2.1.1. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức
- Lịch sử hình thành:
Tên địa điểm kinh doanh: Công ty Cổ phần EcoIT Mã số địa điểm kinh doanh: 00002
Người đứng đầu: Nguyễn Đình Hải
Địa chỉ: Tầng 3, Khối nhà A, tòa nhà Imperia Garden, 203 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
EcoIT được viết tắt từ “Eco-System in Information Technology” có nghĩa tiếng Việt là “Hệ sinh thái trong công nghệ thơng tin”.
Nói một cách dễ hiểu, hệ sinh thái công nghệ thông tin là một mạng lưới các dịch vụ, các đơn vị có liên kết chặt chẽ với nhau tạo ra các sản phẩm, dịch vụ để cùng phát triển.
Ngoài cung cấp các dịch vụ, sản phẩm, ứng dụng CNTT cho nhiều cơ quan, Chính Phủ thì cơng nghệ thơng tin trong văn phòng, hệ sinh thái cây xanh cũng là điểm mạnh của EcoIT.
Công ty Cổ phần EcoIT được đăng ký thành lập ngày 29/4/2010 là một Công ty tin học chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ, hệ thống và các giải pháp về Công nghệ thông tin được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên gia quản lý, chuyên gia cơng nghệ có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin có cùng ý tưởng đến từ nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau. ( trích nguồn : https://ecoit.asia/ )
- Cơ cấu tổ chức :
Hình ảnh 1. Cơ cấu tổ chức của công ty EcoIT
Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế hiện nay, cơ cấu tổ chức của EcoIT hiện nay chỉ tổng hợp thành 5 phịng : Phịng Cơng nghệ Phịng Hành chính nhân sự Phịng Tài chính- Kế tốn Phịng Chỉnh lý số hóa Phịng Quản lý dự án
Trong đó, Trong đó, phịng Tài chính kế tốn và phịng Hành chính Nhân sự thuộc khối Văn phịng, còn lại các phòng ban khác thuộc về khối, lĩnh vực sản xuất kinh doanh, sản xuất phần mềm, phục vụ khách hàng là chủ yếu.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
2.1.2.1. Chức năng
Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại cơng nghệ số, Công ty EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước. Sản phẩm của EcoIT luôn đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.
Các chức năng hoạt động chính : Số hóa và chuyển đổi số; tích hợp hệ thống công nghệ thông tin; cung ứng dịch vụ công nghệ thông tin; tư vấn dự án công nghệ thông tin; sản xuất và gia công phần mềm.
2.1.2.2.Mục tiêu, nhiệm vụ
Sơ đồ 2.1 . Mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh của Cơng ty EcoIT
Ngoài các sản phẩm đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng trên thị trường như EcoECM, EcoEmail, EcoPortal, EcoOffice … một sản phẩm mang tính đột phá trong thời đại công nghệ số của công ty là “EcoOCR- Số hóa và chuyển đổi số” cũng đang phát triển mạnh mẽ với những đánh giá tích cực của khách hàng.
NĂNG ĐỘNG – SÁNG TẠO – TRÁCH NHIỆM Mục tiêu: Cung cấp những sản phẩm dịch vụ và giải pháp CNTT tin cậy và hiệu quả Tầm nhìn : Trở thành công ty cung cấp và gia công phần mềm, dịch vụ công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam
Sứ mệnh : Cung cấp sản phẩm
dịch vụ cơng nghệ
thơng tin chất
lượng, tiện ích, ln ln là đối tác tin cậy tới khách hàng
Công ty đang ngày càng phát triển và hoàn thiện về giải pháp số hóa dữ liệu, chính phủ điện tử, giải pháp an ninh, bảo mật thơng tin,…. Cho chính phủ và các doanh nghiệp trên cả nước, từng bước khẳng định vị thế của một nhà cung cấp dịch vụ, tích hợp và quản trị nội dung số.
