Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty cổ phần EcoIT

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ECOIT Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS NGÔ THỊ KIỀU OANH Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HUYỀN Mã số sinh viên : 1805LTHA022 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHA HÀ NỘI - 2022 LỜI CẢM ƠN Trong khoảng thời gian bốn năm học hành trình dài nỗ lực khơng ngừng nghỉ tơi nói riêng sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ nói chung Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền tải đến sinh viên thơng điệp tích cực “ Học thật, thi thật, để trường làm thật”, đề cao tinh thần tự học sinh viên Nhưng quan trọng cả, tơi muốn bày tỏ lịng biết ơn cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo nhà trường, thầy cô giảng viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, cố vấn học tập nói riêng ln hỗ trợ giảng dạy nhiệt tình để giúp tơi có kết học tập tốt nhất, nắm bắt kinh nghiệm làm việc vững vàng sau trường Để áp dụng việc học đôi với thực hành, nhà trường thầy cô khoa, cố vấn học tập, tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên thực tập Trong q trình thực tập, tơi gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ làm việc thực tế Thế nên, xin gửi lời cảm ơn tới anh chị nhân viên Công ty EcoIT hỗ trợ hướng dẫn tơi, kèm theo dạy quan tâm thường xuyên từ thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ, đặc biệt THS Ngô Thị Kiều Oanh, giảng viên cố vấn lớp học hướng dẫn trực tiếp khóa luận cho tơi, giúp tơi để hồn thiện cách tốt khóa luận tốt nghiệp Cụ thể đề tài khóa luận “ Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT” Do tính chất bảo mật cơng ty làm cịn nhiều hạn chế, tơi mong muốn nhận đóng góp ý kiến thầy cô Tôi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề khóa luận tốt nghiệp :“Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty EcoIT” cá nhân thực qua q trình tìm tịi khảo sát, đánh giá, làm phản ánh chân thực, đầy đủ xác Bài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp tơi cam kết khơng lạc đề hướng theo dẫn thầy hướng dẫn, khơng dài dịng, lan man Tuy nhiên, làm tránh sai sót, hạn chế dẫn tới việc tơi có sử dụng số tài liệu tham khảo, văn quy định,…nhưng trích nguồn đầy đủ Nếu có phát tơi có chép hay nhận thấy giống đề tài khóa luận, nghiên cứu tương tự, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2022 Sinh viên Nguyễn Thị Huyền DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung BNV Bộ Nội Vụ CNTT Công nghệ thơng tin CP Chính phủ DMHS Danh mục hồ sơ HCNS Hành nhân NĐ Nghị định PGS Phó giáo sư TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TT Thơng tư QH Quốc hội VBQPPL Văn quy phạm pháp luật VD Ví dụ VTLTNN Văn thư lưu trữ nhà nước UBND Uỷ ban nhân dân DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Hình ảnh Cơ cấu tổ chức cơng ty EcoIT Hình ảnh Hình ảnh Hồ sơ tham dự chương trình bình chọn công nhận danh hiệu Sao Khuê Giao diện ứng dụng EcoOFFICE Trang 18 40 44 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ Tên sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ Trang Sơ đồ 2.1 Mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh Công ty EcoIT 19 Sơ đồ 2.2 Các công việc cần làm kết thúc hồ sơ 36 Bảng 2.1 Thống kê nhân kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ EcoIT 20 Bảng 2.2 Thống kê sở vật chất, trang thiết bị 27 Bảng 2.3 Cách xếp văn tài liệu hồ sơ EcoIT 37 Biểu đồ 2.1 Số lượng hồ sơ lập phòng ban EcoIT năm 32 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1.1.3.Yêu cầu lập hồ sơ 10 1.1.4 Quy trình lập hồ sơ 11 1.1.5 Trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ 12 1.2 Cơ sở pháp lý 14 1.2.1 Các VBQPPL quy định công tác lập giao nộp hồ sơ, tài liệu 14 1.2.2 Văn quản lý công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp ban hành 15 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: 16 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 17 2.1.Khái quát Công ty cổ phần EcoIT 17 2.1.1 Lịch sử hình thành, cấu tổ chức 17 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 19 2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty EcoIT 20 2.2.1 Hoạt động quản lý 20 2.2.2 Thực tế thực công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 29 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: 45 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 46 3.1.Nhận xét 46 3.1.1.