khảo sát, đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh sơn

khảo sát, đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh sơn khảo sát, đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh sơn khảo sát, đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh sơn

LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn - Cô Phạm Thị Hồng Quyên dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Số hóa tài liệu lưu trữ cơ, tơi có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để tơi vững bước sau Tơi xin gửi lời cảm ơn chị Vi Thị Oanh- Lữu trữ viên Trung tâm Lưu trũ lịch sử tỉnh Sơn La giúp tơi hồn thành tiểu luận Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ nên tiểu luận cịn nhiều thiếu xót Kính mong thầy, xem xét góp ý để tiểu luận hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận thời gian qua Những số liệu kết nghiên cứu trung thực, hoàn toàn thực Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La, không chép nguồn khác Ngồi ra, báo cáo có sử dụng số nguồn tài liệu tham khảo trích dẫn nguồn thích rõ ràng Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước mơn, khoa nhà trường cam đoan BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt UBND HĐND Cục VTLTNN Viết đầy đủ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại công nghệ 4.0 việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực, ngành nghề khơng cịn điều xa lạ Có thể thấy phần mềm, cơng cụ điện tử, thiết bị máy móc,… dần len lỏi có mặt nhiều cơng đoạn quy trình sản xuất, sáng tạo giúp ích phục vụ thỏa mãn nhu cầu người Việc ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông hoạt động quan nhà nước, hướng tới phát triển phủ điện tử xu tất yếu, mơ hình phổ biến nhiều quốc gia Những khái niệm cơng dân số, doanh nghiệp số, văn phịng điện tử, phủ điện tử, thành phố thơng minh trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu Không nằm ngồi xu đó, việc xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam có tác động khơng nhỏ đến lề lối, phương thức làm việc quan, tổ chức Thay ban hành văn bản, tài liệu giấy, quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử Đặc biệt sau Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ … nhiểu văn luật công nhận giá trị văn bản, tài liệu điện tử chữ ký số Có thể nói rằng, văn bản, tài liệu điện tử đời môt kết tất yếu Chính phủ điện tử Với ưu điểm vượt trội như: chuyển giao dễ dàng, nhanh chóng; tiết kiệm diện tích lưu trữ…, văn bản, tài liệu điện tử thay văn bản, tài liệu truyền thống Tuy nhiên, theo quan điểm nhiều nhà nghiên cứu, văn bản, tài liệu truyển thống khơng bị thay hồn tồn Đối với quan, tổ chức sử dụng văn bản, tài liệu điện tử hệ thống quản lý văn điều hành cơng việc qua mạng văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến nhân sự, tài đất đai chứa đựng bí mật nhà nước dạng giấy Nhiều quan, tổ chức sử dụng 100% văn bản, tài liệu giấy sau số hóa chúng để cập nhật, quản lý hệ thống quản lý văn điều hành cơng việc qua mạng Đó giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ, kết nhiều khảo sát cho thấy phần lớn tài liệu giao nộp vào lưu trữ dạng giấy Do đó, khẳng định văn bản, tài liệu giấy giai đoạn văn thư, lưu trữ quan tổ chức chiếm đa số Có thời kì, “cơn bão giấy” cơng khơng gian làm việc, việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thơng tin trờ nên khó khăn, nhiều thời gian hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu thực công việc Trước thực tế vậy, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La tổ chức thực dự án số hóa tài liệu lưu trữ, quan thấy rõ lợi ích mà việc số hóa đem lại khối tài liệu lưu trữ nguồn di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt việc xây dựng bảo vệ tổ quốc Việc phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La chủ yếu phương pháp truyền thống qua mục lục hồ sơ thẻ tra tìm đưa trực tiếp tài liệu phục vụ Với thực trạng tài liệu nêu trên, việc trực tiếp đưa tài liệu phục vụ dễ làm cho tài liệu mau bị hư hỏng tốn nhiều thời gian, cơng sức Vì vậy, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ nội dụng quan trọng hoạt động lưu trữ, muốn cần phải áp dụng triệt để biện pháp khoa học kỹ thuật, số hóa giải pháp hiệu Với thực tế nêu trên, lựa chọn vấn đề : “Đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La ” để làm đề tài nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu - Khái quát số hóa tài liệu lưu trữ - Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La - Thực trạng, đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Phạm vi nghiên cứu Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Lịch sử nghiên cứu Tại Việt Nam, số hóa tài liệu cịn vấn đề t ương đ ối m ới m ẻ Qua tìm hiểu, kể tên số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, viết đăng tạp chí chun nghành: -“ Cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ- nhữ nỗ lực tự thân Lưu tr ữ Quảng Ngãi” Hạnh Dung Ngọc Linh năm 2011, T ạp chí Văn th L ưu trữ Việt Nam, số - “Số hóa tài liệu- đường hội nhập Lưu trữ kinh tế tri thức”, cán Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, năm 2019, T ạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể s dụng - Phương pháp lịch sử - Phương pháp phân tích chức năng, mơ tả, hệ thống - Phương pháp tổng hơp, khảo sát thực tế - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh, đối chiếu Đây trình vận dụng phương pháp cách kết h ợp, đan xen nhằm đạt kết nghiên cứu tốt cho đề tài Kết cấu tiểu luận Bố cục tiểu luận gồm phần sau: Chương Cơ sở lý luận pháp lý số hóa tài liệu lưu trữ Chương Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Chương Đánh giá giải pháp nhằm nâng cao cơng tác số hóa Trung tâm Lưu trữ lịch sủ tỉnh Sơn La Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm * Khái niệm số hóa Khoản 18 Điều Luật Công nghệ năm 2006 định nghĩa: “Số hóa việc biến đổi loại hình thơng tin sang thơng tin số” *Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ Là trình chuyển đổi liệu vật mang tin khác sang dạng số nhận biết thiết bị số *Khái niệm tài liệu lưu trữ số hóa - Khoản Điều Thơng tư 02/2019/TT-BNV, tài liệu lưu trữ số hóa tài liệu điện tử tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, xác nội dung tài liệu lưu trữ ký số quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa - Chữ ký số: Điều Thơng tư 01/2019/TT-BNV, Chữ ký số quan, tổ chức chữ ký số tạo lập khóa mật tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử *Dữ liệu đặc tả Khoản Thông tư 04/2014/TT-BNV định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ Dữ liệu đặc tả thông tin mô tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm truy nhập, quản lý lưu trữ liệu Xây dựng liệu đặc tả công việc xây dựng trường thông tin nội dung trường thông tin mơ tả liệu số hóa sở liệu phục vụ tìm kiếm, truy nhập, quản lý lưu trữ liệu *Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ Là mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; Mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; Thông tin ký số văn bản, lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ trình quản lý, tìm kiếm lưu trữ văn bản, hồ sơ 1.1.2 Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Theo Quyết định số 176/2011/-VTLTNN, ngày 21/10/2011, quy trình số hóa thực theo 12 bước: Bước Giao nhận vận chuyển tài liệu nơi chuẩn bị tài liệu Bước Chuẩn bị tài liệu: a) Nhận tài liệu; b) Bóc, tách làm phẳng tài liệu; c) Xác định đặt tiêu chụp đặc biệt Bước Thực số hóa: a) Nhận tài liệu; b) Khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện tạo lập th m ục l ưu ảnh; c) Thực số hóa lưu ảnh Bước Chuyển ảnh từ máy trạm máy chủ Bước Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh; quét lại ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có) Bước Loại bỏ files ảnh tiêu chụp đặc biệt liệu ảnh màu đặt tên files ảnh Bước Sao lưu toàn liệu ảnh đen trắng, liệu ảnh màu sang ổ cứng Bước Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ Bước Bàn giao liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý sở liệu Bước 10 Chuyển liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý sở liệu Bước 11 Vận chuyển bàn giao tài liệu cho kho bảo quản Bước 12 Lập hồ sơ việc số hóa phơng/khối tài liệu 1.1.