Chiến lược, mục tiêu phát triển cụ thể của công ty :
- Về sản phẩm: Phát triển sản phẩm cốt lõi thành một nền tảng bus dịch vụ nhằm giải quyết nhu cầu liên thông giữa các hệ thống thông tin và các nền tảng công nghệ.
- Về cơng nghệ: Hướng tới tiêu chí bền vững( Eco Symstem) bằng cách gia nhập cộng đồng, dự án, phát triển phầm mềm nguồn mở (FOSS) trong nước và trên toàn thế giới.
- Về nhân sự: Đầu tư, chia sẻ quyền lợi tối đa đến các nhà đầu tư, các thành viên giỏi có cùng tâm huyết chung chí hướng nhằm phát huy khả năng sáng tạo không ngừng.
2.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty EcoIT tại Công ty EcoIT
2.2.1. Hoạt động quản lý
2.2.1.1.Tổ chức bộ phận/nhân sự trong công tác Văn thư
Bảng 2.1. Thống kê nhân sự kiêm nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại EcoIT
STT Họ và tên Giới
tính
Chức
trách/nhiệm vụ Trình độ chun mơn
Thâm niên cơng tác 1 Nguyễn Thị Loan Nữ Trưởng phịng Hành Chính - Nhân sự Đại học, chuyên ngành Công nghệ thông tin 2 năm 2 Nguyễn Thị
Thảo Nữ Lễ tân, văn thư
Cao đẳng, chuyên ngành Công nghệ thông tin 2 năm 3 Nguyễn Thu Quỳnh Nữ Lưu trữ cơ quan, nhân viên quản lý kho Cầu Diễn
Cao đẳng, chuyên
Hiện nay, tổng số lượng người trong công ty là hơn 50 người.
Qua khảo sát cho thấy, cơng ty EcoIT chưa có bộ phận văn thư cụ thể và cũng chưa có một nhóm người nào chịu trách nhiệm làm về văn thư, lưu trữ chuyên trách.
Nhìn vào bảng 2.1. Thống kê nhân sự kiêm nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại EcoIT, có thể thấy rằng EcoIT khơng có bộ phận văn thư lưu trữ, khơng có phịng văn thư lưu trữ mà chỉ có những người kiêm nhiệm thêm cơng việc này, và họ là cán bộ thuộc phịng Hành chính – Nhân sự.
Có thể thấy rằng trình độ học vấn của những đầu mối kiêm nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ là đã có nhưng thâm niên cơng tác thực tế cịn ít, đặc biệt là Trưởng phịng Hành Chính - Nhân sự, văn thư kiêm nhiệm chưa học ra đúng ngành văn thư, còn trẻ nên trình độ làm việc trên thực tế còn nhiều thiếu sót, chưa tốt, nhất là việc tham mưu cho Tổng giám đốc còn hạn chế, chưa thúc đẩy nhân viên của doanh nghiệp trở nên tốt hơn.
Trưởng phịng Hành chính - Nhân sự và văn thư kiêm nhiệm lễ tân đã nhận thức được trách nhiệm và công việc của bản thân. Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự đã tổ chức các kế hoạch về kiểm tra, hướng dẫn, đầu tư cơ sở vật chất, văn phịng phẩm cho Cơng ty, bên cạnh đó thì văn thư kiêm nhiệm lễ tân cũng đã hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, trong đó có lập hồ sơ cho các cá nhân trong Công ty, tuy nhiên tất cả đều là không thường xuyên, chưa hợp lí và cịn rất nhiều hạn chế.
Nhìn chung, Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự và văn thư kiêm nhiệm lễ tân là chưa có khả năng quản lý, chưa có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho các nhân viên trong công ty tốt nên điều này ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ lập ra, ảnh hưởng đến trình độ, chất lượng của nhân viên về lập hồ sơ, về văn thư.
