Tổng quan tình hình nghiên cứu
Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cho các mục đích xã hội đang thu hút sự quan tâm của giới nghiên cứu và cộng đồng Việc tổ chức khai thác tài liệu giúp xã hội nhận thức đúng về giá trị của chúng, đồng thời nâng cao hiểu biết cho những người làm công tác lưu trữ về tầm quan trọng và trách nhiệm của họ Đến nay, đã có nhiều đề tài nghiên cứu được phân loại thành các nhóm khác nhau.
Các giáo trình lý luận về công tác lưu trữ nổi bật bao gồm cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 2006), “Nghiệp vụ lưu trữ căn bản” (PGS.TS Vũ Thị Phụng, NXB Hà Nội, 2006), và “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (TS Chu Thị Hậu, NXB Lao động, 2016) Các tác giả trong những giáo trình này đều đề cập đến hoạt động tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
Hội thảo khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” được tổ chức bởi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào tháng 4 năm 2008 đã trình bày nhiều tham luận quan trọng Trong đó, bài tham luận “Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Phụng đã nhấn mạnh vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, đồng thời chỉ ra trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ trong việc phát huy giá trị của tài liệu này.
Bài viết "Những điều chỉnh trong văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra" của tác giả Hà Văn Huề, cùng với các tham luận tại Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức vào tháng 6/2017, đã nêu rõ những thuận lợi và thách thức trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam, qua các bài viết của Đỗ Văn Học - Lê Thị Vị và Trần Phương Hoa, tập trung vào việc cải cách thủ tục hành chính tại các lưu trữ lịch sử nhằm nâng cao sự hài lòng của người sử dụng.
Các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, bao gồm “Tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III với tiềm năng phục vụ các nhu cầu của xã hội”, “Một vài đặc điểm về công tác sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, và “Triển vọng tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” của tác giả Hà Quảng, cùng với bài tham gia Hội thảo của tác giả Vũ Xuân Hưởng “Một số hoạt động nhằm tăng cường việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, đã làm nổi bật ưu điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, các vấn đề liên quan đến khai thác và sử dụng tài liệu như quy định và hình thức khai thác vẫn chưa được phân tích và nghiên cứu một cách cụ thể.
Các công trình khoa học nghiên cứu và đánh giá giá trị của tài liệu lưu trữ từ góc độ sử liệu học, đặc biệt là luận văn "Tài liệu phông lưu trữ Quốc hội", đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sử Những nghiên cứu này không chỉ giúp làm sáng tỏ các nguồn tư liệu mà còn góp phần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc bảo tồn và sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc nghiên cứu và viết sử.
Giai đoạn 1976 - 1992 là thời kỳ quan trọng trong nghiên cứu lịch sử, với nhiều nguồn sử liệu giá trị cần được công bố, như tác phẩm của Đào Đức Thuận Ngoài ra, "Phông lưu trữ Ủy ban Kháng chiến Hành chính Nam Bộ" của Lê Tuyết Mai (2011) cung cấp cái nhìn sâu sắc về Nam Bộ trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp (1945 - 1954) Các khóa luận cũng như "Phông lưu trữ Đoàn Thanh niên xung phong" là nguồn tư liệu quý báu cho việc nghiên cứu lực lượng thanh niên xung phong trong giai đoạn này.
Trong giai đoạn 1952 - 1954, tác giả Nguyễn Thị Ngọc Mai đã có những đóng góp quan trọng trong nghiên cứu lịch sử, bên cạnh đó, tác phẩm “Phông lưu trữ Uỷ ban thống nhất Chính phủ - Nguồn sử liệu về công tác viện trợ cho miền Nam trong kháng chiến chống Mỹ” của Vũ Thị Thu Hương cũng cung cấp cái nhìn sâu sắc về vai trò của viện trợ trong cuộc kháng chiến chống Mỹ.
Trong các công trình nghiên cứu trước đây, các tác giả đã tổng hợp và khái quát hoạt động tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến đề tài Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy rằng số lượng nghiên cứu về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là khá lớn Tuy nhiên, chưa có luận văn thạc sĩ hay khóa luận tốt nghiệp nào nghiên cứu sâu về hoạt động khai thác tài liệu Phông lưu trữ Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII Do đó, đề tài mà chúng tôi lựa chọn hoàn toàn mới và không trùng lặp với các nghiên cứu trước đây.
Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh, kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phù hợp.
Phương pháp khảo sát thực tế, mô tả và phỏng vấn được áp dụng để nghiên cứu tình hình và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Những phương pháp này giúp thu thập thông tin chi tiết và chính xác về cách thức mà tài liệu lưu trữ được sử dụng, từ đó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của người dùng.
Bộ Giáo dục đã áp dụng phương pháp này để đánh giá khả năng đáp ứng của TTLTQGIII đối với nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ trong thời gian qua.
Phương pháp phân tích và suy luận logic đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ và làm rõ mối quan hệ của chúng với các công trình nghiên cứu Đồng thời, phương pháp này cũng giúp dự đoán nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến Bộ Giáo dục trong tương lai.
Phương pháp sử liệu học: Phương pháp sử liệu học được vận dụng khi xem xét, xác định giá trị, độ tin cậy của tài liệu
Phương pháp hệ thống: Phương pháp hệ thống được dùng để khái quát về các nhóm tài liệu lưu trữ cần sử dụng trong việc nghiên cứu.
Đóng góp của đề tài
Đề tài này làm rõ vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu giáo dục, giúp các nhà nghiên cứu hiểu rõ nội dung và tiềm năng của phông Bộ Giáo dục Nó cũng nâng cao ý thức của các nhà nghiên cứu về việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Kết quả nghiên cứu sẽ khuyến khích TTLTQGIII chú trọng hơn đến việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và đổi mới các hình thức khai thác, nhằm cung cấp tài liệu hiệu quả cho các mục đích xã hội khác nhau.
