Đang tải... (xem toàn văn)
ĐỀ CƯƠNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 20202024ĐỀ CƯƠNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 20202024ĐỀ CƯƠNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 20202024ĐỀ CƯƠNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 20202024ĐỀ CƯƠNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 20202024ĐỀ CƯƠNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 20202024
Họ & tên: Lưu Thị Hương MSV: 1705LTHB036 UBND TỈNH SƠN LA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: 99/KH-UBND Sơn La, ngày 05 tháng 02 năm 2021 ĐỀ CƯƠNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2020-2024 Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị lưu trữ; Căn Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Căn Thông tư số 06/2011/TT-BTTT ngày 28/02/2011 Bộ Thông tin truyền thông quy định lập quản lý chi phí đầu tư ứng dụng cơng nghệ thơng tin; Căn Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế-kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; Căn Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước; Căn Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; Căn Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030; Căn Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; Căn Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc xây dựng sở liệu lưu trữ I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 1.Mục đích - Chuyển phương thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công cách nhanh chóng, xác đảm bảo chất lượng Cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý quản lý nhà nước địa bàn tỉnh - Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp cung cấp thông tin phục vụ tra cứu tổ chức, cá nhân - Tài liệu lưu trữ số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có lưu dự phịng tài liệu lưu trữ gốc hỗ trợ việc thực tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu - Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp gốc giấy sang khai thác dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thơng tin nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ văn gốc (bằng giấy) - Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho việc khai thác sử dụng tài liệu cách tối ưu - Tiến hành số hóa 12 phơng lưu trữ tương đương 570 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La giai đoạn 1962 - 2015, bảo quản kho lưu trữ lịch sử tỉnh 2.Yêu cầu Tài liệu số hóa phải tài liệu chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử lưu giữ kho lưu trữ lịch sử tỉnh Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ Tài liệu lưu trữ hồ sơ lưu quét (scan) xong lưu dạng file điện tử tích hợp vào sở liệu Q trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý tính trung thực hồ sơ; tuân thủ quy trình kỹ thuật phần mềm cung cấp II NỘI DUNG 1.Tổng số Tiến hành số hóa 12 phơng lưu trữ với 570 mét giá tài liệu từ năm 1962 đến năm 2015 2.Trình tự thực a) Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Đầu tư mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ, khai thác liệu đạt hiệu bảo mật thông tin Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, cho phép lưu trữ khai thác tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao, chia sẻ tài liệu dễ dàng nhanh chóng mơi trường mạng b) Tổ chức số hóa số lượng tài liệu lưu trữ - Giai đoạn 01: số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc 09 phông lưu trữ quan, tổ chức với 280 mét giá tài liệu chỉnh lý, xếp hoàn chỉnh theo quy định luật lưu trữ đủ điều kiện để thực số hóa lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh - Giai đoạn 02: Tiếp tục thực số hóa 290 mét giá tài liệu 03 phông lưu trữ thu thập Lưu trữ lịch sử tỉnh vào năm 2021 Trong đó: Phơng Lưu trữ UBND tỉnh 180 mét; Sở Tài tỉnh 90 mét; Sở Nội vụ 20 mét c) Bồi dưỡng đội ngũ viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Tham gia học tập, nghiên cứu nghiệp vụ liên