Kiểm Soát Nội Bộ Tại Công Ty Tnhh Thanh Long Duyên Hải.docx

KẾT CẤU LUẬN VĂN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN  VŨ THỊ NGỌC TÂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Hà Nội, năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI[.]

GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài

Thời gian qua, Chính phủ Việt Nam đã không ngừng tạo nhiều chính sách với mong muốn kinh tế tư nhân sẽ có nhiều thuận lợi để phát triển, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Theo báo cáo mới nhất của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đến tháng 12/2020, nước ta có 807.144 doanh nghiệp đã và đang hoạt động, trong đó số lượng doanh nghiệp nhỏ chiếm 88,9% Mặc dù quy mô nhỏ, nhưng hàng năm các doanh nghiệp nàyđóng góp vào nền kinh tế khoảng 42% GDP, sản lượng công nghiệp từ 33-35%, thu hút 60% lao động trên cả nước Để tạo động lực và hoàn thiện khung pháp lý, Nhà nước đã ban hành chính sách mới và sửa đổi chính sách đã ban hành Cụ thể như ban hành luật thương mại ngày 14/06/2005 và được điều chỉnh vào năm 2017, 2019 để phù hợp với đặc điểm kinh tế xã hội hiện nay Điều đó cho thấy Nhà nước luôn quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại Tuy nhiên, hoạt động của nhóm DN này đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, như là cơ hội tiếp cận các nguồn vốn ưu đãi; hệ thống kiểm soát chưa hiệu quả, trình độ lao động kém. Đặc biệt trong công tác kiểm soát các rủi ro trong tổ chức và kinh doanh, các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, yếu kémgây ra những thiệt hại cho công ty và cho ngân sách nhà nước, làm tăng các tệ nạn tham ô, tham nhũng của các cá nhân hay các nhóm lợi ích ảnh hưởng tiêu cực đến đảm bảo an sinh xã hội

Nam Định là một tỉnh nằm ở phía Nam đồng bằng Bắc Bộ, giáp tỉnh Thái Bình về Đông Bắc, giáp tỉnh Ninh Bình về phía Tây Nam, giáp tỉnh Hà Nam về phía Tây Bắc Sau hơn 30 năm đổi mới, tỉnh Nam Định đang là khu vực phát triển và ngày càng đóng góp nhiều cho nền kinh tế chung của cả nước Hiện nay trên địa bàn tỉnh Nam Định có hơn 6000 doanh nghiệp với hơn 200.000 lao động, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn tập trung ở thành phố Nam Định Công tyTNHH Thanh Long Duyên Hải là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, thuộc hệ thống Thanh Long Group chuyên phân phối các sản phẩm gạch ốp lát,TBVS Được thành lập từ năm 2017, nguồn vốn kinh doanh đang có xu hướng bị khách hàng nợ đọng do việc kiểm soát công nợ không tốt và có sự thông đồng trong việc thanh toán nợ giữa đại lý và nhân viên phụ trách Không những thế, doanh nghiệp còn đang đối mặt với việc những rủi ro về tài chính do chưa kiểm soát tốt dòng tiền kinh doanh Công ty cũng đang chịu nhiều ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh, chính sách kinh tế và sự tham gia của nhiều đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành nghề. Trong quản lý và sử dụng nhân sự, với hệ thống và quan điểm quản lý của ban lãnh đạo hiện nay đã và đang không có sự khích lệ người lao động, đặc biệt là quản lý cấp trung để họ có thể phát huy năng lực và gắn bó lâu dài với công ty Do vậy hoàn thiện KSNB sẽ giúp lãnh đạo công ty kiểm soát được tình hình kinh doanh trong hiện tại và tương lai, phát hiện và có các giải pháp tích cực hạn chế tối đa các rủi ro không mong muốn.

Do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHHThanh Long Duyên Hải” làm đề tài nghiên cứu.

Tổng quan nghiên cứu

KSNB doanh nghiệp là một trong những đề tài đượcđược nhiều công trình trong và ngoài nước nghiên cứu nhiều nhất, điều này cho thấyKSNB rất quản trọng với quản lý và tổ chức doanh nghiệp Tùy từng lĩnh vực, từng ngành nghề và quy mô áp dụng, các nghiên cứu cũng có cách tiếp cận về KSNB khác nhau Có thể kể đến một vài công trình tiêu biểu như sau:

Nguyễn Thị Thanh Hương (2014), Hoàn thiện KSNBtại công ty TNHH Đồng

Tâm Luận văn đã nêu ra được đặc điểm của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất, thực trạng về KSNB của công ty này Luận văn đã nhấn mạnh việc ứng dụng CNTT vào KSNB là rất cần thiết Tuy nhiên luận vănchưa thảo luận sâu về các công cụ KSNBgiúp phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra với các DN phân phối vật liệu xây dựng

Nguyễn Thị Hồng Quyên (2014), Hoàn thiện KSNB đối với hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki Tác giả đã khái quát một số vấn đề lý thuyết về KSNB và KSNB tại DN thương mại chung và cụ thể hơn đối với công tyNippon Seiki chuyên phân phối sản phẩm đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh Luận văn đã phân tích và đưa ra những nhận định về khuyết điểm KSNB trong hoạt động mua hàng tại công ty Nippon Seiki và đề nghị các biện pháp khắc phục Do phạm vi của nghiên cứu là kiểm soát nội bộ trong các quy trình mua hàng, nên tính đại diện cho KSNB trong tất cả các hoạt động tại các công ty thương mại chưa cao.

Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công tyTNHH

Vi tính Nguyên Kim, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh Tác giả đã nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại công ty với đặc thù là công ty thương mại 2 thành viên trở lên Nghiên cứu cũng trình bày một số điểm mạnh và điểm yếu của BKSNB của công ty đồng thời nêu quan điểm kiến nghị cho việc hoàn thiện KSNB. Những kiến nghị của tác giả là những giải pháp tổng quát giúp công ty quản lý được rủi ro trong khâu bán hàng và báo cáo doanh thu Đặc biệt tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng vai trò quản lý của hội đồng thành viên cũng như chức năng, nhiệm vụ của ban KSNB tại doanh nghiệp

Cáp Lê Hoài Trinh (2018), Hoàn thiện KSNB tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng năng lượng xanh, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế Đà Nẵng Đây là mô hình công ty con trực thuộc tổng công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng và thi công công trình Luận văn đã làm rõ đặc thù về cơ cấu quản lý được phân cấp trong công ty Từ đó các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nột bộ của công ty được tác giả phân tích, đặc biệt trong chế độ kiểm tra, kiểm soát chi phí và cơ chế kiểm tra kiểm soát chi phí của BKSNB Luận văn đã đưa ra những giải pháp nhằm hạn chế những rủi ro, ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động kinh tế, điều hành, đẩy mạnh chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh. Đào Thị Hiền (2019), Hoàn thiện KSNBtại công ty TNHH HAVAS Luận văn là một đề tài nghiên cứu về những sự ảnh hưởng của KSNBđối với hoạt động kinh doanh tại công ty HAVAS Đề tài nghiên cứu đã chỉ ra một số hạn chế khi DN vận hành KSNB dựa theo năm thành phần của KSNB.Một số giải pháp khắc phục các thiếu sót, tồn tại mà tác giả đưa ra: nâng cao năng lực quản lý, nhận thức được ý nghĩa và sự cần thiết của KSNB Tác giả cũng đề xuất áp dụng ERP để công tác quản lý và kiểm soát các hoạt động được thực hiện một cách có hệ thống và chất lượng

Trong nghiên cứu“Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam”củaTS Phạm Quốc Thuần và TS Nguyễn

Công Cường (2019) Đối tượng nghiên cứu là 200 DNVVN tại Việt Nam bao gồm các DN thương mại, sản xuất, dịch vụ Trong nghiên cứu này, tác giả đã khảo sát

200 DN để đánh giá thực trạng áp dụng KSNB và đo lường tính hữu hiệu của KSNB đang được áp dụng tại các DNVVN tại Việt Nam Tác giả đã đưa ra những gợi ý nhằm gia tăng hiệu quả KSNB trong các DNVVN tại Việt Nam như: các nhà quản lý cần định hướng rõ mục tiêu hoạt động của đơn vị mình để có hoàn thiện, thiết lập cơ cấu tổ chức theo hướng tinh giản trong việc công bố và thi hành các quyết định song song với việc chú trọng đến việc kiểm soát từng quy trình và giai đoạn phát triển

Như vậy, thời gian gần đây, đã có các nghiên cứu về KSNB tại các DNVVN, các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ, doanh nghiệp hoạt động vật liệu xây dựng và trang trí nội thất Các nghiên cứu này đã bao quát chung các vấn đề thiết kế KSNB tại doanh nghiệp Việt Nam cũng như các doanh nghiệp có một số nét tương đồng với công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải Tuy nhiên, tác giả chưa tìm thấy nghiên cứuvề KSNB tại doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên và kinh doanh trong lĩnh vực lĩnh vực phân phối các sản phảm gạch ốp lát và TBVS và giải pháp cụ thể cho việc hoàn thiện KSNB của ngành nghề này

Vì vậy, đề tài nghiên cứu về KSNB tại công ty TNHH Thanh Long DuyênHải được tác giả lựa chọn để thực hiện luận văn thạc sĩ, trong đó làm rõ hơn về các đặc điểm quản lý doanh nghiệp TNHH thương mại hai thành viên trở lên cũng như các yếu tố cần có để vận hành tốt KSNB tại doanh nghiệp trong bối cảnh ngành nghề này đang có sự cạnh tranh về dịch vụ và chất lượng sản phẩm như hiện nay.

Mục tiêu nghiên cứu

- Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB tại doanh nghiệp.

- Hai là, phân tích thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải

- Ba là, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty TNHHThanh Long Duyên Hải

Câu hỏi nghiên cứu

- Cơ sở lý luận nào về KSNB trong doanh nghiệp?

- Thực trạng về KSNB tại Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải như thế nào?

- Những giải pháp nào nhằm hoàn thiện KSNB tại Công TNHH ThanhLong Duyên Hải?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải

- Không gian: Công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải

- Nội dung: Nghiên cứu 5 yếu tố cấu thành KSNB theo COSO bao gồm:”Môi trườngkiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.”

Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu chủ yếu là thông tin thu thập từ phiếu khảo sát đến cán bộ và nhân viên trong công ty, các khách hàng, các nhà cung cấp dịch vụ và các công ty trong hệ thống Thanh Long group Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO nhằm thu thập thông tin về hiểu biết và hành vi hành động của các lãnh đạo và nhân viên về cách thức tổ chức cũng như vận hành KSNB tại đơn vị.

Tổng số 50 phiếu khảo sát và 10 cuộc phỏng vấn sâu Cụ thể là:

+ Phỏng vấn bảng hỏi: 50 phiếu điều tra tương đương với 50 người trả lời lànhân sự của HĐTV, quản lý và nhân viên.

+ Phỏng vấn sâu: HĐTV, giám đốc và một số vị trí quản lý, nhân viên; 02 công ty cùng hệ thống Thanh Long Group, 02 nhà cung cấp mặt hàng gạch và thiết bị vệ sinh, 03 đại lý khách hàng và 02 nhà cung cấp dịch vụ khác

- Dữ liệu thứ cấp: Thu thập các quy định liên quan đến 5 yếu tố cấu thành nên KSNB.

Dữ liệu được thu thập tại các phòng chức năng như: Phòng kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, phòng Điều phối vận tải, Ban KSNB

Ngoài ra, dữ liệu chính thức cũng được thu thập qua mạng in-ter-net, các nghiên cứu về KSNB tại các DNVVN; giáo trình kiểm toán của các trường; số liệu thống kê trên các website chính thức về cổng thông tin doanh nghiệp, website của Thanh Long group, báo cáo của công ty.

 Phương pháp xử lý dữ liệu:

Luận văn sử dụng các phương pháp cụ thể như: Phương pháp tập hợp và đánh giá số liệu thứ cấp, thống kê, thu thập và xử lý số liệu thống kê, phân tích logic và diễn giải.

Phương pháp suy luận dựa trên những căn cứ có thật Kết quả hoạt động SXKD của công ty được trình bày bằng biểu đồ, bảng; lưu đồ với mục đích thể hiện trực quan rõ nét các thông tin đã được thu thập phục vụ cho nghiên cứu.

1.7 Ý nghĩa củađề tài nghiên cứu

- Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa lý luận chung về KSNB đặc biệt theo khung lý thuyết COSO, KSNB tại các DNVVN hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.

- Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở thực trạng KSNB đã và đang được áp dụng tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả và tác dụng của KSNB hiện có tại công ty Từ đó, thảo luận kết quả, đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải để hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

THỰC TRẠNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI 27 3.1 Khái quát về đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý ảnh hưởng tới quy

Nhiệm vụ

- Tổ chức hệ thống kênh phân phối sản phẩm và phát triển hệ thống nhà cung ứng vật tư và mạng lưới khách hàng trong nước, tập trung tại tỉnh Nam Định và mở rộng thị trường tại các khu vực lân cận thuộc tỉnh Thái Bình, Ninh Bình và

- Liên kết hợp đồng mua bán các sản phẩm vật liệu xây dựng, gạch, thiết bị vệ sinh, với các công ty thành viên khác trong hệ thống Thanh Long Group.

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước theo đúng pháp luật Việt Nam.

- Vạch ra và thực hiện các chính sách, chiến lược hoạt động SXKD và phương án đầu tư mới cho công ty phù hợp với các chính sách, chủ trương, quyết định của HĐTV, hệ thống Thanh Long group và tình hình thị trường.

Hình 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2018-2020

3.2 Thực trạng về KSNB tại công ty Thanh Long Duyên Hải

3.2.1 Môi trường kiểm soát

3.2.1.1 ‘Tính chính trực và giá trị đạo đức’

Công ty đã ban hành “Nội quy và quy tắc ứng xử” (Phụ lục 1) để xây dựng văn hóa công ty, trong đó có một số nguyên tắc chuẩn mực như: thời gian làm việc theo luật lao động, mặc đồng phục, tuân thủ quy định an toàn vệ sinh lao động, tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng, bảo vệ tài sản và môi trường

Khi tiến hành phỏng vấn sâu về vấn đề “Các quy định xử phạt có phù hợp,tương ứng với quy tắc ứng xử, nội quy đề ra hay không?” với một số quản lý và nhân viên của công ty, người được phỏng vấn có đưa ra một số ví dụ về sự không phù hợp và tương ứng như: trong điều 1 của của “Nội quy và quy tắc ứng xử” có chính sách thưởng làm thêm giờ, nhưng trong quy chế khen thưởng – kỷ luật của công ty không đề cấp đến chế độ này, hoặc trong điều 6 của nội quy này là: “ Không áp dụng hình thức xử phạt bằng tiền mặt trừ các trường hợp làm thiệt hại tài sản của công ty, nhưng trong “Quy chế khen thưởng- kỷ luật” lại quy định mức nộp phạt bằng tiền mặt nếu đi làm muộn từ 5 phút trở lên.

3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự

DN có “Bản mô tả công việc” quy định về nhiệm vụ công việc Bên cạnh đó, trưởng bộ phận sẽ xây dựng và xin ý kiến phê duyệt của giám đốc cho những công việc cụ thể khác trong từng phòng ban Với một số vị trí, “Quy chế tuyển dụng” sẽ kèm theo yêu cầu cụ thể về độ tuổi, kỹ năng sử dụng vi tính, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc Ví dụ như đối với vị trí quản lý phải có ít nhất 2 năm làm việc ở vị trí trí tương đương, kế toán phải đảm bảo trình độ tối thiểu cao đẳng chuyên ngành kế toán Với bộ phận kinh doanh, thị trường ứng viên tối thiểu bằng cấp 3 và có từ 2 năm kinh nghiệm trở lên, có khả năng thuyết phục khách hàng. Theo số liệu điều tra tại công ty, trình độ học vấn đại học/trên đại học chiếm 20%, trình độ cao đẳng/trung cấp chiếm 40% và 40% là trình độ phổ thông Tỷ lệ này cho thấy, công ty không yêu cầu nhân sự phải có học vấn cao mà chú trọng vào năng lực và thái độ làm việc 76% ý kiến cho rằng nhân sự chủ chốt hường xuyên bị thay đổi, nghỉ việc đơn phương Một số nhận định cho rằng, nguyên nhân đến từ chế độ đãi ngộ của công ty không tương xứng với áp lực từ sự điều hành trong công việc.

3.2.1.3 Hội đồng thành viên và ban kiểm soát

Công ty TLDH là công ty TNHH với năm thành viên góp vốn, giám đốc là một thành viên trong hội đồng và đại diện điều hành công ty theo điều lệ hoạt động.Chủ tịch HĐTV tuy không tham gia điều hành trực tiếp nhưng theo một số tài liệu thu thập được các quyết định quan trọng như vay vốn, lựa chọn nhà cung cấp đều phải có sự đồng ý của chủ tịch HĐTV Các thành viên khác không tham gia điều hành trong ban lãnh đạo công ty Mục đích để đảm bảo sự độc lập khỏi việc điều hành và thực hiện việc giám sát sự phát triển và hiệu quả của kiểm soát nội bộ.Theo điều lệ, công ty có thành lập ban kiểm soát nội bộ gồm 3 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm Mặc dù, Ban KSNB có được thành lập trên văn bản nhưng có 96% cho biết không nhìn thấy sự tham gia của ban KSNB vào các cuộc họp quan trọng như xây dựng kế hoạch, chiến lược hay đánh giá tổng kết cuối năm hay các sự việc cần được giám sát Ban kiểm soát cũng chưa từng tổ chức họp để giải quyết sự việc khi có vấn đề phát sinh tại công ty

“Phòng kế toán - tài chính” “Phòng HCNS” “Phòng điều phối vận tải”“Phòng kinh doanh”

Hôi đồng thành viên “Ban kiểm soát nội bộ”

Chủ tịch hội đồng thành viên

3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Về cơ bản, DN đã có văn bản phân công và xác định quyền hạn rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau trong “Quy chế hoạt động của các phòng ban” ban hành kèm theo quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017 (Phụ lục 1) của Hội đồng thành viên 78% các nhân viên trong công ty có hiểu được ý nghĩa của việc phân định quyền hạn, trách nhiệm đến KSNB trong DN Tuy vậy khi phỏng vấn sâu về việc “Có hay không sự việc nhân viên ở bộ phận này làm công việc của bộ phận khác?” thì có đến hầu hết người được phỏng vấn đều cho rằng có điều này xảy ra tại công ty Ví dụ: nhân viên lái xe thuộc phòng điều phối - vận tải khi đi giao hàng theo đơn khách đặt, giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh có quyền yêu cầu lái xe thu tiền công nợ khách hàng, trong khi theo quy định chức năng nhiệm vụ việc thu tiền khách hàng là việc của bộ phận kinh doanh.

