3.2.4. .Ban hành danh mục hồ sơ
3.2.5. Đầu tư cơ sở vật chất, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công
Thường xuyên thực hiện chế độ vệ sinh các phòng ban.
Cần đầu tư cơng tác phịng cháy chữa cháy và lắp đặt thiết bị bảo vệ an tồn tại khu vực có hồ sơ, văn bản tài liệu.
Nhìn chung, cơ sở vật chất, trang thiết bị như: điều hòa, kéo, bút, thước kẻ, file đựng tài liệu (bìa cịng), giấy viết, máy in, photo, máy tính làm việc, kho lưu trữ thì là tương đối đầy đủ, khá tốt và đều ảnh hưởng trực tiếp và hỗ trợ cho công tác văn thư, lập hồ sơ. Tuy nhiên cần đầu tư thêm: thiết bị báo cháy tự động, tủ đựng hồ sơ có khóa chốt, máy hút ẩm, máy hút bụi,..
Thường xuyên kiểm tra và sửa chữa lại những trang thiết bị, văn phòng phẩm đã cũ và thường xuyên bị hỏng.
Tăng cường và bổ sung thay thế bìa cịng bằng Bìa hồ sơ theo quy định TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ của Bộ Khoa học Công nghệ, viết thông tin đầy đủ lên bìa TCVN và viết đầy đủ chứng từ kết thúc.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lập hồ sơ. Qua khảo sát hiện nay, EcoOFFICE còn hạn chế số lượng người dùng, vì thế mà cần đơn giản hóa, mở khóa bảo mật cho một số cán bộ giải quyết công việc chưa được sử dụng ứng dụng này.
Thêm vào đó, cần nâng cao tăng cường tốc độ hệ thống mạng trong Công ty Đẩy ma ̣nh hoạt đô ̣ng thông tin tuyên truyền, nâng cao nhâ ̣n thức, hướng dẫn, tạo lập thói quen tác nghiê ̣p trên môi trường ma ̣ng cho cán bộ văn thư cũng như tất cả các cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, tạo lập hồ sơ trên ứng dụng và giao nộp hồ sơ, tài liệu trên ứng dụng.
Tăng cường tâ ̣p huấn các nhân viên bằng cách thông qua các lớp bồ i dưỡng tin ho ̣c ứng du ̣ng CNTT. Nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin cho tồn thể nhân viên trong cơng ty.
Thường xuyên kiểm tra ứng dụng EcoOFFICE và hoạt động sử dụng lập hồ sơ điện tử này của nhân viên.