Lịch sử nghiên cứu
Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan luôn là chủ đề quan trọng trong các hội thảo và hội nghị về văn thư lưu trữ Nhiều công trình nghiên cứu, bao gồm báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp và giáo trình, đã được thực hiện để làm rõ vấn đề này.
Bài giảng và giáo trình là nguồn tài liệu quan trọng nhất cho sinh viên, đóng vai trò là công cụ chính hỗ trợ việc học tập và nghiên cứu tại các trường Đại học và Cao Đẳng.
Giáo trình văn thư của TS Triệu Văn Cường, xuất bản năm 2016, cung cấp kiến thức lý luận và phương pháp thực hiện các quy trình nghiệp vụ văn thư, bao gồm soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu, cũng như quản lý và sử dụng con dấu.
Ngoài ra, một số tài liệu liên quan đến vấn đề này bao gồm giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của PGS Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2006, cùng với tập bài giảng về công tác văn thư và lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, ban hành vào tháng 2 năm 2008.
Nhóm khóa luận tốt nghiệp:
Khóa luận tốt nghiệp của Đặng Thị Duyên năm 2021 tập trung vào việc "Quản lý văn bản và lập hồ sơ" tại công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát Nghiên cứu này nhằm cải thiện quy trình quản lý tài liệu, tối ưu hóa việc lưu trữ và truy xuất thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính chính xác trong quản lý hồ sơ.
Khóa luận tốt nghiệp của Trần Thị Mai năm 2020 với đề tài “Công tác lập hồ sơ tại Tỉnh ủy Sơn La” đã phân tích cơ sở pháp lý, thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ tại cơ quan Đảng Đặc biệt, việc triển khai lập hồ sơ điện tử được xác định là một thế mạnh quan trọng của cơ quan này.
Ngoài ra còn có một số khóa luận tốt nghiệp như: Khóa luận tốt nghiệp:
“Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Ngô Quyền – Hải Phòng của Đỗ Thị Huyền” năm 2006,…
Các tài liệu liên quan đến công tác văn thư và lập hồ sơ rất giá trị, cung cấp lý thuyết đầy đủ về khái niệm, vị trí, tác dụng và nội dung nghiệp vụ của lập hồ sơ Đề tài khóa luận chủ yếu tập trung vào thực trạng lập hồ sơ tại các cơ quan nhà nước và công ty trách nhiệm hữu hạn Đề tài “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu tại công ty Cổ phần EcoIT” của tôi là độc đáo, không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trước đó, và đưa ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp hiện nay.
Phương pháp nghiên cứu
6.1 Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập dữ liệu về quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại các phòng ban trong công ty là rất quan trọng Cần tìm hiểu số lượng hồ sơ được lập hàng năm và cách thức giao nộp để lưu trữ Việc này giúp cải thiện hiệu quả quản lý hồ sơ và đảm bảo thông tin được lưu trữ một cách hợp lý.
6.2 Phương pháp khảo sát thực tế
Khảo sát tình hình thực tế việc lập hồ sơ ở các đơn vị thông qua việc quan sát, tìm hiểu để thu được những số liệu thực tế nhất
Trong việc thực hiện khảo sát, tôi sử dụng phương pháp trao đổi trực tiếp và sử dụng phương pháp khảo sát qua trao đổi trên điện thoại
Tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp các đơn vị và bộ phận để hiểu rõ hơn về quy trình lập hồ sơ Bên cạnh đó, tôi cũng thực hiện phỏng vấn sâu với Trưởng phòng Hành Chính - Nhân sự để thu thập thông tin về công tác văn thư và lưu trữ Những thông tin này rất hữu ích cho quá trình nghiên cứu của tôi.
Đóng góp của đề tài
- Nâng cao vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu nói riêng
Nghiên cứu này sẽ làm rõ thực trạng lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ tại công ty, từ đó đưa ra các đánh giá và nhận xét khách quan Qua đó, những hạn chế sẽ được chỉ ra, giúp doanh nghiệp có những biện pháp hiệu quả để cải thiện tình hình hồ sơ lưu trữ.
