Quan tâm kiện toàn đội ngũ công chức làm công tác văn thư, kết hợp với việc chú trọng đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cơng chức văn thư. Trên cơ sở được phân bổ, lãnh đạo cơng ty bố trí ít nhất 2 cơng chức làm đầu mối chuyên trách về cơng tác văn thư có trình độ chun mơn phù hợp theo u cầu, nhiệm vụ và cần có một số cơng chức khác hỗ trợ công chức đầu mối chuyên trách.
Cần có bộ phận làm cơng tác văn thư, từ đó giảm khối lượng làm việc cho nhân sự khác, từ đó thực hiện cơng việc được rõ ràng, nhận thức được công việc được giao cụ thể để lập hồ sơ cho tốt. Muốn có bộ phận về văn thư lưu trữ thì cần có những phương pháp tuyển dụng cho phù hợp, nhất là cần tuyển dụng những người ra trường đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
Cần có những kế hoạch thi đua, khen thưởng, thưởng lương,có chế độ đãi ngộ cho những cán bộ lập hồ sơ tốt để nâng cao chất lượng làm việc chủ động cho nhân viên.
Cần ra quyết định xử phạt hay đuổi việc nếu thấy cần thiết, cần tăng tính mệnh lệnh bắt buộc đến nhân viên, giúp nhân viên có thái độ làm việc nghiêm túc.
Nâng cao, thay đổi nhận thức của cán bộ, nhân viên trong công ty, không chỉ mở các lớp tập huấn cho các nhân viên kiêm nhiệm về văn thư, lưu trữ mà nên mở các lớp tập huấn cho toàn bộ nhân viên trong công ty về công tác lập hồ sơ, bên cạnh đó cịn nên tổ chức văn bản kế hoạch để cử cán bộ nhân viên đi học hỏi, đi khảo sát, tập huấn tại các cơ quan doanh nghiệp, cơ quan nhà nước.
Tổng giám đốc cần chú trọng văn bản giấy tờ hơn nữa, không chỉ chủ yếu phục vụ cho khách hàng và sản xuất kinh doanh mà còn phải sử dụng cho mọi lĩnh vực khác trong công ty, cần hợp tác với các cơ quan doanh nghiệp khác, hợp tác quốc tế để tìm ra phương pháp tốt nhất để ban hành quy chế về công tác văn thư cho doanh nghiệp mình.
Các các bộ văn thư lễ tân, trưởng phịng Hành chính - Nhân sự cần học hỏi thêm kiến thức để tham mưu có hiệu quả cho Tổng giám đốc về công tác văn thư lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lập hồ sơ cần phải nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ CNTT để đáp ứng yêu cầu công việc, đáp ứng với yêu cầu mà một công ty chuyên về CNTT đặt ra, đó là đáp ứng thực hiện cơng tác văn thư, lập hồ sơ điện tử thành thạo trên phần mềm ứng dụng EcoOFFICE.