Bố cục của luận văn
Đề tài nghiên cứu ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, được kết cấu gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong chương này, chúng tôi sẽ hệ thống hóa và phân tích các vấn đề lý luận và pháp lý liên quan đến tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chương 2 của luận văn tập trung vào thực trạng khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục Trong chương này, chúng tôi trình bày nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ, đồng thời phân tích và đánh giá giá trị của các tài liệu này Ngoài ra, chương cũng khảo sát tình hình tổ chức khai thác và sử dụng phông lưu trữ, nhằm làm rõ những vấn đề hiện tại và tiềm năng phát triển trong lĩnh vực này.
Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII
Trong chương này, chúng tôi đã trình bày những lợi ích và hạn chế trong việc tổ chức khoa học cũng như khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phông.
Bộ Giáo dục đang đối mặt với những hạn chế trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Để khắc phục tình trạng này, cần đưa ra các giải pháp hiệu quả nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu của Bộ Đồng thời, cũng cần có một số khuyến nghị dành cho độc giả để nâng cao nhận thức và ứng dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn.
Mặc dù tôi đã nỗ lực hết mình, nhưng nhận thức của bản thân vẫn còn hạn chế, dẫn đến luận văn của tôi vẫn còn một số thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý từ thầy cô và các đồng nghiệp để có thể hoàn thiện luận văn này hơn nữa.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Cơ sở lý luận về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Văn bản và tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép sự kiện, truyền đạt chỉ thị và làm căn cứ pháp lý cho việc truy cứu trách nhiệm Chúng là công cụ thiết yếu cho quản lý và điều hành các cơ quan, tổ chức, do đó con người ngày càng nhận thức được giá trị của việc lưu giữ tài liệu như một tài sản quý giá cần được bảo vệ Từ đó, các thuật ngữ như “tài liệu” và “tài liệu lưu trữ” đã ra đời.
Theo Khoản 2 Điều 1 của Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu được định nghĩa là "vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân" Luật cũng liệt kê rõ ràng các loại tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác.
Định nghĩa về "tài liệu" trong Luật Lưu trữ năm 2011 đã khái quát các đặc điểm cơ bản của tài liệu, tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữ trong các ngành, lĩnh vực khác nhau Thuật ngữ "tài liệu lưu trữ" cũng được hiểu một cách chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.
Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành, khái niệm về tài liệu lưu trữ đã tồn tại nhiều quan điểm khác nhau Thông thường, tài liệu lưu trữ được hiểu là những tài liệu có giá trị được giữ lại để phục vụ nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ, đóng góp cho đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong đó văn bản chỉ là một dạng Quan điểm về tài liệu lưu trữ đang dần thay đổi để phù hợp với sự phát triển của xã hội Theo nghĩa chuyên ngành, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị, được chọn lọc từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, và được bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của xã hội.
Như vậy, định nghĩa tài liệu lưu trữ được nêu tại Khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong luận văn này:
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị quan trọng cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản Các tài liệu này bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không còn bản gốc hoặc bản chính, chúng có thể được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
1.1.1.2 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo Dương Văn Khảm trong Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được hiểu là quá trình sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu.
Khai thác và sử dụng tài liệu trong bối cảnh này đề cập đến hoạt động của người nghiên cứu hoặc các cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cho những mục đích khác nhau trong công việc.
1.1.1.3 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, kinh tế và cá nhân Quá trình này phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lợi ích chính đáng của công dân Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ được định nghĩa là quá trình tổ chức thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu lịch sử cũng như giải quyết các nhiệm vụ hiện tại của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
1.1.2 Vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ
Trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ đã được sử dụng như một công cụ quan trọng để bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị của giai cấp thống trị Những tài liệu này không chỉ là bằng chứng chứng minh chủ quyền lãnh thổ mà còn giúp giải quyết các tranh chấp về biên giới và tôn giáo Hơn nữa, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy hỗ trợ công tác bảo vệ an ninh chính trị và trật tự xã hội, đồng thời là nguồn tư liệu quý giá trong việc phòng, chống và điều tra tội phạm Nghiên cứu hồ sơ các vụ án giúp các cơ quan chức năng phát hiện quy luật hoạt động của tội phạm, từ đó có biện pháp ngăn chặn hiệu quả.
Khi biên soạn lịch sử địa phương, người viết cần thu thập đa dạng nguồn thông tin, đặc biệt là từ tài liệu lưu trữ Một trong những nguồn quan trọng là cuốn sách Trắng của Bộ Ngoại giao, cung cấp cái nhìn sâu sắc về các sự kiện lịch sử.
Chủ quyền của CHXHCN Việt Nam đối với quần đảo Trường Sa và Hoàng Sa được khẳng định qua nhiều tài liệu lưu trữ quan trọng Những tài liệu này không chỉ chứng minh quyền sở hữu mà còn thể hiện giá trị thiết yếu của thông tin trong lĩnh vực chính trị.
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc phục hồi và phát triển kinh tế của đất nước, gắn liền với sự phát triển của các công trình kiến trúc lịch sử Nhiều công trình từ thời Pháp thuộc có tuổi thọ hàng trăm năm đang xuống cấp và cần được phục hồi Thông tin từ tài liệu lưu trữ giúp thiết kế lại các công trình mới hoặc tu sửa để bảo tồn nét cổ xưa, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế và giữ gìn dấu ấn lịch sử Ngoài ra, thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với từng địa phương và vùng kinh tế trọng điểm như miền Trung – Tây Nguyên, đồng bằng Sông Hồng và đồng bằng Sông Cửu Long.
Việc khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong việc tìm kiếm nguồn tài nguyên Tài liệu lưu trữ là bí quyết sản xuất kinh doanh và kinh nghiệm quý báu cho các cơ quan, tổ chức, hỗ trợ họ áp dụng công nghệ hiện đại và cải thiện quản lý để phát triển sản xuất Trong nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin tổng kết quy luật vận động và phát triển của các hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy Để nghiên cứu lịch sử các dân tộc, cần sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau, trong đó tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng như bằng chứng xác thực giúp các nhà sử học khôi phục và làm sáng tỏ sự thật lịch sử, từ đó giúp các thế hệ hiểu đúng về quá khứ.
Tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là yếu tố then chốt, yêu cầu tìm hiểu kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học trước đó Tài liệu lưu trữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong khoa học lịch sử, không chỉ giúp tái hiện lại quá khứ mà còn xác minh tính chân thực và chính xác của các sự kiện và nhân vật Những tài liệu này cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các cơ quan và địa phương trong việc tổng kết thành tựu và kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển.
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu văn hóa – xã hội, cung cấp thông tin quý giá để khám phá các vấn đề liên quan đến văn hóa dân tộc và văn hóa vùng miền Những nghiên cứu này không chỉ giúp làm nổi bật bản sắc độc đáo của các dân tộc và vùng miền ở Việt Nam, mà còn giới thiệu những giá trị văn hóa này đến bạn bè quốc tế.
Cơ sơ pháp lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2.1 Các quy định của Nhà nước về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quản lý và chỉ đạo về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, với sự tham gia của các cơ quan có thẩm quyền như Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ và một số Bộ khác Các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ được nêu rõ trong các văn bản này.
Luật Lưu trữ năm 2011 quy định rõ ràng về việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong một chương riêng, bao gồm quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Nội dung luật đề cập đến việc sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan, cùng với các hình thức sử dụng như sao chép và chứng thực tài liệu Ngoài ra, luật cũng quy định về việc mang tài liệu ra khỏi lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, cụ thể tại các Điều 29, 30, 31, 32, 33 và 34 trong Chương IV.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ban hành ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011, đặc biệt nhấn mạnh các quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân trong Điều 16 và 17 của Chương IV Những quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi và bảo mật thông tin cá nhân khi khai thác tài liệu lưu trữ.
Thông tư số 10/2014/TT-BNV, ban hành ngày 01/10/2014 bởi Bộ Nội vụ, quy định chi tiết về việc sử dụng tài liệu tại các Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử Thông tư này nêu rõ thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan và cá nhân liên quan đến việc phục vụ và sử dụng tài liệu tại các Phòng đọc.
Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ công bố các thủ tục hành chính liên quan đến chức năng quản lý của Bộ Quyết định này quy định cụ thể về thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc, cũng như thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ.
Thông tư số 275/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ Thông tư này nhằm mục đích hướng dẫn việc thu phí, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và cá nhân khi tiếp cận thông tin lưu trữ.
Các quy định trong văn bản pháp luật hiện hành đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Việc công khai thủ tục tiếp cận tài liệu lưu trữ không chỉ nâng cao nhận thức xã hội về vai trò và giá trị của công tác lưu trữ, mà còn khẳng định quyền sử dụng tài liệu của mọi tổ chức và cá nhân với quy trình đơn giản và thuận tiện Sự hoàn thiện của các cơ sở pháp lý và thủ tục hành chính thông thoáng tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả, đặc biệt là độc giả nước ngoài, dễ dàng tiếp cận tài liệu lưu trữ.
Các văn bản pháp quy về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu đã làm rõ những vấn đề quan trọng trong quản lý nhà nước về lưu trữ Hệ thống quy định và hướng dẫn nghiệp vụ hiện có đã đáp ứng đầy đủ các vấn đề liên quan đến việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc, giúp giải quyết những bất cập hiện tại Đặc biệt, các quy định này đã đơn giản hóa thủ tục hành chính tại các lưu trữ lịch sử, như giảm số lượng giấy tờ cần xuất trình, rút ngắn thời gian phê duyệt và cung cấp tài liệu, đồng thời phân cấp rõ ràng thẩm quyền khai thác và sử dụng tài liệu.
Hệ thống quy định và hướng dẫn về việc sử dụng tài liệu lưu trữ hiện tại chủ yếu tập trung vào việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, cũng như quy trình cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, vẫn còn thiếu các văn bản quy định và hướng dẫn cho các hình thức khác như xuất bản ấn phẩm lưu trữ, triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ và công bố tài liệu trên các phương tiện thông tin.
Thiếu các quy định mang tính đồng bộ về tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ
Một số quy định về quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay còn thiếu tính chi tiết, như chưa có thời hạn cụ thể cho việc sao chụp hoặc chứng thực tài liệu, cũng như chưa quy định phí khai thác tài liệu đối với độc giả từ xa Điều này gây khó khăn cho tổ chức trong việc quản lý tài liệu và làm cho người sử dụng gặp khó khăn trong việc xác định thời gian nhận kết quả.
Các thủ tục hành chính tại lưu trữ lịch sử hiện còn nhiều hạn chế về quy trình thực hiện, thời hạn giải quyết và phí sử dụng tài liệu Cụ thể, thời gian giải quyết hồ sơ là 1 ngày cho tài liệu sử dụng rộng rãi và 4 ngày cho tài liệu hạn chế hoặc quý hiếm Tuy nhiên, thực tế cho thấy thời hạn này thường không được thực hiện đúng do người có thẩm quyền vắng mặt vì lý do cá nhân Bên cạnh đó, việc sao chụp và chứng thực tài liệu cũng chưa có quy định rõ ràng về thời hạn giải quyết, gây khó khăn cho độc giả và nhân viên trong việc xác định thời gian nhận và trả kết quả theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
1.2.2 Các quy định của Ngành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Yêu cầu trong công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là đảm bảo độc giả có thể tiếp cận tài liệu một cách nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả, đồng thời bảo mật thông tin quan trọng Là đơn vị trực thuộc CVTLTNN, TTLTQGIII đã tổ chức công tác khai thác và sử dụng tài liệu theo quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, quy định của ngành.