- Là nguồn tư liệu tham khảo cho sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng.
Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Chương 1 trình bày các cơ sở lý luận quan trọng về lập hồ sơ, bao gồm các khái niệm cơ bản, nội dung và ý nghĩa của việc lập hồ sơ, cũng như trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình này Ngoài ra, chương cũng đề cập đến các quy định của nhà nước và cơ quan liên quan đến công tác lập hồ sơ và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT
Bài viết này giới thiệu tổng quan về chức năng và nhiệm vụ của công ty trong việc quản lý công tác văn thư, đồng thời phân tích thực trạng lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ Nội dung nhấn mạnh sự cần thiết trong việc bố trí nhân sự hợp lý, ban hành văn bản chỉ đạo cho công tác văn thư, cải thiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hồ sơ Qua đó, bài viết phản ánh thực trạng hoạt động lập hồ sơ, từ đó làm cơ sở cho việc đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
Chương 3 trình bày những nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác lập và giao nộp hồ sơ tài liệu tại công ty EcoIT Việc cải thiện quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý tài liệu mà còn đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc lưu trữ thông tin Các giải pháp cụ thể bao gồm việc áp dụng công nghệ số, đào tạo nhân viên về quy trình lưu trữ, và thiết lập hệ thống giám sát chất lượng hồ sơ Những cải tiến này sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý thông tin tại công ty.
Dựa trên thực trạng đã phân tích ở chương 2, bài viết sẽ nêu rõ những nhận xét về ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư, đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những vấn đề này Từ đó, chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu, qua đó góp phần cải thiện hiệu quả làm việc chung của công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ
Cơ sở lý luận
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan và tổ chức, một lượng tài liệu phong phú và đa dạng được hình thành Những tài liệu này được tổ chức theo các tiêu chí như vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm, và các đặc trưng khác, tạo thành các hồ sơ phản ánh chức năng và nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan.
Theo PGS Vương Đình Quyền, hồ sơ được định nghĩa là một tập hợp các văn bản liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc một cá nhân, được hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề đó Hồ sơ cũng có thể được kết hợp do những điểm tương đồng về hình thức, chẳng hạn như cùng loại văn bản, cùng tác giả hoặc cùng thời gian ban hành.
Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020, hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể Những tài liệu này hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Theo Luật lưu trữ 2011, hồ sơ được định nghĩa là một tập hợp tài liệu có liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Các khái niệm đều có điểm chung là chúng bao gồm một tập hợp các giấy tờ và văn bản tài liệu, được hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề và thực hiện công việc.
Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ:
Hồ sơ công việc là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề hoặc sự việc cụ thể, có chung đặc trưng như tên loại và tác giả Những hồ sơ này được hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và chức năng của cơ quan, đơn vị.
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn liên quan đến công tác nghiệp vụ, được sử dụng làm căn cứ pháp lý cho việc tra cứu và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một cá nhân, bao gồm hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ và hồ sơ học sinh.
Các loại hồ sơ công việc và nhân sự là yếu tố quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân Chúng cung cấp thông tin bằng văn bản, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ Đồng thời, hồ sơ giúp cơ quan và đơn vị quản lý tài liệu một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Trong cuốn "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của PGS Vương Đình Quyền, khái niệm lập hồ sơ được định nghĩa là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu thành hồ sơ nhằm theo dõi và giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp đã được quy định.
Theo Điều 2, Khoản 11 của Luật Lưu trữ 2011, thuật ngữ "lập hồ sơ" được định nghĩa là quá trình tập hợp và sắp xếp tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2020, khoản 15, Điều 3 định nghĩa rằng việc lập hồ sơ là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, dựa trên những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân Việc này được thực hiện theo các nguyên tắc như trình tự giải quyết công việc, số thứ tự văn bản hoặc thời gian ban hành Mục đích của việc lập hồ sơ là để dễ dàng quản lý, tra cứu và khai thác thông tin trong các tài liệu.
