Lý do chọn đề tài
Tài liệu là nguồn thông tin quan trọng, ghi lại sự hình thành và phát triển của các thời kỳ trong lịch sử, phản ánh các hoạt động, sự kiện và biến cố xã hội Việc lưu trữ tài liệu giúp chúng ta nghiên cứu sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội, khoa học, chính trị và quốc phòng Do đó, duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ là cần thiết để phát triển các lĩnh vực, góp phần xây dựng chương trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, tiếp nối truyền thống lịch sử và phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kỹ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của nhiều quốc gia trên thế giới Việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ ngày càng phổ biến, với nhiều thư viện lớn như Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ và Thư viện Quốc gia Nga đã ứng dụng công nghệ vào quản lý tài liệu Tại Việt Nam, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng đang chú trọng đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng của độc giả, trong đó có việc số hóa tài liệu.
Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang tài liệu điện tử, phục vụ nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập quốc tế Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty Cổ phần EcoIT đã được thành lập và nhanh chóng trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu Với bề dày kinh nghiệm trong ngành công nghệ số, EcoIT luôn duy trì chất lượng sản phẩm cao và tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng, bao gồm cả các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy việc số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng Quá trình số hóa không chỉ giúp cải thiện công tác quản lý tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng Do đó, tôi đã chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Lịch sử nghiên cứu đề tài
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo ra nhiều cơ hội mới, đặc biệt là trong việc số hóa tài liệu, góp phần quan trọng trong nhiều lĩnh vực Việc số hóa không chỉ giúp bảo quản tài liệu bản gốc mà còn tăng cường tuổi thọ cho chúng, lưu trữ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn so với phương pháp truyền thống, từ đó cải thiện khả năng tiếp cận của người đọc Do đó, chủ đề này đã thu hút nhiều bài viết, nghiên cứu và hội thảo khoa học chuyên đề về số hóa tài liệu lưu trữ.
Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học:
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Trịnh Quang Rung, thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, năm 2014, nghiên cứu về việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng Bài viết khảo sát, đánh giá thực trạng và đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển.
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, năm 2016, tập trung vào nghiên cứu và triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ Công trình này không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu mà còn thúc đẩy việc bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa trong bối cảnh hiện đại.
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thảo, Khoa, nghiên cứu về công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Hai Bà Trưng Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo tồn thông tin và đáp ứng nhu cầu tra cứu nhanh chóng trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vu Hà Nội, Hà Nội, 2016.
Khoá luận tốt nghiệp của tác giả Tô Lan Hương, thuộc Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2018, tập trung vào công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ Bài viết phân tích quy trình số hoá, lợi ích và thách thức trong việc bảo quản và quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” do NXB Lao động phát hành năm 2013, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam, đồng thời chia sẻ các kinh nghiệm quốc tế trong lĩnh vực này Tài liệu này là nguồn tham khảo quý giá cho các chuyên gia và nhà nghiên cứu, giúp nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ và quản lý thông tin điện tử.
2 Nghiên cứu khoa học: “Triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc” của Th.S Nguyễn Thị Hạnh chủ biên.
3 “Số hoá tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thị
Thu Hoài, Cuc Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học
“Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Hà
Ngoài ra còn có một số bài viết, bài báo được đăng trên các tạp chí như:
1 “Quy trình công việc cho một dự án số hoá” của tác giả TomDe Mulder,
Bản tin thư viện – công nghệ thông tin, 10/2007.
2 “Những vấn đề cơ bản trong số hoá tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn
Bá Phong, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2009.
Số hoá tài liệu lưu trữ là một yêu cầu thực tiễn quan trọng đối với ngành lưu trữ hiện nay Bài viết của tác giả Dương Văn Khảm, đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam năm 2013, nhấn mạnh sự cần thiết phải chuyển đổi tài liệu từ định dạng giấy sang kỹ thuật số để nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn thông tin Việc số hoá không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và chia sẻ tài liệu.
Ngoài ra, còn có một số công trình nghiên cứu ở nước ngoài như:
Nghiên cứu về việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được thực hiện bởi tác giả Electronic Resources từ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội vào năm 2013 Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ số.
2 “Số hoá và bảo quản trong thư viện, kho lưu trữ công cộng” của tác giả
Peter J Astle và Adrienne Muir đã chỉ ra rằng các nghiên cứu về số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước chưa đề cập đến quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp Nhận thấy sự thiếu sót này, tôi đã chọn quy trình số hóa của Công ty cổ phần EcoIT làm đề tài khóa luận Khóa luận sẽ nghiên cứu thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại EcoIT, từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số hóa tại công ty.
Mục tiêu đề tài
Để thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ kỹ thuật hiện đại vào quy trình số hóa tài liệu lưu trữ (TLLT), cần nêu rõ những đặc điểm của TLLT dưới dạng số hóa Điều này bao gồm việc làm rõ nguyên tắc và yêu cầu đối với việc số hóa tài liệu, cũng như hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến số hóa TLLT.
Nâng cao chất lượng số hoá TLLT đối với các tô chức, doanh nghiệp.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao số hóa TLLT tại CTCP EcoIT, tôi cần tập trung vào các nhiệm vụ chính sau đây.
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến số hóa TLLT bao gồm khái niệm số hóa TLLT, hệ thống văn bản quy định về số hóa TLLT và vai trò của số hóa TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Vào thứ hai, bài viết sẽ khái quát thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT, bao gồm tình hình và đặc điểm của tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, sẽ tiến hành khảo sát thực tiễn về quá trình số hóa và đưa ra đánh giá về những ưu điểm cũng như hạn chế trong quá trình này.
Vào thứ ba, dựa trên thực trạng số hóa tài liệu hiện tại, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện quá trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện đề tài khóa luận, tôi đã sử dụng phương pháp khảo sát thực tế tại Công ty EcoIT Qua việc khảo sát quy trình số hóa TLLT, tôi đã có cái nhìn tổng quan và chính xác về quá trình số hóa tại đây.
Phương pháp phân tích và tổng hợp được áp dụng dựa trên các nguồn thông tin thu thập, nhằm làm rõ quy trình số hóa TLLT tại CTCP EcoIT Tôi tiến hành phân tích và tổng hợp lại thông tin, lựa chọn các dữ liệu có giá trị để mô tả các bước thực hiện trong quy trình này.
Phương pháp hệ thống và thống kê giúp tổ chức thông tin một cách có hệ thống, sắp xếp các dữ liệu theo trình tự logic phù hợp với quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.
Bố cục
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận muc luc, danh muc các từ viết tắt, danh muc tham khảo, bố cuc của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ.
Trong chương này, tôi chủ yếu tập trung làm rõ các khái niệm liên quan đến số hoá TLLT: tài liệu, TLLT, số hoá TLLT.
Số hóa tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng, được quy định bởi các văn bản pháp lý nhằm thiết lập nguyên tắc, yêu cầu và ý nghĩa của quá trình này Các cơ sở pháp lý này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong việc số hóa tài liệu mà còn hướng dẫn các tổ chức thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả và bền vững.
Ngoài ra, tôi giới thiệu khát quát một số nét về CTCP EcoIT.
Chương 2 Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cô phần EcoIT.
Khảo sát tình hình số hóa tài liệu lưu trữ tại công ty cho thấy quy trình số hóa tài liệu lưu trữ (TLLT) đã được triển khai hiệu quả Các bước trong quy trình số hóa TLLT bao gồm: phân loại tài liệu, quét tài liệu, lưu trữ dữ liệu số và bảo mật thông tin Kết quả đạt được là tăng cường khả năng truy cập thông tin, giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Chương 3 Một số đề xuất nâng cao hiệu quả số hoá tài liệu lưu trữ của Công ty cô phần EcoIT.
Trong chương này, tôi sẽ phân tích thực trạng số hóa tại Công ty và đưa ra những nhận xét, đánh giá tổng quan về quá trình này Đồng thời, tôi cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số hóa tài liệu lưu trữ tại đơn vị.
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ các giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng với những bài giảng kiến thức quý báu mà họ đã truyền đạt Tôi cũng xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, nhân viên trong CTCP EcoIT, đã giúp tôi có cơ hội tìm hiểu và khảo sát tại công ty Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, giảng viên trực tiếp hướng dẫn tôi trong việc hoàn thiện đề tài khóa luận này Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới tất cả những sự giúp đỡ trên.
