Đề án số hóa tài liệu lưu trữ giai doan 2019 2020

MỤC LỤC I. Các căn cứ pháp lý 3 II. Thực trạng và sự cần thiết phải xây dựng đề án số hóa tài liệu 3 1. Thực trạng 3 2. Sự cần thiết phải xây dựng đề án số hóa tài liệu 5 III. Mục tiêu và phạm vi đề án số hóa tài liệu 6 1. Mục tiêu 6 2. Phạm vi của Đề án 7 3. Chủ Đề án 9 IV. Nội dung chính của Đề án 9 1. Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử 9 1.1. Khối lượng công việc 9 1.2. Quy trình thực hiện số hóa 9 1.3. Giải pháp triển khai số hóa 10 2. Đầu tư thiết bị phần cứng phục vụ số hóa 13 3. Đào tạo và chuyển giao công nghệ 14 V. Khái toán kinh phí thực hiện đề án 14 1. Căn cứ lập kinh phí 14 2. Tổng kinh phí thực hiện đề án 15 3. Phân kỳ thực hiện 15 VI. Các giải pháp triển khai đề án 18 1. Giải pháp tổ chức, điều hành thực hiện Đề án 18 2. Giải pháp kỹ thuật 18 3. Giải pháp về tài chính 18 4. Giải pháp đảm bảo các nguồn lực 18 5. Giải pháp kiểm tra, giám sát thực hiện Đề án 18 VII. Tổ chức thực hiện Đề án 19 1. Sở Nội vụ 19 2. Sở Tài Chính 19 PHỤ LỤC 20 BẢNG 1 TỔNG HỢP KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 20 BẢNG 2 TỔNG MỨC ĐẦU TƯ 21 BẢNG 3 DỰ TOÁN SỐ HÓA NĂM 2019 24 BẢNG 4 DỰ TOÁN SỐ HÓA NĂM 2020 25 BẢNG 5 DỰ TOÁN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 26 BẢNG 6 ĐÀO TẠO VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ 43 UBND TỈNH AN GIANG SỞ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: ĐASNV An Giang, ngày tháng năm 2019 ĐỀ ÁN “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang” Giai đoạn I (20192020) I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Luật Lưu trữ số 012011QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 012013NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011; Chỉ thị số 052007CTTTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 1595QĐBTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của Bộ Thông tin và truyền thông Về việc công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin; Thông tư số 042014TTBNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Thông tư số 022019TTBNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Chỉ thị số 117CTUBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang; Quyết định số 2223QĐUBND ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang; Chương trình số 40CTrUBND ngày 25 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về Chương trình công tác năm 2017; Kế hoạch số 15KHUBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2017. II. THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH AN GIANG 1. Thực trạng Tài liệu lưu trữ của tỉnh An Giang chủ yếu được hình thành từ sau ngày giải phóng thống nhất đất nước năm 1975. Sau hơn 40 năm xây dựng đổi mới và hội nhập, tỉnh An Giang đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật, an ninh quốc phòng..., tất cả đã được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không gì có thể thay thế được và càng không thể mua được bằng tiền khi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc mất đi. Để lưu giữ cho muôn đời sau tìm về cội nguồn, biết được công sức, trí tuệ của người đi trước. Tỉnh An Giang đã hình thành hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến xã, ở tỉnh có Kho lưu trữ lịch sử tỉnh và các Kho lưu trữ hiện hành của Sở ngành; ở huyện có các Kho lưu trữ huyện; ở xã từng bước cũng đã bố trí được nơi chứa tài liệu. Nhìn chung, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có bộ phận lưu trữ trực thuộc Văn phòng hoặc phòng Hành chính Tổng hợp và có cán bộ phụ trách công tác này để quản lý tài liệu.