1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc hình thành văn bản đi, văn bản đến cho đến việc lưu giữ và phân loại tài liệu Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, diễn ra sau khi giải quyết xong vấn đề trong văn bản Đối với doanh nghiệp, hồ sơ không chỉ quan trọng trong công tác văn thư mà còn hỗ trợ dịch vụ khách hàng, cung cấp tài liệu cần thiết cho Ban lãnh đạo Hồ sơ phản ánh trung thực hoạt động của vụ việc, tạo cơ sở để giải quyết nhanh chóng và chính xác, đồng thời là minh chứng cho công tác thanh tra, kiểm tra, và quản lý điều hành của công ty.
Lập hồ sơ là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện dịch vụ khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty Điều này không chỉ giúp nâng cao khả năng hoàn thành công việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ hồ sơ một cách dễ dàng và tiện lợi.
Cơ sở pháp lý
1.2.1 Các VBQPPL quy định về công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ một cách hiệu quả có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài liệu, nâng cao chất lượng nhân viên và hỗ trợ công tác lưu trữ Để đạt được mục tiêu này, cần có sự chỉ đạo kịp thời từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân Một trong những biện pháp quan trọng là ban hành văn bản quy phạm pháp luật, nhằm cung cấp thông tin rộng rãi và giá trị cho công tác văn thư lưu trữ.
Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quan trọng liên quan đến công tác văn thư, đặc biệt là trong lĩnh vực lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
Luật lưu trữ 01/2011/QH13 quy định rõ ràng về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu trong Mục 1, điều số 9, 10, 11 và 12 Các điều khoản này xác định thời hạn nộp lưu hồ sơ, cũng như trách nhiệm giao nhận hồ sơ, tài liệu Bên cạnh đó, luật cũng đưa ra khái niệm về hồ sơ và quy trình lập hồ sơ, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, trong đó nêu rõ các khái niệm liên quan đến hồ sơ điện tử và quy trình lập hồ sơ điện tử.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 05/3/2020, quy định về công tác văn thư, bao gồm các nội dung liên quan đến việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nghị định này giải thích các khái niệm như hồ sơ, lập hồ sơ, và danh mục hồ sơ, đồng thời nêu rõ yêu cầu và trách nhiệm trong việc lập hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Ngoài ra, nghị định còn cung cấp mẫu danh mục hồ sơ, mục lục hồ sơ nộp lưu, mục lục văn bản, tài liệu và biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu.
- Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
Các văn bản quy phạm pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nền tảng pháp lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thực hiện công tác văn thư và lập hồ sơ một cách hiệu quả Chúng giúp đưa công tác lập hồ sơ vào nề nếp và thống nhất, đồng thời cung cấp hành lang pháp lý cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.2 Văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ do doanh nghiệp ban hành
Dựa trên các quy định pháp luật về công tác văn thư, doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng quy chế thực hiện công tác này Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu kiến thức và sự quan tâm đến vấn đề này, dẫn đến việc họ chưa thiết lập quy chế hướng dẫn cụ thể Họ chủ yếu áp dụng các văn bản quy phạm của nhà nước mà không có sự hiểu biết sâu sắc, khiến cho việc thực hiện công tác văn thư còn nhiều bỡ ngỡ và hạn chế Chất lượng thực hiện công tác văn thư còn phụ thuộc vào năng lực và loại hình của từng doanh nghiệp.
Hiện nay, Công ty EcoIT chưa có quy chế chính thức về công tác văn thư, nhưng đã ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về quy trình thực hiện, bao gồm cả việc lập hồ sơ.
- Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan hàng năm;
- Dự thảo về xây dựng quy chế văn thư lưu trữ (đang trong giai đoạn lấy ý kiến góp ý);
- Công văn trao đổi về hành chính, văn thư;
Kế hoạch đầu tư cho cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ là rất quan trọng Những văn bản cần thiết để đảm bảo hoạt động này diễn ra hiệu quả thường chỉ được truyền đạt đến các Trưởng phòng và văn thư kiêm nhiệm Việc nâng cấp cơ sở hạ tầng sẽ giúp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ và quản lý tài liệu.
Ban lãnh đạo Công ty EcoIT đã bắt đầu quan tâm đến công tác văn thư, nhưng mức độ quan tâm vẫn chưa đủ để cải thiện hiệu quả lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ Việc xây dựng và ban hành hướng dẫn cụ thể cho công tác văn thư vẫn còn thiếu sót và chưa có tính bắt buộc, dẫn đến tình trạng công tác này chưa thực sự đạt yêu cầu.
Công tác văn thư tại EcoIT bao gồm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, chủ yếu tuân thủ các nghị định và quy định như Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư, Thông tư 09/2011/TT-BNV và Luật lưu trữ 2011 Bên cạnh đó, EcoIT cũng chú trọng việc tự chia sẻ và hướng dẫn lẫn nhau trong quá trình thực hiện công tác này.
Chương 1 đã đề cập đến các vấn đề về lý luận đối với công tác lập hồ sơ như: khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, vị trí, ý nghĩa của công tác lập sơ, yêu cầu đối với hồ sơ được lập, nội dung lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ Bên cạnh những nội dung về lý luận là các cở sở pháp lý gồm các quy định của pháp luật về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Từ những nghiên cứu ở chương 1 sẽ là cơ sở để nghiên cứu thực trạng ở chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
Khái quát về Công ty cổ phần EcoIT
2.1.1 Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức
Tên địa điểm kinh doanh: Công ty Cổ phần EcoIT
Mã số địa điểm kinh doanh: 00002
Người đứng đầu: Nguyễn Đình Hải Địa chỉ: Tầng 3, Khối nhà A, tòa nhà Imperia Garden, 203 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
EcoIT được viết tắt từ “Eco-System in Information Technology” có nghĩa tiếng Việt là “Hệ sinh thái trong công nghệ thông tin”
Hệ sinh thái công nghệ thông tin là một mạng lưới gồm các dịch vụ và đơn vị liên kết chặt chẽ, cùng nhau tạo ra sản phẩm và dịch vụ nhằm mục tiêu phát triển bền vững.
EcoIT không chỉ cung cấp dịch vụ và sản phẩm công nghệ thông tin cho nhiều cơ quan Chính Phủ, mà còn nổi bật với ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng và hệ sinh thái cây xanh, tạo nên những điểm mạnh riêng biệt.
Công ty Cổ phần EcoIT, thành lập vào ngày 29/4/2010, chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ, hệ thống và giải pháp công nghệ thông tin Được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên gia quản lý và công nghệ có nhiều năm kinh nghiệm, EcoIT mang đến những ý tưởng sáng tạo từ nhiều tổ chức và doanh nghiệp khác nhau trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Hình ảnh 1 Cơ cấu tổ chức của công ty EcoIT
Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế hiện nay, cơ cấu tổ chức của EcoIT hiện nay chỉ tổng hợp thành 5 phòng :
Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Tài chính- Kế toán
Phòng Chỉnh lý số hóa
Phòng Quản lý dự án
Phòng Tài chính kế toán và phòng Hành chính Nhân sự thuộc khối Văn phòng, trong khi các phòng ban khác chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và sản xuất phần mềm để phục vụ khách hàng.
Công ty EcoIT, được thành lập từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, đã khẳng định vị thế tiên phong trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm Với cam kết chất lượng cao, EcoIT xây dựng niềm tin và uy tín vững chắc đối với khách hàng, bao gồm cả các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Các chức năng hoạt động chính bao gồm số hóa và chuyển đổi số, tích hợp hệ thống công nghệ thông tin, cung ứng dịch vụ công nghệ thông tin, tư vấn dự án công nghệ thông tin, cũng như sản xuất và gia công phần mềm.