Do thời gian khảo sát và trình độ kiến thức còn hạn chế trong số hóa TLLT, không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp, tôi rất mong nhận được ý kiến, đánh giá và đóng góp từ quý thầy cô và các bạn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2022
Sinh viênDiễnTrần Anh Đạo Diễn
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Cơ sở lí luận
1.1.1.1 Tài liệu, tài liệu lưu trữ
Tài liệu và tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực xã hội Từ xa xưa, con người đã biết cách truyền đạt và lưu trữ thông tin qua các phương tiện ghi chép thô sơ nhưng hiệu quả Với sự phát triển của công nghệ số, ý nghĩa và vai trò của tài liệu và TLLT ngày càng được nhìn nhận đa dạng hơn, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chúng trong việc bảo tồn và truyền tải thông tin.
“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [10]
Tài liệu bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản và dương bản phim, ảnh, vi phim, cùng với băng, đĩa ghi âm và ghi hình Ngoài ra, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác cũng nằm trong danh mục này.
Theo định nghĩa của Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988, tài liệu lưu trữ là những tài liệu không còn giá trị hiện hành nhưng vẫn được bảo quản Những tài liệu này có thể được lựa chọn hoặc không bởi những người có trách nhiệm sản sinh ra chúng, người thừa kế, hoặc các cơ quan lưu trữ có thẩm quyền, với mục đích sử dụng riêng hoặc vì giá trị lưu trữ của chúng.
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản Chúng bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không có bản gốc, bản chính thì có thể sử dụng bản sao hợp pháp thay thế.
Tài liệu được nhận định với hai đặc điểm nổi bật Thứ nhất, tài liệu có chức năng ghi chép lại các thông tin, diễn biến lịch sử, sự kiện, cũng như quá trình hình thành và phát triển của cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức Thứ hai, một số thành phần của tài liệu mang tính chất pháp lý, có khả năng làm bằng chứng, do đó đóng góp vai trò quan trọng trong việc xác thực thông tin.
Tài liệu là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân, đóng vai trò như bản chứng nhận nhằm khẳng định trách nhiệm pháp lý và quản lý.
Với nhiều nguồn nghiên cứu khác nhau thì khái niệm về tài liệu điện tử cũng xuất hiện nhiều định nghĩa khác nhau.
Theo Luật liên bang Nga, tài liệu điện tử được định nghĩa là tài liệu có thông tin được thể hiện dưới dạng điện tử hoặc số.
Với Lưu trữ Quốc gia Mỹ thì nêu ra khái niệm về tài liệu điện tử như sau:
Tài liệu điện tử là loại tài liệu chứa thông tin số, đồ thị và văn bản, có thể được lưu trữ trên bất kỳ thiết bị máy tính nào Điều này có nghĩa là thông tin được ghi lại dưới dạng phù hợp để xử lý nhờ sự hỗ trợ của máy tính, và nó hoàn toàn tương thích với định nghĩa về "tài liệu".
“Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.
Văn bản điện tử là tài liệu được hình thành từ dữ liệu số hoặc được chuyển đổi từ văn bản giấy, với định dạng và kỹ thuật trình bày theo quy định.
1.1.1.3 Tài liệu lưu trữ điện tử
TLLT, đặc biệt là TLLT điện tử, đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh quốc phòng và là một phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Nhận thức được tầm quan trọng này, việc quản lý thống nhất, bảo quản, lưu trữ và khai thác TLLT một cách hợp lý là cần thiết để phục vụ nhu cầu hoạt động của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật.
Tài liệu lưu trữ điện tử là những dữ liệu được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân Những tài liệu này có thể được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ các tài liệu lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ khác nhau.
1.1.1.4 Số hoá tài liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu lưu trữ được định nghĩa trong Cuốn số hóa tài liệu lưu trữ của Hội đồng Lưu trữ Canada năm 2002 là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống sang định dạng số Điều này có thể áp dụng cho bất kỳ hình thức và mục đích nào, nhằm nâng cao khả năng lưu trữ và truy cập thông tin.