SỞ NỘI VỤ TỈNH AN GIANG ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH AN GIANG” GIAI ĐOẠN I (2019-2020) An Giang, năm 2019 MỤC LỤC I CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN II THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH AN GIANG Thực trạng Sự cần thiết phải xây dựng Đề án số hóa tài liệu III MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN Mục tiêu .6 Phạm vi Đề án Chủ Đề án .8 IV NỘI DUNG CHÍNH CỦA ĐỀ ÁN .9 Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử .9 1.1 Khối lượng công việc 1.2 Quy trình thực số hóa 1.3 Giải pháp triển khai số hóa 10 Đầu tư thiết bị phần cứng phục vụ số hóa 13 Đào tạo chuyển giao công nghệ 14 V KINH PHÍ VÀ PHÂN KỲ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 14 Căn lập kinh phí .14 Tổng kinh phí thực đề án 15 Phân 15 VI GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ĐỀ ÁN 18 Giải pháp tổ chức, điều hành thực Đề án 18 Giải pháp kỹ thuật 18 Giải pháp tài 18 Giải pháp đảm bảo nguồn lực .18 Giải pháp kiểm tra, giám sát thực Đề án 18 VII TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 19 Sở Nội vụ 19 Sở Tài 19 PHỤ LỤC 20 BẢNG - TỔNG HỢP KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 20 BẢNG - TỔNG MỨC ĐẦU TƯ 21 BẢNG - DỰ TỐN SỐ HĨA NĂM 2019 24 BẢNG - DỰ TỐN SỐ HĨA NĂM 2020 25 BẢNG - DỰ TOÁN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 26 BẢNG - ĐÀO TẠO VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ 43 UBND TỈNH AN GIANG SỞ NỘI VỤ Số: /ĐA-SNV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc An Giang, ngày tháng năm 2019 ĐỀ ÁN “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang” Giai đoạn I (2019-2020) I CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ năm 2011; - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; - Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 Bộ Thông tin truyền thông Về việc công bố Định mức tạo lập sở liệu hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin; - Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng năm 2014 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; - Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; - Chỉ thị số 117/CT-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh An Giang; - Quyết định số 2223/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2015 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang; - Chương trình số 40/CTr-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2017 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang Chương trình cơng tác năm 2017; - Kế hoạch số 15/KH-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang Công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 II THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH AN GIANG Thực trạng Tài liệu lưu trữ tỉnh An Giang chủ yếu hình thành từ sau ngày giải phóng thống đất nước năm 1975 Sau 40 năm xây dựng đổi hội nhập, tỉnh An Giang đạt nhiều thành tựu to lớn, bắt nhịp với phát triển chung toàn xã hội nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật, an ninh quốc phòng , tất ghi lại đầy đủ tài liệu lưu trữ, chứng thật khơng thay khơng thể mua tiền tài liệu lưu trữ bị hư hỏng Để lưu giữ cho mn đời sau tìm cội nguồn, biết cơng sức, trí tuệ người trước Tỉnh An Giang hình thành hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến xã, tỉnh có Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Kho lưu trữ hành Sở ngành; huyện có Kho lưu trữ huyện; xã bước bố trí nơi chứa tài liệu Nhìn chung, hầu hết quan, tổ chức có phận lưu trữ trực thuộc Văn phịng phịng Hành - Tổng hợp có cán phụ trách cơng tác để quản lý tài liệu Hàng năm, Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Kho lưu trữ hành quan, tổ chức toàn tỉnh phục vụ hàng ngàn lượt độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Do tình hình thực tế nay, tỉnh chưa xây Kho lưu trữ chuyên dụng nên Chi cục Văn thư - Lưu