Sơ đồ 2.1 Mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh của Công ty EcoIT
Ngoài những sản phẩm nổi bật như EcoECM, EcoEmail, EcoPortal và EcoOffice, công ty còn phát triển mạnh mẽ sản phẩm đột phá “EcoOCR - Số hóa và chuyển đổi số”, nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng trong thời đại công nghệ số.
NĂNG ĐỘNG – SÁNG TẠO – TRÁCH NHIỆM
Cung cấp những sản phẩm dịch vụ và giải pháp
CNTT tin cậy và hiệu quả
Tầm nhìn : Trở thành công ty cung cấp và gia công phần mềm, dịch vụ công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam
Sứ mệnh : Cung cấp sản phẩm dịch vụ công nghệ thông tin chất lượng, tiện ích, luôn luôn là đối tác tin cậy tới khách hàng
Công ty không ngừng phát triển và nâng cao các giải pháp số hóa dữ liệu, chính phủ điện tử, cùng với các giải pháp an ninh và bảo mật thông tin Điều này nhằm phục vụ cho chính phủ và doanh nghiệp trên toàn quốc, từng bước khẳng định vị thế là nhà cung cấp dịch vụ tích hợp và quản trị nội dung số hàng đầu.
Chiến lược, mục tiêu phát triển cụ thể của công ty :
Sản phẩm của chúng tôi tập trung vào việc phát triển một nền tảng bus dịch vụ cốt lõi, nhằm đáp ứng nhu cầu liên thông hiệu quả giữa các hệ thống thông tin và các nền tảng công nghệ khác nhau.
Công nghệ hiện nay đang hướng tới tiêu chí bền vững (Eco System) thông qua việc gia nhập cộng đồng và tham gia vào các dự án phát triển phần mềm nguồn mở (FOSS) cả trong nước lẫn toàn cầu.
Chúng tôi cam kết đầu tư và chia sẻ quyền lợi tối đa với các nhà đầu tư cũng như những thành viên xuất sắc, có chung tâm huyết và chí hướng, nhằm phát huy khả năng sáng tạo không ngừng.
Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty EcoIT
2.2.1.1.Tổ chức bộ phận/nhân sự trong công tác Văn thư
Bảng 2.1 Thống kê nhân sự kiêm nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại EcoIT
STT Họ và tên Giới tính
Chức trách/nhiệm vụ Trình độ chuyên môn
Trưởng phòng Hành Chính - Nhân sự Đại học, chuyên ngành Công nghệ thông tin
Thảo Nữ Lễ tân, văn thư
Cao đẳng, chuyên ngành Công nghệ thông tin
Lưu trữ cơ quan, nhân viên quản lý kho Cầu Diễn
Cao đẳng, chuyên ngành Lưu trữ học 2 năm
Hiện nay, tổng số lượng người trong công ty là hơn 50 người
Theo khảo sát, công ty EcoIT hiện chưa thiết lập bộ phận văn thư riêng biệt và không có nhóm nhân viên chuyên trách cho công tác văn thư và lưu trữ.
Theo bảng 2.1, EcoIT không có bộ phận văn thư lưu trữ chính thức, mà chỉ có những nhân viên kiêm nhiệm công việc này từ phòng Hành chính – Nhân sự.
Trình độ học vấn của các đầu mối kiêm nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ đã có, nhưng thâm niên công tác thực tế còn hạn chế, đặc biệt là ở vị trí Trưởng phòng Hành Chính - Nhân sự Nhiều người chưa được đào tạo chuyên sâu về văn thư, và do còn trẻ, nên kỹ năng làm việc thực tế còn thiếu sót Điều này ảnh hưởng đến khả năng tham mưu cho Tổng giám đốc và chưa tạo động lực cho nhân viên trong doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc.
Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự và văn thư kiêm nhiệm lễ tân đã nhận thức rõ trách nhiệm và công việc của mình Trưởng phòng đã tổ chức các kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn và đầu tư vào cơ sở vật chất cũng như văn phòng phẩm cho Công ty Đồng thời, văn thư kiêm nhiệm lễ tân cũng đã hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, bao gồm việc lập hồ sơ cho các cá nhân trong Công ty Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn diễn ra không thường xuyên, chưa hợp lý và còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự và văn thư kiêm nhiệm lễ tân hiện chưa đủ khả năng quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho nhân viên trong công ty Điều này dẫn đến chất lượng hồ sơ không đảm bảo, ảnh hưởng tiêu cực đến trình độ và chất lượng công việc của nhân viên trong lĩnh vực lập hồ sơ và văn thư.
Trong công tác văn thư, trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thuộc về những cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc Qua khảo sát, tôi nhận thấy trình độ và chất lượng làm việc của các cá nhân này có sự khác biệt rõ rệt.
Trình độ nhân sự trong công ty chưa đồng đều, đặc biệt là trong phòng Hành chính- Nhân sự, nơi khoảng 70% nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng, trong khi 30% là nhân viên phổ thông nhưng vẫn thể hiện khả năng sáng tạo và trách nhiệm Mặc dù hồ sơ được lập ra đã tuân thủ ba bước quy định, nhưng vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu và chưa hỗ trợ tốt cho công tác lưu trữ Do đó, đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư và lập hồ sơ cần nâng cao trình độ chuyên môn về CNTT để đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là trong việc thực hiện công tác văn thư và lập hồ sơ điện tử trên phần mềm EcoOFFICE.
- Tổ chức tuyển dụng, bố trí nhân sự:
Công ty EcoIT tổ chức nhiều đợt tuyển dụng hàng năm với quy trình chi tiết nhằm tìm kiếm những ứng viên có trình độ cao và khả năng đa nhiệm Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân viên cho bộ phận văn thư lưu trữ vẫn chưa hoàn tất, mặc dù đã có một đợt tuyển dụng cho nhóm này vào năm 2021 với 5 vị trí Hiện tại, công tác văn thư chưa có bộ phận riêng, dẫn đến việc hướng dẫn và kiểm tra chưa đầy đủ; hầu hết nhân viên chỉ tự chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau trong lĩnh vực này.
2.2.1.2 Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ công ty
Lập và giao nộp hồ sơ không chỉ nâng cao chất lượng nhân viên mà còn quản lý tài liệu một cách chặt chẽ Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và đặc biệt, cung cấp tài liệu là yếu tố quan trọng liên kết với việc thực hiện các dịch vụ đối với khách hàng.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một quy chế về công tác văn thư, lưu trữ
Hiện tại, công ty chưa có quy chế cụ thể về công tác văn thư và lưu trữ, bao gồm cả quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Điều này đã gây ảnh hưởng tiêu cực đến việc thực hiện công tác lập hồ sơ trong công ty.
Hiện tại, công ty đang trong quá trình soạn thảo quy chế và thu thập ý kiến đóng góp, chưa trình lãnh đạo ký ban hành chính thức.
EcoIT chưa xây dựng quy chế về văn thư và lưu trữ, dẫn đến việc lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu, thiếu tính thống nhất và không có tính bắt buộc trong công tác này.
Công ty đã sử dụng một số văn bản làm cơ sở cho việc lập và giao nộp hồ sơ để lưu trữ.
Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu được hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thông tư này nhằm đảm bảo việc quản lý và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả, giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định về thời gian bảo quản hồ sơ.
Luật lưu trữ 01/2011/QH13 quy định từ Điều 9 đến Điều 12 về việc lập và quản lý hồ sơ tài liệu tại các cơ quan lưu trữ Luật này nêu rõ trách nhiệm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cũng như trách nhiệm của cơ quan lưu trữ Ngoài ra, luật còn quy định thời hạn nộp hồ sơ tài liệu và trách nhiệm giao nhận hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan lưu trữ.