quan đến số hóa tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ - Xây dựng kế hoạch, chương trình hình thức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn chuyển giao công nghệ số hóa tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ để vận hành đảm bảo hiệu - Hướng dẫn kỹ chuyên sâu quản trị, vận hành, khai thác hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử d) Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ - Lập kế hoạch chuẩn bị tài liệu để số hóa + Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu + Lấy hồ sơ từ giá xuống, vận chuyển đến nơi nhận tài liệu, bàn giao tài liệu thực số hóa + Làm vệ sinh tài liệu - Xây dựng liệu đặc tả + Thực bước biên mục phiếu tin: In, chụp phiếu tin; biên mục phiếu tin; kiểm tra kết biên mục phiếu tin; rà soát, chỉnh sửa việc biên mục phiếu tin + Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho phận bảo quản nhập liệu - Nhập phiếu tin - Số hóa tài liệu - Tiếp nhận tài liệu số hóa - Tiếp nhận việc chuyển giao công nghệ thông tin để quản lý, vận hành sử dụng e)Xác định đơn giá tiền lương kinh phí hạ tầng cơng nghệ thông tin Căn vào văn Luật quy định để xây dựng dự tốn kinh phí, cụ thể: Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi liệu số hóa tài liệu lưu trữ tài liệu biên mục phiếu tin chưa số hóa tài liệu quy định Định mức trang thiết bị, vật tư văn phịng phẩm số hóa tài liệu lưu trữ Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin h) Năng lực thực - Các hoạt động đầu tư mua sắm sở hạ tầng lĩnh vực công nghệ thông tin bao gồm trang thiết bị gồm: Máy Scan (quét), máy tính để bàn, máy in, máy photocopy, máy chủ Server, thiết bị chuyên dùng khác; phần mềm sở liệu thực theo quy định Luật sở thẩm định tư vấn Sở Thông tin Truyền thông -Nhân lực thực số hóa tài liệu lưu trữ - Các dịch vụ tổ chức, cá nhân có tư cách pháp nhân, quan chức cấp phép, có đủ lực chun mơn ngành số hóa tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh thực - Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ phối hợp với chủ đầu tư, dịch vụ thực việc tiếp nhận, bàn giao đầu vào đầu sản phẩm g) Giải pháp thực Nghiên cứu xây dựng danh mục lập dự tốn kinh phí đầu tư, mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc triển khai Đề án Tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo kế hoạch hàng năm cho quan liên quan đến việc triển khai thực Đề án Đẩy nhanh tiến độ hoàn chỉnh sở hạ tầng (kho lưu trữ tỉnh), để tiến tới đến năm 2021 thu thập tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, số quan, tổ chức xếp khoa học tài liệu Lưu trữ hành 3.Thời gian thực a) Giai đoạn 1: tiến hành 03 năm - Thời gian thực hiện: Từ năm 2020 - 2022 Tiến hành đầu tư mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin để số hóa 280 mét giá tài liệu 09 phông lưu trữ; tương đương với 610.194 trang văn Cụ thể: + Năm 2020: Đầu tư trang thiết bị cơng nghệ thơng tin; số hóa 07 phơng lưu trữ, tương đương 190.686 trang văn bản, bao gồm: Hội đồng nhân dân; Văn phịng UBND; Ủy ban Hành tỉnh Sơn La (thời kỳ 1962 - 1975); Trọng tài kinh tế, Ty Dược liệu; Ban Biên giới ngoại vụ + Năm 2021: Tiến hành số hóa Phơng Lưu trữ Ban Tổ chức quyền tỉnh (thời kỳ 1976 - 2004); Phông Lưu trữ Thanh tra tương đương với 204.254 trang văn + Năm 2022: Tiến hành số hóa Phơng Lưu trữ Ban Quản lý dự án di dân tái định cư tỉnh tương đương với 215.255 trang văn b) Giai đoạn 2: tiến hành 02 năm - Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 - 2024 - Tiến hành số hóa tài liệu (dự kiến năm 2021, thu thập kho lưu trữ chuyên dụng) 290 mét tài liệu 03 phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La từ năm 2005 - 2014 (180 mét); Phơng Lưu trữ Sở Tài từ năm 1962 - 2014 (90 mét); Phông Lưu trữ Sở Nội vụ từ năm 2005 - 2014 (20 mét) Cụ thể: + Năm 2023: Tiến hành số hóa tài liệu 432.000 trang văn phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La (thời kỳ 2005 - 2015) + Năm 2024: Tiến hành số hóa