Quyết định số 22-QĐ/LTNN, ban hành ngày 27 tháng 11 năm 2008, bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, quy định quy trình lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng cho một phông lưu trữ Quyết định này nhằm đảm bảo quản lý và bảo vệ các tài liệu quan trọng, đồng thời quy định rõ ràng các tiêu chí và thủ tục cần thiết để xác định tài liệu nào cần hạn chế sử dụng.
Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN, ban hành ngày 22 tháng 4 năm 2009 bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, quy định quy trình phục vụ độc giả tại phòng đọc và việc cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Quy định này nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo quyền lợi của độc giả trong việc tiếp cận thông tin lưu trữ.
Quyết định số 111/QĐ-VTLTNN ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình giải mật tài liệu lưu trữ
Công văn số 218/VTLTNN-NVTW, ban hành ngày 01 tháng 4 năm 2009, của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, quy định về việc xem xét cho phép người nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
THỰC TRẠNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 20 2.1 Tổng quan về Bộ Giáo dục và Phông Bộ Giáo dục 1945-1980
Sơ lược lịch sử hoạt động của Bộ Giáo dục 1945-1980
Bộ Giáo dục và Đào tạo, trước đây là Bộ Quốc gia Giáo dục, được thành lập theo tuyên cáo của Chính phủ lâm thời VNDCCH vào ngày 28/8/1945, là một trong 13 Bộ đầu tiên của chính quyền dân chủ nhân dân Ngày 09/7/1946, Chính phủ ban hành Sắc lệnh số 119/SL để tổ chức Bộ Quốc gia Giáo dục, với nhiệm vụ quản lý công tác giáo dục và phát triển sự nghiệp giáo dục phổ thông, bổ túc văn hóa.
Bộ Giáo dục được thành lập theo Nghị định 198CP ngày 07/11/1961, có nhiệm vụ quản lý công tác giáo dục theo chính sách của Đảng và Nhà nước Bộ có trách nhiệm hoàn thành kế hoạch phát triển giáo dục phổ thông và bổ túc văn hóa, nhằm bồi dưỡng thế hệ trẻ thành những lao động có ý thức xã hội chủ nghĩa, phẩm chất đạo đức tốt, trình độ văn hóa và kỹ thuật cao, sức khỏe tốt Đồng thời, Bộ cũng phối hợp với các Bộ liên quan để đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế và văn hóa xã hội chủ nghĩa.
Một số nhiệm vụ và quyền hạn chính của Bộ Giáo dục:
Nghiên cứu và đề xuất các chính sách, chế độ, thể lệ liên quan đến giáo dục, đồng thời tổ chức và chỉ đạo việc thực hiện những chính sách, chế độ, thể lệ này để đảm bảo hiệu quả trong công tác giáo dục.
Bộ phụ trách sẽ xây dựng và trình Hội đồng Chính phủ phê duyệt kế hoạch phát triển giáo dục, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch này một cách hiệu quả.
Xây dựng và ban hành các quy chế, chế độ chuyên môn là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao chất lượng giáo dục tại các trường phổ thông, bổ túc văn hóa, đại học và trung cấp chuyên nghiệp Những quy định này giúp đảm bảo sự đồng nhất trong quá trình giảng dạy và học tập, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá và cải tiến chất lượng giáo dục Việc áp dụng các quy chế này sẽ góp phần nâng cao năng lực giảng viên và học sinh, đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hội.
1 Phông Phủ Thủ tướng ML1, hồ sơ 1160, trang 24 chung; chỉ đạo thực hiện các quy chế, chế độ ấy;
Quản lý các trường đại học và trung cấp chuyên nghiệp trực thuộc Bộ, đồng thời theo dõi và tổng hợp tình hình chung của ngành đại học cũng như ngành trung cấp chuyên nghiệp, bao gồm cả các trường thuộc các Bộ khác.
- Quản lý lưu học sinh, nghiên cứu sinh Việt Nam ở nước ngoài và lưu học sinh, NCS nước ngoài ở Việt Nam;
Việc thực hiện các hiệp định giáo dục đã ký kết với nước ngoài và tiến hành trao đổi kinh nghiệm giáo dục là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng giáo dục trong nước mà còn tạo cơ hội học hỏi từ các nền giáo dục tiên tiến trên thế giới.
Vào ngày 11 tháng 10 năm 1965, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã ban hành Quyết định số 165/NQ-TVQH, phê chuẩn việc tách Bộ Giáo dục thành hai bộ: Bộ Giáo dục và Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp Tiếp theo, vào ngày 29 tháng 01 năm 1966, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 19/CP quy định chức năng và nhiệm vụ của Bộ Giáo dục mới.
Bộ Giáo dục có trách nhiệm hỗ trợ Hội đồng Chính phủ trong việc quản lý giáo dục phổ thông, mẫu giáo và chương trình bổ túc văn hóa trên toàn quốc.
Ngày 07/01/1971, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 06/CP sửa đổi tổ chức, bộ máy của Bộ Giáo dục 5
Phông lưu trữ Bộ Giáo dục 1945-1980
2.1.2.1 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và đặc điểm Phông Bộ Giáo dục
Tài liệu phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII được bảo quản với thời gian từ 1945-1980, bao gồm nhiều tài liệu từ thời kỳ kháng chiến (1945-1954) với chất liệu giấy dó, dễ hư hỏng và khó đọc Mặc dù đã lập hồ sơ có mục lục để tra cứu, nhưng chất lượng hồ sơ còn hạn chế, với một số hồ sơ không khớp giữa nội dung và tiêu đề, thời gian chồng chéo, và tiêu đề thiếu cụ thể, không có tác giả rõ ràng, cùng với sự không thống nhất trong trật tự các yếu tố tiêu đề đối với hồ sơ đồng dạng.
