Đang tải... (xem toàn văn)
Trong chương trình đào tạo, thực hiện thực tập có vị trí đặc biệt quan trọng. Nếu nói kiến tập là quá trình làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp cho mỗi sinh viên làm quen với công việc. Thì thực tập là quá trình trải nghiệm thực tiễn, tích luỹ kinh nghiệm. Đây là một môn học thực tiễn mà bất cứ ngành học nào cũng phải có. Mục đích của đợt thực tập chủ yếu là, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, tích lũy, học hỏi thêm về kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng làm việc thực tế của một cán bộ Văn thư – lưu trữ. Đồng thời, qua quá trình thực tập, nhà trường có thể đánh giá được năng lực thực sự của mỗi sinh viên trong quá trình học tập và giải quyết công việc thực tế.
A PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa Như biết, công tác văn thư lưu trữ có vai trị vơ quan trọng việc quản lý hoạt động đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp, đặc biệt hoạt động quản lý nhà nước Nhận thấy vai trò ý nghĩa công tác văn thư lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định 213/QĐ-ĐHNV ngày 24/04/2012 việc thành lập Khoa Văn thư – Lưu trữ Khoa Văn thư – Lưu trữ đơn vị chuyên môn thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức tổ chức thực hoạt động giáo dục, đào tạo trình độ đại học, sau đại học; tổ chức hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ gắn với chuyên môn Khoa; thực hoạt động hợp tác quốc tế; khoa học công nghệ phù hợp với mục tiêu, phương hướng phát triển Trường Nhằm đào tạo nguồn nhân lực phục vụ cho đất nước, xã hội Trong chương trình đào tạo, thực thực tập có vị trí đặc biệt quan trọng Nếu nói kiến tập q trình làm sáng tỏ lý thuyết học, bước đầu giúp cho sinh viên làm quen với cơng việc Thì thực tập q trình trải nghiệm thực tiễn, tích luỹ kinh nghiệm Đây môn học thực tiễn mà ngành học phải có Mục đích đợt thực tập chủ yếu là, trực tiếp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, tích lũy, học hỏi thêm kiến thức chun mơn kỹ làm việc thực tế cán Văn thư – lưu trữ Đồng thời, qua q trình thực tập, nhà trường đánh giá lực thực sinh viên q trình học tập giải cơng việc thực tế Lý chọn địa điểm thực tập Để thực tốt kế hoạch nhà trường đề nhằm bổ sung nâng cao kiến thức thực tế cho sinh viên trước trường Từ đó, tìm hiểu học hỏi kỹ giải cơng việc quan Nhà Nước Vì chọn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm đại điểm thực tập Khó khăn, thuận lợi trình thực tập Được giới thiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý lãnh đạo nhận vào thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, từ ngày 22/02/2021 đến ngày 19/4/2021 Đối với thân đợt thực tập giúp thân củng cố lại kiến thức chuyên môn hoạt động Lưu trữ Bằng kiến thức lý thuyết học, đợt kiến tập vừa vận dụng vào thực tế giải số vấn đề thực tiễn cơng việc thực tập Trong q trình thực tập tơi có gặp số khó khăn như: lần đầu thực việc làm thực tế nên nhiều bỡ ngỡ, phải thời gian đầu làm quen; Tuy nhiên có nhiều thuận lợi như: hướng dẫn, giúp đỡ tận tình thầy cô cán nơi kiến tập giúp em hồn thành tốt cơng việc Đợt kiến tập giúp em rút cho ưu điểm hạn chế thân, từ tìm cho phương hướng phấn đấu để hồn thành tốt cơng việc tương lai Để có kết này, xin chân thành cảm ơn thầy, cô khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho kiến thức trọng tâm kỹ năng, nghiệp vụ công tác Lưu trữ Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành tốt đợt kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn! B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: sở pháp lý quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chương 2: thực trạng cơng tác chỉnh lí Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Phịng Nội vụ * Quy chế cơng tác văn thư: CTVT-LT Phòng Nội vụ ban hành năm 2013 bãi bỏ năm 2017, đến chưa ban hành *Các văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư: Ngồi thực quy chế cơng tác văn thư, phòng tổ chức triển khai thực văn quy phạm pháp luật hướng dẫn thực CTVT-LT khác để tạo thống nhất, đồng q trình thực có giá trị mặt pháp lý như: - Nghị định 30//2020/NĐ-CP ngày 20 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 07 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sử đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; - Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCN-BTCCBCP ngày 06/5/2002 việc hướng dẫn số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội Vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn; - Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng 2.1.2 Công tác soạn thảo ban hành văn Phịng Nội vụ UBND huyện Thuận Châu Cơng tác soạn thảo văn ban hành văn hai công việc thiếu công việc hoạt động quản lý quan, tổ chức, đặc biệt quan nhà nước Vì vậy, phịng Nội vụ đặc biệt coi trọng hai công tác a.Các loại văn Phòng Nội vụ ban hành Nhiệm vụ Phịng Nội vụ quan chun mơn, tham mưu, giúp việc cho UBND huyện nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành chính.Các văn hành thường soạn thảo bao gồm văn sau: định, thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,cơng văn, giấy mời, giấy giới thiệu… Tùy vào nhiệm vụ cụ thể mà chuyên viên soạn thảo văn đạo cấp chịu trách nhiệm trình soạn thảo văn hành phục vụ cho giải vấn đề liên quan,ra định hành chính… b.Thẩm quyền ban hành văn Các loại văn thuộc thẩm quyền ban hành Phòng Nội vụ gồm: tờ trình, báo cáo, kế hoạch, chương trình, biên bản, định, công văn, giấy mời, giấy đường số văn liên quan đến chyên môn phịng Ví dụ: Năm 2019 Phịng Nội vụ ban hành 2411 văn bản, có 1054 định; 561 tờ trình; số loại văn khác c.Thể thức kỹ thuật trình bày Trong cơng tác soạn thảo văn bản, thể thức văn yếu tố thông tin cần thể văn định theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền kỹ thật soạn thảo giúp người nhận dễ hiểu hiểu cách thống Thể thức kỹ thuật soạn thảo văn Phòng Nội vụ thực theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ ngày 05 tháng 03 năm 2020 công tác văn thư Cụ thể: *Về thể thức: ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN THUẬN CHÂU Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: / QĐ-UBND Thuận Châu, ngày tháng năm - Trong văn gồm: Quốc hiệu Tiêu ngữ; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh thời gian ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu, chữ ký số quan, tổ chức; nơi nhận - Tên loại văn trình bày phần văn bản, nội dung trích yếu văn ngắn gọn nằm tên loại văn - Nội dung văn trình bày rõ ràng văn - Chữ ký trình bày góc bên phải băn bản, chuyên viên văn thư đóng dấu bao trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái - Ngoài thành phần nêu trên, văn Phịng Nội vụ có thêm thành phần khác như: Phụ lục( thường bảng kê) ; ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành *Về kỹ thuật trình bày: - Là phận văn thư Phòng Nội Vụ, tất văn trình bày theo thể thức kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Về phơng chữ trình bày văn