Công tác, quy trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại trung tâm lưu trữ quốc gia III Tài liệu điện tử là một trong những loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện cho nền hành chính điện tử, là kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử là di sản quốc gia, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các hoạt động quản lý của Nhà nước, các cơ quan, tổ chức và nhu cầu xã hội.
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La” cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Các số liệu đề tài đảm bảo độ tin cậy, xác trung thực Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài môn Lưu trữ tài liệu điện tử, em nhận động viên, hỗ trợ từ nhiều người Em xin bày tỏ lòng biết ơn, kính trọng đến giảng viên học phần Lưu trữ tài liệu điện tử tận tình dạy giúp em hoàn thành tốt đề tài Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tạo điều kiện cho em tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình nghiên cứu em cịn gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên dù cố gắng đề tài em khơng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì em mong nhận góp ý từ thầy bạn để hồn thiện đề tài nghiên cứu khoa học em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ Viết tắt Trung tâm Lưu trữ Quốc gia TTLTQG MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .1 Nhiệm vụ nghiên cứu Kết cấu tiểu luận .2 Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Giới thiệu khái quát Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Vị trí chức .3 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn .3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Khái quát tài liệu lưu trữ điện tử 1.2.1 Khái niệm .5 1.2.2 Đặc điểm 1.2.3 Các định dạng tài liệu điện tử * Tiểu kết chương 1: Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ, bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.2 Nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử .10 2.3 Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .10 2.3.1 Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc 10 2.3.2 Trưng bày, triển lãm tài liệu điện tử 12 2.3.3 Xuất ấn phẩm điện tử 13 2.3.4 Cung cấp chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử 14 2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử qua Internet 15 2.3.6 Xây dựng phim tài liệu lưu trữ điện tử 15 * Tiểu kết chương 2: 15 Chương 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 16 3.1 Một số đánh giá, nhận xét .16 3.1.1 Ưu điểm 16 3.1.2 Hạn chế 17 3.2 Đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng TTLTQG III 17 * Tiểu kết chương 3: 18 KẾT LUẬN 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 PHỤ LỤC 21 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong cách mạng công nghiệp 4.0, việc số hóa tài liệu, văn quan nhà nước để thuận tiện cho việc luân chuyển, tra cứu lưu trữ trở nên cấp thiết Với mục tiêu hoàn thiện hệ thống pháp lý quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; tiến tới thực văn thư điện tử năm 2025, lưu trữ số năm 2030; xây dựng sở liệu tài liệu số quốc gia bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý lưu trữ tài liệu điện tử bối cảnh Chính phủ điện tử Tài liệu điện tử loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện cho hành điện tử, kết hoạt động Chính phủ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử di sản quốc gia, cần quản lý thống nhất, hiệu để phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước, quan, tổ chức nhu cầu xã hội Do loại hình tài liệu mới, với tính năng, đặc điểm khác biệt so với loại tài liệu lưu trữ truyền thống, sở khoa học pháp luật để quản lý tổ chức khai thác sử dung tài liệu điện tử vượt giới hạn hệ thống lý luận quản lý loại hình tài liệu lưu trữ truyền thống Nói cách khác, phát triển khoa học cơng nghệ địi hỏi thay đổi lý luận để giải phát sinh thực tiễn quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Để nghiên cứu rõ tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, em chọn đề tài “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài cho tiểu luận Trong trình làm bài, trình độ lý luận kinh nghiệm làm hạn chế nên tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận đóng góp thầy, để rút kinh nghiệm hoàn thành tốt tiểu luận Em xin trân thành cảm ơn! Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; - Phạm vi nghiên cứu: tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu Trữ Quốc gia III đưa giải pháp Kết cấu tiểu luận Kết cấu tiểu luận gồm chương: Chương 1: Giới thiệu khái quát Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tài liệu lưu trữ điện tử Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chương 3: Giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Giới thiệu khái quát Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển TTLTQG III thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thành lập theo Quyết định số 118/TCCP/TC ngày 10 tháng năm 1995 Bộ Trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội Vụ) Đây Trung tâm lưu trữ mở với chức thu thập chỉnh lý tài liệu bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu có ý nghĩa tồn quốc từ năm 1945 đến nay; Khi thành lập Trung tâm tiếp nhận khoảng 4000m giá tài liệu từ TTLTQG I Từ đến nay, sau 15 năm Trung tâm thu thập thêm nhiều khối tài liệu tương đối lớn, tài liệu hành lên tới 13.000m giá; tài liệu khoa học kỹ thuật 4.000 cuộn băng hàng ngàn ảnh có giá trị tài liệu cá nhân thời gia đình dịng họ TTLTQG III có trụ sở số 34 Phan Kế Bính, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Ảnh: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (phụ lục I) 1.1.2 Vị trí chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có chức trực tiếp quản lý thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn giao; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc đặt Thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn - Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân: Tài liệu quan, tổ chức trung ương quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; Tài liệu quan, tổ chức trung ương Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ tỉnh Quảng Bình phía Bắc; Hồ sơ địa giới hành cấp; Các tài liệu khác giao quản lý - Thực hoạt động lưu trữ: Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý Trung tâm; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác; Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm; - Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm - Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng - Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng - Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức TLTQG III có Giám đốc khơng q 03 Phó Giám đốc Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức thuộc Trung tâm Các Phó Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân cơng phụ trách - Phịng Thu thập Sưu tầm tài liệu - Phòng Chỉnh lý tài liệu - Phòng Bảo quản tài liệu - Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu - Phịng Tin học cơng cụ tra cứu - Phịng Đọc - Phịng Tài liệu nghe nhìn - Phịng Hành - Tổ chức - Phịng Kế tốn - Phịng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy 1.2 Khái quát tài liệu lưu trữ điện tử 1.2.1 Khái niệm Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp [1; Tr 18] Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân số hóa từ tài liệu vật mang tin khác [1; Tr 25] Hoặc chi tiết hơn: Tài liệu điện tử vật mang tin tạo lập dạng mà thơng tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, diện tử cơng nghệ tương tự hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân vật mang tin tạo lập việc biến đổi loại hình thông tin vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số 1.2.2 Đặc điểm - Ban hành, xử lý lưu giữ môi trường điện tử, người nhận biết trực tiếp khơng có thiết bị hỗ trợ in giấy; - Thơng tin mã hóa phong phú dạng từ, chữ, số, ký hiêu, âm than hình thức khác phương tiện điện tử; - Có khả kết nối cá nhân chi nhánh 2.2 Nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III dựa Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ số văn quy phạm pháp luật khác làm pháp lý để thực hoạt động nhiệp vụ lưu trữ Một số nguyên tắc: - Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thơng tin quy trình, thủ tục, chi phí thực dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trang tin điện tử quan, tổ chức; - Khuyến khích việc thực dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến; - Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không kết nối sử dụng mạng diện rộng - Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác; - Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thực tài liệu lưu trữ vật mang tin khác 2.3 Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.3.1 Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Sử dụng tài liệu phòng đọc hình thức chủ yếu áp dụng phổ biến Lưu trữ Lịch sử Lưu trữ quan Đối với Lưu trữ lịch sử đối tượng phục vụ rông rãi,bao gồm độc giả từ quan nước, nước quần chúng nhân dân Hình thức hướng tới đối tượng có nhiều thời gian, cần khai thác nhiều tài liệu theo chủ dề TTLTQG III có phịng Đọc riêng, đơn vị chịu trách nhiệm phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ độc giả; tư vấn hướng dẫn cho độc giả vấn đề có liên quan đến việc khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ Trung tâm Độc giả trực tiếp đến TTLTQG III khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu nhà nghiên cứu khoa học, Thạc sĩ, Nghiên cứu sinh, sinh viên, độc giả 10 nước ngồi, Ảnh: Phịng đọc TTLTQG III (phụ lục II) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức này, phịng đọc TTLTQG III đáp ứng u cầu: - Có quy mơ phịng đọc phù hợp với quy mơ trung tâm đặc điểm tài liệu lưu trữ; - Phòng đọc n tĩnh, thống mát có đủ ánh sáng thích hợp cho độc giả làm việc; - Trang thiết bị tốt, trang bị hệ thống máy tính tạo điều kiện cho độc giả tìm kiếm xác, đầy đủ tài liệu theo yêu cầu, rút ngắn thời gian nghiên cứu, tăng suất lao động Thời gian mở cửa phòng Đọc: + Buổi sáng: 08h00 – 11h30; + Buổi chiều: 13h30 – 16h30; + Phịng Đọc khơng phục vụ buổi chiều thứ hàng tuần, ngày cuối tuần ngày nghỉ lễ, Tết Thủ tục sử dụng tài liệu phòng Đọc theo quy định chung nhà nước nay: Độc giả nghiên cứu tài liệu mục đích nhân cần có chứng minh nhân dân hộ chiếu; độc giả nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ cần có giấy giới thiệu công văn đề nghị quan, tổ chức Độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phòng Đọc TTLTQG phải trả phí theo quy định Thơng tư 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Trưởng Bộ Tài ban hành Hình thức cung cấp thông tin, sử dụng độc giả phịng Đọc: Độc giả tra cứu tài liệu thông qua hệ thống mục lục hồ sơ truy cập tra cứu hệ thống máy tính tính phòng đọc Ảnh: Hệ thống truy cập tra cứu hệ thống máy tính TTLTQG III (phụ lục III) Tại TTLTQG III cán phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý 11 tồn bọ cơng tác phịng đọc, nắm vững thành phần nôi dung tài liệu; giải đáp yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo thiết bị phòng đọc, … Đồng thời, cán phòng đọc có trách nhiệm: - Tiếp nhân độc giả đến sử dụng tài liệu phòng đọc; - Cấp thẻ đọc cho độc giả; - Lập hồ sơ độc giả; - Giải đáp câu hỏi độc giả yêu cầu; - Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trang thiết bị phòng đọc; - Cấp phát cho độc giả sao, trích tài liệu lưu trữ Trình tự thủ tục khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc TTLTQG III gồm bước sau: Bước 1: Độc giả cung cấp giấy tờ sau phòng Đọc: Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy giới thiệu, công văn quan, tổ chức Bước 2: Đăng ký khai thác sử dụng tài liệu Bước 3: Làm thẻ độc giả Bước 4: Độc giả tra cứu mục lục, sở