Tại TLDH, 100% ý kiến nhất trí rằng DN có thông qua các cuộc họp ngày thứ hai đầu tháng với quản lý Từ đó các trưởng bộ phận sẽ để thiết lập các mục tiêu cụ thể và giao cho các phòng ban mình phục trách Các mục tiêu này chỉ được thông báo qua cuộc họp chứ không truyền đạt bằng văn bản Đồng thời vào ngày thứ ba hàng tuần, công ty sẽ họp để rà soát tiến độ thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch đã đặt ra Đây là một hoạt động được công ty duy trì đều đặn và có sự tham gia của tất cả các nhân viên DN cũng sẽ phải đối mặt với những thách thức từ bên ngoài như biến động giá thị trường, thay đổi một số chính sách, sự phàn nàn của khách hàng khi không hài lòng về sản phẩm của công ty hay những rủi ro từ bên trong như sự biến đổi về nhân sự, hệ thống quản lý, vv…Thông qua các cuộc họp hàng tháng, các trưởng phòng sẽ nộp kèm biểu mẫu số 04 thuộc “ Mẫu báo cáo tháng”

3.2.3.1 Phân tách nhiệm vụ đầy đủ

Theo kết quả khảo sát, 36% cho rằng công ty có ban hành các văn bản ủy quyền và phân tách nhiệm vụ, 46% không biết về vấn đề này Thực tế quan sát cho thấy, việc phân tách nhiệm vụ cũng được nêu trong quy chế hoạt động của các phòng ban ban hành kèm theo “Quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017 của Hội đồng thành viên” Ngoài ra, KTT được ủy quyền bằng văn bản về việc quản trị phần mềm kế toán của công ty, và ký tên vào chỉ tiêu người bán hàng trên hóa đơn GTGT khi giám đốc vắng mặt Công ty sử dụng phần mềm kế toán có tính năng phân quyền quản trị và sử dụng, khi muốn vào hệ thống hoặc sửa đổi dữ liệu nhân viên phải đăng nhập, vì vậy tất cả các thao tác đều sẽ được ghi lại Phòng kế toán phân chia rõ các phần hành cho từng nhân viên phụ trách và được tách bạch rõ vai trò và phân quyền trong nhập dữ liệu- xem dữ liệu-báo cáo số liệu.

Kết quả khảo sát thu được, 68% phiếu điều tra đồng ý rằng công ty có trao quyền cho nhân viên cấp dưới mục đích là giảm bớt khối lượng công việc quản lý cũng như tạo sự chủ động, chuyên nghiệp cho nhân viên trong công việc

Qua khảo sát, 96% ý kiến đồng ý công ty đã phân tách nhiệm vụ ghi chép sổ sách, phân cấp lập và ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm bảo yêu cầu quản lý và kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

Kết quả khảo sát thu được, 100% ý kiến cho rằng công ty đã và đang tách bạch các hoạt động chức năng như: yêu cầu mua hàng, xem xét, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng, lưu trữ và lập hồ sơ mua hàng

Theo kết quả khảo sát, có 60% ý kiến cho rằng công ty có văn bản quy định cụ thể về cấp phê duyệt và nội dung phê duyệt và công ty chưa có văn bản quy định cụ thể quyền phê duyệt với từng hạn mức tiền mặt (94%) Trong “Quy chế hoạt động” của công ty, HĐTV có quyền ra quyết định cao nhất và thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo điều lệ của công ty TNHH 2 thành viên trở lên, giám đốc là người được HĐTV bổ nhiệm, đại diện pháp luật và điều hành công ty Trong đó HĐTV sẽ ra quyết định về các nội dung như: phê chuẩn giám đốc và KTT công ty, lựa chọn nhà máy cung cấp hàng hóa gạch và TBVS, huy động vốn vay, tiền gửi tiết kiệm,xây dựng chiến lược hàng năm Giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật,phê duyệt mọi hoạt động còn lại bao gồm: bổ nhiệm và tuyển dụng nhân sự, ký kết hợp đồng, xây dựng kế hoạch và báo cáo kinh doanh, mua sắm tài sản, … Công ty chưa có văn bản quy định cụ thể quyền phê duyệt với từng hạn mức tiền mặt Qua việc thu thập tài liệu và phỏng vấn sâu, tác giả nhận thấy, các nguyên tắc phê duyệt chung và phê duyệt riêng này không quy định cụ thể trong văn bản nào bao gồm cả quy chế, nội quy hoạt động mà chủ yếu được hình thành từ quan điểm làm việc của lãnh đạo và người phụ trách để có thể vận hành trôi chảy các hoạt động cũng như hạn chế tối đa các rủi ro có thể phát sinh gây ảnh hưởng đến trách nhiệm công việc.

3.2.3.3 Kiểm soát sổ sách và chứng từ

Các “Phiếu thu” và “Phiếu chi” được đánh số thứ tự tự động trên hệ thống phần mềm “Hàng ngày kế toán tiền và thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và đối chiếu với nhau sau đó lập biên bản kiểm kê và đóng sổ theo dõi Công ty sử dụng sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trích lập các khoản dự phòng phù hợp với số lượng, kết cấu, hình thức sổ tài khoản, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối quan hệ giữa các sổ tài khoản được quy định trong“Thông tư 200/2014/TT- BTC”, tuân thủ những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Ngoài ra, để theo dõi các hoạt động cụ thể khác, công ty cũng thiết lập các loại sổ sách khách để thuận tiện cho việc ghi chép theo dõi như: sổ theo dõi nhân sự, sổ theo dõi bảo hiểm xe, sổ theo dõi xăng dầu, sổ theo dõi hàng trả về theo xe, vv… Các chứng từ cũng được thiết lập riêng cho từng mục đích sử dụng như: phiếu xuất kho nội bộ theo dõi chi tiết số lượng công cụ dụng cụ, hàng hóa xuất ra hàng ngày, phiếu giao hàng riêng có ghi chi tiết số lượng và giá bán xác minh việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đến khách hàng, công ty sử dụng, hóa đơn tài chính được lập bởi người bán hàng nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ bảo hiểm nộp dưới dạng điện tử cũng được in ra để theo dõi và đối chiếu.