Ưu điểm 46 3.1.2.Hạn chế 48 3.1.3 Nguyên nhân 49 3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT 50 3.2.1.Lãnh đạo cần quan tâm nâng cao trình độ nhân viên 50 3.2.2.Xây dựng ban hành văn quy chế công tác văn thư 51 3.2.3 Tăng cường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ 52 3.2.4 Ban hành danh mục hồ sơ 52 3.2.5 Đầu tư sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 54 3.2.6 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 55 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: 56 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 PHỤ LỤC 59 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, Cơng tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Có thể nói, việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan công việc nghiệp vụ quan trọng cơng tác văn thư, mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Ngoài quan nhà nước doanh nghiệp lớn, vừa nhỏ, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ gắn liền với hoạt động doanh nghiệp, thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp, phục vụ cho khách hàng, phục vụ cho lãnh đạo để từ trao đổi, đạo, điều tiết phát triển lĩnh vực sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Các văn hành chính, văn chun ngành tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, phong phú đa dạng hình thành hoạt động quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp cần tập hợp lại để làm chứng phục vụ cho mục đích tra, kiểm tra, đối chiếu, minh chứng cho việc làm đúng, từ báo cáo cấp cách xác Ngồi ra, văn tài liệu cịn chứa đựng thơng tin khứ phục vụ cho việc so sánh, đối chiếu để từ định quản lý cho phù hợp với Vì vậy, cần phải lập hồ sơ để phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung cơng ty EcoIT nói riêng Qua khảo sát tơi nhận thấy việc thực công tác công ty nhiều bất cập chưa với quy định nhà nước Vì tơi chọn đề tài: “ Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty Cổ Phần EcoIT” để làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp cho mình, nhằm nâng cao hiệu làm việc cơng ty nâng cao kiến thức thực tế sinh viên Lịch sử nghiên cứu Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan vấn đề bàn luận hội thảo, hội nghị công tác văn thư lưu trữ Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu vấn đề này, điển hình : báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp giảng, giáo trình, Một số đó, giảng, giáo trình nguồn tài liệu thông tin phục vụ trực tiếp đến sinh viên, sử dụng làm cơng cụ để phục vụ việc học tập, nghiên cứu trường Đại học, Cao Đẳng Ví dụ như: Giáo trình văn thư tác giả TS Triệu Văn Cường xuất năm 2016 Giáo trình cung cấp kiến thức lý luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư như: soạn thảo văn bản, ban hành giải văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu, quản lý sử dụng dấu Ngồi ra, đề cập vấn đề cịn có số giáo trình : Lý luận phương pháp cơng tác văn thư PGS Vương Đình Quyền xuất năm 2006 tập giảng công tác văn thư, lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành tháng năm 2008 Nhóm khóa luận tốt nghiệp: Khóa luận tốt nghiệp:“Quản lý văn lập hồ sơ công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng thương mại Tín Phát” Đặng Thị Dun năm 2021 Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác lập hồ sơ Tỉnh ủy Sơn La” Trần Thị Mai năm 2020 sở pháp lí, thực trạng giải pháp nâng cao việc lập hồ sơ quan Đảng, việc lập hồ sơ điện tử mạnh quan Ngồi cịn có số khóa luận tốt nghiệp như: Khóa luận tốt nghiệp: 3.2.6 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trưởng phịng Hành chính- Nhân tổ chức đợt kiểm tra cuối năm cơng tác này, mà cần tăng cường kiểm tra, đánh giá lập kế hoạch cho đoàn kiểm tra thật chi tiết, cụ thể cho Công ty Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, đặc biệt kiểm tra cách lập hồ sơ biên mục hồ sơ cán lập hồ sơ, hướng dẫn bắt buộc cá nhân phải bổ sung vào biên mục hồ sơ cho chi tiết, để tạo điều kiện cho lưu trữ Kiểm tra công tác thu thập văn vào hồ sơ, kiểm tra giá trị pháp lí văn hồ sơ, thấy nhân viên làm thiếu sót, chưa đầy đủ cần phải có xử phạt, bắt buộc thu thập đầy đủ, hoàn chỉnh cho phép cho vào lưu trữ Trưởng phịng Hành chính- Nhân cần tổ chức kiểm tra đánh giá công tác văn thư, cụ thể năm lần Kiểm tra thấy sai sót nhiều cần báo cáo xác với lãnh đạo quan, đưa chế tài xử lý vi phạm khắt khe trừ lương, trừ thưởng, chí đuổi việc Nếu kiểm tra thấy tốt nên có khen thưởng phù hợp cho nhân viên lập hồ sơ như: tăng tiền lương, có chế độ đãi ngộ để nhân viên yên tâm công tác Nhận thấy nay, qua kiểm tra cho thấy trình độ nhân viên thành thạo lập hồ sơ chiếm khoảng 65% Trình độ nhân viên khơng thành thạo lập hồ sơ chiếm khoảng 20% Còn khoảng 15% lại thuộc nhân viên không lập hồ sơ, khơng biết lập hồ sơ, thường nhân viên làm việc kho Công ty Từ đánh giá cơng tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư kiêm nhiệm lễ tân chưa tốt, văn thư, trình độ nhân viên chưa cao Đồn kiểm tra kiểm tra hướng dẫn, nhắc nhở trực tiếp đến cán công ty lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ xem xét, đánh giá, rút ưu nhược điểm tham mưu cho Tổng giám đốc để khen thưởng phê bình, xử lý cá nhân thực chưa tốt làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty, đặc biệt ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 55 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: Nâng cao chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan giao nộp vào lưu trữ Vì vậy, cần có biện pháp đồng để góp phần nâng cao hiệu chất lượng cơng tác lập hồ sơ hành Một biện pháp quan trọng xây dựng ban hành văn quy chế công tác văn thư, tăng cường tổ chức hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ Nếu khơng có đạo, hướng dẫn văn thư kiêm nhiệm, lãnh đạo cơng tác lập hồ sơ thực cách tự phát, thiếu thống khoa học nghiệp vụ Hy vọng rằng, với ý kiến nhận xét, đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng cơng tác lập hồ sơ hành công ty thời gian tới đạt kết tốt 56 KẾT LUẬN Có thể nói, việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty công việc khâu nghiệp vụ cuối công tác văn thư, có vị trí quan trọng, cầu nối đưa vào lưu trữ Công ty phát triển, đưa hoạt đơng văn thư, lưu trữ nói chung phát triển bảo đảm nguồn thông tin để công ty giải nhiều vấn đề diễn hàng ngày, hàng Nhìn chung nhân EcoIT nhận thức làm trịn trách nhiệm cơng việc thân mình, tiến hành lập hồ sơ giai đoạn văn thư Công ty đáp ứng yêu cầu hồ sơ lập như: phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, phản ánh trình tự việc, q trình giải cơng việc, từ có tác dụng: quản lý chặt chẽ nguồn thơng tin, tài liệu, nâng cao chất lượng làm việc khoa học, tỉ mỉ cho cán giao giải công việc, cung cấp khai thác sử dụng tài liệu cho lãnh đạo, nhân viên trực tiếp giải công việc khách hàng Tuy nhiên, tránh khỏi thiếu sót hoạt động quản lý, đặc biệt thực trạng nội dung thực công tác này, nội dung đủ bước lập hồ sơ số hồ sơ biên mục chưa tốt, chưa đánh số tờ, viết mục lục cịn thiếu sót để trống, cụ thể để trống số nội dung chứng từ kết thúc, không trọng viết số ký hiệu, bìa hồ sơ, bìa hồ sơ chưa đảm bảo tiêu chuẩn Bộ Khoa học Công nghệ Song song với việc thực lập hồ sơ giấy giao nộp hồ sơ giấy vào lưu trữ EcoIT cho đời ứng dụng EcoOFFICE, đáp ứng nhu cầu lập hồ sơ điện tử công ty Việc thực đề tài mong muốn nâng cao kiến thức cho thân, nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ doanh nghiệp vừa nhỏ, có EcoIT, từ cần nâng cao lập hồ sơ giấy, nơi mà tài liệu hồ sơ bừa bộn, sơ sài Khi làm kết thúc, nhận thấy việc làm khơng thể thiếu hạn chế sai sót, tơi mong nhận nhận xét đánh giá từ thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO Công ty Cổ phần EcoIT Giới thiệu chúng tôi, , xem 19/04/2022 Dương Văn Khảm ( 2011) Giải thích nghiệp vụ văn thư, Nhà xuất Văn hóa thơng tin “Đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường” tác giả Nguyễn Thị Hồng, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2013 Đinh Thị Duyên ( 2021) Quản lý văn lập hồ sơ công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng thương mại Tín Phát, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đỗ Thị Huyền ( 2006) Công tác lập hồ sơ hành UBND quận Ngơ Quyền – Hải Phịng Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 Luật lưu trữ 2011 Nghị định 30/2020/NĐ – CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Nghị định Chính phủ quy định Công tác văn thư Trần Thị Mai ( 2020) Công tác lập hồ sơ Tỉnh ủy Sơn La, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 10 Triệu Văn Cường ( 2016) Giáo trình văn thư Nhà xuất lao động Hà Nội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 11 Vương Đình Quyền ( 2011 ) Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác văn thư Nhà xuất quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 58 PHỤ LỤC 01 Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 59 02 Mẫu mục lục văn bản, tài liệu 60 03 Mẫu chứng từ kết thúc 61 04 Mẫu biên giao nhận hồ sơ, tài liệu 62 05 Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh 63 06 Máy in, photo 64 07 Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 65 08 Hồ sơ, tài liệu bừa bộn 09 Phòng Hành nhân 66 10 Nhân khen thưởng lập hồ sơ 67 11 Mẫu bìa cịng EcoIT 12 Hồ sơ công việc 68 13 Kho lưu trữ công ty thuê 69 ... tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trong có giải thích khải niệm hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ, yêu cầu việc lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, mẫu... 12 lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan Trong có quy định trách nhiệm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan, trách nhiệm lưu trữ quan, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào. .. sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT Giới thiệu khái quát chức năng, nhiệm vụ công ty hoạt