liệu, viết phiếu yêu cầu đọc tài liệu, phiếu xin cung cấp sao, chứng thực tài liệu ( tùy theo nhu cầu) Bước 5: Phê duyệt cung cấp tài liệu phục vụ độc giả nghiên cứu Trong năm vừa qua phịng Đọc đón tiếp hàng chục nghìn lượt độc giả, người nghiên cứu từ nước đến sử dụng tài liệu điện tử Hiện Trung tâm cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu điện tử phòng đọc truyền thống chưa có hình thức cho độc giả khai thác sử dụng phòng đọc điện tử 2.3.2 Trưng bày, triển lãm tài liệu điện tử Từ năm 2013 đến triển lãm TTLTQG III tổ chức phối hợp tổ chức ngày tăng lên Trong triển lãm, TTLTQG III có chủ đề đề riêng chủ đề trưng bày tài liệu khác Các tài liệu có giá trị lồng ghép cách khéo léo bật triển lãm này, từ cơng tác phát huy giá trị tài liệu thông qua triển lãm 12 TTLTQG III đạt nhiều kết Một số triển lãm TTLTQG III kể đến như: Triển lãm “Hội nghị Paris-tài liệu lưu trữ nhìn từ hai phía”; Triển lãm “Chủ tịch Hồ Chí Minh với nước Nga qua tài liệu lưu trữ”; “Một số tài liệu hình ảnh Quân đội nhân dân Việt Nam chiến đấu, xây dựng bảo vệ tổ quốc”; “60 năm âm vang Điện Biên”; Trưng bày “Kỷ niệm 70 năm ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam” (22/12/1944-22/12/2014); Trưng bày chuyên đề “Một số tài liệu quý Trung tâm”; “Kỷ niệm 70 năm cách mạng tháng tám với thư viện quốc gia Việt Nam”; Trưng bày “Bảo vật quốc gia – Tập sắc lệnh Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa năm 1945-1946”; Triển lãm “Ảnh hưởng Cách mạng tháng Mười nga tới Cách mạng Việt Nam”; Triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật B: Quảng Trị - ngày trở về”; Triển lãm “Hội nghị Paris-đường đến hịa bình”; “Địa giới hành Việt Nam qua thời kỳ”; Triển lãm “Chủ tịch Hồ Chí Minh nhà văn hóa kiệt xuất” Các triển lãm ảnh hưởng tích cực đến hoạt động ngành, góp phần nâng cao nhận thức xã hội tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ Sau hết thời gian trưng bày địa điểm cố định, Trung tâm phối hợp với Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước số hóa giới thiệu tài liệu triển lãm lên Website Cục nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày tăng độc giả Ngoài việc tổ chức triển lãm, Trung tâm thường xuyên tổ chức trưng bày chuyên đề ngày lễ, kỉ niệm lớn Ảnh: Phòng trưng bày, triển lãm TTLTQG III (phụ lục IV) 2.3.3 Xuất ấn phẩm điện tử Xuất ấn phẩm điện tử chuyển sang hình thức điện tử từ xuất phẩm xuất hợp pháp hình thức khác Được tạo lập phương thức điện tử, chưa xuất hình thức khác có định xuất tổng giám đốc (giám đốc) nhà xuất giấy phép xuất tài liệu không kinh doanh quan quản lý nhà nước hoạt động xuất Hàng năm TTLTQG III xuất nhiều ấn phẩm giới thiệu hoạt động 13 tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Đặc biệt từ năm 2007, thực thị số 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, hoạt động công bố giới thiệu tài liệu TTLTQG III phát triển mạnh đạt hiệu cao Những ấn phẩm lưu trữ xuất thành cố gắng sức mạnh đoàn kết tập thể cơng chức, viên chức Trung tâm Đây hình thức quảng bá tới độc giả nguồn tài liệu lưu trữ mà TTLTQG III bảo quản Một số ấn phẩm tiêu biểu như: Sách Điện Biên Phủ - Một thiên sử vàng (2015); Bảo vật quốc gia Tập Sắc lệnh Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa (2017); Hội nghị Pari – Cánh cửa đến hịa bình (2018) Xuất phẩm điện tử như: sách dẫn phông sưu tập lưu trữ, khoa bảng Nghệ An - Hà Tĩnh - Quảng Bình qua tài liệu mộc triều nguyễn,… 2.3.4 Cung cấp chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử Cung cấp chứng thực lưu trữ việc làm thường xuyên Trung tâm Chứng thực lưu trữ văn có giá trị pháp lí Trung tâm cấp theo yêu cầu quan hay cá nhân, xác nhận vấn đề, việc ghi tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu Hình thức giúp cho quan cá nhân xác minh vấn đề xảy khứ, bị chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm chứng Trong thực tế Trung tâm cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn cán B, giúp họ xác minh trình cống hiến kháng chiến chống Mĩ, từ họ hưởng chế độ đãi ngộ Nhà nước Hiện Trung tâm tiến hành cung cấp chứng thực lưu trữ cho cán B tất tỉnh thành nước Ngồi cịn cung cấp nhiều lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả Trung bình năm Trung tâm cấp chứng thực lưu trữ gần 11.000, 1% chứng thực lưu trữ 14 2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử qua Internet Trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng sở liệu 70 phông tài liệu đưa phục vụ độc giả phòng đọc, giúp độc giả tra tìm tài liệu cách nhanh chóng Từ tháng năm 2010, đồng ý Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm phối hợp nới Trung tâm Tin học chuyển tải liệu “Hồ sơ cán B” thuộc Phơng Ủy ban Thống Chính phủ, bảo quản Trung tâm có tần suất khai thác cao lên Website Cục Đây cố gắng lớn công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm Việc làm giúp cho cán B, thân nhân gia đình họ tra tìm thơng tin hồ sơ cán B cách dễ dàng qua mạng internet 2.3.6 Xây dựng phim tài liệu lưu trữ điện tử Đây hình thức hoạt động có tính chất tun truyền rộng rãi Tài liệu lưu trữ Trung tâm sử dụng cho số phim tài liệu lịch sử Việt Nam, Chủ tịch Hồ Chí Minh, quan hệ hợp tác với nước Đặc biệt Trung tâm phối hợp với Đài Truyền hình Việt Nam xây dựng phóng “Giữ trọn niềm tin”, qua giới thiệu hồ sơ, kỉ vật cán B thời kì kháng chiến chống Mĩ Việc phát sóng phim có hiệu to lớn giúp nhiều cá nhân gia đình tìm lại hồ sơ chứng để làm thủ tục chế độ sách Bộ phim “Trung tâm Lưu trữ quốc gia III- Một mỏ vàng văn hóa” Trung tâm xây dựng phát sóng đài Truyền hình Việt Nam có tác dụng lớn việc tuyên truyền, phổ biến cơng tác lưu trữ vai trị tài liệu lưu trữ công xây dựng bảo vệ đất nước * Tiểu kết chương 2: Như vậy, chương em tìm hiểu thực trạng tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử TTQG III Từ đưa đánh giá, nhận xét giải pháp để nâng cao tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III 15 Chương 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.1 Một số đánh giá, nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III, em nhận thấy TTLTQG III thực tốt quy định chủ trương Nhà nước công tác phát huy giá trị tài liệu, đặc biệt thị số 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Hiện trung tâm chuẩn hóa sở liệu 347 phông 500 phông thông tin tài liệu cấp số hóa triệu 200 trang thông tin tài liệu cấp 1, cho thấy làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng hiệu cán trung tâm Công tác truyền thơng nhiều hình thức đẩy mạnh đa dạng hóa, tài liệu ngày đến gần với đông đảo độc giả Hệ thống trang thiết bị đầu tư đại, đáp ứng công tác số hóa tài liệu phát huy giá trị tài liệu TTLTQ III trang bị loại máy Scan : máy scan ảnh màu máy scan ảnh đen trắng; 20 máy Scan tài liệu kích cỡ có máy Scan zeutschel OS 14000 A1 LS dùng cho khổ giấy A0, máy Scan zeutschel OS 16000 HQ dùng cho khổ giấy A2 nhiều máy Scan A4 giúp phục vụ cho buổi trưng bày, triển lãm Các triển lãm ảnh hưởng tích cực đến hoạt động ngành, từ nâng cao nhận thức người dân việc giữ gìn phát huy tài liệu có giá trị lịch sử dân tộc nhiều lĩnh vực Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ngày đại bắt kịp xu hướng với nước có nên công nghệ thông tin cao ngành lưu trữ Nga, Đức,…; Có phịng tổng bao qt hết toàn bộ: độ ẩm, nhiệt độ, điện,… đồng máy chủ tạo điều kiện thuận lời cho việc quản lý, bảo quản 16 Các cán bộ, viên chức Trung tâm ngày nâng cao lực nghiệp vụ, đào tạo quy, đáp ứng tốt cơng việc nghành, bên cạnh Trung tâm thường xuyên đào tạo đưa tập huấn nhằm nâng cao nghiệp vụ 3.1.2 Hạn chế Hệ thống văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác thu thập tài liệu điện tử có chưa đầy đủ, cụ thể cịn có số hạn chế chưa phù hợp với thực tiễn Số lượt độc giả truy cập tìm kiếm thơng tin tài liệu cịn ít, lượng độc giả đến trung tâm tìm kiếm nguồn tài liệu cịn hạn chế Nguồn kinh phí, nhân lực phục