PGS.TS Dương Văn Khảm đã giải thích khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ trong cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ Việt Nam, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuyển đổi tài liệu từ hình thức vật lý sang định dạng số để nâng cao hiệu quả quản lý và tra cứu thông tin Số hóa không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo tồn tài liệu và truy cập nhanh chóng.
Số hoá tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu truyền thống sang định dạng điện tử, giúp các phương tiện điện tử nhận diện và xử lý thông tin Quá trình này không chỉ đơn thuần là chuyển đổi mà còn biến đổi các loại hình thông tin thành thông tin số.
Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng dữ liệu truyền thống sang dạng dữ liệu số trên môi trường mạng Điều này có nghĩa là số hóa tài liệu là việc chuyển đổi thông tin từ các vật mang tin bên ngoài thành tài liệu số, bao gồm dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh, và các định dạng khác mà máy tính có thể nhận biết và xử lý để tồn tại và sử dụng trong không gian mạng.
Tóm lại, khái niệm số hoá và số hoá TLLT được hiểu như sau:
Cơ sở pháp lý
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, giúp thực hiện chức năng và nhiệm vụ hiệu quả Để truyền tải thông tin đến đối tượng thực hiện, các cơ quan phải xử lý một lượng tài liệu lớn trong quá trình hoạt động Tuy nhiên, do chức năng và nhiệm vụ khác nhau, phương thức và vật mang tin cũng có sự khác biệt Để thống nhất và phù hợp trong việc gửi văn bản nội bộ và đến các cơ quan khác, công tác số hóa tài liệu lưu trữ (TLLT) được lựa chọn Dưới đây là một số quy định của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến số hóa TLLT.
Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 do Quốc hội ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2006.
Khoản 3 Điều 3 của Luật Lưu trữ số 01/2011 quy định rằng tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế cho tài liệu đã được số hóa Mặc dù Điều 13 của Luật Lưu trữ 01/2011 có quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, nhưng vẫn chưa đề cập đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ hay tài liệu lưu trữ dạng số.
Theo Khoản 1, 2 Điều 5 Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, tài liệu lưu trữ điện tử phải được hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và cần đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Đồng thời, các cơ quan, tổ chức và cá nhân không được phép hủy bỏ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đã được số hóa.
Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 11 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định về quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu quan trọng của Nhà nước Quy trình này góp phần đảm bảo tính chính xác, an toàn và dễ dàng truy cập vào các tài liệu lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu tra cứu và nghiên cứu của các tổ chức, cá nhân.
Thông tư số 04/2014/TT-BNV, ban hành ngày 23 tháng 6 năm 2014 bởi Bộ Nội vụ, quy định về mức kinh tế - kỹ thuật trong việc tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Thông tư này nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc xây dựng và quản lý hệ thống dữ liệu lưu trữ hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và an toàn của thông tin.
Hướng dẫn số 168/HD-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ban hành ngày 10 tháng 03 năm 2010, cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ Hướng dẫn này nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.
Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu số hóa sang phim bảo hiểm Quy trình này nhằm đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho các tài liệu quan trọng trong lưu trữ.
Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ Mục tiêu của quy trình này là để lập bản sao bảo hiểm và bảo sao sử dụng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu lưu trữ.
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP được Chính phủ ban hành vào ngày 10 tháng 4 năm 2007, quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước Nghị định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cải cách hành chính thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Cơ sở thực tiễn
1.3.1 Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT
Tên gọi: Công ty cô phần EcoIT
Tên tiếng Anh: ECOIT CORPORATION
Người đại diện: Ông Nguyễn Đình Hải
Tru sở chính: Tầng 3, Khu A-B Khu văn phòng, Imperia Garden, 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Văn phòng 2: A10 - Ngõ 217 Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội.
Chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 4, Toà nhà Minh Sơn, Số 25 Đường 2/9,
Phường Hoà Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
Logo công ty: [ Xem phụ lục 01].
CTCP EcoIT được thành lập vào ngày 29/4/2010 với sứ mệnh cung cấp thiết bị, phần mềm chuyên dụng, dịch vụ hệ thống và giải pháp đồng bộ trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Một số hình ảnh về CTCP EcoIT: [Xem phụ lục 02].
