CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ
3.2.4. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị
Quy trình nghiệp vụ sớ hố TLLT là hoạt đợng chủn đởi thơng tin trên các vật mang tin khác nhau thành tài liệu tồn tại dưới dạng số và được bảo quản trong môi trường điện tử nên yêu cầu về cơ sở trang thiết bị được cho là cần thiết phục vụ q trình chủn đởi thơng tin.
Để nghiệp vụ sớ hố tḥn tiện, đạt hiệu quả cao thì u cầu được đặt ra cho Cơng ty là cần phải có hệ thớng cơ sở vật chất đáp ứng u cầu sớ hố TLLT. Vì vậy, không chỉ những yêu cầu về nhân sự thì trang thiết bị cũng cần được Ban Giám đốc và quản lý kho quan tâm, thực hiện các buổi kiểm tra, đánh giá mức độ sử dụng nhằm đưa ra biện pháp sửa chữa, nâng cấp, bở sung cần thiết phục vụ q trình số hoá theo đúng tiến độ công việc. Cần loại bỏ các máy tính, máy in, máy scan bị hư hỏng nặng khơng cịn khả năng sử dụng cho nghiệp vụ sớ hố, khắc phục những hư hỏng để các thiết bị phục vụ tốt nhất cho sớ hố TLLT.
Cơng ty đã chú trọng phát triển hệ thống phần mềm quản lý thông tin riêng dành cho tài liệu sau khi số hoá. Các trường thông tin trong hệ thống phần mềm
53
giúp quản lý và nhân viên trong Cơng ty có thể tìm kiếm, tra cứu, sử dụng thơng tin mợt cách nhanh chóng, tiện ích, phù hợp với nhu cầu của mình. Hệ thống phần mềm số hoá cũng cần được chú ý nâng cấp, bổ sung các chức năng để bắt kịp các xu hướng thay đổi của công nghệ thông tin nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Việc thiết lập hệ thống mạng máy tính riêng dành cho các máy tính trong Công ty hay hệ thống bảo vệ chống tin tặc, virus cần được cài đặt nhằm bảo vệ các tác động xấu tấn công vào hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin sau khi sớ hố.
Thực trạng tài liệu sau khi được thực hiện sớ hố TLLT trong kho bảo quản của Công ty chưa được thật sự đánh giá cao. Kho bảo quản của Công ty chỉ bao gồm hệ thống chữa cháy với sớ lượng ít khơng thể đáp ứng chữa cháy nếu trong trường hợp xấu xảy ra, hệ thống giá sắt đáp ứng được chứa đựng số lượng tài liệu sau khi sớ hố. Vì vậy, việc Cơng ty chú trọng những cơ sở xây dựng kho chuyên dụng cho lưu trữ tài liệu là yêu cầu cấp thiết. Công ty nên tăng cường hệ thống hút bụi, máy hút ấm, hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy một cách chuyên nghiệp, trang bị các hệ thớng bảo vệ, hệ thớng thơng gió nhằm đảm bảo các u cầu về tình trạng vật lý của tài liệu.