vụ cho hoạt động quảng bá, giới thiệu tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn 3.2 Đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng TTLTQG III Hệ thống văn cần quy định rõ ràng hơn, cần sửa đổi số điều quy định chưa cụ thể Ngoài ra, điều quan trọng phải có thống quy định pháp luật văn điện tử, tài liệu điện tử với quy định pháp luật văn thư, lưu trữ Nếu không việc áp dụng văn điện tử, tài liệu điện tử vào hoạt động hành quan, tổ chức gặp nhiều khó khăn, trở ngại; đồng thời cần ban hành sách tài hợp lý để triển khai nhiệm vụ hoạt động quan nhà nước Đề xuất với quan chủ quản Cục Văn Thư Lưu trữ Bộ Nội vụ xem xét, cấp kinh phí cho Trung tâm hoạt động phát huy giá trị tài liệu Tiếp tục đẩy mạnh truyền thông phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt mạng xã hội mạng internet Bên cạnh cần quan tâm đến việc đào tạo, hướng dẫn trình độ nghiệp vụ cơng nghệ thơng tin, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức, cung cấp vai trò, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ điện tử Tổ chức chuyến tham quan, tìm hiểu việc bảo quản, khai thác sử 17 dụng tài liệu lưu trữ điện tử số trung tâm lưu trữ đội ngũ nhân lực trẻ tìm hiểu, học tập văn thư- lưu trữ Giúp tăng thêm hiểu biết, hứng thú với công việc, khơi gợi khả khám phá, sáng tạo ngành nghề * Tiểu kết chương 3: Trên đánh giá nhận xét em việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III Đồng thời đưa đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III 18 KẾT LUẬN Để triển khai đề tài “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” em triển khai đề tài thành chương: Chương em trình bày tóm tắt khái qt lịch sử hình thành phát riển TTLTQG III, đồng thời nêu sở lý luận, khái quát tài liệu lưu trữ điện tử Kế tiếp chương 2, em tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III Nắm bắt khối lượng, thành phần tài liệu thực trạng hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Cuối chương 3, em đưa nhận xét khách quan việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III Từ đề xuất số giải pháp để giúp cho TTLTQG III khắc phục phát triển việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Tóm lại, tồn thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu TTLTQG III mà em có dịp đến tìm hiểu nghên cứu Thơng qua giúp em có cách nhìn tồn diện đầy đủ cách thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG III nói riêng Từ giúp em nắm rõ kỹ nghiệp vụ mà học ghế nhà trường áp dụng vào thực tế có khác biệt Bên cạnh đó, em hy vọng với đánh giá khách quan số giải pháp giúp ích cho trung tâm, nhiên sinh viên ngồi ghế nhà trường, kinh nghệm thực tế chưa cao nên có thiếu sót Vì em mong nhận đóng góp ý kiến thầy, để bổ sung cho nhận thức tiểu luận hồn thiện 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO GVC.TS Chu Thị Hậu (2016) Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ, Nhà xuất Lao động Hà Nội; Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ; Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành số điểu Luật Lưu trữ 20 PHỤ LỤC Phụ lục I: Trụ sở TTLTQG III 21 (Nguồn: Ảnh sinh viên chụp) Phụ luc II: Phòng Đọc TTLTQG III (Nguồn: Ảnh sinh viên chụp) 22 Phụ lục III: Hệ thống truy cập tra cứu hệ thống máy tính phịng đọc TTLTQG III (Nguồn: Ảnh sinh viên chụp) 23 Phụ lục IV: Phòng trưng bày, triển lãm TTLTQG III (Nguồn: Ảnh sinh viên chụp) 24 ... tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử .10 2.3 Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .10 2.3.1 Tổ chức, sử dụng tài. .. khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Để nghiên cứu rõ tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, em chọn đề tài “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử. .. thực lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thực tài liệu lưu trữ vật mang tin khác 2.3 Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.3.1 Tổ chức, sử dụng