Công ty EcoIT, với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, đã trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm Chúng tôi hợp tác với nhiều đối tác trong và ngoài nước, cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao, từ đó xây dựng niềm tin và uy tín với khách hàng, bao gồm cả các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp trong nước cũng như quốc tế.
1.3.2 Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài liệu điện tử và hệ thống số, Công ty đã xây dựng được đội ngũ nhân sự chất lượng cao với trình độ chuyên môn vững vàng Nhờ đó, Công ty không ngừng phát triển mạnh mẽ và tập trung vào một số lĩnh vực liên quan Các lĩnh vực phát triển chủ yếu của Công ty bao gồm:
Số hoá và chuyển đôi số;
Tích hợp hệ thống công nghệ thông tin; Cung ứng dịch vu công nghệ thông tin; Tư vấn dự án công nghệ thông tin;
Sản xuất và gia công phần mềm.
Công ty luôn tiên phong trong nghiên cứu giải pháp ứng dụng công nghệ số, với các sản phẩm nổi bật như EcoECM, EcoEmail, EcoPortal, và EcoOffice Đặc biệt, sản phẩm “EcoOCR - Số hóa và chuyển đổi số” đang phát triển mạnh mẽ và nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng, khẳng định vị thế của công ty trong thời đại công nghệ số.
EcoECM – Hệ thống quản trị tài liệu
Phần mềm Quản trị tài liệu (ECM) là công cụ quan trọng trong việc khai thác, bổ sung, lưu trữ và cung cấp nội dung tài liệu liên quan đến các quy trình của một tổ chức ECM giúp quản lý thông tin trên toàn bộ phạm vi của tổ chức, bao gồm tài liệu giấy, file dữ liệu, cơ sở dữ liệu và email.
EcoECM bao gồm các thành phần chính như sau:
– Phân hệ quản lý kho thông tin
– Quản lý quy trình, luồng nghiệp vu
– Cộng tác theo nhóm
– EcoOCR: Phần mềm scan nhận dạng và tách bộ tài liệu kết hợp máy quét Kodak.
Phần mềm hóa đơn điện tử ECO – Invoice, sản phẩm của Công ty CP ECOIT, mang lại sự chuyên nghiệp và nâng tầm doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ hội phát triển trong thời đại công nghệ Phần mềm này tuân thủ các quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Sử dụng các giá trị chỉ mục nhận dạng để tự động đặt tên cho tập tin kết xuất, giúp người dùng không phải nhập tên thủ công Các tập tin được đặt tên tự động này có thể được xuất đến các hệ thống như FTP, local, EcoECM, và EcoOCR, cho phép trích xuất thông tin chỉ mục nhận dạng ra các trường siêu dữ liệu (như xml, csv, txt, excel…) Điều này hỗ trợ tích hợp vào các hệ thống quản lý thông tin như DMS, ECM, ERP, CRM, và Core Banking.
Hệ thống các Portlet được thiết kế độc lập với nền tảng framework, nhằm tối ưu hóa khả năng phát triển liên tục từ cộng đồng Điều này không chỉ đảm bảo tính liên kết nhất quán giữa các ứng dụng mà còn tạo ra một hệ sinh thái ứng dụng thống nhất mà EcoIT cung cấp, bao gồm EcoMail, EcoECM và nhiều ứng dụng khác.
EcoPortal Portlet được thiết kế để tối ưu hóa các tính năng trình diễn, hiển thị và giao tiếp với người dùng Internet, đồng thời cung cấp thông tin cần xử lý đến documents bus do EcoECM hình thành Các luồng thực thi dữ liệu và tài liệu sẽ được thực hiện và phân phối đến các phần mềm nghiệp vụ một cách độc lập, nhằm đảm bảo tính dễ mở rộng và đáp ứng các hệ thống lớn trong tương lai.
Phần mềm dịch vụ công trực tuyến được thiết kế nhằm giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ cán bộ trong việc xử lý nhanh chóng các thủ tục này Mục tiêu của phần mềm là hướng tới sự công khai, minh bạch, đơn giản, rõ ràng và tuân thủ đúng pháp luật.
