Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ

3.2.6. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

Có thể nói là tiêu chuẩn cơng việc là đầu vào của hoạt động đánh giá, là thước đo để tiến hành xét thành tích làm việc của nhân sự Cơng ty. Có thể bổ sung các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện cơng việc thành hai nhóm như sau:

Nhóm chỉ sớ đánh giá thực hiện công việc (KPI):

 Thời gian hồn thành cơng việc;

 Giải quyết vấn đề phát sinh, xử lý công việc: Khả năng tự giải quyết vấn đề phát sinh liên quan đến quy trình cơng tác;

 Nhận thêm công việc sau khi làm xong nhiệm vụ của mình. Nhóm tiêu chuẩn đánh giá năng lực thực hiện công việc:

 Thái độ, ý thức làm việc như đi làm đầy đủ, đúng giờ, tinh thần kỷ luật tốt;

 Tinh thần hợp tác, hỗ trợ người khac, tinh thần làm việc nhóm;

 Thực hiện công việc chuyên cần;

 Đóng góp ý tưởng sáng tạo giúp cải thiện năng suất lao động.

Tiểu kết chương 3

Sớ hố TLLT tại CTCP EcoIT đã thực hiện tương đối tốt nhưng trong quá trình thực hiện vẫn cịn x́t hiện những mặt chưa hạn chế và cần được cải thiện để khắc phục những nhược điểm đó. Nếu khắc phục các tình trạng cịn tồn đọng trên thì sớ hố TLLT tại Cơng ty sẽ đạt hiệu quả cũng như tiến độ công việc được nhanh hơn.

Để khắc phục các nhược điểm đã nêu, qua chương 3 tôi có đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện hơn trong sớ hố TLLT. Những đề xuất đó sẽ phần nào đóng góp vào việc thúc đẩy, nâng cao chất lượng sớ hố TLLT tại cơ quan, tở chức, doanh nghiệp nói chung và CTCP EcoIT nói riêng.

55

KẾT LUẬN

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ về khoa học công nghệ, công nghệ sớ hố TLLT đã xuất hiện mang lại cơ hội mới dành cho lĩnh vực lưu trữ, thư viện và các trung tâm lưu trữ để tăng cường khả năng bảo quản tài liệu gớc và tạo tḥn tiện cho việc tiếp cận, tìm kiếm, khai thác và sử dụng thơng tin mợt cách nhanh chóng, vượt qua các hạn chế về thời gian, không gian.

TLLT đóng góp vai trò quan trọng tới các lĩnh vực khác nhau của xã hội, là nguồn sử liệu chính xác, phản ánh q trình hình thành, phát triển của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, nhìn nhận được tầm quan trọng của TLLT, CTCP EcoIT đã chú trọng phát triển lĩnh vực sớ hố nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, nhờ đó tuổi thọ tài liệu được kéo dài, tài liệu gốc được bảo quản đặc biệt trên hai dạng tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.

Đề tài đã nêu ra cũng như hệ thớng hố về mợt sớ khái niệm lý luận về số hố TLLT, TLLT và sớ hố; làm rõ mợt sớ đặc điểm của tài liệu, tài liệu sớ hố và cịn có những ngun tắc đới với sớ hố TLLT; trình bày hệ thớng các văn bản quy phạm pháp ḷt về sớ hố TLLT.

Đề tài nghiên cứu thực trạng số hoá TLLT tại CTCP EcoIT, qua đó nhận được đánh giá về ưu điểm, hạn chế và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sớ hố TLLT tại Công ty.

Qua một thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi hy vọng với những kết quả đạt được sẽ đóng góp thiết thực vào cải thiện sớ hố TLLT tại CTCP EcoIT, góp phần trong việc kéo dài tuổi thọ TLLT nhằm phát huy giá trị quan trọng của TLLT cho các mặt của xã hội.