Thực trạng về KSNB tại công ty Thanh Long Duyên Hải

3.2.1.1 ‘Tính chính trực và giá trị đạo đức’

Công ty đã ban hành “Nội quy và quy tắc ứng xử” (Phụ lục 1) để xây dựng văn hóa công ty, trong đó có một số nguyên tắc chuẩn mực như: thời gian làm việc theo luật lao động, mặc đồng phục, tuân thủ quy định an toàn vệ sinh lao động, tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng, bảo vệ tài sản và môi trường

Khi tiến hành phỏng vấn sâu về vấn đề “Các quy định xử phạt có phù hợp,tương ứng với quy tắc ứng xử, nội quy đề ra hay không?” với một số quản lý và nhân viên của công ty, người được phỏng vấn có đưa ra một số ví dụ về sự không phù hợp và tương ứng như: trong điều 1 của của “Nội quy và quy tắc ứng xử” có chính sách thưởng làm thêm giờ, nhưng trong quy chế khen thưởng – kỷ luật của công ty không đề cấp đến chế độ này, hoặc trong điều 6 của nội quy này là: “ Không áp dụng hình thức xử phạt bằng tiền mặt trừ các trường hợp làm thiệt hại tài sản của công ty, nhưng trong “Quy chế khen thưởng- kỷ luật” lại quy định mức nộp phạt bằng tiền mặt nếu đi làm muộn từ 5 phút trở lên.

3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự

DN có “Bản mô tả công việc” quy định về nhiệm vụ công việc Bên cạnh đó, trưởng bộ phận sẽ xây dựng và xin ý kiến phê duyệt của giám đốc cho những công việc cụ thể khác trong từng phòng ban Với một số vị trí, “Quy chế tuyển dụng” sẽ kèm theo yêu cầu cụ thể về độ tuổi, kỹ năng sử dụng vi tính, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc Ví dụ như đối với vị trí quản lý phải có ít nhất 2 năm làm việc ở vị trí trí tương đương, kế toán phải đảm bảo trình độ tối thiểu cao đẳng chuyên ngành kế toán Với bộ phận kinh doanh, thị trường ứng viên tối thiểu bằng cấp 3 và có từ 2 năm kinh nghiệm trở lên, có khả năng thuyết phục khách hàng. Theo số liệu điều tra tại công ty, trình độ học vấn đại học/trên đại học chiếm 20%, trình độ cao đẳng/trung cấp chiếm 40% và 40% là trình độ phổ thông Tỷ lệ này cho thấy, công ty không yêu cầu nhân sự phải có học vấn cao mà chú trọng vào năng lực và thái độ làm việc 76% ý kiến cho rằng nhân sự chủ chốt hường xuyên bị thay đổi, nghỉ việc đơn phương Một số nhận định cho rằng, nguyên nhân đến từ chế độ đãi ngộ của công ty không tương xứng với áp lực từ sự điều hành trong công việc.

3.2.1.3 Hội đồng thành viên và ban kiểm soát

Công ty TLDH là công ty TNHH với năm thành viên góp vốn, giám đốc là một thành viên trong hội đồng và đại diện điều hành công ty theo điều lệ hoạt động.Chủ tịch HĐTV tuy không tham gia điều hành trực tiếp nhưng theo một số tài liệu thu thập được các quyết định quan trọng như vay vốn, lựa chọn nhà cung cấp đều phải có sự đồng ý của chủ tịch HĐTV Các thành viên khác không tham gia điều hành trong ban lãnh đạo công ty Mục đích để đảm bảo sự độc lập khỏi việc điều hành và thực hiện việc giám sát sự phát triển và hiệu quả của kiểm soát nội bộ.Theo điều lệ, công ty có thành lập ban kiểm soát nội bộ gồm 3 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm Mặc dù, Ban KSNB có được thành lập trên văn bản nhưng có 96% cho biết không nhìn thấy sự tham gia của ban KSNB vào các cuộc họp quan trọng như xây dựng kế hoạch, chiến lược hay đánh giá tổng kết cuối năm hay các sự việc cần được giám sát Ban kiểm soát cũng chưa từng tổ chức họp để giải quyết sự việc khi có vấn đề phát sinh tại công ty

“Phòng kế toán - tài chính” “Phòng HCNS” “Phòng điều phối vận tải”“Phòng kinh doanh”

Hôi đồng thành viên “Ban kiểm soát nội bộ”

Chủ tịch hội đồng thành viên

3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Về cơ bản, DN đã có văn bản phân công và xác định quyền hạn rõ ràng giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau trong “Quy chế hoạt động của các phòng ban” ban hành kèm theo quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017 (Phụ lục 1) của Hội đồng thành viên 78% các nhân viên trong công ty có hiểu được ý nghĩa của việc phân định quyền hạn, trách nhiệm đến KSNB trong DN Tuy vậy khi phỏng vấn sâu về việc “Có hay không sự việc nhân viên ở bộ phận này làm công việc của bộ phận khác?” thì có đến hầu hết người được phỏng vấn đều cho rằng có điều này xảy ra tại công ty Ví dụ: nhân viên lái xe thuộc phòng điều phối - vận tải khi đi giao hàng theo đơn khách đặt, giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh có quyền yêu cầu lái xe thu tiền công nợ khách hàng, trong khi theo quy định chức năng nhiệm vụ việc thu tiền khách hàng là việc của bộ phận kinh doanh.

Tại TLDH, 100% ý kiến nhất trí rằng DN có thông qua các cuộc họp ngày thứ hai đầu tháng với quản lý Từ đó các trưởng bộ phận sẽ để thiết lập các mục tiêu cụ thể và giao cho các phòng ban mình phục trách Các mục tiêu này chỉ được thông báo qua cuộc họp chứ không truyền đạt bằng văn bản Đồng thời vào ngày thứ ba hàng tuần, công ty sẽ họp để rà soát tiến độ thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch đã đặt ra Đây là một hoạt động được công ty duy trì đều đặn và có sự tham gia của tất cả các nhân viên DN cũng sẽ phải đối mặt với những thách thức từ bên ngoài như biến động giá thị trường, thay đổi một số chính sách, sự phàn nàn của khách hàng khi không hài lòng về sản phẩm của công ty hay những rủi ro từ bên trong như sự biến đổi về nhân sự, hệ thống quản lý, vv…Thông qua các cuộc họp hàng tháng, các trưởng phòng sẽ nộp kèm biểu mẫu số 04 thuộc “ Mẫu báo cáo tháng”