EcoGOV đáp ứng nhu cầu xây dựng dịch vụ công trực tuyến ở mức độ cao nhất (mức độ 4), dựa trên các nghị định, thông tư và công văn của nhà nước.
EcoMail là dịch vụ máy chủ thư điện tử theo yêu cầu do EcoIT cung cấp, nhằm đáp ứng nhu cầu trao đổi nội bộ và hợp tác cho các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
EcoMail được phát triển dựa trên nền tảng phần mềm nguồn mở Zimbra, trước đây thuộc về Yahoo và hiện nay là VMWare Dịch vụ này cung cấp một giao diện thân thiện với người dùng trên nền tảng AJAX và HTML5, đồng thời tích hợp khả năng chống thư rác và bảo vệ hệ thống khỏi các cuộc tấn công virus.
EcoMail cung cấp cho người dùng một nền tảng hoàn thiện với hệ thống máy chủ tự quản trị, giao diện máy trạm trên nền Web và Desktop hỗ trợ đa ngôn ngữ Đặc biệt, EcoMail có hệ thống hỗ trợ trực tiếp tại khu vực Châu Á, đáp ứng nhu cầu của người dùng trong khu vực này.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp EcoOffice được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình JAVA, mang đến một hệ thống quản lý văn bản hiệu quả Với thiết kế mở, phần mềm cho phép người dùng tự định nghĩa các luồng công việc và chức năng cá nhân, đáp ứng tối đa nhu cầu làm việc với công văn, giấy tờ tại các cơ quan, công sở.
THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
2.1.1 Đặc điểm tài liệu số hoá
CTCP EcoIT là công ty chuyên cung cấp dịch vụ và phần mềm chuyên dụng, bao gồm số hóa tài liệu lưu trữ Công ty hợp tác với các đối tác khách hàng để đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu, giúp duy trì tuổi thọ tài liệu và tạo ra nguồn tài liệu điện tử thuận tiện cho công việc và khai thác thông tin Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã tiếp xúc với tài liệu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội (MB), và tổng số tài liệu được đưa vào số hóa đã được phân loại cụ thể.
- Chứng từ về nợ
- Sô sách theo dõi
- Chứng từ sàn giao dịch
- Chứng từ tín dung
- Sô sách kho quỹ
Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng MB cho thấy chất lượng tương đối tốt, tuy nhiên, một số tài liệu đã bị ố vàng, nhàu nát và chất lượng mực in kém, dẫn đến việc thông tin không được đảm bảo Nhiều tài liệu còn có sự chỉnh sửa thông tin Tài liệu chủ yếu được trình bày trên giấy A4, trong khi một số tài liệu khác được in trên giấy A3.
- TLLT ở đây chủ yếu là tài liệu gốc có đáp ứng đầy đủ thể thức văn bản.
Nội dung tài liệu bao gồm các hoạt động giao dịch tài sản, chuyển tiền, chứng từ hạch toán, và giao dịch tài sản thế chấp, nhằm ghi lại các giao dịch giữa cá nhân với ngân hàng và giữa cá nhân với cá nhân.
TLLT đảm bảo tính chính xác cao, với hầu hết tài liệu có chữ ký tươi và dấu đỏ để xác nhận thông tin phù hợp và chính xác trong các hoạt động giao dịch.
Bản gốc là các hồ sơ và tài liệu có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng, giữ nguyên số lượng hồ sơ này được coi là bản gốc Để đảm bảo tính chính xác, cần thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là G.
Bản photo là các hồ sơ, tài liệu không có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng; hồ sơ tài liệu chỉ có chữ ký của MB, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu.
P Lọc bỏ các hồ sơ, tài liệu trung, thừa, có dấu hiệu là bản nháp (như có lẫn chữ viết tay trên bản đánh máy), palo, áp phích quảng cáo, thực hiện kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là T.
2.1.2 Thành phần tài liệu số hoá
Các hồ sơ và tài liệu hiện đang được Ngân hàng MB bảo quản và phân loại sẽ được tổ chức số hóa bởi Công ty EcoIT Nội dung và thành phần của các tài liệu này bao gồm thông tin quan trọng phục vụ cho việc quản lý và lưu trữ hiệu quả.