bản: Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 - Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày: + Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297mm) + Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình ; văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4(định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) + Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4): Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm d Quy trình soạn thảo văn Ý thức tầm quan trọng công tác soạn thảo văn bản, cán chun viên Phịng Nội vụ phân cơng nhiệm vụ rõ ràng; Tồn cơng tác soạn thảo văn chuyên viên trực tiếp soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo quy trình khoa học Từ đó, hạn chế sai lệch nội dung văn nhữngchuyên viên có trình độ chun mơn, am hiểu lĩnh vực hoạt động Ví dụ: Chun viên Qng Văn Chung phân công mảng liên quan đến cán cơng chức cấp xã *Quy trình soạn thảo ban hành văn tiến hành sau: - Thu thập xử lý thông tin: Tùy thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng văn cán cấp định cá nhân phối hợp phòng liên quan soạn thảo, phát sinh từ nhu cầu cơng việc phịng cần phải có văn phịng tiến hành rà sốt lại văn bản, thơng tin thực tiễn, tình hình thực tế phòng cải tiến quy định để phân tích, chọn lọc thơng tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, quy định, đầy đu thông tin - Xây dựng đề cương viết văn bản: Sau xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan thống hướng xây dựng dự thảo, chuyên viên phân công dự thảo tiến hành dự thảo văn theo thể thức văn quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế, quy trình,…) bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn - Duyệt sửa chữa thảo: Chuyên viên văn thư lưu trữ nhận dự thảo trình ký chuyên viên soạn thảo soát xét lần cuối nội dung văn theo góp ý, kiểm tra bố cục, hình thức văn theo quy định Nếu cần thiết phải chỉnh sửa tiếp phải trả lời cho phịng dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa lần cuối trước trình ký Nếu dự thảo đầy đủ, khả thi tham mưu lãnh đạo định ban hành phê duyệt Lãnh đạo thẩm quyền ký văn để xem xét, ký ban hành phê duyệt văn Nếu nhận thấy văn chưa quy định, nội dung chưa phù hợp, khơng khả thi chuyển trả lại phòng dự thảo chỉnh sửa cho phù hợp trình ký lại - Hồn chỉnh ký ban hành văn bản: Sau hoàn chỉnh văn bản, Trưởng phịng ký văn bản, ủy quyền cho Phó trưởng phịng ký Khi ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai * Trang thiết bị phòng : - 06 chuyên viên đầu tư máy tính máy in riêng; - Phịng có 01 máy Scan 01 máy Photocoppy Ảnh: bàn làm việc chuyên viên (phụ lục 02 ) 2.1.3 Quản lý văn a Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng năm văn - Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo Trưởng phịng xem xét, giải - Ghi số văn bản: Tất văn quan, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý , trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chuyên viên soạn văn có nhiệm vụ chuyển băn lên văn thư UBND để đăng ký văn bản, lấy số văn nhập văn lên hệ thống quản lý văn điện tử + Đối với văn để tham mưu, chuyên viên lên Văn thư huyện để lấy số văn gửi kèm mềm hệ thống +Đối với văn phịng, chun viên soạn văn lấy số văn chị Lê Thị Kiều Oanh Việc ghi số văn hành thực theo quy định hành pháp luật - Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định hành pháp luật - Văn mật đánh số đăng ký riêng b.Đăng ký văn - Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính - Lập sổ đăng ký văn đi: tất văn phòng đăng ký hệ thống c.Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, khẩn - Nhân bản: Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian quy định - Đóng dấu: Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu mật đóng số văn d Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Chuyển phát văn đi: Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn Theo dõi việc chuyển phát văn đi.Văn thư có trách nhiệm theo dõi chuyển phát văn e Lưu văn - Đối với văn tham mưu cho UBND huyện, văn lưu 02 bản: gốc lưu Văn thư UBND huyện 01 lưu hồ sơ công việc - Đối với văn thuộc thẩm quyền phòng, văn lưu 02 bản: gốc 01 không dấu lưu văn thư phòng 2.1.4 Quản lý giải văn đến a Tiếp nhận văn đến - Tiếp nhận văn đến: Sau tiếp nhận văn đến, chuyên viên Văn thư phòng kiểm tra số lượng bì, kiểm tra số lượng bì, tình trạng bì, kiểm tra nơi nhận dấu niêm phong (đối với văn mật), kiểm tra nơi gửi trước nhận ký nhận - Phân loại bì: loại bóc bì (Bì gửi chung cho quan); loại VT khơng bóc bì (Văn mật, ghi đích danh người nhận văn bản) - Đóng dấu đến, ghi số ngày đến: Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến Ảnh: bì Phịng Nội vụ ( phụ lục 03) b Đăng ký văn đến - Đăng ký văn đến: Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến máy tính c Trình chuyển giao văn đến Sau đăng ký, văn đến Văn thư phải kịp thời trình người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, đạo giải Trưởng phịng có trách nhiệm đạo, giải kịp thời văn đến quan phối hợp với đơn vị khác giải văn đến có liên quan Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải d giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật 2.1.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan tài khoản dấu riêng Vì vậy, quản lý sử dụng dấu công việc quan trọng phòng *Các loại dấu Phòng Nội vụ phép sử dụng bảo quản: - Dấu phòng Nội vụ -Dấu chức danh (dấu chức danh Trưởng phòng, Phó trưởng phịng, chun viên) Ảnh: Các loại dấu phịng phép bảo quản, sử dụng ( phụ lục 04) *Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu: Con dấu chị Lường Thị Thanh người chịu trách nhiệm quản lý đóng dấu Dấu đóng quy định, đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn thức Dấu đóng vào 1/3 chữ ký lệch bên trái, phòng dùng mực dấu mực đỏ để đóng lên văn *Bảo quản dấu: Con dấu sau sử dụng cất lại vào ngăn kéo riêng có khóa chắn.Mỗi tháng chuyên viên vệ sinh dấu lần 2.2 Thực tiễn cơng tác lưu trữ phịng Nội vụ UBND huyện Thuận Châu 2.2.1 Cách thức tổ chức công tác lưu trữ Phòng Nội vụ a.Tổ chức phận Với vị trí quan trọng quan nên cán Lưu trữ bố trí làm việc bàn phù hợp có đầu tư trang thiết bị như; có phịng kho, giá đựng tài liệu,…, Bộ phận làm cơng tác lưu trữ có nhiệm vụ sau: - Bộ phận thực công tác lưu trữ đặt quản lý Trưởng phịng phó phịng Nội Vụ - Quản lý công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội Vụ, thu thập, chỉnh lý, bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đơn vị trực tiếp quản lý b.Tổ chức nhận Cán nhân tố đống vai trị quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan.Trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học hợp lý dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán chun mơn thấp, khơng đào tạo ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan ,đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Hiện phịng Nội vụ có 01 cán phụ trách công tác văn thư- lưu trữ chị Lường Thị Thanh đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ nên thực công tác lưu trữ đạt hiệu cao 2.2.2.Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ Phòng Nội vụ huyện Thuận Châu chưa đủ điều kiện để thành lập phơng Phịng Nội vụ huyện - Tên phông: Phông lưu trữ UBND huyện Thuận Châu - Giới hạn thời gian tài liệu: 1996 đến - Khối lượng: 344 mét tài liệu - Tình trạng phơng: qua chỉnh lý tiếp tục chỉnh lý - Công cụ thống kê, tra cứu: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ, sở liệu lưu trữ a.Số lượng phông, loại hình tài liệu phơng - Tài liệu phơng gồm: tài liệu 13 phịng (Văn phịng HĐND UBND; phòng Nội vụ; phòng Tư pháp; phòng Tài chính-Kế hoạch; phịng Tài ngun-Mơi trường; phịng Lao động-Thương binh Xã hội; phịng Văn hóa Thơng tin; phịng giáo dục Đào tạo; phòng Y tế; Thanh tra huyện) -Gồm 01 phông: Phông lưu tữ UBND huyện Thuận Châu - Các loại hình tài liệu lưu trữ: + Tài liệu hành , bao gồm thể loại văn như: định, báo cáo, thông báo,… thành phần tài liệu chủ yếu,phán ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt quy hoạch xây dựng, quản lý đất, địa giới hành + Tài liệu khoa học kỹ thuật: có khối lượng hình thành q trình hoạt động phòng Nội dung chủ yếu vẽ kỹ thuật văn liên quan cơng trình xây dựng trụ sở làm việc, trạm y tế, trường học, nhà văn hóa, nhà ở… + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình (tài liệu nghe nhìn): loại hình tài liệu có ít, chủ yếu băng video tài liệu ảnh (dương bản) ghi lại kiện… b.Nội dung tài liệu phông lưu trữ Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu phòng Nội vụ mà chia tài liệu thành lĩnh vực sau: - Tập lưu công văn: bao gồm tất công văn sản sinh hoạt động Phịng; - Tài liệu cơng tác tổ chức, biên chế, bao gồm văn tỉnh, huyện, Phịng; - Tài liệu cơng tác cơng chức, viên chức, cán bộ, bao gồm văn tỉnh, huyện, phịng; - Tài liệu cề cơng tác cải cách hành chính; - Tài liệu cơng tác tôn giáo; - Tài lệu công tác tra 2.2.3 Thu thập tài liệu vào lưu trữ a.Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ phòng Nội vụ Hồ sơ, tài liệu thu từ nguồn: lãnh đạo Phòng; … xã, thị trấn; 78 trường từ bậc mầm non, bậc tiểu học, bậc trung học sở; cá nhân, công chức ,viên chức huyện,… b.Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ phòng Nội vụ Bao gồm toàn hồ sơ tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ năm trở lên Trừ hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc, hồ sơ chưa giải xong trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì, văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo c.Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ phòng Nội vụ Cuối năm phòng Nội vụ tiến hành thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện tài liệu, hồ sơ thuộc quản lý phòng thu vào kho phòng d.Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ phòng Nội vụ Khi giao nộp hồ sơ phải lập hai Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu hai biên giao nhận tài liệu, bên giữ 2.2.4 Xác định giá trị tài liệu a Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ phòng Nội vụ Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người trưởng phịng việc định giá trị tài liệu, mục tài liệu cần bảo quản lưu trữ, mục tài liệu hết giá trị sử dụng,… văn trình trưởng phịng định Hội đồng họp ,bàn xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm; xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy, thời hạn bảo quản tài liệu thực theo quy định thời hạn bảo quản tài liệu Cục Văn thư lưu trữ ban hành b.Xử lý tài liệu