3.2.3.1 Phân tách nhiệm vụ đầy đủ

Theo kết quả khảo sát, 36% cho rằng công ty có ban hành các văn bản ủy quyền và phân tách nhiệm vụ, 46% không biết về vấn đề này Thực tế quan sát cho thấy, việc phân tách nhiệm vụ cũng được nêu trong quy chế hoạt động của các phòng ban ban hành kèm theo “Quyết định số 07/QĐ-HĐTV ngày 08/06/2017 của Hội đồng thành viên” Ngoài ra, KTT được ủy quyền bằng văn bản về việc quản trị phần mềm kế toán của công ty, và ký tên vào chỉ tiêu người bán hàng trên hóa đơn GTGT khi giám đốc vắng mặt Công ty sử dụng phần mềm kế toán có tính năng phân quyền quản trị và sử dụng, khi muốn vào hệ thống hoặc sửa đổi dữ liệu nhân viên phải đăng nhập, vì vậy tất cả các thao tác đều sẽ được ghi lại Phòng kế toán phân chia rõ các phần hành cho từng nhân viên phụ trách và được tách bạch rõ vai trò và phân quyền trong nhập dữ liệu- xem dữ liệu-báo cáo số liệu.

Kết quả khảo sát thu được, 68% phiếu điều tra đồng ý rằng công ty có trao quyền cho nhân viên cấp dưới mục đích là giảm bớt khối lượng công việc quản lý cũng như tạo sự chủ động, chuyên nghiệp cho nhân viên trong công việc

Qua khảo sát, 96% ý kiến đồng ý công ty đã phân tách nhiệm vụ ghi chép sổ sách, phân cấp lập và ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm bảo yêu cầu quản lý và kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

Kết quả khảo sát thu được, 100% ý kiến cho rằng công ty đã và đang tách bạch các hoạt động chức năng như: yêu cầu mua hàng, xem xét, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng, lưu trữ và lập hồ sơ mua hàng

Theo kết quả khảo sát, có 60% ý kiến cho rằng công ty có văn bản quy định cụ thể về cấp phê duyệt và nội dung phê duyệt và công ty chưa có văn bản quy định cụ thể quyền phê duyệt với từng hạn mức tiền mặt (94%) Trong “Quy chế hoạt động” của công ty, HĐTV có quyền ra quyết định cao nhất và thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo điều lệ của công ty TNHH 2 thành viên trở lên, giám đốc là người được HĐTV bổ nhiệm, đại diện pháp luật và điều hành công ty Trong đó HĐTV sẽ ra quyết định về các nội dung như: phê chuẩn giám đốc và KTT công ty, lựa chọn nhà máy cung cấp hàng hóa gạch và TBVS, huy động vốn vay, tiền gửi tiết kiệm,xây dựng chiến lược hàng năm Giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật,phê duyệt mọi hoạt động còn lại bao gồm: bổ nhiệm và tuyển dụng nhân sự, ký kết hợp đồng, xây dựng kế hoạch và báo cáo kinh doanh, mua sắm tài sản, … Công ty chưa có văn bản quy định cụ thể quyền phê duyệt với từng hạn mức tiền mặt Qua việc thu thập tài liệu và phỏng vấn sâu, tác giả nhận thấy, các nguyên tắc phê duyệt chung và phê duyệt riêng này không quy định cụ thể trong văn bản nào bao gồm cả quy chế, nội quy hoạt động mà chủ yếu được hình thành từ quan điểm làm việc của lãnh đạo và người phụ trách để có thể vận hành trôi chảy các hoạt động cũng như hạn chế tối đa các rủi ro có thể phát sinh gây ảnh hưởng đến trách nhiệm công việc.

3.2.3.3 Kiểm soát sổ sách và chứng từ

Các “Phiếu thu” và “Phiếu chi” được đánh số thứ tự tự động trên hệ thống phần mềm “Hàng ngày kế toán tiền và thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và đối chiếu với nhau sau đó lập biên bản kiểm kê và đóng sổ theo dõi Công ty sử dụng sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trích lập các khoản dự phòng phù hợp với số lượng, kết cấu, hình thức sổ tài khoản, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối quan hệ giữa các sổ tài khoản được quy định trong“Thông tư 200/2014/TT- BTC”, tuân thủ những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Ngoài ra, để theo dõi các hoạt động cụ thể khác, công ty cũng thiết lập các loại sổ sách khách để thuận tiện cho việc ghi chép theo dõi như: sổ theo dõi nhân sự, sổ theo dõi bảo hiểm xe, sổ theo dõi xăng dầu, sổ theo dõi hàng trả về theo xe, vv… Các chứng từ cũng được thiết lập riêng cho từng mục đích sử dụng như: phiếu xuất kho nội bộ theo dõi chi tiết số lượng công cụ dụng cụ, hàng hóa xuất ra hàng ngày, phiếu giao hàng riêng có ghi chi tiết số lượng và giá bán xác minh việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đến khách hàng, công ty sử dụng, hóa đơn tài chính được lập bởi người bán hàng nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ bảo hiểm nộp dưới dạng điện tử cũng được in ra để theo dõi và đối chiếu.

“Biên bản đối chiếu công nợ” và “Biên bản xác nhận công nợ” cũng được thiết kế lập độc lập để phục vụ cho từng mục đích soát xét và lưu trữ và đính kèm chứng từ.

Theo đánh giá chung từ kết quả khảo sát, 58% ý kiến cho rằng công ty chưa có các biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị dẫn đến tài sản bị mất mát, hư hỏng.Theo đánh giá chung, việc bố trí thời gian trông coi kho hàng và ra vào công ty chưa thực sự hợp lý do nhân sự ít Công ty đã thực hiện việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với số lượng trên sổ sách theo định kỳ và đột xuất Hàng hóa lưu trữ ở kho chưa được đánh giá cao vì còn xảy ra hư hỏng hay mất cắp hàng hóa. Nguyên nhân là kho hàng và gara ô tô của công ty đang được bố trí cùng khu vực. Mặc dù các kho được đánh số cẩn thận và hàng hóa được đánh số lô, số hộp nhưng các mã hàng bị lẫn lộn, một số mặt hàng còn tồn với số lượng ít chưa được phân kho riêng dẫn đến khó khăn trong việc tìm hàng Do mặt hàng kinh doanh của công ty là mặt hàng gạch có trọng lượng lớn và thiết bị vệ sinh nên cũng khó khăn trong việc kiểm kê thường xuyên Vì vậy, việc kiểm kê 3 tháng/1 lần với mặt hàng này được coi là một sự cố gắng rất lớn của công ty nhằm hạn chế tối đa sự thất thoát tài sản cũng như lệch số liệu trên sổ và số lượng thực tế tại kho Công ty có ban hành”Quy trình về việc tiến hành kiểm kê tài sản và kho hàng”, đánh giá TSCĐ định kỳ 6 tháng một lần nhằm kiểm soát số lượng cũng như chất lượng TSCĐ. 100% ý kiến cho rằng TSCĐ đều được gắn nhãn và có mã số theo dõi chi tiết Công ty có áp dụng quy định thực hiện kiểm tra mọi trường hợp di chuyển TSCĐ giữa các bộ phận hoặc ra khỏi công ty.”