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ số hóa - Đặc điểm chung: + Nội dung tài liệu lưu trữ số hóa chứa đựng thông tin khứ + Tài liệu lưu trữ số hóa với việc quy định phải có chữ ký số quan, tổ chức để xác định tính xác thực tính tồn vẹn tài liệu lưu trữ suốt q trình số hóa, lưu, chuyển giao từ sở liệu đến thiết bị khác + Quản lý tài liệu lưu trữ số hóa quan, tổ chức quản lý bảo quản đặc biệt lưu trữ lịch sử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia số hóa tài liệu lưu trữ cịn phục vụ cho khai thác sử dụng - Đặc điểm đặc thù: + Tài liệu lưu trữ số hóa: thơng tin số hóa tài liệu lưu trữ thơng tin mã hóa dạng dãy số nhị phân + Bản số hóa tài liệu lưu trữ lưu giữ môi trường điện tử để thác sử dụng phải cần đến phần mềm (chương trình tương ứng để đọc) + Bản số hóa tài liệu lưu trữ từ lúc tạo lập kết thúc vịng đời khơng tách rời sở liệu + Các số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản vĩnh viễn + Bản số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo tính tồn vẹn, đầy đủ tài liệu lưu trữ gốc + Các số hóa tài liệu lưu trữ làm giảm chi phí vận hành quản lý hiệu lại cao 1.1.4 Mục đích, ý nghĩa số hóa tài liệu lưu trữ * Góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ, bảo quản an tồn tài liệu gốc Việc số hóa tài liệu lưu trữ có vai trị góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ có nguy bị hỏng, đưa khai thác sử dụng với tần suất lớn Số hóa tài liệu lưu trữ giúp kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ gốc Đây giải pháp quy trình bảo quản bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà lâu, quan quản lý ngành lưu trữ trăn trở * Thống biện pháp bảo quản liệu Đồng loại hình tài liệu, với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, phải bảo quản tài liệu với vật mang tin loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm , chế độ bảo quản tài liệu chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu khác Nhưng với liệu số, loại trừ hầu hết khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng *Giảm tải không gian giữ liệu vật lý Tài liệu lưu trữ số hóa tiết kiệm khơng gian lưu giữ, tài liệu cần số hóa phần mềm lưu giữ *Hạn chế tình trạng quan liêu thủ tục hành Khi số hóa, tài liệu lưu trữ tiết kiệm hạn chế quan liêu giấy tờ, lưu phục hồi tài liệu sau thảm họa không lường trước dễ dàng *Hỗ trợ quy trình giải cơng việc, nâng cao xuất lao động Quá trình giải cơng việc hàng ngày thuận lợi tài liệu số hóa giúp cán bộ, công chức, viên chức thực thao tác tìm kiếm văn bản, tài liệu hệ thống, phần mềm nhanh chóng từ giúp nâng cao xuất lao động *Nâng cao khả truy cập khai thác sử dụng Số hóa tài liệu lưu trữ giúp truy cập, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng Cùng lúc nhiều người sử dụng tài liệu; Và người khai thác nhiều tài liệu 1.1.5 Nguyên tắc việc số hóa tài liệu * Ngun tắc tính giá trị Về nguyên tắc ưu tiên số hóa tài liệu có giá trị cao kho * Nguyên tắc số hóa theo nhu cầu sử dụng Ưu tiên lựa chọn để số hóa tài liệu lưu trữ theo tỷ lệ khai thác sử dụng cao người dùng Vì tài liệu khai thác sử dụng nhiều việc đưa khai thác sử dụng nhiều nhiều ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ Muốn kéo dài tuổi thọ đảm bảo giá trị tài liệu lưu trữ vĩnh viễn số hóa biện pháp cần làm * Nguyên tắc tính mở (chế độ sử dụng) Ưu tiên tiến hành lựa chọn số hóa cho tài liệu lưu trữ có khả mở Mức độ mật tài liệu lưu trữ nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến tính mở Ở cấp độ mật khác nhau, phạm vi khai thác, sử dụng mức độ khai thác sử dụng khác Khi tiến hành số hóa, cần ưu tiên lựa chọn để tiến hành số hóa loại tài liệu lưu trữ giải mật nhằm cung cấp kịp thời cho người dùng khai thác sử dụng Với tài liệu lưu trữ công khai hạn chế tạm thời cấp mật, tạm thời chưa số hóa, đồng thời kịp thời tiến hành kiểm định với tài liệu hết thời hạn bảo quản * Nguyên tắc tính đặc sắc Ưu tiên tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ đặc sắc kho Đó tài liệu tiêu biểu, đặc trưng mà kho lưu trữ có Ví dụ: Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I số hóa tồn khối tài liệu Châu Triều Nguyễn, địa bạ Triều Nguyễn, Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Nha huyện Thọ Xương phông tài liệu lưu trữ tiếng Pháp với số lượng lên tới 6,5 triệu trang văn 1.1.5 Yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ Để đảm bảo chất lượng tài liệu lưu trữ số hóa, đáp ứng mục đích số hóa, số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu sau: * Tính quy phạm Yêu cầu tính quy phạm phải số hóa phương pháp, kỹ thuật, cách thức văn tiêu chuẩn theo quy định hành Nhà nước vào hộp theo thứ tự ban đầu bàn giao cho viên chức Kho lưu trữ Vận chuyển vào Kho lưu trữ, đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ 2.4.3 Lưu trữ tài liệu số hóa Kiểm tra đánh giá thiết bị bảo quản: phương tiện lưu trữ thiết bị vật lý sử dụng để lưu trữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng, thẻ nhớ, băng từ đĩa quang) Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La thiết bị lưu trữ sử dụng ổ cứng, máy chủ Sao