tài liệu Phông Lưu trữ Sở Nội vụ (thời kỳ 2004 - 2014); Sở Tài số lại Ủy ban nhân dân tỉnh tương đương với 400.440 trang văn 4.Kiểm tra nghiệm thu a) Kiểm tra: phối hợp với Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra tiến độ thực hiện, cụ thể - Kiểm tra tiến độ thực - Kiểm tra khối lượng cơng việc hồn thành - Lập biên xác nhận khối lượng cơng việc hồn thành b) Ngiệm thu: phối hợp với Sở Nội vụ Sở Tài tiến hành nghiệm thu kết số hóa 5.Kinh phí thực đề án a) Đơn giá nhân công lao động thực trực tiếp Xác định đơn giá tiền lương cho việc số hóa 01 trang tài liệu làm trịn là: 2.727 đồng/trang A4 Số kinh phí: 2.727 đồng/ trang x 1.442.634 trang = 3.934.064.000 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ, chín trăm ba mươi tư triệu, khơng trăm sáu mươi tư ngàn đồng chẵn) b) Đơn giá đầu tư sở hạ tầng công nghệ thông tin vật tư văn phòng phẩm: 630.000.000 đồng (Bằng chữ: Sáu trăm ba mươi triệu đồng) c) Tổng dự tốn kinh phí thực Đề án: 4.570.000 đồng Bằng chữ: Bốn tỷ, năm trăm bảy mươi triệu đồng chẵn d) Quyết toán kinh phí Kinh phí triển khai Đề án cân đối cấp vào dự toán ngân sách hàng năm quan Sở Nội vụ, phù hợp với giai đoạn triển khai 05 năm Cụ thể: - Năm 2020: + Cấp kinh phí để đầu tư sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin vật tư văn phịng phẩm 380.000.000 đồng + Số hóa 190.686 trang văn với số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 190.686 trang = 520.000.000 đồng - Năm 2021: Số hóa 204.254 trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 204.254 trang = 557.000.000 đồng - Năm 2022: Số hóa 215.255 trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 215.255 trang = 587.000.000 đồng - Năm 2023: Số hóa 432.000trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 432.000trang = 1.178.064.000 đồng - Năm 2024: Số hóa 400.440 trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 400.440 trang = 1.092.000.000 đồng Giao Sở Nội vụ lập dự tốn kinh phí thực hàng năm, gửi Sở Tài thẩm định, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, định Nguồn vốn: Ngân sách tỉnh IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Trách nhiệm Sở Nội vụ tham mưu Lãnh đạo thực công việc sau: a) Xây dựng kế hoạch, chủ trì triển khai thực nội dung thuộc Đề án phê duyệt b) Lựa chọn dịch vụ tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện lực chuyên ngành số hóa tài liệu lưu trữ; tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức quản lý vận hành hệ thống số hóa tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh c) Bố trí nhân làm công tác lưu trữ theo dõi kiểm tra suốt q trình số hóa d) Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thơng tin Truyền thơng triển khai thực nội dung Đề án theo quy định hành; hướng dẫn, kiểm tra, giám sát bảo đảm tiến độ, hiệu quy định e) Lập dự toán, tiếp nhận, sử dụng, tốn nguồn kinh phí Đề án sở xây dựng dự toán hàng năm ngân sách tỉnh cấp h) Tiếp nhận toàn sở hạ tầng công nghệ thông tin Đề án chuyển giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý,vận hành sử dụng Trách nhiệm Sở Tài a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ việc thẩm định dự tốn kinh phí, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kinh phí hàng năm để triển khai thực Đề án b) Hướng dẫn Sở Nội vụ thực quy định thanh, tốn kinh phí cấp Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông a) Phối hợp với Sở Nội vụ q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin để tổ chức triển khai thực Đề án b) Tư vấn cho Sở Nội vụ xây dựng danh mục trang thiết bị, sở hạ tầng công nghệ thông tin để mua sắm phục vụ cho công tác số hóa tài liệu Trên Đề án UBND tỉnh số hóa tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La từ năm 1962-2015, giai đoạn thực từ năm 2020 đến năm 2024./ Nơi nhận - Lãnh đạo Sở Nội vụ Sở Tài Sở Thơng tin & Truyền thơng Chi cục VTLT Lưu: VT CHỦ TỊCH Hoàng Quốc Khánh UBND TỈNH SƠN LA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: 