Với thời gian và trong khuôn khổ giới hạn của đề tài nghiên cứu cũng như giới hạn về trình độ nên khơng tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tơi rất mong nhận được những lời nhận xét, đóng góp ý kiến, đánh giá từ Q Thầy, Cơ để có thể

56

hồn thiện hơn về đề tài nghiên cứu của mình. Đề tài của tơi xin dừng lại tại đây nhưng hoàn toàn có thể nghiên cứu mở rộng, nâng cấp trong tương lai. Hi vọng rằng đề tài khoá luận này sẽ giúp ích cho sinh viên trường Đại học Nợi vụ Hà Nợi nói chung và sinh viên của Khoa Văn thư Lưu trữ nói riêng.

57

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành

ngày 23 tháng 6 năm 2014 về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu TLLT.

2. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử.

3. Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ban hành

ngày 10 tháng 4 năm 2007 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước.

4. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành

ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

5. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chỉnh phủ ban hành

ngày 05 tháng 03 năm 2020 Nghị định về Công tác Văn thư.

6. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 168/HD- VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 10 tháng 03 năm 2010 Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

7. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2011), Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định về Quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình chuyển đổi dữ liệu số hố sang phim bảo hiểm.

8. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2011), Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Quyết định về quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hố TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.

58

9. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN

ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ..

10. Q́c hợi khố XI (2006), Luật số 67/2006/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2006 Luật Công nghệ thông tin.

11. Quốc hợi khố XIII (2011), Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ.

12. Trường Đại học Nội vụ Hà Nợi (2017), Giáo trình lý luận và phương án công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội.

13. Tô Lan Hương (2018), Cơng tác số hố tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ, Trang 37.

14. Website:

PHỤ LỤC

Ảnh 01. Logo của CTCP EcoIT

(Nguồn: Website của Công ty)

Ảnh 02. CTCP EcoIT

Ảnh 03 và 04: Phần mềm chỉnh lý và sớ hố dữ liệu EcoOCR

Ảnh 05 và 06: Check thông tin qua phần mềm

Ảnh 07 và 08: Kho lưu trữ tài liệu sau khi thực hiện cơng tác sớ hố

 Yêu cầu riêng từng nghiệp vụ

Nghiệp vụ

Yêu cầu phân loại

Tên hồ sơ, tài liệu

thường gặp Ghi chú

Tín dụng tại Trung tâm phê duyệt tín dụng và Khối thẩm định

Phân loại theo loại hình khách hàng gồm Khách hàng cá nhân (KHCN), doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), doanh nghiệp lớn (CIB&FI)

Thông báo phê duyệt, biên bản họp hội đồng thành viên, báo cáo thẩm định

Phân loại theo thời gian cho vay gồm:

Vay ngắn hạn: thời gian cho vay từ 12 tháng trở xuống

Vay trung hạn: trên 12 tháng đến 60 tháng

Vay dài hạn: trên 60 tháng

Tín dụng tại khới vận hành và chi nhánh/ phòng giao dịch Phân loại thành các nhóm hồ sơ gồm: pháp lý, tài chính, phương án, phê duyệt, tài sản đảm bảo, giải ngân, bảo lãnh, kiểm soát sau.

Chi tiết theo nhóm hồ sơ nghiệp vụ tín dụng bên dưới.

Lưu ý với hồ sơ giải ngân: Phân loại theo thời gian cho vay gồm:

Vay ngắn hạn: thời gian cho vay từ 12 tháng trở xuống

Vay trung hạn: trên 12 tháng đến 60 tháng

Vay dài hạn: trên 60 tháng Chứng từ quỹ

và sàn giao dịch

Theo yêu cầu chung

Chứng từ vế nợ, điều chuyển quỹ

Đã được MB đóng thành từng tập theo thời gian phát sinh và user thực hiện

Chứng từ kế toán

Theo yêu cầu chung

Đề nghị thanh tốn/hồn ứng

Đã được MB đóng thành từng tập theo thời gian phát sinh và user thực hiện

Hồ sơ khách hàng

Theo yêu cầu chung

Đơn đề nghị mở tài khoản/đăng ký dịch vụ

Đã được MB lưu thành file theo thời gian phát sinh Hồ sơ Thẻ Theo yêu cầu Đơn đề nghị mở thẻ, Đã được MB lưu thành file