2 Phông Phủ Thủ tướng ML1, hồ sơ 1160, trang 24-25
3 Công báo Nước Việt Nam DCCH năm 1965
4 Công báo Nước Việt Nam DCCH năm 1966
5 Phụ lục Công báo Nước Việt Nam DCCH năm 1971, số 1, tr.3
Phông lưu trữ của Bộ Giáo dục chứa 78.3 mét tài liệu, được phân loại và lập hồ sơ theo phương án Mặt hoạt động – Thời gian, phù hợp với đặc điểm của các đơn vị hình thành phông Các nhóm tài liệu chính bao gồm tổng hợp, tổ chức cán bộ, tài vụ kế toán, cùng với tài liệu quản lý chuyên môn giáo dục, như xây dựng, chỉ đạo thực hiện và tổng kết công tác bổ túc văn hóa cho các bậc học từ mẫu giáo đến đại học Ngoài ra, phông cũng bao gồm tài liệu về cải cách giáo dục, phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của Bộ.
Năm 2005, Trung tâm đã tiến hành chỉnh lý nâng cấp khối tài liệu phông
Bộ Giáo dục đã tiến hành chỉnh sửa và hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tại Trung tâm, nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý tài liệu Phông Bộ Giáo dục là một trong những phông quan trọng với khối lượng tài liệu lớn và tần suất sử dụng cao Tài liệu được phân loại và hệ thống hóa hiệu quả theo phương án Mặt hoạt động – Thời gian, phù hợp cho các phông đã kết thúc hoạt động Việc áp dụng linh hoạt các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đã giúp bảo tồn nhiều tài liệu có giá trị thông tin, mặc dù chưa hoàn thiện về mặt pháp lý, phục vụ nhu cầu khai thác của đông đảo độc giả hiện nay.
Bộ Giáo dục đã được đưa ra tu bổ, phục chế những tài liệu có tình trạng vật lý yếu nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu
Mặc dù việc tổ chức khoa học tài liệu tại Bộ Giáo dục mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế nghiêm trọng Nhiều tài liệu thiếu bản chính và không đảm bảo thể thức cần thiết, trong khi các tài liệu quan trọng như Nghị quyết, Quyết định, và báo cáo thường chỉ có bản sao hoặc bản thảo, dẫn đến thiếu sót thông tin quan trọng như ngày tháng, số hiệu văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, và dấu cơ quan Điều này làm giảm tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu, gây khó khăn cho người sử dụng trong việc tham khảo và nghiên cứu.
Mặc dù tài liệu phông đã được chỉnh lý và nâng cấp, đáp ứng cơ bản yêu cầu về tổ chức khoa học tài liệu, nhưng vẫn còn một số hồ sơ chưa được lập hợp lý, bao gồm các vấn đề cần khắc phục.
Tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng, đủ nội dung bên trong hồ sơ
Nhiều hồ sơ trong khối tài liệu này không phản ánh đầy đủ nội dung bên trong, tương tự như tình trạng trùng lặp văn bản Dù có thể lập hồ sơ hợp lý, nhưng vẫn chưa thể hiện toàn bộ thông tin cần thiết trong tài liệu.
Hồ sơ 1018 ghi nhận “Sắc lệnh, thông tư, chỉ thị, nghị quyết của Chủ tịch nước, Bộ Quốc gia Giáo dục về tổ chức bộ máy của Bộ Giáo dục năm 1946” Bên cạnh đó, tài liệu còn bao gồm Nghị định của Bộ Quốc gia Giáo dục liên quan đến việc thành lập Nha Tổng Giám đốc Bình dân học vụ, với 03 Sở phụ thuộc là Sở BDHV Bắc bộ, Trung bộ và Nam bộ.
Hồ sơ 2820 “Tập công văn về quy chế các Trường phổ thông năm 1956-
Năm 1958, Nha Giáo dục phổ thông phát hành tài liệu gồm 213 tờ, trong đó tờ số 144 thông báo về điều kiện dự thi tốt nghiệp trường Phổ thông 10 năm dành cho thí sinh tự do Tờ số 152 chứa Thông tư số 344-PT/KH ngày 19/3/1958, quy định về tuyển sinh vào lớp 8 cho niên học 1958-1959.
Hồ sơ 4327 thuộc phông Bộ Giáo dục bao gồm "Công văn, quyết định, kế hoạch, báo cáo của Thủ tướng, Bộ Giáo dục, Bộ Công an về công tác nghiên cứu sinh, thực tập sinh đi các nước năm 1962-1963" với tổng cộng 324 tờ, trong đó có tờ số
Công văn số 706/CB ngày 27/02/1964 của Bộ Giáo dục đề nghị Bộ Nội vụ thực hiện việc đăng ký hộ khẩu cho cán bộ giảng dạy đang công tác tại các trường thuộc Bộ.
[66, tr.10], văn bản không ghi trích yếu nội dung
Các văn bản bên trong khá nhiều hồ sơ sắp xếp lộn xộn, không theo trật tự logic vấn đề hoặc theo trình tự thời gian
Thực trạng văn bản trong hồ sơ sắp xếp không theo trình tự giải quyết vấn đề hoặc theo thứ tự thời gian cũng còn tồn tại Chẳng hạn:
Hồ sơ 4309 thuộc phông Bộ Giáo dục, bao gồm các tài liệu quan trọng như Tờ số 01-02, là Công văn của Bộ Giáo dục ban hành ngày 11 tháng 8 năm 1964, và Tờ số 03-04, là Công văn của Trường Đại học Tổng hợp ngày 25 tháng 9 năm 1963.
Các văn bản trong hồ sơ sắp xếp không theo trình tự thời gian không chỉ không thể hiện mối liên hệ giữa chúng mà còn gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin.
Hồ sơ 3521 ghi nhận Báo cáo tình hình bình dân học vụ năm 1951 của các Ty Bổ túc văn hóa, trong đó tờ 78-80 trình bày Kế hoạch xây dựng lại phong trào BDHV của Ty Bổ túc văn hóa Quảng Ngãi.
Tình trạng trùng lặp văn bản trong hồ sơ
Khi tổng hợp kết quả khảo sát về tổ chức khoa học tài liệu tại Bộ Giáo dục, chúng tôi nhận thấy rằng mặc dù phông tài liệu đã được chỉnh lý và nâng cấp, vẫn tồn tại tình trạng trùng lặp văn bản trong hồ sơ.