88/DT-UBND Sơn La, ngày 05 tháng 02 năm 2021 DỰ TỐN SỐ HĨA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2020-2024 Căn Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 Bộ Tài hướng dẫn mức chi tạo lập thơng tin điện tử nhằm trì hoạt động thường xuyên quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; Căn Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành; Căn Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 Bộ Nội vụ chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ KINH PHÍ ĐẦU TƯ CƠ SỞ CƠNG NGHỆ THƠNG TIN CHUYÊN DỤNG TT Tên thiết bị Mục đích sử dụng ĐVTSL Quản lý CSDL, cài đặt phần mềm Quản lý số hoá tài liệu Bộ Website khai thác tài liệu Máy chủ Máy Photo tài liệu cần khai thác Photocopy Bộ cho độc giả số hóa tài liệu tốc độ cao Máy Dùng số hóa trang tài Bộ Scanner tốc liệu, bảo đảm tài liệu số Đơn giá Thành tiền (Đồng) (Đồng) 01 150.000.000 150.000.000 01 90.000.000 90.000.000 02 30.000.000 60.000.000 độ cao hóa nhanh, đầy đủ Máy In In tài liệu, báo biểu có Laser mặt Bộ hình ảnh màu theo quy định CaNon 02 10.000.000 20.000.000 Quản lý ổn định nguồn điện cho máy chủ; hỗ trợ người Thiết bị lưu quản trị có đủ thời gian tắt điện máy Bộ máy theo quy trình gặp chủ cố điện, hạn chế hỏng hóc máy tính 01 30.000.000 30.000.000 Hệ điều hành Microsoft Phần mềm Window Server, SQL Server Bộ quyền dùng cho máy chủ chạy phần mềm 01 20.000.000 20.000.000 Máy vi tính Máy tính dùng cập nhật nhập liệu liệu số hóa vào phần mềm Đảm bảo liệu lưu trữ Thiết bị lưu an toàn thời gian dài, Bộ trữ liệu tránh việc hỏng liệu 01 60.000.000 60.000.000 10 Giúp quản lý ổn định nguồn Ổn áp LIOA điện cho thiết bị văn Bộ phòng 01 20.000.000 20.000.000 11 Chuẩn hoá số liệu, quản lý hồ sơ lưu trữ; quản lý trình khai thác, sử dụng tài liệu, Phần mềm hỗ trợ kiểm tra tình trạng tài quản lý hồ Bộ liệu kho lưu trữ; kết sơ lưu trữ xuất báo cáo thống kê chi tiết tình hình quản lý hồ sơ đơn vị 01 100.000.000 100.000.000 12 Vật tư văn phòng phẩm 20.000.000 Tổng 630.000.000 Cái 04 15.000.000 60.000.000 ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU Hệ số Tiền lương thời Đơn giá tiền Nội dung công lương Định mức lao TT gian (Vi) (đồng/ lương việc động (Tsp) (phút/trang) (đồng/trang) (Hi) phút) Bước 1: Số hóa tài liệu 5,0890 1.927,115 Lấy hồ sơ từ giá xuống 1,86 300,000 chuyển đến nơi a bàn giao tài liệu 0,0040 1,200 Bàn giao tài liệu b cho phận thực 1,86 300,000 số hóa 0,0840 25,200 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo 1,86 300,000 quản đến nơi số c hóa tài liệu 0,0040 1,200 d Làm vệ sinh tài 1,86 300,000 liệu 0,1270 38,100 đ Bóc tách, làm phẳng tài liệu 0,2010 74,772 4,1110 1.562,857 - Thực số 2,34 372,000 hóa theo yêu cầu 3,4260 1.274,472 - Kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa, số hóa lại 2,67 421,000 tài liệu không đạt yêu cầu 0,6850 288,385 2,34 372,000 e Thực số hóa Kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa g 2,67 421,000 kiểm tra kết nối liệu đặc tả với tài liệu số hóa 0,4660 196,186 Bàn giao tài liệu h cho đơn vị bảo 1,86 300,000 quản 0,0840 25,200 Vận chuyển tài liệu kho bảo 1,86 300,000 quản xếp lên giá 0,0080 2,400 0,3420 161,082 Thực kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; Lập báo cáo b 3,00 471,000 kiểm tra; Thực sửa lỗi theo báo cáo kết kiểm tra 0,3420 161,082 Bước 3: Nghiệm thu bàn giao sản phẩm 0,4870 228,585 i Bước 2: Kiểm tra sản phẩm Xây dựng tài liệu a hướng dẫn kiểm 3,00 471,000 tra sản phẩm a Sao chép sản phẩm vào thiết bị lưu trữ, bàn giao sản 2,976 phẩm - XD tài liệu hướng dẫn chép 3,00 471,000 - Thực chép 2,34 372,000 0,0080 2,976 0,4790 225,609 Đơn giá lao động công nghệ - Ten (Tổng bước từ - 5) 6,4380 2.316,782 Đơn giá lao động phục vụ Tpv = 2% x Tcn 0,1288 46,336 Đơn giá lao động quản lý Tql = 5% x (Tcn + Tpv) 0,3283 115,839 Đơn giá lao động tổng hợp Tsp = Ten + Tpv + Tql 6,8951 2.478,957 b Nghiệm thu bàn giao sản 3,00 471,000 phẩm; lập lưu