3.2.3.4 Kiểm tra độc lập và phân tích rà soát

Theo như kết quả khảo sát, công ty chưa có xây dựng quy trình chung kiểm tra nội bộ để đảm bảo các “thủ tục kiểm soát” được thực hiện đầy đủ và Ban KSNB chưa chủ động thực hiện công việc nếu không có yêu cầu của ban quản trị công ty. Trong quá trình vận hành, công ty có lưu trữ lại các dữ liệu, số liệu báo cáo, chứng cứ để phục vụ cho việc kiểm tra độc lập Mặc dù công ty không có quy trình chung về kiểm tra nội bộ nhưng trong các phòng ban lại có áp dụng việc kiểm tra độc lập hoạt động, nghiệp vụ Hoạt này chủ yếu do các trưởng phòng tự xây dựng và phối hợp với nhau nhằm nâng cao trách nhiệm và ý thức tuân thủ cho nhân viên cũng như kiểm soát được công việc được giao quản lý

3.2.4 Thông tin và truyền thông

THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB TẠI CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI

Thảo luận kết quả về thực trạng KSNB tại công ty Thanh Long Duyên Hải

Việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của đơn vị đã đạt được một số ưu điểm như sau:

+ Công ty ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức và phổ biến đến từng nhân viên trong toàn Công ty.

+ Khi tuyển dụng nhân sự, Công ty sử dụng bảng mô tả công việc để yêu cầu rõ về kiến thức cũng như chuyên môn cho từng vị trí.

+ Công ty bố trí nhân sự vào các vị trí theo đúng chuyên môn được đào tạo. + Cơ cấu tổ chức của Công ty phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Công ty.

+ Thông qua các báo cáo tháng được giao cho các phong ban, công ty có biểu mẫu để xác định những rủi ro, những ảnh hưởng rủi ro và biện pháp xử lý

+ Công ty đã đưa các mục tiêu cụ thể và được truyền đạt đến các cấp quản lý qua các cuộc họp Dựa trên mục tiêu này, các cấp trưởng phòng sẽ cụ thể hơn thành các đầu công việc cho các nhân viên trong phòng thực hiện + Công ty đã có những hoạt động như: thảo luận, so sánh số liệu của công ty và các đối thủ cạnh tranh để có chiến lược kinh doanh phù hợp.”

+ Nhìn chung, công ty đã thực hiện phân tách trách nhiệm và nhiệm vụ theo chức năng từng bộ phận nhân sự và nghiệp vụ từng hoạt động cụ thể là trong bộ phận TCKT.

+ Trong một số hoạt động tài chính quan trọng, công ty thực hiện tốt nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” như thủ quỹ không kiêm nhiệm kế toán thanh toán, thủ kho không kiêm nhiệm kế toán kho.”

+ Công ty có xây dựng “Quy chế hoạt động” trong đó có nội dung liên quan đến cấp phê duyệt và nội dung phê duyệt.

+ Định kỳ công ty có lập “Biên bản kiểm kê tài sản, hàng tồn kho” và đối chiếu với số liệu trên sổ sách Hoạt động này được xác lập thành biên bản và có chữ ký của các bên tham gia kiểm kê.

+ Tài sản công ty được gắn mã số và nhãn dán để theo dõi và thuận tiện cho việc xuất hàng.

+ Công ty thực hiện rất tốt việc kiểm kê quỹ tiền mặt và kiểm tra hàng hóa và tài sản.

- Thông tin và truyền thông

+ Công ty có áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm chấm công, phần mềm BHXH để quản lý số liệu nội bộ cũng như báo cáo với các bên liên quan.”

+ Hệ thống TTKT đã vận dụng theo “Thông tư 200/2016/TT-BTC của Bộ tài chính” là phù hợp với đặc điểm quản lý của DN

+ Các chu trình chính như: “kiểm soát quá trình chi trả lương”, “kiểm soát quá trình mua hàng – thanh toán”, “quá trình bán hàng – thu tiền”, quá trình nộp tiền, kiểm soát chất lượng hàng hóa, đã được công ty thực thi giúp hạn chế được những tác động tiêu cực có ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp.”.

- Giám sát: Công ty đã tiến hành đánh giá các hoạt động trong đơn vị dựa trên những nguồn tin được cung cấp bởi các trưởng bộ phận Các ý kiến đề xuất của các đơn vị kiểm toán, cơ quan chức năng cũng được công ty thảo luận để áp dụng dựa trên tính khả thi và phù hợp.

+ Mặc dù có ban hành các quy chế nhưng việc thực hiện quy chế của công ty chưa thực sự nghiêm túc Công ty chưa thực hiện đầy đủ các cam kết về thực thi các biện pháp an toàn vệ sinh lao động, các biện pháp giảm thiểu khí bụi ra môi trường

+ Công ty chưa thực hiện tốt việc tính làm thêm giờ trên 8 tiếng cho người lao động theo luật lao động Việt Nam.

+ Công ty có xây dựng hoạt động đánh giá công việc sau 2 tháng thử việc và cuối năm nhưng các bản đánh giá công việc chưa được trao đổi và phản hồi với nhân viên để rút kinh nghiệm và phát huy điểm mạnh của bản thân.

+ Công ty cũng chưa có kế hoạch đào tạo về nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy hàng năm cho bộ phận bảo quản hàng hóa.

+ HĐTV chưa tham gia vào việc điều hành công ty và ban KSNB được thành lập nhưng chưa phát huy được vai trò và chưa thực hiện đúng chức năng của KSNB.

+ Theo quan sát, tại công ty vẫn tồn tại có một số bộ phận tập trung quá nhiều việc trong khi nhân sự lại ít dẫn đến sai sót trong nghiệp vụ.Ví dụ như phòng kế toán tài chính có 5 nhân sự vừa làm công tác kế toán hạch toán, quản lý thu hồi công nợ, vv… vừa đảm nhận nhiệm vụ bán hàng và xử lý thông tin khách hàng.