Hồ sơ 30, phông Bộ Giáo dục có tờ 26-30 là Nghị quyết Hội nghị giáo dục ngày 31/8-01/9/1949 của Bộ Giáo dục, thông tin lặp lại trong tờ 31-35
Hồ sơ 104, bao gồm tờ 01-07, chứa Báo cáo tổng kết thành tích giáo dục từ ngày 19/12/1946 của Bộ Giáo dục Thông tin trong tờ này được lặp lại trong tờ 08-15 và có một bản viết tay ở tờ 16-31.
Giá trị của tài liệu Phông Bộ Giáo dục
2.2.1 Là nguồn sử liệu quý giá nghiên cứu lịch sử giáo dục phổ thông
Giáo dục phổ thông là một phần quan trọng của nền giáo dục quốc dân, có nhiệm vụ hình thành nhân cách cho thế hệ trẻ Nó cung cấp tri thức và kỹ năng cơ bản về khoa học, văn hóa, nghệ thuật, hướng nghiệp và rèn luyện sức khỏe, giúp học sinh chuẩn bị cho các bậc học cao hơn, học nghề, và tham gia vào cuộc sống lao động sản xuất Do đó, giáo dục phổ thông đóng vai trò đặc biệt trong mọi quốc gia.
“ngành học xương sống” trong hệ thống giáo dục quốc dân
Trong kháng chiến chống Pháp, giáo dục gặp nhiều khó khăn nhưng vẫn đạt nhiều thành tựu quan trọng cho cuộc kháng chiến toàn dân Đặc biệt, trong giai đoạn kháng chiến chống Mỹ và xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc từ 1954-1975, giáo dục phổ thông (GDPT) đã phát triển vượt bậc và đạt nhiều thành tựu lớn Giáo dục, đặc biệt là GDPT, đóng vai trò quan trọng và có những đóng góp to lớn vào sự nghiệp xây dựng, bảo vệ miền Bắc và thống nhất đất nước.
Qua thông tin tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục đã thấy được ngành GDPT đã đạt được những thành tựu như sau:
Ngành giáo dục phổ thông (GDPT) đã nỗ lực xóa bỏ ảnh hưởng tiêu cực của nền giáo dục thực dân và xây dựng một hệ thống giáo dục thống nhất tại miền Bắc Quá trình cải cách giáo dục diễn ra với những cuộc đấu tranh về quan điểm nhằm loại bỏ những tư tưởng giáo dục phong kiến Kết quả đạt được là lần đầu tiên, vị trí của lao động sản xuất được khẳng định trong nhà trường, đồng thời quan điểm giáo dục cũ đã bị tách rời khỏi đời sống và sản xuất.
GDPT, theo Nghị quyết 22, đã nhấn mạnh vai trò quan trọng của giáo dục trong việc trang bị kiến thức cho hàng triệu lao động, nâng cao nhận thức chính trị và đáp ứng nhu cầu xây dựng kinh tế, văn hóa xã hội chủ nghĩa cũng như trong cuộc kháng chiến chống Mỹ Cuộc cải cách giáo dục năm 1956 cùng các chỉ đạo của Đảng, Nhà nước và Bộ Giáo dục đã góp phần xây dựng và phát triển nền giáo dục miền Bắc theo hướng xã hội chủ nghĩa.
Trong những năm qua, giáo dục phổ thông (GDPT) đã có những bước tiến lớn cả về số lượng lẫn chất lượng, với sự phát triển mạnh mẽ về quy mô trường lớp và số lượng học sinh Đặc biệt, đội ngũ giáo viên cũng đã được phát triển đáng kể, từ 16.013 giáo viên năm 1955 lên tới 176.611 giáo viên năm 1975, tức là tăng gấp 11 lần Tỷ lệ phân bổ giáo viên cho các cấp học cũng có sự cải thiện rõ rệt Không chỉ mở rộng về quy mô, chất lượng GDPT cũng đã được nâng cao, với nhiều trường lớp tiên tiến và học sinh, giáo viên giỏi xuất hiện Những thành tựu này là minh chứng cho sự ưu việt của chế độ xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc, khẳng định rằng GDPT đã có những biến đổi cơ bản từ một nền giáo dục nô lệ, thực dân và phong kiến sang một hệ thống giáo dục phát triển mạnh mẽ và bền vững.
Cũng qua thông tin tài liệu, chúng tôi thấy được bên cạnh những thành tựu của ngành GDPT vẫn còn những hạn chế, cụ thể:
Mặc dù quy mô giáo dục năm sau luôn cao hơn năm trước, nhưng kế hoạch phát triển giáo dục trong một số năm vẫn không đạt yêu cầu Cụ thể, trong năm học 1973-1974, tỷ lệ học sinh cấp I đạt 98% và cấp II đạt 95,8% do tình trạng học sinh bỏ học, trong khi chỉ một số tỉnh như Quảng Ninh, Hải Phòng, Nghệ An, Yên Bái, Vĩnh Linh, Lạng Sơn vượt chỉ tiêu Cấp III đạt 100,6% kế hoạch, nhưng tổng số trường chỉ đạt 11.548 (so với kế hoạch 11.533) và số lớp là 126.840 (so với kế hoạch 131.180), đều thấp hơn so với mục tiêu đề ra.
Chất lượng giáo dục hiện nay mặc dù có sự phát triển mạnh mẽ về quy mô, nhưng vẫn còn thấp và chưa đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển kinh tế xã hội Điều này cho thấy cần có những cải cách để nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện, phù hợp với thời kỳ mới xây dựng lại đất nước.