hồ sơ CSDL Đơn giá lao động tổng hợp có VAT 10% 2.726,852 Làm trịn số 2.727,000 Ghi chú: Mức lương sở tính áp dụng 1.390.000 đồng 2 Tiền lương thời gian (Vi) tính là: Vi = Tiền lương + Tiền lương bổ sung theo chế độ + Các khoản nộp theo lương + Phụ cấp độc hại (đồng/phút) 26 ngày x x 60 phút BIỂU TỔNG HỢP KINH PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN Đơn vị tính: Đồng T Nội Tiến độ cấp kinh phí Tổng cộng T dung Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Năm 2024 Kinh phí đầu tư sở hạ tầng công 380.000.00 141.000.00 109.000.00 nghệ 0 thông tin vật tư văn phòng phẩm 630.000.000 Nhân 520.000.00 557.000.00 587.000.00 1.178.064.0 1.092.000.0 3.934.064.0 công 0 00 00 00 Quản lý, tư vấn đấu thầu 4.000.000 1.936.000 5.936.000 CỘN 900.000.00698.000.00700.000.001.180.000.0 1.092.000.0 4.570.000.0 G 0 00 Nơi nhận - 00 CHỦ TỊCH Lãnh đạo Sở Nội vụ Sở Tài Sở Thơng tin & Truyền thông Chi cục VTLT Lưu: VT UBND TỈNH SƠN LA 00 Hồng Quốc Khánh CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: 77/KH-UBND Sơn La, ngày 05 tháng 02 năm 2021 KẾ HOẠCH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2020-2024 Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị lưu trữ; Căn Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Căn Thông tư số 06/2011/TT-BTTT ngày 28/02/2011 Bộ Thông tin truyền thông quy định lập quản lý chi phí đầu tư ứng dụng cơng nghệ thơng tin; Căn Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế-kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; Căn Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước; Căn Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; Căn Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030; Căn Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; Căn Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc xây dựng sở liệu lưu trữ I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 1.Mục đích - Chuyển phương thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công cách nhanh chóng, xác đảm bảo chất lượng Cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý quản lý nhà nước địa bàn tỉnh - Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp cung cấp thông tin phục vụ tra cứu tổ chức, cá nhân - Tài liệu lưu trữ số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc hỗ trợ việc thực tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu - Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp gốc giấy sang khai thác dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thơng tin nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ văn gốc (bằng giấy) 2.Yêu cầu Tài liệu số hóa phải tài liệu chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử lưu giữ kho lưu trữ lịch sử tỉnh Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ Tài liệu lưu trữ hồ sơ lưu quét (scan) xong lưu dạng file điện tử tích hợp vào sở liệu Q trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý tính trung thực hồ sơ; tuân thủ quy trình kỹ thuật phần mềm cung cấp II NỘI DUNG 1.Tổng số Tiến hành số hóa 12 phơng lưu trữ với 570 mét giá tài liệu từ năm 1962 đến năm 2015 2.Trình tự thực a) Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Đầu tư mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ, khai thác liệu đạt hiệu bảo mật thông tin Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, cho phép lưu trữ khai thác tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao, chia sẻ tài liệu dễ dàng nhanh chóng mơi trường mạng b) Tổ chức số hóa số lượng tài liệu lưu trữ - Giai đoạn 01: số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc 09 phông lưu trữ quan, tổ chức với 280 mét giá tài liệu chỉnh lý, xếp hoàn chỉnh theo quy định luật lưu trữ đủ điều kiện để thực số hóa lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh - Giai đoạn 02: Tiếp tục thực số hóa 290 mét giá tài liệu 03 phông lưu trữ thu thập Lưu trữ lịch sử tỉnh vào năm 2021 Trong đó: Phơng Lưu trữ UBND tỉnh 180 mét; Sở Tài tỉnh 90 mét; Sở Nội vụ 20 mét c) Bồi dưỡng đội ngũ viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Tham gia học tập, nghiên cứu nghiệp vụ liên quan đến số hóa tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ - Xây dựng kế hoạch, chương trình hình thức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn chuyển giao công nghệ số hóa tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ để vận hành đảm bảo hiệu - Hướng dẫn kỹ chuyên sâu quản trị, vận hành, khai thác hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử d) Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ - Lập kế hoạch chuẩn bị tài liệu để số hóa + Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu + Lấy hồ sơ từ giá xuống, vận chuyển đến nơi nhận tài liệu, bàn giao tài liệu thực số hóa + Làm vệ sinh tài liệu - Xây dựng liệu đặc tả + Thực bước biên mục phiếu tin: In, chụp phiếu tin; biên mục phiếu tin; kiểm tra kết biên mục phiếu tin; rà soát, chỉnh sửa việc biên mục phiếu tin + Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho phận bảo quản nhập liệu - Nhập phiếu tin - Số hóa tài liệu - Tiếp nhận tài liệu số hóa - Tiếp nhận việc chuyển giao công nghệ thông tin để quản lý, vận hành sử dụng e)Xác định đơn giá tiền lương kinh phí hạ tầng cơng nghệ thơng tin Căn vào văn Luật quy định để xây dựng dự tốn kinh phí, cụ thể: Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi liệu số hóa tài liệu lưu trữ tài liệu biên mục phiếu tin chưa số hóa tài liệu quy định Định mức trang thiết bị, vật tư văn phịng phẩm số hóa tài liệu lưu trữ Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin h) Năng lực thực - Các hoạt động đầu tư mua sắm sở hạ tầng lĩnh vực công nghệ thông tin bao gồm trang thiết bị gồm: Máy Scan (quét), máy tính để bàn, máy in, máy photocopy, máy chủ Server, thiết bị chuyên dùng khác; phần mềm sở liệu thực theo quy định Luật sở thẩm định tư vấn Sở Thông tin Truyền thông -Nhân lực thực số hóa tài liệu lưu trữ - Các dịch vụ tổ chức, cá nhân có tư cách pháp nhân, quan chức cấp phép, có đủ lực chun mơn ngành số hóa tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh thực - Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ phối hợp với chủ đầu tư, dịch vụ thực việc tiếp nhận, bàn giao đầu vào đầu sản phẩm g) Giải pháp thực Nghiên cứu xây dựng danh mục lập dự toán kinh phí đầu tư, mua sắm trang thiết bị cơng nghệ thông tin phục vụ việc triển khai Đề án Tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo kế hoạch hàng năm cho quan liên quan đến việc triển khai thực Đề án Đẩy nhanh tiến độ hoàn chỉnh sở hạ tầng (kho lưu trữ tỉnh), để tiến tới đến năm 2021 thu thập tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, số quan, tổ chức xếp khoa học tài liệu Lưu trữ hành 3.Thời gian thực a) Giai đoạn 1: tiến hành 03 năm - Thời gian thực hiện: Từ năm 2020 - 2022 Tiến hành đầu tư mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin để số hóa 280 mét giá tài liệu 09 phơng lưu trữ; tương đương với 610.194 trang văn b) Giai đoạn 2: tiến hành 02 năm - Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 - 2024 - Tiến hành số hóa tài liệu (dự kiến năm 2021, thu thập kho lưu trữ chuyên dụng) 290 mét tài liệu 03 phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La từ năm 2005 - 2014 (180 mét); Phông Lưu trữ Sở Tài từ năm 1962 - 2014 (90 mét); Phơng Lưu trữ Sở Nội vụ từ năm 2005 - 2014 (20 mét) 4.Kiểm tra nghiệm thu a) Kiểm tra: phối hợp với Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra tiến độ thực hiện, cụ thể - Kiểm tra tiến độ thực - Kiểm tra khối lượng công việc hoàn thành - Lập biên xác nhận khối lượng cơng việc hồn thành b) Ngiệm thu: phối hợp với Sở Nội vụ Sở Tài tiến hành nghiệm thu kết số hóa 5.Kinh phí thực đề án a) Đơn giá nhân công lao động thực trực tiếp Xác định đơn giá tiền lương cho việc số hóa 01 trang tài liệu làm trịn là: 2.727 đồng/trang A4 Số kinh phí: 2.727 đồng/ trang x 1.442.634 trang = 3.934.064.000 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ, chín trăm ba mươi tư triệu, không trăm sáu mươi tư ngàn đồng chẵn) b) Đơn giá đầu tư sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin vật tư văn phịng phẩm: 630.000.000 đồng (Bằng chữ: Sáu trăm ba mươi triệu đồng) c) Tổng dự tốn kinh phí thực Đề án: 4.570.000 đồng Bằng chữ: Bốn tỷ, năm trăm bảy mươi triệu đồng chẵn d) Quyết tốn kinh phí Kinh phí triển khai Đề án cân đối cấp vào dự toán ngân sách hàng năm quan Sở Nội vụ, phù hợp với giai đoạn triển khai 05 năm Cụ thể: - Năm 2020: + Cấp kinh phí để đầu tư sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin vật tư văn phịng phẩm 380.000.000 đồng + Số hóa 190.686 trang văn với số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 190.686 trang = 520.000.000 đồng - Năm 2021: Số hóa 204.254 trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 204.254 trang = 557.000.000 đồng - Năm 2022: Số hóa 215.255 trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 215.255 trang = 587.000.000 đồng - Năm 2023: Số hóa 432.000trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 432.000trang = 1.178.064.000 đồng - Năm 2024: Số hóa 400.440 trang văn số kinh phí 2.727 đồng/ trang x 400.440 trang = 1.092.000.000 đồng Giao Sở Nội vụ lập dự tốn kinh phí thực hàng năm, gửi Sở Tài thẩm định, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, định Nguồn vốn: Ngân sách tỉnh IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Trách nhiệm Sở Nội vụ tham mưu Lãnh đạo thực công việc sau: a) Xây dựng kế hoạch, chủ trì triển khai thực nội dung thuộc Đề án phê duyệt b) Lựa chọn dịch vụ tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện lực chuyên ngành số hóa tài liệu lưu trữ; tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức quản lý vận hành hệ thống số hóa tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh c) Bố trí nhân làm công tác lưu trữ theo dõi kiểm tra suốt q trình số hóa d) Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thơng tin Truyền thơng triển khai thực nội dung Đề án theo quy định hành; hướng dẫn, kiểm tra, giám sát bảo đảm tiến độ, hiệu quy định e) Lập dự toán, tiếp nhận, sử dụng, toán nguồn kinh phí Đề án sở xây dựng dự toán hàng năm ngân sách tỉnh cấp h) Tiếp nhận tồn sở hạ tầng cơng nghệ thông tin Đề án chuyển giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý,vận hành sử dụng Trách nhiệm Sở Tài a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ việc thẩm định dự tốn kinh phí, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kinh phí hàng năm để triển khai thực Đề án b) Hướng dẫn Sở Nội vụ thực quy định thanh, toán kinh phí cấp Trách nhiệm Sở Thơng tin Truyền thông a) Phối hợp với Sở Nội vụ q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin để tổ chức triển khai thực Đề án b) Tư vấn cho Sở Nội vụ xây dựng danh mục trang thiết bị, sở hạ tầng công nghệ thông tin để mua sắm phục vụ cho cơng tác số hóa tài liệu Trên Đề án UBND tỉnh số hóa tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La từ năm 1962-2015, giai đoạn thực từ năm 2020 đến năm 2024, yêu cầu quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực Kế hoạch đảm bảo quy định./ Nơi nhận - Lãnh đạo Sở Nội vụ Sở Tài Sở Thơng tin & Truyền thơng Chi cục VTLT Lưu: VT CHỦ TỊCH Hoàng Quốc Khánh ... số hóa 12 phơng lưu trữ tương đương 570 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La giai đoạn 1962 - 2015, bảo quản kho lưu trữ lịch sử tỉnh 2.Yêu cầu Tài liệu số hóa phải tài liệu chỉnh lý có... lịch sử lưu giữ kho lưu trữ lịch sử tỉnh Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ Tài liệu lưu trữ hồ sơ lưu quét (scan) xong lưu dạng file điện tử tích hợp vào sở liệu Q trình số hóa tài liệu lưu. .. thực số hóa lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh - Giai đoạn 02: Tiếp tục thực số hóa 290 mét giá tài liệu 03 phông lưu trữ thu thập Lưu trữ lịch sử tỉnh vào năm 2021 Trong đó: Phơng Lưu trữ