+ Trong từng bộ phận, việc phân định quyền hạn, trách nhiệm cũng chưa rõ ràng đúng chức năng dẫn đến việc thực hiện nhiệm vụ bị chồng chéo như: quản lý phòng kinh doanh giao việc cho bộ phận vận tải điều độ.nhân viên lái xe thuộc phòng vận tải điều phối nhưng lại được giao thêm việc tìm kiếm khách hàng và thu hồi công nợ khách hàng.

+ Công ty chủ yếu thảo luận về những rủi ro đã xảy ra, phát hiện rủi ro thông qua các báo cáo trong các cuộc họp mà đi sâu nhận dạng rủi ro chuyên biệt ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của công ty.”

Các giải pháp hoàn thiện KSNB tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải

- Tính liêm chính và giá trị đạo đức

- Chính sách nhân sự và năng lực

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm

- Xác định mục tiêu của đơn vị

- Phân tích và đánh giá rủi ro

- Đối phó với rủi ro

4.3.3 Hoạt động kiểm soát

- Phân tách nhiệm vụ đầy đủ

- Kiểm soát sổ sách, chứng từ.

- Kiểm tra độc lập và phân tích rà soát.

4.3.4 Thông tin và truyền thông

Hệ thống KSNB là một công cụ giúp các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã hoạch định Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB Và đây cũng là một trong những nguyên nhân đã gây ra những hạn chế trong việc xây dựng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp Hệ thống KSNB chỉ có thể trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động khi lãnh đạo đơn vị thiết lập các thủ tục hoạt động cho nó; đảm bảo sự hỗ trợ nhất định về tài chính cho các kiểm soát phòng ngừa phác huy tác dụng; tăng cường các thủ tục kiểm soát phát hiện hay nói cách khác doanh nghiệp thực sự quan tâm tới công tác kiểm soát.

Xây dựng hệ thống KSNB được lập trên cơ sở quán triệt nguyên tắc và phương pháp Thông qua phân tích thực trạng KSNB TNHH Thanh Long Duyên Hải, bên cạnh những ưu điểm cần phát huy hơn nữa, Công ty cũng cần khắc phục những hạn chế để hệ thống KSNB thực sự phát huy hiệu quả.

Trên cơ sở cũng cố cơ sở lý luận và các vấn đề liên quan đến việc thiết lập một hệ thống KSNB, đồng thời phân tích thực trạng tại Công ty TNHH Thanh LongDuyên Hải, tác giả đã đưa ra những nhận xét, đánh giá điểm mạnh điểm yếu còn tồn tại từ đó mạnh dạn đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh của Công ty.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THANH LONG DUYÊN HẢI

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học:

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Thời gian qua, Chính phủ Việt Nam đã không ngừng tạo nhiều chính sách với mong muốn kinh tế tư nhân sẽ có nhiều thuận lợi để phát triển, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Theo báo cáo mới nhất của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đến tháng 12/2020, nước ta có 807.144 doanh nghiệp đã và đang hoạt động, trong đó số lượng doanh nghiệp nhỏ chiếm 88,9% Mặc dù quy mô nhỏ, nhưng hàng năm các doanh nghiệp nàyđóng góp vào nền kinh tế khoảng 42% GDP, sản lượng công nghiệp từ 33-35%, thu hút 60% lao động trên cả nước Để tạo động lực và hoàn thiện khung pháp lý, Nhà nước đã ban hành chính sách mới và sửa đổi chính sách đã ban hành Cụ thể như ban hành luật thương mại ngày 14/06/2005 và được điều chỉnh vào năm 2017, 2019 để phù hợp với đặc điểm kinh tế xã hội hiện nay Điều đó cho thấy Nhà nước luôn quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại Tuy nhiên, hoạt động của nhóm DN này đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, như là cơ hội tiếp cận các nguồn vốn ưu đãi; hệ thống kiểm soát chưa hiệu quả, trình độ lao động kém. Đặc biệt trong công tác kiểm soát các rủi ro trong tổ chức và kinh doanh, các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, yếu kémgây ra những thiệt hại cho công ty và cho ngân sách nhà nước, làm tăng các tệ nạn tham ô, tham nhũng của các cá nhân hay các nhóm lợi ích ảnh hưởng tiêu cực đến đảm bảo an sinh xã hội

Nam Định là một tỉnh nằm ở phía Nam đồng bằng Bắc Bộ, giáp tỉnh Thái Bình về Đông Bắc, giáp tỉnh Ninh Bình về phía Tây Nam, giáp tỉnh Hà Nam về phía Tây Bắc Sau hơn 30 năm đổi mới, tỉnh Nam Định đang là khu vực phát triển và ngày càng đóng góp nhiều cho nền kinh tế chung của cả nước Hiện nay trên địa bàn tỉnh Nam Định có hơn 6000 doanh nghiệp với hơn 200.000 lao động, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn tập trung ở thành phố Nam Định Công tyTNHH Thanh Long Duyên Hải là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, thuộc hệ thống Thanh Long Group chuyên phân phối các sản phẩm gạch ốp lát,TBVS Được thành lập từ năm 2017, nguồn vốn kinh doanh đang có xu hướng bị khách hàng nợ đọng do việc kiểm soát công nợ không tốt và có sự thông đồng trong việc thanh toán nợ giữa đại lý và nhân viên phụ trách Không những thế, doanh nghiệp còn đang đối mặt với việc những rủi ro về tài chính do chưa kiểm soát tốt dòng tiền kinh doanh Công ty cũng đang chịu nhiều ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh, chính sách kinh tế và sự tham gia của nhiều đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành nghề. Trong quản lý và sử dụng nhân sự, với hệ thống và quan điểm quản lý của ban lãnh đạo hiện nay đã và đang không có sự khích lệ người lao động, đặc biệt là quản lý cấp trung để họ có thể phát huy năng lực và gắn bó lâu dài với công ty Do vậy hoàn thiện KSNB sẽ giúp lãnh đạo công ty kiểm soát được tình hình kinh doanh trong hiện tại và tương lai, phát hiện và có các giải pháp tích cực hạn chế tối đa các rủi ro không mong muốn.

Do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Thanh Long Duyên Hải” làm đề tài nghiên cứu.