Trong công tác văn thư, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ thuộc trách nhiệm của những người được giao giải quyết cơng việc. Vì thế, qua khảo sát tơi nhận thấy trình độ, chất lượng làm việc của các cá nhân giải quyết cơng việc nói chung như sau:
- Trình độ nhân sự: Nhìn chung, trình độ chun mơn của các nhân viên, cụ thể là các nhân viên có trách nhiệm được giao giải quyết cơng việc, lập hồ sơ trong công ty là chưa đồng đều với nhau. Xét trong phịng Hành chính- Nhân sự thì có khoảng 70%
nhân sự có trình độ Đại học, Cao đẳng, nhân viên phổ thơng chiếm khoảng 30% nhưng có khả năng sáng tạo và trách nhiệm với cơng việc. Nhìn chung những hồ sơ lập ra của các cán bộ đã bước đầu gồm có 3 bước theo quy định đặt ra nhưng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của một hồ sơ lập ra và cũng chưa có tác dụng hỗ trợ tốt cho cơng tác lưu trữ. Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lập hồ sơ cần phải nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ CNTT để đáp ứng yêu cầu công việc, đáp ứng với yêu cầu mà một công ty chuyên về CNTT đặt ra, đó là đáp ứng thực hiện cơng tác văn thư, lập hồ sơ điện tử trên phần mềm ứng dụng EcoOFFICE
- Tổ chức tuyển dụng, bố trí nhân sự:
Hàng năm, cơng ty EcoIT chia ra làm rất nhiều đợt tuyển dụng, cơng ty xây dựng quy trình tuyển dụng chi tiết, phỏng vấn nhằm lựa chọn ra những con người có trình độ cao, có thể kiêm nhiệm được nhiều công việc khác nhau trong công ty. Tuy nhiên, tuyển dụng cụ thể nhân viên về văn thư lưu trữ cho cơng ty thì hiện nay đã có 1 đợt tuyển dụng nhóm văn thư lưu trữ gồm 5 người diễn ra vào năm 2021 nhưng chưa hoàn thiện. Việc tuyển dụng gặp nhiều khó khăn dẫn đến việc công tác văn thư hiện nay là chưa có bộ phận riêng, việc hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc cịn chưa đầy đủ và chủ yếu là các nhân viên tự chia sẻ kinh nghiệm với nhau về nghiệp vụ này.
2.2.1.2. Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ công ty
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ giúp nâng cao chất lượng nhân viên, quản lý tài liệu chặt chẽ, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ và quan trọng hơn cả đó là cung cấp tài liệu, là mắt xích gắn liền với cơng tác thực hiện các dịch vụ đối với khách hàng.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.
Hiện nay công ty chưa ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong đó có việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơng ty. Vì vậy việc chưa có quy chế về cơng tác này đã ảnh hưởng đến việc thực hiện công tác lập hồ sơ tại công ty.
Hiện nay công ty mới đang trong giai đoạn soạn thảo quy chế và lấy ý kiến đóng góp cho quy chế và chưa trình lãnh đạo ký ban hành chính thức.
việc thực hiện các bước lập hồ sơ của EcoIT là chưa tốt, chưa thống nhất cách thực hiện, chưa có tính mệnh lệnh bắt buộc đối với cơng tác này.
Công ty đã dùng một số văn bản để làm căn cứ áp dụng vào công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại cơng ty đó là :
- Thơng tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Luật lưu trữ 01/2011/ QH13, được quy định tại Điều 9 đến Điều 12 về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu tại lưu trữ cơ quan. Trong đó có quy định về trách nhiệm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về cơng tác văn thư, tại Điều 29,30, 31. Trong đó quy định về yêu cầu lập hồ sơ, các bước quy trình lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Việc áp dụng những văn bản này vào thực tế tình hình cơng ty thì cịn nhiều thiếu sót và chưa đúng theo quy định.
Trong quá trình giải quyết công việc các nhân viên trong công ty đã áp dụng theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, để từ đó tiến hành lập hồ sơ theo quy trình 3 bước cơ bản như: mở hồ sơ, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Hồ sơ lập ra đã đảm bảo một số yêu cầu như: phản ảnh chức năng nhiệm vụ của cơng ty, của phịng ban và phản ánh tình hình, diễn biến cơng việc được giải quyết.
Tuy nhiên, nội dung thực hiện cơng tác này trên thực tế cịn rất nhiều thiếu sót, nhiều hồ sơ chưa đầy đủ, hồn chỉnh giá trị pháp lý đã đưa vào lưu trữ, lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư mới chỉ dừng lại ở việc mở, thu thập văn bản, sắp xếp văn bản là chủ yếu, chưa coi trọng việc biên mục, chưa coi trọng đánh số tờ, viết số ký hiệu, viết chứng từ kết thúc cho nên chưa hỗ trợ tốt cho công tác lưu trữ.
2.2.1.3. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ là một trong những hoạt động quản lý trực tiếp và nhanh chóng nhất để hướng dẫn nội dung cơng việc, hướng tới mục tiêu mà
Công ty muốn truyền tải.
Cơng tác văn thư địi hỏi phải có sự thống nhất cao, vì thế để áp dụng được văn bản quy phạm pháp luật như Luật lưu trữ 2011, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, cử nhân viên đi công tác để giúp cáccán bộ, nhân viên thành thạo trong công việc’
Hiện nay, Công ty EcoIT mới đang chỉ quan tâm đến việc tổ chức các lớp tập huấn văn thư, lưu trữ cho các cán bộ kiêm nhiệm chuyên trách, cụ thể là Trưởng phịng Hành chính- Nhân sự và nhân viên kiêm nhiệm về văn thư, lưu trữ chứ chưa tổ chức lớp tập huấn cho tất cả các cán bộ trong công ty về công tác này.
Việc hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ thực sự chỉ đạt hiệu quả khi được tổ chức lớp tập huấn cho tồn cơng ty.
Trưởng phịng Hành chính- Nhân sự có trách nhiệm tổ chức kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ 1 năm 1 lần, kế hoạch này thường ban hành đợt cuối năm.
Ngồi ra thì văn thư cơ quan, hay chính là nhân viên lễ tân kiêm nhiệm văn thư cũng có trách nhiệm hướng dẫn, nhắc nhở trực tiếp đến các cán bộ nhân viên được giao giải quyết công việc về lập hồ sơ trong công ty, tuy nhiên thì văn thư kiêm nhiệm chỉ phổ biến Nghị định 30/2020/NĐ -CP của Chính phủ về cơng tác văn thư nói chung để cho nhân viên tự học hỏi, áp dụng. Còn lại, các cán bộ, nhân viên tự chia sẻ kinh nghiệm cho nhau là chủ yếu và những nhân viên mới vào làm thì chưa được hướng dẫn.
Qua quan sát cho thấy, một số nhân viên trong q trình thực hiện cịn chưa tốt, lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư mới chỉ dừng lại ở việc mở, thu thập văn bản, sắp xếp văn bản là chủ yếu, chưa coi trọng đến việc biên mục hồ sơ, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc cho nên chưa hỗ trợ tốt cho công tác lưu trữ.
Hồ sơ được lập ra cũng chưa đáp ứng yêu cầu của Nghị định 30/2020/NĐ – CP vì hồ sơ được lập ra chưa đầy đủ, hoàn chỉnh giá trị pháp lý.
Cụ thể, hồ sơ của các phịng ban thì thấy là chưa đầy đủ, có nhiều bản photo, báo cáo, nhiều bản khơng đóng dấu, chứng thực, khơng có giá trị, nhiều bản chính văn bản đến đúng ra phải được lưu tại hồ sơ cơng việc nhưng hiện nay, bản chính văn bản đến vẫn được văn thư kiêm nhiệm giữ lại để lập tập lưu. Vì thế mà hồ sơ không đạt yêu cầu vẫn cho vào hồ sơ, cho vào lưu trữ cơng ty, từ đó gây khó khăn trong việc lựa chọn
hồ sơ để dùng làm minh chứng cho lãnh đạo, khó trong việc thực hiện các hoạt động