Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tà

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ

3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tà

3.2.1. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ lưu trữ

3.2.1.1. Đối với Ban Giám đốc

Sớ hố là mợt trong những lĩnh vực hoạt đợng chính của CTCP EcoIT. Lĩnh vực sớ hố của Cơng ty đã được tin tưởng và có phản hồi đánh giá tích cực từ các khách hàng, đối tác. Chính vì vậy Ban Giám đớc cần có những biện pháp, chính sách phù hợp nhằm nâng cao chất lượng số hoá để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và yêu cầu của từng loại tài liệu riêng biệt. Ngoài ra, Ban Giám đốc cịn phải có những văn bản quy định của Công ty để quy định chặt chẽ hơn về cơng tác sớ hố nhằm cho các nhân viên thực hiện theo quy định để chỉ đạo về các phòng, kho trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

Nắm được vấn đề về cơ sở vật chất, trang thiết bị là cốt yếu của công tác số hoá TLLT đặt ra cho Ban Giám đốc về vấn đề kinh phí. Ban Giám đớc cần có đánh giá chính xác về tình trạng của các trang thiết bị phục vụ cho công tác sớ hố TLLT để đưa ra các kế hoạch phù hợp. Vì vậy, Ban Giám đớc cần chú trọng quan tâm đầu tư kinh phí, mua các trang thiết bị, đặc biệt là máy tính, máy in, máy scan nhằm phục vụ sớ hố mợt cách nhanh chóng, thuận tiện hơn, đẩy nhanh quá trình cơng việc hồn thành sớm.

48

Để có sự khách quan và cách nhìn cụ thể trong các khâu nghiệp vụ sớ hố TLLT thì Ban Giám đớc có kế hoạch tở chức các b̉i kiểm tra định kỳ và đột xuất xuống các phịng, kho sớ hoá. Thơng qua đó có thể có cụ thể về cơ sở đánh giá, tiến đợ cơng việc, có biện pháp khắc phục tình trạng chưa thực hiện được theo quy trình đề ra hoặc xử lý, kỷ luật cá nhân, tập thể có sai phạm khi thực hiện các bước nghiệp vụ hay có tình trạng để lộ thông tin dữ liệu của TLLT trong quá trình thực hiện nghiệp vụ này.

Chủ động xây dựng kế hoạch thống nhất giữa công tác Văn thư với công tác lưu trữ để có tạo nên điều kiện thực hiện tớt cơng tác sớ hố. Cơng ty cần có được sự cân bằng giữa công tác quản lý và hoạt động nghiệp vụ để khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đã số hoá đúng quy định của pháp luật.

Thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa Ban Giám dốc với bộ phận Kho, bộ phận thực hiện công tác số hoá TLLT để nhằm đưa ra những mặt tích cực và hạn chế trong quá trình thực hiện. Qua đó, có thể tiếp tục phát huy những thế mạnh và có cách khắc phục điểm yếu cũng như đánh giá kết quả thực hiện công tác sớ hố.

Để thực hiện tốt các quy định trong nghiệp vụ số hoá TLLT cũng như các quy định do Công ty ban hành thì việc phở biến văn bản quy định đến các nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng. Nhân viên được tiếp xúc với các yêu cầu, nguyên tắc trong nghiệp vụ sẽ giúp Công ty triển khai kế hoạch một cách mạch lạc, rõ ràng. Qua đó cũng nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong việc khảo sát, lựa chọn tài liệu cho sớ hố, thực hiện các cơng đoạn kê khai thông tin đầy đủ, kết quả sớ hố tài liệu lưu trữ.

Đối với các cộng tác viên làm việc bán thời gian, đa phần là những sinh viên không phải chuyên ngành, không được đào tạo cụ thể về chuyên môn nghiệp vụ số

49

hoá thì Ban Giám đớc cần có những quy định hướng dẫn phù hợp, chỉ dẫn cụ thể để thực hiện công tác số hoá đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Tiến hành rà soát và xử lý nghiêm minh những trường hợp cớ tình thực hiện các thao tác nghiệp vụ một cách hời hợt, bỏ qua quy trình, thực hiện trái với quy định của Công ty.

3.2.1.2. Đối với bộ phận Kho

Số hoá TLLT là lĩnh vực thế mạnh của Công ty nên bợ phận Kho có trách nhiệm quan trọng trong công tác phân loại, sắp xếp, sớ hố và bảo quản TLLT nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Để cơng tác sớ hoá TLLT được tớt thì cơng tác quản lý nhân sự của cán bợ kho phải được chú trọng nâng cao chất lượng. Ngoài tuyển chọn những nhân viên được đào tạo chuyên môn về cơng tác sớ hố TLLT, tớt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ thì sớ lượng cợng tác viên làm thêm cũng nên có sự sàng lọc cần thiết nhằm có lực lượng đáp ứng yêu cầu sớ hố.

Cán bợ kho cũng phải có trách nhiệm theo dõi các quy trình trong khâu nghiệp vụ số hoá TLLT để có biện pháp xử lý khắc phục các tình h́ng sự cớ ngồi ý ḿn có thể xảy ra, các tài liệu scan không đáp ứng yêu cầu tài liệu sớ hố. Cán bợ kho có khảo sát sớ lượng tài liệu được sớ hố để đánh giá tiến trình thực hiện công việc để đưa ra kế hoạch thúc đẩy công việc phù hợp với thời gian yêu cầu của khách hàng.

Quan sát, thực hiện các nghiệp vụ số hoá để đưa ra các ưu điểm, hạn chế trong quy trình sớ hoá để từ đó báo cáo lên Ban Giám đớc có những phương án, cách xử lý, quy định về các trường hợp của những tài liệu đang xuống cấp, hư hỏng, tình hình hiện trạng của cơ sở vật chất. Qua đó, phục hồi lại tình trạng vật lý của tài liệu nhằm đáp ứng thông tin dữ liệu.

50

Tiến hành thực hiện theo sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về sớ hố TLLT của Ban Giám đốc, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đơn đớc các nhân sự trong q trình thực hiện sớ hố nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của Công ty.

Xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc về việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ này.

Nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và hướng dẫn sát sao của cả Ban Giám đốc và quản lý kho sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sớ hố TLLT của Công ty hiện nay.