Công tác giáo dục phổ thông chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của công nghiệp hóa xã hội chủ nghĩa, đặc biệt là trong việc chuẩn bị cho thế hệ trẻ về tinh thần, thái độ, ý thức và khả năng tham gia vào sản xuất lớn Điều này ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển và hoàn thiện ngành nghề của nền kinh tế quốc dân, cũng như sự sẵn sàng tham gia lực lượng dự trữ lao động kỹ thuật của đất nước.
2.2.2 Giúp các nhà quản lý, lãnh đạo đúc rút kinh nghiệm đề ra chủ trương, biện pháp đúng đắn trong công tác phát triển giáo dục
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý và lãnh đạo rút ra kinh nghiệm và xây dựng chiến lược hiệu quả Để đưa ra quyết định quản lý chính xác, họ cần phân tích và xử lý nhiều thông tin, trong đó thông tin từ quá khứ chiếm ưu thế nhờ tính xác thực cao Việc nghiên cứu các tài liệu văn bản lịch sử giúp nhà quản lý kế thừa thành tựu và học hỏi từ những sai lầm của các thế hệ trước, từ đó nâng cao chất lượng quyết định của mình.
Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu tài liệu không chính thức từ Bộ Giáo dục, các nhà quản lý có thể tiếp cận nhiều thông tin hữu ích cho công tác quản lý giáo dục.
Chỉ thị số 114-CP ngày 29/6/1966 của Hội đồng Chính phủ khẳng định cần phát triển giáo dục phổ thông mạnh mẽ và bền vững, đặc biệt chú trọng giáo dục tại vùng công giáo và miền núi Mục tiêu là nâng cao chất lượng một số môn học thiết yếu, chuẩn bị cho cải cách giáo dục và đảm bảo an toàn cho học sinh Đồng thời, việc bồi dưỡng và đào tạo đội ngũ giáo viên vững mạnh, đáp ứng tiêu chuẩn cải cách giáo dục, được coi là vấn đề quan trọng hàng đầu.
Năm 1973, Nghị quyết Trung ương 22 được ban hành, dẫn đến việc Bộ Giáo dục phát hành Bản hướng dẫn nhiệm vụ công tác cho năm học 1973-1974 tại các trường cấp III, trong đó xác định ba nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện.
Phấn đấu khôi phục các hoạt động giáo dục nhằm nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện, đặc biệt là trong lĩnh vực văn hóa và khoa học Đối với những trường có địa điểm chính thức nhưng cơ sở vật chất còn hạn chế, cần thiết phải tu bổ và xây dựng đủ phòng học theo quy cách bằng vật liệu thô sơ hoặc bán kiên cố, đồng thời đầu tư hợp lý vào các phương tiện giáo dục bổ sung.
Các nhà quản lý đầu ngành đang nghiên cứu và đề ra các giải pháp mới cho công tác hợp tác quốc tế trong đào tạo, đặc biệt là trong việc quản lý lưu học sinh Bộ Giáo dục nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý chính trị tư tưởng và học tập của lưu học sinh Theo Bộ, để quản lý lưu học sinh hiệu quả, cần chú trọng đến tư tưởng là gốc rễ và chính trị là yếu tố dẫn dắt Việc quản lý tốt chính trị tư tưởng sẽ giúp lãnh đạo lưu học sinh nỗ lực học tập chuyên môn kỹ thuật đúng ngành nghề và chuẩn bị tốt cho việc phục vụ đất nước sau khi tốt nghiệp.
Quản lý học tập chuyên môn là một yếu tố then chốt trong công tác quản lý lưu học sinh, giúp đảm bảo chất lượng đào tạo và phát triển nghề nghiệp Việc quản lý hiệu quả học tập chuyên môn không chỉ giúp sinh viên nắm vững kiến thức ngành nghề mà còn hỗ trợ trong việc lập kế hoạch đào tạo, phân phối tốt nghiệp và lựa chọn học thêm phù hợp, từ đó phát huy tối đa tài năng của từng cá nhân.
Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại
2.3.1 Đối tượng khai thác và sử dụng tài liệu
Qua tìm hiểu công tác phục vụ độc giả tại TTLTQGIII từ ngày thành lập
Từ năm 1995 đến nay, chúng tôi đã thu thập thông tin chi tiết về tình hình khai thác và sử dụng tài liệu Phông Bộ Giáo dục thông qua hệ thống sổ sách của Phòng đọc và phỏng vấn cán bộ phục vụ độc giả Đối tượng độc giả chủ yếu là cán bộ từ các Viện thành viên của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, cũng như giảng viên và sinh viên từ các trường đại học như Đại học Sư phạm Hà Nội và Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Ngoài ra, còn có nhiều độc giả khác không xác định được đơn vị công tác do thiếu thông tin thống kê Đặc biệt, trong số này có hai độc giả nước ngoài nghiên cứu về đào tạo tại Trường Bổ túc văn hóa công nông và trường phổ thông lao động từ các trường đại học của Hoa Kỳ như Đại học Hawai Pacific và Đại học Brooklyn.
Nghiên cứu của các đối tượng độc giả nhằm thực hiện các đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn và khóa luận tốt nghiệp đại học liên quan đến tình hình giáo dục phổ thông, giáo dục cho các dân tộc thiểu số, cũng như quan hệ hợp tác giáo dục giữa Việt Nam và các quốc gia khác Các thông tin này được phản ánh qua tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục.
2.3.2 Số lượng độc giả khai thác và sử dụng tài liệu
Số lượng độc giả là một chỉ số quan trọng để đánh giá việc khai thác và sử dụng tài liệu tại một lưu trữ cụ thể Tại Trung tâm TTLTQGIII, số lượng độc giả truy cập tài liệu trong phông Bộ Giáo dục chỉ có thể được thống kê qua hệ thống sổ sách, nhưng việc ghi chép không chi tiết và đầy đủ đã gây khó khăn cho việc khảo sát Mặc dù kết quả thống kê chỉ mang tính chất tương đối, nhưng nó vẫn cung cấp những nhận xét và đánh giá khách quan về nhu cầu sử dụng tài liệu của độc giả đối với phông Bộ Giáo dục trong thời gian qua, đồng thời dự đoán nhu cầu trong tương lai.