chung yêu cầu trợ giúp theo thời gian phát sinh

Thanh toán trong nước

Theo yêu cầu chung

Sổ phụ, điện tra sốt/hồn chuyển, bảng kê hoàn trả, bảng đối chiếu tổng hợp

Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh

Thanh tốn q́c tế

Theo yêu cầu chung

Hình thức Chủn tiền q́c tế

(CTQT): Lệnh

chuyển tiền

Hình thức LC: đơn đề nghị mở LC, đơn đề nghị thanh toán LC

Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh

Treasury và nguồn vốn

Theo yêu cầu chung

Xác nhận giao dịch, hợp đồng mua bán trái phiếu, reuter ticket

Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh

Phân loại chi tiết nhóm hồ sơ nghiệp vụ tín dụng Nhóm hồ sơ Tên loại hồ sơ nhận biết của Khách

hàng cá nhân

Tên loại hồ sơ nhận biết của Khách hàng tổ chức

Hồ sơ pháp lý

Chứng minh thư/căn cước công dân/hộ chiếu/chứng minh sỹ quan, sổ

hộ khẩu, đăng ký kết hôn/giấy xác nhận độc thân.

Giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ, quyết định bổ nhiệm (giám đớc/kế tốn trưởng/…), ủy quyền, đăng ký mã số

thuế.

Hồ sơ tài chính

Hợp đồng lao động, quyết định tăng quân hàm, bảng lương, sao kê tài

khoản

Báo cáo tài chính, sở chi tiết tài khoản, hợp đồng kinh tế với các đối tác

Hồ sơ phương án (chứng minh

mục đích vay ngân hàng)

Ví dụ:

1. Vay mua/sửa chữa nhà đất/chung cư: hợp đồng mua nhà, hợp đồng thuê khoán, phiếu thu tiền đặt cọc,…

2. Vay mua ô tô: hợp đồng mua ô tô, phiếu thu tiền đặt cọc

Ví dụ:

1. Thanh tốn tiền hàng: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, lệnh chuyển tiền, đơn mở LC, hóa đơn VAT

2. Vay thực hiện dự án: hồ sơ năng lực dự án, …

Hồ sơ phê

duyệt Thông báo phê duyệt, báo cáo thẩm định, tờ trình đề xuất Hồ sơ

Tài sản đảm bảo

Phiếu nhập kho, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, hợp đồng mua bán, hóa đơn VAT

Hồ sơ giải ngân Hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ, đề nghị giải ngân, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt

Hồ sơ bảo lãnh Thư bảo lãnh (dự thầu, thanh toán, thực hiện hợp đồng, …), hợp đồng bảo lãnh, đề nghị phát hành bảo lãnh

Hồ sơ

kiểm soát sau Biên bản kiểm soát sau, hóa đơn VAT đã đóng dấu “Đã cho vay” Các yêu cầu nghiệp vụ riêng của Bước 3. Phân loại hồ sơ

Yêu cầu thông tin biên mục hồ sơ theo từng loại nghiệp vụ, cụ thể:

STT Thông tin

biên mục Yêu cầu STT

Thông tin

biên mục Yêu cầu

1 Số thùng cũ Nhập số hộp trên thùng

hồ sơ trước khi chỉnh lý 12

Ngày hiệu lực

Nhập liệu theo định dạng YYYYMMDD Quy định chi tiết Phụ lục 05 – Thông tin biên mục các nghiệp vụ

