Cần xây dựng văn bản quy chế văn thư cho nội bộ công ty dựa trên Thông tư 04/2013/ TT – BNV ban hành ngày 16/04/2013, thông tư về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Dựa vào quy trình xây dựng quy chế như:
hồ sơ như: Nghị định 30, Luật lưu trữ 2011. Bước 2: Hệ thống hóa các quy định.
Bước 3: Vận dụng các quy định vào thực tiễn của doanh nghiệp.
Bước 4: Xây dựng dự thảo quy chế( Bố cục của quy chế căn cứ theo Thông tư 04/2013/ TT – BNV ban hành ngày 16/04/2013)
Bước 5: Gửi dự thảo để xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, các nhân có liên quan
Bước 6: Tổng hợp ý kiến, sửa chữa hoàn thiện bản thảo, trình lãnh đạo ký và ban hành.
Ngồi ra, các cán bộ, nhân viên được giao giải quyết công việc cần phải luôn cập nhật thông tin về các quy định của nhà nước, pháp luật để áp dụng.
3.2.3. Tăng cường tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
Cần tổ chức thường xuyên các hoạt động kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn chi tiết mọi nội dung của các văn bản như: Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về cơng tác văn thư, Luật lưu trữ 2011, từ đó áp dụng vào thực tế như thế nào.
Tổ chức có kế hoạch cụ thể ít nhất là 1 năm 2 lần, bên cạnh đó áp dụng cả những đợt kiểm tra, hướng dẫn đột xuất.
Tăng cường, đôn đốc việc chia sẻ hướng dẫn kinh nghiệm cho nhau, đoàn kết và hỗ trợ nhau, nhất là chia sẻ cho những người mới vào làm mà chưa được văn thư lễ tân hướng dẫn.
Để tổ chức hướng dẫn tốt, các cán bộ đầu mối kiêm nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ cần phải nâng cao trình độ của bản thân thì mới hướng dẫn tốt cho các nhân viên giải quyết công việc, lập hồ sơ được.