loại Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ nhà nước quy định pháp luật hành liên quan - Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Trưởng phòng định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ phịng sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến văn quan có thẩm quyền Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin tài liệu Nghiêm cấm cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức bán tài liệu tiêu hủy thị trường tự Tài liệu tiêu hủy cách thiêu cháy, có người thay phiên thiêu hủy, đảm bảo tài liệu phải cháy hoàn toàn 2.2.5.Chỉnh lý khoa học tài liệu - Tài liệu phòng nội vụ cịn tài liệu bó gói, khơng có bìa hồ sơ cặp đựng Phần lớn tài liệu chỉnh lý - Phương án phân loại tài liệu phòng Nội vụ áp dụng: phương án mặt hoạt động – thời gian Tài liệu phòng phân theo mặt hoạt động Sau phân theo năm Tài liệu sau phân theo năm phân thành nhóm lớn ,nhóm vừa nhỏ - Khi chỉnh lý loại khỏi nháp, thảo khơng có chữ ký, khơng dấu, loại sao( dấu đen) khơng có giá trị lưu trữ, tài liệu khơng liên quan đến chức nhiệm vụ củaphịng, tài liệu hỏng không sử dụng được, tài liệu hết giá trị như: giấy mời, lịch công tác… tài liệu trùng thừa - Hồ sơ lưu trữ biên mục bên viết chứng từ kết thúc đánh số trang bên trong.Tài liệu phòng xếp theo hệ thống phương pháp khoa học Ghi bìa hồ sơ cho vào hộp đựng tài liệu, dán nhán xếp hộp lên giá Ảnh: Hồ sơ chỉnh lý ( Phụ lục 05) 2.2.6 Kho lưu trtrữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ * Kho lưu trữ: Phịng nội vụ có 02 kho lưu trữ riêng, 01 phòng tầng tòa nhà C11 01 phòng cạnh phịng chun viên Vì hạn chế kinh phí nên phòng nhỏ, nhiều tài liệu bảo quản phòng chuyên viên , bảo quản tủ hộp bảo quản tài liệu Diện tích phịng số 01: 20m2 Diện tích phịng số 02: 9m2 * Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Trong kho có quạt gió, có xếp bàn làm việc, chổi lau để vệ sinh, có hệ thống ánh sáng máy hút ẩm cỡ nhỏ cho phòng Có đầu tư giá tủ đựng tài liệu, có hộp, cặp, bìa hồ sơ tiêu chuẩn quốc gia Ảnh: góc kho lưu trữ phịng ( Phụ lục 06) Ảnh: hộp, bìa hồ sơ bảo quản tài liệu ( Phụ lục 07) Chương 3: So sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ 3.1 Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng phòng Nội vụ Cơng tác văn thư lưu trữ phịng Nội vụ sát với lý luận, áp dụng thực sở theo văn quy định Nhà nước 3.1.1 Về công tác văn thư a.Công tác soạn thảo văn Công tác soạn thảo văn phòng nội vụ dựa nghị định 30 nên giống với lý luận công tác soạn thảo văn đảm bảo quy trình Đảm bảo bước quy trình soạn thảo văn Cụ thể: - Thu thập xử lý thông tin - Xây dựng đề cương viết văn - Duyệt sửa chữa thảo - Hoàn chỉnh ký ban hành văn Thẩm quyền ký áp dụng theo quy định b.Quản lý văn văn đến, giải văn đến - Tất văn đi, đến quan phải tập chung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải - Văn đi, đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (văn Mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành c Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ giống với lý luận thời gian nộp lưu hồ sơ, tài liệu với quy định pháp luật e Quản lý sử dụng dấu Cách thức sử dụng bảo quản dấu với quy định.Việc quản lý sử dụng dấu phòng đạo thực theo quy định văn hướng dẫn Nhà nước dấu đóng lên 1/3 chữ ký đóng dấu vào văn có đầy đủ thơng tin, rõ ràng 3.3.2.Về công tác lưu trữ -Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức để xác định nguồn thành phần tài liệu thu thập - Xác định giá trị tài liệu , chỉnh lý tài liệu