trữ chưa thực việc thu thập tài liệu quan, đơn vị tỉnh lưu trữ lịch sử tỉnh Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ lưu giữ 05 Phông tài liệu, thành phần tài liệu chủ yếu tài liệu hành chính, phần lớn chỉnh lý, xếp khoa học thành hồ sơ Trong số tài liệu lại trải qua thời gian tồn dài với nguyên nhân mơi trường, khí hậu, điều kiện bảo quản khơng đáp ứng yêu cầu, phần lớn tài liệu bị xuống cấp, phận đáng kể bị hư hỏng bị hư hỏng mức độ khác nhau, tài liệu lưu trữ ghi phương pháp ghi tin khác viết tay, đánh máy, in Roneo, chụp ảnh, ghi âm , với chất liệu ghi tin mực viết, chì, giấy carbon, mực in lưu trữ vật mang tin khác giấy, phim ảnh, băng đĩa từ tính giấy phương tiện chủ yếu, giấy sử dụng để làm tài liệu đa dạng, phong phú chủng loại giấy Pơ-luya, giấy can , khác chất lượng Do tài liệu hình thành từ năm đầu giải phóng bị ố vàng, nấm mốc, nhiều tài liệu bị rách thủng, giòn, mục, mờ chữ chữ, toàn tài liệu giấy bị oxy hóa mức cao, bị hủy hoại phần có nguy hủy hoại hàng loạt, khối tài liệu xuống cấp nghiêm trọng, thiếu sở vật chất để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tài liệu phải bảo quản kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, khơng có đủ trang thiết bị bảo quản tối thiểu Ngoài ra, nguyên nhân khách quan, lịch sử để lại khó khăn kinh phí, nguồn nhân lực nên việc xử lý nghiệp vụ thực mức độ hạn chế, số tài liệu phân loại, xếp sơ công cụ tra cứu chủ yếu sổ đăng ký văn bản, cịn lại tình trạng rời lẻ chưa chỉnh lý, xác định giá trị chưa có cơng cụ thống kê, tra cứu cần thiết theo yêu cầu công tác lưu trữ Trong nhiều năm qua, việc bố trí cán bộ, cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ hầu hết cấp ngành thiếu nhiều số lượng, yếu chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cán lưu trữ chuyên trách thiếu trầm trọng, chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm; Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ chưa quan tâm mức, đa số cán chuyên môn chưa lập hồ sơ cơng việc theo dõi phụ trách, từ cơng tác lưu trữ khơng thực theo quy định tài liệu lưu trữ ngày bị tồn đọng nhiều thêm Để giải tình trạng tài liệu tồn đọng kéo dài qua nhiều năm, giai đoạn I tỉnh xây dựng Đề án Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng nhằm xử lý cấp thiết tài liệu có giá trị cao có nguy hư hỏng nặng quan, đơn vị có vị trí quan trọng tài liệu q hạn nhiều năm chưa nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đây nỗ lực lớn lãnh đạo tỉnh cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tỉnh thời gian qua Sau thực đề án: “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang” giai đoạn I (2013-2017) mang lại hiệu lớn: Khối tài liệu phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê xếp khoa học Sự cần thiết phải xây dựng Đề án số hóa tài liệu Tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh “Di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” địa phương Hiện tại, khối tài liệu chỉnh lý, xếp khoa học chưa quét, nhập liệu trường thông tin mô tả tài liệu Từ việc khai thác nội dung tài liệu chưa đạt hiệu Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang” giai đoạn I (20132017) thực chỉnh lý 18 quan, đơn vị Hồ sơ sau chỉnh lý chia thành 02 loại riêng, hồ sơ bảo quản có thời hạn hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, loại hồ sơ thống kê đầy đủ vào bảng kê hồ sơ đóng thành Mục lục hồ sơ riêng biệt nhằm thuận lợi cho việc xác định hồ sơ giữ lại quan hồ sơ giao nộp vào lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phản ánh tồn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hoá, xã hội địa phương, khối tài liệu đã, góp phần quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc nói chung, việc phát triển mặt kinh tế xã hội tỉnh Chúng không chứng trình hình thành hoạt động quan quyền lực nhà nước cấp mà phản ánh trung thực thời khắc lịch sử quan trọng bảo vệ xây dựng quyền Đảng bộ, quân dân tỉnh An Giang từ giải phóng giành quyền thời kỳ đổi hội nhập di sản quốc gia, dân tộc Do đó, để khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao đồng thời chuẩn bị tài liệu để đưa vào lưu trữ lịch sử theo quy định, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải số hóa nội dung để lưu trữ Vì vậy, yêu cầu việc xây dựng đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang giai đoạn I (2019-2020)” cần thiết Đây giải pháp phù hợp với xu hướng phát triển mơ hình phủ điện tử Việt Nam quy định văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ, như: - Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ năm 2011; - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị lưu trữ; - Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử; - Các Thông tư Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin Truyền thông tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ III MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN Mục tiêu - Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang” giai đoạn I (20192020) xây dựng nhằm mục tiêu quét, nhập liệu trường thông tin tài liệu chỉnh lý, xếp nhằm mục đích quản lý, khai thác nội dung tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, hiệu tránh hao mịn tài liệu trình mượn, trả tài liệu gốc - Thực số hóa, xây dựng sở liệu điện tử tài liệu lưu trữ vĩnh viễn 18 quan, đơn vị chỉnh lý bao gồm: + Văn phòng UBND tỉnh An Giang (2003-2012) + Sở Tài + Văn phịng HĐND UBND thành phố Long Xun + Văn phịng Đồn ĐBQH HĐND tỉnh + Sở Nội vụ + Ban Quản lý khu kinh tế + Sở Xây dựng + Văn phòng HĐND UBND thị xã Tân Châu + Sở Tư pháp + Sở Cơng Thương + Văn phịng HĐND UBND huyện Châu Thành + Văn phòng HĐND UBND huyện Thoại Sơn + Sở Y tế + Sở Lao động Thương binh Xã hội + Sở Giao thông Vận tải + Sở Khoa học Công nghệ + Văn phòng HĐND UBND huyện Châu Phú + Văn phòng HĐND UBND huyện Chợ Mới - Chuyển phương thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thơng tin nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian - Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực địa bàn tỉnh đạt hiệu - Xây dựng kho liệu số phục vụ cho nhu cầu khai thác, quản lý tập trung tài liệu sở liệu chung - Đầu tư hệ thống trang thiết bị phần cứng nhằm đảm bảo sẵn sàng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) việc triển khai thực số hóa cơng tác lưu trữ liệu số hóa, đảm bảo khả vận hành, khai thác, kho lưu trữ điện tử hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang Hệ thống phần cứng đầu tư đảm bảo lưu trữ sở liệu (CSDL) số hóa mức độ bảo mật cao, giảm tối đa khả truy cập bất hợp pháp từ bên ngồi - Dữ liệu số hóa có khả tích hợp với “Phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử” kho tài liệu lưu trữ tỉnh nhằm quản lý thống sở liệu tài liệu lưu trữ quan, tổ chức địa bàn tỉnh - Đào tạo nâng cao trình độ cán việc quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử nhằm phát huy tối đa hiệu đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin Phạm vi Đề án a Thực số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn 18 đơn vị, cụ thể sau: Số TT 10 11 12 13 14 Tên quan, đơn vị Văn phòng UBND tỉnh An Giang (2003-2012) Sở Tài Văn phịng HĐND - UBND thành phố Long Xun Văn phịng Đồn ĐBQH HĐND tỉnh Sở Nội vụ Ban Quản lý Khu Kinh tế Sở Xây dựng Văn phòng HĐND - UBND thị xã Tân Châu Sở Tư pháp Sở Cơng thương Văn phịng HĐND - UBND huyện Châu Thành Văn phòng HĐND - UBND huyện Thoại Sơn Sở Y tế Sở Lao động Thương binh Xã hội Tổng số lượng mục tin văn nhập Tổng số trang (tài liệu Vĩnh viễn) 70.836 87.638 15.164 94.076 113.092 181.386 7.219 38.013 243.935 28.499 76.581 338.154 8.379 138.152 77.727 130.857 197.160 11.073 271.639 34.812 78.240 122.643 92.723 160.401 126.750 253.500 51,604 92,038 Ghi Số TT Tên quan, đơn vị 15 16 Sở Giao thông - Vận tải Sở Khoa học Công nghệ Văn phòng HĐND - UBND huyện Châu Phú Văn phòng HĐND - UBND huyện Chợ Mới 17 18 Tổng số lượng mục tin văn nhập 329.205 108.375 Tổng số trang (tài liệu Vĩnh viễn) 658.410 216.750 115.748 231.495 54.238 94.934 1.798.169 3.153.269 Tổng cộng Ghi b Đầu tư hệ thống phần cứng để lưu trữ vận hành sở liệu số hóa Đơn vị tính Số lượng Ghi Chiếc 03 01 máy chủ dự phòng Bộ Chiếc Thanh Bộ Bộ Bộ 01 01 01 01 01 01 Phần mềm MS Windows Server Bộ 02 Bộ 01 Phần mềm MS SQL Server Trang bị hệ thống máy tính, máy quét phục vụ số hóa tài liệu Máy quét tài liệu khổ A0 Chiếc 01 Máy quét tài liệu tự động khổ A3 Chiếc 03 Máy quét tài liệu phẳng khổ A3 Chiếc 03 Máy tính cá nhân (bao gồm lưu điện) Bộ 07 STT Tên thiết bị I Xây dựng hệ thống máy chủ Máy chủ CSDL + Máy chủ chạy ứng dụng Thiết bị lưu trữ NAS Tủ Rack 42U Thanh quản lý nguồn cho tủ Rack UPS 6KVA Rackmount Monitor Cisco Switch 24 port II c Đào tạo chuyển giao công nghệ Đào tạo hướng dẫn sử dụng CSDL số hóa với mục đích cung cấp đầy đủ kiến thức nâng cao bước quy trình số hóa, khai thác sử dụng CSDL có nhằm hỗ trợ nhân phụ trách đơn vị thực tốt nhiệm vụ: Thực thao tác quy trình số hóa hồ sơ lưu trữ phát sinh sau Đề án kết thúc; Khai thác, sử dụng CSDL số hóa cách an tồn, bảo mật có hiệu quả, Chủ Đề án Sở Nội vụ tỉnh An Giang (Chi cục Văn thư – Lưu trữ) IV NỘI DUNG CHÍNH CỦA ĐỀ ÁN Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử 1.1 Khối lượng công việc Khối lượng tài liệu cần số hóa 3.153.269 trang tài liệu gồm tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc 18 đơn vị 1.2 Quy trình thực số hóa Quy trình số hóa khai thác tài liệu Kho lưu trữ lịch sử theo mơ hình sau: Chuẩn bị tài liệu Nhập thông tin đầu vào - Phân loại theo tình trạng vật lý Căn Thơng tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ - Phôtô tài liệu (nếu cần) Thực quét - Quét tài liệu - Lưu dạng tập tin phù hợp (khai thác, bảo hiểm) Lưu chính-bản gốc - Đưa vào kho lưu trữ vĩnh viễn Khai thác tài liệu - Tìm kiếm, tra cứu - Chứng thực Quản lý tài liệu quét - Cập nhật vào CSDL - Chuyển đổi sang trang web khai thác - Để thực nhiệm vụ cần có: + Cơng nghệ phù hợp cho việc số hóa tài liệu + Cơ sở hạ tầng đầy đủ phục vụ cho việc số hóa + Nhân lực chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ thực thành thạo số hoá - Các yêu cầu cơng nghệ để thực việc số hóa: + Tạo lập tài liệu lưu trữ dễ dàng, thuận tiện, bảo quản tốt gốc + Đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuẩn nghiệp vụ thông tin - lưu trữ + Bảo mật liệu, lưu liệu + Quản lý tài liệu lưu trữ, cho phép khai thác tài liệu - Cơ sở hạ tầng cần có: + Thiết bị máy chủ, máy trạm, máy tính cá nhân, hệ thống mạng + Máy quét tài liệu chuyên dùng + Thiết bị lưu trữ + Đường truyền Internet + Các thiết bị khác: Máy in, máy phôtô, … 1.3 Giải pháp triển khai số hóa Quy trình triển khai số hóa sau: Diễn giải quy trình: Bước 1: Giao nhận tài liệu - Đơn vị thực số hóa đơn vị Chủ đầu tư thực kiểm đếm, bàn giao tài liệu lưu trữ cần số hóa - Ký biên giao nhận tài liệu 02 bên Bước 2: Phân loại tài liệu Sau nhận tài liệu, tiến hành xếp phân loại tài liệu trước đưa vào tiến hành quét Tài liệu xếp theo tiêu chí định để đảm bảo thống yêu cầu Chủ đầu tư đơn vị thi cơng Ví dụ: Sắp xếp theo năm, theo loại tài liệu, theo khổ giấy, theo hồ sơ, Bước 3: Quét tài liệu 10 Chức khác Bảo hành Thiết bị lưu trữ NAS Bộ vi xử lý Cơng cụ mã hóa phần cứng Dung lượng RAM Loại ổ cứng tương thích Dung lượng lưu trữ tối đa Khả thay nóng Cổng kết nối Kết nối LAN Ổ cứng lưu trữ Giao thức mạng Phải hỗ trợ chế xác thực để truy nhập vào máy chủ thiết bị dựa công nghệ sinh trắc học nhà sản xuất máy chủ bao gồm xác thực dựa cảm biến tĩnh mạch lòng bàn tay năm Bộ 01 141.134.400 141.134.400 Intel Atom C2538 quad-core 2.4GHz Có (AES-NI) DDR3-1600 6GB 3.5" 2.5" SATA III / SATA II x 12 96TB (12 x 8TB HDD) Có USB 3.0 x 2, USB 2.0 x 2, Cổng mở rộng x Gigabit x 4 x WD HDD Red 4TB 3.5" SATA 3/ 64MB Cache/ IntelliPower (5400RPM-5900RPM) (Màu đỏ) CIFS, AFP, NFS, FTP, WebDAV, CalDAV, iSCSI, Telnet, SSH, SNMP, VPN (PPTP, OpenVPN™ , L2TP) 29 Bảo mật FTP over SSL/TLS, IP auto-block, firewall, encrypted network backup over Rsync, HTTPS connection Bảo hành Tủ Rack 42U Tiêu chuẩn năm Kích thước (mm) Cao 2100 x Rộng 600 x Sâu 1200 Chiếc 01 12.300.000 12.300.000 Thanh 01 7.000.000 7.000.000 Bộ 01 76.181.818 76.181.818 19", 42U - Quạt gió: Thơng số - Chân tăng: - cánh mở bên Bảo hành năm Thanh quản lý nguồn cho tủ Rack 16 Port, 16A Energy PDU (0U), Thông số Bank Metering (w/EC1) Bảo hành năm UPS 6KVA Tính ngõ vào Điện áp ngõ vào 176Vac - 276Vac 50/60Hz ± 10% (Tự động điều Tần số ngõ vào chỉnh) Pha Single-phase Hệ số cơng suất ≥0.99 Cầu trì ngõ vào có (chuẩn 63A) Tính ngõ ra: 30 Điện áp ngõ ra, dạng sóng 208, 220, 230, 240Vac (Cài đặt) Cơng suất danh định Công suất hiệu dụng Onbattery output Tần số ngõ 6000VA 5400W Sóng Sin 50Hz 60Hz (±0.05Hz) Cơng nghệ On-line double conversion/ IGBT Kiểu dáng lắp tủ Rack/ Tower Power module 3U Battery module 3U chuẩn UPS lắp Rack 6U Thời gian chuyển tiếp AC, Accu Điện áp Acccu Tắt nguồn khẩn cấp (EPO) UPS hỗ trợ kết nối parallel UPS outlet Thông tin acquy Loại accu khô, kín khí khơng cần bảo dưỡng V x Ah) Số lượng acquy Hỗ trợ lmodule acquy kết nối Thời gian backup nửa tải/ đầy tải Tính chung (ms) 240Vdc có lên đến 04 đơn vị (1) Terminal Block 12V7AH 20 15 ≥ 17.6 / 7.2 phút 31 Cơng nghệ online chuyển đổi kép Màn hình hiển thị LCD đèn led Có Màn hình hiển thị đa chức Phím điều khiển ESC, mũi tên lên & xuống, Enter On/Off Quá tải chạy battery phút 105%~125% 30 giây 125%~150% 100ms >150% Cổng giao tiếp điều khiển (01) cổng USB , (01) cổng RS232, SNMP (option) Phần mềm quản lý PowerPanel®Business Edition IEC/EN 62040-1 EMI: IEC/EN 62040-2 Category C3 ESD: IEC/EN 61000-4-2 Level Chỉ tiêu điện từ RS: IEC/EN 61000-4-3 Level EFT: IEC/EN 61000-4-4 Level Surge: IEC/EN 61000-4-5 Level Hỗ trợ khe cắm Card quản lý Low Frequency Signals: IEC/EN 61000-2-2 có 32 Chế độ làm mát Tốc độ quạt thay đổi tải thay đổi Bằng quạt có Lắp đặt hệ thống rack, Có sàn cố định Power module: 17,5kg Trọng lượng UPS Battery module: 55kg Power module: 438 x 130.5 x 680 Kích thước (W x H x D) Battery Module: 438 x 130.5 x 680 Rail-kit (thiết bị lắp đặt tủ Rack) Auto-Restart/Auto-charge Bảo hành Rackmount Monitor Màn hình KVM Phụ kiện kèm theo UPS có năm Bộ 01 60.920.000 60.920.000 17" LCD 8-port with LED illumination Light KVM switch CL5708M (Daisy Chain 31 Units, max 256 servers, external console output, Dual Interface) • x CL5708 LCD KVM Switch với Rack Mount Kit • x Gói phụ kiện KVM 33 • x 5-in-1 USB / PS/2 cáp Console Kết nối Bảo hành Cisco Switch 24 port Giao diện Hiệu suất hoạt động • x Dây nguồn Power Cord (AC Power Models) • x Hướng dẫn sử dụng 08 x Cáp kết nối USB to SPHD-15 1.8m (chuẩn CS1308/1316, CL5708/CL5716, CS1708i/CS1716i) năm Bộ 01 48.000.000 48.000.000 24 Ethernet 10/100/1000 ports cổng Gigabit Ethernet SFP ports, 108 Gbps Forwarding Bandwidth 216 Gbps Switching Bandwidth 71.4 Mpps Forwarding rate 512 MB DRAM 128 MB flash memory CPU: APM86392 600MHz dual core Số địa MAC tối đa 8000 MAC addresses Khả chia 1023 Vlans, 4096 VlanID, có khả hỗ trợ Jumbo frame lên tới 9216 bytes 34 Khả xếp chồng Stack 80 Gbps for FlexStack Stacking Có khả xếp chồng lên đến Switch Hỗ trợ 802.1X, khả lọc dựa địa MAC nguồn, đích Khả bảo mật Hỗ trợ tính dự phịng Hỗ trợ tính năng: Unicast Reverse Path Forwarding (RPF), Multidomain Authentication, Bridge protocol data unit (BPDU) Guard, Spanning Tree Root Guard (STRG), IGMP filtering Dynamic VLAN assignment Hỗ trợ giao thức :TACACS, RADIUS, SSHv2, SNMPv3 Hỗ trợ giao thức Cross-stack EtherChannel, Flexlink giúp việc hội tụ mạng nhanh chóng Hỗ trợ giao thức IEEE 802.1s/w Rapid Spanning Tree Protocol (RSTP) and Multiple Spanning Tree Protocol (MSTP), hay Per-VLAN Rapid Spanning Tree (PVRST+) Hỗ trợ tính Switch-port autorecovery (Error Disable) tự động kích hoạt kết nối mạng bị ngắt xảy lỗi mạng 35 Khả hỗ trợ chất lượng QoS Khả quản lý Hệ điều hành Thời gian chạy ổn định (MTBF) Shaped Round Robin (SRR) + Weighted Tail Drop (WTD) Hỗ trợ STP, MSTP, PVRST+, Hỗ trợ tính hạn điều khiển băng thơng Rate Limiting hỗ trợ tính The Cisco committed information rate (CIR) Có thể giới hạn băng thông mức 8kbps Cross-stack QoS cho phép thực tính QoS qua cáp Stack Flow-based rate limiting ( giới hạn băng thơng đặt tới 256 sách cho port Hỗ trợ quản lý CLI, Hỗ trợ TFTP, NTP LAN Base Image Tối thiểu 564,910 liên tục Nguồn cung cấp 100-240VAC Bảo hành năm Phần mềm MS Windows Server x WinSvrSTDCore 2016 SNGL OLP 2Lic NL CoreLic Mô tả x WinSvrCAL 2016 SNGL OLP NL UsrCAL Phần mềm MS SQL Server Bộ 03 46.197.800 138.593.400 Bộ 01 41.905.600 41.905.600 36 x SQLSvrStd 2016 SNGL OLP NL Mô tả II x SQLCAL 2016 SNGL OLP NL UsrCAL Trang bị hệ thống máy tính, máy quét phục vụ số hóa tài liệu Máy quét tài liệu khổ A0 Độ phân giải quang học 2400 x 1200 dpi Độ phân giải đầu tối đa 9600 x 9600 dpi Tốc độ quét màu Tốc độ quét đen trắng Định dạng file đầu Khổ rộng scan tối đa Khổ rộng tối đa gốc Độ dày tối đa Độ dài scan Độ xác scan Độ sâu màu Chiếc 01 316.348.000 180.000.000 650.436.000 180.000.000 1.8 inches/giây (Color (24-bit RGB) and 8-bit indexed Color at 400 dpi (Turbo)) 11.15 inches/giây (Black and white (1-bit) and greyscale (8-bit) at 400 dpi (Turbo)) TIFF (UNCOMPRESSED, JPEG, G3, G4, PACKBITS, LZW), MULTIPAGE-TIFF, JPEG, PDF, PDF/A, MULTIPAGE-PDF, MULTIPAGE-PDF/A, BMP, JPEG 2000, CALS, PNG, DWF 36” (927 mm) 39,4” (1001mm) Tối đa 2mm(0.08") Không giới hạn 0.1% +/- Pixel 48-bit color 37 Công nghệ 16-bit greyscale SELECTED TRUE LIGHT: Giúp tối ưu góc chiếu sáng gốc cho scan có chất lượng tốt DOUBLE ROW LENSE: Công nghệ chiếu sáng kép DYNAMIC STITCHING- RDS (patent): Tự động chỉnh sai lệch scan vẽ có cấu trúc phức tạp PRO LOGIC: Scan lần cho kết tối ưu Tự động xử lý lọc loại trừ bẩn bơi sáng vị trí thơng tin, lý tưởng dùng văn gốc mà độ tương phản Các nút tự động scan thân máy Có phím tự động máy scan, người sử dụng tùy chỉnh theo lựa chọn theo nhu cầu Module scan màu KIT 40 B/W + Color scan module Phần mềm kèm Hỗ trợ hệ điều hành ScanManager TWAIN ScanManager LT Windows 8.1, Windows 8, Windows 7, Windows Vista, Windows XP SP3, 32-bit and 64-bit 38 Giao diện kết nối Nguồn điện Công suất tiêu thụ HighSpeed USB 2.0 + RES SuperSpeed USB 3.0 + RES 100 - 240 V 50/60 Hz < 19 W / < 0.4 W (Chế độ hoạt động/chế độ nghỉ) Công suất với scan màu DIN A0, color (24-bit RGB), incl automatic 113 A0/giờ với độ phân giải width recognition, 300 x 300 dpi SuperSpeed USB 3.0 with RES technology Công suất với scan đen trắng - DIN A0, black/white (1-bit) and 427 A0/giờ với độ phân giải greyscale (8-bit), incl 300 x 300 dpi automatic width recognition, SuperSpeed USB 3.0 with 189 A0/giờ với độ phân giải RES technology 600 x 600 dpi Bảo hành năm Máy quét tài liệu tự động khổ A3 Cảm biến hình ảnh CIS x Nguồn sáng LED Khổ giấy quét A3 Độ phân giải quang học 600 dpi Tốc độ quét 80 tờ/phút, 160 ảnh/phút chế độ Grayscale/ B&W, 300 dpi, A4 Chiếc 03 85.000.000 255.000.000 39 Landscape Khay giấy Cơng suất qt Các phím chức Kết nối Cơng nghệ phát kẹp giấy Tính 55 tờ/phút, 110 ảnh/phút chế độ Color, 200 dpi, A4 Landscape 36 tờ/phút, 72 ảnh/phút chế độ Color, 300 dpi, A4 Landscape 100 tờ A4/ Letter, 70 g/㎡ or 18 Lbs 50 tờ A3, 70 g/㎡ or 18 Lbs 20 thẻ Business Cards 8.000 tờ/ngày nút bấm: Up, Down, Scan, Standby chức năng: Tất tùy chỉnh USB 2.0, RJ45 Cảm biến siêu âm • Thời gian khởi động: giây • Có khả qt tài liệu độ dài lên tới 5080mm (200” ) • Nâng cao chất lượng hình ảnh cách tự động làm thẳng, tự động xoay, điều chỉnh độ tương phản, nhận diện màu sắc tăng độ xác OCR • Khả quét thẻ plastic, thẻ bảo hiểm, giấy phép, danh thiếp độ dày 40 lên tới 1.2mm Hệ điều hành hỗ trợ Windows XP / Vista / / / 10 DocAction; Abbyy FineReader 12.0 Phần mềm kèm Sprint Bảo hành năm Máy quét tài liệu phẳng khổ A3 Cảm biến hình ảnh CCD Độ phân giải quang học 600 dpi Độ phân giải phần cứng 600 x 1200 dpi Màu: 48-bit input, 24-bit output Xám: 16-bit input, 8-bit output Chế độ quét Trắng/đen: 1-bit output 2.48 giây/trang (Chế độ màu, 300dpi, A3) Tốc độ quét 2.10 giây (Chế độ trắng đen, xám, 300dpi, A3) Vùng quét Công suất quét Kết nối Hệ điều hành hỗ trợ Tính Phần mềm kèm Bảo hành Chiếc 03 36.000.000 108.000.000 Tối đa 304.8 mm x 431.8 mm (12" x 17"), A3 5.000 tờ/ngày USB 2.0 Windows XP / Vista / / / 10 Thiết kế thích hợp để quét sách có gáy lên tới 2mm Nguồn sáng: L-type CCFL Presto! PageManager , Book Pavilion, ABBYY FineReader Sprint năm 41 Máy tính cá nhân (bao gồm lưu điện) Bộ vi xử lý Intel Core i5-6400T(2.2GHz,6MB) Bộ nhớ (RAM) 4GB DDR4 Dung lượng ổ cứng 1TB SATA Ổ đĩa DVDRW Giao tiếp mạng 10/100/1000Mbps Hệ điều hành FreeDOS Bàn phím chuột USB Keyboard & Optical Mouse Màn hình 18.5-inch Bộ lưu điện kèm 600VA Bảo hành năm Bộ 07 15.348.000 107.436.000 42 BẢNG - ĐÀO TẠO VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ STT I NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN CĂN CỨ PHÁP LÝ Chi phí đào tạo, chuyển giao cơng nghệ: 02 lớp 20.200.000 Đào tạo 02 lớp Chi phí tổ chức ngày Thuế GTGT Chi phí hoạt động quản lý trực tiếp lớp học Chi phí th phịng học gồm 01 máy chiếu, 20 máy ngày tính 10.100.000 10.100.000 01 4.000.000 4.000.000 25 50.000 1.250.000 người 25 20.000 500.000 Chi phí photo, in ấn slide tài liệu hướng dẫn sử dụng, phiếu đóng góp ý kiến Chi văn phòng phẩm phục vụ cho đào tạo Chi thù lao giảng viên (01 giảng viên) người x ngày 01 500.000 500.000 36/2018/TT- BTC Chi thù lao trợ giảng (02 trợ giảng) người x ngày 02 300.000 600.000 36/2018/TT- BTC Tiền ăn tiền tiêu vặt cho giảng viên, trợ giảng người x ngày 03 120.000 360.000 36/2018/TT- BTC Chi phí cho giảng viên, trợ giảng người x ngày 03 350.000 1.050.000 36/2018/TT- BTC Chi phí hỗ trợ phần tiền ăn cho học viên ngày 25 40.000 1.000.000 36/2018/TT- BTC Chi nước uống phục vụ học viên, giảng viên, trợ giảng ngày 28 30.000 840.000 36/2018/TT- BTC Thông tư Thông tư Thông tư Thông tư Thông tư Thông tư 43 ... lập sở liệu tài liệu lưu trữ III MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN Mục tiêu - Đề án ? ?Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang” giai đoạn I (20192 020) xây dựng nhằm mục tiêu quét, nhập liệu trường... Đề án Sở Nội vụ tỉnh An Giang (Chi cục Văn thư – Lưu trữ) IV NỘI DUNG CHÍNH CỦA ĐỀ ÁN Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử 1.1 Khối lượng công việc Khối lượng tài liệu cần số hóa 3.153.269 trang tài. .. nghiệp lưu trữ theo hướng đại hóa, đáp ứng ngày tốt nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ toàn xã hội./ Trên nội dung Đề án ? ?Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang“ giai đoạn I (2019- 2020, Sở