Bài giảng NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TS Trần Phương Hoa Trường ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội MỤC TIÊU CỦA CHUYÊN ĐỀ Có kỹ thực nghiệp vụ LT Trợ giúp, hướng dẫn thực nghiệp vụ LT Tham mưu cho lãnh đạo CTLT Có tư quản lý kiểm sốt cơng tác lưu trữ Trách nhiệm công tác lưu trữ Người đứng đầu quan Lãnh đạo trung gian Nhân viên lưu trữ Nhân viên văn thư Các cán bộ, nhân viên khác A CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Thu thập TLLT Chỉnh lý TLLT Bảo quản TLLT Tổ chức sử dụng TLLT Thu thập TLLT a) Lựa chọn tài liệu - Tiêu chuẩn lựa chọn - Loại hủy tài liệu b) Thu thập giao nộp tài liệu - Xác định nguồn thành phần - Quy trình thu thập a) Lựa chọn tài liệu (XĐGTTL) - Mục đích XĐGT - Tiêu chuẩn XĐGT - Tiêu hủy tài liệu Mục đích XĐGT - Lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ - Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ - Loại hủy tài liệu hết giá trị Định nghĩa theo Luật Lưu trữ “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” (Luật Lưu trữ năm 2011) Tài liệu có giá trị lưu trữ Bản chính, gốc, hợp pháp Đảm bảo thể thức Nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan Đa dạng loại hình tài liệu Tài liệu khơng có giá trị lưu trữ Bản photo Bản nháp, thảo* Bản trùng, thừa Tài liệu không thuộc phông b) Sắp xếp tài liệu kho - Vệ sinh tài liệu trước đưa vào kho xếp lên giá, tủ - Xếp tài liệu vào cặp hộp, dán nhãn - Sắp xếp hồ sơ giá theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ xuống - Lập sơ đồ kho c) Xây dựng quy chế, quy định công tác bảo quản - Trách nhiệm bảo quản TLLT - Kho tàng trang thiết bị bảo quản TLLT - Thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu - Chế độ sử dụng tài liệu - Quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ - Bảo quản tài liệu điện tử - Chế độ bảo quản dự phịng - Bảo mật thơng tin tài liệu lưu trữ d) Bảo quản dự phòng TLLT  Số hóa tài liệu  Bảo hiểm TLLT  Sao lưu liệu… e) Tu bổ, phục chế Lựa chọn phương tiện địa điểm bảo quản phù hợp u cầu: Có biện pháp bảo quản dự phịng phù hợp Xây dựng văn quy định công tác bảo quản Các văn quy định - Công văn số 111/NV ngày 04.4.1995 Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ - Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Luật số 29/2018/QH14 Bảo vệ Bí mật Nhà nước - Thơng tư 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 quy định định mức kinh tế kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản TLLT vệ sinh TLLT giấy - Công văn 998/VTLTNN-NV ngày 06.10.2020 việc tăng cường cơng tác phịng cháy chữa cháy phịng chống lụt bão TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLT a) Các hình thức cung cấp thơng tin b) Marketing lưu trữ a) Các hình thức cung cấp thơng tin Cung cấp HS, TL gốc Cung cấp Cho mượn tài liệu Cung cấp trực tuyến Cung cấp qua bưu điện, điện thoại Giới thiệu TLLT qua hình thức khác b) Marketing lưu trữ Tìm hiểu nhu cầu sản phẩm dịch vụ lưu trữ Thiết kế sản phẩm dịch vụ Xác định giá sản phẩm dịch vụ Thiết lập cách thức cung cấp sản phẩm dịch vụ Quảng bá, tuyên truyền, giới thiệu lưu trữ Các dịch vụ lưu trữ Cung cấp HS/ tài liệu gốc Số hóa Cung cấp sao, chứng thực Bảo quản TLLT Lập mục lục tài liệu Tư vấn Tham quan Tu bổ, phục chế tài liệu Chỉnh lý Dịch thuật tài liệu Vệ sinh, khử trùng tài liệu Tập huấn… Cung cấp VPP phục vụ chỉnh lý Ứng dụng CNTT phục vụ sử dụng Yêu cầu Chủ động việc giới thiệu cung cấp thơng tin TLLT C CÁC CƠNG CỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Hệ thống văn quy định Kế hoạch thực Chính sách thưởng – phạt Công cụ quản lý chất lượng Phương pháp quản lý 5s Sàng lọc Sắp xếp Săn sóc Sạch Sẵn sàng HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY ĐỊNH Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác VTLT quan, tổ chức Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư luutru.gov.vn D NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA Tham mưu cho lãnh đạo để thực đầy đủ nghiệp vụ LT Tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho quan Kiểm tra, đánh giá việc thực nghiệp vụ LT Chủ động quảng bá, giới thiệu TLLT ... CỦA CHUYÊN ĐỀ Có kỹ thực nghiệp vụ LT Trợ giúp, hướng dẫn thực nghiệp vụ LT Tham mưu cho lãnh đạo CTLT Có tư quản lý kiểm sốt công tác lưu trữ Trách nhiệm công tác lưu trữ Người đứng đầu quan... trình thực nghiệp vụ lưu trữ - Bảo quản tài liệu điện tử - Chế độ bảo quản dự phịng - Bảo mật thơng tin tài liệu lưu trữ d) Bảo quản dự phòng TLLT  Số hóa tài liệu  Bảo hiểm TLLT  Sao lưu liệu…... số 111/NV ngày 04.4.1995 Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ - Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Luật số 29/2018/QH14