3.2.4. .Ban hành danh mục hồ sơ
3.2.6. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
sơ, tài liệu vào lưu trữ
Trưởng phịng Hành chính- Nhân sự đã tổ chức đợt kiểm tra cuối năm về cơng tác này, vì thế mà cần tăng cường kiểm tra, đánh giá và lập kế hoạch cho một đoàn kiểm tra làm sao thật chi tiết, cụ thể cho Công ty.
Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, đặc biệt là kiểm tra cách lập hồ sơ và biên mục hồ sơ của các cán bộ lập hồ sơ, hướng dẫn và bắt buộc các cá nhân phải bổ sung vào biên mục hồ sơ cho chi tiết, để tạo điều kiện cho lưu trữ.
Kiểm tra công tác thu thập văn bản vào hồ sơ, kiểm tra giá trị pháp lí của những văn bản trong hồ sơ, nếu thấy nhân viên làm thiếu sót, chưa đầy đủ thì cần phải có những xử phạt, bắt buộc thu thập đầy đủ, hoàn chỉnh rồi mới cho phép cho vào lưu trữ.
Trưởng phịng Hành chính- Nhân sự cần tổ chức kiểm tra đánh giá về cơng tác văn thư, cụ thể ít nhất 1 năm 2 lần. Kiểm tra thấy sai sót nhiều thì cần báo cáo chính xác với lãnh đạo cơ quan, đưa ra những chế tài xử lý vi phạm khắt khe như trừ lương, trừ thưởng, thậm chí là đuổi việc.
Nếu kiểm tra thấy tốt thì cũng nên có khen thưởng phù hợp cho nhân viên lập hồ sơ như: tăng tiền lương, có chế độ đãi ngộ để nhân viên yên tâm công tác.
Nhận thấy hiện nay, qua kiểm tra cho thấy trình độ nhân viên thành thạo lập hồ sơ chiếm khoảng 65%. Trình độ nhân viên không thành thạo trong lập hồ sơ chiếm khoảng 20%. Còn khoảng 15% cịn lại thuộc về những nhân viên khơng mấy khi lập hồ sơ, khơng biết lập hồ sơ, thường thì là những nhân viên làm việc tại các kho của Cơng ty.
Từ đó đánh giá cơng tác hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư kiêm nhiệm lễ tân là chưa tốt, văn thư, trình độ nhân viên là chưa cao.
Đồn kiểm tra đi kiểm tra có thể hướng dẫn, nhắc nhở trực tiếp đến các cán bộ trong công ty về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và xem xét, đánh giá, rút ra ưu nhược điểm và tham mưu cho Tổng giám đốc để khen thưởng hoặc phê bình, xử lý đối với những cá nhân thực hiện chưa tốt và làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty, đặc biệt là ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3:
Nâng cao chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ. Vì vậy, cần có biện pháp đồng bộ để góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành. Một trong những biện pháp cơ bản và quan trọng là xây dựng và ban hành văn bản quy chế về công tác văn thư, tăng cường tổ chức hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ.
Nếu khơng có sự chỉ đạo, hướng dẫn của văn thư kiêm nhiệm, của lãnh đạo thì cơng tác lập hồ sơ sẽ thực hiện một cách tự phát, thiếu sự thống nhất và khoa học về nghiệp vụ. Hy vọng rằng, với ý kiến nhận xét, đề xuất biện pháp nâng cao thì chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty trong thời gian tới đạt kết quả tốt hơn.
KẾT LUẬN
Có thể nói, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty là một công việc khâu nghiệp vụ cuối cùng trong cơng tác văn thư, có vị trí quan trọng, là cầu nối đưa vào lưu trữ Công ty phát triển, đưa hoạt đông văn thư, lưu trữ nói chung phát triển và bảo đảm nguồn thông tin để công ty giải quyết nhiều vấn đề được diễn ra hàng ngày, hàng giờ.
Nhìn chung nhân sự ở EcoIT đã nhận thức và làm trịn trách nhiệm cơng việc của bản thân mình, tiến hành lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư của Công ty đã đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ được lập như: phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, phản ánh trình tự sự việc, q trình giải quyết cơng việc, từ đó có tác dụng: quản lý chặt chẽ nguồn thơng tin, tài liệu, nâng cao chất lượng làm việc khoa học, tỉ mỉ cho các cán bộ được giao giải quyết công việc, cung cấp khai thác sử dụng tài liệu cho lãnh đạo, nhân viên trực tiếp giải quyết công việc và các khách hàng.
Tuy nhiên, không thể tránh khỏi những thiếu sót về hoạt động quản lý, đặc biệt là về thực trạng nội dung thực hiện công tác này, nội dung đã đủ 3 bước cơ bản về lập hồ sơ nhưng một số hồ sơ khi biên mục còn chưa tốt, chưa đánh số tờ, viết mục lục cịn thiếu sót và để trống, cụ thể là để trống 1 số nội dung trong chứng từ kết thúc, không chú trọng về viết số ký hiệu, về bìa hồ sơ, bìa hồ sơ cũng chưa đảm bảo tiêu chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Song song với việc thực hiện lập hồ sơ giấy và giao nộp hồ sơ giấy vào lưu trữ thì EcoIT đã cho ra đời ứng dụng EcoOFFICE, đáp ứng nhu cầu lập hồ sơ điện tử của công ty.
Việc thực hiện đề tài này tôi mong muốn sẽ nâng cao kiến thức cho chính bản thân, và nhất là nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong đó có EcoIT, từ đó cần nâng cao hơn nữa về lập hồ sơ giấy, nơi mà những tài liệu hồ sơ còn bừa bộn, sơ sài.
Khi bài làm kết thúc, tôi nhận thấy việc làm bài của mình khơng thể thiếu những hạn chế và sai sót, vì thế tôi mong nhận được sự nhận xét đánh giá từ các thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Công ty Cổ phần EcoIT. Giới thiệu về chúng tôi, <https://ecoit.asia/ve- chung-toi/>, xem 19/04/2022
2. Dương Văn Khảm ( 2011). Giải thích nghiệp vụ văn thư, Nhà xuất bản Văn hóa thơng tin
3. “Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp
phường” của tác giả Nguyễn Thị Hồng, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Quốc gia
Hà Nội, năm 2013
4. Đinh Thị Duyên ( 2021). Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty TNHH
Kỹ thuật xây dựng và thương mại Tín Phát, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội
5. Đỗ Thị Huyền ( 2006). Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Ngơ
Quyền – Hải Phịng
6. Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 7. Luật lưu trữ 2011
8. Nghị định 30/2020/NĐ – CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Nghị định của Chính phủ quy định về Cơng tác văn thư
9. Trần Thị Mai ( 2020). Công tác lập hồ sơ tại Tỉnh ủy Sơn La, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
10. Triệu Văn Cường ( 2016). Giáo trình văn thư. Nhà xuất bản lao động Hà Nội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
11. Vương Đình Quyền ( 2011 ). Giáo trình lý luận và phương pháp cơng tác
PHỤ LỤC
08. Hồ sơ, tài liệu bừa bộn
11. Mẫu bìa cịng của EcoIT