Trong 7 năm từ 2012 đến 2018, số lượt độc giả khai thác tài liệu phông Bộ Giáo dục tại Trung tâm đã tăng đáng kể, với tổng cộng 725 lượt độc giả Trong đó, 386 lượt (53%) nghiên cứu để viết luận văn, luận án; 232 lượt (32%) phục vụ viết sách và đề tài các cấp; và 107 lượt (15%) cho mục đích cá nhân như tìm kiếm quyết định, thông tư hướng dẫn Sự quan tâm nghiên cứu tập trung chủ yếu vào các năm 2013, 2014 và 2015, phản ánh một trong những mục đích phục vụ nghiên cứu chính của Trung tâm.
2.3.3 Số lượng hồ sơ được sử dụng khai thác
Theo ý kiến của cán bộ phục vụ độc giả tại Phòng đọc, TTLTQGIII đã tích cực khai thác và sử dụng nhiều hồ sơ tài liệu trong các phông.
Bộ Giáo dục hiện đang hỗ trợ công tác nghiên cứu của độc giả, mặc dù hệ thống sổ sách của Trung tâm trước đây chưa hoàn chỉnh, dẫn đến việc không thể thống kê chính xác số lượng hồ sơ phục vụ nghiên cứu Tuy nhiên, chúng tôi có thể suy đoán số liệu thông qua thống kê trong 7 năm gần đây về số lượng hồ sơ đã được cung cấp cho hoạt động nghiên cứu.
Số lượng hồ sơ Phông Bộ Giáo dục đã phục vụ sử dụng từ năm 2012 – 2018 Đơn vị tính: hồ sơ
(Nguồn: Tổng hợp từ Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu qua các năm tại TTLTQG III)
Từ năm 2012 đến 2018, Trung tâm Thông tin Tư liệu Quốc gia III đã phục vụ trung bình khoảng 200 hồ sơ thuộc Phông Bộ Giáo dục mỗi năm cho các mục đích khác nhau của độc giả Trong khi tổng số hồ sơ của Phông Bộ Giáo dục hiện có là 5.521, số lượng hồ sơ được phục vụ hàng năm chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ.
3.62% tổng số hồ sơ hiện có
2.3.4 Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục
Tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục đã được tổ chức khai thác và sử dụng qua nhiều hình thức, bao gồm việc phục vụ độc giả tại phòng đọc Đặc biệt, tài liệu còn được giới thiệu thông qua triển lãm “Hợp tác Việt Nam – Liên”.
Bang Nga trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo” (tháng 01/2009); 01 cuộc trưng bày chuyên đề “Cách mạng tháng Tám – xây dựng và củng cố chính quyền”
(tháng 8/2006); 02 cuốn sách: “Hà Nội sự kiện sự việc” (tháng 01/2008); “Thăng
Bài viết "Long - Hà Nội, thời đại Hồ Chí Minh" (tháng 12/2013) và "Chủ tịch Hồ Chí Minh với phong trào bình dân học vụ" (2010) đã được nghiên cứu kỹ lưỡng Thêm vào đó, trong quá trình tìm hiểu tài liệu từ Bộ Giáo dục, chúng tôi phát hiện một số tài liệu vẫn đang được sử dụng để phục vụ nhu cầu trưng bày và triển lãm theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức.
Phông Bộ Giáo dục sở hữu nhiều tài liệu quý hiếm và nội dung phong phú, đã phục vụ một lượng lớn độc giả thông qua TTLTQGIII Số lượng nghiên cứu khóa luận, bài tập lớn, luận văn và luận án sử dụng tài liệu từ phông này rất đáng kể Ngoài ra, những cuốn sách như “Học sinh miền Nam tư liệu và kỷ niệm” và “Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 50 năm thành lập, 42 năm xây dựng và phát triển tại Xuân Hòa” là những minh chứng cụ thể cho giá trị của tài liệu này.
Những cuốn sách được trình bày đẹp và nội dung chi tiết, được phát hành rộng rãi, thể hiện sự nỗ lực của các nhà nghiên cứu và sự đóng góp quan trọng của TTLTQGIII trong việc hỗ trợ độc giả Điều này chứng tỏ hiệu quả trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLTQGIII, đồng thời khẳng định vai trò của cơ quan này trong việc cung cấp tài liệu nghiên cứu.
Các công trình nghiên cứu thường được hoàn thành vào những dịp kỷ niệm thành lập hoặc các sự kiện trọng đại của đơn vị Các đề tài nghiên cứu, luận văn và luận án đều hoàn thành đúng tiến độ đã được giao, đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng trong công tác nghiên cứu.
Về hình thức công bố kết quả công trình nghiên cứu lịch sử: cuốn sách
Cuốn sách “Học sinh miền Nam tư liệu và kỷ niệm” đã được phát hành dưới dạng ấn phẩm phổ biến, mang đến cho độc giả những tài liệu và kỷ niệm phong phú về học sinh miền Nam Với độ dày ấn tượng, cuốn sách này hứa hẹn sẽ là nguồn tư liệu quý giá cho những ai quan tâm đến lịch sử và văn hóa học đường miền Nam.
Bài viết này gồm 800 trang, kèm theo hình ảnh minh họa, ghi lại những văn bản quan trọng đánh dấu các mốc lịch sử trong hoạt động của các trường học sinh miền Nam.
Tài liệu lưu trữ phục vụ cho các công trình nghiên cứu chủ yếu bao gồm các báo cáo tổng kết năm và các nghị định, quyết định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Những tài liệu này được sử dụng để biên soạn sách và luận văn, luận án, chẳng hạn như Báo cáo tổng kết công tác giáo dục phổ thông năm 1956 của Bộ Giáo dục và thống kê chất lượng giáo viên, học sinh các cấp năm học 1967-1968.
Qua những nội dung tác giả đã trình bày trong chương 2, có thể thấy rằng