thực quy định Có thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu , tiêu hủy tài liệu trình tự, tiêu hủy tài liệu giống với lý thuyết Trang thiết bị bảo quản tài liệu chuẩn ISO: bìa hồ sơ, cặp hộp đựng tài liệu, giá để tài liệu… 3.2 Điểm khác lý luận thực tiễn áp dụng Phòng Nội vụ Trong thực tiễn, dù có thực dựa sở lý luận,quy định của nhà nước có vài điểm khác Tại phòng Nội vụ điểm khác công tác văn thư lưu trữ bao gồm: a Về công tác soạn thảo văn Trong nhiều trường hợp, lý thời gian nên chuyên viên trực tiếp sọan thảo băn tự kiểm tra đem trình ký Việc ban hành văn chưa đảm bảo tính bảo mật Vẫn có trường hợp mang tài liệu quán photo b Quản lý văn Nếu văn văn mật , khẩn mang lên đóng dấu mật khẩn phịng Văn thư UBND phịng Nội vụ khơng sử dụng quản lý dấu mật, khẩn Trong trình chuyển giao văn bả, văn gửi Sở Nội vụ, quan cấp gửi văn điện tử có chữ ký số chuyển fax Nếu văn gửi cho phòng , ban huyện có người chuyển giao trực triếp Đối với quan , đơn vị cấp trực tiếp gọi điện thọai để người đến lấy Lưu văn hai đơn vị văn thư huyện, phịng lưu 01 khơng dấu để phục vụ cho hoạt động phịng Phịng khơng lập sổ đăng ký văn máy tính c Quản lý giải văn đến Trong trình chuyển giao văn đến chưa đảm bảo tính bí mật Có trường hợp nhờ người chuyển giao văn mật , khơng có bao bì Phịng không lập sổ đăng ký văn đến máy tính d Quản lý sử dụng dấu Nguyên tắc quản lý dấu phòng nội vụ chưa đảm bảo , có trường hợp cán khác phòng sử dụng dấu Dấu sau để vào ngăn kéo khơng khóa chưa đảm bảo tính an tồn cho dấu 3.3 Đề xuất kiến nghị 3.3.1 Đối với phòng Nội vụ Qua khảo sát hịng Nội vụ huyện Thuận Châu, tơi xin đưa số kiến nghị : Công tác văn thư lưu trữ phòng quan tâm , củng cố, nghiệp vụ công tác bước quy định cụ thể Những nội dung thực tương đối tốt Tuy nhiên, cần lưu ý vài vấn đề sau: - Trong trình lưu văn đi, cần lư 02 để đưa vào hồ sơ lập; - Các văn mật cần cho vào bì chuyển giao cẩn thận, tránh rò rỉ tài liệu - Về phía đội ngũ cán , cơng chức , có 01 cán làm cơng tác văn thư kiêm lưu trữ Mặt khác , nghiệp vụ cán chuyên viên tham gia trình soạn thảo văn qn trình thực cơng tác văn thư , lưu trữ chưa theo kịp u cầu cơng việc đề ra, lí phần lafdo khố lượng công việc lớn, lượng tài liệu sản sinh nhiều Vì , cần bố trí thêm nhân lực cho mảng văn thư lưu trữ phịng - Khen thưởng, khích lệ đưa số ưu đãi cho cán , chuyên viên thực tốt công tác - Cần đầu tư loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn phòng đơn vị, đặc biệt ý đầu tư máy photocoppy khối lượng công việc nhiều, máy phải hoạt động thường xun khơng tránh khỏi hao mịn máy móc, máy bị hỏng hóc ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc - Cần khẩn trương tiến hành chỉnh lý tài liệu năm để tránh dẫn đến khối lượng lớn tài liệu bị tồn đọng, gây khó khăn cho việc tra cứu, sử dụng tài liệu - Nên đầu tư máy cát , hủy tài liệu Để tránh trường hợp đốt gây an tồn nghiễm mơi trường 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Sau kết thúc năm học lý thuyết giảng đường, nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên đến kiến tập trực tiếp quan tổ chức, sau q trình kiến tập tơi xin đưa số kiến nghị sau: - Nhà trường nói chung, khoa Văn Thư – lưu trữ nói riêng nên cho sinh viên kiến tập sớm cho sinh viên Thi kết thúc học phần trước thực khóa kiến tập để tập trung thời gian kiến tập có kết cao kỳ thi kết thúc học phần - Khoa nên xếp lịch thi hợp lý để tránh tình trạng lịch thi gấp, gây áp lực cho sinh viên - Nhà trường Khoa cần tạo điều