Chứng từ sàn giao dịch bao gồm các hoạt động như thu mua ngoại tệ khách hàng vãng lai, mua bán vàng miếng, trả lương qua tài khoản, thu phí dịch vụ, điều chuyển tiền, thu cước điện, Viettel, FPT, nộp tiền mặt vào tài khoản, mở số tài khoản, và rút lãi số tài khoản.
Sổ sách kho quỹ bao gồm các tài liệu quan trọng như biên bản kiểm kê cuối tháng, biên bản kiểm quỹ đột xuất, sổ theo dõi tiền giả, sổ theo dõi ra vào kho tiền, sổ xuất nhập tài sản đảm bảo, và sổ theo dõi mượn tài sản đảm bảo Những tài liệu này giúp quản lý và giám sát tình hình tài chính một cách hiệu quả.
- Chứng từ tín dung: hồ sơ tín dung, đề nghị bảo lãnh, đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ, hợp đồng mua bán ngoại tệ, ….
- Chứng từ vế nợ; sao kê tiết kiệm; …
Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
2.2.1 Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
- Xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT cho khách hàng, cu thể là Ngân hàng
Thương mại Cô phần Quân đội (MB)
- Tạo điều kiện cho bảo quản TLLT nhằm kéo dài tuôi thọ của TLLT, đặc biệt là bản gốc.
Tổ chức chuyển đổi phương thức khai thác thông tin từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử giúp quản lý, tìm kiếm và sử dụng nguồn thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả trong việc tiếp xúc với tài liệu lưu trữ.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cho số hoá TLLT tại Công ty EcoIT.
- Thực hiện số hoá tài liệu đối với các hồ sơ quan trọng, có giá trị.
TLLT được số hóa nhằm đáp ứng yêu cầu về tình trạng vật lý và hiệu quả sử dụng, đồng thời đảm bảo có các phương án dự phòng cho các bản sao Điều này hỗ trợ việc tu bổ và bảo quản tài liệu trong trường hợp bản gốc bị thiếu sót hoặc mất mát.
Trang thiết bị và cơ sở vật chất bao gồm phần mềm, máy chủ, máy trạm, máy scan và các thiết bị khác nhằm đảm bảo hiệu quả và tính linh hoạt trong công tác số hóa tài liệu, cũng như lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu và nhập liệu cho tài liệu.
Số hóa tài liệu giúp giải quyết vấn đề lưu trữ tài liệu bản cứng, bảo quản tài liệu hiệu quả và tiết kiệm không gian kho lưu trữ cũng như thiết bị lưu trữ Bên cạnh đó, việc số hóa còn cho phép chia sẻ nguồn thông tin khổng lồ một cách nhanh chóng và tiện ích, đồng thời cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho khách hàng.
*Nguồn lực thực hiện số hoá:
Hiện nay, tại kho lưu trữ của Công ty EcoIT, việc số hóa và bảo quản tài liệu lưu trữ được đảm nhiệm bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, bao gồm 02 người có trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ học và 03 người tốt nghiệp từ các chuyên ngành khác Bên cạnh đó, quá trình số hóa tài liệu còn có sự hỗ trợ từ các cộng tác viên, đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả và chính xác.
2.2.2 Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
Sơ đồ các bước số hoá tài liệu lưu trữ:
Lọc các tài liệu loại bỏ theo quy định từng nghiệp vu Đánh số tờ các tài liệu
Biên muc thông tin hồ sơ, xác định thời hạn lưu trữ các hồ sơ theo quy định từng nghiệp vu
Hệ thống hoá hồ sơ đã chỉnh lý theo quy định từng nghiệp vu Đánh số chính thức vào thung hồ sơ
In thông tin biên muc hồ sơ và dán Qrcode vào thung hồ sơ
Giao nhận thung hồ sơ sau khi chỉnh lý
Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vu
Scan tài liệu Giao nhận thung hồ sơ
Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý
Kiểm tra, hoàn chỉnh
Kiểm tra, hoàn chỉnh
Quy trình tạo lập:
Cấu hình thông số kỹ thuật chuẩn, tạo thư muc
Trả hồ sơ, tông hợp dữ liệu và bàn giao
Bước 1 Giao nhận thung hồ sơ
Nhân sự đầu mối quản lý hồ sơ của ngân hàng Quân đội MB và nhân sự đại diện Công ty EcoIT thi công thực hiện:
Bàn giao thung hồ sơ cho, đảm bảo bàn giao thung hồ sơ còn nguyên trạng, không bị bong, tróc niêm trên thung.