2 Số

thùng mới

Nhập mã Qrcode sau

khi chỉnh lý 13 Số tờ

Nhập theo số tờ thực tế của hồ sơ

3 Đơn vị cấp 1

Nhập theo quy định đặt

tên file hồ sơ tại bước 4 14 Hình thức

Lựa chọn Gớc hoặc Photo

4 Đơn vị cấp 2

Nhập theo quy định đặt

tên file hồ sơ tại bước 4 15

Thời gian lưu trữ theo ngày

hiệu lực

xác định bằng năm của ngày hiệu lực cộng thời gian lưu trữ của từng

nghiệp vụ

5 Đơn vị cấp 3

Nhập theo quy định đặt

tên file hồ sơ tại bước 4 16 Vật lý

Mặc định Tích X nếu là hồ sơ gớc

6 Đơn vị cấp 4

Nhập theo quy định đặt

tên file hồ sơ tại bước 4 17 Loại bỏ

Mặc định Tích X nếu là hồ sơ photo

T24/Giấy tờ pháp lý

thể hiện trên hồ sơ của từng nghiệp vụ. trường hợp khơng có thơng tin, nhập theo thông tin giấy tờ tùy thân: với khách hàng cá nhân là số CMT/CCCD/HC/ CMSQ, với khách hàng doanh nghiệp là số đăng ký kinh doanh

thành scan

8 Tên

khách hàng

Nhập tên khách hàng có đủ dấu.

Đối với khách hàng doanh nghiệp viết tắt như sau:

Công ty = CTY; Cổ phần = CP;

Trách nhiệm hữu hạn = TNHH;

Một thành viên = MTV; Thương mại = TM; Dịch vụ = DV; Và = &; Xuất nhập khẩu = XNK; Đầu tư = ĐT; Sản xuất = SX; Xây

19 Ngày

tất toán

Dành riêng cho MB điền bổ sung sau khi kiểm tra hệ thống

Chỉ áp dụng cho nghiệp vụ tín dụng và bảo lãnh

dựng = XD; Kỹ thuật = KT

9 Thông tin giao dịch 1

Quy định chi tiết Phụ lục 05 – Thông tin biên mục các nghiệp vụ

20 Thời gian lưu trữ theo ngày tất toán Dành riêng cho MB điền bổ sung sau khi kiểm tra hệ thống

Chỉ áp dụng cho nghiệp vụ tín dụng và bảo lãnh

10 Thông tin giao dịch 2

Quy định chi tiết Phụ lục 05 – Thông tin biên mục các nghiệp vụ

21 Kho

Dành riêng cho MB điền bổ sung sau khi hồn kho

11 Thơng tin hồ sơ

Quy định chi tiết Phụ lục 05 – Thông tin biên mục các nghiệp vụ

22 Vị trí trong kho

Dành riêng cho MB điền bổ sung sau khi hồn kho

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP (Áp dụng cho giảng viên hướng dẫn)

I. Thông tin chung

- Họ và tên người hướng dẫn: Tạ Thị Liễu - Học hàm, học vị: Thạc sĩ

- Chuyên ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đơn vị công tác: Khoa Văn thư Lưu trữ

- Họ và tên sinh viên làm đồ án/ khóa ḷn tớt nghiệp: Trần Anh Đạo Diễn - Mã sinh viên: 1805LTHB008 - Ngành đào tạo: Lưu trữ học

- Lớp: 1805LTHB - Khoa: Văn thư Lưu trữ

- Tên khóa ḷn tớt nghiệp: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT”

II. Nội dung nhận xét

1. Tính cấp thiết của đề tài khóa ḷn

Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một trong những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia trên thế giới. Thông qua đó, việc chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phổ biến trên nhiều nơi khắp thế giới.

Với xu hướng hội nhập q́c tế, nhu cầu sớ hóa của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân quan tâm nhiều hơn. Sớ hóa tài liệu lưu trữ là công việc sử dụng các trang thiết bị sớ để chủn hóa thơng tin tài liệu có ở các vật mang tin khác nhau thành các trường thông tin dữ liệu dưới dạng số và được bảo

quản trong các thiết bị điện tử hiện đại. Dó đó sinh viên lựa chọn đề tài “Số hóa tài

liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa ḷn tớt nghiệp là phù hợp với chuyên ngành đào tạo và nhu cầu thực tiễn.

2. Tổng quan

Đề tài cơ bản đã hệ thống, khái quát được các công trình nghiên cứu, kế thừa và phát huy những kết quả nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu.