Số hoá tài liệu lưu trữ tại công ty cổ phần EcoIT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Họ tên : Trần Anh Đạo Diễn Mã sinh viên : 1805LTHB008 Lớp : 1805LTHB Giảng viên : Tạ Thị Liễu Hà Nội, 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Họ tên : Trần Anh Đạo Diễn Mã sinh viên : 1805LTHB008 Lớp : 1805LTHB Giảng viên : Tạ Thị Liễu Hà Nội, 2022 LỜI CAM ĐOAN Đầu tiên xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu độc lập của riêng Những nội dung, thông tin bài khóa luận này đều được xác minh rõ ràng, trung thực Mọi tài liệu tham khảo bài khóa luận đều được trích dẫn tên tác giả, công trình nghiên cứu Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2022 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho phép được gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vu Hà Nội và Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện và cho hội được thực hiện khóa luận tốt nghiệp Đây là hội để được học hỏi và trải nghiệm thời gian này Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tiếp theo đến giảng viên Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, người đã hướng dẫn thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp Trong khoảng thời gian này, giảng viên đã rất nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo chu đáo tận tình rất nhiều để có được bài khóa luận hoàn chỉnh ngày hôm Xin được bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị, nhân viên tại Công ty cô phần EcoIT đã tạo điều kiện cho được tìm hiểu và khai thác các thông tin phu hợp giúp hoàn thành được khóa luận về đề tài tại Công ty cô phần EcoIT Do hạn chế về thời gian, ảnh hưởng của dịch Covid và kiến thức chưa đủ rộng để hiểu hết về số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót thực hiện đề tài khóa luận Để khóa luận được hoàn thiện hơn, rất mong nhận được ý kiến góp ý, đóng góp của các giảng viên và các bạn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2022 Sinh viên Diễn Trần Anh Đạo Diễn BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CTCP Công ty cô phần TLLT Tài liệu lưu trữ DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Cơ cấu tô chức của Công ty cô phần EcoIT 23 Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ .32 Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu 33 Hình 23 Sơ đồ muc lưu trữ hồ sơ khách hàng chi nhánh 37 Hình 2.4 Biên muc hồ sơ chỉnh lý tài liệu 43 Hình 2.5 Sơ đồ các bước đánh số vào thung hồ sơ đựng tài liệu 44 Hình 2.6 Mã Qrcode và thung đựng hồ sơ, tài liệu 45 Hình 2.7 Quy trình giao nhận thung hố sơ sau chỉnh lý 46 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài 4 Nhiệm vụ nghiên cứu .4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lí luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa 10 1.2 Cơ sở pháp lý .14 1.3 Cơ sở thực tiễn 15 1.3.1 Khát quát chung Công ty cổ phần EcoIT 15 1.3.2 Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược tiềm lực 16 1.3.3 Cơ cấu tổ chức 21 Tiểu kết chương .22 CHƯƠNG THỰC TRẠNG SỐ HỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ECOIT 23 2.1 Cơng tác số hố tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 23 2.1.1 Đặc điểm tài liệu số hoá 23 2.1.2 Thành phần tài liệu số hoá 24 2.2 Nội dung số hố tài liệu lưu trữ Cơng ty cổ phần EcoIT 25 2.2.1 Kế hoạch thực số hoá tài liệu lưu trữ 25 2.2.2 Quy trình thực số hố tài liệu lưu trữ 26 2.2.3 Tạo siêu liệu kết nối .42 Tiểu kết chương 43 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ECOIT 45 3.1 Đánh giá số hố tài liệu lưu trữ Cơng ty cổ phần EcoIT 45 3.1.1 Ưu điểm .45 3.1.2 Hạn chế 46 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 47 3.2.1 Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, đạo việc thực số hoá tài liệu lưu trữ 47 3.2.2 Xây dựng ban hành hệ thống văn hướng dẫn thực số hoá tài liệu lưu trữ 50 3.2.3 Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn .51 3.2.4 Nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị .52 3.2.5 Nâng cao chất lượng văn hoá công sở .53 3.2.6 Mục tiêu đánh giá thực công việc 54 Tiểu kết chương .54 KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC 58 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu là vật chứa đựng thông tin của các lĩnh vực quan trọng xã hội, ghi chép lại sự hình thành và phát triển của các thời kì, phản ánh hoạt động, sự kiện, hiện tượng, biến cố xảy lịch sử Việc lưu trữ tài liệu đó đóng góp một phần quan trọng, giúp chúng ta nghiên cứu chuyên sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội, khoa học, chính trị, quốc phòng an ninh, … Vì vậy, trì và bảo quản tài liệu lưu trữ là việc làm cần thiết, đóng góp vào sự phát triển của các lĩnh vực, nhằm xây dựng chương trình phát triển kinh tế – xã hội của một đất nước đúng hướng, tiếp nối truyền thống lịch sử của thế hệ cha anh và phuc vu hoạt động của các quan, tô chức, doanh nghiệp Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia thế giới Thông qua đó, việc chú trọng áp dung công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phô biến nhiều nơi khắp thế giới Có thể kể đến nhiều thư viện lớn thư Thư viện Quốc hội Hoa Kì, Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kì, Thư viện Quốc gia Nga, … đã áp dung công nghệ thông tin, kỹ thuật vào tài liệu lưu trữ của mình Ở Việt Nam, các quan, tô chức, doanh nghiệp cũng đã để ý đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin nhằm phuc vu nhu cầu khai thác, sử dung của độc giả, đó có số hóa tài liệu Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc thực hiện chuyển đôi của tài liệu từ dạng tài liệu, vật mang tin khác thành tài liệu điện tử, tài liệu số tồn tại phần mềm hệ thống máy tính Với xu hướng hội nhập thị trường quốc tế, nhu cầu số hóa của quan nhà nước, tô chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân được quan tâm nhiều Nắm được yếu tố cốt lõi, Công ty Cô phần EcoIT đã được thành lập và vươn mình trở thành một những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ số hóa tài liệu Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, CTCP EcoIT là một những công ty đầu lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác và ngoài nước Sản phẩm của Công ty EcoIT đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là quan nhà nước cũng doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty, nhận thấy được bước tiến hành thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ có vai trò vô cung quan trọng Công tác số hoá không những giúp khoa học công tác quản lý tài liệu mà còn thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu, kéo dài tuôi thọ tài liệu Vì vậy, lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình Lịch sử nghiên cứu đề tài Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã mở nhiều hội mới, tạo điều kiện cho số hóa tài liệu đóng góp vai trò lớn nhiều lĩnh vực Qua đó, giúp bảo quản tài liệu bản gốc, tăng cường tuôi thọ cho tài liệu, lưu trữ một cách nhanh gọn, giúp cho việc tiếp cận người đọc hiệu quả so với phương pháp truyền thống Vì vậy, với đề tài này có rất nhiều bài viết, bài nghiên cứu, buôi khoa học hội thảo chuyên đề về số hóa TLLT Trong đó cu thể sau: Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: Luận văn Thạc sĩ: “Số hóa tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ Trung ương Đảng, Khảo sát, đánh giá đề nghị” của tác giả Trịnh Quang Rung, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2014 Luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Uỷ ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2016 Ảnh 07 và 08: Kho lưu trữ tài liệu sau thực hiện công tác số hoá (Nguồn: Cán quản lý kho)  Yêu cầu riêng nghiệp vụ Nghiệp vụ Tín dung tại Trung tâm phê duyệt tín dung và Khối thẩm định Tín dung khối vận hành và phòng dịch Chứng từ quỹ và sàn giao dịch Chứng từ kế toán Hồ sơ khách hàng Hồ sơ Thẻ Thanh toán nước Thanh toán quốc tế Treasury và nguồn vốn Phân loại chi tiết