Mở thung hồ sơ và kiểm đếm số lượng tập tài liệu có trong thung.
Lập biên bản giao hồ sơ cần ghi rõ các thông tin quan trọng như thời gian bàn giao, đơn vị nghiệp vụ liên quan, và số lượng thùng được bàn giao.
Bước 2 Vận chuyển thung hồ sơ về địa điểm thi công
Nhân sự đại diện Ngân hàng Quân đội MB đã tiến hành vận chuyển thùng hồ sơ đến địa điểm thi công của nhân sự đại diện Công ty EcoIT nhằm triển khai công tác chỉnh lý.
Bước 3 Phân loại hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vu
Kiểm tra các tài liệu trong từng thùng hồ sơ và thực hiện vệ sinh sơ bộ hồ sơ nếu cần thiết Đối với nghiệp vụ có nhiều nhóm hồ sơ khác nhau, cần thực hiện tách hồ sơ theo các nhóm theo quy định của MB.
Phân loại thành bản gốc, bản photo trong đó:
Bản gốc là các hồ sơ và tài liệu có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng Để giữ nguyên số lượng hồ sơ, cần đảm bảo rằng bản gốc được bảo quản cẩn thận Việc kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là G sẽ giúp dễ dàng quản lý và nhận diện các tài liệu này.
Bản photo là các hồ sơ, tài liệu không có dấu và/hoặc chữ ký của khách hàng; hồ sơ chỉ có chữ ký của MB, được kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là P Cần loại bỏ các hồ sơ, tài liệu trung, thừa, có dấu hiệu là bản nháp (như có chữ viết tay trên bản đánh máy), palo, áp phích quảng cáo, được kẹp sơ mi và đánh ký hiệu là T.
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trật tự cụ thể cho từng nghiệp vụ là rất quan trọng Để đảm bảo tính tổ chức, cần đánh số tạm hồ sơ giữ lại về mặt vật lý, sử dụng kẹp sơ mi và đánh số tạm từ 01 theo thứ tự hồ sơ cho đến hết.
Để xử lý hồ sơ ngoại lệ, đối với các hồ sơ khác biệt so với các nguyên tắc đã nêu, nhân sự thi công cần tổng hợp các hồ sơ và tài liệu khác theo nhóm nghiệp vụ và đơn vị phát sinh Sau đó, các hồ sơ này sẽ được đưa vào vị trí chờ xử lý, tuân thủ theo các bước quy định.
Lưu đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ:
Nhóm thường trực dự án Đơn vị nghiệp vu
Hội đồng thẩm định
Hình 2.1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ
Nhóm thường trực dự án bao gồm đại diện Ngân hàng MB, đại diện đối tác và chuyên gia về lưu trữ Đơn vị nghiệp vụ sẽ là đơn vị chủ sở hữu hồ sơ và đơn vị quản lý nghiệp vụ.
Hội đồng thẩm định: Ban thường trực Dự án, phê duyệt đề xuất của nhóm thường trực Dự án và đơn vị nghiệp vu.
Nhân viên tiến hành nhận và kiểm tra hồ sơ bản cứng đã được phân loại từ bộ phận nhân sự, sau đó thực hiện xử lý tài liệu trước khi tiến hành quét (scan).
Nhận tài liệu từ nhóm Chỉnh lý
Xử lý tài liệu trước khi scan
Tháo quyển Đối với tài liệu có tình trạng vật lý tốt, đặt tài liệu trong máy quét cuốn
Máy quét cuộn (Sheet feed scanner) cho phép quét tài liệu một cách tự động, trong khi đối với tài liệu có kích thước không đồng đều, mỏng, giòn và dễ rách, nên sử dụng máy quét phẳng (Flatbed scanner) để đảm bảo quét từng trang một cách an toàn và chính xác.
Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu
