Lý do chọn đề tài
Tài liệu là nguồn thông tin quan trọng, ghi lại sự hình thành và phát triển của các thời kỳ trong lịch sử, phản ánh các hoạt động, sự kiện và hiện tượng xã hội Việc lưu trữ tài liệu không chỉ giúp nghiên cứu sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội, khoa học, chính trị và quốc phòng, mà còn đóng góp vào sự phát triển của các lĩnh vực này Do đó, việc duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ là cần thiết, góp phần xây dựng chương trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, nối tiếp truyền thống lịch sử và phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là công nghệ kỹ thuật số, việc ứng dụng công nghệ vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều quốc gia Các thư viện lớn như Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ và Thư viện Quốc gia Nga đã tích cực áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu Tại Việt Nam, các cơ quan và doanh nghiệp cũng chú trọng đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ bằng công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng và khai thác của độc giả, trong đó có số hóa tài liệu.
Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang tài liệu điện tử, giúp lưu trữ hiệu quả trong hệ thống máy tính Trong bối cảnh hội nhập thị trường quốc tế, nhu cầu số hóa ngày càng tăng cao ở các cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp và cá nhân Nhận thức được tầm quan trọng này, Công ty Cổ phần EcoIT đã được thành lập để đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu.
CTCP EcoIT đã vươn mình trở thành một trong những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực hóa tài liệu Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, EcoIT luôn là công ty tiên phong trong gia công sản xuất phần mềm, hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước Sản phẩm của EcoIT không chỉ đảm bảo chất lượng mà còn xây dựng niềm tin và sự uy tín đối với khách hàng, bao gồm cả cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần EcoIT, tôi nhận thấy sự quan trọng của việc số hóa tài liệu lưu trữ Công tác số hóa không chỉ hỗ trợ trong quản lý tài liệu mà còn giúp bảo quản và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Vì lý do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Lịch sử nghiên cứu đề tài
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã mở ra nhiều cơ hội mới, đặc biệt là trong việc số hóa tài liệu Quá trình này không chỉ giúp bảo quản tài liệu gốc mà còn tăng cường tuổi thọ cho chúng, đồng thời lưu trữ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn so với phương pháp truyền thống Do đó, có rất nhiều bài viết, nghiên cứu và hội thảo chuyên đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ được tổ chức, nhấn mạnh vai trò quan trọng của công nghệ trong việc cải thiện khả năng tiếp cận thông tin cho người đọc.
Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học:
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Trịnh Quang Rung, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, năm 2014, tập trung vào việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng Bài viết khảo sát, đánh giá tình hình hiện tại và đưa ra những đề nghị nhằm cải thiện quy trình số hóa, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu lưu trữ.
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, năm 2016, tập trung vào việc nghiên cứu và triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ Công trình này không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu mà còn thúc đẩy tiến trình hiện đại hóa trong công tác lưu trữ tại cơ quan nhà nước.
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thảo, Khoa Tài nguyên và Môi trường, tập trung vào "Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Hai Bà Trưng" Nghiên cứu này nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ thông qua việc ứng dụng công nghệ số, từ đó cải thiện quy trình làm việc và bảo tồn thông tin quan trọng trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường.
Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2016
Khoá luận tốt nghiệp của tác giả Tô Lan Hương, thuộc Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2018, nghiên cứu về công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ Nghiên cứu này tập trung vào việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và bảo quản tài liệu, nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong công tác lưu trữ Qua đó, khoá luận cũng đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện quy trình số hoá, đáp ứng nhu cầu hiện đại trong công tác hành chính.
Kỷ yếu hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế" do NXB Lao động phát hành năm 2013, cung cấp cái nhìn sâu sắc về các phương pháp quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ tại Việt Nam, đồng thời chia sẻ những kinh nghiệm quốc tế quý báu trong lĩnh vực này.
2 Nghiên cứu khoa học: “Triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc” của Th.S Nguyễn Thị Hạnh chủ biên
Bài viết “Số hoá tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài, thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đã được trình bày trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học Nội dung bài viết nêu bật những thách thức và cơ hội trong quá trình số hóa tài liệu lưu trữ, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo tồn và quản lý thông tin trong thời đại công nghệ số.
“Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Hà
Ngoài ra còn có một số bài viết, bài báo được đăng trên các tạp chí như:
1 “Quy trình công việc cho một dự án số hoá” của tác giả TomDe Mulder, Bản tin thư viện – công nghệ thông tin, 10/2007
2 “Những vấn đề cơ bản trong số hoá tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn
Bá Phong, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2009
Bài viết "Số hoá tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ" của tác giả Dương Văn Khảm, đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam năm 2013, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu trong ngành lưu trữ Việc này không chỉ giúp bảo tồn thông tin mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và truy cập tài liệu Số hoá cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin trong kỷ nguyên số, góp phần hiện đại hóa ngành lưu trữ Việt Nam.
Ngoài ra, còn có một số công trình nghiên cứu ở nước ngoài như:
Nghiên cứu "Triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào" của tác giả Electronic Resources từ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2013, tập trung vào việc ứng dụng công nghệ số để bảo quản và quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả hơn, nhằm nâng cao khả năng truy cập và bảo tồn di sản văn hóa của Lào.
Bài viết "Số hoá và bảo quản trong thư viện, kho lưu trữ công cộng" của tác giả Peter J Astle và Adrienne Muir, đăng trên Tạp chí Thủ thư và Khoa học Thông tin năm 2002, chỉ ra rằng nghiên cứu về số hoá tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước còn thiếu sót, đặc biệt là trong lĩnh vực doanh nghiệp Nhận thấy điều này, tôi đã chọn quy trình số hoá của Công ty cổ phần EcoIT làm đề tài cho khoá luận của mình Khoá luận sẽ nghiên cứu thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại EcoIT, từ đó đánh giá những ưu điểm và hạn chế, đồng thời đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số hoá tại công ty.
Mục tiêu đề tài
Để thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ kỹ thuật hiện đại vào quy trình nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ (TLLT), cần nêu rõ những đặc điểm của TLLT dưới dạng số hóa tài liệu Việc làm rõ nguyên tắc và yêu cầu đối với số hóa tài liệu là rất quan trọng, đồng thời cần hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến số hóa TLLT để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình triển khai.
Nâng cao chất lượng số hoá TLLT đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao số hóa TLLT tại CTCP EcoIT, tôi cần tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm sau đây.
Hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ (TLLT) bao gồm khái niệm về số hóa TLLT, các văn bản quy định về số hóa TLLT, và vai trò quan trọng của số hóa TLLT đối với các tổ chức và doanh nghiệp.
Thứ hai, bài viết sẽ khái quát thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại CTCP EcoIT, bao gồm tình hình và đặc điểm của tài liệu lưu trữ; tiến hành khảo sát thực tiễn về quá trình số hóa; đồng thời đưa ra đánh giá về những ưu điểm và hạn chế trong quá trình này.
Vào thứ ba, dựa trên tình hình thực tế về số hóa tài liệu hiện tại, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty.
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: CTCP EcoIT
Phạm vi nghiên cứu: Tài liệu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân Đội (MB) từ năm 2005 đến năm 2020
Để hoàn thiện đề tài khóa luận, tôi đã áp dụng phương pháp khảo sát thực tế nhằm nắm bắt quy trình số hóa tài liệu tại Công ty EcoIT Phương pháp này giúp tôi có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất về quá trình số hóa tài liệu tại đây.
Phương pháp phân tích và tổng hợp được áp dụng để lựa chọn các thông tin có giá trị từ những nguồn thu thập, nhằm làm rõ quy trình số hóa TLLT tại CTCP EcoIT thông qua các bước cụ thể.
Phương pháp hệ thống và thống kê là cách trình bày thông tin một cách có tổ chức, sắp xếp theo trình tự logic phù hợp với quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục tham khảo, bố cục của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ
Trong chương này, tôi chủ yếu tập trung làm rõ các khái niệm liên quan đến số hoá TLLT: tài liệu, TLLT, số hoá TLLT
Các cơ sở pháp lý liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ (TLLT) được quy định qua các văn bản pháp luật, nêu rõ nhiệm vụ, nguyên tắc, yêu cầu và ý nghĩa của quá trình số hóa này.
Ngoài ra, tôi giới thiệu khát quát một số nét về CTCP EcoIT
Chương 2 Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
Khảo sát tình hình số hoá TLLT tại Công ty Trình bày các bước có trong quy trình số hoá TLLT và kết quả đạt được
Chương 3 Một số đề xuất nâng cao hiệu quả số hoá tài liệu lưu trữ của Công ty cổ phần EcoIT
Trong chương này, tôi sẽ phân tích thực trạng số hóa tại Công ty và đưa ra những nhận xét, đánh giá tổng quan về quá trình này Đồng thời, tôi cũng sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số hóa trong hoạt động TLLT của Công ty.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ các giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Sự giúp đỡ này đã góp phần quan trọng vào thành công của nghiên cứu.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến các giảng viên đã truyền đạt kiến thức quý báu, cũng như sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, nhân viên trong CTCP EcoIT đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi tìm hiểu, tiếp cận, khảo sát tại Công ty Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, giảng viên trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thiện đề tài khóa luận này.
Do thời gian khảo sát và trình độ kiến thức còn hạn chế trong số hóa TLLT, không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận Để khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến, đánh giá và đóng góp từ Quý thầy, cô và các bạn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2022
Sinh viên Diễn Trần Anh Đạo Diễn
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1.1.1 Tài liệu, tài liệu lưu trữ
Tài liệu và tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội Từ xa xưa, con người đã biết cách truyền đạt và lưu trữ thông tin qua các phương tiện ghi chép đơn giản nhưng hiệu quả Theo thời gian, với sự phát triển của công nghệ số, ý nghĩa và vai trò của tài liệu và TLLT ngày càng được nhận diện từ nhiều góc độ khác nhau, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chúng trong việc bảo tồn và truyền bá kiến thức.
“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [10]
Tài liệu bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách và biểu thống kê Ngoài ra, còn có âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, cùng với băng, đĩa ghi âm và ghi hình Các tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật cũng được tính vào, bên cạnh sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích và tài liệu viết tay Cuối cùng, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác cũng thuộc danh mục tài liệu này.
Theo định nghĩa từ Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế năm 1988, tài liệu lưu trữ được hiểu là những tài liệu đã hết giá trị hiện hành nhưng vẫn được bảo quản Những tài liệu này có thể được lựa chọn hoặc không, bởi những người có trách nhiệm trong việc sản sinh ra chúng, những người thừa kế cho mục đích sử dụng riêng, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng do giá trị lưu trữ của chúng.