nhóm hồ sơ nghiệp vụ tín dụng Nhóm hồ sơ Hồ sơ pháp lý Tên l dân/h Hồ sơ tài chính Hồ sơ phương Ví du án (chứng minh muc đích vay ngân hàng) Vay cư: hợ khoán Vay Hồ sơ phê duyệt Hồ sơ Tài sản đảm bảo Hồ sơ giải ngân Hồ sơ bảo lãnh Hồ sơ kiểm soát sau Thông Phiếu mua b Hợp đ tiền m Thư b đề ngh Các yêu cầu nghiệp vu riêng của Bước Phân loại hồ sơ Yêu cầu thông tin biên mục hồ sơ theo loại nghiệp vụ, cụ thể: STT Thông tin biên mục Số thung cũ Số thung mới Đơn vị cấp Đơn vị cấp Đơn vị cấp Đơn vị cấp Code T24/Giấy tờ pháp lý Tên khách hàng Thông tin 10 11 giao dịch Thông tin giao dịch Thơng tin hồ sơ CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP (Áp dụng cho giảng viên hướng dẫn) I Thông tin chung - Họ và tên người hướng dẫn: Tạ Thị Liễu - Học hàm, học vị: Thạc sĩ - Chuyên ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đơn vị công tác: Khoa Văn thư Lưu trữ - Họ và tên sinh viên làm đồ án/ khóa luận tốt nghiệp: Trần Anh Đạo Diễn - Mã sinh viên: 1805LTHB008 - Ngành đào tạo: Lưu trữ học - Lớp: 1805LTHB - Khoa: Văn thư Lưu trữ - Tên khóa luận tốt nghiệp: “Số hóa tài liệu lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT” AI Nội dung nhận xét Tính cấp thiết của đề tài khóa luận Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia thế giới Thông qua đó, việc chú trọng áp dung công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phô biến nhiều nơi khắp thế giới Với xu hướng hội nhập quốc tế, nhu cầu số hóa của các quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân quan tâm nhiều Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc sử dung các trang thiết bị số để chuyển hóa thông tin tài liệu có ở các vật mang tin khác thành các trường thông tin dữ liệu dưới dạng số và được bảo quản các thiết bị điện tử hiện đại Dó đó sinh viên lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp là phu hợp với chuyên ngành đào tạo và nhu cầu thực tiễn Tông quan Đề tài bản đã hệ thống, khái quát được các công trình nghiên cứu, kế thừa và phát huy những kết quả nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Sinh viên sử dung phương pháp phu hợp đạt được muc tiêu nghiên cứu Các kết quả nghiên cứu đạt được Mặc du thời gian thực hiện đề tài dịch bệnh Covid-19 thế giới và tại Việt Nam diễn biến phức tạp, phải thực hiện các biện pháp phòng, chống Covid19 đã ảnh hưởng đến việc nghiên cứu, khảo sát, thực hiện đề tài khóa luận của sinh viên Tuy nhiên, đến sinh viên đã hoàn thành đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp Về kết cấu khóa luận: Phu hợp Chương Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT Chương Thực trạng số hố tài liệu lưu trữ Cơng ty cổ phần EcoIT Chương Một số đề xuất nâng cao hiệu số hố tài liệu lưu trữ Cơng ty cổ phần EcoIT Trình bày và văn phong khoa học Kỹ thuật trình bày đúng quy định Văn phong sử dung khóa luận bản đã rõ ràng, mạch lạc, khoa học Trích dẫn tài liệu Có trích dẫn tài liệu Những nội dung cần bô sung, chỉnh sửa Bô sung thêm thành phần tài liệu, quy trình số hóa tài liệu BI Đánh giá về tinh thần, thái độ làm việc, nghiên cứu người học Sinh viên tích cực chủ động, sáng tạo và có ý tinh thần cầu thị quá trình thực hiện đề tài Hướng nghiên cứu phu hợp với chuyên ngành được đào tạo IV Kết luận: - Khóa luận tốt nghiệp đạt/chưa đạt yêu cầu: Đạt yêu cầu - Đề nghị Đồng ý cho bảo vệ: x Không đồng ý cho bảo vệ: NGƯỜI HƯỚNG DẪN (Ký ghi rõ họ tên) Tạ Thị Liễu ... LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 23 2.1 Cơng tác số hố tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 23 2.1.1 Đặc điểm tài liệu số hoá 23 2.1.2 Thành phần tài liệu số hoá ... 2.2 Nội dung số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 25 2.2.1 Kế hoạch thực số hoá tài liệu lưu trữ 25 2.2.2 Quy trình thực số hoá tài liệu lưu trữ 26 2.2.3 Tạo siêu liệu kết nối... 43 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 45 3.1 Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 45 3.1.1 Ưu điểm