Ban kiểm soát nội bộ”
Chủ tịch hội đồng thành viên đã ban hành “Quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017”, ủy quyền cho KTT quản trị phần mềm kế toán và ký tên vào hóa đơn GTGT khi giám đốc vắng mặt Công ty sử dụng phần mềm kế toán có tính năng phân quyền, yêu cầu nhân viên đăng nhập để truy cập hoặc sửa đổi dữ liệu, đảm bảo mọi thao tác được ghi lại Phòng kế toán phân chia rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhân viên, tách bạch vai trò và phân quyền trong việc nhập dữ liệu, xem dữ liệu và báo cáo số liệu.
Theo kết quả khảo sát, 68% người tham gia đồng ý rằng việc công ty trao quyền cho nhân viên cấp dưới nhằm giảm bớt khối lượng công việc quản lý, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên chủ động và chuyên nghiệp hơn trong công việc.
Theo khảo sát, 96% người tham gia đồng ý rằng công ty đã thực hiện việc phân tách nhiệm vụ ghi chép sổ sách và phân cấp lập, ký chứng từ kế toán bằng văn bản Điều này nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý và kiểm soát chặt chẽ, bảo vệ an toàn tài sản.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý rằng công ty đã tách bạch rõ ràng các hoạt động chức năng, bao gồm yêu cầu mua hàng, xem xét và lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng, cũng như lưu trữ và lập hồ sơ mua hàng.
Theo khảo sát, 60% ý kiến cho rằng công ty chưa có quy định cụ thể về quyền phê duyệt và nội dung phê duyệt, trong khi 94% cho rằng không có văn bản quy định về hạn mức tiền mặt Trong "Quy chế hoạt động", HĐTV có quyền ra quyết định cao nhất và giám đốc, được bổ nhiệm bởi HĐTV, thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo điều lệ HĐTV quyết định các vấn đề như phê chuẩn giám đốc và KTT, lựa chọn nhà cung cấp, huy động vốn và xây dựng chiến lược hàng năm Giám đốc công ty thực hiện phê duyệt các hoạt động còn lại, bao gồm tuyển dụng, ký kết hợp đồng và mua sắm tài sản Tuy nhiên, các nguyên tắc phê duyệt này chủ yếu được hình thành từ quan điểm làm việc của lãnh đạo, chưa được quy định rõ ràng trong văn bản nào, dẫn đến rủi ro trong quá trình vận hành.
3.2.3.3 Kiểm soát sổ sách và chứng từ
Các phiếu thu và phiếu chi được tự động đánh số trên phần mềm, trong khi kế toán tiền và thủ quỹ hàng ngày kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê Công ty sử dụng sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, đảm bảo tuân thủ về số lượng, kết cấu và phương pháp ghi sổ Ngoài ra, công ty thiết lập các sổ theo dõi như sổ nhân sự, sổ bảo hiểm xe, và sổ xăng dầu để tiện lợi trong việc quản lý Các chứng từ cũng được tạo ra cho từng mục đích như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hóa đơn tài chính, nhằm ghi nhận thông tin bán hàng và cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật.
Hồ sơ bảo hiểm nộp dưới dạng điện tử cũng được in ra để theo dõi và đối chiếu.
Biên bản đối chiếu công nợ và biên bản xác nhận công nợ được thiết kế độc lập nhằm phục vụ cho các mục đích soát xét, lưu trữ và kèm theo chứng từ liên quan.
Theo kết quả khảo sát, 58% ý kiến cho rằng công ty chưa có biện pháp giám sát và bảo dưỡng thiết bị, dẫn đến mất mát và hư hỏng tài sản Việc bố trí thời gian trông coi kho hàng và ra vào công ty chưa hợp lý do thiếu nhân sự Mặc dù công ty đã thực hiện kiểm kê tài sản và hàng tồn kho định kỳ, hàng hóa lưu trữ vẫn gặp vấn đề hư hỏng và mất cắp Nguyên nhân chủ yếu là kho hàng và gara ô tô nằm chung khu vực Dù hàng hóa được đánh số cẩn thận, nhưng mã hàng thường bị lẫn lộn và một số mặt hàng tồn ít chưa được phân kho riêng, gây khó khăn trong việc tìm kiếm Với mặt hàng gạch nặng và thiết bị vệ sinh, việc kiểm kê ba tháng một lần là nỗ lực lớn của công ty để hạn chế thất thoát tài sản Công ty đã ban hành quy trình kiểm kê tài sản và kho hàng, đánh giá tài sản cố định (TSCĐ) định kỳ mỗi sáu tháng để kiểm soát số lượng và chất lượng 100% TSCĐ đều được gắn nhãn và có mã số theo dõi chi tiết, và công ty áp dụng quy định kiểm tra mọi trường hợp di chuyển TSCĐ giữa các bộ phận hoặc ra khỏi công ty.
3.2.3.4 Kiểm tra độc lập và phân tích rà soát