kiện trang bị đầy đủ trang thiết bị liên quan đến ngành nghề đào tạo để sinh viên tiếp xúc thực hành nhiều để trường làm quan sinh viên khơng cịn nhiều bỡ ngỡ - Tổ chức chia sẻ, buổi diễn thuyết chia sẻ nghiệp vụ, kỹ giúp sinh viên vững vàng nghiệp vụ lẫn kỹ trước thực tế - Về phía Khoa Văn thư – Lưu trữ nên tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên đến thăm Trung tâm Lưu trữ lịch sử, đến đơn vị thực nghiệp vụ chuẩn xác, mẫu mực, kho có điều kiện bảo quản tốt nay,… để sinh viên có kiến thức thực tế phục vụ cho việc học tập Trên số ý kiến đóng góp tơi khoa Văn thư- Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ phòng Nội vụ , sinh viên kiến tập nên cách nhìn nhận, đánh giá vấn đề cịn nhiều hạn chế, chưa thể nhìn nhận sâu rộng hết vấn đề Do khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận ý kiến đóng góp cán hướng dẫn kiến tập quý thầy, cô giáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ B PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian 20 ngày kiến tập phịng Nội vụ giúp tơi trau dồi thêm nhiều kiến thức Đây khoảng thời gian ngắn vô ý nghĩa sinh viên năm thứ ba tơi Qua q trình kiến tập phịng giúp tơi trưởng thành nhiều, vận dụng kiến thức lý luận quan sát thực tiễn để thực quy trình nghiệp vụ công tác văn thư học áp dụng vào thực tế khơng phải khó khơng đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn thứ cho phù hợp với cơng việc Trong q trình kiến tập cịn nhiều bỡ ngỡ nên thân khơng thể tránh khỏi vài sai xót dạy, hướng dẫn tận tình anh, chị tơi học tập nhiều nghiệp vụ Qua đây, xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Văn Thư – Lưu trữ nói riêng tạo điều kiện cho kiến tập thực tế quan để học hỏi thêm nhiều kiến thức nhiều kinh nghiệm quý báu để tự tin hơn, giúp ích thêm nhiều đường tương lại sau Đồng thời xin chân thành gửi lời cảm ơn tới phịng Quản lý Đơ thị tiếp nhận, giúp đỡ tận tình, bảo tơi thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo Khoa Văn thư- Lưu trữ tất thầy cô giáo trường dìu dắt tơi suốt q trình học tập, cảm ơn chị Bạc Thị Hằng – chuyên viên , Lò Văn Quyết – Trưởng phòng tất anh chị cơng tác phịng hướng dẫn giúp đỡ tơi tận tình thời gian qua Trên báo cáo kiến tập tơi, tơi cố gắng để hồn thành kinh nghiệm chưa nhiều, hiểu biết hạn chế lần áp dụng kiến thức học vào thực tế nên bỡ ngỡ khơng tránh khỏi sai sót Vì vậy, kính mong thầy, giáo anh chị quan góp ý để báo cáo tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! D.PHỤ LỤC Phụ lục 1: Ảnh UBND quận Tây Hồ (Nguồn: Ảnh tác giả chụp) Phụ lục 02: Ảnh bàn làm việc chuyên viên (Nguồn: Ảnh tác giả chụp) Phụ lục 3: Ảnh bì Phịng Nội vụ Phụ lục 04: Ảnh loại dấu phòng phép bảo quản, sử dụng (Nguồn: Ảnh tác giả chụp) Phụ lục 05: Ảnh hồ sơ chỉnh lý (Nguồn: Ảnh tác giả chụp) Phụ lục 06: Ảnh góc kho lưu trữ phịng (Nguồn: Ảnh tác giả chụp) Phụ lục 07: Ảnh hộp, bìa hồ sơ bảo quản tài liệu ... pháp lý quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chương 2: thực trạng cơng tác chỉnh lí Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp... - Tài liệu cề cơng tác cải cách hành chính; - Tài liệu công tác tôn giáo; - Tài lệu công tác tra 2.2.3 Thu thập tài liệu vào lưu trữ a.Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ phòng Nội vụ Hồ sơ, tài liệu. .. trị tài liệu tiêu hủy tài liệu , tiêu hủy tài liệu trình tự, tiêu hủy tài liệu giống với lý thuyết Trang thiết bị bảo quản tài liệu chuẩn ISO: bìa hồ sơ, cặp hộp đựng tài liệu, giá để tài liệu? ??