lưu áp dụng biện pháp bảo quản lâu dài: lưu việc tạo sở liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm Máy chủ kết nối với ổ cứng di động qua cổng USB tự động thực việc lưu liệu hàng ngày theo thời gian cài đ ặt, h ạn chế mát hệ thống gặp cố 2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ sau số hóa 2.5.1 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ sau số hóa Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ sau số hóa ổ cứng máy chủ ổ cứng di động gắn (lưu trữ ảnh), máy chủ (cài phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ, quản lý sở liệu) 2.5.2 Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ sau số hóa Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ sau số hóa Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Phần mềm số hóa quản lý hồ sơ lưu trữ Cơng ty cổ phần tin học EFY Việt Nam cung cấp Tiểu kết chương Trong chương khái quát vài nét Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La, mục đích yêu cầu số hóa quy trình số hóa thực tế trung tâm, tạo tiền đề cho việc đánh giá quy trình số hóa Từ đưa giải pháp khắc phục nhằm nâng cao cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ 24 Chương ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC SỐ HĨA CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA 3.1 Nhận xét Việc xây dựng triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử nhu cầu thiết yếu mang ý nghĩa chiến lược, để bước tiến tới đại hóa việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu tỉnh Từ góp phần đại hóa hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quản lý, điều hành công việc hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin 3.1.1 Ưu điểm Thực Kế hoạch số 62/KH-UBND ngày 03/3/2020 Triển khai kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La, giai đoạn 2020 2024, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực phối hợp với quan đơn vị có liên quan thực lắp đặt hệ thống trang thiết bị thực đề án số hóa; song song với Trung tâm tiến hành quét 154.015 trang văn thực thực nhập liệu vào phần mềm để tiến hành bước đưa vào khai thác sử dụng phần mềm kế hoạch UBND tỉnh giao cho từ đầu năm 2020 Công tác số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lich sử tỉnh Sơn La đạt mục đích: - Chuẩn hố số liệu đưa cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý hồ sơ lưu trữ nhằm giảm bớt khối lượng công việc mang tính thủ cơng cán Lưu trữ viên Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnhThái Nguyên - Xây dựng hệ thống sở liệu hồ sơ lưu trữ phục vụ hiệu cho công tác lưu trữ, quản lý tra cứu thông tin hồ sơ 25 - Hỗ trợ việc quản lý hồ sơ từ phòng ban trước chuyển hồ sơ đến Lưu trữ viên nhằm tiết kiệm thời gian chi phí cho việc phân loại hồ sơ trung tâm - Quản lý trình khai thác, sử dụng tài liệu, hỗ trợ kiểm tra tình trạng tài liệu kho lưu trữ - Lãnh đạo tra cứu thông tin hồ sơ tài liệu liên quan Kết xuất báo cáo thống kê chi tiết tình hình quản lý hồ sơ đơn vị 3.1.2 Hạn chế - Cơ sở vật chất, trang thết bị, diện tích kho lưu trữ cịn hạn chế - Đội ngũ viên chức chưa trang bị kiến thức công nghệ thông tin đầy đủ - Do công tác bảo quản khai thác tài liệu từ nhữ năm trước chưa tốt, dẫn đến tình trang số tài liệu trước năm 1970 bị hư hỏng nặng, ảnh hưởng đến cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ - Khối lượng tài liệu cần số hóa nhiều số lượng nhân cơng thực số hóa lại khơng đủ - Các quan tổ chức áp dụng tài liệu giấy chủ yếu 3.2 Giải pháp Cùng với phát triển vượt bậc khoa học công nghệ, nhu cầu cần thông tin khai thác nhanh thông tin trở thành vấn đề bách tất người Để giải yêu cầu khai thác nhanh thông tin, Lưu trữ lịch sử tỉnh cần đẩy mạnh bổ sung, hồn thiện thơng tin sở liệu tài liệu lưu trữ xây dựng; tiếp tục xây dựng sở liệu thông tin; sớm bổ sung ban hành quy chế quản lý, khai thác, tiếp tục đầu tư sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý sử dụng có hiệu thời gian đến Bên cạnh thành tựu đạt qua cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ trung tâm cịn điểm cần quan tâm, bổ sung để thực tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ mặt đời sống xã hội 26 Phát huy thành tựu đạt số hóa tài liệu lưu trữ, sử dụng số hóa phục vụ cơng tác hàng ngày Để thấy hữu ích việc số hóa Nhằm tiếp tục đề xuất thực dự án số hóa với tài liệu chưa số hóa kho lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng thường xuyên, liên tục quan Cần đầu tư sở hạ tầng, trang thiết bị đại nữa; xây dựng công cụ tra cứu đại, đầu tư cho hệ thống máy chủ, hệ thống bảo mật, phục vụ lưu trữ liệu, bảo quản an tồn cho tài liệu thơng tin tài liệu lưu trữ Cử viên chức học tập, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn công nghệ thơng tin, để nâng cao trình độ kỹ nghề nghiệp thực tốt nhiệm vụ Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần ngày hội nhập với thời đại công nghệ thông tin Đất nước ta đường phát triển, thiết bị thông minh gần với người Công tác lưu trữ từ trước nghĩ công việc trầm lặng, với thời đại cơng thơng tin phát triển, hướng tới phủ điện tử, văn điện tử ngày sử dụng nhiều Mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải trau dồi, học tập kiến thức, cập nhập phương pháp mới, văn liên quan đến chuyên ngành, kỹ công nghệ thông tin để phục vụ cơng việc hàng ngày Tiểu kết chương Ở chương 3, đưa đánh giá ưu điểm hạn chế cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Từ đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế trung tâm 27 28 KẾT LUẬN Thời đại công nghệ thông tin dần vào công việc chuyên môn quan, tổ chức, đời sống người dân Việc ứng dụng kỹ thuật khoa học công nghệ không xa lạ với chúng ta, để thực cách hiệu cần phải đào tạo, thời gian làm quen, quan trọng quy định liên quan đến công tác chuyên môn trang thiết bị hỗ trợ phù hợp Đối với công tác lưu trữ dần thực hiện, ứng dụng số hóa tài liệu lưu trữ; nhằm bảo quản tốt cho tài liệu lưu trữ phục vụ tốt cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đặc thù lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bước thực để bắt kịp với xu hướng cơng nghệ thơng tin Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La tổ chức khai thác sử dụng máy tính, dựa hệ thống phầm mềm quản lý, sở liệu tài liệu giấy scan (qt) Nó giúp người làm cơng tác lưu trữ giảm bớt thời gian, tra tìm nhanh chóng, đại hóa tạo mơi trường làm việc, từ tăng thêm tinh thần hăng say lao động, sáng tạo cơng việc tiếp xúc với thành tựu ứng dụng công nghệ thông tin Và bảo quản an tồn số lượng tài liệu có nguy bị hỏng Dù hạn chế nêu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La góp phần khơng nhỏ việc đổi quy trình, cách thức làm việc với phong cách đại, nâng cao lực xử lý công việc viên chức, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo định điều hành cơng việc quan nói chung phục vụ độc giả ngày tốt Trên tiểu luận “Thực trạng cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La” Do trình độ nghiên cứu thân có hạn, thời gian nghiên cứu khơng có nhiều nên tiểu luận không tránh khỏi sai sót, mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cơ, bạn sinh viên để chỉnh sửa lại để tiểu luận đạt chất lượng cao Xin chân thành cảm ơn TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 Văn hợp số 1010/VBHN-VPQH, ngày 12/12/2017 Văn phịng Quốc hội Luật Cơng nghệ thông tin Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan Nhà nước Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy đinh quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy đinh tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Quyết định số 175/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành quy trình hướng dẫn thực Quy trình chuyển liệu số hóa sang phim bảo hiểm Quyết định 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng Quyết định 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy định tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ 30 PHỤ LỤC Một số hình ảnh q trình số hóa Phụ lục I: Khởi động hệ thống máy vi tính, máy quét phần mềm quét tài liệu 31 Nguồn : tác giả tự chụp Phụ lục 2: Máy scan 32 Nguồn: tác giả tự chụp Phụ lục 3: Một góc nhỏ kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La 33 Nguồn: tác giả tự chụp 34 Phụ lục 4: máy photocopy tốc độ cao Nguồn: internet Phụ lục 5: Lãnh đạo đến khảo sát , kiểm tra kho Nguồn: ảnh cán trung tâm chụp 35 36 37 38 ... quát số hóa tài liệu lưu trữ - Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La - Thực trạng, đánh giá quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn. .. cứu: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Phạm vi nghiên cứu Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Lịch sử nghiên cứu Tại Việt... số hóa tài liệu lưu trữ Chương Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Chương Đánh giá giải pháp nhằm nâng cao cơng tác số hóa Trung tâm Lưu trữ lịch sủ tỉnh Sơn